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Manual de usuario |

Soat Convenios Colectivos

Proceso: Este manual describe de forma detallada el manejo correcto de la aplicación SOAT convenios colectivos

Ramo: SOAT

Este documento describe la forma como se realiza un proceso

Preparado por: Fecha de elaboración:

Jairo H Cardenas 11/12/2017

Aprobado por: Fecha de aprobación:

Sergio Caceres

German Garnica

Este documento es propiedad intelectual de Mapfre Seguros S.A. Prohibido el uso, reproducción o distribución sin autorización de la compañía.

[CÓDIGO DEL DOCUMENTO]

Versión: Borrador

CONFIDENCIAL GxP

MANUAL DE USUARIO Creación: 16/01/2018

Soat convenios Colectivos Actualización: 24/02/2018

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4.0

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CUADRO DE VERSIONES

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Fecha Descripción Autor

1.0 11/12/2017 Creación del documento, Documentación inicial del proceso

JHCARDE

2.0 16/01/2017 Ajustes funcionales JHCARDE

3.0 24/01/2017 Desarrollos adicionales ajustes funcionales JHCARDE

4.0 16/01/2017 Ajustes cargue de Excel JHCARDE

5.0 26/04/2018 Se incluye capítulos de soporte y facturación JHCARDE



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Tabla de contenido

1. ALCANCE .................................................................................................................................................... 4

2. DEFINICIÓN DEL PROCESO ......................................................................................................................... 5

2.1. PROCESO: ..................................................................................................................................... 5

2.2. CADENA DE VALOR: ................................................................................................................... 5

3. POLITICAS................................................................................................................................................... 6

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .......................................................................................................... 6

4.1 Administrador ................................................................................................................................... 6

4.1.1 Ingreso .......................................................................................................................................... 6

4.1. Pasos para el Cargue de base de datos Clientes ............................................................................... 9

....................................................................................................................................................................... 9

4.2. Módulo de consultas ......................................................................................................................... 9

4.3 Cliente o Socio – Proceso de compra – ........................................................................................... 10

4.4 Soporte informático (Mesa de ayuda) ............................................................................................ 14

4.5 Facturación ..................................................................................................................................... 15



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1. ALCANCE

Esta aplicación fue desarrollada para el ramo SOAT Colectivo (Código - 901), orientado principalmente a Fondos de Empleados, Cooperativas, Empresas, etc., donde el Tomador de la póliza es el responsable del pago de la prima. Desde esta aplicación le permite realizar cargue de datos de los socios del fondo a través de una base de datos la cual la aplicación internamente valida y de ser correctas las validaciones emitiría la póliza de SOAT asignándola al convenio específico.



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2. DEFINICIÓN DEL PROCESO

2.1 PROCESO

El proceso se divide en 7 etapas:

ETAPA RESPONSABLE

Negociación. Red comercial

Firma y Aprobación de acuerdo de aseguramiento.

Cliente / Compañía

Solicitud clave de retorno Direccion de intermediarios

Solicitud emisión póliza cabezote Subgerencia Técnica SOAT

Personalización de aplicación Informática & procesos

Pruebas de personalización Comercial

Entrega / Formación Red comercial

2.2 CADENA DE VALOR:

Los pasos del proceso son los siguientes:

Cargue de plano: El administrador de la herramienta tiene la posibilidad de realizar cargue con la relación de afiliados o clientes a los cuales desee cargar cupos o valor según como lo determine.

Elaboración de cotización: Desde la aplicación el usuario final tiene la posibilidad solicitar una cotización de forma On line

Pago o descuento: El cliente tiene la posibilidad de realizar el pago de la póliza por la pasarela de pagos PSE (la póliza será asociada al convenio específico generando un retorno para el fondo) o podrá realizar el pago desde la opción cupo disponible el cual será debitado según las políticas del fondo.



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3. POLITICAS

Centrarnos en programas que garanticen un volumen superior a 30 pólizas. Tenemos claridad que la emisión de pólizas se hará de manera gradual por lo que este número es una meta fijada en términos anuales.

En concordancia con los tipos de vehículos que siempre han sido de interés para la Compañía, la conformación del parque debe estar representada en su gran mayoría por vehículos de servicio particular. Por tanto, recordamos que el objeto de estos colectivos no está enfocado a vehículos de servicio público de transporte de pasajeros.

Programas ubicados en la Costa Atlántica serán revisados y autorizados por la Dirección Territorial Norte y por la Jefatura de Soat.

Es fundamental que este nuevo nicho no nos cause problema alguno de cartera ni nos genere provisión de prima pendiente alguno, por lo que todo lo emitido un mes deberá ser obligatoriamente recaudado antes de finalizar el siguiente mes. Para ello deberemos generar oportunamente las cuentas de cobro.

Se recuerda que el foco está dirigido a Programas Empresariales y Fondos de empleados. Colectivos diferentes a los relacionados deben ser comunicados a la Dirección Comercial y Técnica para ver la viabilidad del acuerdo.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

La aplicación se divide en dos tipos de usuario Administrador y Cliente (Socio, colaborador, afiliado etc.)

4.1 Administrador

El perfil de administrador está diseñado para realizar labores administrativas como son:

Cargue de base de datos con cupos o cantidad de pólizas que el cliente puede emitir

Generar listados en tiempo real de las compras que se han realizado desde la aplicación

Excluir colaboradores los cuales ya no pertenezcan al fondo.

