sÍntesis – exÁmenes especiales
TRANSCRIPT
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN EN EL MINISTERIO DE
ECONOMIA Y FINANZAS
DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS
AREA SECRETARIA GENERAL
PERÍODO 01-01-2003 AL 31-12-2004
INF. No. AI-2006-01-06
Planes Operativos de la Secretaria General
El Plan Operativo de la Secretaria General contiene objetivos, metas, indicadores y
actividades a cumplir y omite políticas, estrategias, cuantificación de metas, mientras
que los indicadores enunciados no contienen estándares de medición y sus variables
presentan dificultad para realizarlos y desarrollarlo.
Recomendaciones
Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,
disponga:
A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional
1. Complete el documento denominado “SISTEMA DE PLANIFICACIÓN PARA
EL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS” con los elementos que
conforman un adecuado sistema de planificación, incluyendo la matriz individual
que contiene fortalezas, oportunidades, amenazas, debilidades, objetivos,
políticas de cada unidad administrativa y lo envié al Subsecretario General de
Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional, con la finalidad de que sea
puesto a consideración del Comité de Fortalecimiento Institucional para su
revisión, aprobación y divulgación.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
2. Complete el INSTRUCTIVO PARA LA PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN
Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO, incluyendo procedimientos
detallados para la fijación de objetivos, metas, indicadores, descripción suficiente
de actividades, cronograma de trabajo y evaluación.
Al Secretario General
3. Incluir en el Plan Operativo Anual de la Secretaria General del año a ejecutarlo,
actividades para su evaluación, también para preparar el del año siguiente, así
como las que desarrolla de manera habitual y no fueron planificadas, con sus
recursos, fijación de metas, indicadores y objetivos que facilite la medición de
logros.
A la Subsecretaria Administrativa, disponga:
4. A la Coordinadora de Capacitación, planifique eventos de capacitación para el
personal de la Secretaria General, que proporcione los conocimientos suficientes
para el desarrollo de su Plan Estratégico y Planes Operativos Anuales, a fin de
que contengan todos los elementos necesarios para un mejor desarrollo de sus
actividades.
Manual de Procedimientos
La Secretaria General no dispone de un Manual de Procedimientos que permita el
mejor desempeño de las actividades, permitiendo actuar a base de la costumbre y
experiencia y dificultando la evaluación de la gestión cumplida.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
5. Al Subsecretario General de Coordinación y Asesoría Institucional, remita al
Comité de Fortalecimiento Institucional el proyecto de Manual de
Procedimientos de la Secretaria General, que fue enviado por la Coordinación de
Fortalecimiento Institucional con oficio 65-87 MEF-SGC-C.FOR-I-2004 de 15
de noviembre de 2004 para su aprobación.
6. Al Comité de Fortalecimiento Institucional, revise que el Manual de
Procedimientos contenga todos los pasos necesarios para el desarrollo de las
actividades que cumple la Secretaria General, tales como: recepción, registro,
control, distribución, tramite, despacho de las comunicaciones internas y
externas, archivos físicos y magnéticos de documentos, y sus respectivos
formularios y procedimientos, cuidando incorporar los elementos de control
interno, líneas de comunicación y coordinación, entre las dependencias que
conforman el Portafolio. Luego con su aprobación, remita al Ministro de
Economía y Finanzas, para la legalización y promulgación.
Presupuestos
Los presupuestos asignados para la Secretaria General, se realizó sin la
coordinación adecuada entre las Unidades de Fortalecimiento Institucional,
Financiera y Secretaria General, ocasionando que no se cumplan los objetivos y
metas propuestas.
Recomendaciones
Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,
disponga:
7. A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional y Secretario
General que con la participación de la Coordinación Financiera Institucional,
elaboren el presupuesto de la Secretaria General, considerando su Planificación
Operativa completa, lo que permitirá utilizar los recursos previstos para cumplir
las metas propuestas.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
A la Subsecretaria Administrativa, disponga:
8. Al Coordinador Financiero Institucional, que en forma conjunta con la
Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional, prepare la pro
forma presupuestaria de la Secretaria General, tomando en cuenta las actividades
planificadas.
Capacitación
En los Planes Operativos Anuales de los años 2003 y 2004 de la Secretaria General,
no se ha incluido como actividad la capacitación de sus funcionarios, ocasionando
que la recibida sea improvisada y no extensiva a todo el personal.
Recomendaciones
Al Secretario General
9. Incluirá en el Plan Operativo Anual de la Secretaria General actividades de
capacitación para el personal que labora en esta Unidad, preveyendo los recursos
necesarios.
10. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, que en el Plan de Capacitación Anual
del Ministerio de Economía y Finanzas, incluya actividades de capacitación para
el personal de la Secretaria General en áreas afines a sus funciones, lo que
permitirá un conocimiento actualizado en las técnicas del manejo de documentos
provisión de información a clientes internos y externos, administración de
archivos y Biblioteca.
Contratos con Empresas Courier
Para la entrega de información dentro y fuera del País se utilizaron cuatro empresas,
celebrándose contratos escritos con dos de ellas, a pesar de que los montos pagados a
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
las otras son también significativos, ocasionando que se de un tratamiento
administrativo diferente a operaciones similares.
Recomendaciones
A la Subsecretaria Administrativa, disponga:
11. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad que de manera
conjunta con la Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional,
incluyan en el “Reglamento Interno de Contrataciones para la Adquisición de
Bienes, Muebles, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios” la necesidad de
firmar contratos de servicios de envió de correspondencia oficial a nivel nacional
e internacional, lo que uniformará procedimientos administrativos de demanda de
este servicio.
12. El documento elaborado en cumplimiento a la recomendación anterior, lo
remitirá a la Subsecretaria General Jurídica del Portafolio para su revisión,
aprobación y divulgación.
Actas de entrega recepción
En la Secretaria General se han realizado cambios continuos del Secretario General
y renuncias o supresiones de partidas, sin que se hayan elaborado actas de entrega
recepción de documentos, registros y bienes muebles entre los servidores entrante y
saliente, lo que impide establecer la responsabilidad con precisión.
Recomendaciones
A la Subsecretaria Administrativa, disponga:
13. Al Coordinador Financiero Institucional, que previo a la liquidación de los
haberes de los servidores que dejan de laborar en el Ministerio de Economía y
Finanzas por diferentes razones, exija la presentación del acta de entrega
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
recepción de bienes mubles, registros, documentos que estaban bajo su
responsabilidad.
Al Secretario General
14. Cuando realice cambios por rotación de los Líderes de los procesos, cuidará se
cumpla con la entrega recepción de los documentos, registros y archivos, dejando
constancia en el acta correspondiente que será archivada en la Secretaria General
y una copia enviará a la Coordinación de Recursos Humanos para la carpeta del
servidor.
Archivo de Documentación
La Secretaria General no dispone de archivos de documentos que sustenten las
acciones administrativas propias que ejecuta para cumplir sus obligaciones, por lo
que se tiene que recurrir a otras fuentes para obtener la información necesaria con el
consecuente retardo para labores de control.
Recomendación
Al Secretario General
15. Emita instrucciones al personal a su cargo, a fin de que los documentos
generados en la Secretaria General por acciones propias, se mantenga en un
archivo específico, lo que le permitirá disponer de información documentada de
su gestión y desarrollar un adecuado control de sus operaciones.
La Biblioteca no consta en la Organización y Administración del Ministerio de
Economía y Finanzas
La Biblioteca del Ministerio de Economía y Finanzas no consta en la Organización
del Portafolio, tampoco en el POA de los años 2003 y 2004 de la Secretaria General,
el material bibliográfico no es suficiente y actualizado, su espacio físico se utiliza
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
también como archivo pasivo del MEF, lo que ocasiona que las actividades se
realicen en forma independiente, no mantengan seguridad y no se haya fijado de
manera oficial sus competencias y responsabilidades.
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
16. Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,
incluya en la estructura orgánica de la Subsecretaria Administrativa la Biblioteca,
Unidad que debe ser administrada con personal de experiencia y conocimientos
suficientes en el área, se le provea de bienes muebles, de un adecuado espacio
físico y de material bibliográfico actualizado.
Apoyo Secretarial
Evaluación
Las evaluaciones realizadas por la Secretaria General no son reales ya que las
ponderaciones establecidas en las diferentes actividades van entre el 90% y el 100%,
sin que en algunos casos se haya cumplido en esos valores. Ocasionando que no se
pueda visualizar los logros y lo pendiente para retroalimentar la planificación del año
siguiente.
Recomendación
Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,
disponga:
17. Al Secretario General que en las auto evaluaciones del Plan Operativo Anual, las
realicen acorde al cumplimiento de actividades, objetivos y metas cuantificadas,
utilicen indicadores de gestión que deben constar en el POA para dar objetividad
a los resultados, cuidando que aquellas que tienen ámbitos integrales de
aplicación en el MEF sean evaluadas en esa magnitud.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Sistema de Administración Documentaria
El Sistema de Administración Documentaria, que utiliza la Secretaria General para el
ingreso y despacho de la documentación, no esta acorde a sus necesidades y de
información al usuario, impide el seguimiento de trámites, no proporciona reportes
del destino de la documentación y de sus respuestas, tampoco se generalizó su uso en
el Portafolio, lo que ocasiona desconocimiento de información que se despacha sin la
participación de la Secretaria General.
Recomendaciones
Al Secretario General
18. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, disponga al Coordinador de
Tecnología Informática, revise el “Sistema de Administración Documentaria”
utilizado por la Secretaria General para el control de ingreso y despacho de la
documentación, a fin de ajustarlo a las necesidades del Ministerio de Economía y
Finanzas, de ser procedente, incluirá un modulo de seguimiento de documentos
y emisión de reportes, cuidando la agilidad y oportunidad de los mismos.
A la Subsecretaria Administrativa, disponga:
19. Al Coordinador de Tecnología Informática, instale el Sistema de Administración
Documentaria utilizado por la Secretaria General, en las Subsecretarias y
Coordinaciones que no disponen de él, lo que le permitirá disponer de
información actualizada y el estado del documento ingresado para proporcionarla
a los usuarios internos y externos.
Sistema de Gestión Documentaria (SIGOB)
El sistema informático Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad
(SIGOB), se implementó en el 38% de las Subsecretarias y Coordinaciones del
Ministerio de Economía y Finanzas, ocasionando se utilicen los dos sistemas para la
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
administración documentaria en forma indistinta, por lo que la Secretaria General
desconoce el estado de ciertos trámites.
Recomendaciones
Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional
20. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, disponga al Coordinador de
Tecnología Informática, relacione costos, necesidades y servicios que
proporciona el SIGOB y los demandados por el Sistema de Administración
Documentaria que utiliza la Secretaria General para actualizarlo y ponerlo en
funcionamiento, cuidando al decidir por el que proporciona mayores ventajas al
Portafolio y cubra sus necesidades, así como las de los clientes internos y
externos.
21. Si el análisis sugerido en la recomendación anterior se desprende la necesidad de
buscar nuevas alternativas, solicitará a la Subsecretaria Administrativa se inicie el
proceso de adquisición de un nuevo sistema.
Centralización del sistema de administración documentaria
La Secretaria General envía aproximadamente el 38% de las respuestas a los trámites
ingresados y distribuidos por ella, el resto lo hacen las Subsecretarias y
Coordinaciones que lo atendieron, ocasionando que los interesados concurran a las
diferentes Unidades del Portafolio en busca de resultados, lo que deteriora la imagen
institucional.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
22. A todas las Subsecretarias, Coordinaciones y Unidades Administrativas que
conforman el Ministerio de Economía y Finanzas, que los documentos que
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
contienen respuestas de los trámites ingresados sean enviados a sus destinatarios
a través de la Secretaria General, lo que permitirá centralizar la información y
evitar el contacto con el público a funcionarios que no tienen esa competencia y
presentar una imagen adecuada ante el cliente interno y externo.
A la Subsecretaria Administrativa, disponga:
23. Al Coordinador de Tecnología Informática, cumpla la recomendación 19 de este
informe, que sugiere la instalación del Sistema de Administración Documentaria
en las Subsecretarias y Unidades del MEF, que no disponen de él, hasta que se
tome la decisión de actualizarle o cambiarle.
Archivos que mantiene la Secretaria General
Los archivos: Histórico o permanente y Pasivo Intermedio del MEF, contiene
documentación no seleccionada ni ordenada y sin la debida protección, ocupando
espacios físicos de manera innecesaria, lo que dificulta proporcionar información
histórica y no se haya cumplido con la selección de los documentos que deben formar
parte del Archivo Permanente Nacional.
