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MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Realizado por: La Comisión Designada:

Septiembre, 2007

SISTEMATIZACION DE LA ADMINISTRACION UNIVERSITARIA

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 2

Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los

Andes Asunto: Autoridades Universitarias

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Léster Rodríguez Herrera RECTOR

Humberto Ruiz Calderón

VICERRECTOR ACADÉMICO

Mario Bonucci Rossini VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

Nancy Rivas de Prado

SECRETARIA

Jesús Calderón Vielma Director de la Dirección de Servicios de

Información Administrativa (DSIA)





EQUIPO DE TRABAJO

ELABORADO POR:

Comisión designada, integrada por:

Ec. Yesenia Rodríguez – Rpte de la Dirección de FOMENTO Ec. María Antonia Altuve – Rpte de la Dirección de PLANDES Lic. María Gabriela Rivas – Rpte de la Dirección de Ing. y Mto TSU. Oscar Dugarte – Rpte del Dpto de Higiene y Seguridad Laboral (Dir. Personal) Abg. Frank Solano – Rpte de la Dirección de Vigilancia Lic. Gladys Rodríguez de Lezama – Líder del Proyecto – Rpte de la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA)

COLABORADORES:

Personal Directivo, Administrativo y Obrero de las Direcciones de: Fomento, PLANDES, Ingeniería y Mantenimiento, Vigilancia, DSIA y Departamento de Higiene y Seguridad Laboral de la Dirección de Personal.

DISEÑO, COORDINACIÓN Y ASESORÍA: Ing. Elvia Abreu R., Especialista Organizacional y Líder del Área de Modelado de Sistemas y Desarrollo Organizacional de la UD-DSIA

MÉRIDA, SEPTIEMBRE 2007





MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SN





INDICE DE CONTENIDO Introducción Antecedentes Históricos Representación gráfica de los Procesos por Dependencia Modelo de Negocio (MN) del Sistema de los Inmuebles y Rentas de la ULA Modelo del Sistema de Negocio (SN)

− Diagrama de Jerarquía de Sistemas Modelo de Objetivos de Negocio del SN Modelo de Procesos de Negocio del SN

Índice de Contenido del Modelo de Procesos Diagrama de Proceso del SN Cadena de Valor del SN Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales (PF) Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo (PA) Procesos Fundamentales (PF)

PF-1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos

PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9. Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Procesar Diseño

de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos

en terrenos Universitarios. PF-1.11. Recopilación de Información para Base de Datos, Plano Teca y

Fichaje de Terrenos.





PF-2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos

PF-2.1 Asignación de Uso de los Bienes Inmuebles PF-2.2 Seguimiento y Control del uso de los Bienes Inmuebles

PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles

Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos

PF- 3.1 Procesamiento de solicitudes de mantenimiento de los Inmuebles

PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería PF-3.1.2 Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería PF-3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF-3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF-3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería PF-3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.1.7 Solicitud de Material Servicio de Albañilería

PF-3.18 Ejecución física de trabajos de mantenimiento PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento

PF- 4: Prevención de Riesgo.


PF-4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF-4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles

PF-4.2.1 Coordinación de Proyectos de Señalización PF-4.2.2 Recolección de Información PF-4.2.3 Tramites Administrativos

PF-4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería PF-4.3.1 Remodelación de Obras PF-4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos





PF-4.4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en

el Trabajo PF-4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a

solicitud PF- 5: Resguardo de los Inmuebles


Proceso Fundamental PF-5 Resguardo de los Inmuebles


PF-5.1 Operación de Actividades de Seguridad.

PF-5.1.1 Prevención y Protección para nuevos inmuebles de la ULA PF-5.1.2 Registro en los libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la

ULA PF-5.1.3 Información de las eventualidades sucedidas en los bienes

inmuebles de la ULA. PF-5.1.4 Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA PF-5.1.5 Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los

Bienes Inmuebles de la ULA.

PF-5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA

PF-5.2.1 Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA

PF-5.2.2 Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA





Procesos de Apoyo (PA) PA1: Apoyo Administrativo

Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos

PA-1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Diagrama de Actividades y Procedimientos PA- 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades

PA-1.2 Coordinación y Formulación el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.2.1 Elaboración Plan Operativo Anual PA-1.2.2 Elaboración el Ante Proyecto de Presupuesto PA-1.2.3 Registro Distribución Administrativa

PA-1. 3 Ejecución de la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de

Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas PA-1.3.2 Registro Cuentadantes PA-1.3.3 Apertura de Cuentas Bancarias PA-1.3.4 Conciliación de Cuentas Bancarias

PA-1.4 Administración y Gestión Ingresos Propios Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.4.1 Apertura de Ingresos Propios PA-1.4.2 Reposición Ingresos Propios PA-1.4.3 Rendición Ingresos Propios PA-1.4.4 Cierre de Ingresos Propios

PA-1. 5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.5.1 Ejecución de Ingresos Propios

PA-1.6 Administración y Gestión de la Caja Chica Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA- 1.6.1 Creación Caja Chica PA- 1.6.2 Reposición Caja Chica





PA- 1.6.3 Cierre Caja Chica

PA-1. 7 Tramitación de Viáticos y pasajes Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.7.1 Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales

PA-1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.8.1 Ejecución de Compras PA-1.8.2 Registro de Bienes Muebles PA-1.8.3 Traslado de Bienes Muebles

PA-2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento

Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-2.1 Recepción de Correspondencia PA-2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas PA-2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida PA-2.4 Recolección de basura PA-2.5 Mantenimiento de las Instalaciones

PA-3 Apoyo Informático


PA-3.1 Instalación de Equipos

PA-4. Archivo Diagrama de Jerarquía de Procesos

Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-4.1 Préstamo de Documentación del Archivo PA-4.2 Archivo de Documentos

PA-5 Asesoría Legal

Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos

Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-5.1 Elaboración del Documento Compromiso PA-5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento PA-5.3 Visado de Documentos PA-5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas





PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos

Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes PA-6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios PA-6.3 Evaluación de la gestión.

Modelo de Reglas de Negocio del SN

Modelo Actores y Unidades Organizacionales

Modelo Actor-Rol-Actividad

Matriz Actores Procesos

Glosario de Términos


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: BIENES Y RENTAS Página: 11


Andes Asunto: Introducción

Introducción

El propósito de este instrumento es establecer los criterios, definiciones y procedimientos que intervienen en las operaciones relacionadas con los inmuebles y rentas de la Universidad de Los Andes, en el marco de las autorizaciones legales correspondientes, con el objeto de identificar las acciones relacionadas con su Administración, Asignación de Uso, Mantenimiento, Prevención de Riesgo y Resguardo. Igualmente pretende implementar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un apropiado control interno y externo por parte de las Dependencias competentes.

El cumplimiento preciso y oportuno de las normas, procesos y procedimientos, enmarcados en la política de generación de ingresos de la Universidad de Los Andes, particularmente en los bienes inmuebles y rentas, permitirá que las Dependencias involucradas, coordinen la ejecución de sus funciones, a los efectos de lograr su objetivo de salvaguarda del patrimonio inmobiliario.

La Universidad de los Andes según lo establecido en la Ley de Universidades Sección XIII artículos 130 y 131 crea la estructura para gestionar el fomento de las rentas provenientes de la administración de inmuebles y de prestación de servicios complementarios a la comunidad universitaria. El Consejo Universitario como autoridad suprema de la Universidad dictamina las políticas que regirán en materia inmobiliaria, en un todo de acuerdo al mandato de la Ley de Universidades.




Andes Asunto: Antecedentes Históricos

Antecedentes Históricos

La Universidad de Los Andes, Universidad Nacional Autónoma con domicilio en la ciudad de Mérida capital de Estado Mérida, Venezuela, creada originalmente por decreto de la Superior Junta Gubernativa de la Provincia de Mérida, en fecha 21 de septiembre de 1810, bajo el nombre de Real Universidad de San Buenaventura de Mérida de los Caballeros, y con el nombre de Universidad de Los Andes que le fue dado en 1883, según Decreto Nº 2543, Título I, artículo 5º, publicado en la Recopilación de Leyes y Decretos de Venezuela formada por orden del Ilustre Americano, General Guzmán Blanco, Tomo X del año 1887. Como una Institución educativa acreditada, requiere disponer de una Planta Física propia, para garantizar la continuidad del desarrollo de sus funciones. Esta Planta Física ha venido creciendo a través de los años, mediante actos de adquisiciones, donaciones y comodatos. No obstante, estos actos no han sido unilaterales; por cuanto así como la Universidad ha recibidos bienes inmuebles mediante las figuras de donaciones y comodatos, otras instituciones también han sido favorecidos con inmuebles propiedad de la Universidad de Los Andes, a través de estas figuras. El patrimonio inmobiliario de la Universidad de Los Andes, a través de los años, ha sido objeto de usufructo ilícito, sin que la Institución obtenga algún beneficio, por el contrario esto ha causado daños y pérdidas en muchos de los casos irrecuperables. Es por ello que la Universidad de Los Andes ha querido implementar un Reglamento, que permita normar de manera expresa los procedimientos de administración, uso, mantenimiento, prevención de riesgo y resguardo de los bienes inmuebles y sus rentas, con la finalidad de salvaguardar el patrimonio inmobiliario de la Universidad de Los Andes.




Andes Asunto: Representación Gráfica de los Procesos por Dependencias



Materia: Modelo del Sistema de Negocio Asunto: Modelo del Sistema de Negocio (SN)

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)



Materia: Modelo del Sistema de Negocio (SN) Asunto: Diagrama de Jerarquía de Sistemas



Materia: Modelo del Sistema de Negocio (SN) des Asunto: Modelo de Objetivos de Negocio de SN

17



Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Modelo de Procesos de Negocio del SN

MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)



Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido

ÍNDICE DE CONTENIDO

1. Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio (SN) 2. Cadena de Valor del Sistema de Negocio 3. Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

PF-1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA

Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos

PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9. Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Procesar Diseño

de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos

en terrenos Universitarios. PF-1.11. Recopilación de Información para Base de Datos, Plano Teca y

Fichaje de Terrenos.

PF-2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos


PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles


PF- 3.1 Procesamiento de solicitudes de mantenimiento de los Inmuebles

PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería




PF-3.1.2 Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería PF-3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF-3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF-3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería PF-3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.1.7 Solicitud de Material Servicio de Albañilería

PF-3.18 Ejecución física de trabajos de mantenimiento PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento

PF- 4: Prevención de Riesgo.


PF-4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF-4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles

PF-4.2.1 Coordinación de Proyectos de Señalización PF-4.2.2 Recolección de Información PF-4.2.3 Tramites Administrativos

PF-4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería PF-4.3.1 Remodelación de Obras PF-4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos

PF-4.4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en

el Trabajo PF-4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a

solicitud PF- 5: Resguardo de los Inmuebles















Procesos de Apoyo (PA) PA1: Apoyo Administrativo


PA-1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Diagrama de Actividades y Procedimientos PA- 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades

PA-1.2 Coordinación y Formulación el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.2.1 Elaboración Plan Operativo Anual PA-1.2.2 Elaboración el Ante Proyecto de Presupuesto PA-1.2.3 Registro Distribución Administrativa




PA-1. 3 Ejecución de la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento

Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas PA-1.3.2 Registro Cuentadantes PA-1.3.3 Apertura de Cuentas Bancarias PA-1.3.4 Conciliación de Cuentas Bancarias

PA-1.4 Administración y Gestión Ingresos Propios Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.4.1 Apertura de Ingresos Propios PA-1.4.2 Reposición Ingresos Propios PA-1.4.3 Rendición Ingresos Propios PA-1.4.4 Cierre de Ingresos Propios

PA-1. 5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.5.1 Ejecución de Ingresos Propios

PA-1.6 Administración y Gestión de la Caja Chica Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA- 1.6.1 Creación Caja Chica PA- 1.6.2 Reposición Caja Chica PA- 1.6.3 Cierre Caja Chica

PA-1. 7 Tramitación de Viáticos y pasajes Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.7.1 Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales

PA-1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles Diagrama de Actividades y Procedimientos

PA-1.8.1 Ejecución de Compras PA-1.8.2 Registro de Bienes Muebles PA-1.8.3 Traslado de Bienes Muebles

PA-2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento


PA-2.1 Recepción de Correspondencia PA-2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas PA-2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida PA-2.4 Recolección de basura




PA-2.5 Mantenimiento de las Instalaciones PA-3 Apoyo Informático


PA-3.1 Instalación de Equipos

PA-4. Archivo Diagrama de Jerarquía de Procesos

Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-4.1 Préstamo de Documentación del Archivo PA-4.2 Archivo de Documentos



Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-5.1 Elaboración del Documento Compromiso PA-5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento PA-5.3 Visado de Documentos PA-5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas

PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes


Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes PA-6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios PA-6.3 Evaluación de la gestión.



Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio



Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Cadena de Valor del Sistema de Negocio



Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales



Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA

S I S TE M A

DE

INMUEBLES

Y

RENTAS

DE

LA

U LA

PROCESOS FUNADAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS

PF 3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería

PF 3.1.2 Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería

PF-3 MANTENIMIENTO DE

LOS INMUEBLES

PF 3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería

PF 3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura

PF-3.1 PROCESAMIENTO DE

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

DELOS INMUEBLES

PF 3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería

PF 3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde

PF-3.2. SOLICITUD DE MATERIAL EN

ALMACÉN

PF-3.3. EJECUCIÓN FÍSICA DE

TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

PF-3.4. INSPECCIÓN DE EJECUCIÓN DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO



Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales


S I S TE M A

DE

INMUEBLES

Y

RENTAS

DE

LA

U LA

PROCESOS FUNDAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS

PF 4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles

PF 4.2.1. Coordinación de Proyectos de Señalización

PF- 4 PREVENCIÓN DE

RIESGO

PF PF 4.2.2 Recolección de Información

PF 4.3.1 Remodelación de Obras

PF-4.2 SEÑALIZACIÓN

INTERNAS Y EXTERNAS DE LOS DEPENDENCIAS

PF 4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos

PF 4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos

PF 4..4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa

de Seguridad y Salud en el Trabajo

PF 4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de

terceros, bajo programación o a solicitud,

PF-4.3 EVALUACIÓN E PROYECTOS DE

INGENIERÍA

PF PF 4.2.3 Trámites Administrativos



Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales


S I S TE M A

DE

LOS

INMUEBLES

Y

RENTAS

DE

LA

U LA

Y

PROCESOS FUNADAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS

PF-5RESGUARDO

5.1.1 Prevención y Protección para nuevos Inmuebles de la ULA

5.1.2 Registro en los Libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA

5.1.3 Información de las eventualidades sucedidas en los Bienes Inmuebles de la ULA

5.1.4 Resguardo permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA

5.1.5 Recepción deautorizaciones para el Ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA

PF-5.1Operación de Actividades

de Seguridad

PF-5.2Control y Procedimientos de Siniestros en la ULA

5.2.1 Ejecución Planes de Prevención y Disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA

5.2.2 Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA



Materia: Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo

Procesos de Apoyo ProcedimientosSub-Procesos

1.21 Elaborarción del Plan Operativo Anual

1.2.2 Elaboración Ante Proyecto de Presupuesto

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO

1.4.1 Apertura de Ingresos Propios

1.4.2 Reposición Ingresos Propios

1.4.3 Rendición de Ingresos Propios

1.4.4 Cierre de Ingresos Propios

1.8.1 Ejecución de Compras

1.8.2 Registro de BienesMuebles

1.8.3 Traslado de Bienes Muebles

1.2.3 Registro la Distribución Administrativa

1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades

PA-1 Apoyo Administrativo

1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada

1.2 Coordinación y Formulación del

Proyecto Presupuestario de la

Dirección de Fomento

1.3 Ejecución de la Asignación

Presupuestaria y Financiera de la

Dirección de Fomento .

1.3.2 RegistroCuentadantes

1.3.3 Apertura Cuentas Bancarias

1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y

acciones especificas .

1.5 Administración y Gestión del Fondo para

el Financiamiento

1.4 Administración y Gestión de Ingresos

Propios.

1.6 Administración y Gesti ón de la Caja Chica

1.7 Tramitación deViáticos y Pasajes

1.8 Administración y Gestión de Bienes

Muebles

1.5.1 Ejecutción de Ingresos Propios

1.3.4 Conciliación de Cuentas Bancarias

1.6.1 Creación Caja Chica

1.6.3 Cierre Caja Chica

1.6.2 Reposición Caja Chica

1.7.1 Tramitación deViáticos y Pasajes

Nacionales



Materia: Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo

SISTEMA

DE

LOS

INMUEBLES

Y

RENTAS

DE

LA

ULA


PA-3 Apoyo Informático 3.1 Instalación de Equipos

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO

PA-2 Servicios Secretariales y de Mantenimiento

2.1 Recepción de Correspondencia

2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas

2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida


5.1 Elaboración del Documento Compromiso

5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento

5.3 Visado de Documentos

5.4 Actualización de Documento de Cobranza de Cuentas Menores

PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes

6.1 Definición de Lineamientos, Políticas y Planes

6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios

6.3 Evaluación de la Gestión

PA-4 Archivo

4.1 Préstamo de Documentación del Archivo

4.2 Archivo de Documentos

2.4 Recolección de Basura

2.5 Mantenimiento de las Instalaciones



Materia: Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Asunto: Proceso Fundamental

PROCESOS FUNDAMENTALES



Materia: Procesos Fundamentales

Asunto: Proceso Fundamental 1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA

PROCESO FUNDAMENTAL PF-1: ADMINISTRACIÓN DE LOS

INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA



Materia: Procesos Fundamental1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA

Asunto: Índice de Contenido

INDICE DE CONTENIDO Proceso Fundamental. PF1. Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA


PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9 Procesar Diseño de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles. PF-1.11 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en terrenos Universitarios




Asunto: Diagrama de Procesos

DIAGRAMA DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN

regula

<<fin>>

<<actor>>Jefe de la Unidad de

Bienes y Rentas

controlacumple

<<actor>>Personal Técnico y Obrero, de la Unidad de Bienes y Rentas<<actor>>

Personal Administrativo Profesional y Técnico de la Unidad de Bienes y

Rentas

Ejecuta

Apoya

<<información>>. WEB´s: RedULA

Sistemas: -Sistema Automatizado de

Recaudación.(SAR)-Sistema Universitario

Administración Sectorial.(SUAS)

Consulta

<<objeto>>

Director de Fomento,

requiere <<proceso>>PF-1

ADMINISTRACIÓN<<producto>>

Optimo aprovechamiento de los Bienes Inmuebles

<<reglas>>- Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

-Ley Orgánica de Prevención y Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo.(2005)

-Ley de Alquileres.(2005). Ley de Universidades (2/09/1970)

-Ley de Propiedad Horizontal.(2004)-Código Civil.

-Normas Venezolanas COVENIN. Normas de Higiene y Seguridad.(1988). Normas internas del Departamento

<<producto>>Orientar y Coordinar la política de

Inversiones y Generación de Rentas.

Dependencias Universitarias

<<producto>>Alquiler de Bienes que permiten

el retorno de Inversión.

Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos 2005. Jonás Montilva. CEISoft

<<información>>-Catastro actualizado de los Bienes Inmuebles

propiedad de la ULA.-Licitación de Contratos de Alquiler.

-Evaluación de las oportunidades de Inversión de los Bienes Inmuebles.

-Estudios del acondicionamiento, mejoras y mantenimiento de los Bienes Inmuebles.

-Quejas, reclamos de los administradores y usuarios de los Servicios Complementarios.

