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Ficha técnica SP Suite 2012

Solport – Su aliado tecnológico SP Suite 2012 .

SP Suite 2012 Resumen de características

ENTORNO Y ADMINISTRACIÓN

Entorno de Trabajo

� Entorno de trabajo integrado en modo escritorio. 1 única aplicación modular

� Rápida identificación visual de las funcionalidades de la aplicación

� Estructura lógica y organizada de los múltiples módulos y pantallas

� Herramientas de asistencia y ayuda al usuario: Mis Favoritos, Mis Recientes y Avisos

automáticos y manuales entre departamentos

� Configuración de avisos por usuarios y/o grupos

� Personalización del escritorio por parte de los usuarios

� Creación de documentos plantilla a aplicar en cualquier expediente

� Creación de eMails plantilla a aplicar en cualquier expediente

Organización corporativa

� Sistema Multiempresa – multidelegación – multidivisa - multiidioma

� Jerarquía de Empresas y delegaciones

� Jerarquía de Usuarios, grupos y delegaciones

� Acceso centralizado o distribuido de los datos de las diferentes delegaciones y empresas

Usuarios – Grupos – Roles

� Gestión de usuarios y grupos, perfiles y roles

� Privilegios por usuarios y/o grupos (acceso restringido, sólo lectura, lectura y

modificación y acceso total)

� Privilegios de acceso por matrices (pantalla – delegaciones)

� Parametrización documentación, configuración general del sistema

Rejillas de datos

� Potentes rejillas de datos configurables por los usuarios (múltiples agrupaciones,

ordenaciones, supresión de columnas, subtotales, etc.)

� Posibilidad de exportar todas las rejillas de datos de la aplicación a Excel y posterior

confección de estadísticas. Impresión directa

� Configuración visual de los datos a mostrar en las diferentes rejillas de la aplicación

(configurable por usuario y pantalla)

� Posibilidad de guardar diferentes configuraciones de rejillas por usuario (según

agrupaciones, ordenaciones, etc.)

Gestión documental

� Archivo electrónico de todo tipo de documentos, emails, etc…


� Lectura automática de documentación y clasificación de los mismos mediante lectura

OCR de códigos de barras

� Documentación unificada en un único servidor y compartida por toda la organización

� Posibilidad de publicar todo tipo de documentos en el portal Web corporativo para

mostrarlo a los clientes mediante el módulo Tracing & Tracking

� Posibilidad de envíos automáticos de eMails y documentos

� Generador de cartas configurable para envío de documentación y notificaciones varias

� Configurador de documentos configurable mediante la confección de plantillas

completadas por los datos de la aplicación configurables por los usuarios

CRM – CUSTOMER RELATION MANAGEMENT - MÓDULO COMERCIAL – GESTIÓN DE CLIENTES

Completa ficha de clientes – proveedores – clientes potenciales/contactos – colaboradores..

� Datos unificados en la ficha de Entidades (Clientes, potenciales, proveedores, etc…)

referentes a: departamentos, contactos, direcciones, oficinas, ofertas, control de riesgo,

impagados, avisos automáticos de control de riesgo, impagados

� Gestión de actividades comerciales y consulta de histórico

� Acceso al resto de trámites realizados con el cliente (enlace a expedientes, partidas,

facturas, incidencias, documentación adjunta, etc.)

� Registro de calidad mediante el control de homologación de entidades

� Codificaciones externas (Nº EORI, SCAC CODE, Identificación fiscal, codificaciones según

entidades externas (armadores, autoridades, etc.)

� Exportación de contactos a Microsoft Outlook

Calendario Comercial – Agenda corporativa

� Potente herramienta de calendario comercial permitiendo acceder a visualización diaria,

semanal, mensual de todas las actividades realizadas y futuras, permitiendo filtrar por

múltiples criterios (oficinas, comerciales, clientes, etc…)

� Posibilidad de crear tareas repetitivas, agendar múltiples asistentes a la misma

actividad, compatibilidad de horarios, etc.

� Avisos automáticos de próximas actividades y actividades vencidas

� Exportación de la agenda comercial y de acciones a Microsoft Outlook

Confección y seguimiento de ofertas

� Creación de ofertas múltiples

� Creación de plantillas de ofertas y ofertas tipo o presupuestos

� Precios de venta y coste en base a tarifas preestablecidas

� Seguimiento de estados de ofertas y avisos automáticos (próxima caducidad, cambios

de tarifas, etc.)

� Fusión de conceptos (Lumpsum, Forfait, All Included, etc.)

