skype for business para la...
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Skype for Business
para la educación
Skype Empresarial: este servicio nos permite
comunicarnos en forma sincrónica con nuestros
contactos, mediante mensajes instantáneos (chat),
llamadas de audio y video llamadas.
Esta versión de Skype incorpora un conjunto de
herramientas que potencian el trabajo colaborativo
y la reutilización del material obtenido a través de
las comunicaciones.
Descarga del contenido para móvil
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Skype Empresarial (Skype for Business)
Skype de Office 365 (Skype for Business o Skype
Empresarial) es una plataforma de comunicación
sincrónica que nos permitirá contactarnos y
trabajar con nuestros colegas a través de
mensajería instantánea, llamadas de audio, y
videollamadas.
Con esta versión de Skype, podremos realizar
reuniones/presentaciones con hasta 250
personas, lo que lo hace una excelente herramienta para el ámbito educativo y empresarial.
La aplicación permite programar una reunión en la que podemos compartir a su audiencia, nuestro escritorio,
aplicaciones específicas, presentaciones de PowerPoint, documentos de Office Online para colaborar en tiempo
real o una Pizarra para presentar o interactuar con los participantes.
Como el resto de las aplicaciones de Office 365, Skype es multiplataforma lo que significa que podemos utilizarlo
desde cualquier dispositivo, ya sea este una PC, una tableta o un dispositivo móvil.
Descargar e instalar la aplicación Si no tenemos la aplicación instalada en nuestro equipo, deberemos instalarla. Para esto seguimos el
procedimiento que se muestra a continuación:
1. Accedemos a nuestra cuenta de Office 365 en https://portal.office.com
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2.- Una vez que iniciamos sesión, en la ventana principal, se mostrará la opción Instalar software. Hacemos clic
en ella para acceder a la página de descarga.
3.- La acción antes indicada mostrará la siguiente página para que podamos descargar la aplicación en nuestro
equipo.
En esta ventana seleccionamos:
El Idioma en que queremos instalar Skype Empresarial.
La Versión de sistema operativo que tenemos en nuestro equipo. Para este parámetro las opciones son 32 bits
y 64 bits. Si no sabemos cuál corresponde al nuestro, lo averiguamos haciendo lo siguiente:
Clic aquí para acceder a la página de descarga
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Accedemos al Explorador de archivos de Windows. Hacemos clic derecho sobre Este equipo y del menú
emergente seleccionamos la opción Propiedades.
En la ventana que se muestra, localizamos el área Sistema, y en Tipo de sistema verificamos si el nuestro es de
32 o 64 bits.
Clic derecho sobre Este equipo
Del menú emergente seleccionamos la orden Propiedades
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4.- Luego de haber indicado el Idioma y la Versión, hacemos clic en el botón Instalar.
5.- Una vez solicitada la instalación, seguimos los pasos del asistente.
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En el caso de un dispositivo móvil como por ejemplo un teléfono, podremos también instalarlo
independientemente del Sistema operativo que éste utilice. Para esto, en el navegador accedemos con nuestra
cuenta de Office 365, y seleccionamos la opción Obtener aplicaciones de Office. En la ventana que se muestra
localizamos Skype Empresarial e indicamos Obtener aplicación. Esta acción nos llevará a la Tienda Online, para
que descarguemos e instalemos la misma.
En caso de que no aparezca la opción Obtener aplicaciones de Office, puede acceder directamente a la Tienda Online para buscar la aplicación e instalarla.
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Inicio de sesión y entorno de la aplicación Para iniciar sesión en Skype Empresarial, como ya indicáramos, debemos contar con una cuenta de Office 365.
Al iniciar la aplicación se mostrará la ventana de inicio de sesión. En ésta, ingresamos los datos de nuestra cuenta
y presionamos el botón Iniciar sesión.
Luego de solicitar el inicio de sesión se visualizará una segunda ventana para que ingresemos la contraseña de
nuestra cuenta. Si al hacer esto activamos la casilla de verificación Guardar mi contraseña, este paso será
omitido la próxima vez que iniciemos sesión.