La causa es la falta de un Reglamento Interno de Administración de Documentos y
Archivos, también de un Manual de Procedimientos que describa las actividades que
debe cumplir cada Subsecretaria para seleccionar la documentación que debe formar
parte del Archivo Institucional.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
24. Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional
que en coordinación con el Subsecretario Jurídico Ministerial y el Secretario
General, preparen el Reglamento Interno para la Administración de
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Documentos y Archivo del Ministerio de Economía y Finanzas, centralizándolo
en la Secretaria General, lo que permitirá regular este proceso
25. A los diferentes Subsecretarios y Coordinaciones que conforman el Portafolio,
que para la entrega de la documentación a la Secretaria General, destinada para el
archivo, se lo efectué previa una selección adecuada, con el listado
correspondiente, previniendo su integridad.
Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,
disponga:
26. A la Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional y Secretario
General, incluya en el proyecto de Manual de Procedimientos sugerido en la
recomendación 6 de este informe actividades a ser cumplidas por las diferentes
Subsecretarias y Coordinaciones del Portafolio, que faciliten la recepción,
ordenamiento, selección, archivo y custodia de la documentación recibida y
generada en el Portafolio
Al Secretario General
27. Designe por escrito a un funcionario que se haga cargo de los archivos histórico
y pasivo, el que se encargara de la custodia, organización, ubicación, codificación
por cada Unidad Administrativa, así como conforme una comisión de
funcionarios de las diferentes Subsecretarias y de la Secretaria General para que
evalúen y seleccionen la documentación a mantenerse y a ser remitida al
Archivo Nacional, lo que permitirá depurar los archivos y destruir la
documentación inservible previo el cumplimiento de las disposiciones legales
pertinentes.
28. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, provea de bienes muebles a ser
utilizados en el archivo histórico y pasivo, adecue los espacios físicos disponibles
para su funcionamiento, con la finalidad de que proporcionen a los documentos,
seguridad, ordenamiento y preservación.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Préstamos de documentos
El Subproceso de Documentación y Archivo no disponen de registros para el control
de préstamos de documentos, lo que impide verificar la conformidad de ellos al
momento de su devolución y que no se determinen las responsabilidades en caso de
pérdida.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
29. Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,
incluya en el Reglamento Interno para la Administración de Documentos y
Archivo del Ministerio de Economía y Finanzas que se sugiere en la
recomendación 24 de este Informe, centralizándolo en la Secretaria General.
30. Disponga a la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional y
Secretario General, incluya en el Manual de Procedimientos sugerido en la
recomendación 6 de este documento, procedimientos para el préstamo de
documentos, que debe contener plazo de entrega, identificación del beneficiario
del préstamo, su firma y breve descripción de los documentos prestados.
Al Secretario General
31. Hasta que se emita el Manual de Procedimientos sugerido en la recomendación 6
de este documento, imparta instrucciones al personal a su cargo para controlar el
préstamo de documentos.
Biblioteca
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
La Biblioteca, dispone de una guía bibliográfica implementada en Excel que
proporciona información codificada de su material bibliográfico, los protege del
deterioro, en forma adecuada.
El promedio mensual de usuarios fue de 73, los títulos de la mayoría de los libros
que mantienen en la Biblioteca son de ediciones antiguas y en mínima cantidad
relacionados con la especialización del Portafolio.
Recomendaciones
Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,
disponga:
32. A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional, elabore un
Reglamento para la Administración de la Biblioteca, que contenga aspectos de
control bibliográfico, préstamos, adquisiciones, actualización de títulos, provisión
de documentos generados en las diferentes Subsecretarías del Portafolio.
33. El proyecto de Reglamento, remitirá a la Subsecretaría Jurídica Ministerial para
su revisión y aprobación, previa su legalización y emisión por parte del señor
Ministro de Economía y Finanzas.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO
PRESUPUESTARIO DE LA DEUDA PÚBLICA INTERNA
DEPENDENCIA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
AREA SUBSECRETARIA DE CRÉDITO PÚBLICO
PERÍODO 01-01-2004 AL 31-12-2004
INF. No. AI-2006-02-06
Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de Auditoria
Las recomendaciones del Informe No. AI-05-03-06 del 18 de octubre del 2005 de
la Auditoría de Gestión a las fases presupuestarias de la deuda pública externa en el
2003, no se han cumplido y algunas están en proceso de su aplicación, por lo que
sus resultados serán objeto de evaluación en los próximos exámenes.
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas
1. Disponga a los Subsecretarios: General de Finanzas, Economía, Coordinación y
Jurídica, Crédito Público, Presupuestos, Tesorería de la Nación, Política
Económica, Programación de la Inversión Pública y Administrativa que a base
de lo dispuesto con oficio N°. MEF-DM-SG-2005-4746 del 8 de noviembre de
2005 y oficio circular N°. DAIMEF-2006-087 de 9 de marzo de 2006, realicen
un seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones que constan en el
Informe de Auditoría N°. AI-05-03-06 de 18 de octubre de 2005 e informen
sobre las acciones ejecutadas, a fin de adoptar las medidas correctivas oportunas
que contribuyan a mejorar la gestión de la deuda pública.
El FODA de la Subsecretaría de Crédito Público
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
El FODA de la Subsecretaría de Crédito Público elaborado en el 2002 no es
completo, lo que no permite corregir oportunamente las debilidades y prevenir las
amenazas que afectan la gestión de esa Subsecretaría.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
2. Disponga al Coordinador de Capacitación prepare cursos de Planificación
Estratégica y técnica para los funcionarios de la Subsecretaría de Crédito Público
sobre las debilidades comentadas, lo que permitirá complementar su FODA e
implementar nuevas actividades para el control de la deuda pública interna.
Al Subsecretario de Crédito Público
3. Una vez que se haya cumplido con la capacitación del personal, dispondrá a los
Coordinadores de Gestión de Deuda Pública, Evaluación de Operaciones de
Crédito y Operaciones Financieras, que con la participación de la Coordinación de
Fortalecimiento Institucional, revisen e incluyan todos los aspectos relacionados
al proceso presupuestario de la deuda pública en el FODA de la Subsecretaría de
Crédito Público, lo que permitirá corregir oportunamente las debilidades y
prevenir las amenazas que afecta la gestión de esa Subsecretaría.
Reglamento Interno del Ministerio
La falta de un estudio técnico previo el establecimiento del ámbito de acción de cada
Coordinación de la Subsecretaría de Crédito Público, no ha permitido evaluar la
gestión realizada por esas coordinaciones que participan en el proceso presupuestario
de la deuda conforme a la misión establecida para esa Subsecretaría
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
4. Dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, con la participación de los
Coordinadores de Gestión de Deuda Pública, Evaluación de Operaciones de
Crédito, Operaciones Financieras y de Fortalecimiento Institucional, preparen un
estudio específico sobre la necesidad de realizar nuevas actividades que
contribuyan a mejorar la gestión y el control de la deuda pública, entre las que se
debe considerar los planes de riesgos de la deuda e investigación de mercados
financieros a fin de que éstas formen parte del ámbito de acción de las
Coordinaciones de la Subsecretaría de Crédito Público, lo que permitirá una
adecuada evaluación de la gestión realizada para la administración y el control de
la deuda pública
Al Subsecretario General de Coordinación
5. Dispondrá al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, que conjuntamente
con los Coordinadores de Gestión de Deuda Pública, Evaluación de Operaciones
de Crédito y Operaciones Financieras, a base de los resultados del estudio sobre
las nuevas actividades que se incluirán en el ámbito de acción de cada una de
esas Coordinaciones, realicen las gestiones pertinentes para efectuar las
modificaciones del Reglamento Interno del Ministerio, considerando una
adecuada distribución de actividades compatibles y que la información tenga un
flujo normal que facilite el control posterior y la rendición de cuentas.
Colocación de los títulos valor a corto plazo
La Coordinación de Operaciones Financieras de la Subsecretaria de Crédito Público,
coloca los títulos valor de corto plazo, sin dar cumplimiento al Reglamento Interno
del Portafolio que establece esta actividad para la Coordinación de Operaciones de
Tesorería de la Subsecretaría de la Tesorería de la Nación y concentrando la
ejecución de esta actividad en determinados funcionarios
Recomendación
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Subsecretario Administrativo
6. Autorice la asignación de recursos financieros para que la Unidad de
Capacitación en coordinación con los Subsecretarios de la Tesorería de la
Nación y Crédito Público, seleccionen el personal que serán capacitados sobre la
colocación de los títulos de valor a corto, mediano y largo plazo a fin de que
estos sean calificados y se diversifique la negociación de los títulos valor en la
Bolsa de Valores, cumpliendo de esta manera el ámbito de acción conforme lo
señala el Reglamento Interno del Portafolio para cada Subsecretaría.
Manual de Procedimientos para el proceso presupuestario de la deuda pública
La falta de un manual de procedimientos para la deuda pública, dificulta evaluar la
gestión realizada en cada una de las unidades administrativas inmersas en el proceso.
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas
7. Dispondrá al Subsecretario General de Coordinación, que una vez terminado el
Manual de productos y previa una adecuada revisión y modificación del
Reglamento Interno del Portafolio, continúe con la elaboración del manual de
procedimientos, a fin de disponer de esta herramienta de trabajo que facilite la
ejecución de las actividades relacionadas con el proceso presupuestario de la
deuda pública interna.
Programación y Formulación Presupuestaria
El 67.53% de los ingresos de financiamiento interno programados
corresponden a créditos con desembolsos estructurales o de libre disponibilidad
El 67.53% de los ingresos de financiamiento interno programados y aprobados por
el Congreso Nacional, son créditos con desembolsos estructurales o de libre
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
disponibilidad, situación que limita el crecimiento socioeconómico, porque la deuda
pública no es compatible con la capacidad de pago y el país se ve obligado a
endeudarse más para pagar la deuda anterior
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas
8. Que una vez creado el comité de deuda pública, disponga se proceda a la
preparación de planes y evaluaciones de riesgo, estudios de sustentabilidad de la
deuda pública así como un proyecto de políticas de endeudamiento a nivel de
Estado para presentarlo al Ejecutivo para su aprobación a fin de obtener eficacia
y eficiencia en la gestión del endeudamiento público.
9. Disponga al Subsecretario General de Coordinación, cumpla con la preparación
de la planificación estratégica de la deuda pública, conjuntamente con las
unidades administrativas del Portafolio designadas, a fin de que el país disponga
de una herramienta eficaz de control de los niveles de endeudamiento público
con objetivos claros a corto, mediano y largo plazo
Ejecución y Evaluación Presupuestaria
Actualización de la Consolidación de la deuda con el IESS
La falta de la suscripción del convenio de deuda entre el Estado Ecuatoriano y el
IESS no permite registrar y disponer de saldos reales de la deuda pública interna así
como la utilización de indicadores confiables de la sustentabilidad de la deuda
pública.
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
10. Insistirá al Director General del IESS, la suscripción del convenio de la deuda
que el Estado Ecuatoriano debe a esa Institución, previa actualización de la deuda
consolidada al 31 de diciembre de 2002, que fue verificada y legalizada por los
delegados de la Comisión Interinstitucional el 13 de marzo de 2003, a fin de
definir y legalizar el monto de la deuda que el Estado Ecuatoriano tiene con el
IESS y se proceda a su registro y control del pago respectivo dentro de la deuda
pública interna del país.
Evaluaciones de la ejecución presupuestaria de la deuda pública interna
El Ministerio de Economía y Finanzas, no dispone de informes de evaluación de la
ejecución presupuestaria de la deuda pública interna, lo que no permite conocer los
resultados físicos y financieros del endeudamiento, adoptar acciones correctivas,
disponer de datos históricos para programaciones futuras. y facilitar la rendición de
cuentas.
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas
11. Dispondrá al Subsecretario General de Coordinación, que con la colaboración del
Coordinador de fortalecimiento Institucional y la participación de los
Subsecretarios de Crédito Público, Programación de la Inversión Pública, Política
Económica y Presupuestos, definan la Unidad Administrativa responsable de
elaborar la evaluación de la ejecución presupuestaria de la deuda pública, a fin
de que esta actividad se incluya en el respectivo ámbito de acción en el
Reglamento Interno del Portafolio.
12. Mientras se modifique el Reglamento Interno del Portafolio, dispondrá por
escrito a la unidad asignada, proceda a recopilar la información necesaria para la
elaboración de la evaluación de la ejecución presupuestaria de la deuda pública
interna del 2006 que será proporcionada por las Subsecretarías del Portafolio
inmersas en el proceso presupuestario de la deuda, a fin de conocer los resultados
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
de esta fase presupuestaria en forma trimestral, para evaluar la gestión de la
deuda pública y adoptar oportunamente las medidas correctivas que amerite.
Marco legal y normativo para la deuda pública interna
La falta de una ley específica para la deuda publica, impide contar con un marco
jurídico sólido que regule el proceso presupuestario y otros aspectos relacionados
con la gestión de la deuda pública, así como para la rendición de cuentas, la
evaluación y control.
