sitelecbeta5.com/documentos/software/telematel/dossier_sitelec.pdf · inspecciÓn y ensayo ... que...

Sitelec

Software de Gestión

Para Instaladores y Empresas de Mantenimiento

MAXIMICE SU RENTABILIDAD

AHORRE COSTES Y TIEMPO OPTIMICE SU NEGOCIO

www.telematel.com

Sitelec Software para Instaladores

4

www.telematel.com

CONTENIDO

TELEMATEL, S.L. .......................................................................................................................................................... 7

SERVICIOS ADICIONALES .......................................................................................................................................... 8

MANTENIMIENTO DE SOLUCIONES: .............................................................................................................................. 8 ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS: .............................................................................................................................. 8 ASISTENCIA: .............................................................................................................................................................. 8

� Atención Telefónica Hot-Line: ............................................................................................................................... 8 � Atención Local (Red de Partners): ........................................................................................................................ 8 � Consultas Técnicas: .............................................................................................................................................. 8 � Telemantenimiento: ............................................................................................................................................... 8 � Manual de Implantación: ....................................................................................................................................... 9 � Manual de Usuario: ............................................................................................................................................... 9 � clienteNET: ............................................................................................................................................................ 9

CONSULTORÍA: .......................................................................................................................................................... 9 DESARROLLO DE SOLUCIONES A MEDIDA: ................................................................................................................... 9 PROYECTOS DE INTEGRACIÓN CON OFIMÁTICA Y OTROS SOFTWARE: ............................................................................ 9

TECNOLOGÍA .............................................................................................................................................................. 10

PROGRESS SOFTWARE CORPORATION ......................................................................................................... 10 PROGRESS SOFTWARE & TELEMATEL ........................................................................................................... 10 HERRAMIENTAS DE REPORTING Y EXTRACCIÓN DE DATOS: ...................................................................... 10

SITELEC ....................................................................................................................................................................... 12

DESCRIPCIÓN GENERAL .................................................................................................................................... 12 SISTEMA DE FUNCIONAMIENTO........................................................................................................................ 14

Consulta de Trazabilidad .................................................................................................................................... 14 Acceso a los Datos ............................................................................................................................................. 14 Seguridad de Acceso. Ley de Protección de Datos: .......................................................................................... 14 Reporting y Listados ........................................................................................................................................... 15 Compatibilidad Ofimática .................................................................................................................................... 15 Gestión Multiempresa / Multidelegación ............................................................................................................. 15 Parámetros de Trabajo ....................................................................................................................................... 16 Ayuda en Pantalla ............................................................................................................................................... 16 Plantillas para los Filtros de los Listados: ........................................................................................................... 16


5

www.telematel.com

MÓDULOS DE SITELEC – ESTRUCTURA BÁSICA ............................................................................................ 17 MÓDULO FICHEROS ......................................................................................................................................... 18

FICHEROS DE GESTIÓN DE DATOS ...................................................................................................................... 19 FICHEROS DE CONFIGURACIÓN DEL PROGRAMA .............................................................................................. 19 FICHEROS EMPLEADOS ......................................................................................................................................... 20 FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ........................................................................................................................ 21

MÓDULO ALMACÉN .......................................................................................................................................... 22 GESTIÓN DE ARTÍCULOS ........................................................................................................................................ 23 GESTIÓN ACTIVIDAD DEL ALMACÉN ..................................................................................................................... 24 CONTROL DEL ALMACÉN ........................................................................................................................................ 24

MÓDULO COMPRAS ......................................................................................................................................... 25 GESTIÓN DE COMPRAS .......................................................................................................................................... 26

MÓDULO PEDIDOS CLIENTE ........................................................................................................................... 28 CONFIGURACIÓN PRESUPUESTOS ...................................................................................................................... 29

MÓDULO OBRAS / PROYECTOS ..................................................................................................................... 31 GESTIÓN DE OBRAS ................................................................................................................................................ 32

MÓDULO ESTADÍSTICAS ................................................................................................................................. 37 GESTIÓN ESTADÍSTICAS ........................................................................................................................................ 38

MÓDULO ADMINISTRACIÓN ............................................................................................................................ 39 GESTIÓN TESORERÍA ............................................................................................................................................. 40 GESTIÓN CONTABLE ............................................................................................................................................... 41

MÓDULOS OPCIONALES DE SITELEC .............................................................................................................. 43

MÓDULO CALIDAD ............................................................................................................................................ 44 GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................................................................................................................... 45 CONTROL PROVEEDORES ..................................................................................................................................... 46 INSPECCIÓN Y ENSAYO .......................................................................................................................................... 46 GESTIÓN de RECLAMACIONES de CLIENTES ....................................................................................................... 47 NO CONFORMIDADES ............................................................................................................................................. 47

MÓDULO SERVICIO AL CLIENTE .................................................................................................................... 48 GESTIÓN AVISOS SERVICIO ................................................................................................................................... 49 CONTROL SERVICIO MANTENIMIENTO ................................................................................................................. 49 SEGUIMIENTO COMERCIAL .................................................................................................................................... 50

MÓDULO CONTROL DE STOCK UBICADO EN OBRAS ................................................................................. 52 GESTIÓN DE ENVÍO DE MATERIAL ....................................................................................................................... 53 CONTROL DE COSTES ............................................................................................................................................ 53 GESTIÓN DE MATERIAL A RETORNAR .................................................................................................................. 53

MÓDULO GESTIÓN AVANZADA DE REVISIÓN DE EQUIPOS ....................................................................... 54 LIBRERÍA DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................................... 55 MANTENIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS POR GAMAS ...................................................................................... 55 PROGRAMACIÓN DE REVISIONES ......................................................................................................................... 55

MÓDULO GESTIÓN DE MATERIALES EN DEPÓSITO ................................................................................... 56 MÓDULO CÓDIGOS DE BARRAS .................................................................................................................... 57


6

www.telematel.com

PREPARACIÓN DE PEDIDOS DE COMPRA ............................................................................................................ 58 RECEPCIÓN MATERIALES ...................................................................................................................................... 58 PREPARACIÓN DE PEDIDOS DE VENTA ............................................................................................................... 58 TERMINAL PUNTO DE VENTA ................................................................................................................................. 58 REGULARIZACIONES de INVENTARIO ................................................................................................................... 58 TRASIEGO UBICACIONES ....................................................................................................................................... 59 MAPEO ALMACÉN .................................................................................................................................................... 59

MÓDULO TERMINAL PUNTO DE VENTA ........................................................................................................ 60 PUNTO DE VENTA .................................................................................................................................................... 60

MÓDULO AUTOMATIZACIÓN DE ENVÍOS POR FAX / E-MAIL ...................................................................... 61 MÓDULO CUADRO DE MANDO ....................................................................................................................... 62

ANÁLISIS DE LAS COMPRAS y VENTAS ................................................................................................................ 62 INFORMES DE GERENCIA ....................................................................................................................................... 62 CUADRO DE MANDO OPERATIVO .......................................................................................................................... 63

OTROS MÓDULOS DISPONIBLES SITELEC ................................................................................................... 64 OTROS PRODUCTOS TELEMATEL COMPATIBLES CON SITELEC ................................................................ 65

BANCOS DE DATOS ................................................................................................................................................... 67

DESCRIPCIÓN GENERAL .................................................................................................................................... 67 DATOS PERMANENTEMENTE ACTUALIZADOS .............................................................................................. 68 ACCESO RÁPIDO Y SENCILLO A LA INFORMACIÓN ...................................................................................... 69 VOLUMEN DE INFORMACIÓN EN CONSTANTE CRECIMIENTO .................................................................... 69


7

www.telematel.com

TELEMATEL, S.L.

TELEMATEL, S.L. es la compañía líder en el desarrollo de software de gestión empresarial y en la actualización

permanente de contenidos de los Bancos de Datos de Tarifas de Fabricantes de Materiales de Construcción,

prestando servicios especializados y de calidad a empresas de los sectores de Material Eléctrico, Saneamientos y

Fontanería, Calefacción y Climatización, Comunicaciones, Seguridad, Protección Contra-incendios, Herramientas y

Suministros Industriales. Los productos de software de TELEMATEL están realizados con la más avanzada tecnología y permiten optimizar

los recursos empleados en todos los procesos empresariales. Más de 20 años de experiencia en la implantación de

sistemas de gestión nos permiten asesorar y orientar al cliente, para que obtenga el máximo rendimiento de la

inversión efectuada en el menor espacio de tiempo y con las mayores garantías de éxito. La gama de productos de

TELEMATEL se adecua a los diferentes niveles de actividad del sector, estableciendo un sistema de comunicación

entre los distintos componentes del mismo gracias a los Bancos de Datos, donde se concentra toda la información

necesaria sobre las Tarifas de Precios, Descripciones de Artículos, Códigos, Referencias y Datos de Fabricantes que

resultan indispensables en una gestión empresarial moderna y eficaz. TELEMATEL ofrece a las empresas del sector

una amplia gama de aplicaciones adaptadas su actividad y procesos operativos diarios:

• Banco de Datos: es la herramienta de consulta más potente del mercado que mantiene actualizadas referencias y tarifas de cerca de 700 marcas de artículos del sector de materiales de construcción.

• Sitelec: es la aplicación desarrollada para empresas dedicadas a la prestación de servicios de Instalación, Aplicación y Mantenimiento que permite controlar toda la actividad de la empresa mediante una única herramienta de gestión.

• Gedilec: esta es la aplicación destinada a la gestión completa de la actividad logística y comercial de empresas Almacenistas y Distribuidoras.

• Promatel: concebida para empresas fabricantes, integra en una sola aplicación la actividad vendedora, compradora y productiva de la empresa, incluyendo la gestión logística y administrativa.

• Logitel: destinada a la gestión avanzada de almacenes y de los procesos logísticos llevados a cabo en éstos.

• distriNET: es la plataforma de Comercio Electrónico que ofrece a las empresas la posibilidad de realizar todas las transacciones comerciales o prestación de servicios a sus clientes a través de Internet.

Todos los programas de gestión están interconectados con el Banco de Datos de TELEMATEL, lo que los convierte

en los más operativos y rápidos de implantación de entre todos los del mercado. Datos Generales • TELEMATEL, fundada en 1988. Más de 20 años de experiencia. • Más de 2.000 clientes y 13.000 usuarios. Más de 285 nuevos clientes cada año. • Plantilla: Más de 60 personas y 25 Partners de TELEMATEL que suman cerca de 200 profesionales conocedores

del producto y dedicados al servicio al cliente, cubriendo toda la geografía española. Más de 30000 servicios de asistencia atendidas al año.

• Creadora del Primer Banco de Datos de Material Eléctrico, Fontanería, Climatización y Suministros Industriales. • Software líder para el sector Eléctrico, Fontanería, Climatización y Suministros Industriales. Más de 20000

licencias, 1% de bajas de clientes al año.


8

www.telematel.com

SERVICIOS ADICIONALES

Mantenimiento de Soluciones: Actualización constante de programas y desarrollo de nuevas funcionalidades que se ponen a disposición de los

clientes acogidos al contrato de mantenimiento a través de Internet, mediante paquetes de Revisión (Telepath’s).

Habitualmente, TELEMATEL edita alrededor de 4 Telepath’s y una nueva versión anuales. El mantenimiento de

soluciones incluye también un servicio de Asistencia Hot-Line a clientes, tal y como se describe en apartados

posteriores. Actualización de Contenidos: El Banco de Datos garantiza la permanente actualización de los contenidos de tarifas y referencias de más de

1.500.000 artículos disponibles por parte del usuario. Dichos contenidos son actualizados diariamente por un equipo

de 12 personas que renuevan los datos en el centro servidor de TELEMATEL al que el cliente puede conectarse

cuando desee para proceder a la actualización de los datos de su instalación. Asistencia: Servicio de asistencia técnica mediante Hot-Line o Red de Partners.

• Atención Telefónica Hot-Line: TELEMATEL dispone de un departamento dedicado exclusivamente a la atención telefónica de los usuarios de

nuestros productos. En él solucionamos rápidamente y de forma eficaz cualquier incidencia que pueda surgir

en la utilización de las aplicaciones. El personal del servicio Hot-Line se encuentra altamente cualificado, lo que

garantiza una solución inmediata para cualquier incidencia. La línea de atención telefónica constituye una

productiva fuente para conocer las necesidades de nuestros clientes y así poder mejorar continuamente

nuestros productos adaptándolos a ellas. Este servicio está incluido en el contrato de mantenimiento de las

aplicaciones de gestión de Telematel.

• Atención Local (Red de Partners): TELEMATEL dispone de una amplia red de distribuidores cubriendo zonalmente los requerimientos de servicio.

Dicha red está capacitada para instalar nuestros programas, impartir la formación pertinente a los usuarios o

estudiar la configuración del sistema combinando software y hardware adecuadamente, ofreciendo así un

servicio rápido y económico situado cerca de los usuarios.

Al visitar y estar en contacto continuo con el cliente, los distribuidores -en coordinación con el departamento de

Atención al Cliente de TELEMATEL que registra y estudia las sugerencias- consiguen encontrar conjuntamente

la más rápida de las soluciones. Actualmente, aquellos distribuidores con la certificación de “Partners de

Servicio” pueden por sí mismos canalizar gran parte de las funciones de Atención al cliente.

• Consultas Técnicas: Nuestros especialistas en análisis y desarrollo de software atienden también, en horario concertado, las

consultas más específicas sobre los programas para facilitar la utilización de nuestros productos.

• Telemantenimiento: Las aplicaciones de TELEMATEL están dotadas de programas de comunicación que permiten el

Telemantenimiento, mediante el cuál, y siempre bajo la autorización y control de los clientes, se ofrece un

servicio técnico de forma remota que evita desplazamientos y otros gastos innecesarios.


9

www.telematel.com

• Manual de Implantación: Es el dossier donde se recogen las recomendaciones y mejores prácticas de implantación del que disponen

todos los Partners de Telematel. En él se describen las tareas que deben realizarse para proceder a la

implantación del producto paso a paso con un lenguaje claro y directo.

• Manual de Usuario: Lo recibe cada cliente al adquirir la aplicación en un CD. Asimismo, las novedades incorporadas en este

manual se publican periódicamente en clienteNET, el espacio reservado a clientes de la página Web de

TELEMATEL (www.telematel.com). Este documento facilita la resolución de posibles dudas sobre la

aplicación, ya que está escrito en un lenguaje claro y directo, y se encuentra ilustrado con imágenes de las

pantallas correspondientes.