<<producto>>Alquiler de Bienes Inmuebles para

la Prestación de Servicios Complementarios

<<producto>>Regularizar el Uso

Complementario de los Espacios Universitarios

Fig. 9 Diagrama del Proceso de Bienes y Rentas




Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos

SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO

Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA

<<proceso>>

PF-1.1Adquisición Bienes

Inmuebles

<<procso>>PF-1.2

Incorporación de Bienes Inmuebles

por Donación

<<proceso>>PF-1.3

Incorporaciónde Bienes

Inmuebles por Permuta

<<procesos>>

<<proceso>>PF-1.4

Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias

<<proceso>>PF-1.5

Adjudicaciónde Bines

Inmuebles a Dependencias

de la ULA

<<proceso>>

PF-1.6Servicios

Complementarios

<<proceso>>

PF-1.7Arrendamie

nto de Bienes

Inmuebles

<<proceso>>

PF1.8Tramitación de Venta de

Bienes Inmuebles

PF-2 Administración de Bienes y Rentas

<<proceso>>PF-1

Administración

<<proceso>>PF-1.9

Evaluación de ofertas de Bienes

Inmuebles y/o Diseño Diseño de Espacios Físicos

<<proceso>>PF-1.11

Recopilación de información para

base de datos digital plano teca

y fichaje de terrenos

<<proceso>>PF-1.10

Evaluación de Proyectos

Habitacionales propuestos en

Terrenos Universitarios

<<proceso>>PF-3

Mantenimiento

<<proceso>>PF-4

Prevenciónde Riesgo

<<proceso>>PF-5

Resguardo

<<proceso>>PF 2

Asignación y Control del Uso



Materia: Procesos Fundamentales Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS



Materia: Procesos Fundamentales 1 Administración de los Inmuebles

Asunto: Diagrama de Actividades 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles



Materia: Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles

Responsable Actividad

Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas ofertas de

Inmuebles por parte de terceros. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)

Unidad de Bienes y Rentas

2. Revisa y estudia las propuestas de ofertas de Bienes Inmuebles.

3. Solicita al oferente el Documento de Propiedad del Inmueble, y otros documentos requeridos.

4. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal conformación del estatus legal del inmueble.

Unidad de Asesoría Legal

5. Emite criterio Legal del Documento de propiedad del Inmueble en Informe razonado y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.


6. Revisa Informe Legal del Inmueble. 7. Elabora oficio dirigido al Consejo Jurídico Asesor para

Visar Documento. 8. Entrega a la secretaria el oficio acompañado del

Documento de propiedad del Inmueble y el Informe razonado de Asesoría Legal para enviar al Consejo Jurídico Asesor.

Secretaria 9. Envía el oficio al Consejo Jurídico Asesor. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)

Consejo Jurídico Asesor

10. Revisa el documento: Si se ajusta a Derecho: 11. Visa el Documento y regresa a la Dirección de Fomento

en la Unidad de Bienes y Rentas. Si no se ajusta a Derecho: 12. Devuelve a la unidad de Bienes y Rentas a su corrección.


13. Prepara el Informe Técnico justificado de la Adquisición del Inmueble.

14. Entrega al Director el Informe Técnico Justificado de la Adquisición del Inmueble.

Director de Fomento

15. Revisa el Informe Técnico Justificado y opina en la relación al Informe.

Si no esta conforme: 16. Devuelve a la Unidad de Bienes y Rentas y solicita

revisión del Informe de Adquisición del Inmueble. Si esta conforme:

17. Entrega al Administrador para revisar Disponibilidad Presupuestaria.

Unidad de Apoyo Administrativo

18. Revisa Informe del Inmueble y revisa Disponibilidad Presupuestaria.




Si no existe Disponibilidad Presupuestaria: 19. Estudia modificación presupuestaria (ver procedimiento

Modificación Presupuestaria) 20. Realiza modificación presupuestaria y registra en el

SUAS el compromiso presupuestario por el monto del Inmueble y emite certificación de Disponibilidad Presupuestaria.

Si existe Disponibilidad Presupuestaria: 21. Registra en el SUAS el compromiso por el monto del

Inmueble y emite Certificación de Disponibilidad Presupuestaria.

22. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas el Informe de Adquisición del Inmueble y certificación de disponibilidad presupuestaria.


23. Verifica Informe del Inmueble y certificación de Disponibilidad Presupuestaria.

24. Prepara Informe y Expediente de Adquisición del Inmueble para el Consejo de Fomento.

25. Entrega Informe de Adquisición del Inmueble al Director de Fomento.

Director de Fomento

26. Recibe, revisa y opina con relación al Informe de Adquisición del Inmueble:

Si no esta conforme: 27. Solicita a la Unidad de Bienes y Rentas revisar el informe

y hace correcciones. Si esta conforme:

28. Presenta Informe de Adquisición del Inmueble al Consejo de Fomento

Consejo de Fomento

29. Estudia Informe de Adquisición del Inmueble y deja constancia de la decisión en Acta del Consejo.

30. Entrega Informe de Adquisición del Consejo de Fomento y Acta del Consejo a la Secretaria del Director de Fomento.

Secretaria 31. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y Rentas


32. Revisa decisión del Consejo de Fomento en Acta del consejo de Fomento.

Si no fue aprobada: 33. Informa al Oferente la decisión del Consejo de Fomento

mediante oficio debidamente firmado por el Director y entrega expediente de Adquisición del Inmueble al Archivo.




Si fue aprobada: 34. Prepara Informe Justificado de Adquisición del Inmueble

para el Consejo Universitario y archiva temporalmente el expediente.

35. Entrega al Director el Informe de Adquisición del Inmueble acompañado de certificación de Disponibilidad Presupuestaria.

Director de Fomento 36. Firma el Informe de Adquisición del Inmueble. 37. Entrega a la Secretaria Informe de Adquisición del

Inmueble acompañado de la certificación de Disponibilidad Presupuestaria.

Secretaria 38. Entrega Informe de Adquisición del Inmueble y

certificación de Disponibilidad Presupuestaria al Consejo Universitario. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)

Consejo Universitario

39. Estudia Informe de Adquisición del Inmueble y deja constancia de la decisión en Acta del Consejo Universitario.

40. Entrega copia de Acta de la decisión del Consejo Universitario acompañado del Informe de Adquisición del inmueble y certificación de disponibilidad presupuestaria a la Unidad de Bienes y Rentas


41. Recibe copia de Resolución del Consejo Universitario y revisa:

Si no fue aprobada: 42. Informa al oferente la decisión del Consejo Universitario

por medio de oficio firmado debidamente por el Director de Fomento y entrega al Archivo copia de la Resolución del Consejo Universitario.

Si fue aprobada: 43. Informa al oferente la decisión del Consejo Universitario

mediante oficio firmado por el Director de Fomento indicando los requerimientos para el proceso de Adquisición del Inmueble. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)

44. Registra en el Sistema de Control de Gestión estatus de la negociación.

45. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal elaboración del Documento de Compra-Venta entrega Resolución del Consejo Universitario, Documento de Propiedad del Inmueble y Fotocopia del Informe del Avalúo.





46. Revisa Documento de Propiedad del Inmueble, Resolución del Consejo Universitario y el Informe del Avalúo del Inmueble.

47. Elabora Documento de compra Venta del Inmueble. 48. Entrega Documento de Compra Venta a la Unidad de

Bienes y Rentas.


49. Revisa el Documento de Compra Venta del Inmueble y entrega a la secretaria para ser enviado al Consejo Jurídico Asesor. (Ir al paso N° 9)

50. Tramita la presentación del Documento de Compra Venta del Inmueble ante el Registro Principal correspondiente.

51. Recibe el Inmueble. 52. Entrega el Inmueble al usuario o dependencia de la

Universidad. 53. Registra en el Sistema de control de Gestión fecha de

entrega del Inmueble y en el Sistema Inmobiliario Rental ubicación, dimensiones y uso del Inmueble.

54. Entrega al Archivo Original del Documento de compra Venta del Inmueble.

Archivo

55. Incluye en la carpeta de archivo en la Sección de Inmuebles, destinadas a las ofertas de terceros aprobadas: Original de Documento de Compra Venta Informe sobre el estudio de la oferta, y Resolución del Consejo Universitario y Consejo de Fomento.



Materia: Proceso Fundamental 1: Administración

Asunto: Diagrama de Actividades 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación



Materia: Proceso Fundamental 1. Administración

Asunto: Procedimiento 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación


Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas Propuesta y

Resolución de Donación del Consejo Universitario.(ver procedimiento Entregar Correspondencia)


2. Registra Resolución de Donación del Consejo Universitario en el Sistema de control de Gestión de la Unidad.

3. Solicita al Donante Documento de Propiedad del Inmueble, objeto de Donación, Documentos como persona natural o jurídica que lo acrediten para la Donación, mediante comunicación firmada por el Director.

4. Analiza documentos y elabora Informe sobre la Donación del Inmueble.

5. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Informe sobre la Donación del Inmueble acompañado de la Resolución del Consejo Universitario y Documentos de Propiedad del Inmueble.


6. Revisa Informe sobre la Donación y Documentos de propiedad del Inmueble y emite criterio legal sobre la adquisición del Inmueble por Donación.

7. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas Estudio Legal de la Donación y Documentos de Adquisición del Inmueble.


8. Revisa los aspectos legales y entrega al Director Informe sobre Donación del Inmueble conjuntamente con los aspectos legales.

Director de Fomento

9. Revisa el Informe de Donación del Inmueble y decide: Si no esta conforme: 10. Solicita a las Unidades involucradas revisión y corrección

del Informe de Donación. Si esta Conforme: 11. Firma el Informe de Donación del Inmueble y presenta al

Consejo de Fomento.

Consejo de Fomento

12. Estudia en sesión del Consejo de Fomento Informe de Donación del Inmueble, y deja constancia de decisión en el Acta de Consejo

13. Entrega Informe de Donación del Inmueble y Acta de decisión del Consejo de Fomento a la Secretaria.

Secretaria 14. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y Rentas


15. Revisa decisión del Consejo de Fomento. 16. Entrega Informe de Donación del Inmueble y Resolución





del Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría Legal. Unidad de Asesoría

Legal 17. Elabora Documento de Donación y entrega a la Unidad

de Bienes Y Rentas.


18. Revisa Documento de Donación y elabora oficio para el Consejo Jurídico Asesor para visar Documento.

19. Entrega a la Secretaria el documento de Donación y el oficio para enviar al Consejo Jurídico Asesor.

Secretaria 20. Envía el oficio acompañado del Documento de Donación. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)


21. Revisa el Documento de Donación. 22. Visa el Documento de Donación si se ajusta a derecho. 23. Devuelve el Documento de Donación a la Unidad de

Bienes y Rentas si no se ajusta a derecho a su corrección.


24. Revisa el Documento y entrega a la Unidad de Asesoría Legal para corregir observaciones.


25. Corrige el Documento de Donación del Inmueble ajustándose a las observaciones del Consejo Jurídico Asesor y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.


26. Tramita nuevamente el Visado del Documento de Donación del Inmueble. (Ir al Paso Nº 18).

27. Entregar Documento Visado de Donación del Inmueble al Director de Fomento.

Director de Fomento 28. Revisa Informe de Donación del Inmueble, Documento

Visado y Resolución del Consejo de Fomento y entrega a la Secretaria.

Secretaria

29. Elabora oficio de remisión al Consejo Universitario de la decisión del Consejo de Fomento acompañado de Informe de Donación del Inmueble. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)

30. Entrega copia fotostática de la decisión del Consejo de fomento a las Unidades de Bienes y Rentas y Asesoría Legal.


31. Espera de 2 a 3 días la decisión del Consejo Universitario.

Director de fomento 32. Recibe Resolución del Consejo Universitario (ver

procedimiento Recibir Correspondencia). 33. Entrega a la unidad de Bienes y Rentas copia de

Resolución del Consejo Universitario.


34. Registra en el Sistema de Control de la Unidad la decisión y fecha de la Resolución del Consejo Universitario.





35. Solicita a la unidad de Asesoría Legal incluir en el Documento de Donación del Inmueble N° de Resolución del Consejo Universitario y le entrega copia de la decisión del Consejo Universitario.


36. Incluir en el Documento de Donación N° de Resolución del Consejo Universitario y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.


37. Elabora oficio al Consejo Jurídico Asesor para Visar Documento de Donación. (ir al paso N° 18).

38. Tramita la presentación del Documento en el Registro Principal.

39. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y número del Documento de Donación del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario Rental registra la ubicación, dimensiones y uso del Inmueble.

40. Reproduce dos copias del Documento de Donación del Inmueble.

41. Elabora oficios de remisión de Donación del Inmueble a la oficina de PLANDES.

42. Entrega a la Secretaria oficios con copia del Documento de Donación del Inmueble para su respectivo envío a la Oficina de PLANDES.

43. Entrega al Archivo Resolución del Consejo Universitario, Informe de Donación y Documento Original de Donación del Inmueble.

Secretaria 44. Entrega oficios a la Oficina de PLANDES (ver procedimiento Entregar Correspondencia)

Archivo 45. Archiva en la carpeta correspondiente a Donaciones

Informe de Donación y Documento del Inmueble, Resolución del Consejo Universitario y Consejo de Fomento.



Materia: Proceso Fundamental 1: Administración

Asunto: Diagrama de Actividades 1.3 Incorporar Bienes Inmuebles por Permuta



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.3 Incorporar de Bienes Inmuebles por Permuta


Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas propuesta de

permuta para su evaluación e informe. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)


2. Solicita a las partes interesadas condiciones de la permuta, autorización para efectuarla, y documentos de propiedad del inmueble.

3. Verifica en el Sistema Inmobiliario Rental registro del o los inmuebles por cambiar.

4. Estudia el uso de los inmuebles, ubicación, área en negociación, y condiciones del área.

5. Prepara Informe de Permuta del Inmueble y entrega a la Unidad de Asesoría Legal


6. Analiza aspectos legales de la permuta: Si no procede: 7. Prepara informe razonado y lo entrega con el Informe

de Permuta del Inmueble a la Unidad de Bienes y Rentas.

Si procede: 8. Redacta documento de Permuta y entrega a la Unidad

de Bienes y Rentas. Unidad de Bienes y

Rentas 9. Elabora Informe para el Consejo de Fomento y entrega

al Director.

Director de Fomento

10. Revisa el Informe de Permuta de inmuebles y opina: Si está inconforme: 11. Solicita a las Unidades emisoras de informes revisión y

corrección del estudio de Permuta del inmueble. Si está conforme: 12. Presenta el Informe de Permuta del Inmueble al

Consejo de Fomento para su consideración.

Consejo de Fomento

13. Estudia el Informe de permuta del Inmueble en sesión del Consejo de Fomento y deja constancia en Acta del Consejo.

14. Entrega Acta del Consejo de Fomento a la secretaria acompañada del Informe de permuta del inmueble.

Secretaria 15. Reproduce acta del Consejo de Fomento y entrega

copia a la Unidad de Bienes y Rentas acompañado del Informe de permuta del inmueble.


16. Revisa decisión en el Acta de Consejo de Fomento No aprobada: 17. Informa al oferente mediante oficio firmado por el



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.3 Incorporar de Bienes Inmuebles por Permuta

Director (ver Procedimiento Entregar Correspondencia)18. Entrega Informe de Estudio de Permuta del Inmueble y

Resolución del Consejo de Fomento al Archivo. Aprobada: 19. Busca firma del Director de Fomento en el Informe de

Permuta del Inmueble y envía al Consejo Universitario acompañado de Resolución del Consejo de Fomento.

Consejo Universitario 20. Revisa el Informe de Permuta del Inmueble, decide y

remite Resolución del Consejo Universitario a la Dirección de Fomento.

Director de Fomento 21. Revisa la decisión del Consejo Universitario y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.


22. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y número de la Resolución del Consejo Universitario.

23. Entrega copia de Resolución del Consejo Universitario a la Unidad de Asesoría Legal.


24. Revisa Resolución del Consejo Universitario y elabora Contrato de Permuta.

25. Entrega a la Secretaria Contrato de Permuta.

Secretaria 26. Envía al Consejo Jurídico Asesor Contrato de permuta

para Visar Documento. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)


27. Tramita ante el Registro la firma del Rector y las partes interesadas en el Contrato de Permuta.

28. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas original del Contrato de Permuta.


29. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha de entrega del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario Rental la ubicación y uso del inmueble.

30. Entrega al Archivo original del Contrato de Permuta, Resolución del Consejo de Fomento y del Consejo Universitario.



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.4 Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.4 Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias



1. Verifica de acuerdo al Plan de pagos de Alquiler la fecha de vencimiento de cancelación de alquileres.

2. Espera cancelación del arrendamiento, mediante Depósitos Bancarios por parte del arrendatario.

3. Revisa fecha de depósito y fecha de consignación del depósito.

4. Calcula Intereses de mora si se amerita. 5. Informa al Arrendatario sobre su puntualidad en el pago. 6. Calcula intereses de mora si no fue oportuno el pago e

informa al arrendatario que debe depositarlo con el mes siguiente.

7. Registra el arrendamiento en el sistema. 8. Registra los Ingresos en el Sistema. 9. Imprime el reporte de pagos del arrendatario. 10. Elabora el reporte de los Ingresos. 11. Registra Anticipos. 12. Entera Ingresos. 13. Entrega reporte de Ingresos a la Dirección de Finanzas.



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA


Director de Fomento 1. Entrega solicitud de asignación de bienes inmuebles a

la Unidad de Bienes y Rentas. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)


2. Revisa y estudia la solicitud de asignación de Bienes Inmuebles por parte del Rector y Dependencias.

3. Evalúa la solicitud de asignación y verifica disponibilidad de uso del inmueble en Dependencias de la ULA.

Si no existe disponibilidad de uso: 4. Remite oficio firmado por el Director de Fomento

indicando la situación de no existir disponibilidad del uso del Inmueble al Solicitante.

Si existe disponibilidad de uso: 5. Revisa el inmueble para conocer en que condiciones

se encuentra. 6. Elabora Informe de Situación y Condiciones de

asignación del Inmueble. 7. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal elaborar Acta de

Entrega del Inmueble.


8. Revisa Informe de Situación y Condiciones de asignación del Inmueble.

9. Elabora Acta de Entrega del Inmueble. 10. Envía el Acta de Entrega del Inmueble y el Informe de

situación y condiciones de asignación del Inmueble a la Unidad de Bienes y Rentas.


11. Revisa el Acta de entrega y envía al Director de Fomento acompañado del Informe de situación y condiciones de asignación del Inmueble.

Director de Fomento

12. Revisa el Informe de Asignación del Inmueble y el Acta de Entrega del Inmueble.

Si no está Conforme: 13. Devuelve a las Unidades encargadas para su

corrección. Si está Conforme: 14. Firma el Informe y entrega a la Unidad de Bienes y

Rentas.


15. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha de entrega del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario ubicación, dimensiones y uso del Inmueble.

16. Entrega el Inmueble a la Dependencia de la ULA solicitante.



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.6 Servicios Complementarios



Materia:




1. Supervisa periódicamente los requerimientos para el buen funcionamiento de los servicios: cumplimiento de la oferta de licitación, higiene y seguridad y normativas internas de los Servicios Complementarios. Si esta conforme:

2. Informa al Director de Fomento del buen funcionamiento del servicio complementario Si no está conforme:

3. Espera la consignación del oficio de reclamo del servicio por parte de los involucrados(ver procedimiento Recibir Correspondencia)

4. Revisa la situación planteada. 5. Visita nuevamente el ente solicitante del servicio

complementario. 6. Entrevista a las personas involucradas en la denuncia y/o

reclamo del Servicio Complementario. 7. Evalúa la situación planteada. 8. Elabora Informe de solución de la denuncia del servicio

complementario. 9. Entrega al Director de Fomento el Informe de solución de la

Denuncia.