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas
13. Dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, que en coordinación con el
Subsecretario Jurídico Ministerial y la participación de los Subsecretarios,
Política Económica, Presupuestos y Programación de la Inversión Pública,
preparen un estudio respecto a la pertinencia y conveniencia previo a la
formulación de un proyecto de Ley, que establezca las atribuciones y
responsabilidades en materia de contratación, emisión, colocación, registro,
control y evaluación de la deuda pública, enfatizando el proceso presupuestario,
para la correspondiente rendición de cuentas, a fin de presentarlo al Congreso
Nacional para su aprobación.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN EN EL MINISTERIO DE
ECONOMIA Y FINANZAS PROCESO PRESUPUESTARIO
EJERCICIO FISCAL 2004
DEPENDENCIA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
AREA COORDINACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL
PERÍODO 2004
INF. No. AI-2006-03-06
Resoluciones Presupuestarias sin informes
Las resoluciones de los Subsecretarios Administrativos que legalizaron los aumentos,
disminuciones y ciertos traspasos de créditos, efectuados por el Subsecretario de
Presupuestos y Ministro de Economía y Finanzas, no cuentan con los informes
emitidos por analistas de la Coordinación de Administración del Ciclo
Presupuestario impidiendo conocer el fundamento legal y criterios a base de los
cuales se emitieron estos documentos, además las resoluciones presupuestarias
emitidas por los Subsecretarios Administrativos, no mantienen secuencia numérica
dificultando la determinación del total de reformas realizadas por la institución
durante la ejecución presupuestaria del período.
Recomendaciones
El Ministro de Economía y Finanzas dispondrá:
1. Al Subsecretario de Presupuestos, remita a las diferentes instituciones del sector
público no financiero, conjuntamente con las resoluciones presupuestarias de
aumento, reducción y traspasos de créditos, los informes de los analistas de la
Coordinación de Administración del Ciclo Presupuestario que sirvieron de
sustento para su emisión, con el fin de que las entidades dispongan de toda la
documentación suficiente y pertinente respecto de las modificaciones
presupuestarias que realizan.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
2. A la Subsecretaria General de Coordinación, instruya al Secretario General del
Ministerio, que respecto a las Resoluciones Presupuestarias que legalice la
Subsecretaria Administrativa, mantenga un control numérico independiente al del
resto de documentos que suscriba esta autoridad, con el fin de controlar de mejor
manera este proceso.
Componente Programación Presupuestaria
Programa Presupuestario del Ministerio
El Ministerio de Economía y Finanzas, no elaboró su programa institucional en el
que se determinen todas las acciones a desarrollar por parte de la entidad durante el
período, documento que sirva de fundamento para la formulación de la proforma
presupuestaria institucional. Lo expuesto dio lugar a que la proforma presupuestaria
del Ministerio, se formule considerando únicamente las actividades Q100 y H400
denominadas Administración de Economía y Finanzas y Asistencia Social a la
Población Menos Protegida, impidiendo realizar una adecuada estimación de las
necesidades de la institución para el período y dificultando además las evaluaciones
realizadas a la ejecución del presupuesto institucional por parte de la Coordinación
Financiera Institucional.
Recomendación
El Ministro de Economía y Finanzas, dispondrá:
3. A la Subsecretaria General de Coordinación instruya a la Coordinadora de
Fortalecimiento Institucional incluya en el libro III del texto unificado y
compilado de la principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y
Finanzas, relacionado con la organización y administración de la entidad, una
unidad administrativa encargada de la planificación de la institución y de la
función de programación presupuestaria, la cual deberá depender de esta
Subsecretaría de Estado, con el fin de que la entidad pueda contar con su
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
programa institucional, que facilite la formulación de la proforma presupuestaria
del Ministerio de Economía y Finanzas, la realización de las evaluaciones a la
ejecución del presupuesto y la estimación adecuada de sus necesidades.
Componente Formulación Presupuestaria
Totalidad de actividades de la institución no incluidas en Proforma
La proforma presupuestaria de la entidad, fue formulada únicamente a base de las
actividades Q100 y H400 denominadas Administración de Economía y Finanzas y
Asistencia Social a la Población Menos Protegida, las cuales consolidan todas las
acciones realizadas por la institución en el período, sin que se hayan considerado las
establecidas en el Catálogo Funcional de Actividades del Sector Público emitido por
la Subsecretaría de Presupuestos para la formulación de la proforma del período, lo
que dificultó la autoevaluación de la ejecución del presupuesto institucional, así
como el control posterior realizado por Auditoría Interna, impidiendo conocer la
gestión, desempeño personal y el costo de cada actividad.
Recomendación
La Subsecretaria Administrativa, dispondrá:
4. A la Coordinadora Financiera Institucional, que a base del Catálogo Funcional de
Actividades emitido por la Subsecretaría de Presupuestos del Portafolio, formule
la proforma presupuestaria de la entidad, identificando y detallando las diferentes
actividades que desarrolla esta Cartera de Estado. El registro de los movimientos
presupuestarios y contables, se realizará por cada actividad identificada.
Recursos en proforma por valores superiores e inferiores a los devengados
El Ministerio de Economía y Finanzas en su proforma presupuestaria subestimó los
ingresos corrientes y de capital respecto de los valores devengados en el período. En
relación con el grupo gastos corrientes, se solicitó una cantidad inferior a la utilizada
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
y en los grupos gastos de inversión y gastos de capital, se requirieron valores
superiores a los devengados, lo que dio lugar a que durante la fase de ejecución, se
hayan emitido modificaciones presupuestarias de aumentos, reducciones y traspasos
de créditos, llegando a devengarse en el período recursos que representan el 783.99%
respecto del monto solicitado en la proforma presupuestaria, distorsionando la
información presupuestaria y contable de la entidad.
Recomendación
La Coordinadora Financiera Institucional dispondrá:
5. A los funcionarios encargados de la formulación de la proforma presupuestaria
de la institución, consideren en esta fase, a más de las directrices presupuestarias,
plan operativo de la entidad y programa institucional, información estadística
sobre la tendencia de ingresos y gastos efectivos en los diferentes períodos,
resultados de la evaluación presupuestaria realizada por la Contraloría General
del Estado, Auditoría Interna, la propia entidad y la Subsecretaría de
Presupuestos, procedimiento que permitirá efectuar proyecciones más prudentes,
respecto de los ingresos y egresos que deben presentarse en la proforma
presupuestaria.
Registro de egresos en subgrupos y partidas que no corresponden
El presupuesto de la entidad, presenta varios egresos relacionados con el Costo del
Servicio del Bono de Desarrollo Humano, pago del Bono de Desarrollo Humano y
honorarios a varios asesores de las diferentes autoridades de la institución,
clasificados en subgrupos y partidas que difieren de los conceptos señalados. El
hecho comentado dio lugar a que en la ejecución presupuestaria se hayan realizado
reformas presupuestarias de texto, cifrado y traspaso de créditos con el fin de
reclasificar los rubros relacionados con el Bono de Desarrollo Humano sin que lo
hayan realizado en las partidas adecuadas, por lo que el registro contable de estas
operaciones se realizó en cuentas que no corresponden, distorsionando la
información presentada en los diferentes estados financieros.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Recomendaciones
La Coordinadora Financiera Institucional dispondrá:
6. A los funcionarios encargados de formular la proforma presupuestaria del
Ministerio de Economía y Finanzas, clasifiquen los recursos que se requieran en
el período, dentro de las partidas y subgrupos de gasto respectivos, además
realicen las observaciones necesarias en los casos de inadecuada clasificación de
los recursos en el presupuesto de la institución por parte de la Subsecretaría de
Presupuestos, con el fin de que las operaciones que se realicen durante la
ejecución, se registren en las partidas y cuentas pertinentes y que los estados
financieros que se emitan reflejen estos resultados.
7. Solicitará a la Subsecretaria Administrativa, se organicen eventos de capacitación
para el personal de la Coordinación Financiera Institucional encargado de las
diferentes fases del proceso presupuestario, con el fin de actualizar los
conocimientos de estos servidores, lo que facilitará el desempeño de sus
actividades.
Componente Ejecución Presupuestaria
Registro de ejecución presupuestaria a nivel de subgrupos
La ejecución presupuestaria de varios egresos del Ministerio de Economía y
Finanzas, se presenta a nivel de subgrupos, sin embargo de que el Reglamento a la
Ley de Presupuestos del Sector Público establece la responsabilidad de desglosar
internamente sus erogaciones al nivel mínimo de gasto. Lo anotado dificultó el
control posterior e impidió conocer el valor utilizado con cargo al presupuesto del
período por cada rubro.
Recomendación
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
La Coordinadora Financiera Institucional dispondrá:
8. A los funcionarios encargados de la formulación de la proforma presupuestaria
de la entidad, efectúen este procedimiento a nivel de partida y consoliden la
información a nivel de subgrupos, en los casos exigidos por las directrices
presupuestarias, con fines de remisión del documento a la Subsecretaría de
Presupuestos para su análisis y validación. Una vez que reciban el presupuesto
institucional aprobado por el Congreso Nacional ingresarán esta información en
el sistema a nivel de partida y de distribuidor si el caso lo amerita, con la
finalidad de registrar las operaciones que efectúe esta entidad durante la
ejecución presupuestaria en el ítem correspondiente, lo que permitirá conocer el
gasto de cada rubro.
Resoluciones Presupuestarias
En el presupuesto de la entidad la Subsecretaría de Presupuestos incluyó el rubro
84.99.00.001.0 denominado en Obras de Infraestructura por la cantidad de U.S.
$25.000 de la actividad A128, sin que haya sido requerido en la proforma
presupuestaria. En el clasificador presupuestario de ingresos y gastos el código de
este egreso corresponde a Asignaciones a Distribuir. Durante la ejecución
presupuestaria la Subsecretaria Administrativa emite varias resoluciones
presupuestarias internas las cuales rectifican el código de este egreso a nivel de
subgrupo y su nombre pero en una Actividad no aprobada en el presupuesto de la
institución, posteriormente aumenta el cupo de este egreso y finalmente realiza
varios traspasos de créditos de este rubro a partidas del subgrupo bienes muebles, sin
que en el egreso Asignaciones a Distribuir Cr. se haya devengado valor alguno en el
período. Lo expuesto ha dado lugar a que se utilicen recursos en rubros distintos a los
aprobados inicialmente como en los casos de vehículos, equipos, sistemas, paquetes
informáticos y partes y repuestos.
Recomendaciones
El Ministro de Economía y Finanzas dispondrá:
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
9. Al Subsecretario de Presupuestos instruya a los analistas encargados de validar
las proformas de las entidades, aprueben en este proceso los recursos necesarios
para el desarrollo de las diferentes actividades que les permita el cumplimiento
de metas y objetivos y no incluyan partidas globales sujetas a distribución,
observando lo establecido en las directrices presupuestarias emitidas por esta
Subsecretaría para cada período.
10. A la Subsecretaria Administrativa evite emitir resoluciones presupuestarias para
actividades no aprobadas en el presupuesto de la entidad, relacionadas a partidas
globales sujetas a distribución y a nivel de subgrupos, en este último caso hará
referencia a cada ítem o distribuidor específico, en todos los casos se observará el
Catálogo Funcional de Actividades del Sector Público.
Componente Evaluación Presupuestaria
Evaluación Presupuestaria de la entidad
Funcionarios de la Coordinación Financiera Institucional, realizaron la evaluación
presupuestaria del período, a base del análisis de la ejecución presupuestaria, los
informes presentados contienen un estudio sobre el comportamiento del gasto
respecto a la asignación inicial, presupuesto codificado, valores devengados por
grupos de gasto y su proyección al 31 de diciembre, documentos que fueron
remitidos en fechas posteriores a los quince días del mes siguiente a cada trimestre,
lo que ha dificultado el proceso de evaluación y ha impedido establecer el
cumplimiento de metas y objetivos de la entidad y la medición de la gestión por cada
actividad.
Recomendación
La Coordinadora Financiera Institucional, dispondrá:
11. A los funcionarios designados para efectuar la evaluación presupuestaria de la
entidad, consideren el contenido del programa institucional, proforma y
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
presupuesto para medir los resultados alcanzados y la gestión y determinar el
cumplimiento de metas y objetivos de la entidad por cada actividad, utilizando
indicadores de eficacia y eficiencia y otros que se incluyan en los documentos
citados, con el fin de establecer las variaciones producidas en el ejercicio, las
causas que las provocaron, formular sugerencias que permitan corregirlas y
efectuar proyecciones más aproximadas a la realidad respecto de los ingresos y
egresos que se presentan en las proformas presupuestarias. Este procedimiento
debe ser efectuado de manera trimestral y al final del período, los informes de
evaluación remitidos a la Subsecretaría de Presupuestos dentro de los primeros
quince días del mes siguiente al respectivo trimestre y el anual dentro de los
quince días del mes de enero del siguiente año.
Componente Liquidación Presupuestaria
Liquidación Presupuestaria de la Institución
El proyecto de liquidación presupuestaria de la entidad no fue preparado y remitido a
la Subsecretaría de Presupuestos, lo que ha impedido a la entidad y a la Subsecretaría
de Presupuestos contar con esta información.
