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Wells | Software de gestión y control de stock |

Análisis de Requerimientos Funcionales – Revisión N° 003

Objetivo general

Se desea desarrollar un sistema que permita manejar el flujo de fondos y el control de

stock de mercadería para el comercio de venta de indumentaria deportiva Wells

Esto involucra almacenar información sobre ingresos y egresos económicos para que

permitan una visión en tiempo real del flujo de caja del negocio. Así mismo, el sistema

debe manejar el control del stock de productos, basándose en las ventas realizadas a

clientes y en las compras efectuadas a proveedores. En base a la información

almacenada, el sistema deberá proveer una serie de consultas y reportes propios que

sirvan a la posterior toma de decisiones.

Teniendo en cuenta lo anterior, el sistema manejara información relacionada con varios

aspectos del comercio como lo son Ventas, Clientes, Proveedores, Compras, Productos,

Empleados, Ingresos, Egresos, Tipos de Pago y Caja.

Estructura general del comercio

Wells es un comercio dedicado a la venta de indumentaria deportiva, ubicado en la ciudad

de Brandsen. El mismo esta manejado por dos dueños y actualmente es atendido por dos

empleados. Básicamente el trabajo del comercio se puede dividir en 5 operaciones:

Compras de Productos a Proveedores, Ventas de Productos a Clientes, Manejo de

información de Productos, Gestión de Ingresos y Egresos y Gestión de Reportes e

Informes.

Sobre las Compras a Proveedores:

Las compras se establecen gestionando una lista o pedido a alguno de los proveedores

que se manejan. Cada producto tiene un precio de costo al que se le incrementa un

porcentaje para establecer el precio de venta del mismo.

Se manejan los siguientes datos:

Fecha de Compra

Proveedor

Lista de productos comprados

Monto total

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Sobre las Ventas a Clientes:

Las ventas se establecen gestionando una lista de productos luego de que algún cliente

los elija. Generalmente las ventas se realizan a clientes casuales pero para clientes

regulares (con cuenta corriente) es de interés conocer información detallada. Debe ser

posible poder aplicar descuentos y recargos (según forma de pago y beneficios que

obtengan). A los clientes regulares se les puede vender en cuenta corriente (pueden

llevarse el producto pagando solo una parte o directamente no pagando nada, y dejar

debiendo un remanente). Existen varias formas de pago para realizar una venta: en

Efectivo, Tarjeta de Crédito o Tarjeta de Débito. Se deben permitir las devoluciones de

producto (pueden cambiarse por otro producto o no, en este último caso, se devuelve la

plata)

Se manejan los siguientes datos:

Fecha de Venta

Cliente (puede ser regular o casual)

Empleado que la realiza

Lista de productos vendidos

Tipo de pago (Efectivo, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de Debito)

Monto

Descuento

Recargo

Total facturado (monto total de la venta luego de aplicar descuentos y recargos)

Total Pagado (puede ser el total de la venta o una seña en caso de clientes

regulares)

Saldo restante (solo para clientes con cuenta corriente)

Sobre las Devoluciones de Productos de Clientes:

Una devolución de un producto se da cuando un cliente decide cambiar un producto ya

comprado anteriormente por otro, o como segunda opción por el reintegro de su dinero.

La devolución está dada por el ingreso del producto a cambiar y el ingreso del producto

nuevo. El sistema calcula la diferencia económica entre ambos productos e informa si se

debe devolver dinero al cliente o si el mismo sufre recargo. Una vez efectuada la

devolución, el sistema actualiza el stock de los productos intercambiados y realiza las

operaciones correspondientes de actualización de caja.

Se manejan los siguientes datos:

Fecha de devolución

Producto devuelto

Producto nuevo

Saldo final

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Sobre las Devoluciones de Productos a Proveedores:

En ciertos casos, si queda un remanente de productos sin vender, puede suceder que

sean devueltos al proveedor correspondiente. Estos productos al ser devueltos sufren una

retención sobre el precio de compra. Ejemplo: se compran 4 remeras al proveedor "A" por

$100 c/u. Pasada la temporada, quedaron sin vender 2 remeras. Estas 2 remeras pueden

ser devueltas al proveedor, que las toma por $70 cada una y es considerado dinero a

favor del negocio en la próxima compra a ese proveedor. El sistema debe permitir estas

devoluciones, considerando el reintegro de dinero y eliminando los productos del stock

general.

Sobre el manejo de información de Productos:

Se debe mantener información detallada y actualizada de cada producto con su

respectivo stock. Se debe conocer cuáles son aquellos productos cuyo stock este por

debajo de un mínimo configurable para su inminente reposición. El sistema mostrara una

lista de aquellos productos con stock por debajo del mínimo para que el usuario pueda

reconocer fácil y rápidamente la mercadería que se debe reponer. Se podrán modificar y

eliminar en cualquier momento deseado. Además, se debe proveer la funcionalidad de

poder actualizar los precios de venta de forma masiva (por un porcentaje dado).

Se manejan los siguientes datos:

Código interno (generado por el usuario)

Nombre

Proveedor

Marca (deben estar tabuladas)

Tipo (categoría)

Talle (deben estar tabulados)

Color (deben estar tabulados)

Precio de Costo

Precio de venta

Stock mínimo

Stock actual.