• clienteNET: En la página Web de TELEMATEL los clientes tienen un área reservada y de acceso exclusivo para ellos

llamada clienteNET, un servicio en el que las empresas encontrarán documentación técnica, manuales de

usuario actualizados, documentación comercial, actualizaciones de producto, novedades,…

Consultoría: Los Servicios de Consultoría ofrecidos por TELEMATEL cubren la asesoría para la optimización de los procesos en

que la empresa desee un total aprovechamiento de las posibilidades de su ERP y en la mejora de sus

procedimientos internos de trabajo. Los servicios comprenden desde el Análisis, Recomendación e Instalación de la

Infraestructura, la Reorganización de los Procesos de Negocio, la Planificación y Asistencia en la Implantación, hasta

programas enfocados a la maximización del ROI en Tecnologías de la Información de la empresa, Soluciones

Logísticas y Colaboradoras integradas con herramientas de terceros.

Desarrollo de Soluciones a medida: Servicio de análisis, diseño e implantación de soluciones del software personalizadas. Posibilidad de ofrecer servicios

de desarrollo a medida para clientes que requieran funcionalidades adicionales a las propias ofrecidas por los

aplicativos de TELEMATEL. Estos desarrollos son siempre entregados “llave en mano” y son realizados siguiendo las

recomendaciones metodológicas más implantadas tales como METRICA II, SMM o MERISE. La amplia experiencia que poseen nuestros consultores –quienes se encuentran continuamente realizando

evaluaciones de los procesos de negocio, implantando aplicativos y trabajando codo con codo con el usuario final en

un gran número de empresas- , y los amplios conocimientos de nuestros desarrolladores –dada la generación de

diferentes y complejas soluciones que cada día son empleadas por más de 13.000 usuarios- , suponen una garantía

para un completo análisis, programación y entrega de proyectos de desarrollo a medida.

Proyectos de integración con ofimática y otros Software: Los principales servicios de integración que realizamos son:

• Integración entre aplicativos TELEMATEL y otras aplicaciones de la empresa (EDI, Lectores LDT,

Impresoras Código de Barras, Terminales de Marcaje de Horas, Nóminas, Ofimática, eMail,...)

• Integración de las aplicaciones de la empresa con las aplicaciones del cliente (EDI, Intercom, distriNET,

plataformas B2B,...)


10

www.telematel.com

TECNOLOGÍA

Las aplicaciones de TELEMATEL están realizadas en lenguaje Progress de cuarta generación (4GL), lo que ofrece

una robusta estructura de aplicación y desarrollo. Todo ello hace posible la creación del software más útil para cada

sector, a un precio asequible y con unas prestaciones comparables a los más potentes programas de gestión.

PROGRESS SOFTWARE CORPORATION Progress Software Corporation es la matriz de diferentes compañías internacionales. Con sede en más de 110

países alrededor del mundo, Progress aporta, a través del conjunto de productos y servicios que ofrece, soluciones

de negocio enfocadas de forma particular a la problemática que tenga cada cliente. Progress es un proveedor global

de tecnología y servicios para el desarrollo, entrega, integración, explotación y mantenimiento de aplicaciones e-

business y ASP.

Adicionalmente, une a su suite de productos (Base de Datos, Servidores de Mensajería, herramientas de desarrollo,

herramientas de reporting), un catálogo de más de 5.000 aplicaciones, desarrolladas por 2.000 Application Partners

(ISV) y Proveedores de Servicios (ASP), preparadas para dar respuesta a la gestión de cualquier empresa, sea cual

sea su tamaño y el sector en el que desarrolla su actividad. La Base de Datos Relacional de Progress sobre la que

operan las aplicaciones de TELEMATEL está entre las más potentes del mercado en cuanto a rendimiento,

integridad y robustez, con la ventaja de tener un coste de propiedad y mantenimiento muy ajustados gracias a

funcionalidades de autoadministración y autoreindexación.

PROGRESS SOFTWARE & TELEMATEL Progress Software España y TELEMATEL llevan recorridos juntos más de 10 años ofreciendo soluciones

tecnológicas a clientes. TELEMATEL es uno de los 6 Partners reconocidos como Business Alliance Partner de los

más de 60 Partners de Progress que operan en España. Actualmente, TELEMATEL se beneficia de las siguientes

iniciativas con Progress:

HERRAMIENTAS DE REPORTING Y EXTRACCIÓN DE DATOS: Las aplicaciones TELEMATEL, además de disponer de herramientas propias para la configuración de listados,

integran herramientas como Crystal Reports, la herramienta líder mundial en la generación de informes y listados que

incorpora la última tecnología en la realización de reports y que no supone ningún coste adicional para el usuario.

Entre otras, las principales prestaciones de Crystal Reports:

- Realización de Reports con Subinformes vinculados: Navegación dentro de un informe hasta el detalle.

- Personalización de Listados: Permite al usuario relacionar a diferentes ventanas de la aplicación cualquier

listado desarrollado con Crystal Reports. Asimismo, el usuario podrá seleccionar nuevos filtros de impresión

para estos listados Personalizados distintos a los existentes en la aplicación.

- Compatibilidad con la Ofimática: los listados pueden exportarse fácilmente a Word, Excel, PDF, HTML,…

- Diseño avanzado de Gráficos: Posibilidad de presentar los resultados de los informes mediante gráficos e

ilustraciones (barras de estado, gráficos en tarta,…)

TECHNICAL EMPOWERMENT PROGRAM BUSINESS EMPOWERMENT PROGRAM COMARKETING PROGRAM


11

www.telematel.com

SITELEC


12

www.telematel.com

SITELEC

DESCRIPCIÓN GENERAL

Sitelec es un software para la gestión de empresas instaladoras que permite mantener el control de toda la actividad

de la organización. Se trata de la solución informática para todo el negocio, puesto que integra en un mismo

programa desde la elaboración y presentación de los presupuestos, hasta el control de las obras, la administración y

la gestión del sistema de calidad ISO-9000. La integración de todas las actividades permite analizar el

funcionamiento de la empresa desde una perspectiva global.

En la programación de Sitelec se han empleado las soluciones tecnológicas más avanzadas, lo que permite poner a

la empresa en la vanguardia de las herramientas de gestión, tales como la integración total con Ofimática (Word,

Excel, Acrobat PDF), el envío automático de documentos por correo electrónico o fax, y el empleo de Internet en en

la prestación de servicio a los clientes (Avisos) a través del E-Commerce.

Sitelec está interconectado con los Bancos de Datos (aplicaciones de consulta de referencias y tarifas de material

Eléctrico, Fontanería, Climatización y Suministros Industriales de TELEMATEL), lo que proporciona al programa

una valiosa fuente de información. Al disponer de las tarifas de los fabricantes permanentemente actualizadas vía

Internet, Sitelec permite que los presupuestos resulten más rentables, ya que se realizan con los precios de

mercado y se evita la pérdida de margen debido a la subida no controlada del precio de un artículo.

Sitelec es una aplicación modular que se adapta al funcionamiento de la empresa mediante un sistema de

parametrización. Esto quiere decir que la empresa únicamente adquiere aquellos módulos (grandes apartados

que engloban distintas tareas relacionadas por áreas funcionales) que considera necesarios, con la posibilidad de

ir adquiriendo nuevos módulos en el futuro. Así pues, mediante la parametrización, la aplicación siempre ofrece las

prestaciones requeridas por el usuario según su organización y filosofía de empresa.


13

www.telematel.com

PRINCIPALES BENEFICIOS

La utilización de Sitelec garantiza a la empresa una gran capacidad de crecimiento, asentada sobre la base de una

correcta gestión de los proyectos, y un eficiente control administrativo. Los principales beneficios que aporta la

gestión de la empresa con Sitelec son:

Fácil creación de Presupuestos que resultan más rentables al disponer de las tarifas y referencias de los artículos permanentemente actualizada.

Posibilidad de realizar Reservas de Material para cada obra, diferenciándolo del stock disponible en el almacén.

Generar automáticamente Documentos de Envío de Material a obra en función de las compras vinculadas a cada una de las obras.

Llevar un Control exhaustivo de todos los recursos empleados en los proyectos, márgenes, pendientes de facturar, cálculo de desviaciones, etc.

Realizar cálculos de los costes para cada proyecto gracias al permanente registro de la cantidad de material instalado, las horas empleadas o el importe de las subcontrataciones efectuadas.

Facturación inmediata y automática, repercutiendo en un ahorro de tiempo y en ventajas financieras.

Control Centralizado de múltiples almacenes.

Gestión de Stock Mediante la lectura de Códigos de Barras con terminales vía Batch/Radio.

Gestión de las distintas Unidades de Embalaje y sus diversos tratamientos logísticos y comerciales.

Control de Necesidades de Compra a través de los materiales incluidos en los Presupuestos Aceptados a ejecutar o a través de históricos de ventas en el caso de disponer de Punto de Venta.

Generación automática de Propuestas de Compra a los Proveedores y realización de comparativas entre las distintas condiciones de los Proveedores con el fin de escoger la que resulte más rentable.

Gestión Integral de Servicio al Cliente (control de avisos, gestión de mantenimientos, )

Contabilidad y tesorería automatizada, intercambio de ficheros con bancos en soporte magnético.

Cuadro de Mando para informes, análisis detallados de ventas o establecimiento de semáforos de alerta.

Plataforma de Comunicación B2B (Bussines to Bussines) para la gestión de avisos y sericios de mantenimeinto.

Integración de Crystal Reports para la realización de informes con filtros avanzados.

Trazabilidad de Documentos, toda la información relacionada con un determinado concepto con un solo click.

Integración del sistema de calidad ISO-9000 con la gestión informática.

Personalización de vistas de pantalla según especificaciones del usuario.

Compatibilidad con ofimática (Word, Excel, Acrobat PDF), correo electrónico e E-Commerce.

La aplicación funciona en entorno Cliente / Servidor bajo plataformas Windows 2003/2008, Vista y Windows NT.


14

www.telematel.com

SISTEMA DE FUNCIONAMIENTO

El sistema de funcionamiento de Sitelec está pensado para que los usuarios puedan desenvolverse por el programa

con total facilidad, la configuración del programa garantiza su rapidez y ergonomía de uso.

Consulta de Trazabilidad Con el fin de facilitar el manejo de la información, la aplicación

permite navegar entre los distintos documentos y registros que

guarden alguna relación entre sí. Se trata de la Consulta de

Trazabilidad, que permite acceder rápidamente a cualquier dato

relacionado con lo que se está consultando.

Al seleccionar un registro con el botón derecho del ratón, se

despliega una ventana con las posibles consultas relacionadas

que se pueden efectuar. Asimismo se ofrece la posibilidad de

exportar a EXCEL la tabla filtrada o personalizar las columnas

de los registros que aparecen en la ventana.

Acceso a los Datos Los datos están distribuidos en fichas, dentro de cada ficha

se engloba la información en carpetas, lo que permite

acceder rápidamente a la información requerida. En los

documentos y consultas se ofrece siempre en primer

término la información de consulta más habitual.

La aplicación dispone también de “atajos”, es decir, que al

combinar diversas teclas junto a la de “Control”, se accede

automáticamente a determinadas funciones del programa

(En los campos numéricos al presionar “Ctrl+A” se accede a

la Calculadora de Windows, y en los de fechas, al presionar

“Ctrl+F” se accede al Calendario).

Igualmente, algunos documentos que reúnen ciertas

características se presentan en determinados colores con el

fin de identificarlos rápidamente (los Abonos se identifican

en rojo, los documentos vinculados en morado, y en azul los

especiales como facturas en diferido o artículos obsoletos,

pedidos de reparto, etc.)

Seguridad de Acceso. Ley de Protección de Datos: La aplicación garantiza un nivel de seguridad óptimo, puesto

que a cualquier actividad de la aplicación puede definirse el

nivel de acceso (Total, Sólo Lectura, Alta, Baja o


15

www.telematel.com

Modificación) de que dispone cada uno de los usuarios.

Asimismo, permite consultar información acerca de las

acciones llevadas a cabo por cada usuario, como las

consultas que ha realizado sobre datos confidenciales de

clientes, proveedores o ventas de la empresa, las

modificaciones que ha realizado,… garantizando el

cumplimiento de lo definido en la LOPD.

Reporting y Listados Toda la información existente en la aplicación puede

explotarse a partir de listados. Además, el usuario puede

personalizar las opciones de estos listados según su

conveniencia, así como imprimirlos y exportarlos a diversos

programas. Todo ello se consigue gracias a la integración

en las aplicaciones TELEMATEL de herramientas como

Report Builder o Crystal Reports, líder mundial que

incorpora la última tecnología en la realización de reportes e

informes.

Asimismo, el usuario puede programar los listados para que

se lancen de forma automática ya sea periódicamente o en

unas condiciones predefinidas de fecha y hora.

Compatibilidad Ofimática Cualquier documento o listado de la aplicación puede

incluirse automáticamente en un documento de

ofimática (Word, Excel, Acrobat PDF...). Para ello,

simplemente es necesario escribir el nombre del

documento en el que quiere volcarse la información.

Gestión Multiempresa / Multidelegación Las aplicaciones de Telematel, excepto en versión Compact,

disponen de la posibilidad de gestionar múltiples empresas y


16

www.telematel.com

delegaciones. Asimismo, existe la posibilidad de definir

datos comunes o independientes entre las mismas de esta

forma tenemos diferentes ámbitos para clientes,

proveedores, artículos,…

Existe también la posibilidad de obtener consolidaciones de

resultados para diferentes razones sociales a nivel de grupo.

Parámetros de Trabajo Para permitir que la aplicación pueda ajustarse al

máximo a la operativa de cada empresa, cada

módulo dispone de una serie de parámetros que se

definen en le momento de la implantación y que

determinan el comportamiento de la aplicación en

los procesos. Ej. Valores por defecto en donde

guardar documentos técnicos, planos,… tiempos

estándar y % de tiempo superior o inferior,...

Ayuda en Pantalla Todas las ventanas disponen de una ayuda asociada, en la

que se indican las instrucciones básicas para poder

completar correctamente la función en proceso. Esta ayuda

se completa con el Manual de Implantación y Manual de

Usuario.