Ingresamos nuestra
dirección de Office 365
Clic en Iniciar sesión
Ingresamos nuestra
contraseña
Clic en Iniciar sesión
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Al iniciar la sesión en la aplicación, la ventana principal se visualizará de la siguiente forma:
Barra de menú
Menú Estado. Nos permite indicar
nuestro estado de conexión, así
como Cerrar la sesión o Salir de la
aplicación.
Indica el estado de nuestros
contactos. En este ejemplo,
como aún no hay contactos
agregados las secciones se
muestras sin datos.
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Contactos de Skype Empresarial Si es la primera vez que accedemos a la aplicación no tendremos ningún contacto agregado. Los contactos que
vamos agregando se muestran en la opción GRUPOS, de la Barra de opciones. En tanto que en la opción ESTADO
se muestra el estado de conexión actual de los mismos.
Grupos de contactos
Estado actual de nuestros contactos
Opción GRUPOS Opción ESTADO
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Agregar contactos
Podemos agregar contactos, ya sean estos de nuestra organización o no. En ambos casos, podemos agregar
estas personas a nuestra lista de contactos para que estén a tan solo un clic de una comunicación.
Para agregar un contacto hacemos clic en el icono , y del menú seleccionamos la opción Agregar un contacto
de mi empresa, o Agregar un contacto fuera de mi empresa según corresponda. Para nuestro ejemplo
tomaremos la primera opción (Agregar un contacto de mi empresa).
Clic en el icono para desplegar el menú
Seleccionamos la opción requerida
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Al seleccionar la opción, se visualiza un cuadro de búsqueda. En éste escribimos el nombre o dirección de la
persona que deseamos agregar. Al ir escribiendo el nombre se comenzarán a listar las coincidencias.
Una vez localizada la persona, solicitamos el menú emergente sobre su nombre y seleccionamos el grupo al cual
deseamos agregarla. Elegimos la opción Otros contactos del menú Añadir a la lista de contactos, o la opción
Agregar a Favoritos.
Cuadro de búsqueda Comenzamos a ingresar el nombre o dirección
Coincidencias con el nombre ingresado
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Luego de haber agregado a nuestro contacto ya podemos visualizarlo en la lista. En este ejemplo, lo hemos
agregado al grupo OTROS CONTACTOS.
Contacto agregado
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Grupos de contactos
De forma predeterminada hay dos grupos de contactos creados. El grupo FAVORITOS y el grupo OTROS
CONTACTOS. Podemos crear nuevos grupos de acuerdo a nuestra necesidad. Un grupo permitirá ver nuestros
contactos unificados, además de permitirnos comunicarnos con todos sus integrantes al mismo tiempo.
Tomemos un ejemplo, la institución en la cual trabaja ha creado una cuenta de Office 365, para sus docentes y
alumnos. Usted podría entonces crear en Skype, nuevos grupos para tener agrupados a sus estudiantes por clase,
de este modo podrá comunicarse con sus estudiantes tanto en forma individual como grupal.
Para crear un nuevo grupo donde agregar nuestros contactos, seguimos el mismo procedimiento que utilizamos
para agregar un nuevo contacto, pero seleccionando la opción Crear un nuevo grupo.
Clic aquí para desplegar el menú
Clic en Crear un nuevo grupo
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Luego de seleccionada la orden, en la ventana que se muestra agregamos un nombre descriptivo al mismo. Si
no agregamos uno este quedará con el nombre Nuevo grupo.
El grupo creado se mostrará en la lista de GRUPOS.
Cambiamos el nombre predeterminado
por uno descriptivo
Nombre asignado al nuevo grupo
Nuevo grupo creado
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El nuevo grupo creado está ya listo para que agreguemos contactos en él. Cuando seleccionemos la opción de
agregar un nuevo contacto veremos que en el menú de la opción Añadir a la lista de contactos, se habrá
agregado el grupo que creamos.
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Comunicaciones en Skype Empresarial Una vez que hemos agregado los contactos con los cuales nos mantendremos comunicados, estaremos listos para comenzar estas comunicaciones. A través de Skype, podremos comunicarnos de tres formas diferentes: escrita (chat), llamada (audio) o videollamada (audio y video).
Para iniciar una comunicación, debemos hacer doble clic sobre el contacto con el cual deseamos comunicarnos.
