1.- Inicio del proceso de matriz táctica (DGP)

El usuario, desde AuraPortal, debe seleccionar el botón de “Matriz Táctica” para iniciar la matriz.

Esto se debe realizar solo una vez, ya que cada vez que se acciona el botón se iniciará un nuevo proceso, con el riesgo de “pisar o sobre-escribir los datos” al tener muchas instancias de la misma matriz.

Aparecerá una ventana de mensajes, la cual hay que ingresar el año que se desa modificar su matriz.

Si es ingresado un año que no está inicializado, se notificará que no es posible continuar con el proceso.

Posterior al ingreso del año, es necesario accionar el botón “Crear mensaje”.

La ventana se cerrará y el usuario debe ir a “Mis tareas” a la espera de la ventana de confirmación. Al llegar la siguiente tarea, se debe seleccionar.

Esta tarea tiene por objetivo notificar que se va a realizar la actualización de la matriz, ya que es posible que de forma involuntaria se inicie el proceso, por descuido u otras causas.

Si realmente se va a actualizar la matriz hay que seleccionar “SI” y accionar el botón terminar.

Al seleccionar “NO” se termina el proceso sin cambios.

Luego de terminar la tarea de confirmación, hay que volver al menú de “Mis tareas” para comenzar la actividad de actualización de la matriz.

2.- Matriz Táctica (DGP)

Al abrir la tarea de “Matriz Táctica” se observará el formulario con datos pre-cargados.

Estos datos se completan con los eventos de la matriz operativa. Un evento de la matriz operativa es una línea de la matriz táctica.

Por defecto cada línea de la matriz táctica es una licitación.

Si existe previamente una matriz táctica validada en el sistema, para el año ingresado en el inicio, esta se carga y se añaden los eventos de la matriz operativa que no se hayan agregado a la matriz táctica.

Para comenzar a modificar la matriz, se debe accionar el ícono de edición “e”

En la edición de la matriz es imprescindible indicar el “nombre de la línea de la matriz táctica” con el objetivo de diferenciar las líneas.

Recuerde que luego de las modificaciones o cada cierto rato debe registrarlas para no perder los datos ingresados ante una eventualidad (corte de luz, etc.)

Posterior a las modificaciones se debe “guardar” desde los botones de acciones.

Las líneas de la matriz pueden separarse en dos licitaciones o pueden agruparse en una licitación.

Para esto existen dos botones y sus respectivos cuadros de texto. Uno para separar y el otro para agrupar.

En el cuadro de texto, si se quiere separar se indica el “identificador de la licitación a separar”.

Este es único en toda la matriz y al separar una licitación se crea un nuevo identificador y se incrementa la versión de la licitación.

Esta acción copia toda la línea y coberturas. Los montos asignados por comunas quedan en $0.

Para agrupar hay que ingresar el mismo identificador utilizado para separar, con la salvedad de que hay que ingresar los identificadores separados por comas (,) por ejemplo, si se desea agrupar las licitaciones 17 y 19 habría que ingresar en el cuadro de agrupaciones “ 17,19”. Esto hará que la línea 19 se elimine y sus datos se agreguen a la licitación 17.

Es importante tener en cuenta que los cambios efectuados no se verán reflejados hasta que se actualicé la matriz con el botón de “actualizar”.

Otras de las acciones del formulario son la de “mostrar la matriz operativa” que muestra un resumen de la matriz operativa cargada en el sistema, referente al año ingresado en el inicio, y la “generación de documentos de la matriz”.

Antes de generar el documento de la matriz, es preferible verificar en la biblioteca la existencia del último documento. Esto debido a que el proceso de creación del documento se demora un tiempo en realizarse.

Si es posible esto se puede ejecutar al término de la modificación de la matriz.

Cada vez que se guarda un documento, este se visualiza en la lupa de “Ver último documento generado”.

Este abrirá una ventana con los documentos generados en el proceso.

Este documento puede ser generado por el DGP, en la unidad técnica o el Jefe de Procesos, por lo que sí está en los “Documentos Enlazados” no es necesario volver a generar el documento.