Recomendación
La Subsecretaria Administrativa, dispondrá:
12. A la Coordinadora Financiera Institucional instruya a funcionarios de esta
unidad, preparen el proyecto de liquidación presupuestaria del Ministerio de
Economía de cada ejercicio, en el cual se establezcan los ingresos recibidos, los
gastos devengados y el déficit o superávit del período, documento que será
remitido a la Subsecretaría de Presupuestos hasta el 15 de enero del siguiente
año, para lo cual deberán observar las normas técnicas de control, evaluación y
liquidación presupuestaria y demás normativa que se expida al respecto.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CUSTODIA Y
ENTREGA DE ESPECIES FISCALES A LAS
INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO
DEPENDENCIA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
AREA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN
PERÍODO 01-01-2003 AL 31/12/2004
INF. No. AI-2006-04-06
Cumplimiento de recomendaciones
Las recomendaciones del informe AI-02-09-06 de diciembre 4 de 2002, N°s. 3, 7, 6,
8, 9 y 5 se cumplieron y las 1, 4 y 2 de manera parcial, lo que ha determinado que no
se expida los Reglamentos: al artículo 11 de la Ley para la Promoción de la
Inversión y la Participación Ciudadana y el sustituto al Reglamento de Impresión de
Especies Valoradas, por los cambios continuos de autoridades del MEF.
Recomendaciones
El Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
1. Al Subsecretario General Jurídico Ministerial
Tramite el proyecto de Decreto Ejecutivo para expedir el Reglamento al
artículo 11 de la Ley para la Promoción de la Inversión y Participación
Ciudadana, para su aprobación y ponerlo a consideración del señor
Presidente de la República previo a su expedición.
En coordinación con el Subsecretario de Tesorería de la Nación y Director
del Instituto Geográfico Militar revise y complemente el Reglamento
Sustitutivo al Reglamento de Impresión de Especies Valoradas y remita al
señor Ministro para su revisión, aprobación y promulgación.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
A la Subsecretaria General de Coordinación, disponga:
2. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, que conjuntamente con
funcionarios del área de Especies Fiscales de la Coordinación de Transferencias
de Recursos Financieros de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, analice
las funciones y responsabilidades que están a cargo de esa área, así como la
normatividad que regula su funcionamiento, a fin de que defina con claridad su
ámbito de acción y ubicación dentro de la estructura orgánica de esa
Subsecretaría y preparen su Manual de Procedimientos, documentos que serán
remitidos a la Subsecretaría General Jurídica para su revisión, previo envío al
señor Ministro para su aprobación y legalización.
Ambiente de Control
La unidad de Especies Fiscales de la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, no
consta como tal en el Reglamento Orgánico del Ministerio, si no como una actividad
de la Coordinación de Transferencias de Recursos Financieros de esa Subsecretaría,
ocasionando que el responsable de dicha Coordinación no haya participado en las
actividades de Especies Fiscales y se haya concentrado toda su responsabilidad en el
líder de esa área.
Recomendaciones
A la Subsecretaria General de Coordinación, disponga:
3. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional
- En consideración de la recomendación N° 2 de este informe, revise el ámbito de
acción de la Coordinación de Transferencia de Recursos Financieros y defina las
funciones y responsabilidades que compete a esta Coordinación en lo referente
a la actividad de administrar y custodiar las especies fiscales, resultados que
permitirán establecer la necesidad de mantener la unidad de Especies y
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
determinar con claridad las responsabilidades de cada servidor y niveles de
autoridad.
- Defina la unidad administrativa responsable de dirigir y controlar la aplicación
del Reglamento Orgánico del MEF y solicite al señor Ministro su incorporación
al citado Reglamento.
Capacitación del personal
Los servidores del área de Especies Fiscales no han recibido capacitación en el
período analizado, ocasionado que sus labores cotidianas se realicen a base de la
costumbre, impidiendo la optimización de su desempeño.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
4. A la Coordinadora de Capacitación que en conjunto con el responsable del área
de Especies Fiscales de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, analice y
determine las necesidades de capacitación y actualización de conocimientos del
personal a su cargo, a base de sus resultados elabore un plan de capacitación
específica para impartir a dichos servidores, que incluyan eventos de informática
y los relacionados con las actividades que desempeñan, con la finalidad de
optimizar el uso del recurso humano.
A la Subsecretaria General de Coordinación, disponga:
5. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, incluya en el Instructivo
para la programación del plan operativo anual los requerimientos de
capacitación del personal, lo que permitirá a Especies Fiscales incorporar en el
Plan Operativo Anual estas actividades y prever los recursos necesarios.
Seguridades de la bodega de especies fiscales del MEF
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
El Ministerio de Economía y Finanzas dispone de una bodega para almacenar las
especies fiscales impresas en el Instituto Geográfico Militar y su distribución a las
entidades públicas comercializadoras, esta funciona en la planta baja del edificio del
Ministerio, sin las debidas seguridades, ocasionando que las existencias de especies
valoradas que permanecen en la ella tengan riesgos de pérdida por deterioro y
siniestros.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
6. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad realice:
Un estudio técnico del área física de la bodega de especies fiscales, con la
finalidad de establecer las necesidades de seguridad que requiere esta para
prevenir el deterioro y desaparición de las especies valoradas, los resultados
con las sugerencias pondrá a conocimiento del Subsecretario Administrativo
para las acciones pertinentes.
Previo una adecuada revisión de la cobertura de la Póliza de Incendio que el
Ministerio de Economía y Finanzas tiene contratada para sus edificios y
contenidos, determine si esta cubre la pérdida y destrucción de las especies
fiscales, caso contrario realice un análisis de costo beneficio para definir su
contratación.
Transporte de Especies Valoradas del Instituto Geográfico Militar al Ministerio
El MEF no dispone de un vehículo fijo y adecuado para el traslado de las especies
fiscales del Instituto Geográfico Militar a la Bodega del Ministerio, tampoco los
contratos de impresión incluyen una cláusula que obligue al IGM a entregar en el
MEF, ocasionando que el traslado no se realice de manera segura y que el personal
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
que cumple esta tarea lo realice con sus propios medios o se suspenda su traslado
con el consecuente retardo en su distribución.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
7. Negocie con el Director del Instituto Geográfico Militar la necesidad de que el
IGM realice la entrega recepción de las especies valoradas impresas en la
Bodega del MEF, lo que permitirá incluir en los contratos de impresión la
obligación del IGM de trasladar estos documentos valorados al MEF, a la vez
que proporcionará seguridad y agilidad en este proceso.
Constatación física en la Bodegas de especies valoradas del Ministerio
No se realizan constataciones físicas de las especies valoradas existentes en bodega,
impidiendo sean conciliadas con los registros de control y se adopten acciones para
aquellas que están sin movimiento por varios años.
Recomendación
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, disponga:
8. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, incluya en los
planes operativos anuales de la Coordinación a su cargo como una actividad a
cumplirla de manera periódica, la constatación física de las especies valoradas
existentes en la Bodega y sus resultados serán conciliados con los registros de
control, los resultados comunicará a su autoridad para que adopten las acciones
que ameriten.
Información y Comunicación para Especies Fiscales interna y externa
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
El MEF no dispone de un medio adecuado de comunicación interna para el
seguimiento y control de los tramites de contratación de impresión de especies
valoradas, como de información externa para dar a conocer a la entidades públicas
comercializadoras del estado de los mismos y las existencias de especies en bodega.
Ocasionando retardo en la suscripción de los contratos de impresión de especies y
demora en la distribución.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
9. Al Coordinador de Tecnología Informática
Desarrolle un programa para el seguimiento y control de los trámites de
contratación de servicios de impresión de especies fiscales con el IGM que
permita acceder al usuario interno y externo y conocer el estado de su
pedido.
En coordinación con el personal de la Subsecretaría Tesorería de la Nación
encargado de la actividad de administrar y custodiar las especies fiscales,
prepare la información suficiente respecto a la contratación de impresión y
existencias de especies fiscales para su incorporación a la página Web del
MEF.
Entrega recepción de registros y archivos y especies
El área de Especies Fiscales no ha elaborado las actas de entrega recepción de las
especies fiscales de bodega, registros y documentos, previo a los cambios
administrativos del personal o redistribución interna de tareas, lo que impide
continuar con el trabajo pendiente, delimitar las responsabilidades y adoptar
acciones correctivas.
Recomendaciones
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación
10. Disponga al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros:
Incluya en el documento de disposición de cambio administrativo del
personal de Especies Fiscales o redistribución de tareas, la obligación de
efectuar la entrega recepción de registros y documentos, cuidando que estos
se encuentren actualizados, dejando constancia en el acta la fecha del corte y
del detalle de dicha información, copia de ella enviará a la Coordinación de
Recursos Humanos para la emisión de la acción correspondiente y archivo en
sus respectivos expedientes.
11. Solicite al Subsecretario Administrativo, disponga a la Coordinadora Financiera
Institucional, delegue a un colaborador para que participe en la entrega recepción
de las especies fiscales existentes en la bodega, suscriba el acta de entrega
recepción de manera conjunta con los responsables entrante y saliente. Concilie
la información del acta con los registros de control, los resultados establecidos
los comunicará a los Subsecretarios Administrativo y de Tesorería de la Nación
para las acciones correspondientes.
Supervisión de Actividades
No se efectúa en el área de Especies Fiscales de la Coordinación de Transferencias
de Recursos Financieros, la supervisión del funcionamiento del sistema el control
interno aplicado en sus operaciones. Ocasionando que el responsable realice
autoevaluaciones sin dejar constancia de sus resultados, impidiendo a los
Subsecretarios de Tesorería de la Nación, conozcan de las de las deficiencias y
promueven su cambio o fortalecimiento.
Recomendación
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, disponga:
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
12. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, incluya en los planes
operativos anuales de la Coordinación a su cargo las actividades de supervisión y
evaluación del sistema de control interno del área de Especies Fiscales,
previendo la asignación del recurso humano y de tiempo para su ejecución.
Planes Operativos del Área de Especies Fiscales
Los planes operativos anuales del área de Especies Fiscales de la Coordinación de
Transferencias de Recursos Financieros, son incompletos y no contienen metas
cuantificadas, indicadores de gestión y cronogramas de ejecución detallados,
impidiendo que sus planes operativos se utilicen como una herramienta eficaz para
su desarrollo y evaluación de la gestión del área en referencia.
Recomendaciones
A la Subsecretaria General de Coordinación, disponga:
13. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional
Gestione en forma conjunta con la Coordinación de Capacitación de la
Subsecretaria Administrativa la organización de cursos de capacitación
sobre fundamentos y técnicas de elaboración de planes operativos y de
elaboración de indicadores de gestión para la Coordinación de Transferencias
de Recursos Financieros y su área de Especies Fiscales, lo que facilitará la
preparación de sus respectivos planes operativos y su evaluación.
Prepare una guía metodológica de planificación operativa, que contenga a
más de las definiciones básicas, las técnicas y métodos de programación con
un ordenamiento secuencial del proceso a seguir y ejemplos prácticos, que
facilite su aplicación a los responsables de elaborar, controlar y evaluar el
desarrollo y cumplimiento de los planes operativos.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Base legal para impresión y emisión de especies fiscales
Varias normas que regulan la contratación de servicios de impresión de especies
fiscales del MEF con el IGM no se cumplen, ocasionando que la contratación del
servicio de impresión de especies valoradas se fundamente en disposiciones no
aplicables y no se haya realizado el seguimiento y control de las especies entregadas,
objetivo del Plan Operativo Anual de Especies Fiscales .
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
14. Al Subsecretario General Jurídico Ministerial, que en coordinación con el
Subsecretario de la Tesorería de la Nación y Director del Instituto Geográfico
Militar, analice el Decreto Legislativo N° 14 y su Reglamento y el Reglamento
de Impresión que norma la contratación de servicios de impresión de especies
valoradas con el IGM, con el fin de realizar las reformas necesarias para
actualizarla acorde a la estructura actual del MEF, a sus facultades y necesidades
de las entidades públicas comercializadoras, documento que será remitido al
Ministro para su revisión y envío a la Presidencia de la República.
Cotizaciones
Las cotizaciones aceptadas por el MEF, presentadas por el IGM para la impresión de
especies valoradas no contienen las condiciones de la oferta, omiten el tipo de
papel, cantidad, sistema de impresión aplicarse y precios unitarios, ocasionando
que el MEF reciba las especies entregadas por el IGM sin posibilidad de reclamo.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
15. Al Subsecretario General Jurídico Ministerial:
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
En conjunto con la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, incluya en
el Reglamento Interno de contratación del Ministerio procedimientos para la
contratación de impresión de especies fiscales, lo que permitirá se aplique un
procedimiento similar al del resto de contrataciones, considerando que el
IGM es el único oferente.
