Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Productos Web de eFactory: ERP/CRM, Nómina, Contabilidad, Punto de Venta

Productos Web de eFactory

(eFactory v4.0.2, también válido para versiones anteriores)

eFactory cuenta con una completa gama de productos para la gestión y administración de su empresa; ya sea para la administración con eFactory ERP/CRM, la generación y manejo de la Nómina, el control de la Contabilidad, las ventas al detal mediante Punto de Venta, y el acceso mediante móviles y tabletas para tareas específicas que requieren movilidad, como las ventas directamente en las instalaciones del cliente, o el acceso de directores y gerentes para obtener información de la empresa al momento.

Todos los productos eFactory cuentan con numerosos reportes y formatos preestablecidos, y existe la posibilidad de crear nuevos reportes y formatos que se ajusten a las necesidades de la empresa. Adicionalmente a los procesos de negocio básicos de cualquier empresa, es posible ampliar nuestros productos mediante diferentes mecanismos, como los Eventos y Complementos, que dan una gran flexibilidad para adaptar el sistema al modelo de negocios de la empresa.

En este artículo describiremos brevemente los principales productos eFactory disponibles en la versión 4.0, todos ellos diseñados para ser utilizados tanto en redes locales dentro de la empresa como en servidores externos disponibles desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

eFactory ERP

Este producto cuenta con todas las herramientas básicas necesarias para la administración de su empresa, con las cuales podrá administrar los diferentes ítemes que la componen

www.factorysoft.com.ve Página 1

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

(Artículos, Almacenes, Clientes, Proveedores...) y realizar operaciones con estos (Ajustes de Inventario, Facturas de Venta, Pagos a Proveedores...).

Los diferentes ítems y documentos generados por el sistema cuentan con varios Formatos que permiten generar documentos en PDF con su información para, ya sea para ser archivados o entregados a terceros, como clientes o proveedores, impresos o de manera electrónica; además cuenta con numerosos reportes que muestran diferentes vistas, resumidas o detalladas, de todas las operaciones realizadas en el sistema.

Las operaciones realizadas en este y el resto de los productos eFactory quedan registradas mediante Auditorias, que luego pueden ser utilizadas para rastrear errores de proceso o ejecutar procesos de auditorías internas o externas.

eFactory  ERP/CRMEn el Módulo de Inventario puede administrar sus Artículos (sean productos físicos para la venta, servicios ofrecidos, artículos de consumo interno...), puede administrar sus existencias en múltiples Almacenes, puede gestionar artículos en Lotes (como los lotes de medicinas o alimentos) y Serializados (como los artículos electrónicos), realizar Ajustes de Inventario (para entradas y salidas inesperadas), hacer Cortes de Inventario (para sincerar las existencias del sistema con las físicas durante el proceso de inventario), puede registrar Traslados entre Almacenes enviando artículos de un almacén a otro, registrar Ajustes de Costos y Ajustes de Precios (dejando registro de la operación mediante un documento), puede crear Departamentos, Secciones, Segmentos, Clases de Artículos, Tipos de Artículos, y muchos otros elementos que le permitirán clasificar los artículos mediante los múltiples reportes y formatos provistos en este módulo.

www.factorysoft.com.ve Página 2

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Módulo de InventariosEl Módulo de Ventas permite administrar a los Clientes de la empresa, con múltiples clasificadores (Zonas, Países, Tipos, Canales, Agrupaciones, Operadores...) que servirán de apoyo en los reportes de ventas. La administración de Vendedores será especialmente útil si cuenta con una amplia fuerza de ventas.

En este módulo se realizan dos tipos de operaciones relacionadas con las ventas: Operaciones con Artículos que incluyen Cotizaciones, Pedidos, Notas de Entrega, Facturas de Venta, Guías de Despacho, y Devoluciones de Venta, quedando todas estas registradas como diferentes tipos de movimientos de inventario que afectarán la disponibilidad y existencia real de artículos en los diferentes almacenes; y las Operaciones Monetarias, que incluyen Cuentas por Cobrar (Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito...), Recepción de Adelantos de Clientes, Facturación por Giros, Cobros a Clientes, Retenciones de IVA, ISLR y Patente. También cuenta con herramientas para la generación de lotes de documentos de Cuentas por Cobrar o Retenciones.

www.factorysoft.com.ve Página 3

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Módulo de VentasEn el Módulo de Compras puede administrar a los diferentes Proveedores de mercancías o servicios, clasificados de forma similar a como se hace con los Clientes.