� Adaptación del formato de la oferta a las necesidades del cliente

� Creación de acciones de seguimiento de ofertas


Gestión y seguimiento de oportunidades/iniciativas comerciales

• Creación de oportunidades comerciales (asociadas opcionalmente a campañas)

• Seguimiento de las oportunidades comerciales

• Asignación de presupuestos y control de gastos

• Control de ofertas, proformas y acciones comerciales asociadas a las oportunidades

• Dueño de la oportunidad y participantes

• Creación de acciones de seguimiento de oportunidades

Integración ERP SP Suite 2012

• Integración de ofertas con expedientes del ERP SP Suite 2012 mediante la confirmación

de las mismas

• Confección de ofertas mediante el uso de tarifas de servicios precargadas

Integración con herramientas ofimáticas

� Integración con software de correo electrónico (Outlook, Exchange, Thunderbird, Lotus

Notes, etc…)

� Envío de ofertas en formato PDF, Excel, Word, etc.

� Posibilidad de adjuntar todo tipo de ficheros a las ofertas y enviarlos a los clientes

Gestión de cartera de clientes

� Seguimiento unificado de clientes y comerciales

� Reporting de acciones comerciales y visitas

� Estadísticas de ventas


DEPÓSITO DE CONTENEDORES

Gestión integral depósito de contenedores

� Gestión integral de puertas (GATE IN – GATE OUT)

� Gestión integral de inspecciones, averías y reparaciones de contenedores

� Gestión integral de mensajería electrónica EDI (movimientos, presupuestos, bookings,

facturas…)

� Gestión integral del taller de repuestos asociadas a las reparaciones

� Gestión integral de la explanada (ubicaciones, zonas, almacenes, visualización 3D,…)

� Gestión integral del stock (stock general, x clientes, ciclos abiertos, etc.)

� Integración Web Tracking a clientes (zona privada de clientes en página web

corporativa)

� Integración con dispositivos móviles asociados a las inspecciones de contenedores

� Gestión integral de almacenes de mercancías

� Gestión integral de equipamientos de manipulación y estiba (elevadores, carretillas,…)

� Gestión de taller de reparaciones (limpieza, reparaciones menores, grandes

reparaciones…)

Gestión integral de puertas (GATE IN – GATE OUT)

� Recepción de contenedores en puertas mediante terminales fijos o móviles

� Recepción previa de previsiones de entrada mediante mensajería EDI (admítases,

preavisos de transporte, reservas…)

� Generación automática mensajes confirmación entrada – CODECOs

� Pantalla específica de entrada de contenedores especialmente diseñada para la gestión

automatizada de puertas, enlace con la inspección y confección de presupuestos

� Posibilidad de enlazar con sistemas automáticos de reconocimientos ópticos de

matrículas de contenedores y placas de camiones

� Entrega de contenedores mediante terminales fijos o móviles

� Recepción previa de previsiones de salida mediante mensajería EDI (entrégueses,

preavisos de transporte, reservas,…)

� Generación automática mensajes confirmación salida – CODECOs

� Pantalla específica de salida de contenedores enlazada con entrada del mismo y

expediente de depot que realiza la gestión integral del ciclo del contenedor (desde

Entrada hasta Salida)

Gestión integral de inspecciones, averías y reparaciones de contenedores

� Inspección de contenedores tras GATE-IN mediante terminales móviles o terminales

fijos

� Patrones de averías/reparaciones preconfeccionados en el sistema por clientes / tipo

de avería / tipo de contenedor / …

� Carga rápida de averías y reparaciones en base a codificaciones preestableciendo:

localización, tipo de avería, tipo de reparación, horas de reparación, materiales, etc.

� Generación automática de presupuesto de reparación en formato EDI (WESTIM &

DESTIM) y formato PDF para su envío a clientes y visualización desde Web Tracking


� Presupuesto basado en tarifas preestablecidas permitiendo su cambio ante situaciones

especiales y enlazado automáticamente con las piezas de repuestos y el material

necesario

� Seguimiento estados del presupuesto: Borrador, Enviado, Pendiente Aceptación,

Rechazado, Aceptado, Iniciada reparación, Finalizada reparación…

� Reserva automática de piezas de almacén tras aceptación de presupuesto

� Generación de documento de trabajo para taller: WORK ORDER

� Asignación de trabajos según tipología, técnicos disponibles, planning de trabajo, etc.

Limpiezas / Reparaciones Menores / Grandes Reparaciones / PTI / etc.

� Tras finalización de reparación, confirmación materiales contables utilizados y

confirmación de materiales incontables finalizados (gas, silicona, pintura, soplete, etc.)