Incluya en los contratos de impresión de especies fiscales a ser firmados entre
el Ministerio de Economía y Finanzas y el Instituto Geográfico Militar las
cláusulas que contenga el tipo de papel, cantidad, sistema de impresión,
precio unitario y especificaciones técnicas, lo que facilitará la evaluación del
cumplimiento del contrato.
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
16. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad:
En coordinación con el personal del área de Especies Fiscales defina la
información que debe contener las ofertas del IGM, cuidando que entre otras
especificaciones conste: tipo de papel, cantidad, sistema de impresión y
precios unitarios.
En todos los requerimientos de impresión de especies fiscales, exija que las
cotizaciones presentados por el IGM, incluyan las especificaciones descritas en la
recomendación anterior, lo que facilitará su inclusión en los contratos
correspondientes.
Acuerdos Ministeriales y Contratos de Impresión de especies fiscales
Se determinó que algunos contratos de impresión de especies valoradas emitidos en
los años 2003 y 2004, no fueron suscritos dentro del plazo establecido, sino con
demora que oscilan entre 21 a 208 días laborables y que varios trabajos de impresión
se iniciaron antes de la suscripción del contrato, en tiempos anticipados de 5 a 103
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
días laborables, ocasionando que algunos trabajos de impresión de especies fiscales
se hayan iniciado sin el respectivo contrato para exigir su cumplimiento.
Recomendación
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, solicite:
17. A la Subsecretaria General de Coordinación, disponga a la Coordinadora de
Fortalecimiento Institucional, desarrolle los procedimientos que se aplican para el
proceso de contratación de los servicios de impresión de especies valoradas con
el Instituto Geográfico Militar, cuidando de identificar la unidad administrativa
responsable de cada parte del citado proceso e incluir los formatos de control, a
fin de que los contratos de impresión de especies valoradas se suscriban en los
tiempos previstos en el Reglamento al Decreto 014 y facilite el seguimiento y
control.
Custodia, Registro y Distribución
Los costos por servicio de emisión de especies valoradas prestado por el MEF a las
entidades públicas comercializadoras, no prevé los costos incurridos por recepción,
custodia, registro y distribución de las mismas, este corresponde solo al precio de
impresión. Ocasionando que no se disponga de costos reales del servicio prestado,
consecuentemente no se haya recuperado su totalidad, a más de la demora en su
recuperación.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
18. Al Subsecretario General Jurídico Ministerial, incluya en el proyecto de Decreto
que contiene el Reglamento al artículo 11 de la Ley para la Promoción de la
Inversión y la Participación Ciudadana, Art. 4.- Recuperación de costos de
impresión y/o elaboración, los costos que incurre el MEF en las actividades de
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
recepción, custodia, registro y distribución de especies valoradas a las entidades
públicas comercializadoras a más del costo de su impresión.
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
19. Al Coordinador Financiero Institucional, que de manera conjunta con personal de
la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, Coordinación de Recursos Materiales
y Servicios de Seguridad y Subsecretaría General Jurídica que participan en el
proceso de emisión de especies fiscales, prepare la proforma presupuestaria para
el proceso en referencia, tomando en cuentas el costo de los recursos materiales,
humanos y financieros a emplearse, lo que permitirá disponer de un presupuesto
especifico y determinar el costo real del servicio prestado.
Movimiento de especies valoradas
Las diferencias establecidas entre los egresos del registro “Movimiento de Especies
Valoradas del 2004” de algunas especies fiscales entregadas a las entidades públicas
comercializadoras y los ingresos del formato “Control de la Recaudación”,.
Ocasionando que el MEF no disponga de información confiable del movimiento de
las especies, que es uno de sus objetivos operativos.
Recomendación
Al Subsecretario General de Finanzas, disponga:
20. A la Coordinadora de Gestión de las Finanzas Públicas que de manera conjunta
con el Subsecretario de Tesorería de la Nación y Subsecretario Administrativo,
conformen un equipo de trabajo para que previo determinación de las
necesidades de información financiera del movimiento de las especies fiscales,
diseñe un programa para habilitar el uso de las Cuentas de Orden en el SIGEF
Institucional para el registro y control de las especies fiscales, lo que permitirá
conocer los ingresos y egresos generados por la administración de las especies
fiscales y sus resultados formarán parte de los estados financieros.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, disponga:
21. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, mientras se cumple
la recomendación anterior elabore los procedimientos de control a ser aplicados
por el responsable de Especies Fiscales que permitan la conciliación de los
egresos de especies valoradas que constan en el formato de Movimiento de
Especies Valoradas con los ingresos del formato de Control de la Recaudación,
de existir errores con la información de las entidades públicas comercializadoras
les comunicará sugiriendo los ajustes que ameriten, lo que permitirá conciliar las
cantidades entregadas con el ingreso que estas entidades mantienen.
Retroinformación de las entidades comercializadoras
Algunas entidades públicas que comercializan las especies fiscales entregadas por
el MEF envían de manera incompleta la retroinformación del movimiento de las
especies, sin los saldos de la constatación física y la certificación de la conciliación
de los valores recaudados y sus depósitos, ocasionando que la Subsecretaria de
Tesorería de la Nación no disponga de información completa y confiable del saldo
de especies valoradas que mantienen en custodia las entidades públicas
comercializadoras y de los ingresos de autogestión que genera su venta.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación
22. Envíe al Subsecretario General Jurídico Ministerial el proyecto de Normas a
aplicarse en la Subsecretaría a su cargo, que incorpora temas relacionados con
especies fiscales para que lo analice y ajuste a la normatividad vigente, cuidando
mantener procedimientos para implementar el control de las especies fiscales
entregadas por el MEF a las entidades públicas comercializadoras, lo que
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
permitirá efectuar un adecuado control de sus existencias y de los ingresos por
concepto de su venta.
23. Que mientras se cumple la recomendación anterior, preparare para su firma un
oficio para las autoridades máximas de las entidades públicas comercializadoras
de especies valoradas, comunicando las falencias de la retroinformación y el
pedido de remitirla de manera completa y conciliada de sus existencias e
ingresos producto de la venta, lo que facilitará su control.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO
ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO EN LA COORDINACIÓN
DE TECNOLOGÍA INFORMATICO
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMATICA
PERÍODO 01-01-2004 AL 31/12/2004
INF. No. AI-2006-05-06
Cumplimiento de recomendaciones
De las diecisiete recomendaciones emitidas en el Informe de Auditoría N° AI-04-04-
06, fueron cumplidas las N°s. 1, 2, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 14, 15, 16, 17, no fueron
cumplidas las N°s. 3 y 13 y fueron cumplidas parcialmente las N° 5 y 12.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
1. A la Coordinadora de Fortalecimiento analice la recomendación N° 3 del Informe
N° AI-04-04-06, a fin de que establezca la conveniencia de que la Coordinación
de Tecnología Informática pase a depender orgánicamente de una Subsecretaría
General.
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
2. Al Coordinador de Recursos Materiales presente el Inventario del parque
informático a la Coordinación Financiera Institucional a fin de que procedan con
la verificación y ajustes contables pertinentes a la cuentas “Equipos, Sistemas y
Paquetes informáticos” “Repuestos y Accesorios”con la finalidad de que los
estados financieros reflejen valores al respecto. Información que será remitida a
Auditoría Interna.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
3. Al Coordinador de Tecnología Informática revise y remita el Reglamento sobre
la utilización y control de los equipos informáticos a la Coordinación de
Fortalecimiento Institucional a fin de que ésta proceda con la aprobación en
forma conjunta con la Subsecretaría Jurídica Ministerial y se lo expida para su
aplicación.
El Plan Operativo de la Coordinación de Tecnología Informática
No se han definido de manera específica las metas e indicadores que permitan medir
y evaluar cada una de las actividades, objetivos propuestos de la Coordinación de
Tecnología Informática.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, dispondrá:
4. Al Coordinador de Capacitación prepare un evento sobre Planificación para los
funcionarios de la Coordinación de Tecnología Informática, a fin de instruirles de
tal manera que les permita desarrollar sus planes de manera completa y facilite la
ejecución ordenada de las actividades tendientes a lograr las metas y objetivos de
la Coordinación de Tecnología Informática.
5. Al Coordinador de Tecnología Informática, solicite al Coordinador de
Fortalecimiento Institucional, los asesore en la preparación de su Plan Operativo
Anual por proyectos, cuidando fijar metas, precisar objetivos y desarrollar
indicadores de gestión específicos, considerando las áreas relevantes e
identificando las variables relacionadas con los objetivos, metas y
procedimientos aplicados, que permitan evaluar el cumplimiento del Plan
Operativo
Evaluación del Plan Operativo año 2004
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
El Plan Operativo del año 2004, de la Coordinación de Tecnología Informática
contiene 86 actividades a desarrollar, de las cuales en promedio se efectuaron el
79.65%, sin afectar el desenvolvimiento informático del Ministerio de Economía y
Finanzas.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
6. Al Subsecretario Jurídico Ministerial del Portafolio se prepare un reglamento
interno de Recursos Humanos acorde a la nueva Ley de Servicio Civil y Carrera
Administrativa y de Unificación y Homologación de las remuneraciones del
Sector Público, a fin de que la Coordinación de Tecnología Informática cuente
con la base legal para terminar con el módulo de permisos y vacaciones del
Sistema de Control y Asistencia (SICA)
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
7. A los Coordinadores de Tecnología Informática y Financiera Institucional
incluyan en el Plan Operativo Anual, las estimaciones presupuestarias suficientes
que permitan ejecutar las actividades planificadas sin suspenderlas.
8. Al Coordinador de Tecnología Informática, previa la inclusión de determinadas
actividades en el Plan Operativo Anual de la Coordinación a su cargo, las ponga
en conocimiento de las autoridades respectivas a fin de obtener su aprobación y
evitar que en la fase de ejecución sean suspendidas.
9. Al Coordinador de Tecnología Informática, una vez se cuente con el Reglamento
Interno de Administración de Recursos Humanos, proceda a concluir con el
sistema SICA, en los módulos inconclusos.
Requerimientos de Soporte
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
No se mantiene un adecuado control de los requerimientos de Soporte Técnico y su
atención, sin embargo la satisfacción del usuario cubre un 83%.
Recomendaciones
Al Coordinador de Tecnología Informática, disponga:
10. Se complemente el Sistema ya elaborado para el registro de requerimientos, a fin
de que cubran el servicio proporcionado por Soporte Especializado.
11. A los Lideres de los Subprocesos: Técnico de Soporte a Usuarios,
Administración Informática y Base de Datos, implanten y utilicen el sistema
complementado para el control de requerimientos, a fin de poder determinar el
grado de eficiencia en la atención a usuarios y medir el cumplimiento de uno de
los objetivos de la Coordinación de Tecnología Informática
12. Implemente formularios preimpresos y prenumerados, que serán utilizados con
cada uno de los usuarios en cada servicio prestado por parte de Soporte a
Usuarios, los mismos que contendrán entre otros:
Fecha
Nombre del usuario
Unidad a la que pertenece el usuario
Tarea realizada
Nombre del funcionario que presta el servicio
Firma del usuario
Calificación del servicio recibido por parte del usuario
Entrega y control de Equipos Informáticos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Las Coordinaciones de Tecnología Informática y Recursos Materiales no mantienen
una adecuada coordinación para la asignación y traspaso de equipos informáticos a
los funcionarios del Portafolio, lo que ocasiona que no concilien sus inventarios.
Recomendación
A la Subsecretaria General de Coordinación, disponga:
13. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional que de manera conjunta con
los Coordinadores de Tecnología Informática y Recursos Materiales preparen un
instructivo que contenga los pasos a cumplirse para mantener coordinación
permanente en las actividades relacionadas con la Administración del parque
informático y se proceda con su aplicación
Programas Informáticos sin licencia
Para la utilización del Sistema Operativo que utiliza el Ministerio de Economía y
Finanzas no se concluyeron los procedimientos de adquisición de la licencia
ocasionando que no se cumpla con una de las actividades programadas en el Plan
Operativo de la Coordinación de Tecnología Informática para el año 2004.
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas, dispondrá:
14. A la Subsecretaria Administrativa, adopte los procedimientos que permitan la
adquisición de la licencia para la utilización del Sistema Operativo en el
Ministerio de Economía y Finanzas, evitando consecuencias a futuro.
Sistemas Informáticos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
En el Subproceso de Administración Informática no mantienen un registro de las
modificaciones de las transacciones a nivel de base de datos, lo que impide dejar
pistas de auditoría y determinar responsabilidades.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, dispondrá:
15. A los Coordinadores de Tecnología Informática y Recursos Materiales que están
inmersos en el proceso, inicien con el trámite de adquisición de un sistema de
almacenamiento que permita activar la opción de Auditoría de la base de datos y
de esta manera mantener control sobre las transacciones a este nivel.
