subproyecto gestiÓn documental avances octubre 07 de 2009
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SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL
Avances
Octubre 07 de 2009
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OBJETIVOS
Objetivo General
Avanzar en la primera etapa del mejoramiento del Proceso de Gestión Documental de la Universidad de acuerdo con el enfoque de la gestión bada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación, en el marco del Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE.
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OBJETIVOS
Objetivos específicos
1. Elaborar la propuesta de mejoramiento de la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión basada en procesos y de la gestión documental electrónica, en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional.
2. Elaborar la propuesta de ajuste a la Tabla de Retención Documental correspondiente a los subprocesos: 1) Selección de proveedores y formalización de la adquisición, 2) Seguimiento a la ejecución contractual y 3) Liquidación del contrato, del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la División Nacional de Servicios Administrativos de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, aplicando la metodología elaborada por la Unidad Nacional de Archivo, que integra los enfoques de gestión basada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación.
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AVANCES GENERALES
a. Realización de 8 Reuniones con el Equipo de Trabajo para coordinar y presentar avances. (Secretaría General-Unidad Nacional de Archivo, Coordinación General de UN SIMEGE, DNIC, Secretaría de Sede, División de Archivo y Correspondencia y Facultad de Artes Sede Bogotá).
b. Elaboración de modificaciones al Plan y Cronograma de Trabajo a partir de las observaciones del Grupo, con el fin de dar mayor precisión a las etapas, objetivos específicos, alcance y período de ejecución.
c. A la fecha, el subproyecto cuenta con un porcentaje de avance del 40%.
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AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Coordinación División de Archivo y Correspondencia Módulo de Comunicaciones Oficiales
AVANCESJulio - Septiembre
2009
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AVANCES POR OBJETIVO Objetivo 1 Actividades de junio 16 a septiembre 30 de 2009
Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr1,1 Diseñar, socializar y validar los instrumentos de
recolección de la información sobre adminstración y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional.
16 3
Formatos de levantamiento de
información sobre la admnistración y gestión de las
comunicaciones oficiales Numeros:
001 y 002 (Validados por el Comité de sub
proyecto de gestión documental y por las
sedes).
División de Archivo y Correspondencia Btá-Unidades de Archivo y Correspondencia Med, Man, Pal-Secretarías de Sede de Presencia Nacional-Unidad Nacional de Archivo
100%
1,2 Realizar el levantamiento de la información de la adminstración y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional. I ETAPA: Entrega Parcial hasta el 14 de Agosto II ETAPA: Entrega final hasta el 31 de Agosto.
8 31
Formatos diligenciados de levantamiento de
información sobre la admnistración y gestión de las
comunicaciones oficiales Numeros:
001 y 002 (para todas las
dependencias que manejan
correspondencia: unidades de
correspondencia y unidades alternas de
correspondencia).
División de Archivo y Correspondencia Btá-Unidades de Archivo y Correspondencia Med, Man, Pal-Secretarías de Sede de Presencia Nacional-Unidad Nacional de Archivo
100%
1,3 Diseñar, elaborar, consolidar y validar la matriz de los aspectos críticos a mejorar en la admón y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional. 15 30 9
Matriz de aspectos criticos.
División de Archivo y Correspondencia Btá-Unidades de Archivo y Correspondencia Med, Man, Pal-Secretarías de Sede de Presencia Nacional-Unidad Nacional de Archivo
100%
1,4 Elaborar la propuesta de mejoramiento de la admón y gestión de las comunicaciones oficiales para la Universidad, contemplando la incorporación de nuevas tecnologías de la información y la comunicación.
13 6
Documento con propuesta de mejoramiento
(Validados por el Comité de sub
proyecto de gestión documental y por las
sedes).
Unidad Nacional de Archivo - División de Archivo y
Correspondencia
0%
EJECUCIÓN
OBJETIVO 1. Mejorar la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión por procesos y de la gestión documental electrónica y en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional.
No. Actividad2009 2010
ResponsablesProductos
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AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Se buscó identificar la operación actual del servicio de Correspondencia en las Sedes de la Universidad, con el fin de mejorar la gestión y administración de las comunicaciones oficiales
internas y externas, bajo el enfoque de la gestión documental electrónica y por procesos.
Alcance del instrumento
POBLACIÓN A LA QUE SE APLICÓ
Encuesta: INSTRUMENTO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Formato 01 Formato 02
Unidades de Correspondencia
Dependencias que manejan servicio alterno de
Correspondencia
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COBERTURA
NIVEL NACIONAL
F2= 22
AMAZONAS F 1= 1
BOGOTAF1 =1
F2 =44
CARIBEF1= 1
MANIZALES
F1 = 1
MEDELLINF1 =1F2 = 4
ORINOQUIA
F1 =1
PALMIRAF1 =1
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
COBERTURA
Formato 001 (F1) 7 encuestas
Formato 002 (F2) 70 encuestas
Totales 77 encuestas
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AVANCES POR OBJETIVO No. 1
MODULOS
Operación del servicio:• Identificar el procedimiento general del Servicio de correspondencia en las diferentes Sedes de la Universidad.