4.1.1 Ingreso

El colaborador del fondo de empleados, cooperativa o a la persona perteneciente al fondo de empleados la cual realiza labores administrativas debe ingresar a la página oficial de Mapfre www.mapfre.com.co e ingresar por el módulo de Cliente con el usuario y clave suministrado por el área comercial en el momento de la negociación.

http://www.mapfre.com.co/



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En el menú de la parte izquierda selecciona la opción SERVICIOS / SOAT CONVENIOS /ADMINISTRAR CUPOS

En la siguiente pantalla trae un módulo de Administración cupos de convenios



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En la pantalla arrojara un nuevo formulario con los siguientes botones

Este botón permite hacer la búsqueda del plano de afiliados antes construido por el administrador

Al momento de cargar el plano puede realizar una pre-visualización de la información del plano en la parte inferior de la pantalla

Exporta la estructura en la cual se debe elaborar el plano

En el botón “ URL CONVENIO” permite generar un link de acceso para los clientes y asociados; desde esa página se deben realizar cotización y compra del SOAT para convenios

Este botón permite cargar los cupos pre visualizados en la parte inferior de la ventana, además de guardar los cambios realizados en los registros.

Este botón permite devolver los cambio realizados sin guardar

Permite eliminar un registro cargado en la pre visualización

Permite adicional un cupo en la pre visualización

Permite modificar un cupos de la pre visualización



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4.1. Pasos para el Cargue de base de datos Clientes

1. El administrador del convenio debe presionar el Botón PLANTILLA; la aplicación descargara un archivo en formato Excel al cual debe diligenciar con la información de los afilados del fondo

Al terminar de diligenciar la base de datos debe guardarla en una ruta en su PC fácil de ubicar

Nota: Al momento de guardar el archivo es necesario utilizar nombres sencillos sin caracteres extraños y en formato CSV

2. Volver a la aplicación y presionar el botón seguido debe buscar el documento de Excel guardado en el paso anterior.

3. Presionar el botón Cargar cupos plano

4. Difundir el link de acceso desde a los afiliados.

4.2. Módulo de consultas

El usuario administrador tiene la posibilidad de realizar consultas desde la aplicación desde la opción consulta de emisiones; desde hay arroja la siguiente ventana la cual ofrece una serie de filtros con los cuales puede realizar diferentes consultas como lo requiera el administrador o exportar a un documento plano en formato Excel



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4.3 Cliente o Socio – Proceso de compra –

Al momento de que el cliente ingresa al link suministrado por el administrador de la aplicación el cliente evidenciara un sitio personalizado (Colores corporativos del fondo, logos etc.)

Pantalla 1: En la pantalla inicial evidenciara el formulario donde debe ingresar los datos de cotización del vehículo que son

Placa del Vehículo Tipo de documento Numero de documento Aceptar términos y condiciones

Al diligenciar esta información y presionar el botón “COTIZAR” la aplicación, precarga los datos del vehículo a la parte Izquierda de la pantalla como son:

Clase del Vehículo Cilindraje Capacidad de pasajeros Capacidad de carga Modelo

En la parte derecha de la pantalla de deben diligenciar los datos del propietario del Vehículo como son:

Apellidos Nombres



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E-mail Teléfono móvil Dirección Departamento Ciudad Fecha de inicio de vigencia (Por defecto la aplicación identifica si el cliente existe en otra aseguradora

y trae la fecha adecuada para realizar la emisión)

Pantalla 2: Al momento de dar continuar en la pantalla uno arrojara una nueva pantalla (Pantalla de compra) en la cual le muestra:

Valor del seguro. Descripción del producto. Características del vehículo. Condiciones particulares de SOAT. Botón comprar ahora.



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Pantalla 3: Al momento de presionar el botón “Comparar Ahora” a aplicación arroja una pantalla en la cual solicita ¨Numero de cedula del Afiliado al convenio¨

Nota: Solo pueden realizar compras, los asociados al fondo de empleados que se encuentren registrados en la base de

datos

Al momento de presionar el botón validar, la aplicación arrojara la información del cupo que tenga cargado el afiliado (Por valor o por cantidad).



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El asociado tiene dos opciones de compra

Compra por convenio: Esta opción permite realizar la compra de SOAT y donde el fondo de empleados asume el costo de la póliza y realiza el recobro de este valor al empleado según las modalidades de pago que maneje el fondo

Al dar clic en el botón IMPRIMIR SOAT se genera el certificado de forma digital el cual podría realizar la impresión o envió al correo personal



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Compra por PSE: El Afiliado puede realizar la compra con su tarjeta de crédito o débito desde la pasarela de pago place to pay y esta póliza pertenecerá al convenio.

Al momento de realizar la compra por cualquiera de las dos modalidades de pago la aplicación lo direccionara a una ventana donde puede realizar la impresión de la póliza SOAT al cual se genera con un código QR el cual hace que el documento sea válido de forma digital.

4.4 Soporte informático (Mesa de ayuda)

El cliente (Fondo de empleados, cooperativa y/o intermediario) podrá comunicarse a la línea fija en Bogotá 6503300 ext 3150. (correcto funcionamiento de la herramienta) o enviar email a la cuenta [email protected].

Nota: es competencia del responsable comercial y/o intermediario brindar apoyo al cliente en relación a las dudas sobre la manipulación de la herramienta.

mailto:[email protected]



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4.5 Facturación

a) Las emisiones realizadas entre el 1 y último día hábil del mes, se relacionarán en la misma cuenta de cobro.

b) Los 5 primeros días del mes siguiente se podrá generar la cuenta de cobro por el responsable comercial (oficina virtual).

c) El cliente una vez reciba la cuenta de cobro tendrá 5 días hábiles para realizar el pago de las pólizas emitidas en ese mes.

d) La liquidación del retorno al fondo de empleados, se realiza los días miércoles y los días viernes de cada semana. Dicho pago se realiza de forma automática una vez ingrese el pago de las pólizas.

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