16. Al Coordinador de Tecnología Informática, disponga que los desarrolladores de
software no tengan libre acceso a la base de producción, cerrando la
responsabilidad en el Administrador.
Seguridad en la red
El Ministerio de Economía y Finanzas no cuenta con una red interna segmentada, a
pesar de tener un solo cableado, situación que no permite implantar políticas de
control de acceso a nivel lógico y físico de la red, ocasionando disminución en los
niveles de seguridad para el uso de la red.
Recomendaciones
Al Coordinador de Tecnología Informática
17. Analice el informe realizado por los lideres de los procesos de Administración
Informática y de Redes y Comunicaciones, a fin de que lo remita a la
Subsecretaria Administrativa con las recomendaciones técnicas pertinentes, lo
que facilitará la decisión de compra de los equipos de comunicación (Switches
dispositivos inteligentes).
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Subsecretario Administrativo, dispondrá:
18. A los Coordinadores que intervienen en el proceso, se inicie con los trámites
pertinentes para la adquisición de los equipos de comunicación.
Plan de Contingencia
El Ministerio de Economía y Finanzas no cuenta con un Plan de Contingencia que
permita superar una emergencia informática, corriendo el riesgo de suspender los
servicios en varias entidades del Gobierno Central y Seccional a nivel nacional.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, dispondrá:
19. Al Coordinador de Tecnología Informática realice el estudio, a fin de determinar
el presupuesto que necesita para poner en marcha el Plan de Contingencia, lo que
permite prevenir el riesgo de suspensión de servicio por fuerza mayor.
20. A los Coordinadores de Tecnología Informática y Financiero Institucional
incluyan la actividad y los recursos necesarios para el desarrollo del Plan de
Contingencia
21. Que una vez desarrollado el Plan de Contingencia efectúe pruebas simuladas en
forma periódica, a efectos de monitorear el desempeño de los funcionarios
responsables ante eventuales desastres.
Página WEB del Ministerio
La página WEB del Ministerio de Economía y Finanzas no contiene toda la
información que generan las diferentes Subsecretarías y además la información
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
proporcionada es histórica, ocasionando que no se transparenten las actividades del
Portafolio a través de la información proporcionada.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas, dispondrá:
22. A la Subsecretaria de Coordinación General, conjuntamente con la Subsecretaría
Jurídica Ministerial, preparen un Reglamento Interno para la administración de la
información del Portafolio, a ser publicada en la página Web, el que contendrá
entre otros:
Funcionarios encargados de validar la información a ser publicada
Funcionarios responsables de preparar y entregar la información
Periodicidad de entrega de la información
Presentación de Informes de uso Interno y Externo
Definición de archivos y custodia de la Información
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
23. A los Coordinadores de Tecnología Informática y Financiero Institucional
realicen el trámite pertinente a fin de adquirir el servidor para la plataforma WEB
con su respectivo licenciamiento.
24. Al Coordinador de Tecnología Informática redireccionar el desarrollo de los
Aplicativos para que la información a ser publicada en la Web del Ministerio sea
en tiempo real.
25. Al Coordinador de Capacitación prepare un evento de capacitación sobre
Administración de páginas WEB, con los lineamientos de la Coordinación de
Tecnología Informática y la participación del personal encargado del desarrollo y
manejo de la página WEB.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA CORRIENTE UNICA
DEL TESORO NACIONAL
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN
AREA CUENTA CORRIENTE ÚNICA DEL TESORO NACIONAL
PERÍODO 01-01-2004 AL 31-06-2005
INF. No. AI-2006-06-06
Entrega de recursos presupuestarios sin justificativos
Determinadas transferencias a entidades del sector publico, se las realiza, sin contar
con la información financiera del mes anterior, ocasionando desigualdad en la
atención de requerimientos presupuestarios efectuadas por las entidades
beneficiarias.
Recomendación
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación
1. Oficiará a las máximas autoridades beneficiarias de las transferencias de recursos
presupuestarios exigiéndoles envíen la información de los recursos recibidos y
utilizados previa a las nuevas asignaciones, caso contrario deberá suspenderlas
hasta que se cumpla con esta obligación.
2. Dispondrá al Coordinador de Transferencia de Recursos Financieros, que previó
a la entrega de recursos financieros, verifique que las entidades beneficiarias
hayan presentado la información presupuestaria, financiera y contable en los
plazos establecidos.
Es necesario que la Subsecretaria del Tesoro de la Nación, apruebe los Planes
Periódicos de Caja
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
La Subsecretaría de Presupuestos aprueba los Programas Periódicos de Caja y las
Reformas a los mismos, de las diferentes entidades del Sector Público, sin
considerar la disponibilidad de caja que mantiene la Subsecretaría de Tesorería de la
Nación, lo que ocasiona que las transferencias difieran de los requerimientos
aprobados y se sujeten a la disponibilidad de caja.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, pondrá:
3. En conocimiento del Comité de Normatividad Financiera de Gestión Pública del
Ministerio de Economía y Finanzas, el Proyecto de normativa que faculta a la
Subsecretaria de Tesorería de la Nación, aprobar el Plan Periódico de Caja, a fin
de que sea revisada, aprobada y puesta en conocimiento del señor Ministro de
Economía y Finanzas previo a su publicación en el registro oficial.
Se autorizan transferencias de fondos por intermedio de oficios
En la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, se realizan transferencias de fondos a
las diferentes entidades del Sector Público, a través de oficios dirigidos al Director de
Servicios Bancarios Nacionales del Banco Central del Ecuador y no a través del
Buzón de Transferencias, de manera específica para cubrir gastos de servicios
básicos que permitan a las entidades no paralizarse, ocasionando que las
transferencias o asignaciones se realicen sin cumplir procedimientos administrativos
y normativos previos.
Recomendaciones
El Coordinador de Tecnología Informática, procederá:
4. A realizar el análisis técnico pertinente a fin de corregir en el sistema, el desfase
existente en la apertura del período contable y el cierre del período contable del
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
mes anterior, a fin de que se puedan realizar las transferencias vía Buzón
Electrónico del Banco Central del Ecuador todo el tiempo.
El Subsecretario de Tesorería de la Nación, procederá:
5. A realizar las transferencias de fondos a las instituciones que se encuentran
dentro del Sistema SIGEF, exclusivamente a través del Buzón Electrónico del
Banco Central del Ecuador, a fin de que todas las transacciones sean registradas
inmediatamente de sucedido el hecho económico y contar con información
financiera y presupuestaria real.
La secuencia numérica de las transferencias de recursos debe ser ordenada
Secuencia numérica de las transferencias generadas por la Coordinación de
Transferencia de Recursos Financieros de la Subsecretaría de Tesorería, no sigue un
orden cronológico, en razón que el sistema informático “Plan de Transferencias”
permite que el usuario pueda borrar el número de identificación y el documento
mismo, sin que exija se deje constancia de las razones de su eliminación ni se emita
reporte de operaciones anuladas. Lo que dificulta y retarda las labores de control
interno y posterior e impide conocer la realidad de los hechos.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, solicitará:
6. A la Subsecretaria Administrativa, disponga que el Coordinador de Tecnología
Informática del Ministerio de Economía y Finanzas revise el sistema informático
“ Plan de Transferencias”, que mantiene la Subsecretaria de Tesorería de la
Nación para la transferencia de recursos a las diferentes entidades del sector
público, a fin de evitar que la secuencia numérica sea alterada, preveyendo la
necesidad de autorización escrita y justificada para eliminar la transferencia, lo
que eliminará la discrecionalidad.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, obtendrá:
7. Del SIGEF, reporte mensual de las transferencias eliminadas y las pondrá en
conocimiento del Subsecretario de Tesorería de la Nación, a fin que justifique las
transferencias no realizadas
Identificación de beneficiarios de transferencias no coinciden con la mantenida
en el Banco Central del Ecuador
Los nombres de los beneficiarios de las transferencias que constan en el estado de
cuenta corriente obtenidos del Banco Central del Ecuador y en los reportes con el
detalle de transferencias generados por la Coordinación de Generación de Estados
Financieros del Tesoro Nacional no coinciden, impidiendo un control previo y
posterior inmediato y obliga a utilizar procedimientos no programados por Auditoria,
con el consiguiente retardo de labores.
Recomendaciones
El Subsecretario del Tesoro Nacional, circulizarà:
8. A las entidades beneficiarias de transferencias presupuestarias, actualicen sus
datos de identificación ante el Banco Central del Ecuador y Subsecretarías de
Presupuestos y Tesorería de la Nación del Ministerio de Economía y Finanzas, a
fin de que los estados de cuenta contengan información exacta.
El Coordinador de Generación de Estados Financieros del Tesoro Nacional,
dispondrá:
9. Al funcionario encargado de efectuar las conciliaciones bancarias de la Cuenta
Corriente Única, revise que los nombres de los beneficiarios del presupuesto
general del estado, coincidan con la información registrada en las transferencias
realizadas por la Subsecretaria del Tesoro de la Nación, caso contrario pondrá en
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
conocimiento del Director de Servicios Bancarios Nacionales para la
actualización en la base de datos del Banco Central.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE CAPACITACIÓN EN
EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA SUBPROCESO DE CAPACITACIÓN
PERÍODO 01-07-2003 AL 31-12-2005
INF. No. AI-2006-07-06
CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
Tres de las recomendaciones señaladas en el informe de Auditoría Nº. AI-04-01-06
del 12 de enero del 2004, fueron cumplidas parcialmente, puesto que se preparó un
proyecto de Instructivo para Calificación de Aspirantes a Becas del Ministerio de
Economía y Finanzas, el mismo que se encuentra pendiente de revisión para su
aprobación.
El Subsecretario Administrativo, dispondrá:
1. A la Coordinadora de Recursos Humanos, remita el Proyecto de Instructivo para
Calificación de Aspirantes a Becas del Ministerio de Economía y Finanzas, al
Subsecretario General de Coordinación.
El Subsecretario General de Coordinación, dispondrá:
2. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional que de manera conjunta con la
Coordinadora de Recursos Humanos y el Subsecretario General Jurídico
Ministerial analicen el proyecto de Instructivo para Calificación de Aspirantes a
Becas del Ministerio de Economía y Finanzas: el resultado de su estudio lo
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
remitirá al Comité de Fortalecimiento Institucional para su revisión y posterior
legalización por parte del Ministro de Economía y Finanzas.
3. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, que en coordinación con la
Coordinadora de Recursos Humanos y el Subsecretario General Jurídico
Ministerial, actualicen el Reglamento Interno de Capacitación del Ministerio de
Economía y Finanzas, acorde a las necesidades institucionales actuales, cuidando
de incluir entre otros aspectos: los procedimientos para la planificación,
ejecución, evaluación y control de los eventos y de los participantes.
La Coordinación de Capacitación ha sufrido cambios de ubicación dentro de la
estructura orgánica
La ubicación orgánica de la Coordinación de Capacitación, ha sufrido cambios en la
estructura del Ministerio de Economía y Finanzas, lo que no ha permitido el normal
desarrollo de sus actividades, así como mantener consistencia en los procesos de
capacitación, dificultando el control posterior de las actividades cumplidas por esta
Coordinación.
Recomendaciones
Al Subsecretario General de Coordinación, disponga:
4. Al Subsecretario Administrativo, que en forma conjunta con los Coordinadores
de Fortalecimiento Institucional y de Recursos Humanos, propongan los cambios
necesarios en el Manual de Procesos del Ministerio de Economía y Finanzas, a
fin de que las actividades inherentes al Subsistema de Capacitación estén
incorporadas en el Subproceso de Recursos Humanos.
La Coordinación de Capacitación no dispone de un Plan de Capacitación
La Coordinación de Capacitación no dispone de un Plan de Capacitación para el
desarrollo de los eventos, de modo que satisfaga las necesidades institucionales,
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
debido a los continuos cambios de autoridades y de los funcionarios de la
Coordinación de Capacitación:
Recomendaciones
El Subsecretario Administrativo, dispondrá:
5. A la Coordinadora de Recursos Humanos, que elabore un proyecto de Plan Anual
de Capacitación, el que, sobre a base de los requerimientos institucionales y de su
recurso humano, considere aspectos importantes como son: Misión, objetivos y
estrategias, denominación de los cursos y seminarios a efectuarse con indicación
de su contenido, fechas de realización, costos y sus fuentes de financiamiento,
requisitos y condiciones de participación de los servidores, etc.
La Coordinadora de Recursos Humanos, dispondrá:
6. Al Líder de la Unidad de Capacitación, efectúe las acciones necesarias para que
se de cumplimiento a los eventos planificados, de acuerdo a los plazos previstos
y a la normativa existente, que se disponga oportunamente de las aulas y de los
facilitadores, de los recursos financieros y materiales, así como que se cuente con
los informes de cada uno de los eventos una vez concluidos, en los que se den a
conocer todas las novedades existentes.