Plantillas para los Filtros de los Listados: La aplicación dispone de herramientas para

predeterminar filtros a la hora de extraer la

información de la aplicación de forma que siempre

se repita la misma selección y no se induzca a error

de interpretación de los mismos.

Lo mismo ocurre con la personalización de las vistas

de las pantallas, se pueden personalizar por usuario.


17

www.telematel.com

MÓDULOS DE SITELEC – ESTRUCTURA BÁSICA

Sitelec está estructurado en forma de siete grandes módulos que representan otras tantas áreas temáticas de

actuación del programa:

• Módulo Ficheros: Realiza, mediante los Parámetros de Trabajo, la adecuación a las necesidades que el usuario

precise del programa en materia de información y gestión, adaptándose la aplicación a las prestaciones

requeridas por la empresa. Contiene, también, las configuraciones de documentos maestros e información que

se irá utilizando de forma reiterada cuando se ejecute el programa, las herramientas seguridad y de actualización

de programas.

• Módulo Almacén: Integra toda la actividad generada dentro del almacén interrelacionándose de forma automática

con las compras y utilización de material efectuado, de esta forma se posibilita el llevar a cabo un control total de

los artículos en stock, en uno o más almacenes, controlar el stock real, disponible, asignado,… Controla además

las diferentes ubicaciones, las múltiples codificaciones,… Las tarifas y precios de los artículos también incluyen

diferentes condiciones de compra y venta.

• Módulo Compras: Posibilita la gestión de toda actividad relacionada con la adquisición de material y servicios

comprendiendo todas las fases por las que discurre dentro de la sección comercial. Se puede realizar desde el

cálculo de las propuestas de compras proveniente del cálculo de materiales para una obra hasta la entrada en

almacén del material, incluyendo el control de los servicios de acreedores.

• Módulo Pedidos Cliente: Edición de las Memorias y Presupuestos en los que se detalla los recursos previstos

para la realización de un proyecto (artículos, mano de obra, textos). Los Presupuestos pueden utilizar Unidades de

Obra y disponen de un módulo de librería para la recuperación de presupuestos antiguos.

• Módulo Obras/Proyectos: La gestión de Obras/Proyectos permite controlar todas las obras en curso, generar los

partes de trabajo, facturar las obras mediante certificaciones y controlar los operarios y las desviaciones. También

permite la creación de albaranes y facturación de servicios.

• Módulo Estadísticas: Realiza el tratamiento de todos los datos definitivos introducidos desde los módulos de

compras y Obras. La información se ofrece en múltiples subdivisiones y apartados, haciendo posible que conozca

el rendimiento real de los proyectos realizados.

• Módulo Administración: Gestiona toda la información y documentos que genera la actividad comercial de la

empresa y tienen que ser tratados por el departamento de administración, es en este módulo donde se realiza la

gestión de tesorería y riesgos además de la contabilidad de la empresa generando detallados informes.


18

www.telematel.com

MÓDULO FICHEROS

En este módulo se hallan los datos que permiten agilizar los procesos que se realizan diariamente con la

aplicación, haciendo posible que la gestión de la empresa sea mucho más eficaz.

Desde el módulo ficheros se controlan los parámetros que posibilitarán que el programa se adapte a los requisitos

de información y gestión de la empresa, adecuando la cantidad de datos gestionados por la aplicación a las

necesidades que tenga el usuario.

Al ajustarse los parámetros de trabajo a la utilización que se efectúa del programa, se garantiza que el programa

esté en total armonía con el funcionamiento de la empresa, evolucionando de forma coordinada los requisitos de

software de la empresa y las prestaciones de la aplicación.

Es de especial relevancia completar las fichas de los distintos apartados de Maestros (Clientes, Proveedores,

Bancos, Empleados, Grupo/Subgrupo de Artículos,…) ya que de esta manera la introducción de datos en

apartados posteriores del programa se realiza más rápidamente, puesto que en las pantallas de entrada de datos

el programa permite registrar los datos contenidos en este módulo con la simple escritura de un código numérico.

Una de las aplicaciones a destacar es la posibilidad de mantener un exhaustivo control de las herramientas de

trabajo que la empresa cede a cada trabajador. En el apartado Ficheros Empleados, la aplicación es capaz de

registrar todos los movimientos de cesión y devolución de estas herramientas, de forma que la empresa sepa en

todo momento dónde se encuentra una determinada herramienta o qué empleado dispone de ella.

La creación de perfiles de usuarios y esquemas de seguridad garantiza que los usuarios accedan únicamente a

aquellas funciones habilitadas, limitando en cada una de ellas su nivel de utilización y visualización de los datos.

Como ya se ha especificado anteriormente la seguridad se determina por menús y submenus, hasta el detalle de

pantallas y dentro de cada una de ellas, se pueden dar permisos totales o de lectura, alta, modificación o borrado.

EMPRESA MAESTRO

DATOS PARÁMETROSFUNCIONAMIENTO

SITELEC

PERFILES USUARIOS


19

www.telematel.com

FICHEROS DE GESTIÓN DE DATOS Maestros: Contemplan toda la información que se debe tener

registrada sobre una gran parte de los datos de cabecera de

los documentos de la aplicación, como puedan ser los

presupuestos, albaranes o facturas.

El programa tiene almacenada una detallada descripción de

todos los empleados, bancos, proveedores, clientes... en

forma de ficha que será utilizada en la entrada de datos de

los restantes módulos, todo ello provoca que se limite al

máximo la entrada manual de cierta información que se

utiliza reiteradamente.

Los datos maestros definen unos esquemas de

agrupaciones que permiten obtener la información más

detallada. También incorporan datos como e-mail y Web-

Site que posibilitan la comunicación ágil con los

interlocutores de la empresa.

FICHEROS DE CONFIGURACIÓN DEL PROGRAMA Configuración: Gestionan la estructura o administración de la información que

la aplicación puede ofrecer, de esta forma se adapta y moldea

al nivel de utilización del programa por parte del usuario. Por

ejemplo, del módulo de compras se puede definir si el coste

medio ponderado de los artículos se actualiza al crear el

Albarán, o bien al crear la Factura. En definitiva, se realiza la

variación de los parámetros de funcionamiento de la

aplicación para adecuarlos a la forma habitual de trabajo del

usuario.

Se establecen los datos de la empresa y la modificación de los

contadores de numeraciones de documentos que la aplicación

genera.


20

www.telematel.com

Usuarios: La aplicación posibilita que tantos usuarios como se

precisen tengan unos permisos concretos, de esta forma se

limita el ámbito de actuación dentro del programa según el

usuario que lo ejecute. La identificación del usuario se

establece en el momento de entrar en la aplicación

mediante la introducción de un password o clave de

usuario.

Se establecen limitaciones al usuario en cuanto al ámbito de

acceso, pudiendo limitar a sólo Lectura, Crear, Modificar y/o

Eliminar datos en las diferentes áreas de la aplicación de

forma que se cumple con los requisitos establecidos por la

LOPD.

FICHEROS EMPLEADOS Control Herramientas Empleados Esta utilidad permite a la empresa controlar en todo momento

la situación y ubicación de las herramientas de trabajo que

han sido cedidas a los empleados.

Definiendo previamente determinados artículos como material

“herramienta”, la aplicación permite que, en la ficha de

empleados, queden registrados todos los movimientos de

cesión y devolución de estas herramientas de cada trabajador.

Así pues, esta funcionalidad permite a la empresa mantener

un control exhaustivo de las herramientas de las que dispone

cada empleado, o bien, dónde se encuentra una determinada

herramienta.


21

www.telematel.com

FORMATO DE LOS DOCUMENTOS Formularios: Las diferentes posibilidades de darle formato a los

documentos de impresión se agrupan bajo la

funcionalidad Formularios.

Dentro de esta opción de menú el usuario con

permisos podrá gestionar los diferentes formatos

de documentos en cualquiera de las tres

herramientas de soporte de las que dispone la

aplicación por defecto:

- Formateador de Documentos de Telematel

- Report Builder

- Crystal Reports

Las personalizaciones se podrán hacer en:

- Pedidos de Compra: con código propio, referencia del fabricante, valorado o no,…

- Presupuestos: con detalle de artículos, mano de obra y unidades de obra o no, resumido o ampliado, con

descuento visible o no,…

- Partes: con o sin valorar,…

- Etiquetas para envíos a clientes, proveedores,…

- Facturas: con o sin portes, con referencia a una obra concreta, con detalle de artículos instalados, con

referencia a partes detallados o no,…


22

www.telematel.com

MÓDULO ALMACÉN

Este módulo abarca todas las funciones que se realizan en los distintos almacenes de una empresa instaladora.

Aglutina toda la actividad generada dentro de cualquier almacén interrelacionándose de forma automática con las

operaciones realizadas por el departamento de obras y que repercuten directamente sobre el almacén. De esta

forma un usuario de un departamento ajeno a la gestión del stock puede conocer, en todo momento y si dispone de

permisos, la cantidad disponible de cualquier artículo.

La aplicación gestiona el material en stock bajo el esquema de Almacenes, Zonas y Ubicaciones. Dentro de cada

almacén se gestionan los movimientos por Embalajes. El almacén puede gestionarse con criterios logísticos, lo que

permite mantener una trazabilidad total del material con el control de Lotes y Números de Serie. Todos los

movimientos de almacén pueden, además, ser controlados mediante terminales lectores de Códigos de Barras.

De todos los artículos se mantiene una ficha con todos sus datos relacionados, incluyendo múltiples códigos de

acceso directo, descripciones alternativas configurables por cliente, su imagen, datos técnicos, su stock, real,

disponible, reservado, asignado a clientes,…

Los precios de compra y venta del artículo se gestionan según un esquema de múltiples tarifas. Un mismo artículo

puede tener distintos precios según la Unidad de Embalaje, Condiciones de Compra y Venta,…, asimismo, el precio

puede estar informado en distintas divisas.

CONTENEDORES

ARTÍCULOS

UNIDADES EMBALAJE

CONDICIONES COMPRA

CONDICIONES VENTA

ZONAS MOVIMIENTOS

ALMACENES

UBICACIONES COMPRAS

OBRAS/PROYECTOS


23

www.telematel.com

GESTIÓN DE ARTÍCULOS

Artículos: Es una amplia sección que realiza diversas funciones

relacionadas con los artículos. En primer lugar, dispone de un

mantenimiento en el que se crean y consultan completas

fichas de artículos de las diferentes marcas registradas en la

aplicación. En las fichas se dispone de toda la información

referente al artículo seleccionado, desde los múltiples códigos

(código propio, referencia del fabricante, EAN,

equivalencias,…), stocks (real, disponible, asignado,…),

descuentos (netos, por cantidad, por volumen, en cascada,…),

o múltiples descripciones, hasta su propia imagen y ubicación

en el almacén o la ECOtasa que lleva asociada (RAEE).

Además, el usuario puede asignar a los artículos aquellas

propiedades que estime oportunas adicionales a las ya

disponibles por defecto, creando nuevos campos en la ficha

de artículos en el que se especifiquen, por ejemplo, las

normativas o características técnicas de un determinado

producto.

El proceso de importación del Banco de Datos permite

introducir los artículos requeridos de forma automática,

produciéndose un notable ahorro de tiempo y eliminando

errores en la creación de la ficha.

Los artículos incluidos en los Presupuestos o Albaranes

pueden identificarse por cualquiera de sus descripciones, lo

que permite personalizar totalmente los documentos que se

entregan al cliente.

Los precios de los artículos se establecen bajo un esquema

de multitarifa y multidivisa. De cada artículo se pueden

mantener distintas tarifas de compra y venta, y puede tener

el precio expresado en distintas divisas (Euros y Dólares,

por ejemplo).

Asimismo se pueden asignar estados a los artículos

(obsoleto, baja rotación, lote para clientes,

descatalogado,…) y asociarles diferentes acciones y

mensajes y acciones como bloqueo a la compra, bloqueo a

la venta,…


24

www.telematel.com

GESTIÓN ACTIVIDAD DEL ALMACÉN

Movimientos: Contempla el registro manual de entradas o salidas de material.

Los movimientos de almacén pueden gestionarse por unidades

de embalaje, estableciendo una relación entre el embalaje y la

equivalencia en unidades de stock que representa.

Todos los artículos pueden ser identificados con su código de

barras, gestionando los movimientos de una forma rápida y

eficaz mediante terminales lectores de Códigos de Barras.

El Stock se organiza en Almacenes, Zonas y Ubicaciones, por lo

que todo material está perfectamente localizado, incluso las

bobinas, que pueden ser identificadas por matrículas de forma

que se conozca en todo momento la situación del artículo

contenedor y de su contenido

CONTROL DEL ALMACÉN

Inventario: Permite conocer en cualquier momento (a la fecha indicada) el

valor de las existencias en almacén o almacenes solicitados. La

valoración se realiza con tres diferentes métodos a elegir: el de

Coste Medio Ponderado, el de Condición de Compra que aplica el

precio tarifa menos los descuentos de compra predefinidos o el del

Último Precio de Compra considerando los descuentos aplicados

en la compra.

Consultas y Listados: Realiza una visualización de todos los datos extraíbles de los

niveles de actividad de los almacenes. Las consultas aportan

información de los stocks existentes seleccionados bajo distintos

conceptos. De cada movimiento se conoce el documento origen

del mismo, el usuario que lo ha realizado y el precio y descuentos

del artículo en el documento. Los listados posibilitan que se

traspase a cualquier formato la información de almacén que sea

necesaria, es de especial utilidad el listado de stocks bajo mínimos

que muestra los artículos que se hallan por debajo del nivel de

stock mínimo establecido.


25

www.telematel.com

MÓDULO COMPRAS

Desde este módulo se puede gestionar toda la actividad relacionada con la adquisición de material y servicios.

Dispone de gran cantidad de funciones utilizadas en las compras, comprendiendo todas las fases por las que

transcurre dentro del almacén y el departamento de compras.

La aplicación permite controlar en todo momento el stock disponible en el almacén y realiza cálculos automáticos de

las necesidades de material a cubrir para unas obras determinadas. Una vez aprobados los cálculos de necesidades,

genera Propuestas de Compra para enviarlas a los proveedores de manera que pueda escogerse entre el que

ofrezca mejores condiciones de adquisición y, posteriormente, genera los Pedidos de Compra. Seguidamente, los

pedidos que satisfagan las condiciones previstas serán recepcionados en almacén generando automáticamente un

albarán de compra para control de las entradas y verificar las facturas que envíe posteriormente el Proveedor. Al

recepcionar el Pedido, se asigna el material automáticamente en un Parte de Obra en función del origen de la

necesidad.