De igual forma las operaciones realizadas en este módulo pueden ser de dos tipos: Operaciones con Artículos que incluyen Presupuestos, Requisiciones Internas, Órdenes de Compra, Notas de Recepción, Facturas de Compra, y Devoluciones de Compra, las cuales representan diferentes tipos de movimientos de inventario que igualmente afectan la disponibilidad y existencia real de los artículos en los diferentes almacenes; y las Operaciones Monetarias, que incluyen Cuentas por Pagar, Emisión de Adelantos a Proveedores, Creación de Giros a Proveedores, Pagos a Proveedores, registro de Retenciones de IVA, ISLR y Patente. También cuenta con herramientas para la generación de lotes de documentos de Cuentas por Cobrar o Retenciones.

www.factorysoft.com.ve Página 4

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Módulo de ComprasPara otras operaciones monetarias que no correspondan a compras o ventas tenemos el Módulo de Tesorería; en él se generan las Órdenes de Pago a los Beneficiarios, que son pagos por conceptos que no corresponden al módulo de compras, como el pago de servicios ocasionales de mantenimiento. En éste también se gestionan los Movimientos en las Cajas y las Cuentas Bancarias, incluyendo los Depósitos Bancarios (que envían dinero de las cajas a las cuentas bancarias).

En éste módulo también se administran los Conceptos de Movimientos, con los cuales se clasifican las operaciones de los módulos de compras, ventas y tesorería. Además, es en este módulo donde se establecen y actualizan los diferentes Impuestos (nacionales, bancarios, municipales...), las Tasas Cambiarias, el valor de la unidad tributaria, las tarjetas (de débito, crédito, de alimentación...), y las Revisiones que son utilizadas principalmente en los procesos de auditoría en los diferentes módulos del sistema.

Módulo de Tesorería

www.factorysoft.com.ve Página 5

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Como un complemento al Módulo de Inventario tenemos el Módulo de Producción, donde se administran las Fórmulas que definen artículos compuestos, y las Órdenes de Producción, donde estos son generados consumiendo los artículos que los componen.

Módulo de ProducciónEn el Módulo de Importaciones se registran los costos y gastos de importación. En primera instancia se definen los diferentes Gastos de Importación que se presentan regularmente, estos serán utilizados en los documentos de Importación, en los cuales se hace el cálculo y distribución de los costos y gastos de importación incurridos en los documentos de compras. Adicionalmente en este módulo se registran los Expedientes de Importación, los cuales reúnen en un solo lugar toda la documentación relacionada con una importación.

Módulo de ImportacionesEl Módulo de Condominio tiene herramientas que permiten generar y administrar rápidamente las facturas correspondientes al Canon de Arrendamiento y al Monto de Condominio de los clientes que han comprado o alquilado locales comerciales a la empresa.

www.factorysoft.com.ve Página 6

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Módulo de CondominiosFinalmente, el Módulo de Sistema permite la creación y administración de Usuarios, Sucursales, y Empresas. Allí también se definen los Grupos de Acceso con los cuales se configuran los permisos generales de los usuarios. Las Opciones del sistema, así como los Contadores de documentos son establecidos y modificados en éste módulo. Adicionalmente, en éste se crean las Constantes, Propiedades, y Listas Desplegables usadas en los diferentes módulos del sistema.

Módulo de SistemaAdicional a los módulos mencionados tenemos un Panel de Herramientas, donde se puede acceder varias herramientas, como el Administrador de Reportes, para definir o modificar reportes y formatos; el Administrador de Auditorias y Administrador de Incidencias, para ubicar registros de cambios o problemas encontrados, respectivamente; al Administrador de Eventos, para definir o modificar los eventos de validación configurados en el sistema.

www.factorysoft.com.ve Página 7

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Panel de Herramientas

eFactory CRM

Este producto cuenta con cuatro módulos, apoyados en eFactory ERP, para dar herramientas adicionales para la Gestión de Relaciones con el Cliente (Customer Relationship Management).

eFactory ERP/CRM SFA

En el Módulo de Fuerza de Ventas se presentan dos paneles de herramientas rápidas: el Workplace SFA, y el Dashboard SFA, donde se muestran accesos rápidos a los principales formularios de eFactory CRM, así como utilidades para la creación, edición y consulta de Tareas, Notas, Contactos, Prospectos, Clientes, Proveedores, y Oportunidades.