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental realiza eventos de
capacitación sin la participación de la Unidad de Capacitación
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental realiza eventos de capacitación en
cuanto al Sistema de Administración Financiera, sin coordinar con la Unidad de
Capacitación, lo que, si bien es cierto no ha afectado al cumplimiento de esta
obligación del Ministerio de Economía y Finanzas, no ha permitido que la Unidad de
Capacitación cumpla adecuadamente con su actividad en este tipo de eventos.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Recomendaciones
El Ministro de Economía y Finanzas, dispondrá:
7. Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, que todos los requerimientos
de cursos de capacitación para el sector público no financiero los remita a la
Coordinación de Recursos Humanos a fin de que incluyan en su Plan de
Capacitación y luego coordinen el desarrollo de los eventos.
8. A todos los Subsecretarios del Ministerio de Economía y Finanzas, que todo
evento de capacitación que requieran efectuarlo, lo hagan a través de la
Coordinación de Recursos Humanos.
Los documentos que respaldan la capacitación a servidores del Ministerio, no
están debidamente archivados
El archivo inadecuado que se mantiene en la Coordinación de Capacitación ha
ocasionado que no se puedan localizar de manera inmediata los documentos, lo que
ha restado agilidad a la atención de sus propias necesidades, así como retarda las
labores de control posterior por parte de auditoría.
Recomendación
La Coordinadora de Recursos Humanos, emitirá:
9. Disposiciones por escrito al Líder del Subsistema de Capacitación, para
implementar un sistema de archivo, que permita mantener expedientes
individuales completos y ordenados con toda la documentación sustentatoria de
los eventos realizados, además recopilará y ordenará de manera secuencial los
documentos existentes a fin de que se centralice y unifique el archivo.
No se elaboran actas de entrega - recepción entre funcionarios entrantes y
salientes
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Durante el período examinado se efectuaron cambios de personal sin que entreguen
los documentos que se hallaban a su cargo, lo que ha retardado la reasignación de
tareas, así como su inmediata atención.
Recomendaciones
El Subsecretario Administrativo, dispondrá:
10. A la Coordinadora de Recursos Humanos, que previo a la entrega de la acción de
personal por rotación o cese de funciones, disponga a los servidores salientes
elaboren y entreguen oficialmente un listado de los documentos y registros que
mantengan bajo su responsabilidad.
11. Al Coordinador Financiero Institucional, que previo a la liquidación de los
haberes de los servidores que dejan de laborar en el Ministerio de Economía y
Finanzas, exija la presentación de la certificación de la entrega al jefe inmediato
de los documentos y registros que estuvieron bajo su responsabilidad.
Restitución de valores de los cursos no aprobados
Cinco funcionarios que participaron en los eventos de capacitación no aprobaron el
curso, ni pagaron los valores correspondientes, lo que ocasiona que el Portafolio no
haya recuperado los valores invertidos por este concepto en su oportunidad.
Recomendaciones
El Subsecretario Administrativo, dispondrá:
12. Al Coordinador de Recursos Humanos, que para los eventos de capacitación, en
forma previa se requiera de quienes van a participar, que en una hoja en la que
consten los nombres de todos los participantes, firmen la autorización para que la
Coordinación Financiera Institucional descuente de sus haberes el valor
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
correspondiente al evento cuando desertaren o no aprobaren sin justificación
alguna.
La Coordinadora de Recursos Humanos, dispondrá:
13. Al Responsable de la Unidad de Capacitación, informe dentro del lapso de tres
días laborables de concluido un evento de capacitación, respecto de los
servidores que no aprobaron el mismo y que dadas las razones del caso deban
pagar el valor correspondiente al curso, a fin de que se solicite al Subsecretario
Administrativo disponga al Coordinador Financiero Institucional proceda al
descuento de los haberes de los servidores que reprobaron el curso, en base a la
autorización firmada por ellos.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL EN EL MINISTERIO DE FINANZAS
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA SUBPROCESO DE TRANSPORTES
PERÍODO 01-09-2003 AL 31-12-2005
INF. No. AI-2006-08-06
Seguimiento de recomendaciones
Al inicio del examen de Auditoria, 12 de los 25 vehículos no portaban el logotipo
institucional ni las placas de identificación en los lugares previstos, lo que dificulta
el control y uso de los vehículos oficiales.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
1. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, que se
coloque el Logotipo oficial del Ministerio de Economía y Finanzas en las
puertas laterales de los automotores oficiales del Portafolio, excluyendo los
vehículos asignados al Ministro y a los Subsecretarios Generales.
2. Al Líder del Subproceso de Transportes, que exija a los conductores custodios
responsables de los vehículos oficiales, coloquen las placas de identificación en
los automotores y cuiden que permanezcan en el lugar previsto para ello.
El archivo de la documentación que respalda el registro computarizado del
Subproceso de Transportes no está centralizado
La falta de centralización y ubicación ordenada del archivo de documentos que
genera el Subproceso de Transportes, sin optimizar el mobiliario existente, no
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
permite localizar de manera ágil la documentación solicitada, dificultando la
realización de su propia actividad y el control posterior.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
3. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, incorpore en el denominado
Proyecto de Manual de Microproceso de Transportes, los procedimientos
inherentes a la centralización, custodia y control de los documentos que
conforman el archivo que genera la Unidad de Transportes.
Al Líder del Subproceso de Transportes, designe por escrito:
4. A un servidor del Subproceso de Transportes le instruya a fin de que entre otras
de sus actividades, cumpla con el ordenamiento y mantenimiento del archivo de
la Unidad, aplicando procedimientos básicos que los emitirá para optimizar los
espacios y mobiliario existentes y facilitar la centralización, protección, y
disponibilidad inmediata de los documentos archivados.
El Proyecto de Manual de Procedimientos para Transportes debe completarse y
legalizarse
El proyecto denominado Manual del Procedimientos del Microproceso de
Transportes, no identifica quienes deben cumplir las actividades descritas y no se
halla legalizado, por lo que la Unidad de Transportes no tiene una norma que guíe
sus actividades, las que se las cumple a base de la costumbre.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
5. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, que en el
denominado Proyecto de Manual de Procedimientos del Microproceso de
Transportes se identifiquen los cargos de los servidores que deben cumplir, entre
otras, con las actividades allí descritas y que luego lo remita a la Subsecretaría
General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional, con el objeto de
que gestione su legalización y entre en vigencia, previa publicación en el
Registro Oficial.
Los formularios denominados “Requerimiento de Vehículos” deben ser
prenumerados y llenados completamente
Los formularios “Requerimiento de vehículos” no son prenumerados y tampoco se
registra en forma completa con la información prevista, lo que dificulta el control
concurrente y posterior.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, supervise:
6. Que el Líder del Subproceso de Transportes, efectúe verificaciones continuas de
los formularios “Solicitud de Vehículos” utilizadas, a fin de asegurar y exigir
que estén debidamente llenados con los requerimientos establecidos, e informe
sobre sus resultados.
Se emitió Orden de Movilización sin restricciones
Al emitir una orden de movilización sin restricciones para utilizar el vehículo oficial
de Placas PEN-573, se incumplió con lo que dispone el artículo 6 del Reglamento
de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de
responsabilidades de los vehículos.
Recomendación
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Subsecretario Administrativo, cuidará:
7. Que las Órdenes de Movilización que se expidan contengan las restricciones del
uso en estas circunstancias, como son entre otras, que la conducción del
automotor oficial sea de manera exclusiva por el profesional del volante.
La mayoría de los vehículos del Ministerio de Economía y Finanzas sobrepasan
el tiempo de vida útil
El 68 % de los vehículos oficiales del parque automotor del Ministerio de Economía
y Finanzas, sobrepasaron su vida útil entre 3 y 9 años, lo que ocasiona egresos
considerables por su reparación y mantenimiento.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo, solicitará:
8. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, le informe de
manera pormenorizada sobre el mantenimiento, uso y control de los vehículos
oficiales que pertenecen al parque automotor del Portafolio, con la finalidad de
estudiar la posibilidad de renovar los autos más antiguos, cumpliendo con las
formalidades legales vigentes.
Debe emitirse un reglamento interno para la administración de los vehículos
oficiales del parque automotor del Portafolio
El Ministerio de Economía y Finanzas no tiene disposiciones escritas específicas
para el uso de sus vehículos oficiales, que por su estructura orgánica se requiere.
Ocasionando que sean utilizados los automotores con discrecionalidad de varias
autoridades, dificultando además el adecuado uso de este recurso.
Recomendación
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:
9. A la Subsecretaria General de Coordinación y Servicios de Asesoría
Institucional, que por intermedio de la Coordinación de Fortalecimiento
Institucional elabore un proyecto de Reglamento Interno para el uso,
mantenimiento y control de los vehículos oficiales del Portafolio, completando
actividades que no constan en la normatividad vigente, el mismo que será
revisado por la Subsecretaria General Jurídica, previo a su legalización y
promulgación.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL EN LA COORDINACIÓN
FINANCIERA INSTITUCIONAL A LA CUENTA ANTICIPO
DE SUELDOS
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA COORDINACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL
PERÍODO 01-04-2004 AL 31-12-2005
INF. No. AI-2006-09-06
El registro auxiliar contable de Anticipos de Sueldos contiene valores que no
corresponden a este concepto
La cuenta Anticipos de Sueldos en el período examinado contiene valores por otros
conceptos como: anticipos a proveedores, consumo telefónico, pago por encargos y
subrogaciones, fondos de reposición de caja chica; ocasionando que dicha cuenta
esté sobre valorada, mientras que las otras cuentas en que debieron ser cargados los
valores por otros conceptos, estén subvaloradas. Para corregir esta situación, se
efectuaron reversiones con la consecuente pérdida de tiempo.
Recomendación
1. El Coordinador Financiero Institucional dispondrá y verificará:
Al Líder de Contabilidad efectué la reclasificación a otras cuentas de los
conceptos y valores que no corresponden a la cuenta anticipos de sueldos, de
acuerdo a la naturaleza y clasificación que contempla el Catálogo de Cuentas.
2. Que la servidora encargada del control de la cuenta anticipos de sueldos, registre
exclusivamente los anticipos de sueldos y para todos sus beneficiarios, con toda
la información correspondiente a las casillas existentes, a las que se deben incluir
dos para el numero de cheque y su fecha; además concilie mensualmente con el
registro auxiliar contable.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
El Subsecretario Administrativo dispondrá y verificará:
3. Que el Coordinador de Tecnología Informática, con el apoyo de la Coordinación
Financiera Institucional, elabore un módulo que incluya el proceso de
otorgamiento, registro y control de anticipos de remuneraciones, conforme lo
establece el Reglamento de Anticipos de Remuneraciones para el personal del
MEF. Este módulo deberá considerar entre otros aspectos, los siguientes: la
fecha de concesión, capacidad de pago, valor aprobado, garantías, plan de pagos,
valores recuperados, anticipos vigentes.
El Líder de Contabilidad supervisará:
4. De manera permanente las actividades que cumple la servidora encargada de
llevar el registro de la cuenta Anticipo de Sueldos y establecerá los controles que
eviten que se realicen transacciones reversadas con frecuencia.
No existe un registro de cheques anulados
No existe un registro de cheques girados y posteriormente anulados, lo que ocasiona
que no se puedan ubicar y verificar de manera ágil los documentos, retardando las
labores de control posterior.
Recomendación
El Coordinador Financiero Institucional dispondrá:
5. Al Líder de Tesorería, que efectúe un registro de los cheques girados y
posteriormente anulados desde el 1 de abril del 2004 hasta la fecha en que se deje
de emitir cheques para el pago por anticipos y otros conceptos, a fin de que se
contribuya a facilitar el control posterior.
Se acepta la concesión de más de una garantía personal por parte de un mismo
servidor
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
4 servidores otorgaron más de una garantía simultáneamente para la concesión de
anticipos de remuneraciones tipo “B”, ocasionando que no se cumpla con todas las
formalidades establecidas en el Reglamento de Anticipos de Remuneraciones.