Esto mostrará la ventana de conversación, lugar donde definiremos la forma en que lo haremos.
Doble clic sobre el contacto
Ventana de conversación
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Comunicación escrita (chat)
Para comunicarnos en forma escrita, en la ventana de conversación ingresamos el texto en el cuadro de mensaje.
Para enviar el mismo, presionamos la tecla Intro o hacemos clic en el icono Enviar.
1. Hacemos clic en el icono Enviar o
presionamos la tecla Intro para
enviar el mensaje
2. Escribimos el mensaje en el cuadro
Mensaje enviado
Respuesta recibida
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Además de enviar texto, podremos: enviar un archivo, asignar importancia alta a un mensaje, agregar
emoticones e insertar vínculos. Utilizaremos para esto los iconos que se encuentran en la parte inferior derecha
del cuadro de mensaje:
Enviar archivo
Establecer importancia alta al mensaje
Insertar vínculo
Galería de emoticones
Mensaje importante
Archivo enviado
Emoticón
Vínculo insertado
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Comunicación de audio (Llamada)
Para realizar una llamada de audio, en la ventana de conversación hacemos clic en Llamar y luego en Llamada
de Skype. Para realizar este tipo de comunicación debemos contar con un dispositivo de audio y un micrófono.
Al realizar esta acción se mostrará una ventana que nos indica que estamos realizando la llamada.
Clic en Llamar Clic en Llamada de Skype
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Nuestro interlocutor recibirá un cuadro de mensaje indicándole nuestra llamada, la cual deberá Aceptar para
comenzar la comunicación.
Si nos llamaran se visualizaría el siguiente cuadro para que aceptemos o rechacemos la misma.
Una vez aceptada nuestra llamada estamos listos para comenzar la comunicación de audio. Para finalizar la
misma, hacemos clic en el botón Colgar.
Botón Colgar
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Comunicación de audio y video (Videollamada)
Para realizar una videollamada, en la ventana de conversación hacemos clic en Videollamada y luego en Iniciar
mi video. Para realizar este tipo de comunicación debemos contar con un dispositivo de audio, un micrófono y
una cámara web.
Al igual que para la llamada de audio, nuestro interlocutor recibirá un cuadro de mensaje indicándole nuestra
llamada, la cual deberá Aceptar para comenzar la comunicación.
Si nos llamaran se visualizaría el siguiente cuadro para que aceptemos o rechacemos la misma.
Clic en Videollamada
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Una vez aceptada la invitación estamos listos para comenzar la videollamada. Para finalizar la misma, hacemos
clic en el botón Colgar.
Si estamos realizando una llamada de audio o video, podemos visualizar el chat para enviar archivos, o mensajes.
Para esto simplemente hacemos clic en el icono MI (Mensajes instantáneos). El panel de chat se muestra como
en la imagen siguiente:
Damián Barale
Botón Colgar
MI - Mensajes instantáneos
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Otra forma de iniciar una comunicación de chat, audio o videollamada con un contacto es posicionarnos sobre
su icono de perfil y seleccionar la opción correspondiente al tipo de comunicación, de las opciones que se
muestran.
Comunicaciones grupales
Hasta este punto hemos visto cómo comunicarnos con nuestros contactos en forma individual, pero tal como
indicáramos al comienzo del tema, Skype Empresarial nos permite realizar comunicaciones y presentaciones a
una audiencia más amplia. Para realizar una comunicación con un grupo de personas podemos utilizar dos
procedimientos diferentes de acuerdo a nuestras necesidades:
1. Iniciando una conversación e invitando luego más participantes.
2. Comunicarnos con un grupo de contactos creado.
1.- Iniciar una conversación e invitar luego más participantes
Una vez iniciada la conversación podremos agregar personas a la misma ya sea esta, escrita, de audio o de
videollamada.
Posicionar el puntero del mouse
sobre el icono de perfil
Opciones de comunicación
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Para agregar personas a la conversación hacemos clic en el botón Invitar a más personas. En la ventana que se
muestra, buscamos la persona a agregar o la seleccionamos de la lista de contactos. Una vez localizado el nuevo
asistente, efectuamos un doble clic sobre su nombre o lo seleccionamos y presionamos el botón Aceptar, para
agregarlo a la lista de participantes.