Posterior a las modificaciones hay que “Terminar” la tarea.

Existe la posibilidad que su matriz sea objetada en el proceso de validación, por lo que la tarea volverá a su bandeja de “Mis tareas”.

En el formulario aparecerá un botón para visualizar las objeciones.

Al accionarlo aparecerá una ventana con las observaciones generales y una “lupa” para ver los documentos adjuntos si los hubiese.

Además cada línea objetada puede ser visualizada al final de la matriz táctica, corriendo todo el “scroll” hacia la derecha.

3.- Validación de la matriz (Unidad Técnica y Jefe de Procesos)

El proceso de validación se realiza en paralelo entre la unidad técnica y el Jefe de Procesos.

En ella hay que indicar si la matriz es aprobada o no.

Si no está aprobada, hay que ingresar las “observaciones generales” en el cuadro correspondiente, y opcionalmente puede adjuntar documentos desde la lupa de “Adjuntar documentos de objeciones”.

Además puede objetar una línea de la matriz en particular.

Para esto debe accionar el botón “e” sobre la matriz.

Se abrirá una ventana y en ella puede indicar sus observaciones por línea.

Recuerde “guardar” luego de un tiempo y “guardar y salir” para cerrar la ventana.

4.- Generar documentos de matriz táctica consolidada.

Una vez que el sistema valida una matriz táctica de una región, esta queda registrada en una biblioteca respectiva, para que la región acceda a ella cuando lo estime.

Desde el inicio de Auraportal hay que acceder a la “Biblioteca de Documentos”

Se abrirá una ventana la cual posee el acceso directo a la biblioteca de la matriz.

Posterior a la selección del acceso directo se abrirá una ventana con los documentos adjuntos.

En ella hay 2 documentos correspondientes a la última actualización. Un documento Excel sin las coberturas y otro documento, en Word con el detalle completo de la matriz.

5.- Notificación de validación (DGP)

Una vez que la matriz es validada y creados los documentos respectivos, se le notifica al DGP de la aprobación.

En “Mis tareas” aparecerá una tarea que solo informará de este hecho. El usuario debe accionar el botón “Terminar” para que la notificación desaparezca.

6.- Presentar Proyectos NO IRAL (DGP).

En esta tarea se debe indicar si estan los proyectos de programas IRAL están presentados o no.

Si indica que no, y termina la tarea, esta se devolverá hasta que si estén todos los proyectos presentados.

Además hay un botón hacia los documentos de la matriz creados luego d ela última validación.

7.- Elaborar Plan de Intervención Programática (Director Regional)

En esta actividad el usuario debe subir el documento con el plan intervención programática.

8.- Respuesta sobre Intendente(a) y el CORE sobre Plan de Intervención Programática.

El Director Regional, una vez que ha presentado el Plan de Intervención al Intendente(a) debe recibir una respuesta.

Si no la tiene, e indica que “NO” al término de de la presentación, la tarea se devolverá hasta que sea terminada.

Si es un “SI”, hay que indicar si el Plan de intervención fue aprobado o no.

Si es “SI”, hay que subir el Acta de aprobación del CORE y terminar la tarea.

Si el Plan fue rechazado, hay que indicar “NO en las opciones”.

Aparecerá una opción para indicar cuáles fueron las objeciones planteadas.

Es posible que las objeciones de pié para modificar alguna de las tres matrices, incluso las tres o ninguna matriz ya que la observación puede ser de otro índole.

Aunque haya objeciones, es posible que haya licitaciones que si fueron aprobados.

Esto se indica en la edición de la matriz, en el ícono de edición “e”.

Ahí se debe indicar que licitaciones fueron aprobadas y cuales no.

Posteriormente recuerde “guardar y salir”

Si se indicó que hay que volver a modificar alguna de las matrices, estos procesos se inicializarán por si solo en el orden que corresponde. Estratégica, Operativa y Táctica.

Solo las matrices indicadas anteriormente se van a modificar.

Al pasar 30 días desde la llegada de esta actividad a la bandeja de entrada del Director Regional, se notificará que ha vencido el plazo de término de la tarea y se reactivará.