Director de Fomento

10. Revisa y evalúa la situación planteada. Si no está conforme:

11. Devuelve Informe a la Unidad de Bienes y Rentas con sus respectivas observaciones. Si está conforme:

12. Envía el Informe a Bienes y Rentas para su respectiva ejecución.



Materia:




13. Supervisa periódicamente los requerimientos para el buen funcionamiento de los servicios: cumplimiento de la oferta de licitación, higiene y seguridad y normativas internas de los Servicios Complementarios. Si esta conforme:

14. Informa al Director de Fomento del buen funcionamiento del servicio complementario Si no está conforme:

15. Espera la consignación del oficio de reclamo del servicio por parte de los involucrados(ver procedimiento Recibir Correspondencia)

16. Revisa la situación planteada. 17. Visita nuevamente el ente solicitante del servicio

complementario. 18. Entrevista a las personas involucradas en la denuncia y/o

reclamo del Servicio Complementario. 19. Evalúa la situación planteada. 20. Elabora Informe de solución de la denuncia del servicio

complementario. 21. Entrega al Director de Fomento el Informe de solución de la

Denuncia.

Director de Fomento

22. Revisa y evalúa la situación planteada. Si no está conforme:

23. Devuelve Informe a la Unidad de Bienes y Rentas con sus respectivas observaciones. Si está conforme:

24. Envía el Informe a Bienes y Rentas para su respectiva ejecución.



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración de Bienes y Rentas Asunto: Procedimiento 1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles


Director de Fomento 1. Revisa la solicitud de alquiler de inmueble y envía a la

Unidad de Bienes y Rentas. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)


2. Verifica en el SIR requisitos a cumplir por parte del solicitante del alquiler del Inmueble, vacantes y prioridades.

3. Determina canon y condiciones de arrendamiento. 4. Realiza proceso de licitación o adjudicación directa. 5. Llena el formato de contrato de servicio y envía a la

Unidad de Asesoría Legal acompañado del Informe de licitación o adjudicación directa.


6. Revisa proceso de licitación o adjudicación directa y el formato de contrato de solicitud de alquiler de inmueble.

7. Elabora documento compromiso de alquiler de inmueble y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.


8. Elabora solicitud de autorización de alquiler de inmueble para el Consejo Universitario

9. Entrega solicitud de autorización de alquiler y el documento compromiso de alquiler al Director para la firma.

Director de Fomento 10. Revisa y firma la solicitud de autorización de alquiler del

inmueble y entrega a la secretaria junto con el documento compromiso.

Secretaria 11. Envía la solicitud de compromiso de alquiler y el

Documento Compromiso al Consejo Universitario(ver procedimiento Entregar Correspondencia)

Consejo Universitario

12. Revisa la Solicitud de Autorización de Alquiler y el Documento Compromiso.

13. Autoriza el Alquiler del Inmueble. 14. Entrega Resolución del Consejo Universitario y

Documento Compromiso a la Unidad de Bienes y Rentas.


15. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y número de la Resolución del Consejo Universitario.

16. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Resolución del Consejo Universitario y el Documento Compromiso.


17. Registra en el Documento Compromiso número de Resolución del Consejo Universitario.

18. Solicita aval del Consejo Jurídico Asesor. 19. Entrega Resolución del Consejo Universitario, Documento

Compromiso y soportes de adjudicación al Consejo Jurídico Asesor.



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración de Bienes y Rentas Asunto: Procedimiento 1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles


20. Verifica cumplimiento de Normas Institucionales y Aspectos Legales en el Documento Compromiso


Si no se ajusta a derecho: 21. Devuelve a la Unidad de Apoyo Legal para su corrección. Si se ajusta a derecho: 22. Estampa media firma en el Contrato de Alquiler del

Inmueble en conformidad 23. Entrega Resolución del Consejo Universitario Contrato de

Alquiler Avalado y soportes de adjudicación a la Unidad de Asesoría Legal.


24. Entrega Resolución del Consejo Universitario, Contrato de Alquiler Avalado y soportes de Adjudicación a la Unidad de Bienes y Rentas.


25. Entrega Contrato de Alquiler al arrendatario para las firmas ante la Notaría Pública.

26. Espera firma del Contrato de Alquiler de 2 a 3 días por parte del Rector y el arrendatario en la Notaría Pública.

27. Retira el Contrato de Alquiler de Inmueble en la Notaría Pública.

28. Actualiza en el SIR estatus de la solicitud de alquiler. 29. Imprime el reporte de los pagos del alquiler del inmueble. 30. Entrega al solicitante el Inmueble acompañado de

Contrato de Alquiler y el reporte de los pagos del alquiler



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles



Materia:

Proceso Fundamental 1. Administración Asunto: Procedimiento 1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles


Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas solicitud por

parte de la dependencias Universitarias para la venta de un bien inmueble.


2. Realiza el estudio de uso del Inmueble. 3. Formula el Proyecto de Venta del Inmueble

conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos.

Unidad de Planificación y

Proyectos

4. Formula el Proyecto de Venta del Inmueble conjuntamente con la Unidad de Bienes y Rentas en base a Proyectos de Generación de Ingresos.

5. Entrega el Proyecto de venta del Inmueble y estudio de uso del Inmueble a la Unidad de Asesoría Legal.


6. Revisa el Proyecto de Venta con el estudio de uso del Inmueble.

7. Emite criterio legal sobre la Venta del Inmueble. 8. Entrega Informe Legal, Proyecto de Venta del Inmueble

y Estudio de Uso del Inmueble a la Unidad de Bienes y Rentas.


9. Verifica el Informe legal sobre la Venta del Inmueble. 10. Entrega al Director Proyecto de Venta del Inmueble,

Informe Legal, Estudio de Uso del Inmueble y el Informe de Venta del Inmueble.

Director de Fomento

11. Revisa el Informe de Venta del Inmueble junto con sus anexos.

12. Verifica que el Proyecto de Venta del Inmueble sea rentable.

13. Presenta Informe de Venta del Inmueble junto con los anexos al Consejo de Fomento.

Consejo de Fomento

14. Estudia Proyecto de Venta del Inmueble en sesión del Consejo de Fomento.

No aprobado: 15. Informa mediante oficio la decisión a las Unidades de

Bienes y Rentas y Planificación y Proyectos. Aprobado: 16. Deja constancia de la decisión en Acta y envía a la

Secretaria Acta del Consejo de Fomento, Informe de Venta del Inmueble y sus anexos.


17. Reformular el Proyecto de Venta del Inmueble.

Planificación y Proyectos

18. Reformular Proyectos de Generación de Ingresos.



Materia:

Proceso Fundamental 1. Administración Asunto: Procedimiento 1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles


Secretaria

19. Elabora oficio de remisión al Consejo Universitario de la decisión del Consejo de Fomento

20. Entrega oficio de la decisión, el Informe de Venta del Inmueble y los anexos al Consejo Universitario. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)

Consejo Universitario 21. Estudia Proyecto de Venta del Inmueble. 22. Entrega al Director Resolución del Consejo Universitario,

el Informe de Venta del Inmueble y los anexos.

Director de Fomento

23. Recibe Resolución del Consejo Universitario donde autoriza la Venta del Inmueble.

24. Entrega Resolución del Consejo Universitario el Informe de Venta del Inmueble y sus anexos a la Unidad de Bienes y Rentas.


25. Registra en el SIR Venta del Inmueble. 26. Informa mediante oficio a la Unidad de Planificación y

Proyectos la Venta del Inmueble. Unidad de

Planificación y Proyectos

27. Ejecuta Proyecto de Generación de Recursos



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.9 Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Diseño de Espacio Físicos



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.9 Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles


Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas las

propuestas de Ofertas de bienes Inmuebles o Diseño de Espacios Físicos.


2. Analiza y verifica las propuestas de Ofertas de Bienes Inmuebles o Diseño de espacio Físico.

3. Realiza inspección al Bien Inmueble en estudio, 4. Realiza mediciones y levantamiento de información.5. Toma datos registros y fotografías del lugar. 6. Evalúa funciones, usuarios, y el, uso propuesto del

Bien Inmueble o diseño de espacio físico. 7. Procesa diseño del nuevo espacio físico o rediseño

si lo requiere. 8. Consulta con la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento y la Oficina de PLANDES la factibilidad del Proyecto.

9. Elabora la memoria descriptiva del Bien Inmueble y/o Proyecto.

10. Elabora Informe del Bien Inmueble y/o Proyecto de Diseño y entrega al Director de Fomento.

Director de Fomento 11. Revisa el Informe del Bien Inmueble y/o Proyecto

de Espacio Físico. 12. Entrega el Informe al Consejo de Fomento.

Consejo de Fomento 13. Estudia el Informe y deja constancia en el Acta de

la decisión. 14. Entrega el Acta y el Informe a la Secretaria.

Secretaria 15. Reproduce el Acta del Consejo de Fomento. 16. Entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y

Rentas.


17. Revisa la Resolución del Consejo de Fomento: Si fue aprobada: 18. Envía copia a la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento para su conocimiento y demás fines.Si no fue aprobada: 19. Entrega oficio al solicitante firmado por el Director

informando no aprobación del Proyecto.



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en Terrenos Universitarios



Materia:

Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en Terrenos Universitarios


Director de Fomento 1. Entrega solicitud de revisión de Proyectos

propuestos en Terrenos Universitarios a la Unidad de Bienes y Rentas.


2. Realiza estudio de la propuesta. 3. Elabora memoria descriptiva del proyecto. 4. Tramita ante la Alcaldía del Municipio lo

relacionado a la perisología. 5. Redacta el Informe de Proyecto y Desarrollos

Habitacionales. 6. Entrega el Informe al Director

Director de Fomento 7. Revisa el Informe del Bien Inmueble y/o

Proyecto de Espacio Físico. 8. Entrega el Informe al Consejo de Fomento.

Consejo de Fomento 9. Estudia el Informe y deja constancia en el Acta

de la decisión. 10. Entrega el Acta y el Informe a la Secretaria.

Secretaria 11. Reproduce el Acta del Consejo de Fomento. 12. Entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y

Rentas.


13. Revisa la Resolución del Consejo de Fomento: Si fue aprobada: 14. Envía copia a la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento para su conocimiento y demás fines.

Si no fue aprobada: 15. Entrega oficio al solicitante firmado por el

Director informando no aprobación del Proyecto.



Materia:

Proceso Fundamental 1: Administración Asunto: Procedimiento 1.11 Recopilación de Información para Base de Datos Digital, Plano Teca y Fichaje de Terreno



Materia:

Proceso Fundamental 1: Administración Asunto: Procedimiento 1.11 Recopilación de Información para Base de Datos Digital, Plano Teca y Fichaje de Terreno


Director de Fomento 1. Entrega la solicitud de información para

base de datos digital, plano teca y fichaje de terrenos a la Unidad de Bienes y Rentas.


2. Realiza procesamiento de la información y recopilación de datos.

3. Realiza informe fotográfico del lugar en estudio.

4. Actualiza planos del terreno y rectificación de linderos.

5. Realiza informe detallado sobre la situación del terreno.

6. Entrega informe del terreno a la Unidad de Asesoría Legal

Unidad de Asesoría Legal 7. Emite criterio legal sobre la situación del

terreno. 8. Entrega informe del terreno y estatus legal a

la Unidad de Bienes y Rentas.


9. Autentica los documentos legales con los del Archivo de la Dirección de Fomento y los del Registro Principal de la Ciudad.

10. Diseña la Ficha Técnica del Terreno. 11. Realiza la Digitalización de los Datos.



Materia:

Proceso Fundamentales Asunto: Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmueble

PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.: ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL

USO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA



Materia:

Proceso Fundamental 2 : Asignación de Uso de los Inmuebles Asunto: Contenido


Proceso Fundamental PF-2: Asignación y Control del Uso de los Bienes Inmuebles de la ULA.





Materia:

Proceso Fundamental 2 : Asignación y Control de Uso de los Bienes Inmuebles




Materia:

Proceso Fundamental 2 : Asignación y Control del Uso de los Inmuebles

Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos

DIGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS PF-2: ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL USO DE LOS BIENES

INMUEBLES DE LA ULA



Materia:

Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles

Asunto: Diagrama de Actividades 2.1 Asignación del Uso de los Bienes Inmuebles de la Universidad de Los Andes



Materia:


Asunto: Procedimiento 2.1 Asignación del Uso de los Bienes Inmuebles de la Universidad de Los Andes

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DIRECTOR (A)

1. Recibe de parte de las Autoridades

Universitarias, Decanos de Facultad,

Vicerrectores-Decanos de Núcleos y

Directores de Dependencias Centrales la

solicitud escrita motivada de la asignación

o cambio de uso del inmueble de la

Universidad de Los Andes, en caso de

no estar contemplado en el Plan de

Desarrollo y Plan Maestro de Planta

Física de la Universidad de Los Andes.

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍCOS

2. Revisa y analiza, si procede o no la

solicitud de asignación o cambio de uso

del inmueble.

3. Si la situación lo amerita se verificará

en sitio las condiciones físico espaciales

del inmueble.

COORDINADOR OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIÓN DE LA

FACULTAD O NÚCLEOS/ DIRECTOR DEPENDENCIA CENTRAL

4. Participa conjuntamente con el

personal profesional de la Dirección de

Planificación y desarrollo en la

verificación de las condiciones del

inmueble objeto de solicitud de

asignación o cambio del uso.



Materia:



RESPONSABLE ACTIVIDAD


5. Elabora el informe de factibilidad

técnica de asignación o cambio de

uso del inmueble, en caso de no estar

contemplado en los planes de planta

física de la Universidad de Los Andes,

aprobados por el Consejo

Universitario.

6. Entrega al Director (a) el Informe de

Factibilidad Técnica para conocimiento y

visto bueno.

DIRECTOR (A)

7. Revisa y si está conforme envía a la

Secretaria de la Universidad para su

inclusión en la agenda del Consejo

Universitario, mediante oficio.

SECRETARIA DE LA UNIVERSIDAD

8. Recibe el Informe de Factibilidad

Técnica y lo envía al Consejo

Universitario para su consideración y

aprobación.



Materia:




CONSEJO UNIVERSITARIO

9. Discute y aprueba o no el informe de

factibilidad técnica que contiene la

propuesta de asignación o cambio de

uso debidamente justificada.

SECRETARIA DE LA UNIVERISDAD

10. Emite y envía a la Dirección de

Planificación y Desarrollo comunicación

o resolución, mediante la cual informa

oficialmente la Resolución de aprobación

o negación de la asignación o cambio de

uso del inmueble a los efectos de

actualizar el catastro de los bienes

inmuebles y control.

DIRECTOR (A)

11. Recibe comunicación o resolución

del Consejo Universitario y envía al

Departamento de Recursos Físicos.



Materia:





12. Actualiza el catastro de bienes

inmuebles con las especificaciones

pertinentes de uso, capacidad y

administración del mismo.

13. Realiza trimestralmente informe

del seguimiento y control de los

planes de recursos físicos de la

Universidad de Los Andes.

14. Elabora oficio de remisión de la

resolución del Consejo Universitario y

anexa copia de la resolución.

15. Entrega a la Secretaria oficio y

anexos.

SECRETARÍA

16. Envía oficio y resolución a las

Unidades Académicas-Administrativas

correspondientes



Materia:


Asunto: Diagrama 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA



Materia:


Asunto: Procedimiento 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA

RESPONSABLE ACCIÓN

COORDINADORES DE LAS OFICINAS SECTORIALES DE PLANIFICACIÓN DE LAS FACULTADES Y NÚCLEOS Y A LOS DIRECTORES DE DEPENDENCIAS CENTRALES.

1. Al finalizar cada trimestre, envía por medio

impreso y electrónico, el formulario “Seguimiento

y Control del uso de bienes inmuebles con el

correspondiente instructivo

2. Obtiene información requerida en el formulario

“Seguimiento y Control del uso de los bienes

inmuebles” y lo completa manualmente.

3. Entrega el formulario al Decano O Director de

Dependencia para la revisión y firma.

4. Envía a PLANDES.

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

5. Registra la información en la Aplicación para el

seguimiento del uso de los bienes inmuebles de

carácter académico, de apoyo docente, gestión

administrativa, cultural, bienestar estudiantil,

servicios generales y rental.

6. Genera el Reporte del trimestre para cada

conjunto universitario, discriminado por uso:

académico, extensión, gestión administrativa,

bienestar y esparcimiento, servicios generales y

rentales.



Materia:


Asunto: Procedimiento 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA

RESPONSABLE ACTIVDAD

7. Analiza y compara:

- El uso actual con el inventario de bienes inmuebles y de existir

modificaciones de uso del inmueble, verifica el aval de

PLANDES o del Consejo Universitario y si procede actualiza el

inventario. En caso contrario elabora informe sobre la situación

irregular y las Recomendaciones pertinentes para conocimiento

y toma de decisiones de las autoridades. Los planes formulados

y el estado de ejecución y asigna el grado de avance de

acuerdo a la escala de progresión.

8. Verifica solicitudes de asignación o cambio de uso de

recursos físicos y la disponibilidad existente.

9. Visita el inmueble objeto de asignación o Cambio de uso en

caso de ser necesario.

10. Elabora informe técnico con las observaciones o

recomendaciones.

11. Entrega al Director para revisión y firma

DIRECTOR (A)

12. Revisa y firma

13. Envía al solicitante



Materia:

Proceso Fundamentales Asunto: Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles

PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS

INMUEBLES DE LA ULA



Materia:

Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles Asunto: Índice de Contenido


Proceso Fundamental PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles de la ULA


PF-3.1 Procesamiento de solicitudes de obras de Mantenimiento de los

inmuebles

PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería PF-3.1.2 Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería PF-3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF-3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF-3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería PF-3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.1.7 Solicitud de Material Servicio de Albañilería PF-3.1.8 Ejecución física de trabajos de mantenimiento PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento



Materia:

Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles Asunto: Diagrama de Procesos



Materia:

Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles Asunto: Diagrama de Jerarquía de Proceso



Materia:

Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS PF-3. MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA



Materia:

Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3.1.: Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería

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PF-3.1. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ALBAÑILERÍA

<<Información>>Oficio o Formato de Solicitud de Servicio

de Albañilería

Verificar si Solicitud corresponde a Servicio de Albañilería

Devolver Solicitud

No

Si

Numerar Solicitud por orden de llegada y Colocar Fecha

Registrar Solicitud en Computador

Visitar Sitio de Trabajo con Supervisor de Mantenimiento y Verificar la existencia de Necesidad de Trabajo

Notifica por escrito a la Dependencia Solicitante la No Ejecución del Trabajo

No

Asignar Prioridad al Trabajo con Director de la DIM

Si

Determinar Modo de Ejecución de Trabajo con Director de la DIM

Notificar a Supervisor y Albañiles el Plan de Ejecución de la Obra

Elaborar Orden de Solicitud de Material para Almacén

Con Personal Interno

Elaborar Informe con Especificaciones de Obra y Presupuesto Referencial

Con Contratación

<<Información>>Notificación de No

Ejecución del Trabajo

Determinar Recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra

<<Información>>Notificación de

Ejecución de la Obra

Solicitud de Material en Almacén

<<Información>>Orden de Solicitud de

Materiales

Elaborar Carpeta de Proyecto de Obra

Enviar Carpeta de Proyecto de Obra a Administración

<<Información>>Carpeta de

Proyecto de Obra

Contratación de Obras

Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento



Materia:

Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3.1: Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería

RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE MANTENIMIENTO

Y REPARACIONES SECCIÓN ALBAÑILERÍA

(Unidad de Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Albañilería. En caso que no corresponda,

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.

En caso que si corresponda a la Sección de Albañilería realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y

le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Realiza visita al sitio con el Supervisor de

Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No ser precedente,

1.4.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.

En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente.

1.5. Asigna prioridad al trabajo reunido con el Director de la DIM.

1.6. Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento, con el apoyo de técnicos en la elaboración de las mediciones.

1.7. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra.