Recepción y radicación:• determinar cómo se radican los envíos, quienes lo realizan y si todas las comunicaciones oficiales son en efecto radicadas.
Distribución y control de envíos:• Identificar el procedimiento de distribución de los envíos y los instrumentos para su control.
Seguimiento:• determinar los tiempos de entrega de los envíos e identificar los riesgos potenciales en esta etapa de la distribución.
Recursos:• establecer con que recursos físicos y presupuesto se cuenta para realizar la operación del servicio de correspondencia en cada una de las Sedes.
Cobertura:• Identificar el impacto del servicio de correspondencia dentro de la comunidad y la cobertura que este tiene.
Soporte Técnico existente.• Determinar el tipo de soporte técnico con que cuenta cada una de las sedes.
Evaluación y mejoramiento de la gestión
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AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Modulo operación del servicio, Radicación y recepción
Unidades de correspondencia Sedes
0 1 2 3 4 5 6 7
Recibir las comunicaciones oficiales internas y externas
Radicar y registrar las Comunicaciones Oficiales
Clasificar las comunicaciones oficiales por rutas o …
Distribuir las comunicaciones oficiales
Archivar las Planillas
Actividades aplicadas al manejo de las Comunicaciones oficiales en las
oficinas de correspondencia
Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
Recibir las comunicaciones oficiales internas y externas
Radicar y registrar las Comunicaciones Oficiales
Clasificar las comunicaciones oficiales por rutas o destinos
Distribuir las comunicaciones oficiales
Archivar las Planillas
Pasos de correspondencia interna en oficinas alternas
Recibir las comunicaciones of iciales internas y externas
Radicar y registrar las Comunicaciones Of iciales
Clasif icar las comunicaciones of iciales por rutas o destinos
Distribuir las comunicaciones of iciales
Archivar las Planillas
43
33
19
42
7
Pasos Correspondencia Alterna Bogotá
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AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Modulo Control y seguimiento
Unidades de correspondencia Sedes
Unidades alternas (N.Nacional)
Unidades alternas (Bogotá)
0 1 2 3 4 5 6 7
Chequeo de planillas
Planillas firmadas por destinatario
Devolución de Cartas copias o copias …
Elaboración de oficios remisorios
Via telefonica o internet (guias)
Seguimiento a los Envios
Chequeo de planillas
Planillas firmadas por destinatario
Devolución de Cartas copias o copias radicadas o TC
Elaboración de oficios remisorios
Otros (ver encuesta )
3
3
14
0
5
Pasos seguimiento de los envios 37
Chequeo de planillas
Planillas firmadas por destinatario
Devolución de Cartas copias o copias radicadas o TC
Elaboración de oficios remisorios
Otros (ver encuesta )
15
3
22
2
21
Pasos de seguimiento de envios
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AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Modulo Recursos y cobertura
Unidades de correspondencia Sedes
Unidades alternas (N.Nacional)
Unidades alternas (Bogotá)
Planta, 25
Contratista, 8
Personal con el que cuenta el servicio de correspondencia 8
Planta
Contratista
26
13
Personal que realiza funciones de Servicio Alterno de Correpondencia
Planta Contratista
Planta; 24
Contratista; 42
Personal de Servicio Alterno que presta el Servicio de Correspondenica
6
Planta
Contratista
=138
PERSONAL QUE CUMPLE FUNCIONES DE CORRESPONDENCIA
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AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Modulo Recursos y cobertura
Unidades de correspondencia Sedes
Unidades alternas (N.Nacional)
Unidades alternas (Bogotá)
UNIDADES DE CORREPONDENCIATALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada
PLANTA** 25 12,157,348.00$ 303,933,700.00$
ORDEN DE SERVICIO* 8 12,420,000.00$ 99,360,000.00$
TOTALES 33 403,293,700.00$ *Se promedia el monto mensual del personal de contratista en $1.035.000 por 12 meses
TALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada
PLANTA** 26 12,157,348.00$ 316,091,048.00$
ORDEN DE SERVICIO* 13 12,420,000.00$ 161,460,000.00$
TOTALES 39 477,551,048.00$ *Se promedia el monto mensual del personal de contratista en $1.035.000 por 12 meses
**Se promedia el monto mensual del personal de Planta en $868.382 Pues el 90% de los cargos aplica a Auxilar administrativo 02.