Una vez agregada la/s persona/s, además de mostrarse en la parte superior el Panel de participantes, refleja la
nueva cantidad de interlocutores.
Opción Invitar a más personas
Buscamos a la persona escribiendo su nombre en
este cuadro o lo seleccionamos de la lista de
contactos que se encuentra debajo.
Nuevo participante
Interlocutores de la conversación
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Cuando estamos en una conversación de varios asistentes, lo que escribimos o hablamos será visto y escuchado
por todos. Si necesitamos comunicarnos en forma privada con uno de los asistentes, desplegamos el Panel de
participantes.
Para comunicarnos con un participante en forma privada, hacemos clic sobre él y en el cuadro que se muestra
seleccionamos el modo de comunicación.
Clic aquí para desplegar el Panel de participantes Participantes
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También podemos agregar asistentes a una llamada o videollamada siguiendo el mismo procedimiento que
describimos anteriormente.
2.- Comunicarnos con los integrantes de un grupo de contactos creado
Anteriormente describimos la creación de grupos de contactos, e indicamos que estos no solo nos permitían
agrupar personas, sino que podíamos establecer una comunicación con todos sus integrantes de forma
simultánea. Para comunicarnos con un grupo, hacemos clic derecho sobre su nombre y del menú emergente
seleccionamos la forma de comunicación.
Por ejemplo, si queremos realizar una comunicación con los integrantes del grupo CUARTO AÑO A, hacemos clic derecho
sobre su nombre y seleccionamos la forma en la que deseamos comunicarnos.
Agregar asistentes a la llamada Agregar asistentes a la videollamada
Clic derecho sobre el nombre del grupo
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En este menú emergente:
La opción Enviar un MI, abre la ventana de conversación con todos los integrantes del grupo como participantes.
La opción Iniciar una llamada de conferencia, abre la ventana de conversación de llamada, con todos los
integrantes del grupo como participantes, enviando a todos, un aviso de llamada.
La opción Iniciar una videollamada, abre la ventana de conversación de videollamada, con todos los integrantes
del grupo como participantes, enviando a todos, una invitación para la videollamada.
Al igual que en el procedimiento de agregar personas, la ventana de conversación mostrará la lista de
participantes pudiendo realizar con ellos comunicaciones individuales en caso de requerirlo.
Cuando llamamos a los integrantes de un grupo, veremos que a medida que van aceptando nuestra solicitud se
van agregando a la reunión.
Tipos de participantes
En Skype podemos tener dos grupos de participantes: Moderadores y Asistentes. Cuando invitamos personas a
una reunión todos se mostrarán como moderadores. Aunque como veremos luego, el moderador
predeterminado será quien organizó la reunión o quien inició la conversación e invitó a las demás personas.
Cuando realizamos una reunión entre pocos asistentes, como puede ser un pequeño grupo de trabajo, es
habitual que no cambiemos esta configuración predeterminada.
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Pero cuando tenemos una reunión con una considerable cantidad de participantes, será conveniente establecer
algunas reglas, como determinar quiénes serán los Moderadores y quienes Asistentes. De este modo la tarea de
interactuar será más ordenada.
Para establecer que los participantes dejen de ser moderadores, hacemos clic en el botón Acciones de
participante.
Del cuadro que se muestra seleccionamos la opción Disminuir nivel de todos.
Clic en Acciones de participante
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Esto hará que solo quien organizó la reunión quede como Moderador (en nuestro ejemplo Damián).
No obstante, podemos hacer que un Asistente sea Moderador. Esto es muy útil y necesario cuando tenemos una
reunión interactiva, donde requerimos intervenciones puntuales de los asistentes o alguien nos lo solicita. Para
esto, hacemos clic derecho sobre el nombre del asistente y del menú emergente, seleccionamos la opción
Convertir en moderador.
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Veremos entonces que el Asistente pasa al grupo Moderadores.
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Historial de conversaciones y grabación de llamadas.
Historial de conversaciones
Skype Empresarial, mantiene un historial de nuestras conversaciones. Para visualizar el mismo seleccionamos
la opción Conversaciones.