El módulo compras está íntimamente relacionado con el de almacén, de esta forma cuando se realizan los albaranes

de los artículos recibidos, quedan sistemáticamente registrados en el almacén los movimientos correspondientes, de

esta forma hay una relación directa entre los datos utilizados desde la sección de compras y desde el almacén.

Todos los servicios de los acreedores se facturan desde este módulo, de forma que se mantiene un control

administrativo y estadístico de todas las actividades (podemos conocer, por ejemplo, el importe total de los servicios

bancarios contratados o el importe de las facturas telefónicas y su evolución).

OBRAS

PROPUESTA PEDIDOS

PEDIDOS

RECEPCIÓN PEDIDOS ALBARANES FACTURAS

CÁLCULO DE NECESIDADES PAGOS

CONTABILIDAD

ESTADÍSTICAS


26

www.telematel.com

GESTIÓN DE COMPRAS Cálculo de Necesidades por Consumo: Esta herramienta permite calcular y planificar las compras

que deben efectuarse en función de la demanda de

materiales para las obras a cubrir, las previsiones y el

material pendiente de entregar. Una vez definidos los

parámetros necesarios, la aplicación genera

automáticamente una Propuesta de Compra de materiales.

Propuestas de Compra Una vez aprobado el Cálculo de Necesidades propuesto por la

aplicación, se generan las Propuestas de Compra,

documentos previos a los Pedidos que incluyen una serie de

herramientas para poder establecer a qué Proveedor interesa

efectuar la compra gracias a la posibilidad de definir las

distintas condiciones que ofrecen los Proveedores. Asimismo,

las Propuestas de Compra también pueden generar

Solicitudes de Precio, que son los documentos que se

emplearán para enviar al Proveedor y que éste nos confirme

sus condiciones de adquisición.

El material incluido en una Propuesta puede vincularse de

forma masiva a una Obra, de forma que indicamos al

programa que el material que está recogido en la Propuesta

deberá enviarse a la Obra una vez dispongamos de él.

Pedidos: Los pedidos se pueden generar mediante una propuesta

realizada en función de las necesidades de materiales

contempladas en los Presupuestos, Partes de

Administración y Avisos de Servicio. Los pedidos también

pueden generarse manualmente, de modo que

especificando el proveedor se recuperan automáticamente

las condiciones habituales del mismo.


27

www.telematel.com

Albaranes de Compra / Recepción de Pedidos: Los albaranes se generan internamente a partir de la

recepción de pedidos acotando por proveedor u obra a la

que se asignan, mediante un terminal lector de Códigos de

Barras o manualmente produciéndose la incorporación y

ubicación en stock del artículo de forma inmediata. Al

recepcionar el material en el almacén puede asignarse

directamente a una Obra, generando de forma automática el

Parte de Obra.

La recepción de pedidos puede ser completa o parcial, con

lo que si la cantidad de una línea no coincide con la

decepcionada, queda un pendiente de servir abierto o se

puede cerrar.

Las devoluciones de material se gestionan mediante un

eficaz sistema de marcado de Albaranes de Cargo,

actualizando correctamente el coste de este artículo en el

almacén.

Facturas: Las facturas se producen mediante la actualización de los

albaranes seleccionados, aunque es posible hacerlas

manualmente o en forma de abonos. Las Facturas enviadas

por los Proveedores se comprueban mediante un sistema

de validación que permite simular el documento a partir de

una selección manual de Albaranes, pero sin generar

ninguna factura de compra, a modo de factura proforma.

Las Facturas de Acreedores se introducen con la utilización

de los artículos de servicio que permiten obtener un control

estadístico de todos los servicios efectuados por los

acreedores.

Solicitudes de devolución: Aquellos materiales que se desea devolver al proveedor ya

sea porque son defectuosos, por su obsolescencia, por

reclamaciones de un cliente,… pueden ser devueltos de forma

fácil simplemente con seleccionar la posición de albarán de

proveedor a devolver, la cantidad y la razón de la devolución.

Si el proveedor acepta la devolución se automatiza la creación

de documentos de abono.


28

www.telematel.com

MÓDULO PEDIDOS CLIENTE

Es el Módulo que permite editar y confeccionar los Presupuestos de las Obras o Proyectos. Los Presupuestos

pueden acompañarse de Memorias descriptivas, documentos técnicos,…

Los Presupuestos se confeccionan con una sistemática de capítulos, subcapítulos y partidas, cada uno de éstos

puede estar formado por contenido de Artículos, Mano de Obra, Textos, Artículos con Mano de Obra inducida,

Accesorios. Los Presupuestos pueden valorarse a Coste + Incremento o bien a PVP – Descuento.

La edición de los Presupuestos se realiza con total comodidad con la ayuda de elementos Standard de Windows

como pueda ser el esquema en forma de árbol, la función de copiar y pegar, o la importación de elementos externos

a la aplicación (librerías de Unidades de Obra, conexión directa con el Banco de Datos para Tarifas y Tiempos

Recomendados de instalación). También se dispone de potentes sistemas de recálculo para el redondeo a un

importe, el reajuste masivo del margen en las partidas,…

La aplicación dispone de una Librería de Presupuestos donde se almacenan Unidades de Obra, Capítulos y

Subcapítulos que se aplican al confeccionar nuevos Presupuestos, de esta forma se agiliza su creación. Los artículos

que se utilicen en un Presupuesto y que no estén creados en la aplicación, podrán localizarse desde el Banco de

Datos, recogiendo sus características en el Presupuesto.

Con el Módulo de Tiempos de Instalación se puede aplicar automáticamente la Mano de Obra que es necesaria para

instalar los artículos seleccionados.

PRESUPUESTOS LIBRERÍA

RECÁLCULO IMPORTE

ACEPTACIÓN

OBRA / PROYECTO


29

www.telematel.com

CONFIGURACIÓN PRESUPUESTOS

Editar Memorias: Gestión de las Memorias descriptivas de los Presupuestos y

los Proyectos. Las Memorias se editan desde un procesador

de textos (ej. Word) y se adjuntan a cada uno de los

presupuestos para tener la información organizada

coherentemente.

Edición de presupuestos: El presupuesto consta de una cabecera y unas líneas de

contenido. En la cabecera se identifica y define el

presupuesto, para ello se utilizan múltiples carpetas que

agrupan funcionalmente los datos de presupuestos. Para

mostrar y localizar el contenido del presupuesto se utilizan

estructuras de árbol de Windows, que proporcionan un

intuitivo y fácil acceso a cualquier línea del presupuesto.

Desde la ventana de detalle el usuario puede consultar, crear

y modificar el contenido del presupuesto. El presupuesto está

estructurado en capítulos, subcapítulos y partidas, las cuales

son carpetas dentro del árbol, que pueden ser desplegadas

para mostrar su detalle. Cada uno de los tipos de líneas del

presupuesto está representado por un icono y una descripción

que permite su fácil y rápida identificación.

La creación de nuevas líneas puede realizarse sobre cualquier

punto del presupuesto, sólo es preciso marcar el punto de

inserción de las nuevas líneas sobre el árbol, y a partir de este

punto se insertará cualquier tipo de línea de las posibles. De la

misma forma, se pueden importar y exportar unidades de

obra, ó presupuestos ya existentes, en la librería.

Durante la creación o modificación del presupuesto el usuario

podrá ver como evolucionan los totales finales y parciales del

mismo. Estos valores son desglosados por presupuesto,

capítulo, subcapítulo, partida, unidad de obra, y por tipo de

línea: Mano de Obra, Textos y Artículos. Y visualiza tanto el

valor de venta como el del coste.


30

www.telematel.com

Recálculo-actualización: Los presupuestos ya realizados pueden ser modificados

aplicando un incremento /decremento de los capítulos y/o

subcapítulos elegidos. El recálculo permite fijar el precio de

un artículo o de la mano de obra en todo el presupuesto con

un solo click. También puede efectuar un recálculo para que

el valor del Presupuesto se ajuste a un precio final pactado

con el cliente.

Librería: En la librería de Presupuestos se almacenan Unidades de

Obra, Capítulos y Subcapítulos. El contenido de la librería

podrá ser exportado a diferentes presupuestos, esto hace que

la tarea se simplifique sobretodo en las empresas que realizan

instalaciones repetitivas y que pueden contemplarse en

Unidades de Obra predefinidas.

Las unidades de obra incluidas en la librería mantienen un

código y referencia, y pueden ser importadas desde un

Presupuesto cómodamente mediante un proceso de selección

múltiple.

Módulo Tiempos Instalación: Con el módulo Tiempos de Instalación que se puede

acceder desde Almacén, Presupuestos y Unidades de Obra,

a la asignación de tiempos de instalación preestablecidos en

la ficha del artículo. A cada artículo se le asignan tres

tiempos: para instalaciones realizadas en condiciones muy

accesibles, condiciones normales (tiempo estándar) y

condiciones difíciles. Estos tiempos son de gran utilidad

para calcular la mano de obra necesaria en los

presupuestos de las obras ya que se asocian a los artículos

con mano de obra inducida.


31

www.telematel.com

MÓDULO OBRAS / PROYECTOS

Módulo desde el que se gestionan y controlan las Obras o Proyectos en curso. Cada Proyecto puede estar formado

por uno o más Presupuestos. De cada obra se mantiene una planificación de los recursos necesarios, realizando

propuestas de compra de artículos a medida que se va avanzando en la ejecución del proyecto.

El control de los Proyectos se realiza mediante los Partes de Trabajo, en los que se indican los recursos realmente

utilizados, estos datos se comparan con los presupuestos generando unas desviaciones. El control de los operarios

permite conocer las horas trabajadas cada mes y las horas empleadas en cada Obra o Proyecto. El control de los

gastos incurridos que se imputan al proyecto para poder así calcular su rentabilidad real.

Mediante las Mediciones puede controlarse el Estado de Avance de la Obra calculando lo que está pendiente de

Certificar. Las Certificaciones son utilizadas para facturar una parte de la Obra en curso, las certificaciones pueden

realizarse por importe, por porcentaje y a origen (cantidad real instalada), todo ello por el total de los presupuestos de

un proyecto o bien por el total de cada presupuesto.

Todos los trabajos realizados fuera de presupuesto se documentan en partes que son facturados automáticamente.

Las Facturas procedentes de las Obras se gestionan de forma simple, creando los Efectos de Cobro y los Asientos

Contables correspondientes.

MANTENIMIENTO OBRAS/PROYECTOS

CÁLCULO NECESIDADES

PARTES DE OBRAS

DESVIACIONES

CERTIFICACIONES

FACTURAS VENTA

FACTURACIÓN PARTES

PARTES ADMINISTRACIÓN

COMPRAS


32

www.telematel.com

GESTIÓN DE OBRAS

Gestión de Obras/Proyectos: Permite a la empresa controlar la situación de las

Obras/Proyectos en curso, conociendo de forma rápida la

actividad realizada en cada proyecto.

Desde el Mantenimiento de Obras podemos consultar de

forma rápida la actividad realizada en esta Obra, pudiendo

conocer en todo momento las retenciones de una Obra y el

importe pendiente de facturar. Además, existe a disposición

del usuario la posibilidad de introducir otros datos como:

memoria, inicio y fin de la obra, periodo de garantía, control

de retenciones, tipo de certificación: por importe, por

porcentaje o a origen,…

Necesidades de material: La aplicación es capaz de realizar Cálculos de los requisitos

de materiales, en donde se compensan los materiales en

stock con los asignados y con los requeridos para cada

presupuesto y el total de mano de obra necesaria para su

posterior planificación.

Además, cualquier Propuesta de Compra de material pude

vincularse de forma masiva a una Obra, indicando al

programa que le material que está recogido en la Propuesta

deberá enviarse a la Obra una vez recibido.

Control Stock en Obras: Unida al Módulo Opcional de Control Stock Ubicado en

Obras, la aplicación ofrece a la empresa una herramienta

eficaz para llevar un exhaustivo controlar del material que se

envía a la Obra, generando Documentos de Envío de

Material, conociendo el material instalado y realizando

Cálculos de los Costes y del Material Previsto a Retornar

cuando ésta se finalice (ver apartado de Módulos

Opcionales de Sitelec para ampliar esta información) . […]


33

www.telematel.com

Partes: Completa gestión de Partes tanto de Obra (aquellos que se

realizan contra un presupuesto predefinido) como de

Administración (aquellos que no tienen un presupuesto contra

el que imputarlos).

Con los Partes de Obra se documenta la actividad en cada

Proyecto, lo que será utilizado para calcular las Desviaciones.

En los Partes se indica el material empleado, horas de trabajo

y gastos (Kilómetros, Dietas...).

Los Partes de Administración reflejan una actividad fuera de

Presupuesto que puede facturarse independientemente

manteniendo un preciso control de los Partes facturados y los

que están pendientes de facturarse.

La introducción de los Partes se efectúa de forma ágil

mediante un proceso de alta repetitiva.

Mediciones: El Módulo Opcional de Mediciones constituye el paso previo

a la certificación de una determinada Obra/Proyecto y tiene

como objetivo permitir realizar una propuesta de certificación

para enviarla al cliente y esperar su aceptación. Las

Mediciones se realizan mediante la introducción del Estado

de Mediciones de un Presupuesto, es decir, se dispone de

la visión del Presupuesto y se pueden marcar las partidas

que se consideran como facturables puesto que ya han sido

ejecutadas.


34

www.telematel.com

Certificaciones: Una vez se vayan ejecutando las Obras/Proyectos éstas se

pueden ir certificando. Las certificaciones pueden realizarse

por importe o por porcentaje de cada Presupuesto o del

conjunto de una Obra. También pueden certificarse Unidades

Obra a partir de un Porcentaje de Cantidad (certificar el 30%

de 10 Unidades de Obra).

Cuando se especifica la cuantía de la certificación, el

programa genera automáticamente la factura de dicha

certificación. Simplemente habrá que introducir en la factura el

importe de los portes, los embalajes, y si hay algún tipo de

recargo financiero o descuento.

La aplicación contempla también Certificaciones a Origen por

Cantidad Instalada, Unidad de obra instalada, Importe y

Porcentaje de Capítulo/Subcapítulo.