Nivel Sede BogotáTALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada
PLANTA** 24 12,157,348.00$ 291,776,352.00$
ORDEN DE SERVICIO* 42 12,420,000.00$ 521,640,000.00$
TOTALES 66 813,416,352.00$ *Se promedia el monto mensual del personal de contratista en $1.035.000 por 12 meses
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AVANCES OBJETIVO 2
Actividad metodológica
Actividades ejecutadas
% ejecución
Revisión deDiagramas de lossiete (7)procedimientos analizados
100%
Identificación de 24 documentos generadosen los 7 procedimientosanalizados
Revisión del Manualde contratación
100%
Identificación de 75 documentos generadosen los 7 procedimientosanalizados
Realización deentrevistas conlideres delproceso
Dos (2) entrevistasrealizadas los días 12de agosto y 24 deseptiembre conequipo de la DivisiónNacional de ServiciosAdministrativos
100%
Verificación deinformación recolectaday toma de nuevainformación sobredocumentos generadosen los 7 procedimientos(121)
Total documentosidentificados usandolos formatos 1 y 2:220 (de los cuales losprocedimientos 1 a 4comparten alrededorde 50 comunes)discriminados así:
Procedimiento 1: 40
Procedimiento 2: 46
Procedimiento 3: 50
Procedimiento 4: 47
Procedimiento 5: 14
Procedimiento 6: 21
Procedimiento 7: 2
Resultados
AVANCE CONSOLIDADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL AJUSTE DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CON N.T.I.C. Y GESTIÓN BASADA EN PROCESOS EN LOS SUBPROCESOS CONTRACTUALES DEL
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Etapa/Activ. 2.1 y 2.2 del cronograma
Caracterización documentaldel Proceso de Gestión.
Se determinan la totalidad detipos documentales delproceso de gestión (de losprocedimientos) detallando lascaracterísticas de producción,contenido y valoresdocumentales.
Incluye el análisis de lasfuncionalidades documentalesdel sistema de informaciónque apoya el proceso.
1
Análisis dedocumentos reguladores delproceso
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AVANCES OBJETIVO 2
Actividad metodológica
Actividades ejecutadas
% ejecución
2
Análisis técnico y deregulación legal de losdocumentos
Se analizan la estructura,formato, contenido y valoresprimarios de los tiposdocumentales.
Análisis deinformación obtenida
Análisis de formatos,contenidos y valoresde los documentosidentificados (89entre comunes yespecificos deprocedimientos)
67%
3
Ajuste de la Tabla deRetención Documental
Se incorpora la información enla TRD y se elaboradocumento entregable conrecomendaciones para lagestión documental electrónicade expedientes.
Estucturación documental delajuste a la TRDy propuestas demanejo documental
Establecimiento de las característicasdocumentales de 60 de los 89 tiposdocumentales (documentos) identificados (sinduplicar análisis de tipos comunes a variosprocedimientos) mediante la aplicación delformato F3
A ejecutar en octubre y noviembre según cronograma
AVANCE CONSOLIDADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL AJUSTE DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CON N.T.I.C. Y GESTIÓN BASADA EN PROCESOS EN LOS SUBPROCESOS CONTRACTUALES DEL
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Etapa/Activ. 2.3 y 2.4 del cronograma
Resultados
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Se elaboró listado de proveedores y productos de software para la Gestión Documental Electrónica así como un formato preliminar de requerimientos para la evaluación de productos en el estudio de mercado a realizar.
AVANCES OBJETIVO 2
DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS PRELIMINARES Y BÚSQUEDA DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL (actividades 2.5 y 2.6 del cronograma).
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LOGROS
1. Se tiene el 100% de la caracterización documental de los procedimientos objeto del piloto de aplicación de la metodología de ajuste de TRD.
2. Se simplificó la metodología de ajuste de TRD y se redujo el número de formatos usados de siete (7) previstos al inicio de las actividades a cuatro (4). Se puso en conocimiento de las Unidades de Gestión Documental de las Sedes el enfoque y metodología.
3. Se fortaleció el enfoque y la metodología usados incorporando los análisis de las normas GP 1000, MECI 1000 e ISO 15489 en torno a la administración documental y a través de la articulación entre las categorías de la gestión documental (serie, subserie documental) y las de procesos (Macroproceso, Proceso, Subproceso, Procedimiento).
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PERSPECTIVAS
1. Mejorar el control, circulación y trazabilidad de las Comunicaciones Oficiales que se gestionan a través del Servicio de Correspondencia, mediante la implementación de estrategias y de un Sistema de Información de Gestión Documental en todas las sedes.
2. Entre 2010 y 212 adquirir el Sistema de Información de Gestión Documental de alcance nacional, implementarlo en los documentos producidos por las dependencias, en la correspondencia y en los procedimientos de archivo, incorporando los enfoques de la Gestión Documental Electrónica y de la Gestión basada en Procesos del UN SIMEGE, con recursos del Nivel Nacional y de las Sedes.
3. Disminuir los altos volúmenes de documentos físicos, generando mayor eficiencia en el acceso a la información, en el uso de los espacios, y en la adquisición de insumos, lo que permite avanzar hacia una Universidad respetuosa por el ambiente, y garantizando la conservación de los documentos electrónicos cumpliendo los requisitos técnicos y legales.