� Enlace de reparaciones con módulo de facturación para la posterior emisión de facturas

individuales o facturas agrupadas (mensuales, quincenales, etc.)

Gestión integral de mensajería electrónica EDI

� Mensajería electrónica EDI totalmente integrada con el resto de módulos permitiendo

la generación desasistida o a petición de los usuarios

� Automatización de mensajes GATE-IN & GATE-OUT (CODECOs) según necesidades de

clientes

� Envío a petición de mensajes de reparaciones WESTIM – DESTIM

� Recepción automática de mensajes de reservas: BOOKINGS (IFTMCS), Entregas y

admisiones de contenedores (COPARN), preavisos recogidas y entregas empresas de

transporte (COPINO) para la coordinación previa de los vehículos a llegar al depósito

� Monitorización y pantalla de gestión de reservas, reservas pendientes, reservas

caducadas, reservas confirmadas, etc.

Gestión integral del taller de repuestos asociadas a las reparaciones

� Asociación directa presupuestos de reparación con partes de repuestos de almacén

� Reserva de repuestos automática tras aprobación de los presupuestos

� Baja automática de repuestos tras finalización de los trabajos de reparación

� Control de stock de almacén de repuestos con avisos automáticos de: falta de stock,

baja rotación, etc.

� Valoración del stock según diferentes criterios: precio medio ponderado, FIFO, etc.

Gestión integral de la explanada (ubicaciones, zonas, almacenes, visualización 3D,…)

� División de los almacenes a tres niveles: almacenes, zonas y ubicaciones

� Propuesta de asignación de ubicaciones a las entradas de contenedores según: cliente,

zonas asignadas, reservas,…

� Representación tri-dimensional de la explanada mediante potente herramienta visual

� Publicación en zona privada de la situación de la explanada según las ubicaciones y el

stock de cada cliente

� Zonas específicas para: taller, reservados, PTI, limpiezas, averiados pendientes de

aprobación, etc.

� Zonas reservas por clientes y tipos y tamaños de contenedores


Gestión integral del stock (stock general, x clientes, ciclos abiertos, etc.)

� Gestión integral del stock a 3 niveles: stock general (por clientes, tipos de

contenedores, zonas, etc.), ciclos abiertos y detalle e histórico de movimientos

� Stock general por estado de contenedores (disponibles, reservados, averiados…)

� Ciclos de contenedores abiertos detallando aquellos contenedores con poca rotación

(días desde la entrada en el depósito)

� Detalle de movimientos e histórico indicando tanto datos de entrada, como

inspecciones, ubicaciones y salida del depósito

Integración Web Tracking a clientes (zona privada de clientes en página web corporativa)

� Enlace ON-LINE de los datos del ERP SP Depot con la zona privada de la página Web del

cliente con el objetivo de mostrar el estado de los contenedores de cada cliente

� Información detallada según las necesidades de los clientes y la información que desea

mostrar el depósito

� Integración con la imagen corporativa de la compañía

Integración con dispositivos móviles asociados a las inspecciones de contenedores

� Posibilidad de integrar diferentes modelos de dispositivos móviles para realizar la

inspección de contenedores

� Integración con dispositivos con diferentes sistemas operativos: Windows CE, Windows

Mobile, Android, sistemas propietarios, etc.

Gestión integral de equipamientos de manipulación y estiba (elevadores, carretillas,…)

� Seguimiento completo de los equipamientos de manipulación y estiba utilizados por el

depósito

� Avisos automáticos: revisiones periódicas, mantenimientos, técnicos asociados, etc.

� Posibilidad de realizar el seguimiento completo de las facturas recibidas asociadas a

cada equipamiento

Gestión de taller de reparaciones (limpieza, reparaciones menores, grandes reparaciones…)

� Gestión del taller de reparaciones mediante la gestión de pedidos a proveedores y

albaranes de entrada

� Baja automática de repuestos mediante enlace con presupuestos de reparación

finalizados

� Alteración de repuestos utilizados de acuerdo a confirmación por parte de los operarios

de taller

� Valoración del stock de repuestos de reparaciones

Base de datos integradas (códigos ISO)

� Base de datos de Mercancías peligrosas

o IMDG - B.D. Mercancías peligrosas por medios marítimos

o ADR – B.D. Mercancías peligrosas por medios terrestres


o Gestión de incompatibilidades (nivel de Clase) entre diferentes mercancías

peligrosas en el mismo equipamiento/contenedor

� Base de datos de Buques

o Potente base de datos de buques con información detallada (nº de lloyds,

clasificación, bandera, calado, manga, eslora, GT, peso muerto, tripulantes,

etc…)

o Tratamiento de diferentes tipos de buques (portacontenedores, tramp,

protecting, guerra, escuela, etc.)