Sitelec facilita enormemente la tarea de las certificaciones ya

que integra en un mismo menú desde la certificación a la

creación de la factura, esto agiliza el proceso y evita los

errores en la introducción del importe de la certificación en la

factura.

En las certificaciones se realiza el tratamiento de las

retenciones aplicadas a cada factura, controlando el importe

retenido de cada Obra.

Desviaciones: El análisis de las Desviaciones permite comparar los

recursos utilizados con los previstos en el Presupuesto. El

cálculo de las desviaciones puede reducirse a una

comparación de importes totales, o bien puede efectuarse

un análisis pormenorizado por tareas o centros de coste.

Las desviaciones serán el mejor indicador para calcular la

eficacia en la ejecución de las obras.


35

www.telematel.com

Cierre Obra/Proyecto. Garantía: Cuando una Obra o proyecto es efectuada y ya se han

computado todas las repercusiones financieras que ha

reportado el proyecto, podemos realizar el cierre. Cuando se

ejecuta se elimina toda la información referente a una Obra

finalizada y a sus Presupuestos asociados quedando

únicamente una información estadística de consulta.

Una Obra puede cerrarse en situación de garantía, es decir,

sobre esta Obra pueden imputarse posteriormente trabajos

que reducen la rentabilidad final del proyecto, puesto que

entran dentro de la garantía comprometida con el cliente.

Análisis Rentabilidad Obras: Sitelec incorpora información para el análisis detallado de la

situación de la cada Obra. Esta información se ofrece en

listados en los que se muestra la relación de horas,

materiales y gastos incurridos en la Obra, comparando el

coste de la Obra con el valor Facturado para obtener un

margen de rentabilidad. Además se analizan los trabajos

realizados contra presupuesto, por administración, las

cantidades facturadas por periodos, lo pendiente de

facturar,…Esta información puede extraerse por fechas, lo

que permite obtener el valor de la Obra en curso.

Con la Actualización de las Facturas se crean

automáticamente los Asientos Contables de las Facturas.

Dentro de una misma ventana se incluyen las Facturas

procedentes de certificaciones, las de Partes Administración

y las entradas manualmente.

Análisis Rentabilidad Obras por Actividad/Subactividad: Funcionalidad opcional de Sitelec que permite analizar las

obras y su evolución desglosando las diferentes actividades:

electricidad, fontanería, clima,… y sus subactividades:

acometida general, montantes, instalaciones interiores,…


36

www.telematel.com

Facturas: Las Facturas pueden introducirse manualmente, detallando el

contenido de la Factura, delimitando los Artículos, Mano de

Obra y Textos a incluir en la Factura o bien a través de la

facturación de los Partes de Administración pendientes. La

Factura crea automáticamente los Efectos de Cobro en

función de la Forma de Pago del documento.

Si disponemos del las funcionalidades de punto de Venta, las

Facturas de Venta efectuadas desde el Módulo de Ventas, o

bien efectuadas desde el Módulo de Obras, aparecen

conjuntamente en el Mantenimiento de Facturas, tanto del

Módulo de Obras como de Ventas. Para poder distinguir entre

unas y otras, la aplicación identifica con una “0” las

pertenecientes al Módulo Obras, con una “C” las Facturas de

Certificaciones y con una “P” las procedentes de Partes de

Administración.

Con la Actualización de las Facturas se crean

automáticamente los Asientos Contables de las Facturas.

Dentro de una misma ventana se incluyen las Facturas

procedentes de certificaciones, las de Partes Administración y

las entradas manualmente.

Comisiones: En las facturas se pueden definir los distintos

Representantes de la empresa para que, la aplicación

calcule, según el importe de dicha factura, el porcentaje de

comisiones que debe percibir cada Representante.


37

www.telematel.com

MÓDULO ESTADÍSTICAS

Realiza el tratamiento de todos los datos definitivos introducidos desde los módulos de compras y obras. La

información recopilada la gestiona de forma que muestre las estadísticas que más utilidad puedan tener para la

empresa.

Los datos se muestran en las más diversas formas, pudiendo comprobar detalladamente de dónde provienen, quién

las realiza o quién es el responsable de las compras o proyectos que la empresa ha realizado durante el periodo de

tiempo que elija el usuario de las estadísticas.

Las estadísticas ofrecen una información que es muy útil a la empresa para poder extraer conclusiones y analizar

profundamente las operaciones realizadas durante el intervalo de tiempo elegido. Del análisis de las estadísticas se

pueden determinar las decisiones más acertadas para: la implantación de la estrategia más adecuada para la

empresa, el cumplimiento de los objetivos marcados en el plan estratégico, o si es necesario, realizar las variaciones

oportunas del plan para hacer frente con mayores garantías a las condiciones cambiantes del entorno.

Por consiguiente, las estadísticas juegan un papel crucial para poder realizar la satisfacción plena del cliente, y por

tanto, asegurar el éxito económico y financiero de la empresa.

OBRAS/PROYECTOS COMPRAS

ESTADÍSTICAS


38

www.telematel.com

GESTIÓN ESTADÍSTICAS

Compras: La información de las compras es tratada de la forma que estime oportuno el usuario, realizando un análisis por

marca, proveedores, familias o artículos. De esta forma se conoce con datos absolutamente actualizados los

proveedores o tipos de artículos más solicitados por la empresa, siendo muy útil para la negociación de las

condiciones que ofrecen los proveedores de determinadas marcas.

Obra / Proyecto: De las Obras efectuadas se mantiene toda la información estadística, aportando conocimiento sobre el rendimiento

real de cada proyecto (análisis coste-beneficio).

ABC: Ofrece las estadísticas ABC de los datos de compra y venta agrupando Clientes, Proveedores o Artículos en tres

categorías A, B, ó C, en función del paso de su actividad, ‘importancia’, con respecto a al empresa. De esta forma, la

información se divide en distintas zonas o clasificaciones que muestran por ejemplo los porcentajes del 20% para tipo

‘A’, 50% para tipo ‘B’ y 75% para tipo ‘C’ del total de la información seleccionada.


39

www.telematel.com

MÓDULO ADMINISTRACIÓN

Concentra toda la información y documentos que genera la actividad productiva y financiera de la empresa y tienen

que ser tratados por el departamento de administración.

En una empresa moderna es primordial tener las herramientas que posibilitan una gestión eficiente y rápida de la

actividad. La aplicación ofrece en este módulo el sistema de tener siempre bajo control la gestión de los documentos

financieros y contables, mediante la interrelación precisa entre el módulo que genera el documento, (por ejemplo:

compras), y el que lo debe gestionar.

El módulo tiene la intención de facilitar la tarea administrativa de la empresa, especialmente para aquellas que

mueven un gran volumen de efectos debido a su intensa actividad.

La gestión de efectos de cobros y pagos se agiliza enormemente al poderse realizar en el mismo programa que

registra la actividad productiva y compradora de la empresa, coincidiendo con los datos de las facturas. La

sumarización de efectos, la gestión de remesas, y las previsiones de tesorería se realizan rápidamente.

El apartado contable también se beneficia de esta interconexión con los restantes módulos, de esta forma, los datos

referentes a la gestión del IVA, o a los asientos contables se registran de forma automática con la variación de

cualquier referencia que afecte a estos apartados. La contabilidad está adaptada al Plan General Contable Español y

permite acceder desde el asiento al documento al que hace referencia, siendo muy ágil la comprobación de los

valores contables mediante herramientas de conciliación y validación automáticos.

COBROS

REGISTRO FACTURAS EMITIDAS

REGISTRO FACTURAS RECIBIDAS

PAGOS

CONTABILIDAD IVA

FACTURAS VENTAS

FACTURAS COMPRAS


40

www.telematel.com

GESTIÓN TESORERÍA Cobros: Los efectos de cobro se generan automáticamente en la

facturación.

Los efectos pueden cobrarse de forma individual, o

colectivamente introduciéndolos dentro de una remesa. La

aplicación gestiona las remesas presentadas al cobro y al

descuento, efectuando el tratamiento contable

correspondiente. Las remesas son presentadas al banco en

soporte magnético en el formato de la Norma requerida.

En el mismo apartado se encuentra la gestión de las

retenciones que nos aplican en las diferentes obras o

proyectos: sobre la Base Imponible de la Obra o el total de

las Facturas. También se realiza la gestión de impagados,

que se realiza mediante la creación de una notificación.

También se ofrece un histórico donde pueden consultarse

los datos de impagados en diferentes momentos del tiempo.

Las consultas existentes permiten efectuar una previsión de

cobros, anticipando situaciones futuras.

Pagos: Los Efectos de Pago son creados automáticamente al

introducir una Factura de Compra.

La aplicación incorpora una amplia gestión de pagarés a partir

de los documentos de pago de un proveedor, el programa

posibilita desde la creación de los mismos, a su presentación

y liquidación.

Se incorpora también un programa de gestión del confirming

de pagos, manteniendo el control contable de estos pagos.

La planificación de pagos por intervalos y las previsiones de

tesorería, aportan información para poder gestionar

eficientemente la tesorería.


41

www.telematel.com

GESTIÓN CONTABLE Gestión IVA: En este apartado se mantiene un registro de facturas

emitidas y de las recibidas, de esta forma se pueden realizar

listados de las facturas donde se muestra un desglose de

bases y cuotas para los distintos tipos de IVA existentes.

A partir de las facturas emitidas se realiza un listado de

clientes por volumen de ventas, y a partir de las recibidas un

listado de proveedores por volumen de compras.

Finalmente, se puede hacer la declaración del IVA en

formato magnético, pudiendo traspasar datos

automáticamente de la aplicación a los disquetes facilitados

por la administración en la declaración del IVA. También se

contempla la deducción de IVA Intracomunitario.

Contabilidad: Dispone de una gran variedad de opciones haciendo que el

tratamiento de la contabilidad sea ágil y preciso.

• Plan de Cuentas: La aplicación tiene el plan de cuentas

del Plan General Contable Español que se va alimentando

de todas las operaciones confirmadas desde los restantes

módulos. El programa crea automáticamente las cuentas

contables más utilizadas gracias a la existencia de más de

30 mnemotécnicos.

• Asientos y Apuntes: Es donde se realiza la gestión de

los movimientos contables. Los asientos contables se

crean a través de una ventana de introducción totalmente

intuitiva. La comprobación de los asientos se efectúa

mediante herramientas de conciliación y validación. El

programa permite obtener el Diario Oficial de contabilidad,

con los asientos numerados de acuerdo a la fecha de su

creación.


42

www.telematel.com

• Informes Contables: La aplicación recoge la información

contenida en las cuentas para poder realizar todo tipo de

informes, desde el balance de sumas y saldos, el de

pérdidas y ganancias o los cuadros de financiación. La

aplicación permite la configuración variable de informes.

• Contabilidad Presupuestaria: La contabilidad contempla

una completa gestión presupuestaria que permite efectuar

un análisis pormenorizado de las desviaciones mensuales.

• Inmovilizado: Gestiona la amortización de los bienes

inmovilizados que posea la empresa. Efectúa un

mantenimiento de todos los bienes, contemplando todos

los valores de los bienes en una completa ficha. Los

asientos de amortización se efectúan automáticamente a

• Efectos en cartera: Permite mantener un control de los

Efectos de Cobro que ya están disponibles para la

empresa y los que aún no lo están. Esta situación se

define a partir del Mantenimiento de Efectos de Cobro, de

forma que, cuando dicho efecto se marca como

“Aceptado”, se genera el movimiento contable

correspondiente a la Cuenta de Gestión de Cobros en

Cartera.


43

www.telematel.com

MÓDULOS OPCIONALES DE SITELEC Además de los módulos ya especificados, existen otros apartados adicionales que, en función de las necesidades

particulares de cada empresa, se pueden ir añadiendo a la aplicación. Son:

• Módulo Calidad: Gestiona toda la documentación de la empresa referente al Sistema de Calidad ISO-9000

manteniendo codificados en una base de datos todos los documentos, controlando las copias y las revisiones

efectuadas y enviándolos por correo electrónico a los clientes que lo soliciten. Asimismo, permite gestionar las

reclamaciones de los clientes, las no conformidades internas y las acciones correctoras/preventivas.

• Módulo Servicio al Cliente: Permite gestionar el Servicio de Atención Telefónica, con la centralización de los

Avisos y Llamadas recibidos de clientes y los diferentes Servicios postventa que se ofrecen, ligados o no a

Contratos de Servicio (Garantías, Mantenimientos o Revisiones Periódicas de Equipos). Se gestiona la

planificación de los empleados de servicio, la facturación de los servicios, cuotas e incrementos interanuales,…

• Módulo Control de Stock Ubicado en Obras: Ofrece a la empresa las herramientas más eficaces para controlar

el material que se envía a la Obra y/o el Stock real disponible en cada una, generando documentos que certifican

el envío del material a la obra y calculando los costes totales y el material sobrante cuando ésta se finalice.

• Módulo Gestión Avanzada de Revisión de Equipos: Agiliza y Automatiza las tareas de un Servicio Postventa

Estandarizado. Gracias a este módulo, el usuario puede definir y recuperar multitud de Procedimientos (lista de

operaciones a realizar en una determinada Revisión), asignarlos de forma masiva a toda la gama de artículos y

programar en el tiempo las Revisiones, que se efectuarán mediante la creación de Avisos relacionados con el

Contrato.

• Módulo Gestión de Materiales en Depósito: Permite controlar la situación de los bienes de la empresa

(materiales, contenedores, herramientas…) que, durante el transcurso de una Obra o Proyecto, se encuentran en

depósito o han sido cedidos a empleados, proveedores, subcontratas o clientes.

• Módulo Código de Barras: La incorporación de este módulo permite al usuario organizar el almacén mediante

Códigos de Barras y controlar de forma exhaustiva los movimientos de todos los artículos. Los lectores láser

aseguran una rápida recogida de los datos y permiten conocer con exactitud las cantidades, ubicaciones y

condiciones del material existente en stock.

• Módulo Terminal Punto de Venta: Permite gestionar todo los procesos relacionados con la venta de artículos en

mostrador, como la generación e impresión de tickets, la generación automática de facturas, etc.

• Módulo Automatización de Envíos por Fax / e-mail: Este módulo hace posible el envío automático de cualquier

documento existente en la aplicación a través de correo electrónico o fax al destinatario deseado.