1.8. Elabora Informe con las Especificaciones de la Obra y el Presupuesto referencial.


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS

Página: 88

Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS

INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3.1: Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería


1.9. Determina con el Director de la DIM el modo de ejecución del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniería y Mantenimiento, o con Contratación Externa de una Empresa. Si es con Personal Interno

1.9.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento de la Sección y a los albañiles, el plan de ejecución de la obra.

1.9.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.

Si requiere Contratación Externa de una Empresa,

1.9.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la envía a Administración.

(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).



Página 89


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3..2: Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería

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Página: 90


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.2: Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería

RESPONSABLE ACCIÓN

JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIÓN

CARPINTERÍA (Unidad de Mantenimiento)

1.7.1 Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Carpintería.

− En caso que no corresponda, .1. Realiza la devolución inmediata a la

Secretaria de la Dirección. − En caso que si corresponda a la Sección de

Carpintería realiza los siguientes pasos. .2. Numera la Solicitud por Orden de llegada

y le coloca la fecha. .3. Registra la Solicitud en su computador. .4. Programa fecha y hora de visita al sitio de

trabajo a la cual debe asistir junto con el Supervisor de Mantenimiento de la Sección.

.5. Realiza visita al sitio con el Supervisor de Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado.

− En caso que No se requiera trabajo, 1.5.1 Notifica por escrito a la Dependencia

solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.

− En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente.

.6. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra.

Define con el Jefe de Taller si se ejecutará con contratación o por el taller.



Página: 91


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.2: Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

− Si es con Personal Interno de la DIM 1.7.1 Coordina con el Jefe de Taller y

designan la ejecución del trabajo. 1.7.2 Elabora Orden de solicitud de Materiales

en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.

− Si requiere Contratación Externa de una Empresa,

− Consigna para contratar. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).



Página: 92

Materia: Proceso Fundamental 3.1: PROCESAMIENTO DE SOLICITUDES DE OBRAS DE MANTENIMIENTO

Asunto Diagrama de Actividades 3.1.3.: Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería

Jefe

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PF-3.3. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE HERRERÍA

Si

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Ejecuta de Inmediato la Orden

No

No

Reporta al Jefe de Obras de la Sección

Devolver Solicitud

Verificar si Solicitud corresponde a Servicio de Herrería


de Herrería

Verificar Necesidad de Ejecución del Trabajo


Asignar Prioridad al Trabajo


Notificar sobre Solicitud a Supervisor de Mantenimiento

Programar con Supervisor inspección al Sitio de Trabajo si es necesario

Entrega Material al Personal



Verifica y justifica la ejecución del Trabajo

Si es Necesario

Cuantifica el Material a utilizar

Entrega a Supervisor

No es Necesario

Solicita compra de Material

Cuantifica Material gastado en la Ejecución


Elabora Reporte de Actividades

Determina Recursos Materiales No disponibles en Almacén

Realiza visita al Sitio y verifica material requerido

Solicita Material en Almacén

Compra de Materiales No Disponibles en Almacén



Página: 93


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.3: Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería

RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE OBRAS

SECCIÓN HERRERÍA (Unidad de

Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Herrería. En caso que No corresponda,


En caso que Si corresponda a la Sección de Herrería realiza los siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada

identificando claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de

Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspección si es

necesario al sitio de trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,

1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo.

1.6.2. Cuantifica el material a utilizar. En caso que No sea necesaria la inspección,

1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y ejecución de los trabajos.

SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO


1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo En caso que Sí hay necesidad, 1.7.1. Ejecuta de inmediato la Orden.

En caso que No hay necesidad,



Página: 94


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.3: Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería

1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.

1.8. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud.

1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para la ejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén).

1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.

JEFE DE OBRAS

SECCIÓN HERRERÍA (Unidad de

Mantenimiento)

1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén.

1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén).

1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución.

1.14. Elabora reporte de cada actividad.



Página: 95


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3.4: Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura

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DIM

PF-3.4. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA

Si

Devolver Solicitud

Notificar a Pintores la Ejecución de la Obra

Elaborar Orden de Solicitud de Material para Almacén

No

Con Personal Interno

Si

Con Contratación

Numerar por orden de llegada y Colocar Fecha

Visitar Sitio y Verificar la existencia de Necesidad de Trabajo

Avisar por Vía Telefónica a la Dependencia Solicitante la No Ejecución del Trabajo

No

Asignar Prioridad al Trabajo con director de la DIM

Determinar Modo de Ejecución de Trabajo con Director de la DIM


Verificar si Solicitud corresponde a Servicio de Pintura


de Pintura

Elaborar Informe con Especificaciones de Obra y prepara Presupuesto Referencial


Ejecución del Trabajo



Programar fecha y hora de visita al Sitio de Trabajo

Determinar Recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra


Elaborar Carpeta de Proyecto de Obra

Enviar Carpeta de Proyecto de Obra a Administración

Contratación de Obras


Materiales

<<Información>>Carpeta de

Proyecto de Obra

Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento

Efectúa mediciones con el personal auxiliar



Página: 96


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.4: Procesamiento Solicitud de Servicio de Pintura

RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE MANTENIMIENTO

Y REPARACIONES SECCIÓN PINTURA


1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Pintura.

En caso que no corresponda, 1.1. Realiza la devolución inmediata a la

Secretaria de la Dirección. En caso que si corresponda a la Sección

de Pintura realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de

llegada y le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su

computador. 1.4. Programa fecha y hora de visita al

sitio de trabajo. 1.5. Realiza visita al sitio y verifica la

existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado.

En caso que No se requiera trabajo, 1.5.1. Notifica por escrito a la

Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.

En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente. 1.6. Planifica la ejecución del trabajo de

mantenimiento. 1.7. Asigna prioridad al trabajo reunido

con el Director de la DIM. 1.8. Determina los recursos Materiales y

de Personal requeridos para la Obra.



Página: 97


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.4: Procesamiento Solicitud de Servicio de Pintura

1.9. Efectúa mediciones con el personal auxiliar.

1.10. Elabora Informe con las Especificaciones de la Obra y prepara el Presupuesto Referencial.

1.11. Determina con el Director de la

DIM el modo de ejecución del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniería y Mantenimiento, o con Contratación Externa de una Empresa.

Si es con Personal Interno 1.11.1. Notifica al Supervisor de

Mantenimiento de la Sección y a los pintores, el plan de ejecución de la obra.

1.11.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.

Si requiere Contratación Externa de una Empresa,

1.11.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la envía a Administración.

(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de

Obras).



Página: 98


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3.5: Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería

PF-3.5. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PLOMERÍA


de Plomería

Si

Determina Recursos Materiales No disponibles en Almacén

Cuantifica el Material a utilizar

Verificar si Solicitud corresponde a Servicio de Plomería

Solicita Material en Almacén

Si es Necesario

Cuantifica Material gastado en la Ejecución

No

Verifica y justifica la ejecución del Trabajo

Entrega Material al Personal

Si

Devolver SolicitudNo



Asignar Prioridad al Trabajo

Entrega a Supervisor


Notificar sobre Solicitud a Supervisor de Mantenimiento


Reporta al Jefe de Obras de la Sección

Programar con Supervisor inspección al Sitio de Trabajo si es necesario


Solicita compra de Material

No es Necesario


Realiza visita al Sitio y verifica material requerido

Verificar Necesidad de Ejecución del Trabajo

Elabora Reporte de Actividades

Ejecuta de Inmediato la Orden



Página: 99


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3..5: Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería

RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE OBRAS

SECCIÓN PLOMERÍA (Unidad de

Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Plomería. En caso que no corresponda,


En caso que si corresponda a la Sección de Plomería realiza los siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada

identificando claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de

Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspección si es

necesario al sitio de trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,

1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo.

1.6.2. Cuantifica el material a utilizar. En caso que No sea necesaria la inspección,

1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y ejecución de los trabajos.



1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo En caso que Sí hay necesidad, 1.7.1. Ejecuta de inmediato la orden.

En caso que No hay necesidad,



Página: 100


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3..5: Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería

1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.

1.9. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud.

1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para la ejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén).

1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.

JEFE DE OBRAS

SECCIÓN PLOMERÍA (Unidad de

Mantenimiento)

1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén.

1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén).

1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución.

1.14. Elabora reporte de cada actividad.



Página: 101


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3..6 Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde

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Página: 102

Materia Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS

INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3..6 Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde

RESPONSABLE ACCIÓN

JEFE DE OBRAS SECCIÓN DE ZONA

VERDE (Unidad de

Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Zona Verde. En caso que no corresponda,


En caso que si corresponda a la Sección de Zona Verde realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le

coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de

Mantenimiento. 1.5. Programa con Supervisor de Mantenimiento

fecha y hora de visita al sitio de trabajo.



1.6. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado En caso que No se requiera trabajo,

1.6.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.

En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo,

1.6.2. Informa a Jefe de Sección sobre trabajo requerido.

JEFE DE OBRAS SECCIÓN ZONA

1.7. Define tipo de ejecución del trabajo, Si es ejecución directa por la sección,



Página: 103


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3..6 Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde

VERDE (Unidad de

Mantenimiento)

1.7.1. Asigna prioridad al trabajo dependiendo de la gravedad o urgencia del daño.

1.7.2. Determina recursos materiales y de personal requeridos para el trabajo.

1.7.3. Elaborar Presupuesto Referencial del trabajo.

1.7.4. Asignar a Jardinero(s) ejecución del trabajo.

1.7.5. Elaborar Lista de Materiales requeridos.

1.7.6. Elabora Orden de solicitud de Material para Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PA-3.7 de Solicitud de Material en almacén).

Si es por contratación, 1.7.7. Consigna en Administración para

contratar. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).



Página: 104


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3.7. Solicitud de Material en Almacén

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PF-3.7. SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN


Material

Chequear en Inventario existencia del Material

No

Si

Elaborar Solicitud de Materiales Preparar Material

Imprimir Nota de Entrega de Material Numerada

Registrar Entrega de Materiales en Sistema de Inventario y Control

Entregar Material a Supervisor de Mantenimiento

Firmar Nota de Entrega de Material

Notificar Existencia de Material a Supervisor de Mantenimiento

Archivar Solicitud de Material y Nota de Entrega de Material

Firmar Nota de Entrega de Material

Entregar copia de Nota de Entrega de Material a Supervisor de Mantenimiento

<<Información>>Copia de Nota de

Entrega de Material


Ejecución Física de Trabajos de Mantenimiento



Página: 105


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.7 Solicitud de Material en Almacén

RESPONSABLE ACCIÓN ALMACENISTA

(Almacén) 1. Recibe Orden de Solicitud de Material emitida por le

Jefe de Mantenimiento y Reparaciones de la Sección correspondiente al trabajo solicitado.

2. Chequea en Inventario la existencia del material especificado en la Orden de Solicitud de Material.

En caso que no existan en su totalidad, Elabora Solicitud de Materiales. (Se ejecuta

el Procedimiento PA-2.1. de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén).

En caso que si se encuentren en existencia los materiales solicitados realiza lo siguiente, 2.2. Notifica la existencia del material al Supervisor

de Mantenimiento. 2.3. Prepara el Material solicitado en Almacén. 2.4. Registra Entrega del Material en el Sistema

Automatizado de Inventario y Control de Almacén.

2.5. Numera e Imprime Nota de Entrega del Material.

2.6. Entrega Material a Supervisor de Mantenimiento.

2.7. Firma Nota de Entrega del Material.


2.8. Firma Nota de Entrega del Material.

ALMACENISTA (Almacén)

2.9. Entrega copia de Nota de Entrega del Material al Supervisor de Mantenimiento.

2.10. Archiva la Solicitud de Material y la Nota de Entrega. (Se ejecuta el Procedimiento P-3.5 de Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).



Página: 106


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 3.8 Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento

PF-3.8. EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO

<<Información>>Especificaciones de

Trabajo y Autorización para ejecutarlo

Ir a Sitio de Trabajo

Verificar daño a reparar

Notificar a Dependencia Solicitante y Jefe de Reparaciones la No necesidad

de ejecutar trabajo

No Hay Daño

Si Hay Daño


necesidad de ejecución de trabajo


necesidad de ejecución de trabajo

Tomar Herramientas y Materiales de trabajo

Ejecutar Trabajo de Reparación o Mantenimiento

Ubicar material y herramientas de trabajo de acuerdo a la especificaciones

Inspección de Ejecución Trabajos de Servicio de Mantenimiento



Página: 107


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.8 Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento

RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)

1. Entrega las especificaciones de trabajo al obrero encargado de ejecutarlo y autoriza su la ejecución del mismo.

OBRERO EJECUTOR DEL TRABAJO


2. Ubica material y herramientas de trabajo de acuerdo a las especificaciones.

3. Se dirige al sitio donde fue solicitado el trabajo.

4. Verifica el daño por el cual se solicitó el servicio.

Si no hay daño que reparar, Notifica a la Dependencia Solicitante y al Jefe

de la Sección la No necesidad de ejecución del trabajo.

En caso que si haya daño que reparar, 4.2. Toma las herramientas y los

materiales requeridos y ejecuta el trabajo respectivo. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.9 de Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).



Página: 108


INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.8 Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento




INMUEBLES DE LA ULA

Asunto: Procedimiento 3.9: Inspección de Trabajo de Mantenimiento

RESPONSABLE ACCIÓN SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)

1. Se dirige al sitio donde se ejecuta el trabajo con las especificaciones del mismo.

2. Verifica que el trabajo se esté ejecutando correctamente según las especificaciones.

En caso que No se esté ejecutando el trabajo correctamente, Pide al obrero que realice

la corrección del trabajo. En caso que se esté ejecutando

el trabajo correctamente, Notifica verbalmente al

obrero la correcta ejecución de mismo.

Manual de Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

AREA: INMUEBLES Y RENTAS

Página: 110

Proceso: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles

Asunto: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles

PROCESO FUNDAMENTAL PF-4.: PREVENCION DE RIESGO DE

LOS INMUEBLES DE LA ULA




Página: 111




Proceso Fundamental PF4. Prevención de Riesgo


PF -4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF- 4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles

PF-4.2.1 Coordinación de Proyectos de Señalización PF-4.2.2 Recolección de Información PF-4.2.3 Trámites Administrativos

PF 4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería PF-4.3.1 Remodelación de Obras PF-4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos

PF 4.4 Audita a los Arrendatarios en el Cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud

en el Trabajo.

PF 4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a solicitud.




Página: 112



<<información>>.Oficio de solicitud de

inspección e ingeniería de seguridad industrial

.Planos del área a inspeccionar.Planillas de información del

área

<<reglas>>.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Convenios Internacionales.Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, LOPCYMAT..Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo..Norma Venezolana CONVENIN . Programa de higiene y Seguridad Industrial. Aspectos Generales. Guía de los aspectos generales a ser considerados en la inspección de las condiciones de higiene y seguridad en el trabajo. .Guías Técnicas de Prevención Generada por el Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales, INPSASEL. GTP-01.Normas Internacionales.Convenios Colectivos de trabajo entre la Universidad de los Andes y las distintas asociaciones gremiales que hacen vida en la Institución. .Ley Orgánica del Trabajo, Titulo VIII

regula

<<fin>>Establecer y hacer cumplir políticas, objetivos,

proyectos y estrategias generales en cuanto a higiene y seguridad laboral en la Institución. <<actor>>

DirectorDe Personal

controlacumple

<<actor>>Apoyo Secretarial

Apoyo administrativoApoyo Informático

ArchivoDesarrollo de Personal

<<actor>>Ingenieros del Dpto.

de Higiene y Seguridad laboral

Ejecuta

Apoya

<<información>>. WEB´s: Dirección de

PersonalManual de Procedimientos

Del 01//12/2002

Consulta

<<objeto negocio>>Solicitud en inducción y

adiestramiento en materia de seguridad en el trabajo; inspecciones generales

programadas, estudiar de manera objetiva objetiva los agentes de riesgos capaces de ocasionar enfermedades ocupacionales,

adaptación tecnológica en materia de seguridad, higiene y ambiente

acorde con los avances tecnológicos, legislaciones y necesidades de la Institución,

supervisión y evaluación de diseño de planos de ingeniería y obras civiles, estructurar y asesorar el comité de seguridad, higiene y

ambiente de la ULA

Analistas de personal requiere

<<producto>>.Certificado de asistencia al curso. Certificado de aprobación del curso

Analistas de personal

Entes Regulatorios

Dependenciay/o facultad

afectada

<<información>>.Sistema ULA -RH.Planos des área

.Expediente del trabajador

.Bibliografías referentes al caso

.Convenios Colectivos.Internet

.

Dependencia central

O facultades

Dpto. de Registro, Control y Archivo

Entes RegulatoriosTRABAJDOR

TRABAJDOR

<<producto>>.Oficio de Notificación de riesgo.Oficio de análisis de riegos en los puestos de trabajo

<<producto>>.Informe de inspección de seguridad laboral.Informe de medición de acuerdo al agente.Proyecto de acondicionamiento de medidas de control.Formato de notificación de accidentes de trabajo de Ente regulatorio respectivo.Informe de investigación de accidente.Acta de acuerdo a lo establecido en reunión ante obra de remodelación




Página: 113






Página: 114

Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos


PROCESO FUNDAMENTAL PF-4.: DIAGRAMA DE

ACTIVIDADES




Página: 115

Proceso Fundamental 4: Prevención de los Inmuebles Asunto: Diagrama de Actividades 4.1 INSPECCION DE SEGURIDAD DE LOS INMUEBLES




Página: 116

Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Asunto: Procedimiento 4.1: INSPECCION DE SEGURIDAD DE LOS INMUEBLES

RESPONSABLE ACCION

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS, DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADORES, GREMIOS.

1. Solicita, mediante oficio, Inspección de Seguridad y Salud Laboral del inmueble, a la Dirección de Personal, Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.

RECEPCION DE LA DIRECCION DE PERSONAL.

2. Recibe de las Autoridades Universitarias, Dependencia, Comité, Trabajadores, Gremios, solicitud de Inspección de Seguridad y Salud Laboral del inmueble.

3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble.

SECRETARIA EJECUTIVA DE LA DIRECCION DE PERSONAL.

4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble.

5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble.

JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.

6. Recibe y revisa, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal.

7. Asigna la actividad, mediante correo electrónico, al Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional.

ANALISTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL/ INSPECTOR DE SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE OCUPACIONAL DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.

8. Recibe asignación de la actividad. 9. Formula Programa de Inspección en función al área a

inspeccionar. 10. Verifica si existe formato dependiendo del área a

Inspeccionar: 10.1 Si existe formato, (va al paso 11).

10.2 En caso contrario, realiza inspección ocular y elabora formato de acuerdo al área a inspeccionar.

11. Realiza revisión bibliográfica de acuerdo a la inspección solicitada.

12. Solicita planos del área a Inspeccionar a la Dirección de PLANDES.

13. Entrevista a la Máxima Autoridad de la Dependencia a




Página: 117


inspeccionar. 14. Inspecciona el inmueble junto a Máxima Autoridad de la

Dependencia o con quien éste haya asignado. 15. Llena formato de inspección del inmueble con sus

respectivas recomendaciones en campo y entrega a la Máxima Autoridad para su respectivo aval.

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS, DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADOR Y/O GREMIOS.

16. Recibe del Analista de Higiene y Seguridad Laboral o del Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, formato de inspección del inmueble lleno con sus respectivas recomendaciones en campo.

17. Avala Inspección de Seguridad Laboral realizada. 18. Firma y sella formato como aprobación de Inspección de

Seguridad Laboral del inmueble realizada y entrega al Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.


19. Recibe de las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios, formato de Inspección de Seguridad Laboral firmado y sellado.

20. Realiza el primer informe. 21. Verifica si necesita mayor información:

21.1 Si necesita, ubica experto en el área para nueva inspección, realiza segunda experticia, (regresa al paso 13).

21.2 Realiza informe complemento del primer informe, para el informe final.

22. Elabora oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios donde se llevó a cabo la Inspección de Seguridad Laboral del Inmueble.