En este mismo módulo se encuentra el Fast Track Customer, con el cual se tiene acceso rápidamente a todos los documentos (cotizaciones, facturas, reclamos, documentación...) o

www.factorysoft.com.ve Página 8

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

datos adicionales (ficha personal, contactos, tareas...) asociados a un cliente o proveedor. los documentos de Faltantes complementan a los de Cotizaciones y Pedidos, como mecanismo de control de los Contra Pedidos (BackOrders) para registrar los artículos que solo son adquiridos o fabricados cuando un cliente lo solicita.

El panel de Los Mejores 10 permite obtener rápidamente gráficas de ventas por cliente, vendedor o artículo usando diferentes parámetros para filtrar los resultados. El Cuadro de Mando presenta gráficamente las relaciones de Metas y Ventas Mensuales, filtradas por parámetros. Este también cuenta con un acceso directo otro producto: el eFactory Quick View, que se describe más adelante en este artículo.

Módulo de Fuerza de Ventas

El Módulo de Servicio y Soporte tiene tres formularios principales para registrar Reclamos y Sugerencias de los clientes, las Solicitudes y Requerimientos de estos, y los Servicios ejecutados que pueden o no ser facturables. Adicionalmente cuenta con acceso a otros formularios relacionados, como los Socios, Clientes, Artículos y Vendedores, y los formularios de mantenimiento de Tipos de Reclamos, Tipos de Incumplimientos, Tipos de Incidencias, etc.

www.factorysoft.com.ve Página 9

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Módulo de Servicio y SoporteEn el Módulo de Marketing se encuentran los formularios relacionados con el mercadeo, como Administrar Encuestas, el registro de Campañas, Reuniones, Promociones, y Proyectos. En este módulo también se lleva registro de la Competencia de la empresa, la gestión de Listas de Correos, y se tiene acceso a otros formularios comunes relacionados con el mercadeo, como Artículos, Clientes, Vendedores, Socios y Contratos.

Módulo de Marketing

Finalmente, el Módulo de RMA (Return Merchandise Autorization) permite registrar las operaciones relacionadas con el retorno de artículos para su cambio o reparación. Este módulo da soporte a la Recepción de RMA de Cliente, que representa el retorno de un artículo por parte del cliente, la Entrega de RMA a Cliente representa la entrega del artículo ya sea reparado o cambiado por otro igual o equivalente, o incluso la devolución del dinero o generación de una nota de crédito a su favor.  De igual modo se presentan la Entrega de RMA a Proveedor y la Recepción de RMA de Proveedor, que representan las mismas operaciones pero del lado de las compras.

www.factorysoft.com.ve Página 10

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

Igualmente se tiene acceso los documentos relacionados con el RMA, como los Traslados entre Almacenes y Ajustes de Inventarios, y otros formularios de mantenimiento, como los Almacenes, Tipos de Fallas, y Tipos de Reemplazos.

Módulo de RMA

eFactory Nómina Cloud

Nómina Cloud es un producto eFactory que puede integrarse con eFactory ERP/CRM, o puede instalarse de forma independiente. Este provee de todas las herramientas necesarias para la gestión de Recursos Humanos, control de horarios de Acceso, y la generación y administración de los Pagos de Nómina de los empleados.

eFactory Nómina CloudEn el Módulo de Nómina se lleva el control de los Trabajadores, y se registran los documentos asociados a estos, como las Vacaciones, Reposos, Permisos y Liquidación. Si bien, es posible crear manualmente los Recibos de Nómina es más eficiente crear un documento de Nómina que representa la generación de todos los recibos de nómina asociados a un Contrato para un periodo dado (semanal, quincenal, mensual, anual).

Los Contratos son de dos tipos: los de pago de sueldo, que están asociados directamente a los trabajadores, y definen los cálculos del sueldo a pagar en el periodo, el pago de

www.factorysoft.com.ve Página 11

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

comisiones y bonos, las retenciones de ley, la aplicación de cuotas de préstamos, etc; y los de pagos especiales, como Vacaciones, pago de Intereses sobre Prestaciones, Liquidación del empleado, etc. Estos se configuran mediante Grupos de Conceptos, definidos por Conceptos de Nómina en los cuales se define mediante fórmulas completamente configurables los cálculos correspondientes a cada concepto, los cuales a la vez se alimentarán de los documentos registrados al empleado.