o Enlace automático con la base de Datos de Lloyds Register Fairplay (en los casos

que el cliente tenga contratado dicho servicio con Lloyds Register Fairplay)

o Incorporación automática de buques españoles mediante descarga desde los

portales Portic y ValenciaPort

� Base de datos de localizaciones

o B.D. de Paises y poblaciones

o B.D. de localizaciones / destinos / almacenes

o B.D. de Puertos y Autoridades Portuarias

� Base de datos de Equipamientos (Contenedores, Chasis, Maquinaria)

o B.D. de características de contenedores (tipo, tamaño, código ISO, Tara,

Payload, dueño, compañía de leasing, estado, historial…

o Completa ficha integrada de seguimiento del contenedor (entradas y salidas,

estancias, averías, reparaciones, ficheros adjunto, etc.)

� Base de datos partes, daños y reparaciones de contenedores

o B.D. de localizaciones y partes de los contenedores mediante visualización

gráfica de acuerdo a estándares internacionales

o B.D. de daños de acuerdo a estándares internacionales

o B.D. de reparaciones de acuerdo a estándares internacionales

� Base de datos facturas y pagos electrónicos

Gestión del transporte terrestre

� Gestión automática de mensajería EDI o introducida a través de páginas WEB

corporativas correspondiente a preavisos de transporte de recogida o entrega de

contenedores

� Identificación automática de camiones (placa vehículo) y matrícula del contenedores

mediante equipos de identificación óptica

ASISTENTES Y WORK-FLOW

• Mediante un potente asistente, el usuario será guiado para el acceso directo a las

pantallas de la aplicación que permiten realizar las labores comerciales

• Mediante un potente asistente, el usuario será guiado para realizar las labores

operativas

• Mediante un configurador de Work-Flow, es posible configurar los flujos de trabajo de

nuestra organización y comprobar, para cada proceso, la correcta realización de los

pasos necesarios, introducción de datos, etc…


FACTURACIÓN

Motor de tarifas

� 2 motores de tarifas diferenciados (por patrones / por cálculos de conceptos)

� Gestión de patrones de facturación (por clientes, tipos de tráfico, condiciones,

condicionados por diferentes variables)

� Gestión de aplicaciones de conceptos (atendiendo a patrones de facturación y variables

de negocio)

� Gestión de tarifas de coste y/o venta (control de previsiones de coste y venta)

� Multitud de variables de facturación añadidas automáticamente al sistema con la

posibilidad de añadir nuevas variables según las necesidades del cliente.

Integración resto de módulos

� Como proceso final de la cadena, se integra con el resto de módulos y servicios

realizados

� Permite consultar la facturación y rentabilidad por: clientes, tráficos, servicios

� Control de los conceptos de facturación asociados automáticamente a los procesos de

operaciones (documentación, trámites, envíos EDI, etc.)

Emisión de facturas

� Configuración de series de factura por oficinas y gestión de huecos en la facturación

� Facturas multidivisa. Facturas multiimpuesto de acuerdo a la normativa impositiva

vigente

� Prefacturación y facturación automática basándose en: condiciones de clientes, motor

de tarifas, ofertas a clientes, etc.

� Avisos automáticos (rentabilidad por debajo del % fijado, conceptos pendientes de

facturar, trámites/gestiones asociados a facturación automática, etc.)

� Borradores de factura por eMail, publicados en Web, etc.

� Enlace con el resto de módulos de la aplicación para realizar facturas multiservicio de

diferentes áreas de su empresa (tránsitos, consignación, almacenaje, etc.)

� Emisión de documentos de pago (cheques, pagarés, recibos).

� Control de estados de facturas (borrador, emitida, contabilizada, cobrada, etc.)

� Generación automática de copia (formato PDF) para el archivo documental y

recuperación para auditorías contables.

� Posibilidad de población de las facturas en portal Web para sus clientes o envío

electrónico automático (via eMail).

Recepción de facturas

� Configuración de series de facturación recibida por oficina

� Registro de facturas recibidas / facturas de proveedor


� Control de previsiones de facturación y comprobación de costes y descuadres

� Desglose de facturas (potente herramienta de propuesta de desgloses (sobre previsión,

por volúmenes, peso facturable, importe facturas), avisos automáticos de importes

incorrectos), series de facturación, contabilización individual y masiva)

� Estado de facturas (recibida, conformada, rechazada, etc.)