Recomendación
Al Coordinador Financiero Institucional dispondrá:
6. Que en el formulario que se usa para la concesión de un anticipo, se incluya una
casilla en la que se especifique que el servidor que va a garantizar el anticipo, no
tiene garantía alguna dada a otro servidor.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y
EJECUCIÓN DE SISTEMAS ELÉCTRICOS Y PROTECCIÓN
CONTRA CAÍDAS DE RAYOS Y SUS EFECTOS
SECUNDARIOS
DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS
AREA COORDINACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL
PERÍODO 01-12-2005 A LA FECHA SUSCRIPCIÓN ACTA ENTREGA
DEFINITIVA
INF. No. AI-2006-10-06
No se exigió la entrega de todas las garantías especificadas en los contratos
No se exigió al contratista presente la garantía del 5% para garantizar la debida
ejecución de la obra y la buena calidad de los materiales empleados, tanto del
contrato principal como del complementario, incumpliendo con lo que disponen los
mismos; no obstante, se cumplió a cabalidad con el objeto de los contratos, que
fueron suscritos para la Remodelación del sistema eléctrico y la provisión e
instalación de un sistema de protección contra caídas de rayos y sus efectos
secundarios, en el edificio principal del ministerio de Economía y Finanzas
Recomendación
El Subsecretario Administrativo, dispondrá:
1. Al Coordinador Financiero Institucional y al Tesorero, que para los contratos que
suscriba el Ministerio de Economía y Finanzas, en forma previa a la entrega de
un anticipo o cualquier otro pago originado por los contratos, se verifique y se de
cabal cumplimiento a los requisitos establecidos en los mismos.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
No se solicitó la renovación de las garantías entregadas por el contratista al
Ministerio de Economía y Finanzas
La garantía del 5% por el fiel cumplimiento del contrato principal y las garantías del
anticipo de los contratos principal y ampliatorio, no fueron renovadas hasta la fecha
de suscripción del Acta de entrega recepción definitiva, en razón de que se suscribió
el acta de entrega recepción provisional y no había observación alguna de parte del
Ministerio de Economía y Finanzas, dentro de los treinta días transcurridos desde la
fecha de suscripción de la misma, según lo establecido en los contratos y en
consecuencia debía procederse a suscribir el acta de entrega recepción definitiva; no
obstante, se incumplió lo establecido en los respectivos contratos.
Recomendación
El Subsecretario Administrativo, dispondrá:
2. A los Coordinadores de Recursos Materiales y Financiero Institucional, que en
casos de contratos que establezcan mantener vigentes las garantías hasta la
suscripción del acta de entrega recepción definitiva, se cumpla estrictamente con
lo establecido, independientemente de si las obras, bienes y servicios contratados
hayan sido concluidos o entregados.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN A LA CORDINACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA SUBPROCESO DE RECURSOS HUMANOS
PERÍODO 01-01-2004 AL 31-12-2005
INF. No. AI-2006-11-06
Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de Auditoría
El 31.25% % de las recomendaciones de los Informes Nos. AI-04-12-06 de 1 de
septiembre del 2004 y el AI-05-10-06 de 16 de marzo de 2006 no se han cumplido,
lo que afecta en parte a la eficiencia de la gestión de la Coordinación de Recursos
Humanos y de otras Coordinaciones de la Institución.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía y Finanzas
Dispondrá al Subsecretario Administrativo
1. Previo informe técnico del Coordinador de Tecnología Informática y de existir la
disponibilidad presupuestaria, autorizará y verificará la adquisición y utilización
de los equipos informáticos, solicitada por la Coordinación de Recursos
Humanos, con oficio N°. MEF-SA-CRH-2006-485 de 21 de julio de 2006, en el
que se incluye a la Unidad Médica, a fin de que en esta se desarrolle y aplique el
módulo del sistema SICA, referente a los permisos médicos de los servidores del
MEF.
2. Disponga al Coordinador de Recursos Humanos, que elabore un Reglamento
Interno para el control de permisos y vacaciones y el respectivo Manual de
procedimientos, a fin de facilitar las labores de control y monitoreo
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
3. Que una vez elaborados el citado reglamento y manual de procedimientos,
realice las gestiones pertinentes para la suscripción de los Acuerdos Ministeriales
respectivos y el seguimiento de su aplicación.
Reglamento Interno del Ministerio
El Reglamento Interno del Portafolio, contenido en el Decreto Ejecutivo 3410
realizado por Consultores externos, no es actualizado y consistente, lo que no
permite que la misión y ámbito de acción establecida para la Coordinación de
Recursos Humanos refleje lo que en la práctica realiza y contenga todas las
actividades establecidas en la LOSSCA.
Recomendación
Al Ministro de Economía y Finanzas
4. Dispondrá a los Subsecretarios General de Coordinación, Jurídico Ministerial y
Administrativo, concluyan con la preparación del proyecto de Reformas de la
estructura organizacional de la Coordinación de Recursos Humanos, en el Decreto
Ejecutivo 3410 que contiene el reglamento interno del portafolio, considerando la
Normativa de la SENRES y las propuestas presentadas por las Coordinaciones de
Recursos Humanos y Fortalecimiento Institucional, en la modificación de la
misión se incluirá el asesoramiento y asistencia técnica a los niveles directivos de
la organización y en el ámbito de acción se deberá incluir todas las actividades
de su competencia, tales como: Planificación del recurso humano, evaluaciones
del desempeño, elaboración del Manual de clasificación de puestos, reglamentos
internos y Manuales de procedimientos y otros, lo que proporcionará parámetros
para la evaluación de su gestión. Las gestiones para la obtención de dicho
documento y posterior suscripción del respectivo Acuerdo Ministerial será
responsabilidad del Subsecretario Administrativo.
Planificación del recurso humano del Ministerio de Economía y Finanzas
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Luego que la Coordinación de Recursos Humanos concluya con todas las acciones
tendientes a la planificación de los recursos humanos del MEF, estará dispuesta para
asesorar y recomendar a la máxima autoridad respecto a la optimización de los
recursos humanos, para la consecución de las metas y objetivos institucionales.
Recomendación
El Subsecretario Administrativo
5. Cuidará que el Coordinador de Recursos Humanos, concluya en los plazos
previstos con la elaboración de la Planificación del Recurso Humano de
conformidad con la normativa de la SENRES emitida en enero de 2006, a fin de
disponer de esta herramienta necesaria para lograr eficiencia en la administración
técnica del Recurso Humano.
6. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, una vez aprobada la
planificación del Recurso Humano, presente anualmente a la Autoridad
nominadora, un informe técnico que contenga las recomendaciones referentes a
procesos de reestructuración, traslados, cambios, traspasos, creación y/o
supresión de puestos, etc, a fin de optimizar los recursos y orientarlos a la
consecución de las metas y objetivos institucionales.
Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos para la selección
del personal
La Coordinación de Recursos Humanos está actualizando el Manual de descripción,
valoración y clasificación de puestos en el Ministerio de Economía y Finanzas, lo
que garantizará la eficiencia en la selección del personal más idóneo, en
concordancia con la necesidad institucional.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
7. Cuidará que en los plazos establecidos por la Coordinación de Recursos
Humanos, termine la preparación de los proyectos del Reglamento Interno para la
selección de personal y actualización del Manual de descripción, valoración y
clasificación de puestos, ajustándose a la normativa específica de la SENRES, a
fin de disponer de estos instrumentos básicos para el proceso de evaluación y
selección de personal.
8. De la misma forma, una vez que se disponga de los proyectos de Reglamento
interno y Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos, realice
las gestiones pertinentes para la suscripción de los respectivos Acuerdos
Ministeriales y de su aplicación
Evaluaciones de desempeño a los funcionarios del MEF
La Coordinación de Recursos Humanos, concluirá con las acciones tendientes a la
planificación y ejecución de la evaluación del desempeño de los funcionarios
considerando la normativa que emita la SENRES para este efecto, lo que permitirá
conocer los niveles de eficacia y eficiencia del trabajo de cada uno de los servidores
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
9. Cuidará que en los plazos previstos el Coordinador de Recursos Humanos,
concluya la preparación de los Manuales de Competencia y descripción y
valoración de puestos, considerando la Normativa que emita la SENRES, a fin de
disponer de herramientas necesarias para la evaluación del desempeño del
Recurso Humano.
10. De la misma manera, una vez terminado los proyectos de los Manuales de
Competencia y descripción y valoración de puestos, realice las gestiones para la
suscripción de respectivo Acuerdo Ministerial para la puesta en marcha de los
citados documentos.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
11. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, que de acuerdo al Plan
operativo del año 2007, se realice la programación y ejecución de las evaluaciones
de desempeño de los funcionarios del MEF y que en adelante se cumpla esta
actividad al menos 1 vez al año.
Contratos de servicios profesionales
En el Ministerio de Economía y Finanzas se suscribieron contratos de servicios
profesionales con personas que no tienen esa categoría, mientras que los honorarios
estipulados en esos contratos exceden a la remuneración para los puestos de nivel
profesional de la Escala Nacional de Remuneraciones Mensuales Unificadas
establecida por la SENRES; situación que afecta a la eficiencia de la gestión de este
Portafolio y a su presupuesto.
Por lo comentado, se determinó la necesidad de efectuar un examen especial a los
contratos de servicios profesionales, con el propósito de identificar las desviaciones
que fueren del caso
Recomendación
Al Subsecretarios Administrativo
12. No suscriba contratos de servicios profesionales con personas que no tengan esa
categoría y para los casos que la Institución necesite suscribir contratos con
profesionales, dispondrá a la Coordinadora de Recursos Humanos, establezca
procedimientos adecuados que le permita verificar que los candidatos cumplan
con todos los requisitos legalmente establecidos, dando énfasis a los siguientes
aspectos: las personas a contratar tengan título profesional debidamente
registrado en el CONESUP; los honorarios mensuales no excedan de las
establecidas por la SENRES para el nivel profesional; que las funciones estén
debidamente especificadas para la persona a ser contratada, a fin de establecer el
aporte a la Institución y el honorario mensual se establecerá de acuerdo al perfil
profesional del contratado.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Además, en los casos que existan inconsistencias deberá solicitar a la
Subsecretaría Jurídica Ministerial su pronunciamiento legal.
Control de trabajo de horas extraordinarias y suplementarias
Falta de control y monitoreo del trabajo en horas extraordinarias y suplementarias, ha
ocasionado un incremento significativo del presupuesto inicialmente asignado para
esta partida, esto determina la poca austeridad aplicada en el gasto, afectando la
eficiencia en la ejecución presupuestaria institucional
Por otra parte, se determinó la necesidad de efectuar un Examen Especial al pago de
horas extraordinarias y suplementarias, con el propósito de identificar las
desviaciones que fueren del caso.
Recomendaciones
Al Ministro de Economía
13. Dispondrá a los Subsecretarios Generales y Subsecretarios el cumplimiento de
las disposiciones de los señores ex Ministro de Economía y Finanzas con oficio
N°. 1780 DM-2003 del 30 de abril de 2003 y oficio circular N°. MEF-DM-6925
de 17 de octubre de 2006, respectivamente, que son aplicables y coherente con
la normativa de la SENRES., referente al uso de las horas extras y suplementarias
y su justificación, a fin de que se pague únicamente a los servidores que trabajen
en relación directa con el Ministro de Economía y Finanzas y en casos
excepcionales a servidores de áreas técnicas que efectúen trabajos para la función
específica del Ministro y no actividades propias del Ministerio que se lo debe
realizar en el horario normal. La autorización y pago por trabajos excepcionales
se dará únicamente cuando se cuente con un Instructivo o Reglamento interno
expedido mediante Acuerdo Ministerial, el que regulará el control de la
necesidad y desarrollo del trabajo objeto de pago de las horas extras y
suplementarias, así como aplicar la austeridad del gasto y lograr la eficiencia en
la ejecución presupuestaria institucional.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Subsecretario Administrativo
14. Dispondrá a la Coordinadora de Recursos Humanos, prepare un proyecto de
Instructivo o Reglamento interno para el control y pago de horas extraordinarias
y suplementarias, tanto para los servidores que trabajan directamente con el
Ministro, como para aquellos que eventualmente tengan que efectuar trabajos
para la función específica del Ministro, en el que se incluirán aspectos tales
como: Definición de las funciones específicas del Ministro; planificación de
trabajos específicos, requerimiento previo del Ministro, señalar tareas específicas
que cada servidor cumplirá fuera del horario normal, las que no deben ser labores
ordinarias, omitir las autorizaciones con carácter de indefinidas, con el objeto de
que el pago de las horas extraordinarias y suplementarias, esté debidamente
justificado mediante informes individuales, avalizados por el jefe inmediato
superior.
15. De la misma forma, una vez que cuente con el proyecto de Instructivo, lo someta
a consideración de la SENRES y de existir la conformidad de la misma, gestione
y logre la emisión del respectivo Acuerdo Ministerial.
16. Que no autorice ni apruebe incremento alguno a la partida destinada al pago de
horas extraordinarias y suplementarias, mientras exista la disposición expresa en
ese sentido contenido en el Decreto 2568 de 1 de marzo del 2005.
El 94.40% de los expedientes de los funcionarios del MEF están actualizadas
El 94.40% de los expedientes de los funcionarios del MEF se encuentran
actualizados y archivados adecuadamente, lo que ha permitido incorporar en el
sistema informático la denominada ficha del trabajador.
Recomendación
El Coordinador de Recursos Humanos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
17. Exigirá en forma particular a los servidores que no han actualizado sus
expedientes, la entrega de los justificativos de la capacitación, a su vez cuidará
que se mantengan actualizados los expedientes de manera permanente, a fin de
disponer del historial de cada uno de los servidores del MEF, de modo que se
facilite la toma de decisiones en la gestión inherente a esa Coordinación y el
control posterior.