El diseño de la generación de recibos de nómina permite adaptar la generación de la misma de acuerdo a las leyes de cualquier país, considerando las particularidades de cada empresa, y modificarlas rápidamente ante cualquier cambio de la ley.

Módulo de NóminaEl Módulo de RRHH se lleva por un lado el registro de los Elegibles, que pudieran eventualmente convertirse en Trabajadores de la empresa. Por otro lado, se realizan los mantenimientos generales para los Elegibles y Trabajadores, como los Departamentos, Cargos, Grados de Instrucción, Tipos de Ausencias, etc.

Módulo de RRHHLos turnos y accesos a la empresa se controlan en el Módulo de Accesos, donde se encuentra el formulario principal del módulo: Control de Accesos. Este formulario permite registrar las entradas y salidas de los trabajadores, y opcionalmente bloquear el acceso a los trabajadores que ingresen fuera del horario establecido para ellos. Los accesos de los trabajadores pueden ser consultados mediante el Administrador de Accesos (o los diferentes

www.factorysoft.com.ve Página 12

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

reportes disponibles en el sistema), y puede registrarse las Incidencias de Acceso, como los ingresos y salidas fuera del horario establecido.

En éste módulo también se definen los Calendarios (usados tanto en el control de accesos como en la generación de la nómina), los Turnos de Acceso (caracterizados por los horarios, la flexibilidad de la entrada, etc), y las Tarjetas de Acceso (que son asignadas a los usuarios para su ingreso y salida).

Módulo de AccesosFinalmente, el Módulo de Sistemas permite realizar las mismas configuraciones generales de Empresa, Sucursales, Usuarios, etc, descritas en el mismo módulo de eFactory ERP.

eFactory Contabilidad Web

Contabilidad Web es otro producto eFactory que puede integrarse con eFactory ERP/CRM, o puede instalarse de forma independiente. Este provee de todas las herramientas necesarias para el registro y control de la contabilidad de la empresa, control de activos, presentación de análisis y balances, y presentación de estados financieros.

eFactory Contabilidad WebEl módulo principal de este sistema es el Módulo de Contabilidad, donde se hace el registro de los Comprobantes de Diario, Comprobantes Modelo, y Comprobantes de Presupuestos. Si se utiliza eFactory Contabilidad Web de forma independiente, los comprobantes de Diario son creados manualmente; pero si se integra el sistema con eFactory ERP/CRM es posible generar todos los comprobantes de un periodo, por ejemplo

www.factorysoft.com.ve Página 13

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

de un mes, mediante el formulario de Contabilidad Información; este formulario utilizará las Reglas de Integración que definen todos los asientos que se generarán en eFactory Contabilidad Web a partir de los documentos registrados en eFactory ERP/CRM.

Las Reglas de Integración pueden ser fácilmente configurables para que los asientos generados por ellas se ajusten a la metodología seguida por el Contador de su empresa. Igualmente, en este módulo se hace la configuración de las Cuentas Contables, Cuentas de gastos, Centros de Costos y Auxiliares usados en los comprobantes.

Los múltiples reportes disponibles permiten obtener la información registrada en los comprobantes mediante Balances de Comprobación, Estado de Ganancias y Pérdidas, Mayor Analítico, y muchos otros reportes que pueden ser personalizados de acuerdo a las necesidades de su empresa.

Módulo de Contabilidad

En el Módulo de Activos se lleva el control general de los Activos de la empresa, clasificados mediante Grupos de Activos, y se realizan las operaciones de Depreciación de Activos y Desincorporación de Activos.

Módulo de Activos

www.factorysoft.com.ve Página 14

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

El Módulo de Ajustes por Inflación consiste en un único formulario, mediante el cual se generan los Ajustes por Inflación para su registro en la contabilidad de la empresa.

Finalmente, el Módulo de Sistemas permite realizar las mismas configuraciones generales de Empresa, Sucursales, Usuarios, etc, descritas en el mismo módulo de eFactory ERP.

eFactory Punto de Venta: eFactory iPOS

El punto de Venta de eFactory, también llamado eFactory iPOS, funciona integrado a eFactory ERP/CRM. Éste provee una interfaz amigable que ayuda al cajero a realizar las ventas de manera rápida y eficiente, ayudando a mejorar el flujo de clientes en las cajas de tiendas de ventas al detal.

eFactory Punto de Ventas: eFactory iPOSEl sistema tiene soporte para pistolas lectoras de código de barras, e impresoras fiscales, pudiendo generar tanto facturas de venta, como devoluciones de venta, generar tickets para movimientos manuales de caja, impresión de reportes X y Z (para cierre de caja y cierre de día).