Como se muestra en la imagen siguiente, vemos un listado de conversaciones escritas, llamadas y videollamadas.
De estas dos últimas solo veremos el registro (contacto, hora y duración), pero en el caso de las conversaciones
de chat, se mantiene toda la comunicación, por lo que, si necesitamos revisar una charla de este tipo, bastará
con hacer doble clic sobre el registro de la misma, para visualizarla.
Como se muestra en la imagen a su izquierda, vemos un listado de conversaciones escritas, llamadas y
videollamadas. De estas dos últimas solo veremos el registro (contacto y fecha u hora), pero en el caso de las
conversaciones de chat, se mantiene toda la comunicación, por lo que, si necesitamos revisar una charla de este
tipo, bastará con hacer doble clic sobre el registro de la misma, para visualizarla.
Conversación escrita. Hacemos doble clic sobre ella para desplegar el contenido
Opción Conversaciones
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Grabación de llamadas y videollamadas
Como se indicó anteriormente, el panel de conversaciones no guarda el contenido de una llamada o
videollamada, pero la aplicación cuenta con una herramienta que nos permitirá grabarlas para revisarlas en el
momento que lo deseemos.
Para esto en la ventana de conversación, desplegamos el menú Más opciones, y seleccionamos la opción Iniciar
grabación.
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Al iniciar la grabación se mostrará un mensaje indicando el inicio de la misma, y se agregan a la ventana los
controles, Pausar grabación y Detener grabación. El primero, hará una pausa si deseamos no grabar algún
momento de la conversación, pudiendo retomar la misma en el momento que lo decidamos. El segundo finaliza
la grabación de la llamada. En el siguiente ejemplo, se muestra la grabación en una llamada, para realizar la
grabación de una videollamada la secuencia es la misma.
Pausar grabación
Detener grabación
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Las grabaciones realizadas se visualizarán en el Administrador de grabaciones. Para acceder a él, si aún estamos
en la ventana de conversación, desplegamos el menú Más Opciones y seleccionamos la opción Administrar
grabaciones. Si estamos en la ventana principal de Skype, seleccionamos la orden desde el menú Herramientas.
La ejecución de la orden mostrará la ventana del Administrador de grabaciones de Skype Empresarial como se
visualiza en la imagen siguiente:
Lista de grabaciones
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En esta se visualizan las grabaciones realizadas, y un conjunto de comandos que nos permiten efectuar
diferentes acciones. Los comandos se habilitarán al tener una grabación seleccionada, para esto hacemos clic
sobre ella.
Se describen a continuación las acciones que podemos realizar con una grabación seleccionada.
• El botón Reproducir, reproduce la grabación, iniciando el reproductor de audio y video que tengamos
predeterminado.
• El botón Examinar, abre la ubicación en nuestro equipo donde está almacenada la grabación. Lo que
nos permitirá por ejemplo copiarla o moverla a otra ubicación.
• El botón Publicar, crea una versión en formato .mp4, apta para ser publicada y accesible para otros
usuarios.
• El botón Cambiar nombre, permite cambiar el nombre de la grabación.
• El botón Eliminar, elimina la grabación.
Grabación seleccionada
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Moderar una conversación
Quien inicia una conversación, o convoca a una reunión, tiene la potestad de moderar y dirigir la misma. Esto
significa que puede realizar una serie de acciones que enriquecerán la presentación.
Por ejemplo, podríamos de este modo realizar una clase con nuestros alumnos valiéndonos de diferentes
recursos.
También como moderadores podemos en el momento que lo requiéramos dar participación a nuestros
asistentes.
Para visualizar las opciones que tenemos como moderadores, hacemos clic en Compartir contenido, para
desplegar el menú.
Compartir contenido
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Compartir nuestro escritorio
La opción Compartir su escritorio del menú Compartir contenido, permite que nuestra audiencia pueda ver
todo lo que estamos realizando en nuestro equipo.
Por ejemplo, Damián compartió su escritorio, por lo que Viviana y Fernando como participantes lo verán de esta
forma.