23. Presenta oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios el informe final de Inspección al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.


24. Recibe oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios del informe final.

25. Revisa el contenido de ambos documentos. 26. Firma en señal de conformidad el oficio de entrega a las




Página: 118


Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios.

27. Remite al Director de Personal para la firma del oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.

DIRECTOR DE LA DIRECCION DE PERSONAL.

28. Recibe del Jefe del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, oficio de entrega a las Autoridades Universitarias Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.

29. Firma oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios.

30. Entrega a la Unidad de Apoyo Secretarial y a Servicios de la Dirección de Personal, oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.

UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y SERVICIOS DE LA DIRECCION DE PERSONAL.

31. Recibe del Director de la Dirección de Personal, oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.

32. Saca copia del oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.

33. Envía original y una copia al Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.

ANALISTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL/ INSPECTOR DE SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE OCUPACIONAL DEL DPTO. DE

34. Recibe de la Unidad de Apoyo Secretarial y Servicios de la Dirección de Personal, original y copia del oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.




Página: 119


HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.

35. Archiva copia del informe firmado de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble.

36. Entrega, mediante oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios y expone el informe de Inspección Seguridad Laboral a los entes involucrados.

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS, MAXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADOR Y/O GREMIOS.

37. Recibe, del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, oficio original de entrega con el informe original de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA

ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 120 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4.2: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.1: COORDINACIÓN DE PROYECTOS DE SEÑALIZACIÓN

Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA

<<proceso>>PF-4.1

Inspección de Seguridad de los Inmuebles

<<proceso>>PF-4.2

Señalización Internas y Externas de los

Inmuebles

<<proceso>>PF-4.3

Evaluación De Proyectos de

Ingeniería

<<proceso>>PF-.4.4

Audita los Arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y salud en el Trabajo

<<proceso>>PF-4.2.1

Coordinación de Proyectos de Señalización

<<proceso>>PF-4.2.2

Recolección de Información




Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.1: COORDINACIÓN DE PROYECTOS DE SEÑALIZACIÓN




Asunto: PROCEDIMIENTO 4.2.1: COORDINACION DE PROYECTO DE SEÑALIZACION

RESPONSABLE ACCION

MAXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ Y/O GREMIOS.

1. Solicita, mediante oficio solicitud de Señalización a la Dirección de Personal, Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.


2. Recibe de Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité y/o Gremios solicitud de Señalización.

3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Señalización.

SECRETARIA EJECUTIVA DE LA DIRECCION DE PERSONAL.

4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de señalización

5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de señalización.


6. Recibe y revisa de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, la solicitud de señalización

7. Asigna a Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, mediante correo electrónico, la solicitud de señalización.

ANALISTA/INSPECTOR DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.

8. Recibe, mediante correo electrónico, la solicitud de señalización.

9. Realiza reunión con la Máxima Autoridad o persona asignada, explica el proyecto, sus etapas y describe tipo de información a recolectar.

10. Establece criterios para tener el mismo orden cronológico. 11. Solicita los planos de la Dependencia en estudio. 12. Suministra formato a la Dependencia para levantar

información. Se establece orden cronológico. 13. Activa el procedimiento 4.2.2 “Recolección de Información”




Asunto: PROCEDIMIENTO 4.2.1: COORDINACION DE PROYECTO DE SEÑALIZACION



ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 124 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4..2.: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES

Asunto: PROCEDIMIENT: 4.2.2 RECOLECCION DE INFORMACIÓN

RESPONSABLE ACCION

ANALISTA/INSPECTOR DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL

1. Realiza el procedimiento 4.2.1. “Coordinación del Proyecto de Señalización”.

NOTA: Las actividades de este procedimiento se realizan en paralelo. 2. Identifica las áreas dentro del plano teniendo correlación

con el orden cronológico definido. 3. Realiza recorrido recogiendo información relacionada a

Seguridad Laboral. 4. Asesora respecto a obstáculos que se le presenten a la

Máxima Autoridad o Persona asignada de la Dependencia, Comité y/o Gremios.

5. Remite a Imagen Institucional requerimiento de señales de Seguridad Laboral, (va al paso 10).

MAXIMA AUTORIDAD O PERSONA ASIGNADA DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ Y/O GREMIOS.

6. Realiza recorrido recogiendo información mediante formato. 7. Determina señales de estructura e información general en el

plano, siguiendo el orden cronológico definido, mediante formato.

8. Valida información con Coordinador de cada área o Administrador según el caso.

9. Solicita a Imagen Institucional, formalmente la realización del diseño de las señales de estructura e información general.

IMAGEN INSTITUCIONAL

10. Recibe requerimiento de diseño de señales de Seguridad del Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral y solicitud de realización de diseño de señales de estructura e información general de la Máxima Autoridad o persona Asignada de la Dependencia, Comité y/o Gremios.

11. Establece los diseños. 12. Ejecuta Procedimiento 4.2.3 “Tramites Administrativos”.




Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.3: TRÁMITES ADMINISTRATIVOS





RESPONSABLE ACCION


1. Realiza el procedimiento 4.2.2. “Recolección de Información”.

IMAGEN INSTITUCIONAL.

2. Recibe diseño. 3. Establece materiales a utilizar. 4. Establece por oficio condiciones de Licitación a empresas

licitantes.

EMPRESA LICITANTE. 5. Acepta condiciones de licitación establecidas por Imagen Institucional.

6. Recoge requisitos de licitación. 7. Al pasar el tiempo establecido, consigna cotización y

requisitos requeridos a la Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia a señalizar.

UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA DE LA DEPENDENCIA A SEÑALIZAR.

8. Recibe y revisa la cotización y requisitos requeridos de licitación de empresas licitantes.

9. Escoge empresa licitante ganadora. 10. Notifica Empresa ganadora al Analista/Inspector del Dpto.

de Higiene y Seguridad Laboral (va al paso 18). 11. Notifica Empresa ganadora a Imagen Institucional, (va al

paso15). 12. Da la buena pro a Empresa ganadora y genera orden de

servicio.

EMPRESA GANADORA DE LICITACION.

13. Recibe de Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia a señalizar la orden de servicio.

14. Inicia Obra de Señalización.

IMAGEN INSTITUCIONAL.

15. Recibe de Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia a señalizar la notificación de nombre de empresa ganadora de Licitación.

16. Realiza supervisión a empresa licitante ganadora. 17. Intercambia opiniones a cerca de supervisión con el

Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, (va al paso 20).






18. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia a señalizar la notificación de nombre de empresa ganadora de Licitación.

19. Realiza supervisión de obra a empresa licitante ganadora 20. Intercambia opiniones acerca de supervisión con Imagen

Institucional. 21. Genera documento de visto bueno de la obra concluida. 22. Envía a Unidad de Apoyo Administrativo, documento de

visto bueno de la obra concluida.

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA A SEÑALIZAR.

23. Recibe del Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral documento de visto bueno de la obra concluida.

24. Realiza la orden de pago a la Empresa que ejecutó la obra.



ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 128 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA

Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESOS




Asunto: Diagrama de Actividades 4.3.1: Remodelación de Obras

Máx

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Asunto: Procedimiento: 4.3.1 Remodelación de Obras

RESPONSABLE ACCION MAXIMA AUTORIDAD, TRABAJADOR, GREMIOS Y/O COMITÉ DE LA DEPENDENCIA EN REMODELACION.

1. Solicitan por escrito, a la Dirección de Personal, la intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.

RECEPCION DE LA DIRECCION DE PERSONAL

2. Recibe de Máxima Autoridad, Trabajador, Gremios y/o Comité de la Dependencia en remodelación, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.

3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.

SECRETARIA EJECUTIVA DE LA DIRECCION DE PERSONAL

4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.

5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.

JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL

6 Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.

7 Asigna solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra, mediante correo electrónico, a Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.


8. Recibe solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.

9. Acuerda reunión con la Máxima Autoridad de la Dependencia, para recabar información (quien ejecuta la obra, quien es el ente responsable, cuantos trabajadores y Dependencias se ven afectadas, condiciones inseguras provocadas por




Asunto: Procedimiento: 4.3.1 Remodelación de Obras

la Obra, tipo de trabajo que realizan, entre otros). 10. Elaborar formato Atención al Público, dejando constancia del

inicio de la actividad. 11. Inspecciona la Obra comparando los aspectos fundamentales

de Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo. 12. Levanta y firma Acta emitiendo las Medidas para el control de

la situación y remite a la Máxima Autoridad de la Edificación.

MAXIMA AUTORIDAD DE LA EDIFICACION EN REMODELACION

13. Recibe del Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, acta de las Medidas emitidas para el control de la situación.

14. Firma y sella Acta de las Medidas emitidas para el control de la situación.

15. Verifica si puede controlar la situación. 15.1 Si puede, ejecuta acciones para controlar la

situación y envía notificación al Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral indicando medidas a tomar.

15.2 En caso contrario, notifica al Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral de no poseer las medidas para controlar la situación, (va al paso 16).


16. Recibe notificación de la Máxima Autoridad de la Edificación, para ejecutar acciones de medidas de control de Seguridad y Salud en el trabajo.

17. Realiza inspecciones periódicas para verificar el cumplimiento de acuerdo a las actas, (regresa al paso 10).

18. Recibe notificación de la Máxima Autoridad de la Edificación, donde se le indica que no posee las medidas para controlar la situación.

19. Convoca reunión con la Máxima Autoridad de la Edificación, Asesor Legal y Empresa ejecutora de la Obra, para solventar la situación.

20. Redacta Acta de acuerdo a lo establecido para solventar la situación.

21. Firma y sella Acta de acuerdo a lo establecido por cada uno de los presentes, (regresa al paso 15.1).




Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.3.2: ADECUACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS




Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.2: ADECUACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS

RESPONSABLE ACCION DIRECCIÓN DE PLANDES Y/O INGENIERIA Y MANTENIMIENTO

1. Solicita a la Dirección de Personal la intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral para Evaluación del Proyecto Civil.


2. Recibe de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.

3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.


4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.

5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.


6. Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.

7. Asigna solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, Evaluación del Proyecto Civil, mediante correo electrónico, a Analista del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.

ANALISTA DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL

8. Recibe del Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, Evaluación del Proyecto Civil.

9. Solicita Planos y Memoria Descriptiva del Proyecto a la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento.

DIRECCIÓN DE PLANDES Y/O INGENIERIA Y MANTENIMIENTO

10. Recibe solicitud de Planos y Memoria Descriptiva del Proyecto del Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.

11. Facilita al Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, los planos y Memoria Descriptiva del Proyecto.




Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.2: ADECUACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS

RESPONSABLE ACCIÓN


12. Recibe de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, los planos y Memoria Descriptiva del Proyecto.

13. Busca referencias, normativas y reglamentos que definan los parámetros de evaluación.

14. Compara normativas y reglamentos con los plasmados en planos.

14.1 De estar conforme con normativas y reglamentos, (va al paso 20.1).

14.2 De lo contrario, genera un informe con los aspectos no contemplados en el Proyecto.

15 Discute cada uno de los aspectos no reflejados en el Proyecto de acuerdo a la normativa y/o reglamentos vigentes con el Proyectista.

16 Entrega informe al Proyectista de Observaciones reflejadas en el Proyecto, de acuerdo a la normativa y/o reglamentos vigentes.

PROYECTISTA

17 Recibe del Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral el Informe de Observaciones reflejadas en el Proyecto, de acuerdo a la normativa y/o reglamentos vigentes.

18 Modifica el Proyecto de acuerdo a las observaciones emitidas por el Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.

19 Envía a Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, el proyecto civil y/o de remodelación final.


20. Recibe y revisa el proyecto civil y/o de remodelación final, enviado por el proyectista.

20.1 De estar conforme, el proyecto final con normativas y reglamentos vigentes emite oficio de conformidad del proyecto. 20.2 En caso contrario, (regresa al paso 15).

135




Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.3.3: RENOVACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS

Renovación de Tecnologías de Procesos PF 4.3.3




Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.3: RENOVACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS

RESPONSABLE ACCION MAXIMA AUTORIDAD DE LA EDIFICACION EN RENOVACION DE TECNOLOGIA DE PROCESOS

1. Solicita a la Dirección de Personal la intervención del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral para el Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.


2. Recibe de Máxima Autoridad de la Edificación en Renovación de Tecnología de Procesos, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.

3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.


4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.

5. Entrega al Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.


6. Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.

7. Asigna, mediante correo electrónico, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías a Analista del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.


8. Recibe del Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.

9. Acuerda reunión con la Máxima Autoridad de la edificación en renovación de Tecnología de Procesos para recabar información respecto a las necesidades.

10. Solicita y analiza planos, manuales, insumos para emitir recomendación.

11. Recaba información especializada y normativas vigentes respecto al tema.

12. Realiza informe por escrito de requerimientos de equipos de seguridad de acuerdo al análisis.

13. Entrega informe y explica, mediante presentación, los requerimientos necesarios para la instalación de la Nueva




Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.3: RENOVACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS

Tecnología. 14. Efectúa, una vez realizados los cambios, estudios de Higiene

Ocupacional, Seguridad y Salud en el Trabajo y/o Protección al Medio Ambiente.

15. Verifica la incorporación de nuevas condiciones inseguras o

agentes de riesgos. 15.1 De incorporarse nuevas condiciones inseguras o

agentes de riesgos, “Análisis de riesgo en los puestos de Trabajo” “Elaboración o modificación de la Notificación de las condiciones inseguras y riesgos inherentes o asociados al trabajo”.

En caso contrario, finaliza el procedimiento.



ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 138 PROCESO 4.4: AUDITARIA DE LOS ARRENDAMIENTOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESOS


<<proceso>>PF-4.1

Inspección de Seguridad de los

Inmuebles

<<proceso>>PF-4.2

Señalización Internas y Externas

de los Inmuebles

<<proceso>>PF-4.3

Evaluación de Proyectos de

Ingeniería

<<proceso>>PF-.4.4

Audita los Arrendatarios en el cumplimiento del

Programa de Seguridad y salud en el Trabajo

PF-4 PREVENCIÓN DE RIESGO



ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 139

Proceso: 4.4: Auditaría de los arrendamientos en el cumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo

Asunto: Diagrama de Actividades 4..4: AUDITARIA DE LOS ARRENDATARIOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD LABORAL





Asunto: Procedimiento 4.4: AUDITARIA DE LOS ARRENDATARIOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD LABORAL

RESPONSABLE ACCION

DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.

1. Audita, de acuerdo a la fecha programada anualmente, la aplicación del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, por parte de los arrendatarios, en los espacios físicos sujetos a arrendamiento (cafetín, fotocopiadoras, entre otras).


2. Notifica, a través de oficio al arrendatario la fecha para realizar la auditoria.

3. Entrega oficio sellado y firmado por el jefe del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal para la firma respectiva del Director de Personal.

SECRETARIA EJECUTIVA

4. Recibe y entrega oficio del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral al Director de Personal para su respectiva firma.

DIRECTOR

5. Recibe, Firma oficio y entrega a la Secretaria Ejecutiva


6. Recibe y Entrega oficio firmado al Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.


7 Recibe de la Secretaria Ejecutiva oficio firmado por el Director de Personal.

8. Entrega oficio al mensajero

MENSAJERO 9. Recibe oficio del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral y hace entrega del mismo al arrendatario.

ARRENDATARIO.

10. Recibe oficio y firma acuse de recibo 11. Realiza inspección de Seguridad y Salud del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).



ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 141 Proceso: 4.4: Auditaría de los arrendamientos en el cumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS


<<proceso>>PF-4.1

Inspección de Seguridad de los

Inmuebles

<<proceso>>PF-4.2

Señalización Internas y Externas

de los Inmuebles

<<proceso>>PF-4.3

Evaluación de Proyectos de

Ingeniería

<<proceso>>PF-.4.4

Audita los Arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y salud en el

Trabajo

PF-4 PREVENCIÓN DE RIESGO





Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES. 4.5. Inspección de Inmuebles sujetos a Uso por parte de terceros, bajo Programación o a Solicitud



Página: 143

Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgos

Asunto: Procedimiento 4.5: Inspeccionar los inmuebles sujetos a arrendamientos

RESPONSABLE ACCION

MAXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADORES, GREMIOS.

1. Solicita, mediante oficio, Inspección de Seguridad del inmueble sujeto arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros), a la Dirección de Personal, Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.


2. Recibe de la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajadores y/o Gremios, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).

3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).


4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).

5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).


6. Recibe y revisa, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros) de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal.

7. Asigna la actividad, mediante correo electrónico, al Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional.



Página: 144



RESPONSABLE

ACCIÓN


8. Recibe asignación de la actividad. 9. Formula Programa de Inspección en Función al área a

inspeccionar. 10. Verifica si existe formato dependiendo del área a

Inspeccionar: 10.1 Si existe formato, (va al paso 11).

10.2 En caso contrario, realiza Inspección ocular y elabora formato de acuerdo al área a inspeccionar.

11. Realiza revisión bibliográfica de acuerdo a la Inspección solicitada.

12. Solicita planos del área a Inspeccionar. 13. Entrevista a la Máxima Autoridad de la Dependencia a

inspeccionar. 14. Inspecciona el inmueble sujeto a arrendamiento junto a

Máxima Autoridad de la Dependencia o con quien éste haya designado.

15. Llena formato de Inspección del inmueble sujeto a arrendamiento con sus respectivas recomendaciones en campo y entrega a la Máxima Autoridad para su respectivo aval.

MAXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADOR Y/O GREMIOS.

16. Recibe del Analista de Higiene y Seguridad Laboral o del Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, formato de Inspección del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros) lleno con sus respectivas recomendaciones en campo.

17. Avala Inspección de Seguridad realizada. 18. Firma formato como aprobación de Inspección de

Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros) realizada y entrega al Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.



Página: 145



RESPONSABLE ACCIÓN ANALISTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL/ INSPECTOR DE SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE OCUPACIONAL DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.

19. Recibe de la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios, formato de Inspección firmado.

20. Realiza el primer informe. 21. Verifica si necesita mayor información:

21.3 Si necesita, ubica experto en el área para nueva inspección, realiza segunda experticia, (regresa al paso 13).

21.4 Realiza informe complemento del primer informe, para el informe final.

22. Elabora oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios donde se llevó a cabo la Inspección de Seguridad del Inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).

23. Presenta oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios el informe final de Inspección al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.


24. Recibe oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios del informe final.

25. Revisa el contenido de ambos documentos. 26. Firma en señal de conformidad el oficio de entrega a la

Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios.

27. Remite al Director de Personal para la firma del oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento anexo.



Página: 146



RESPONSABLE ACCIÓN

DIRECTOR

28. Recibe del Jefe del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto arrendamiento anexo.

29. Firma oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios.

30. Entrega a la Unidad de Apoyo Secretarial y a Servicios de la Dirección de Personal, oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto arrendamiento anexo.

UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y

SERVICIOS

31. Recibe del Director oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento anexo.

32. Saca copia del oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento anexo.

33. Envía original y una copia al Departamento ANALISTA/ INSPECTOR

34. Recibe de la Unidad de Apoyo Secretarial y Servicios de la Dirección de Personal, original y copia del oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento en anexo.

35. Archiva copia del informe firmado de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento.

36. Entrega, mediante oficio a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios y expone el informe de inspección a los entes involucrados.

MAXIMA AUTORIDAD DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADOR / GREMIOS

37. Recibe del Departamento oficio de entrega con el informe original de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento, en anexo.