• Módulo Cuadro de Mando: Proporciona a los directivos los indicadores adecuados para conocer el

funcionamiento y evolución diaria de la empresa respecto a la estrategia inicial y corregir así las posibles

desviaciones. Además, permite consultar la información base de la que está compuesta cada indicador.


44

www.telematel.com

MÓDULO CALIDAD

El control de la documentación del Sistema de Calidad (interna o externa) se efectúa mediante una Gestión

Documental que permite mantener codificados en una Base de Datos todos los documentos del Sistema. La

gestión documental realiza también un control de copias controladas de los documentos y de revisiones

efectuadas, agilizando la gestión del envío de las revisiones de documentos.

La gestión de las reclamaciones de clientes, no conformidades internas y acciones correctoras/preventivas se

efectúa mediante herramientas específicas que permiten efectuar fichas de control por reclamación, no

conformidad y acción correctora/preventiva, manteniendo una trazabilidad completa sobre la evolución de las

mismas. De esta forma el responsable del Sistema de Calidad puede conocer en cualquier momento el estado de

resolución en el que se encuentra cada una de ellas.

La aplicación mantiene un control sobre las órdenes de inspección y ensayo, permitiendo la definición de las

pautas y parámetros de control, así como el control de todos los equipos de medida y ensayo utilizados. Todos los

resultados de las inspecciones se anotarán en forma de registros de calidad, lo que permitirá establecer la validez

de los productos o servicios de la empresa.

El Módulo de Calidad está integrado con el resto de módulos de la aplicación. Esto permite que los datos

registrados desde el Módulo de Compras puedan ser utilizados para el control de la evaluación de los

Proveedores.

INSPECCIÓN Y ENSAYO

ORDENES CALIDAD

NO CONFORMIDADES

CONTROL PROVEEDORES

GESTIÓN DOCUMENTAL RECLAMACIONES

CLIENTES

COMPRAS

OBRAS


45

www.telematel.com

GESTIÓN DOCUMENTAL

Mantenimiento Documentos: La Gestión Documental permite mantener un seguimiento

sobre todos los documentos de calidad, estableciendo el

control de las diferentes revisiones de cada documento. Los

documentos se mantienen con copias controladas, enviando

automáticamente sus revisiones correo electrónico a los

destinatarios predefinidos.

Todos los documentos están perfectamente codificados,

pudiendo los usuarios localizar rápidamente, acceder y abrir

el documento buscado desde el módulo de calidad,

independientemente del programa informático empleado en

la elaboración de la documentación.

De cada documento se mantiene la información de

Responsable y Fecha de Preparación, Revisión y

Aprobación, Copias Controladas del documento así como

última Revisión vigente. La revisión efectuada sobre un

documento se registra rápidamente en la aplicación,

efectuando un envío de mensajes de correo electrónico

interno a todos los empleados que dispongan de copias

controladas del documento, notificándoles así la revisión

efectuada. El Listado de Distribución de la documentación, y

el Listado de Documentos Vigentes se actualiza

automáticamente.

La aplicación mantiene también una gestión de todos

aquellos documentos externos al Sistema de Calidad (tarifas

de compras por ejemplo), controlando también la edición

vigente de cada uno de estos documentos y el envío a los

diferentes destinatarios.


46

www.telematel.com

CONTROL PROVEEDORES

Datos de Evaluación: En este apartado se incluyen los datos de calidad de los

proveedores (puntualidad, tasa de servicio,…). Estos datos

son los que permitirán definir si un proveedor es

considerado como Homologado o No para una gama de

productos. Los datos empleados son recogidos

automáticamente del proceso de Recepción de materiales

efectuada en el Módulo de Compras.

INSPECCIÓN Y ENSAYO Incluye todas las funciones que están relacionadas con la

inspección de materiales y/o procesos de calidad.

Mantenimiento Equipos Medida: Control de todas las herramientas que son utilizadas para

efectuar los procesos de inspección. De estas herramientas

se mantiene un control de identificación (número de serie y

persona asignada) y una planificación de la validación de

cada equipo de medida.

Mantenimiento Procedimientos Control: En los Procedimientos se definen los pasos que deben

efectuarse para inspeccionar un producto o un proceso. Se

detallan las acciones que debe efectuar un operario para

efectuar el control de la calidad, los valores que son

considerados como aceptables y el margen de tolerancia.

Mantenimiento Órdenes Calidad: Las Órdenes de Calidad son los documentos que

determinan los procesos de inspección que deben

efectuarse en un artículo o proceso. Los resultados de las

inspecciones se anotan en este documento. Las Órdenes de

Calidad se lanzan automáticamente al efectuar una

Recepción de Material. En caso de que los resultados

arrojados sean negativos, se genera automáticamente una

No Conformidad.


47

www.telematel.com

GESTIÓN de RECLAMACIONES de CLIENTES

Mantenimiento Reclamaciones: La Gestión de las Reclamaciones permite controlar todas las

notificaciones, quejas o reclamaciones sobre los productos o

servicios de la empresa. La gestión de las reclamaciones

comprende su introducción y registro, canalizando

posteriormente la reclamación a aquellos usuarios del sistema

que mejor puedan atenderla en función del tipo de reclamación o

del circuito de resolución establecido.

Todas las acciones que se efectúan sobre esta reclamación se

van anotando es este mantenimiento. El resultado final es que

se mantiene un control sobre todas las acciones efectuadas por

cada usuario, en qué día, y el tiempo que ha invertido en ello.

La naturaleza de las Reclamaciones se codifica en unas

agrupaciones, también se puede indicar la causa que ha

provocado esta reclamación. Toda esta y demás información de

las reclamaciones se puede explotar mediante consultas y

listados que permiten disponer de los datos adecuados para

determinar las acciones correctoras o preventivas a emprender.

NO CONFORMIDADES

Mantenimiento No Conformidades: Registro de toda No Conformidad detectada del Sistema de

Calidad. Las No Conformidades pueden anotarse

manualmente o bien pueden proceder de un proceso de

inspección en los que los resultados obtenidos sean

insuficientes. De cada No Conformidad se indicará si se ha

localizado en Inspección, Proceso, Recepción... anotando

las características de la No Conformidad y el empleado que

la ha detectado.

Mantenimiento de Acciones Correctoras/Preventivas: Ficha de Acción Correctora o Preventiva, en la que se indica

el responsable y fecha estimada de implantación de la

acción, con lo que se efectúa un seguimiento de la

resolución de cada Acción


48

www.telematel.com

MÓDULO SERVICIO AL CLIENTE

El Módulo de Servicio al Clientes engloba todas las herramientas necesarias para gestionar eficazmente la actividad

Comercial y de Marketing de la empresa, así como todo lo relacionado con el Servicio Postventa: Servicios de

Garantía, de Mantenimiento y de Revisiones Periódicas de Equipos contratados con los clientes.

La aplicación distingue entre los distintos Servicios de Garantía, Mantenimiento y Revisiones Periódicas de Equipos

contratados con los clientes, permitiendo definir cada uno de ellos y, en el caso de los dos últimos, establecer un

precio y unos períodos de renovación. Asimismo, permite realizar, de forma automática y masiva, las facturas

derivadas de dichos servicios. Además, en lo que a Revisiones de Equipos se refiere, permite establecer cuándo se

desea que se realicen y definir la lista de comprobaciones a efectuar en cada una de ellas.

El módulo incorpora también una gestión del Servicio de Atención Telefónica con la centralización de los avisos de

clientes. Para cada uno de los avisos de servicio se crea una orden de servicio que se remite al usuario encargado

de llevarlo a cabo. Estos servicios pueden estar vinculados a los Contratos de Mantenimiento o, en caso de no

tratarse de un cliente con contrato, pueden traspasarse posteriormente como un Parte de Administración facturable.

Toda la actividad pre-venta de la compañía se gestiona mediante el control de las Acciones Comerciales efectuadas

por los empleados de la empresa, permitiendo también realizar las tareas de Marketing directo de apoyo a los

clientes.

GESTIÓN AVISOS

GESTIÓN MANTENIMIENTOS

FACTURAS

ENTIDADES

SEGUIMIENTO COMERCIAL

OBRAS/PROYECTOS

CLIENTES


49

www.telematel.com

GESTIÓN AVISOS SERVICIO

Mantenimiento Avisos Servicio: Todos los avisos de los clientes para la realización de un

servicio se anotan en los documentos de Aviso. En estos

documentos se incluye los datos de referencia del cliente y

una descripción de las tareas a realizar. Los Avisos son

traspasados automáticamente a los empleados afectados.

Todos los Avisos mantienen un código de prioridad con lo

que pueden determinarse aquellas tareas que tienen un

carácter urgente y que por tanto deben atenderse de forma

automática.

Al crear un aviso, éste se puede asociar a una instalación

concreta del cliente, por lo que en el momento de crear el

aviso podemos saber qué equipos hay en esta instalación.

Esta información puede trasladarse a la hoja de trabajo que

se envía al empleado que atenderá el servicio.

A través de los datos del Aviso se gestionará las

necesidades de material del empleado que lo atienda y los

procesos a realizar. Los recursos empleados en la

resolución del Aviso podrán ser traspasados en un Parte de

Administración, con lo cual podrá facturarse el servicio,

también podrá ser traspasado como un Parte de Obra para

imputar la tarea como un mayor coste de un proyecto

determinado.

CONTROL SERVICIO MANTENIMIENTO

Mantenimiento Servicios: El Usuario puede definir todos los servicios de mantenimiento

contratados por sus clientes y sus condiciones de inicio,

duración y renovación.

En esta ficha se informa del número de renovaciones anuales

que son realizadas, de la fecha de inicio y la fecha de

finalización que se tienen en cuenta en el proceso de creación

del Mantenimiento, los Servicios tienen asignado un precio

que se aplica en cada período de renovación.


50

www.telematel.com

Pueden crearse también servicios de mantenimiento sin coste

para el cliente y que pueden considerarse como servicios de

garantía. Los servicios pueden bloquearse con lo que se

considera como cancelado temporalmente.

Cada contrato se asocia a una instalación, pudiendo definir la

relación de equipos que hay en la instalación, con las

características técnicas de cada equipo incluyendo el número

de serie. De cada equipo se mantiene un control de las

revisiones efectuadas y sus resultados.

Facturación Servicios: Periódicamente, y de forma automática, la aplicación

efectúa Facturas en concepto de un servicio vigente. La

Facturación de cada servicio se realizará en función de los

períodos de renovación, con lo que podrá realizarse una

única Factura anual por servicio, o bien realizarlas con

mayor periodicidad (por semestre, trimestre, mensual...).

Cualquier incidencia en las Facturas de servicios permitirá

bloquear el servicio de mantenimiento que se efectúa al

cliente.

SEGUIMIENTO COMERCIAL

La gestión de la actividad comercial implica el control de las acciones comerciales que se efectúan a los clientes

actuales y a los clientes potenciales. Estos clientes son considerados como Entidades, concepto dentro del cual

también pueden incluirse los Proveedores.

Mantenimiento Entidades: Base de datos en la que se pueden incluir todos los clientes

potenciales de la empresa. De cada entidad se mantiene

información que es utilizada para efectuar campañas de

marketing. Las Entidades se dividen en función de la

relación comercial de esta Entidad con la empresa. Las

Entidades pueden considerarse como “Posibles”,

“Presuntas” o “Actuales”.


51

www.telematel.com

Seguimientos Comerciales: Las acciones comerciales efectuadas a estas Entidades se

consideran como Seguimientos. En el Seguimiento se indica

qué se ha ofertado al cliente y el resultado de la acción. Al

consultar la ficha de la Entidad se pueden consultar todas las

acciones realizadas al cliente, conociendo las visitas que se

han realizado, lo que se ha ofertado, etc. Toda esta

información se guarda en un histórico que se asocia a la ficha

de la entidad.

Para facilitar la consulta de los seguimientos comerciales

asociados a un presupuesto antes de que sea adjudicado,

también se pueden consultar los seguimientos desde la misma

ficha de cada presupuesto.


52

www.telematel.com

MÓDULO CONTROL DE STOCK UBICADO EN OBRAS

El Módulo de Control Stock Ubicado en Obras ofrece a la empresa una herramienta eficaz para controlar la totalidad

de material que se envía a cada Obra o Proyecto y su situación.

Mediante el Módulo de Control Stock Ubicado en Obras, el usuario es capaz de conocer el Stock real disponible en

cada momento, generar automáticamente documentos que certifican el envío del material a la obra y calcular el

coste exacto de la obra gracias al conocimiento del precio material instalado, las horas empleadas, etc.

Todo ello se efectúa mediante la utilización de Ubicaciones de Reserva. De esta forma, a cada Obra se le asigna

una Ubicación de Reserva, de manera que desde cualquier punto del programa se pueda conocer la relación de

Material que pertenece a la empresa pero que se encuentra en las distintas obras y, por tanto, no está disponible en

el almacén.

MANTENIMIENTO OBRAS/PROYECTOS

CONFIRMACIÓN PRESUPUESTO

INSTALACIÓN MATERIAL

STOCK asignado a OBRA

CÁLCULO de NECESIDADES de

MATERIAL

LISTADO de NECESIDADES de

MATERIAL

STOCK DISPONIBLE

STOCK REAL

Vinculación

Parte Trabajo

PEDIDOS a PROVEEDOR

RECEPCIÓN De PEDIDO

PEDIDOS CLIENTE

ALMACÉN OBRAS/PROYECTOS

COMPRAS


53

www.telematel.com

GESTIÓN DE ENVÍO DE MATERIAL La aplicación ofrece una completa Gestión del Envío de Material a cada una de las Obras, generando documentos que certifican el envío de material y calculando el material sobrante previsto cuando finalice la Obra.

CONTROL DE COSTES La aplicación dispone además de las prestaciones necesarias

para controlar todos los costes en las Obras, obteniendo en

cualquier momento información del material instalado, horas

empleadas o importes de las subcontrataciones efectuadas.

Mediante este nuevo módulo se dispone además de toda la

información sobre el material que se ha enviado a la Obra y

que está pendiente de ser instalado, pudiendo calcular el valor

inmovilizado correspondiente al material que está previsto

utilizar.

La generación de los Documentos de Envío de Material a las

Obras pueden efectuarse manualmente en función de las

necesidades a cubrir de las Obras, o bien automáticamente

en función de las Compras vinculadas a la Obra, de forma

que al recibir el material comprado para una Obra se genere

automáticamente su documento de envío a la obra.