Contenido compartido por Damián, visualizado por Viviana desde una PC
Contenido compartido por Damián, visualizado por Fernando desde un móvil
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Para dejar de compartir nuestro Escritorio, hacemos clic en el botón Dejar de compartir.
Regresemos a nuestro rol de presentador o moderador. En tanto estamos realizando la presentación, se
visualizará en la parte superior de nuestra pantalla, una barra de controles.
Esta nos permitirá, ceder el control de nuestro equipo a otro moderador, recuperarlo si lo hemos cedido, o
dejar de compartir.
Ceder/Retomar control Dejar de compartir
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Compartir ventanas específicas
La opción Compartir su escritorio descrita en el punto anterior, muestra a los asistentes “todo” lo que estamos
haciendo en nuestro equipo, la opción Compartir una ventana del menú Compartir contenido nos permite
establecer que los asistentes puedan ver los que realizamos solo sobre la/s aplicación/es que especifiquemos.
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Por ejemplo, supongamos que hará una presentación, para sus compañeros y tiene abiertas en su equipo varias
aplicaciones y ventanas, pero quiere que su audiencia solo pueda ver un documento de Excel y su navegador
web.
Al ejecutar la orden Compartir una ventana, se visualizará el cuadro del mismo nombre. Esta muestra, las
aplicaciones que estamos ejecutando, para que seleccionemos la o las que deseamos que se muestren en la
presentación. Para seleccionar las aplicaciones a moderar, debemos hacer clic en cada una de ellas. Si como en
el ejemplo deseamos mostrar solo el archivo de Excel y el Navegador, hacemos clic sobre ellas y presionamos
luego el botón Compartir.
La forma en que se establece la comunicación con los asistentes y nuestras opciones como moderadores serán
las mismas que las descritas para la orden Presentar su escritorio, con la única diferencia de que los asistentes
solo verán las acciones que realicemos sobre las aplicaciones seleccionadas.
Hacemos clic en las aplicaciones a presentar para seleccionarlas
Aplicaciones seleccionadas
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Compartir una presentación de PowerPoint
Si lo que deseamos es basar nuestra conferencia o charla en una presentación de PowerPoint, lo más
recomendable es utilizar la opción Compartir archivos de PowerPoint del menú Compartir contenido.
Al seleccionar la orden, se mostrará un cuadro de diálogo para que seleccionemos la presentación a cargar en
nuestra ventana de conversación.
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Una vez cargada la presentación, nuestra ventana de conversación se presentará de la siguiente forma:
Diapositiva anterior Diapositiva siguiente
Muestra/Oculta Miniaturas
Muestra/Oculta Las notas
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Compartir un documento de Office Online para hacer co-autoría
La opción Documento de Office de co-autoría del menú Compartir contenido, nos permite abrir un documento
de Office, a fin de que podamos trabajar sobre él en forma colaborativa.
La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Abrir para que seleccionemos el documento a compartir.
El archivo que deseamos compartir deberá estar guardado en nuestro OneDrive de Office 365.
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Uso de la Pizarra La pizarra es una página en blanco con la cual podemos trabajar en forma conjunta con otros participantes de
la reunión y que permite escribir notas, dibujar e importar imágenes.
Para activar la pizarra en una conversación seleccionamos la opción Más… del menú Compartir contenido.
Del cuadro que se muestra seleccionamos la opción Pizarra.
Seleccionamos la opción Pizarra
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Al iniciar la pizarra, esta se visualizará en nuestra ventana de conversación.
Los participantes de la reunión verán la misma pizarra y podrán al igual que nosotros utilizar la Barra de
herramientas para agregar texto, realizar anotaciones, dibujar e insertar imágenes, de modo que todos vemos
los aportes que se van agregando a esa página en blanco. La siguiente imagen muestra la pizarra a la cual se le
han agregado diferentes elementos.
Barra de herramientas
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Cuando finaliza la reunión, podemos guardar la pizarra con los datos que se han aportado. Para esto
seleccionamos la orden Administrar contenido del menú Compartir contenido.
En el cuadro Contenido, seleccionamos la opción Guardar como del menú del botón Más opciones.
La ejecución de la orden nos permitirá guardar como imagen una instantánea de la Pizarra.