Para tiendas con procesos de venta más complejos, eFactory iPOS permite la diferenciación de precios dependiendo del Tipo de Cliente, el ajuste manual de precios, la aplicación de descuentos y recargos, la retención de IVA, diferentes formas de pago, la posibilidad de vender a crédito, etc.

www.factorysoft.com.ve Página 15

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

eFactory Punto de Ventas: Cobro de la Venta

También permite la facturación de Pedidos previamente cargados por otros vendedores mediante eFactory Sales T.

La configuración de eFactory iPOS se realiza en eFactory ERP/CRM; y consiste principalmente en definir las opciones en el formulario de Opciones del sistema, aplicando el filtro de módulo iPOS, donde se establecerá el uso de la impresora fiscal, las validaciones necesarias (como pedir el código del vendedor en cada factura, o la cantidad para cada artículo), la aplicación de retenciones de impuesto, etc. Adicionalmente, se debe dar permiso de acceso a los usuarios que actuarán como cajeros, definiendo también el nivel de permiso que estos tendrán, como por ejemplo los privilegios especiales de los supervisores.

eFactory Punto de Ventas: Opciones de iPOS

Otros Productos Web de eFactory 

eFactory cuenta con productos adicionales que se apoyan en eFactory ERP/CRM para ofrecer funcionalidades específicas adaptadas a pantallas de dispositivos móviles como smartphones y tabletas.

Los productos In Hand Customer, In Hand Provider, e In Hand Manager, fueron creados para ser utilizados por clientes, proveedores y gerentes mediante tabletas. Con ellos los clientes pueden usar una clave de acceso para ver el estatus de sus pedidos o su deuda pendiente, o incluso cargar nuevos pedidos directamente en el sistema. Igualmente los proveedores autorizados pueden verificar los Presupuestos cargados a su nombre en la empresa e incluso adelantarse a las necesidades que la empresa pueda tener. Para los gerentes se presenta un producto que consiste principalmente en un amplio grupo de gráficas que le darán una vista general del comportamiento de las operaciones de la empresa.

Los productos eFactory Quick Order y eFactory Sales T permiten la carga rápida de pedidos por parte de los vendedores. El primero de estos está diseñado para integrarlo a eFactory iPOS para permitir la carga de los artículos en pedidos a cualquier vendedor (con

www.factorysoft.com.ve Página 16

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM

una tableta, para mayor movilidad) para que al llegar a la caja solo deba dar su nombre y todos los artículos ya estén registrados. El segundo producto provee mayores funcionalidades, permitiendo la consulta de pedidos anteriores y otros datos del cliente y puede ser utilizado independientemente de eFactory iPOS.

eFactory Quick View provee una vista general de los artículos disponibles en la empresa, presentados mediante fotos y descripciones. Se usa principalmente como un catálogo electrónico, que puede ser presentado en una tableta, o en un gran monitor con pantalla táctil para que los clientes puedan "hojear" o buscar artículos específicos.

eFactory SuperMobile y eFactory Customer Express son productos especialmente diseñados para facilitar al vendedor y al cliente, respectivamente, la carga y consulta de ventas desde el móvil. Con ellos es posible el registro de operaciones de venta de manera remota, directamente en la base de datos de la empresa. Esto es especialmente útil para reducir los tiempos de espera o el agotamiento repentino de los inventarios, ya que al cargar un pedido, a cualquier hora del día y desde cualquier lugar con acceso a Internet, se reservará el inventario sin que el vendedor o el cliente deban encontrarse físicamente en la empresa.

eFactory Warehouse es una herramienta para el control de inventarios y serialización de lotes de artículos en grandes almacenes, permitiendo que el personal camine por los pasillos con un lector de código de barras conectado a un teléfono móvil u otro dispositivo con acceso a Internet o Wi-fi, registrando rápidamente los artículos escaneados para su posterior procesamiento en eFactory ERP/CRM.

Estos productos y sus funcionalidades se describirán más detalladamente en un próximo artículo.

www.factorysoft.com.ve Página 17