Página: 147


Asunto: Proceso Fundamental 5: Resguardo

PROCESO FUNDAMENTAL PF-5: RESGUARDO DE LOS

INMUEBLES DE LA ULA




Página: 148

Materia: Procesos Fundamentales Asunto: Índice de Contenido















Página: 149

Materia: Procesos Fundamentales Asunto: Índice de Contenido




Página: 150

Materia: Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles


151



ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 151 Proceso Fundamental 5: Resguardo





Materia:

Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles

Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad

Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.1: Prevención y Protección Para Nuevos Inmuebles de la ULA



Materia:



Asunto: Procedimiento 5.1.1: Prevención y Protección al Patrimonio Inmobiliario de la ULA

RESPONSABLE ACCION

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

1. Solicita por escrito a la Dirección de Vigilancia Prevención y Protección para nuevos Bienes Inmuebles donde funcionaran Dependencias Universitarias de la ULA.

CENTRAL DE VIGILANCIA

2. Recibe de Autoridades oficio de solicitud de Prevención y Protección para nuevos Bienes Inmuebles donde funcionaran Dependencias Universitarias de la ULA y Entrega oficio al Apoyo Secretarial.

APOYO SECRETARIAL

3. Recibe de la Central de la Dirección de Vigilancia, Solicitud de Prevención y Protección para nuevos Bienes Inmuebles donde funcionaran Dependencias Universitarias de la ULA. Y Entrega a la Dirección de Vigilancia.

DIRECCIÓN DE VIGILANCIA

4. Revisa y Remite a la Unidad Administrativa Desconcentrada, para que verifique el presupuesto, (para el personal Eventual).

UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA

5. Recibe y verifica disponibilidad presupuestaria para el ingreso del personal eventual y remite a la Dirección.


6. Recibe disponibilidad presupuestaria • Si es SI. Solicita a la Dirección de Personal

reclutamiento y selección de personal • Si es NO. Espera disponibilidad presupuestaria

DIRECCIÓN DE PERSONAL

7. Recibe de la Dirección de Personal solicitud de reclutamiento y selección de personal

8. Realiza reclutamiento y selección de personal y remite a la Dirección de Vigilancia


9. Recibe listado y personal seleccionado 10. Remite listado de personal seleccionado a la Unidad

Administrativa Desconcentrada. 11. Remite listado y personal seleccionado al Departamento de

Operaciones UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA

12. Recibe listado de personal seleccionado e incluye en la nómina

DEPARATMENTO DE OPERACIONES

13. Recibe listado y personal seleccionado 14. Ordena cubrir con las solicitudes de prevención y protección

de los nuevos Inmuebles. 15. Supervisa las actividades asignadas al nuevo personal


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: IINMUEBLES Y RENTAS Página: 154

Materia:



Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.2: Registro en los Libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA



Materia:



Asunto: Procedimiento 5.1.2: Registro en los Libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

1. Solicita a la Unidad Administrativa Desconcentrada el libro

de novedades foliado y sellado, para el control en los

inmuebles de la ULA.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

DESCONCENTRADA

2. Recibe solicitud y entrega Libro de Novedades foliado y

sellado al Departamento de Operaciones


3. Recibe Libro de Novedades foliado y sellado y entrega a la

Dirección con Memorandum de Apertura para la Firma del

Director (a)


4. Recibe y firma Memorandum de Apertura de Libro de

Novedades y remite al Departamento de Operaciones


5. Recibe y distribuye Libro de Novedades en las

Dependencias Universitarias.

VIGILANTE

6. Recibe y registra en el libro de novedades los sucesos

ocurridos en las Dependencias Universitarias

7. Termina el libro de novedades y entrega al Departamento

de Operaciones.


8. Recibe y cierra Libro de Novedades

9. Archiva Libro de Novedades



Materia:



Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.3: Información de Eventualidades Sucedidas en los Bienes Inmuebles de la ULA



Materia:



Asunto: Procedimiento 5.1.3: Información de Eventualidades Sucedidas en los Bienes Inmuebles de la ULA

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

VIGILANTE 1.- Recibe o detecta cualquier novedad ocurrida en Dependencias Universitarias.


2.-Informa al director y al Departamento de la novedad ocurrida en la Dependencia Universitaria.

DIRECTOR

3. Ordena investigación del siniestro al Departamento respectivo, de acuerdo a la novedad

DEPARTAMENTO

4. Selecciona personal para que se presente en el lugar del siniestro a objeto de realizar investigación

5. Elabora Informe del siniestro ocurrido y entrega al Director

APOYO

SECRETARIAL

6. Redacta oficios, anexa informe y entrega al mensajero.

MENSAJERO

7. Entrega oficio a las Autoridades Universitarias y a las Dependencias correspondientes.

AUTORIDADES/ DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS

8. Recibe y conoce del informe del siniestro ocurrido



Materia:



Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.4: Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA

DE

PA

RTA

ME

NTO

VIG

ILA

NTE

DIR

EC

TOR


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: FOMENTO DE RENTAS Página: 159

Materia:



Asunto: Procedimientos 5.1.4 Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DIRECTOR DE VIGILANCIA

1. Ordena asignación del personal para resguardar las instalaciones universitarias.

DEPARTAMENTO

2. Coordina con los Supervisores de Vigilancia la distribución del personal en las dependencias universitarias.

3. Coordina con los vigilantes las labores de resguardo de los

inmuebles universitarios.

VIGILANTE

4. Cumple con las labores diarias de resguardo e informan de cualquier eventualidad al Departamento Respectivo

DEPARTAMENTO

5. Recibe información de las eventualidades y remite al Director

DIRECTOR 6. Recibe y conoce información de las eventualidades



Materia:



Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.5: Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA

DIR

EC

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PF 5.1.5 RECEPCIÓN DE AUTORIZACIONES PARA EL INGRESO DEPERSONAS A LOS BIENES INMUEBLES DE LA ULA

Recibir las autorizaciones con Visto Bueno del Director y entrega a los

vigilantes

Controla acceso del personal a las instalaciones universitarias, previa

verificación de la autorización otorgada

Recibir de las Autoridades y Dependencias Universitarias copia de las Autorizaciones

otorgadas y remite al Director y alDepartamento de Operaciones

<<Información>>Emitir autorizaciones para ingreso de personas a las

instalaciones universitarias, en horas y días no laborables

Recibe y firma para el visto bueno de las autorizaciones



Materia:



Asunto: Procedimientos 5.1.5: Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

AUTORIDADES

Y DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS

1.- Emite autorizaciones para el ingreso de personas a las

instalaciones universitarias, en horas y días no laborables.


2.-Recibe de las Autoridades y Dependencias Universitarias copias de las autorizaciones otorgadas. 3.-Remite al Director y al Departamento de Operaciones las copias de las autorizaciones para el acceso a las instalaciones universitarias

DEPARTAMENTO DE

OPERACIONES

4.- Recibe las autorizaciones con Visto Bueno del Director y entrega a los Vigilantes, para controlar el acceso a las instalaciones universitarias.

VIGILANTE

5.- Controla acceso de personal a las instalaciones universitarias, previa verificación de la autorización otorgada



Materia:


Sub-Proceso: 5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA




Materia:


Sub-Proceso: 5.2 Control y Procedimientos de Siniestro en la ULA

Asunto: Diagrama de Actividades 5.2.1: Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA

DE

PA

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PF 5.2.1 EJECUCIÓN DE PLANES DE PREVENCIÓN Y DISMINUCIÓN DE RIESGOS Y SINIESTROS QUE AFECTEN LOS BIENES INMUEBLES DE LA ULA

Realizar estudios de los sitios críticos, donde se necesita mayor resguardo.

Desarrollar propuesta de Planes de Prevención y Disminución de Riesgo

Remitir al Director propuesta de Planes de Prevención y Disminución de Riesgo

Recibir y evalúa

propuesta.

<<Información>>Nombrar Comisión, mediante oficio, para estudios críticos,

planes de prevención y disminución de siniestros en los

recintos universitarios

Recibir y Ejecuta Planes de Prevención y Disminución de

Riesgo

Remite a losDptos.

Devuelve a la Comisión

Si

No


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA Página: 164

Materia: Proceso Fundamental 5: Resguardo de Los Inmuebles

Sub-Proceso 5.2: Control y Procedimiento de Siniestro en la ULA

Asunto: Procedimiento 5.2.1: Ejecución de Planes de Prevención y Disminución de Riesgos y Siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DIRECTOR DE VIGILANCIA

1. Nombra Comisión mediante oficio, para realizar estudios de los sitios críticos, planes de prevención y disminución de siniestro en los recintos universitarios.

COMISIÓN

2. Realiza estudios de los sitios críticos donde se necesita

mayor resguardo. 3. Desarrolla propuesta de planes de prevención y

disminución de riesgo 4. Remite al Director Propuesta de Planes de Prevención y

Disminución de Riesgo

DIRECTOR

5. Recibe y evalúa propuesta

Si procede a. Remite a los Departamentos Si no procede b. Devuelve a la Comisión Multidisciplinaria, para

nueva evaluación

DEPARTAMENTO

6. Recibe y Ejecuta Planes de Prevención y Disminución

de Riesgo





Asunto: Diagrama de Actividades 5.2.2: Investigación y Seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA.





Asunto: Procedimiento 5.2.2: Investigación y Seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

CENTRAL

1.- Recibe novedad de siniestro de la dependencia universitaria e informa al Director y al Departamento respectivo.

DIRECTOR 2.-Recibe novedad y ordena investigación al Departamento respectivo

DEPARTAMENTO

3.- Recibe solicitud de investigación de novedad 4.- Investiga y solicita al ente competente para que actúe de acuerdo a la novedad

ENTE

COMPETENTE

5. Actúa de acuerdo a la novedad y da respuesta sobre el procedimiento realizado, y remite al Departamento respectivo

DIRECTOR

6. Recibe informe con los resultados del siniestro y remite Apoyo Secretarial, para elaborar oficio.

APOYO

SECRETARIAL

7.- Recibe informe y elabora oficio para firma del Director y entrega al mensajero, para su distribución

MENSAJERO

8.- Recibe y entrega correspondencia a las Dependencias correspondientes

AUTORIDADES/ DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS

9.- Recibe y conoce del informe final del siniestro




PRO

CES

OS

D

E

APO

YO

Fuente: Cadena de Valor. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA

PA-5 ASESORÍA LEGAL

PA-4 ARCHIVO

PA-6 DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES

PA-2 SERVICIOS SECRETARIALES Y DE MANTENIMIENTO

PA-3 APOYO INFORMÁTICO

PA-1 APOYO ADMINISTRATIVO





1.21 Elaborar Plan Operativo Anual

1.2.2 Elaborar Ante Proyecto de Presupuesto

ÁRBOL TENTATIVO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO

1.4.1 Aperturar Ingresos Propios

1.4.2 Reponer Ingresos Propios

1.4.3 Rendir Ingresos Propios

1.4.4 Cerrar Ingresos Propios

1.8.1 Ejecutar Compras

1.8.2 Registrar activos en el Departamento de Control de Bienes

1.8.3 Traslado de Bienes Muebles

1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa

1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades

PA-1 Apoyo Administrativo

1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada

1.2 Coordinar y Formular el Proyecto Presupuestario de la

Dirección de Fomento

1.3 Ejecutar la asignación Presupuestaria y Financiera de

la Dirección de Fomento.1.3.2 Registrar Cuentadantes

1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias

1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y acciones especificas .

1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento

1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios.

1.6 Administrar y Gestionar Caja Chica

1.7 Tramitar Viáticos y Pasajes

1.8 Administrar y Gestionar Caja Bienes Muebles

1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios

1.3.4 Registrar la Distribución Administrativa

1.6.1 Crear Caja Chica

1.6.3 Cerrar Caja Chica

1.6.2 Reponer Caja Chica

1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales

S I S TE M A

DE

LOS

INMUEBLES

Y

RENTAS

DE

LA

U LA

Y



Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Procesos de Apoyo

PROCESOS DE APOYO



Materia: Procesos de Apoyo Asunto: Índice de Contenido

ÍNDICE DE CONTENIDO Procesos de Apoyo Índice de Contenido

Proceso de Apoyo 1. Apoyo Administrativo


Sub Proceso 1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada

o Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades

Sub Proceso 1.2 Coordinar y Formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección

de Fomento o Diagrama de Actividades y Procedimientos

1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual 1.2.2 Elaborar el Ante Proyecto de Presupuesto 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa

Sub Proceso 1. 3 Ejecutar la asignación Presupuestaria y Financiera de la

Dirección de fomento

o Diagrama de Actividades y Procedimientos

1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas 1.3.2 Registrar Cuentadantes 1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias 1.3.4 Conciliar Cuentas Bancarias

Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios

o Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios 1.4.2 Reponer Ingresos Propios 1.4.3 Rendir Ingresos Propios 1.4.4 Cerrar Ingresos Propios

Sub Proceso 1. 5 Administrar y Gestionar el Fondo para el

Financiamiento o Diagrama de Actividades y Procedimientos

1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios

Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja Chica o Diagrama de Actividades y Procedimientos




1.6.1 Crear Caja Chica 1.6.2 Reponer Caja Chica 1.6.3 Cerrar Caja Chica

Sub Proceso 1. 7 Tramitar Viáticos y pasajes

o Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales

Sub Proceso 1.8 Administrar y Gestionar Bienes Muebles

o Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.8.1 Ejecutar Compras 1.8.2 Registrar Bienes Muebles 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles

Proceso de Apoyo 2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento

Diagrama de Jerarquía de Procesos o Diagrama de Actividades y Procedimientos

2.1 Recibir Correspondencia 2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas 2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida 2.4 Recoger y Embolsar la basura 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones

Proceso de Apoyo 3 Apoyo Informático

Diagrama de Jerarquía de Procesos o Diagrama de Actividades y Procedimientos

3.1 Instalación de Equipos

Proceso de Apoyo 4. Archivo Diagrama de Jerarquía de Procesos

o Diagrama de Actividades y Procedimientos 4.1 Préstamo de Documentación del Archivo 4.2 Archivo de Documentos

Proceso de Apoyo 5 Asesoría Legal


o Diagrama de Actividades y Procedimientos 5.1 Elaboración del Documento Compromiso 5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento 5.3 Visar Documentos 5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas




Proceso de Apoyo 6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes


o Diagrama de Actividades y Procedimientos 6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes 6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios 6.3 Evaluación de la gestión.



Materia: Procesos de Apoyo Asunto: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo

PROCESO DE APOYO 1 APOYO ADMINISTRATIVO



Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo

Asunto: Diagrama de Proceso

<<reglas>>- Constitución Nacional de la República de Venezuela. (1999)

-Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema de Control Fiscal.

-Ley contra la Corrupción-Ley de Presupuesto.2006

-Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público..Ley de Licitaciones.(13/11/2001)

-Ley del Impuesto al Valor Agregado.-Ley del Impuesto sobre la Renta.

- Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. -Reglamento del Consejo de Fomento.

-Reglamento de Traslados Presupuestarios.-Reglamento de Compras y Contratación de Servicios.

-Reglamentos de Viáticos y Gastos de Viaje.-Reglamento del Sistema de Inventario.-Convenio Colectivo ACULA y SIPRULA

. Resoluciones de Consejos: Universitario, Facultad, Escuela y Departamento.

. Normas internas de la Dirección.

regula

<<fin>>Administrar los recursos económico-

financieros de la Dirección de Fomento mediante el registro y

control de las operaciones presupuestario-financieras, bienes muebles e inmuebles, equipos y

material fungible; y la tramitación de los movimientos del personal

adscrito a la Dirección.

<<actor>>Administrador Jefe

<<actor>>Personal Técnico y Obrero de la Unidad

de Apoyo Administrativo y de

Servicios

<<actor>>- Personal Administrativo y

Técnico de la Unidad de Apoyo Administrativo y de

Servicios.

<<información>>WEB’s: RedULA

Consulta

<<objeto>>Solicitudes:

- Ejecución y Control del Fondo para el Financiamiento del Consejo de Fomento.

- Elaboración y Ejecución del presupuesto Anual.- Elaboración de la Ejecución Física Trimestral.

-Control y Trámites de Bienes y Servicios.-Coordinar y Supervisar las Rendiciones de

Cuentas pago del I.S.L.R e I.V.A.requiere

<<producto>>Administración del Fondo de

Financiamiento.

<<producto>>Ante Proyecto del Presupuesto

de la Dirección de Fomento.

<<producto>>Plan Operativo Anual- (POA)

<<producto>>Ejecución Física de la Dirección

de Fomento.

<<producto>>Inventario de Bienes Muebles,

Equipos y Materiales de oficina.

<<producto>>Rendiciones de Cuentas.

DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS


Director de Fomento y

Departamentos

<<información>>-Información de Ingresos enviada

por la Dirección de Finanzas.-Requerimientos para la Elaboración

y Ejecución del Presupuesto.-Plan Estratégico de las diferentes

Unidades.-Reporte de la Ejecución Financiera

presupuestaria.

controla

Ejecuta

Director de Fomento

Apoya

<<proceso>>PA-1

Apoyo Administrativo





Fomento de Generación de Ingresos

PA-1 Administrativo <<proceso>>

PA-1.1Definir Planes y

Evaluar la Unidad de

Apoyo Administrativa


<<proceso>>PA-1


<<procesos>>

<<proceso>>PA-1.3

Ejecutar la asignación

Presupuestaria y Financiera

<<proceso>>PA-1.2

Coordinar y Formular el Proyecto de Presupuesto

<<proceso>>PA-1.4

Administrar y Gestionar Ingresos Propios

<<proceso>>PA-1.5

Administrar y Gestionar el

Fondo para el Financiamiento

<<proceso>>PA-2

Servicios Secretariales

y de Mantenimiento

<<proceso>>PA-4

Archivo

<<proceso>>PA- 6

Desarrollo y Evaluación de

Políticas y Planes

<<proceso>>PA-3

Apoyo Informático

<<proceso>>PA-5

Asesoría Legal

<<proceso>>PA-1.6

Administrar y Gestionar Caja

Chica

<<proceso>>PA-1.7

Tramitar Viáticos y Pasajes

<<proceso>>PA-1.8

Administrar y Gestionar

Bienes Muebles

<<proceso>>PA-1.7.1

Tramitar Viáticos y Pasajes

Nacionales

<<proceso>>PA-1.5.1Ejecutar

Ingresos Propios

<<proceso>>PA-1.6.1

Crear Caja Chica

<<proceso>>PA-1.6.2

Repones Caja Chica<<proceso>>

PA-1.6.3Cerrar Caja

Chica

<<proceso>>PA-1.8.1Ejecutar Compras

<<proceso>>PA-1.8.3

Traslado de Bienes Muebles

<<proceso>>PA-1.8.2Registrar

Activos en el Dpto de Control

de Bienes





DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS



Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Asunto: Diagrama de Actividades 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades



Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Asunto: Procedimiento 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades


Director de Fomento

1. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto políticas y planes en materia administrativa definidas por las Autoridades Rectorales.

2. Define los objetivos de acuerdo a la política administrativa definida.

3. Envía oficio a la Unidad de Apoyo Desconcentrada (UAD) informando sobres los objetivos definidos.

Unidad de Apoyo Desconcentrada

4. Evalúa y supervisa los objetivos definidos en materia administrativa en función de las necesidades de la Dirección de Fomento y de la misión de la Universidad de Los Andes.



Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento.

Asunto: Diagrama de Actividades 1.2.1 Elaborar el Plan Operativo Anual

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto de Presupuesto de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual

Unidad de Apoyo DesconcentradaDirector de Fomento

Inicio

Recibe de la Oficina de PLANDES formularios, instructivos y disco magnético, que contiene la información para descargar en el Sistema Universitario Administrativo

Sectorial (SUAS)

Elabora oficio para responsabilizar a la UADde la elaboración del plan operativo..

Realiza verificación y aprobación del Plan Operativo Anual.

Recibe los documentos y disco magnético.

Descarga la información y estadísticas enviadas por PLANDES.