Análisis de rentabilidades

� Análisis de rentabilidades previstas y reales.

� Control de desviaciones.

� Posibilidad de publicar ciertos reportes de rentabilidad en el portal Web corporativo

TRANSMISIONES ELECTRÓNICAS (EDI, XML, etc.)

Mensajes implementados

� Movimientos de entrada y salida (CODECOs)

� Estimación de daños y reparaciones (WESTIM - DESTIM)

� Reservas / Bookings (IFTMCS(p) - IFTMBC)

� Entregas de contenedores vacíos (COPARN)

� Entregas de contenedores llenos (COREOR)

� Admisiones de contenedores vacíos (COPARN)

� Admisiones de contenedores llenos (COPARN)

� Preavisos de transporte (regocida o entrega de contenedores) (COPINO)

� Facturas (INVOIC)

� Mensajes de confirmación/rechazo (APERAK)

Gestión integral transmisiones EDI proyectos SIN PAPELES (proyectos ESMT)

� Gestión integral de todas las transmisiones electrónicas necesarias para coordinar

proyectos ESMT – Entrada y Salida de Mercancías y Equipamientos por medios

Terrestres

� Implementación del proyecto ESMT – Puerto de Barcelona (España)

� Implementación del proyecto ESMT – Puerto de Valencia (España)

� Gestión de comunicaciones entre operadores, terminales y Aduanas

� Descripción completa del procedimiento detallada en

http://www.portdebarcelona.cat/cntmng/d/d/workspace/SpacesStore/7d399285-d8e1-

4a70-90b2-8b2c737c59f9/GuiaCircuitosDocumentales.pdf

� Procedimientos documentales contemplados en la aplicación y flujos de negocio

adecuados a dichos procedimientos electrónicos y documentales

� Conocimiento detallado de toda la mensajería necesaria a intercambiar entre los

diferentes operadores (depósitos de contenedores, armadores, empresas de transorte,

transitarios, consignatarios, clientes finales, compañías de leasing, etc.)


Transmisiones a aduanas

� Transmisión certificada a las aduanas que así lo requieres (aduanas europeas)

� Gestión de firma electrónica y certificado digital asociado a transmisiones certificadas y

seguras

� Seguimiento de transmisiones e interpretación de respuestas según la codificación

propia de la aduana española

Transmisiones a Proveedores

� Transmisiones a y desde armadores (facturación, movimientos de logística, manifiestos,

presupuestos y seguimientos reparaciones...)

� Transmisiones a proveedores locales (pedidos, bookings, facturas, tracking & tracking)

Diferentes formatos y protocolo de envío

� Formatos: EDI / EDIFact, XML, ASCII, Ansi X.12, formatos propietario

� Protocolos: FTP, eMail, http, FTPs, HTTPs, WebServices, etc.

Avisos automáticos

� Avisos automáticos de respuestas

� Avisos automáticos de falta de respuesta

� Avisos automáticos a los responsables de la gestión y del negocio (responsable del envío

y responsable del expediente)

Traductor EDI

� Formato propietario unificado siguiendo estándar XML

� Unificación de transmisiones EDI mediante formato XML

� Traductor propietario del formato nativo XML a cada uno de los formatos requeridos

(EDIFACT, CEDEX, ANSI,…)

� Adaptación a las normativas vigentes y cambios en los formatos y envíos


CARTERA

Gestión de cobros y pagos

� Cobros y pagos totales y parciales.

� Conciliaciones

� Configuración de contabilización de efectos

� Agenda de cobros y pagos

� Control de vencimientos

Emisión de documentos

� Emisión de cheques / talones

� Emisión de recibos

ENLACE WEB – TRACING & TRACKING – B2B

Enlace Web para servicios de valor añadido

� Publicación, mediante WebServices, de información en el portal corporativo

� Diseño y maquetización de la información para adecuarse a la imagen corporativa de la

empresa

� Posibilidad de publicación de todo tipo de información (ofertas, seguimiento de

documentos, facturas, trámites, stock, etc.)

Tracing & Tracking

� Servicios de valor añadido a sus clientes mediante seguimiento de reservas /

presupuestos / entradas-salidas / etc.

� Utilización de referencias únicas e identificación mediante códigos de barras para

posterior lectura automática por tecnología OCR

� Publicación de la información 24 x 7 los 365 días del año


Grupo SOLPORT Telf: +34 93 532 50 90

C/Pau Claris, 138 – Edificio LAYETANA – 08009 Barcelona - SPAIN

www.solport.net

[email protected]

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