Alta de Productos de distinto talle:

Generalmente un producto dado de alta, conjuntamente viene en distintos talles. El

sistema debe facilitar el alta de distintos talles juntos. Ejemplo: se desea dar de alta una

remera color rosa marca "A", en los siguientes talles: 2 S, 2 M, 2 L y 2 XL. Hay 8 remeras

rosas marca "A" en total (con distintos talles), pero se deben dar de alta todos juntos.

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Sobre la gestión de Ingresos y Egresos

Se debe conocer el balance de ingresos y gastos diarios. En los ingresos existen dos

tipos de registros: el registro de la caja (se compone por las ventas realizadas en efectivo)

y el registro del banco (se compone por las ventas realizadas con tarjeta). Las ventas en

efectivo, una vez realizadas, ya son parte de la caja, en cambio las ventas con tarjeta son

almacenadas en el registro del banco y serán asignadas a la caja diaria el día que se

extraiga dicho monto del banco y sea introducido manualmente a la caja. Pueden existir

otros ingresos además de los establecidos por las ventas del comercio (serán detallados

más adelante). Los egresos están establecidos por todos los gastos producidos por el

comercio, desde las compras realizadas a proveedores como el pago por servicios e

impuestos (serán detallados más adelante). La caja debe mantener en tiempo real el

balance entre ingresos y egresos hasta que se decida cerrar el día. También debe

mantener información sobre el balance del mes y año actual. Cada caja (diaria, mensual y

anual) podrá verse en detalle si así se quisiera (con sus correspondientes listados de

ingresos y egresos)

Sobre los Proveedores

Se maneja la siguiente información:

Código (generado por el usuario)

Nombre

Dirección detallada (calle, numero, piso, depto., localidad)

Teléfono

E-mail

Contacto (nombre de una persona responsable del proveedor)

Sobre los Clientes Regulares:

Se maneja la siguiente información:

DNI

Nombre

Apellido

Dirección detallada (calle, numero, piso, depto., localidad)

Teléfono

E-mail.

Cuenta Corriente (listado de ventas realizadas que aún quedan por saldar, junto

con el monto total).

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Clientes deudores con Cuenta Corriente:

Es necesario tener un listado actualizado de los clientes que poseen cuenta corriente y

sean deudores del negocio. El sistema debe presentar dicha información y resaltar a

aquellos que posean deudas pasados los 30 días desde la última compra. El cliente

puede optar por cancelar parcial o totalmente su deuda.

Sobre los Empleados:

Se maneja la siguiente información:

Nombre y Apellido

Dirección detallada (calle, numero, piso, depto., localidad)

Teléfono

E-mail.

Fecha de Inicio

Sobre las Cajas

Se maneja la siguiente información:

Fecha

Total de ingresos

Total de egresos

Balance

Listado de Ingresos en detalle

Listado de egresos en detalle

Sobre los Ingresos y Egresos

Aquellos ingresos o egresos que no sean incluidos mediante compras o ventas, sino que

provengan desde otro lado (tales como pagos de servicios, cobros, etc) serán definidos de

la siguiente manera:

Tipo de Ingreso o Egreso (categoría que serán definidas más adelante)

Descripción

Monto

Fecha

Con esto se completa la caja del comercio.

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Sobre las Consultas del sistema:

Puede ser alguno de los siguientes:

Listados sobre todos los ítems mencionados anteriormente (Empleados,

Proveedores, Productos, Clientes, Devoluciones, Cajas, Ingresos, Egresos) con

filtros para facilitar la búsqueda.

Vista en tiempo real de caja, balance y registro del banco diario y mensual.

Listado de Compras a Proveedores entre dos fechas con filtros para facilitar la

búsqueda.

Listado de Ventas a Clientes entre dos fechas con filtros para facilitar la búsqueda

Listado de Productos con stock por debajo del mínimo

Listado de Clientes deudores con Cuenta Corriente

Otras funcionalidades

El sistema será utilizado por dos perfiles de usuarios: administradores y

empleados. Los administradores podrán restringir cierta información que considere

que los empleados no deban manejar. Se decidirá más adelante cuales son las

acciones a restringir.

Reportes

El sistema podrá generar listados de las consultas en Excel para poder ser

impresos.

Los reportes generados serán los siguientes:

o Listado de Compras a Proveedores entre dos fechas con filtros

o Listado de Productos con filtros

o Listado de Productos con stock por debajo del mínimo

o Listado de Ventas a Clientes entre dos fechas con filtros

o Listado de Cajas entre dos fechas

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Resumen de funcionalidades:

1. ABM Empleados

2. ABM Proveedores

3. ABM Clientes

4. ABM Talles

5. ABM Colores

6. ABM Marcas

7. ABM Tipos de Producto

8. ABM Productos con filtro

9. ABM Ingresos y Egresos

10. Compras a Proveedores con filtro

11. Ventas a Clientes con filtro

12. Devoluciones de Clientes

13. Devoluciones a Proveedores

14. Listado Productos stock mínimo

15. Cierre de cajas y registro de banco

16. Listado de Clientes deudores

17. Listado de cajas y detalle de cajas

18. Cuentas Corriente de Clientes

19. Reportes Excel

20. Dashboard pantalla principal con resúmenes

*ABM: Alta, Baja, Modificación y Listado