GESTIÓN DE MATERIAL A RETORNAR

El Retorno de material de la Obra al almacén de la empresa también se calcula automáticamente comparando la relación entre el material enviado y el instalado en esa Obra, con lo que la diferencia se considera como el material previsto a ser retornado al almacén al finalizar la obra.


54

www.telematel.com

MÓDULO GESTIÓN AVANZADA DE REVISIÓN DE EQUIPOS

El Módulo de Gestión Avanzada de Revisión de Equipos contiene las herramientas necesarias para agilizar y

automatizar las tareas propias de un servicio postventa de Mantenimiento de Equipos.

Gracias a este Módulo, el usuario es capaz de crear y recuperar multitud de Procedimientos (relación de operaciones

a realizar en una determinada Revisión) para, posteriormente, asignarlos de forma masiva a toda la gama de

artículos correspondiente.

Inicialmente, el usuario define en los Contratos de Mantenimiento la relación de Equipos sobre los que se efectúa un

servicio de mantenimiento, y, posteriormente, la relación de operaciones que se efectuarán en la Revisión de cada

Equipo.

Las tareas de Revisión se efectúan mediante la creación de Avisos de Revisión relacionados con el Contrato de

Mantenimiento asociado a los diferentes equipos del cliente.

SERVICIOS del CONTRATO

RELACIÓN de EQUIPOS

GENERACIÓN DE REVISIONES

CALENDARIO DE REVISIONES

MAESTRO de OPERACIONES

MAESTRO de PROCEDIMIENTOS

ASIGNACIÓN de PROCEDIMIENTO

por GAMA DE PRODUCTO

CONTRATOS MANTENIMIENTO


55

www.telematel.com

LIBRERÍA DE PROCEDIMIENTOS

Los Procedimientos definen la relación de Operaciones o

pasos que hay que efectuar en la realización de una

determinada tarea de Revisión.

Con el fin de facilitar al usuario la creación de dichos

Procedimientos, la aplicación dispone de una librería en la que

se pueden ir creando los “Procedimientos Tipo” (plantillas que

permitirán automatizar la designación de Procedimientos a un

determinado Artículo).

A cada operación puede asociársele una descripción en la que

se aporten las instrucciones que se entregarán al operario que

deba realizar la Revisión.

MANTENIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS POR GAMAS

Otra forma de facilitar la asignación de Procedimientos a los

artículos es la creación de Gamas. Se trata de definir

clasificaciones de artículos que, por sus características,

pertenecen a esa Gama concreta.

Mediante la designación de Procedimientos por Gamas, la

aplicación permite asignar de forma masiva un determinado

Procedimiento a todos los artículos que pertenezcan a dicha

Gama.

PROGRAMACIÓN DE REVISIONES

La aplicación ofrece la posibilidad de planificar las distintas

tareas de Revisión para el momento en que se desee. Esto

es posible gracias a la posibilidad de definir campos como la

Periodicidad en la que está previsto se realicen las distintas

Revisión, o el Calendario de Revisión, que permite definir los

días laborables en los que estará disponible el Departamento

Técnico.


56

www.telematel.com

MÓDULO GESTIÓN DE MATERIALES EN DEPÓSITO El Módulo Gestión de Materiales en Depósito es la solución para controlar la situación de los bienes de la empresa

(materiales, contenedores, herramientas…) que, durante el transcurso de una Obra o Proyecto, se encuentran en

depósito o han sido cedidos a empleados, proveedores subcontratas o clientes.

Asimismo, se gestiona el material que a diario la empresa deposita en las furgonetas o demás elementos de

transporte de sus empleados, de manera que es posible controlar en todo momento dónde se encuentra.

Igualmente, la Gestión de Materiales en Depósito puede emplearse para resolver las necesidades de control de los

bienes que han sido cedidos a la empresa por proveedores, de manera que, en el caso de que se realice la venta de

los Materiales en Depósito, se genere de forma automática todo el proceso de Compra y la Entrada/Salida de

Stocks de almacén. En definitiva, este módulo garantiza la gestión eficaz de todos aquellos bienes que, por alguno

de los motivos anteriores, deben excluirse del stock real y diferenciarse de las compras o ventas facturables.

Entre las funcionalidades principales de este módulo, destacan:

• Posibilidad de definir Depósitos identificando y

cuantificando el material depositado.

• Establecimiento de diferentes tipos de depósitos

para facilitar las búsquedas, control,...

• Asignación de un Responsable para cada depósito

ya sea empleado, cliente o proveedor.

• Diferentes vías para la asignación de materiales al

Depósito: manualmente, especificando el depósito desde los diferentes documentos de gestión (Parte de Administración, Parte de obra) o especificando el depósito en la Máquina, Operación, Ruta y OT.

• Diferentes posibilidades para el retorno del material: de forma manual individual o masivamente todo lo del depósito, especificando el almacén de destino en el albarán de devolución.

• Control de la trazabilidad por diferentes parámetros:

movimiento, documentos (Trasiegos de almacén, Parte de Administración, Parte de Obra), fecha, matrícula, número de serie, número de lote y valor de los materiales en depósito.

• Información inmediata y detallada en número y en valor el stock de materiales por depósitos y por empleado, cliente o proveedor.


57

www.telematel.com

MÓDULO CÓDIGOS DE BARRAS

La gestión de Sitelec puede adaptarse al sistema de etiquetado y control

mediante Código de Barras, de esta forma se consigue aumentar la

seguridad y agilizar la gestión de manipulación y venta de los productos.

Con la gestión del almacén por Código de Barras se consigue tener un

control exhaustivo sobre las cantidades, ubicaciones y condiciones del

material existente en stock.

Los Códigos de Barras son de gran utilidad debido a su fácil lectura mediante los lectores Láser que permite una

rápida recogida de datos. Los lectores de barras distinguen e identifican los códigos interpretando las barras, los

espacios y la anchura o estrechez de los mismos.

La utilización de los Códigos de Barras permite una mayor rapidez en la identificación de los artículos que son

gestionados en el almacén; la perfecta integración de los datos capturados y la aplicación, garantizando su fácil

puesta en marcha y rentabilidad inmediata.

Existen dos opciones para el trabajo con los terminales de Código de Barras que se producen según el tipo de

transmisión de los datos entre el Terminal Lector de Código de Barras y la aplicación. Estos son:

- Gestión de Almacén con Códigos de Barras con transmisión de datos vía Batch: En este caso los

terminales lectores realizan las diferentes operativas desconectados del servidor de aplicaciones, los

datos sólo se actualizarán en la aplicación al realizarse una descarga desde al Terminal a la

aplicación a través de una cuna (cradle) de comunicaciones. Este es un sistema económico muy

recomendado para almacenes de pequeñas dimensiones.

- Gestión de Almacén con Códigos de Barras con transmisión de datos vía Radio Frecuencia: Aquí

será necesario montar un sistema de comunicaciones vía Radio Frecuencia de forma que el

Terminal pueda trabajar on-line con el servidor de aplicaciones consultando stocks registrados y

reales en cada momento. Esta es una opción recomendada para grandes almacenes con mucho

movimiento.

Mediante los Códigos de Barras, la aplicación controla todos los procesos que suponen un gran volumen de

movimientos de artículos como: Recepción de Materiales, Trasiegos entre Ubicaciones, Regularizaciones de


58

www.telematel.com

Inventario, Mapeo del Almacén, Terminal Punto de Venta y Preparación de Pedidos. Estas funcionalidades quedan

descritas a continuación:

PREPARACIÓN DE PEDIDOS DE COMPRA La creación de Pedidos de Compra puede realizarse rápidamente mediante un Lector de Código de Barras. Esta

funcionalidad permite que, mediante un paseo por el almacén, se detecten las faltas de material y se anoten en el

terminal, generando automáticamente los Pedidos a los Proveedores asignados por defecto a cada material. Esta

funcionalidad está disponible en todos los dispositivos Vía Radio, y en los dispositivos homologados Vía Batch de

DATALOGIC y UNITECH.

RECEPCIÓN MATERIALES

El material que se recibe en el almacén procedente de un Pedido de compra se registra rápidamente con la lectura

de los códigos de barras. El material recibido es capturado por los lectores de forma que se controlan las líneas

recepcionadas de cada Pedido creando automáticamente el Albarán de Proveedor correspondiente; asimismo, en

caso de estar asignado a un cliente, el material se incorpora automáticamente en un Albarán de Salida. Con la

lectura de los Códigos de Barras se garantiza que el material recibido se registre rápidamente en la aplicación,

manteniendo el nivel de stock actualizado al momento.

PREPARACIÓN DE PEDIDOS DE VENTA

La preparación de los Pedidos de Venta se realiza rápidamente mediante el uso de la Hoja de Almacén (en la que

se indica el material a preparar y su ubicación), y la lectura del material con los códigos de barras, creando

automáticamente el albarán de venta y actualizando los datos del Pedido. La asignación de Pedidos mediante el

uso de los códigos de barras garantiza un adecuado servicio al cliente.

TERMINAL PUNTO DE VENTA

En las ventas que se efectúan directamente en el mostrador, pueden identificarse los artículos que son vendidos

mediante los Códigos de Barras. Los artículos se identifican físicamente en la estantería del almacén, creando

automáticamente las líneas de los Tickets. La lectura del material con los lectores láser evita los errores en las

líneas de los Tickets y Albaranes, y las consiguientes reclamaciones y modificaciones.

REGULARIZACIONES de INVENTARIO

El proceso de recuento de inventario que implica una gran inversión en tiempo, personal y, en muchas ocasiones,

la parada de la actividad diaria, puede hacerse más rápidamente utilizando los Códigos de Barras. La aplicación

emite un listado con todos los artículos en stock, su ubicación y cantidad. Con los lectores, únicamente debe

identificarse la ubicación, el artículo y la cantidad para efectuar el inventario.


59

www.telematel.com

TRASIEGO UBICACIONES

El trasiego de los artículos en stock se realiza puede fácilmente realizarse con lectores láser, sin necesidad de

verificación a priori stocks y ubicaciones, puesto que se realiza en función de las necesidades del almacén en

reubicar los stocks.

MAPEO ALMACÉN

La identificación del material existente en el almacén con lectores de Códigos de Barras permite que desde el

almacén se registre la situación exacta que hay en ese momento en stock. Posteriormente, podrá actualizarse la

información recogida generando los consiguientes movimientos y regularizaciones de almacén, e inicializando el

inventario total o zonal del almacén a las unidades correctas.


60

www.telematel.com

MÓDULO TERMINAL PUNTO DE VENTA

Desde un Terminal Punto de Venta, se gestiona la venta de artículos generando Tickets mediante un dispositivo

especial que imprime de forma rápida y sencilla, todas las ventas realizadas en mostrador.

El Punto de Venta puede emplear la lectura de Códigos de Barras para crear automáticamente los Tickets de Venta,

y permite que distintos vendedores puedan trabajar simultáneamente en la creación de Tickets mediante sus

terminales portátiles. Todos los Tickets generados pueden facturarse posteriormente, dando lugar a Facturas de

venta que son incluidas en el registro de Facturas.

PUNTO DE VENTA

Terminal Punto de Venta: En el Punto de Venta se registran todas las ventas directas

efectuadas a los clientes. Estas ventas se documentan en

Tickets. La impresión de Tickets se realiza en un dispositivo

dedicado que garantiza la máxima rapidez. La información

que se incluye en los Tickets se adapta a las necesidades

del cliente, pudiendo imprimir un Ticket con el IVA incluido,

con desglose de IVA, con o sin detalle de artículos.

El Terminal Punto de Venta es de fácil manejo y sobre él

podemos comprobar el importe de la venta efectuada,

gestionando el cambio. La información de importes se

ofrece en Euros.

TPV

TICKETS

FACTURACIÓN TICKETS

IMPRESIÓN TICKETS

FACTURAS


61

www.telematel.com

MÓDULO AUTOMATIZACIÓN DE ENVÍOS POR FAX / E‐MAIL

El Módulo de Automatización de Envíos por Fax/ e-mail permite enviar, de forma automática, cualquier

documento existente en la aplicación a través de Correo Electrónico o Fax al destinatario escogido. Este proceso

se realiza gracias a la integración de Sitelec con software externo de gestión de correo y fax.

El proceso es el siguiente: Desde la aplicación se obtiene

los datos de contacto de la ficha del destinatario del envío

(Cliente, Proveedor o Empleado) y se selecciona la persona

de contacto adecuada.

Por ejemplo, desde el Mantenimiento de Pedidos de

Compra se puede enviar rápidamente el Pedido al

Proveedor correspondiente por Fax o por e-mail

simplemente pulsando un botón.

La aplicación de gestión generará todos los procesos

necesarios para capturar el Pedido de la Base de Datos y

depositarlo en la bandeja de salida del Gestor de Correo o

Fax implementado.

También se puede enviar de forma masiva una relación de

documentos por Mail o por Fax. De esta forma, podrían

adelantarse ágilmente las Facturas que está previsto enviar

a los clientes sin que ello implique ningún tipo de coste en

cuanto a tiempo y dinero.

El módulo incluye además la trazabilidad de los envíos, lo

que implica que, en cualquier momento, podemos conocer si

un determinado documento ha sido enviado, a quién se ha

dirigido y a través de qué medio (e-mail o Fax).


62

www.telematel.com

MÓDULO CUADRO DE MANDO

Para facilitar la toma de decisiones estratégicas, el Módulo de Cuadro de Mando, también conocido como Módulo

de Gerencia, permite aglutinar y dar forma a toda esta información con el objetivo de que el usuario pueda analizar

el funcionamiento general de su empresa de un simple vistazo.

El usuario puede establecer cuales son los datos de interés que desea analizar y será sobre ellos que se mostrará

la información obtenida. Debido a que las diferentes organizaciones desean obtener conclusiones distintas, el

módulo es parametrizable de forma que se obtenga la máxima utilidad.

Para tener un análisis completo de la situación de la compañía en todo momento, en el Módulo de Cuadro de

Mando desarrollado por Telematel, se establecen tres áreas principales:

ANÁLISIS DE LAS COMPRAS y VENTAS

Gracias a la funcionalidad de Análisis Pormenorizado de las Compras y las Ventas, el usuario puede elaborar

diferentes listados y comparativas sobre la evolución de las ventas pudiendo especificar:

- Periodos a comparar (años consecutivos, meses consecutivos, mismos meses de años diferentes,…).

- Previsiones de la evolución del negocio (por delegación, por representante, por marca,…).