Solicita a cada una de las unidades las actividades programadas

Organiza la información recibida por cada unidad

Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y metas para cada una de las actividades

que se desarrollan.

Consolida el plan operativo.

Registra los datos en los formularios del Plan Operativo Anual de acuerdo al instructivo enviado por

PLANDES

Envía al Director de Fomento

Guarda en Disco magnético y en carpeta física el Plan Operativo Anual y lo remite a PLANDES.

Archiva en la UAD la información enviada a PLANDES

Fin

Firma el Plan Operativo Anual y entrega a la unidad de Apoyo desconcentrada.

Envía oficio de responsabilidad, copia del oficio enviado por PLANDES, formularios, instructivos y disco magnético a la UAD.




Asunto: Procedimiento 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual


Director de Fomento

1. Recibe de la Oficina de PLANDES formularios, instructivos y disco magnético, que contiene la información para descargar en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS)

2. Elabora oficio para responsabilizar a la UAD de la elaboración del plan operativo.

3. Envía a la Unidad de Apoyo Desconcentrada oficio de responsabilidad, copia del oficio enviado por PLANDES, formularios, instructivos y disco magnético.


4. Recibe los documentos y disco magnético. 5. Descarga la información y estadísticas enviadas por PLANDES. 6. Solicita a cada una de las unidades las actividades programadas. 7. Organiza la información recibida por cada unidad. 8. Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y metas

para cada una de las actividades que se desarrollan. 9. Consolida el plan operativo. 10. Registra los datos en los formularios del Plan Operativo Anual de

acuerdo al instructivo enviado por PLANDES 11. Envía al Director de Fomento.

Director de Fomento 12. Realiza verificación y aprobación del Plan Operativo Anual. 13. Firma el Plan Operativo Anual y entrega a la unidad de Apoyo

Desconcentrada.

Unidad de Apoyo Desconcentrada.

14. Guarda en Disco magnético y en carpeta física el Plan Operativo Anual y lo remite a PLANDES.

15. Archiva en la UAD la información enviada a PLANDES.




Asunto: Procedimiento 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual

*

* Diskette contentivo de:

Gastos de funcionamiento Ingresos Propios Nuevos Proyectos Gastos Operativos



Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento

Asunto: Procedimiento 1.2.2 Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto.


Director de Fomento

1. Recibe de Dirección de Programación y Presupuesto: • Oficio solicitando formulación del Anteproyecto de Presupuesto • Formato impreso de estimación de Ingresos Propios • Diskette contentivo de:

Gastos de funcionamiento Ingresos Propios Nuevos Proyectos Gastos Operativos

2. Envía copia del oficio y Diskette a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.


3. Recibe los documentos y disco magnético. 4. Descarga la información enviada por la Dirección de Programación

y Presupuesto 5. Evalúa Créditos Presupuestarios para el año venidero partiendo

del comportamiento del gasto presupuestario del corriente año. 6. Distribuye de acuerdo al saldo inicial de caja, los montos indicados

entre las partidas, proyectos y acciones centralizadas en los archivos de su competencia, según sus previsiones de ejecución para el próximo año.

7. Incluye las estimaciones de gastos por nuevos proyectos con su debida justificación.

8. Registra los Ingresos Propios en el formato diseñado para tal fin codificado de acuerdo a la tabla de cuentas contables enviadas a las Unidades ejecutoras por la Dirección de Finanzas.

9. Distribuye en el archivo de Ingresos Propios los montos estimados entre las partidas de gastos, proyecciones y acciones centralizadas según sus previsiones de ejecución para el próximo ejercicio económico financiero.

10. Consolida el Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección de Fomento.

11. Envía al Director Anteproyecto de presupuesto junto con la planilla de estimación de Ingresos Propios.

Director de Fomento 12. Revisa y verifica el anteproyecto de Presupuesto. 13. Aprueba y Firma el Anteproyecto de Presupuesto y devuelve a la



14. Guarda en disco magnético y en carpeta física el Anteproyecto de presupuesto.

15. Envía el Anteproyecto de Presupuesto a la Dirección de Programación de Presupuesto.

16. Archiva en la UAD la información enviada a la Dirección de Programación de Presupuesto.




Asunto: Diagrama de Actividades 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa.

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto de Presupuesto de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa


Inicio

Recibe de la Dirección de Presupuesto convocatoria para retirar material de la

Distribución Administrativa.

Retira de la Coordinación de Formulación de la Dirección de Presupuesto el disco magnético*(ver nota al diagrama) y el

material de soporte para la ejecución del presupuesto.

Descarga en el SUAS la Distribución Administrativa del año a ejecutar que

contiene el disco magnético.

Carga el SUAS con los datos de la Distribución Administrativa.

Organiza el material de apoyo para la ejecución.

Fin

Organiza el material de apoyo para la ejecución.

Archiva el material de apoyo para la ejecución.

*

• Circular Nº 001-08 material presupuesto. • Decreto de aprobación del presupuesto. • Política presupuestaria • Presupuesto aprobado • Aspectos generales de política presupuestaria de la ULA • Relación codificada de partidas centralizadas • Estructura organizativa • Estructura por proyectos • Tabla de sueldos y de cuantificación económica del personal de la Dirección de Fomento. • Relación de cargos del personal activo, pensionado y jubilado. • Versiones 00 (fondo en Anticipo) y 09 (Ingresos Propios) de la Distribución Administrativa. • Clasificador presupuestario de egresos.




Asunto: Procedimiento 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa.


Viene del Procedimiento 1.2.2: “Elaborar AnteProyecto de Presupuesto”


1. Recibe de la Dirección de Presupuesto convocatoria para retirar material de la Distribución Administrativa.

2. Retira de la Coordinación de Formulación de la Dirección de Presupuesto el disco magnético y el material de soporte para la ejecución del presupuesto:

• Circular Nº 001-08 material presupuesto. • Decreto de aprobación del presupuesto. • Política presupuestaria • Presupuesto aprobado • Aspectos generales de política presupuestaria de

la ULA • Relación codificada de partidas centralizadas • Estructura organizativa • Estructura por proyectos • Tabla de sueldos y de cuantificación económica

del personal de la Dirección de Fomento. • Relación de cargos del personal activo,

pensionado y jubilado. • Versiones 00 (fondo en Anticipo) y 09 (Ingresos

Propios) de la Distribución Administrativa. • Clasificador presupuestario de egresos.

3. Descarga en el SUAS la Distribución Administrativa del año a ejecutar que contiene el disco magnético.

4. Carga en el SUAS los datos de la Distribución Administrativa 5. Organiza el material de apoyo para la ejecución. 6. Archiva el material de apoyo para la ejecución.



Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento

Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de proyectos y acciones especificas.

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y acciones especificas

Director de Fomento Unidad de Apoyo Desconcentrada

Recibe de la Dirección general de Planificación y Desarrollo oficio solicitando la ejecución física del Plan Operativo (forma 0708) una vez finalizado el trimestre,

acompañado de los comentarios de la situación general de la UAD (forma 0701-A)

Inicio

Revisa el oficio y envía copia del mismo a la Unidad de Apoyo Ddesconcentrada de la Dirección

Recibe del Director de Fomento oficio y material proveniente de PLANDES.

Revisa material de PLANDES

Elabora oficio de solicitud de llenado de la forma 0708 y envía junto con la copia del oficio enviado por

PLANDES a cada una de las unidades de la Dirección de Fomento.

Solicita a todas las unidades resumen de las actividades realizadas en el trimestre.

Recibe de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento el resumen de las actividades.

Organiza la información recibida de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento.

Consolida la información de las actividades ejecutadas por las unidades.

Registra en la forma F0708 la información y acciones especificas que conforman cada proyecto.

Envía al Director de Fomento Verifica la ejecución física trimestral

Firma la ejecución física y entrega a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Guarda en Disco magnético y en carpeta física la Ejecución física trimestral.

Envía a PLANDES la ejecución física trismetral

Archiva en la Unidad de apoyo Desconcentrado la información enviada a PLANDES

Fin



Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento

Asunto: Procedimiento 1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y acciones especificas


Director de Fomento

1. Recibe de la Dirección general de Planificación y Desarrollo oficio solicitando la ejecución física del Plan Operativo (forma 0708) una vez finalizado el trimestre, acompañado de los comentarios de la situación general de la UAD (forma 0701-A)

2. Revisa el oficio y envía copia del mismo a la Unidad de Apoyo Desconcentrada de la Dirección


3. Recibe del Director de Fomento oficio y material proveniente de PLANDES.

4. Revisa material de PLANDES 5. Elabora oficio de solicitud de llenado de la forma 0708 y envía

junto con la copia del oficio enviado por PLANDES a cada una de las unidades de la Dirección de Fomento.

6. Solicita a todas las unidades resumen de las actividades realizadas en el trimestre.

7. Recibe de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento el resumen de las actividades.

8. Organiza la información recibida de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento.

9. Consolida la información de las actividades ejecutadas por las unidades.

10. Registra en la forma F0708 la información y acciones especificas que conforman cada proyecto.

11. Envía al Director de Fomento

Director de Fomento 12. Verifica la ejecución física trimestral 13. Firma la ejecución física y entrega a la Unidad de Apoyo

Desconcentrada.


14. Guarda en Disco magnético y en carpeta física la Ejecución física trimestral.

15. Envía a PLANDES la ejecución física trismetral 16. Archiva en la Unidad de apoyo Desconcentrado la información

enviada a PLANDES




Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.2 Registrar Cuentadantes

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.3.2 Registrar cuentadantes


Recibe del Rector decreto de nombramiento y remite a la UAD

copia del decreto.

Inicio Recibe copia del decreto de nombramiento

Recauda fotocopia de la C.I del cuentadante y datos personales. (Nombre, Apellido, Dirección, Teléfono).

Solicita a la Dirección de Finanzas Departamento de tesorería, sección caja la planilla de Registro de funcionarios sujeto a caución.

Solicita por medio de oficio con las firmas autorizadas, ante la entidad bancaria las tarjetas para el Registro de las firmas.

Solicita en la Unidad Auditora Interna la tarjeta de registro de firmas autorizadas.

Recibe de la Dirección de Finanzas (original y tres copias) de Planilla de Registro de Funcionarios sujetos a caución

Recibe de la Institución Bancaria (original y tres copias) de tarjeta de registro de firma de Institución Bancaria

Recibe de Auditoria Interna tarjeta de firma Autorizada (original y tres copias)

Llena los formularios con los Datos de decreto de nombramiento y Nº de cuenta Bancaria que contenga todos los dígitos.

Verifica los datos del cuentadante en todos los formularios

Se desechan los formularios y realiza la solicitud nuevamente del formulario desechado (Ir al paso Nº

4, 5 o 6)

Si están incorrectos

Se procede a la firma de los formularios.

Si están correctos

Envía a la Dirección de Finanzas las planillas de Registro de funcionario sujeto a caución, tarjeta de registro de la Institución Bancaria y la tarjeta de registro de firma, acompañado de dos copias

de C.I y Nombramiento por cada cuenta bancaria.

Recibe de la Dirección de Finanzas y de Presupuesto formularios aprobados.

Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante

Distribuye formularios: (Original) a la Dirección de Fomento y al cuentadante (Copia).

Archiva formulario en la UAD.

Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del cuentadante con los anexos respectivos

Fin




Asunto: Procedimiento 1.3.2 Registrar Cuentadantes


Director de Fomento 1. Recibe del Rector decreto de nombramiento y remite a la UAD copia del decreto.


2. Recibe copia del decreto de nombramiento 3. Recauda fotocopia de la C.I del cuentadante y datos

personales. (Nombre, Apellido, Dirección, Teléfono). 4. Solicita a la Dirección de Finanzas Departamento de tesorería,

sección caja la planilla de Registro de funcionarios sujeto a caución.

5. Solicita por medio de oficio con las firmas autorizadas, ante la entidad bancaria las tarjetas para el Registro de las firmas.

6. Solicita en la Unidad Auditora Interna la tarjeta de registro de firmas autorizadas.

7. Recibe de la Dirección de Finanzas (original y tres copias) de Planilla de Registro de Funcionarios sujetos a caución

8. Recibe de la Institución Bancaria (original y tres copias) de tarjeta de registro de firma de Institución Bancaria

9. Recibe de Auditoria Interna tarjeta de firma Autorizada (original y tres copias)

10. Llena los formularios con los Datos de decreto de nombramiento y Nº de cuenta Bancaria que contenga todos los dígitos.

11. Verifica los datos del cuentadante en todos los formularios: • Si están incorrectos:

12. Se desechan los formularios y realiza la solicitud nuevamente del formulario desechado (Ir al paso Nº 4, 5 o 6) • Si están correctos:

13. Se procede a la firma de los formularios. 14. Envía a la Dirección de Finanzas las planillas de Registro de

funcionario sujeto a caución, tarjeta de registro de la Institución Bancaria y la tarjeta de registro de firma, acompañado de dos copias de C.I y Nombramiento por cada cuenta bancaria.

15. Recibe de la Dirección de Finanzas y de Presupuesto formularios aprobados.

16. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante 17. Distribuye formularios: (Original) a la Dirección de Fomento y al

cuentadante (Copia). 18. Archiva formulario en la UAD. 19. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del

cuentadante con los anexos respectivos.




Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias




Asunto: Procedimiento 1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias

Responsable Actividad Viene del Procedimiento 1.3.2 “Registrar Cuentadantes”


1. Elabora comunicación de apertura de cuenta bancaria por ingresos propios y envía a la Dirección de Finanzas para autorización de la entidad bancaria de la apertura.

2. Recibe de la Dirección de Finanzas oficio de aceptación de la apertura de la cuenta y tres (03) juegos de formato para registros de firmas.

3. Llena formato de registro de firmas y remite al Cuentadante.

Cuentadante 4. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada de la Dirección de Fomento.

Unidad de Apoyo Desconcentrada 5. Elaborar oficio de verificación, firma formatos y envía a la Dirección de Finanzas y a la Institución Bancaria.




Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.4 Conciliar Cuentas Bancarias




Asunto: Procedimiento 1.3.4 Conciliar Cuentas Bancarias



1. Registra mensualmente Notas de debito que aparezca en el estado de cuenta.

2. Registra Notas de créditos o depósito en el módulo de Banco en el SUAS.

3. Prepara en el SUAS conciliación bancaria del mes a conciliar. 4. Imprime reporte de la Conciliación manual “Punteo de

Cuentas”. 5. Coteja o Compara la información reflejada en el reporte con el

Estado de Cuenta Bancario. • Si no es correcto

6. Revisa la información transcrita en el SUAS y continua procedimiento normal

• Si es correcto 7. Transcribe el saldo final del estado de cuenta bancario. 8. Imprime reporte de conciliación.

• Si no está conciliado 9. Vuelve nuevamente a cotejar la información (Ir a la actividad

Nº 5) • Si está conciliado

10. Ejecuta la conciliación 11. Imprime movimiento bancario ya conciliado



Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios

Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios. Diagrama de Actividades 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios


Inicio

Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el cuentadante, una vez que este cargada la Distribución

Administrativa (ver procedimiento 1.2.2).

Elabora a través del modulo “Movimiento de Ingreso Propio” la apertura mediante planilla CP OP.

Imprime original y 3 copias de CP-OP (orden de pago) movimiento tipo 5.

Carga la información en el disco magnético.

Entrega copia de la planilla CP-OP al Director de Fomento

Firma planillas y devuelve a la Unidad de Apoyo

Desconcentrada

Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto

Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia de planilla CP-OP firmada y sellada

Archiva temporalmente copia de planilla CP-OP

Solicita información a la Dirección de Finanzas sobre la fecha del depósito de la CP-OP en la entidad bancaria

Recibe de la Dirección de Finanzas constancia de depósito de ingreso propio

Compara el Nº de depósito, fecha y monto con el estado de cuenta de la Dirección de Fomento emitido por la

entidad bancaria.

Notifica mediante oficio a la Dirección de Finanzas y a la entidad bancaria

Si no coincide

Registra en el SUAS, en movimiento bancario la fecha del depósito bancario y monto depositado.

Archiva deposito bancario, documentos y soporte para la ejecución presupuestaria y financiera

Si coincide

Fin




Asunto: Procedimiento 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios


Viene de los Procedimientos: 1.2.2 Registrar la Distribución Administrativa y 1.3.2: “Aperturar Cuentas Bancarias”


1. Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el cuentadante, una vez que este cargada la Distribución Administrativa (ver procedimiento 1.2.2).

2. Elabora a través del modulo “Movimiento de Ingreso Propio” la apertura mediante planilla CP OP.

3. Imprime original y 3 copias de CP-OP (orden de pago) movimiento tipo 5.

4. Carga la información en el disco magnético. 5. Entrega copia de la planilla CP-OP al Director de Fomento.

Director de Fomento 6. Firma planillas y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.


7. Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto 8. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia de

planilla CP-OP firmada y sellada. 9. Archiva temporalmente copia de planilla CP-OP. 10. Solicita información a la Dirección de Finanzas sobre la fecha del

depósito de la CP-OP en la entidad bancaria. 11. Recibe de la Dirección de Finanzas constancia de depósito de

ingreso propio 12. Compara el Nº de depósito, fecha y monto con el estado de

cuenta de la Dirección de Fomento emitido por la entidad bancaria.

• Si no coincide 13. Notifica mediante oficio a la Dirección de Finanzas y a la entidad

bancaria • Si coincide

14. Registra en el SUAS, en movimiento bancario la fecha del depósito bancario y monto depositado.

15. Archiva deposito bancario, documentos y soporte para la ejecución presupuestaria y financiera




Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.2 Reponer Ingresos Propios.

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios Diagrama de Actividades 1.4.2 Reponer Ingresos Propios

Director de FomentoUnidad de Apoyo Desconcentrada

Inicio

Elabora orden de pago en el Sistema automatizado SUAS, respetando la

distribución presupuestaria asignado por proyectos y partidas.

Procede a solicitar reposición de Anticipo.

Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y remite al Director.

Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Recibe órdenes de pago y anexa estado de ingresos propios.

Guarda en diskette la información y envía a la Dirección de Programación y Presupuesto

para el sello y firma.

Recibe de la Dirección de Presupuesto copia de la orden de pago firmada y sellada.

Archiva copia de la orden de pago.

Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el depósito bancario fue realizado en la

cuenta bancaria de la Dirección de Fomento

Llama nuevamente a la Dirección de Finanzas

Si el depósito no fue efectuado

Registra en Banco el depósito.

Si el depósito fue efectuado

Ejecuta los recursos financieros.

Fin




Asunto: Procedimiento 1.4.2 Reponer Ingresos Propios.



1. Procede a solicitar reposición de Anticipo. 2. Elabora orden de pago en el Sistema automatizado SUAS,

respetando la distribución presupuestaria asignado por proyectos y partidas.

3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y remite al Director.

Director de Fomento 4. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.


5. Recibe órdenes de pago y anexa estado de ingresos propios. 6. Guarda en diskette la información y envía a la Dirección de

Programación y Presupuesto para el sello y firma. 7. Recibe de la Dirección de Presupuesto copia de la orden de

pago firmada y sellada. 8. Archiva copia de la orden de pago. 9. Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el depósito

bancario fue realizado en la cuenta bancaria de la Dirección de Fomento. • Si el depósito no fue efectuado.

10. (Ir a la actividad 9). • Si el deposito fue efectuado:

11. Registra en Banco el depósito. 12. Ejecuta los recursos financieros.




Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.3 Rendir Ingresos Propios

* * Paso Nº 8. Carpetas contentivas de gastos de rendición de gastos:

• Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendición de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) • Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere traslado presupuestario. • Formulario de Consulta detallada. • Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida Específica. • Formulario del Estado de Ingreso Propio. • Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del gasto codificados.