- Obtención de listados que incluyen, últimos periodos, acumulados anuales, desviaciones sobre previsiones,

márgenes de las ventas,…)

- Filtros y niveles de detalle para la navegación entre documentos encadenados.

INFORMES DE GERENCIA

Permiten, sin necesidad de programación, configurar desde el

propio programa los diferentes informes gerenciales (Informes

de Evolución de la Cuenta de Explotación, Informes de

Evolución del Activo y el Pasivo, Informes de Evolución de la

Tesorería, Ratios Financieros, Evolución de las Ventas

comparando lo actual con históricos y provisionales, y

Evolución de las Compras comparando lo actual con lo

histórico y lo provisional).

Estos informes están divididos en tres grupos a partir del

origen de sus datos: Informes Financieros, Ratios, e Informes

de Evolución del Stock. Los informes gerenciales se ejecutan

directamente sobre Crystal Reports. A través de esta

herramienta se puede navegar sobre el informe, imprimir o

exportar a diferentes formatos (XLS, DOC, HTML,…).


63

www.telematel.com

CUADRO DE MANDO OPERATIVO

Muestra un conjunto de datos de forma agrupada para que,

mediante semáforos de estado, se pueda identificar

rápidamente las alertas que se producen. El usuario definirá

una serie de indicadores y los valores por los cuales quieren

que la aplicación le envíe una alerta (Ej. Stock bajo mínimos

de un material, Nº de obras sin facturación registrada en el

último periodo,…). Si los datos producen una alarma, el

usuario indicado recibirá un e-mail comunicándole la

situación para que pueda resolverla.

El usuario es quien determina qué datos quiere que formen

parte de una alerta, según las cotas que establezca.

Además, se podrá indicar también la necesidad de enviar un

e-mail a un determinado usuario para informarle de la alerta

en cuestión.

Los diferentes indicadores que se controlarán inicialmente son los que siguen, aunque existe la posibilidad de

personalizar y generar nuevos indicadores por parte del usuario:

• Almacén: Control de Stocks bajo mínimos (en el almacén, pendiente de servir y pendiente de recibir)

• Obras/Proyectos: Fecha de entrega de Obras superada, fechas de inicio y fin de Presupuestos aceptados,

partes de Administración y de obras antiguos sin facturar y/o actualizar.

• Administración: Efectos pendientes de Cobro y/o Pagos Vencidos, Efectos Impagados de Cobro o Pago,

Efectos en Remesas, pagarés o Confirming pendientes de Liquidación y Riesgo de Clientes superado.

• Calidad: Documentos de calidad pendientes de aprobar, Órdenes de Calidad y Reclamaciones o No-

conformidades abiertas.

• Servicio al Cliente: Acciones Comerciales pendientes, Avisos Abiertos y Pendientes, Contratos Renovados

y sin Renovar, con y sin periodos de facturación o sin facturar.


64

www.telematel.com

OTROS MÓDULOS DISPONIBLES SITELEC

• Sitelec Multidelegación: Configuración especial para la gestión de diversas delegaciones. Las delegaciones

pueden configurarse de distinta forma, abarcando todas las posibilidades existentes en el mundo empresarial en la

relación entre empresas y delegaciones.

• Modulo Ventas (Gestión Ofertas, Pedidos y Albaranes): Permite gestionar eficientemente las Ofertas, Pedidos y

Albaranes de Venta a clientes. Los Albaranes podrán ser facturados a crédito o al contado, manteniendo distintos

criterios de facturación en función del cliente destinatario de la factura (periodicidad, días de pago,…).

• Módulo de Producción: Permite gestionar la totalidad del proceso de fabricación de un determinado producto,

desde que surge la necesidad de su creación, hasta que se elabora el producto final.

• Módulo Logística: Este módulo comprende un conjunto de herramientas que posibilitan el control informático de

stocks para entornos intradelegación e interdelegación. Optimiza los movimientos a realizar en el almacén para la

gestión eficiente de stocks, utilizando tecnologías de lectura de Códigos de Barras y transmisión de la información

vía Radiofrecuencia o vía Batch.

• Módulo de Partes de Taller: El Módulo de proyectos internos permite controlar la actividad efectuada en el taller

del almacén, estando especialmente pensado para el control del montaje de cuadros. Los proyectos internos se

estructuran a través de un Presupuesto en el que se detalla el contenido completo del proyecto, controlando

posteriormente mediante códigos de barras que se cumplan los plazos y tiempos de trabajo preestablecidos.

• Módulo de Contabilidad Analítica: Módulo que permite la imputación de los diferentes costes incurridos por la

empresa en diferentes centros o subcentros de coste para su posterior análisis de evolución.

• Módulo Intrastat: Módulo que facilita la declaración de operaciones de facturación del/al extranjero.

• Módulo de Gestión de Anticipos: Permite controlar las cantidades adelantadas por los clientes que

posteriormente serán compensadas contablemente a la hora de la facturación definitiva de las operaciones.


65

www.telematel.com

OTROS PRODUCTOS TELEMATEL COMPATIBLES CON SITELEC

• distriNET: es la plataforma de Comercio Electrónico de Telematel que permite a la empresa realizar

transacciones comerciales con sus clientes y proveedores. Dicha plataforma dispone de tres versiones según la

funcionalidad requerida por el cliente:

o distriNET versión eServicio al Cliente: está dirigida a proporcionar un punto de acceso a la

organización a través de Internet donde el cliente pueda solicitar servicios, introducir

reclamaciones,… viendo desde la creación del aviso a su resolución los diferentes estadios por los

que pasa su mensaje. (Requiere la disponibilidad del Módulo de Servicio al Cliente, Avisos y

llamadas, en Sitelec)

o distriNET versión eGestión Comercial: para transacciones con empresas clientes (ofertas,

pedidos de cliente, estado de entregas de material, albaranes, facturación, situación contable,…)

(Requiere la disponibilidad del Módulo de Ventas al completo y del de Avisos y llamadas, en

Sitelec)

o distriNET versión eCanal: desarrollada pensando en las necesidades de un agente comercial de

la empresa que trabaja en desplazamiento, con una simple conexión a Internet podría ver la

información sobre sus clientes (ficha, ofertas, pedidos, albaranes, condiciones comerciales) e

incluso registrar los seguimientos comerciales realizados sobre el mismo, visitas, ofertas,…

(Requiere la disponibilidad del Módulo de Ventas al completo y del de Seguimientos Comerciales

en Sitelec)

** Solicitar Dossier de Producto de distriNET para mayor información.


66

www.telematel.com

BANCO

DE DATOS

MULTISECTORIAL


67

www.telematel.com

BANCOS DE DATOS MULISECTORIAL

DESCRIPCIÓN GENERAL

El Banco de Datos Multisectorial de TELEMATEL dispone de toda la información de las tarifas, códigos y otras

características de los productos de cerca de 700 fabricantes de materiales de construcción e instalación. Esta

aplicación constituye una herramienta de gran utilidad en la actividad diaria de la empresa, ya que:

El Banco de Datos Multisectorial de TELEMATEL también garantiza un acceso rápido y sencillo a la información

deseada gracias a sus numerosos sistemas de codificación, búsqueda y localización de los artículos, así como

por un procedimiento de actualización de datos automático e interactivo.

Si algo caracteriza a las empresas instaladoras o

mayoristas del sector es la multitud de referencias de

artículos que manejan diariamente y las numerosas

horas de trabajo que invierten en su consulta, alta y

permanente actualización.

Como en casi todos los campos, la informática y las

nuevas tecnologías han dado solución a esta

problemática histórica de gestión. Ahora, y gracias a

TELEMATEL –compañía líder en el desarrollo de

software de gestión-, las empresas del sector pueden

acceder en todo momento a la información más

completa y actualizada sobre los artículos con los que

trabajan. Se trata del Banco de Datos Multisectorial de

TELEMATEL, aplicación que contiene hasta cerca de

1,5 MILLONES de referencias de los artículos de los

fabricantes más representativos del sector de los

materiales de construcción.

• Garantiza que la empresa disponga de todos los datos de los ARTÍCULOS. • Las Tarifas se encuentran permanentemente actualizadas a través de INTERNET.

• Evita el proceso manual de consulta de referencias, y permiten AHORRAR una gran cantidad

de tiempo que puede ser utilizado en aumentar la productividad de la empresa.

• Al disponer de las tarifas de los artículos, permite realizar COMPARATIVAS DE PRECIOS y escoger el que resulte más rentable.

• Facilita el control del INVENTARIO y lo convierte en un proceso rápido y sencillo.

Esta aplicación dispone de toda la información necesaria sobre cerca de 1,5 millones de artículos de 700 marcas.


68

www.telematel.com

Desarrollado con la más avanzada tecnología, el Banco

de Datos Multisectorial dispone de:

- La Información comercial más completa sobre todos

los artículos de cada marca: referencia del fabricante,

descripción, modelo, precio, control de altas y bajas,

cambios de referencia, etc.

- La tarifa actual de cada artículo, su fecha de vigencia

en el mercado y un histórico con los tres últimos precios,

lo que permite conocer y comparar la evolución de cada

fabricante.

- Los datos operativos más útiles: Imagen del artículo,

Familia de Descuento, Código EAN, unidades de

embalaje disponibles, características técnicas, tasa

ECORAEE, etc.

- Y otras funcionalidades como: búsquedas avanzadas,

índices de tarifas, listados, trazabilidad de

documentos…

Cabe destacar que, gracias a la compatibilidad de esta

aplicación con la Ofimática, todos estos datos pueden

exportarse a otros programas tradicionales como Word

o Excel, de forma que se pueda generar ficheros en

estos formatos y resulte más fácil trabajar con la

información.

Datos Permanentemente actualizados

A la ventaja de poder contar en todo momento con la

información más precisa y fiable del mercado, hay que

sumarle la posibilidad de mantenerla

permanentemente actualizada a través de una simple

conexión a Internet. Esto es posible gracias al

avanzado sistema de comunicaciones que incorpora

el Banco de Datos Multisectorial y que capacita al

usuario a gestionar por sí mismo las altas y bajas de

cada artículo y a mantener al día las tarifas de precios.

La conexión con el centro servidor de TELEMATEL se

puede establecer durante las 24 horas del día, y existe

la posibilidad de programar el sistema para que los

datos se actualicen automáticamente.

El Banco de Datos Multisectorial facilita todos los datos del artículo: referencias, tarifas, imagen, modelo, descripción,

características técnicas, etc.

Para un acceso más rápido y sencillo a toda la información, todos los artículos se encuentran clasificados en diversos

sectores y subsectores.

Con una simple conexión a Internet, el usuario puede actualizar y mantener él mismo al día las

tarifas de los fabricantes.


69

www.telematel.com

Acceso Rápido y Sencillo a la Información

Concebido para facilitar las tareas diarias de las empresas

del sector, el Banco de Datos Multisectorial de TELEMATEL

dispone de múltiples criterios de búsqueda y localización

que permiten acceder a la información deseada de una

forma rápida y sencilla: Desde obtener la lista completa de

todos los productos de una misma marca, hasta encontrar

todos aquellos que cumplan una característica determinada

como el precio, el color, la descripción, las características

técnicas, las recomendaciones de instalación, etc.

En lo que se refiere al manejo de la aplicación, el Banco de

Datos está destinado a todo tipo de usuarios, ya que la

totalidad de sus utilidades se encuentran estructuradas en

botones y sencillos menús, de manera que no requiere de

ningún tipo de conocimiento informático previo. Hasta tal

punto se trata de una aplicación sencilla que cualquier

usuario, conocedor de la tarifa del fabricante y que sepa

cómo está estructurada en capítulos y subcapítulos, podrá

acceder a los artículos desde el índice de dicha tarifa que se

incluye en el Bancos de Datos Multisectorial de

TELEMATEL.

Volumen de Información en constante crecimiento

El Banco de Datos de TELEMATEL lleva más de 20 años en el mercado y durante este tiempo, el volumen de

información gestionada ha ido creciendo de forma espectacular hasta llegar a gestionar las tarifas de cerca de 800 marcas diferentes. Y es que, si algo caracteriza a TELEMATEL es la constante atención a las necesidades

particulares de cada cliente.

Por ello, cada año la compañía consulta y escucha las solicitudes de cada usuario con el fin de conocer cuáles son

las más marcas más solicitadas del mercado e incorporarlas al Banco de Datos, contribuyendo así a mejorar día a

día la información que contienen.

El resultado de respuestas este año ha sido espectacular, y por ello TELEMATEL ha agradecido la respuesta de sus

clientes añadiendo un total de 40 nuevas marcas a las ya existentes en el Banco de Datos de Tarifas y Precios. Se

trata de una cifra record en la historia de esta aplicación que aporta al cliente un servicio de calidad que mejora día

a día y ofrece respuestas inmediatas a sus requerimientos.

Los criterios de búsqueda por la descripción del artículo, el precio, el color o las características técnicas permiten

acceder rápidamente a la información deseada.


70

www.telematel.com

Entre otras, las novedades que se encuentran en el Banco de Datos Multisectorial corresponden a marcas de los

siguientes ámbitos:

Por otro lado, lo que también ha conseguido TELEMATEL con su larga experiencia en la gestión de contenidos es

mejorar la información específica de cada artículo. Actualmente, la aplicación está preparada para obtener

descripciones ampliadas de los artículos y nuevas propiedades y características técnicas como caudal, grado de

protección, color, tipo de embalaje o dimensiones del mismo.

Otro dato muy valioso a la hora de gestionar esta cantidad de referencias es la imagen del producto. Como se dice

habitualmente, “una imagen vale más que mil palabras”. TELEMATEL lo sabe, y por ello pone las imágenes de los

artículos a disposición de sus clientes.

En definitiva, el Banco de Datos Multisectorial de TELEMATEL constituye una herramienta de gestión imprescindible

para cualquier empresa que persiga aumentar su rentabilidad.

Electricidad Iluminación Fontanería

Sanitarios y Grifería Riego y Trat. Hidráulico

Energías Renovables

Calefacción Climatización

Ventilación y Extracción Seguridad, Domótica y Comunicaciones

Material Contra incendios

Aislamientos Protección y Prev. Riesgos

Línea Blanca Herramientas

Suministros Industriales

sitelecbeta5.com/documentos/software/telematel/dossier_sitelec.pdf · inspecciÓn y ensayo ... que...

Documents