Asunto: Procedimiento 1.4.3 Rendir Ingresos Propios



Una vez agotado al menos el 75% de los créditos presupuestarios asignados a la(s) partida(s) en el fondo de ingresos propios: (Art. Nº 73 del Reg. Nº 1 LOAFSP) 1. Verifica disponibilidad presupuestaria en las partidas 2. Organiza facturas y soportes por concepto del gasto según el

Plan Único de Cuentas. 3. Prepara rendición de cuentas CP-P02 y CP-P03 4. Imprime consulta detallada de Rendición, detalle del gasto,

estado de ingresos propios y resumen por cuenta. 5. Firma la Administradora y entrega al Director de la Dirección de

Fomento.

Director de Fomento 6. Firma Rendición de gastos Cp-P02 y Cp-P03 y devuelve a la UAD.


7. Recibe rendición de gastos firmada. 8. Graba información en Disquete y entrega a la Unidad de

Control Presupuestario de la Dirección de Presupuesto en carpetas contentiva de gastos de rendición de gastos: • Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendición

de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) • Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere

traslado presupuestario. • Formulario de Consulta detallada. • Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida

Específica. • Formulario del Estado de Ingreso Propio. • Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del

gasto codificados. 9. Recibe de la Dirección de Presupuesto carpetas de Rendiciones

de Gastos con los reportes aprobados por presupuesto. 10. Verifica estado de la rendición:

• Si fue rechazada 11. Verifica los motivos del rechazo, regresa a la actividad Nº3.

• Si fue aprobada 12. Envía al Departamento de contabilidad carpeta contentiva de la

documentación, vaucher, facturas, soportes y reportes aprobados.

13. Recibe del departamento de Contabilidad carpeta de rendición firmada y sellada por el Departamento de Contabilidad.

14. Archiva rendición aprobada, firmada y sellada por el Departamento de Contabilidad.



Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingreso Propio

Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.4 Cerrar Ingreso Propio.

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios Diagrama de Actividades 1.4.3 Cerrar Ingresos Propios


Inicio

Prepara rendición de cierre presupuestario, tomando en cuenta las fechas establecidas

por la Dirección de Presupuesto.

Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estado del Ingreso Propio y las

Conciliaciones Bancarias de la Dirección de Fomento.

Realiza el cierre del ejercicio en el SUAS.

Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad de Los Andes los saldos para llevar el Anticipo a “Cero” y deposita en el

Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el programa de cierre.

Elabora rendición de reintegro con el depósito bancario y los recibos de ingreso y codifica según la Tabla de Concepto de

Ingresos.

Envía a la Dirección de Finanzas y a la Dirección de Presupuesto Recibo de Ingreso en original y

cinco (05) copias, depósito bancario, y justificación para que los recursos sean incorporados en el

presupuesto del año siguiente.

Recibe de la Dirección de Finanzas copias del Recibo de Ingreso y

deposito bancario

Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto programación de cierre

presupuestario.

Entrega diskette a la Dirección de Presupuesto Rendición.

Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia de la rendición y reporte firmado y

entrega al Asistente Administrativo.

Archiva recaudos.

Fin

2

2

Anexa rendición emitida por el sistema automatizado SUAS (rendición por

reintegro).

Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro, y anexos *(ver nota al

diagrama.

*

* • Recibo de Ingreso. • Justificación para solicitar incremento para el año siguiente, de ser necesario. • Copia del deposito bancario • Diskette con la información gravada de la rendición.



Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos propios

Asunto: Procedimiento 1.4.4 Cerrar ingresos Propios



1. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto programación de cierre presupuestario.

2. Prepara rendición de cierre presupuestario, tomando en cuenta las fechas establecidas por la Dirección de Presupuesto.

3. Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estado del Ingreso Propio y las Conciliaciones Bancarias de la Dirección de Fomento.

4. Realiza el cierre del ejercicio en el SUAS. 5. Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad de Los

Andes los saldos para llevar el Anticipo a “Cero” y deposita en el Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el programa de cierre.

6. Elabora rendición de reintegro con el depósito bancario y los recibos de ingreso y codifica según la Tabla de Concepto de Ingresos.

7. Anexa rendición emitida por el sistema automatizado SUAS (rendición por reintegro).

8. Envía a la Dirección de Finanzas y a la Dirección de Presupuesto Recibo de Ingreso en original y cinco (05) copias, depósito bancario, y justificación para que los recursos sean incorporados en el presupuesto del año siguiente.

9. Recibe de la Dirección de Finanzas copias del Recibo de Ingreso y deposito bancario.

10. Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro, anexando: • Recibo de Ingreso. • Justificación para solicitar incremento para el año siguiente, de ser necesario. • Copia del deposito bancario • Diskette con la información gravada de la rendición.

11. Entrega diskette a la Dirección de Presupuesto Rendición. 12. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia

de la rendición y reporte firmado y entrega al Asistente Administrativo.

13. Archiva recaudos.



Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento

Asunto: Diagrama de Actividades 1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades 1.5.1 Ejecutas Ingresos Propios


Inicio

Verifica la información suministrada por la Dirección de Finanzas y coteja con el banco al

momento de la apertura de los ingresos propios.

Recibe facturas y/o solicitudes de gastos con sus respectivas autorizaciones firmadas por el

Director.

Verifica en los comprobantes presentados el cumplimiento de las normas establecidas.

Entrega al asistente Administrativo información del monto para elaborar cheques.

Verifica en el portal del Servicio Nacional de contratistas condición del proveedor

Coteja factura presentada por el proveedor con el portal SENIAT identificando que cumpla con

requisitos legales

Llama al proveedor o beneficiario para exigirle que cumpla con los

requisitos ley y continúa el proceso.

Si no cumplecon los requisitos

Elabora cheque y registra en el sistema automatizado SUAS datos de las facturas, nombre del beneficiario y datos del cheque.

Si cumple con los requisitos

Imprime cheque en el sistema automatizado SUAS y entrega al Administrador(a) para la firma.

Verifica y firma el cheque y entrega al Director de Fomento

Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Entrega cheque al Beneficiario generador de Ingresos Propios.

Archiva voucher y recaudos.

Fin



Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento

Asunto: Procedimiento 1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios



1. Verifica la información suministrada por la Dirección de Finanzas y coteja con el banco al momento de la apertura de los ingresos propios.

2. Recibe facturas y/o solicitudes de gastos con sus respectivas autorizaciones firmadas por el Director.

3. Verifica en los comprobantes presentados el cumplimiento de las normas establecidas.

4. Entrega al asistente Administrativo información del monto para elaborar cheques.

5. Verifica en el portal del Servicio Nacional de contratistas condición del proveedor.

6. Coteja factura presentada por el proveedor con el portal SENIAT identificando que cumpla con requisitos legales.

• Si no cumple con los requisitos 7. Llama al proveedor o beneficiario para exigirle que cumpla

con los requisitos ley y continúa el proceso. • Si cumple con los requisitos

8. Elabora cheque y registra en el sistema automatizado SUAS datos de las facturas, nombre del beneficiario y datos del cheque.

9. Imprime cheque en el sistema automatizado SUAS y entrega al Administrador(a) para la firma.

10. Verifica y firma el cheque y entrega al Director de Fomento. Director de Fomento 11. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Unidad de Apoyo Desconcentrada 12. Entrega cheque al Beneficiario generador de Ingresos

Propios. 13. Archiva voucher y recaudos.



Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica

Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.1 Crear Caja Chica

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica. Diagrama de Actividades 1.6.1 Crear Caja Chica

SecretariaDirector de FomentoUnidad de Apoyo Desconcentrada

Inicio

Recibe de la Dirección de Finanzas al inicio del año fiscal:

Monto de las Unidades Tributarias.

Fija monto de apertura de caja chica el Administrador

conjuntamente con el director de Fomento.

Accesa en el SUAS al Módulo de Caja Chica y registra los datos de

Apertura.

Elabora cheque de apertura y verifica número de Unidades

tributarias.

Llena solicitudes de apertura, anexa cheque y envía al Director

Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Confirma como recibido el cheque.

Realiza cuadres de Caja Chica.

Entrega el efectivo a la Secretaria para su ejecución.

Custodia el efectivo para posteriores pagos

Fin




Asunto: Procedimiento 1.6.1 Crear Caja Chica



1. Recibe de la Dirección de Finanzas al inicio del año fiscal: • Monto de las Unidades Tributarias.

2. Fija monto de apertura de caja chica el Administrador conjuntamente con el director de Fomento.

3. Accesa en el SUAS al Módulo de Caja Chica y registra los datos de Apertura.

4. Elabora cheque de apertura y verifica número de Unidades tributarias.

5. Llena solicitudes de apertura, anexa cheque y envía al Director.

Director de Fomento 6. Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Unidad de Apoyo Desconcentrada 7. Confirma como recibido el cheque. 8. Realiza cuadres de Caja Chica. 9. Entrega el efectivo a la Secretaria para su ejecución.

Secretaria 10. Custodia el efectivo para posteriores pagos.




Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.2 Reponer Caja Chica

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica. Diagrama de Actividades 1.6.2 Reponer Caja Chica


Inicio

Verifica al momento del pago facturas que cumplan con lo establecido en el Reglamento

Interno del manejo de caja chica y las exigencias del SENIAT.

Elabora la reposición de caja chica acompañada de todos los comprobantes o

facturas objeto de reposición.

Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, una vez ejecutado al menos sesenta por

ciento (60 %) del Fondo en ejecución (creado o por reposición).

Firma el Administrador y entrega al Director de Fomento.


Confirma como recibido el cheque firmado.

Archiva vauchers con anexos:El original en la carpeta de rendición.Copia en la carpeta de archivo interno.

Fin




Asunto: Procedimiento 1.6.2 Reponer Caja Chica



1. Verifica al momento del pago facturas que cumplan con lo

establecido en el Reglamento Interno del manejo de caja chica y las exigencias del SENIAT.

2. Elabora la reposición de caja chica acompañada de todos los comprobantes o facturas objeto de reposición.

3. Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, una vez ejecutado al menos sesenta por ciento (60 %) del Fondo en ejecución (creado o por reposición).

4. Firma el Administrador y entrega al Director de Fomento.



6. Confirma como recibido el cheque firmado. 7. Archiva vauchers con anexos:

• El original en la carpeta de rendición.

• Copia en la carpeta de archivo interno.




Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.3 Cerrar Caja Chica




Asunto: Procedimiento1.6.3 Cerrar Caja Chica



1. Verifica facturas que cumplan con lo establecido en el Reglamento Interno del manejo de Caja Chica y las exigencias del SENIAT.

2. Recibe de secretaria depósito de reintegro no utilizado. 3. Realiza depósito bancario para reintegro de caja chica y anexa

vauchers. 4. Realiza en el SUAS cierre de caja chica con reintegro de depósito.



Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes

Asunto: Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes. Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes Nacionales

Personal de la Dirección de Fomento o Beneficiario Director de FomentoSecretaria Unidad de Apoyo Desconcentrada

Inicio

Solicita a la secretaria planilla de solicitud de financiamiento de

viáticos y pasajes, mediante oficio indicando motivo e invitación, según

el caso.

Accesa al sistema y en la aplicación REG Gastos Tablas y Planillas, imprime planilla de solicitud de

financiamiento.

Recibe planilla e Ingresa datos al SUAS.

Firma planilla el Administrador(a).

Entrega planilla al Director de Fomento.

Verifica que la solicitud se corresponda con

requerimientos de la Dirección.

Explica el motivo y envía planilla a la

UAD

Si no está conforme

Firma y devuelve planilla a la UAD.

Si está conforme

Notifica al solicitante negación de solicitud

Recibe planilla firmada y aprobada por el Director.

Fin

Tramita boleto de transporte, reservando por

vía telefónica.

Accesa al SUAS y elabora orden de pedido

Firma orden de pedido el Administrador(a).

Envía orden de pedido al Director.

Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Entrega el pedido al Proveedor

2




Asunto: Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes. Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes Nacionales

Director de FomentoUnidad de Apoyo DesconcentradaSecretariaPersonal de la Dirección de Fomento o Beneficiario

Recibe pasajes y factura del Proveedor

Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura

Entrega cheque al proveedor

Elabora cheque de viáticos

Firma el Administrador(a) cheque y entrega al Beneficiario en

conjunto con el pasaje.

Archiva temporalmente comprobante del cheque de viáticos, factura de pedido y

cheque de cancelación.

Recibe cheque y pasajes

Al retornar, solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada la planilla

de resumen de actividades.

Llena la planilla de resumen de actividades.

Entrega a la UAD planilla con copia de constancia del evento y

comprobante del boleto de transporte.

Firma el formulario de resumen de actividades y la entrega al

Director.

Archiva todos los documentos para futuras rendiciones (Ir al

procedimiento Rendir Fondos en Anticipos)

Fin

2




Asunto: Procedimiento 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes Nacionales


Personal de la Dirección de Fomento o Beneficiario

1. Solicita a la secretaria planilla de solicitud de financiamiento de viáticos y pasajes, mediante oficio indicando motivo e invitación, según el caso.

Secretaria 2. Accesa al sistema y en la aplicación REG Gastos Tablas y

Planillas, imprime planilla de solicitud de financiamiento. 3. Entrega planilla a la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Unidad de Apoyo Desconcentrada 4. Recibe planilla e Ingresa datos al SUAS. 5. Firma planilla el administrador(a). 6. Entrega planilla al Director de Fomento.

Director de Fomento

7. Verifica que la solicitud se corresponda con requerimientos de la Dirección. • Si no está conforme

8. Explica el motivo y envía planilla a la UAD (continua paso Nº 10) • Si está conforme

9. Firma y devuelve planilla a la UAD (Ir al paso Nº 11)


10. Notifica al solicitante negación de solicitud 11. Recibe planilla firmada y aprobada por el Director. 12. Tramita boleto de transporte, reservando por vía telefónica. 13. Accesa al SUAS y elabora orden de pedido 14. Firma orden de pedido el Administrador(a). 15. Envía orden de pedido al Director.

Director de Fomento 16. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.


17. Entrega el pedido al Proveedor 18. Recibe pasajes y factura del Proveedor 19. Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura 20. Entrega cheque al proveedor 21. Elabora cheque de viáticos 22. Firma el Administrador(a) cheque y entrega al Beneficiario en

conjunto con el pasaje. 23. Archiva temporalmente comprobante del cheque de viáticos,

factura de pedido y cheque de cancelación.

Personal de la Dirección de Fomento o Beneficiario

24. Recibe cheque y pasajes 25. Al retornar, solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada la

planilla de resumen de actividades. 26. Llena la planilla de resumen de actividades. 27. Entrega a la UAD planilla con copia de constancia del evento

y comprobante del boleto de transporte.

Unidad de Apoyo Desconcentrada 28. Firma el formulario de resumen de actividades y la entrega al

Director. 29. Archiva todos los documentos para futuras rendiciones (Ir al

procedimiento Rendir Fondos en Anticipos).



Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble

Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras


Solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada a través de nota de pedido los requerimientos de

materiales y equipos para la Dirección.

Inicio Analiza cumpliendo con la ley de licitaciones y contratación de

servicios el monto de la compra requerida y la comisión encargada

de ejecutarla.

Mayor 1100 UT

La compra es competencia de la Comisión de Licitaciones

Requiere de la justificación de la adquisición, análisis de 3 ó más

cotizaciones, emisión de dictamen consiguiente, acta

firmada por los miembros de la Comisión de Compras y emisión

de orden de Compras.

Modalidad compra directa por la comisión de Compras requiere al menos 3 cotizaciones y el pago

se realiza contra orden de compra u orden de pedido

Entre 0 y 20 UTEntre 20 y 1100 UT

Fin

Consulta en el SUAS previo análisis de disponibilidad Presupuestaria y Financiera

Selecciona en el registro de Proveedores de bienes y servicios al proveedor indicado

Elabora la orden de compra o nota de pedido de los bienes y/o servicios al

proveedor indicado

Recibe mercancía bienes y/o servicios, acompañado de factura original y nota de

entrega

Confirma que los bienes hayan sido recibidos y/o los servicios hayan sido

ejecutados

Recibe y codifica factura de acuerdo al Plan Único de Cuentas.

2




Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras


Si es contribuyenteformal

Si es contribuyente ordinario

Verifica que la factura no refleje IVA

Verifica cálculos y datos de la factura, según lo establecido por el SENIAT a los

contribuyentes, consulado en Página Web del SENIAT categoría del contribuyente

La factura debe reflejar IVA y si no aparece reflejado debe exigirle al proveedor

presentar documentación que justifique exoneración

Verifica si el gasto está sujeto a retención del IVA o ISLR, según la tabal emitida por la

Dirección de finanzas

Elabora planilla de retención que posee un número correlativo de acuerdo a instructivo y formato remitido por la Dirección de Finanzas

Sujeto a Retención

No sujeto a Retención

Verifica nota de entrega, firma y sella factura

Procesa los datos de la factura en el SUAS.

Controla la numeración de comprobantes para los dos tipos de retenciones, a fines de

evitar duplicidad

Llena formato de autorización de gastos

Emite cheque por el monto total de la factura menos la retención

Firma cheque el administrador(a) y entrega al Director de Fomento


Informa al Proveedor la entrega del cheque.

Archiva recaudos de cancelación por concepto de compra para rendición de

ingresos propios.

Fin

2




Asunto: Procedimiento 1.8.1 Ejecutar Compras


Director de Fomento 1. Solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada a través de

nota de pedido los requerimientos de materiales y equipos para la Dirección.


2. Analiza cumpliendo con la ley de licitaciones y contratación de servicios el monto de la compra requerida y la comisión encargada de ejecutarla:

• Mayor de 1100 UT 3. La compra es competencia de la Comisión de Licitaciones,

termina el procedimiento. • Entre 0 y 20 UT.

4. Modalidad compra directa por la comisión de Compras requiere al menos 3 cotizaciones y el pago se realiza contra orden de compra u orden de pedido (Ir a la actividad Nº 6)

• Entre 20 y 1100 UT 5. Requiere de la justificación de la adquisición, análisis de 3 ó

más cotizaciones, emisión de dictamen consiguiente, acta firmada por los miembros de la Comisión de Compras y emisión de orden de Compras.

6. Consulta en el SUAS previo análisis de disponibilidad Presupuestaria y Financiera.

7. Selecciona en el registro de Proveedores de bienes y servicios al proveedor indicado

8. Elabora la orden de compra o nota de pedido de los bienes y/o servicios al proveedor indicado.

9. Recibe mercancía bienes y/o servicios, acompañado de factura original y nota de entrega.

10. Confirma que los bienes hayan sido recibidos y/o los servicios hayan sido ejecutados.

11. Recibe y codifica factura de acuerdo al Plan Único de Cuentas.

12. Verifica cálculos y datos de la factura, según lo establecido por el SENIAT a los contribuyentes, consulado en Página Web del SENIAT categoría del contribuyente:

• Si es contribuyente formal:_ 13. Verifica que la factura no refleje IVA (Ir a la actividad Nº15)

• Si es contribuyente ordinario 14. La factura debe reflejar IVA y si no aparece reflejado debe

exigirle al proveedor presentar documentación que justifique exoneración. (Ir a la actividad Nº 15)




Asunto: Procedimiento 1.8.1 Ejecutar Compras



15. Verifica si el gasto está sujeto a retención del IVA o ISLR, según la tabal emitida por la Dirección de finanzas:

• Sujeto a retención 16. Elabora planilla de retención que posee un número correlativo

de acuerdo a instructivo y formato remitido por la Dirección de Finanzas.(Ir a la actividad Nº 17)

• No sujeto a retención 17. Verifica nota de entrega, firma y sella factura. 18. Procesa los datos de la factura en el SUAS. 19. Controla la numeración de comprobantes para los dos tipos

de retenciones, a fines de evitar duplicidad. 20. Llena formato de autorización de gastos. 21. Emite cheque por el monto total de la factura menos la

retención 22. Firma cheque el administrador(a) y entrega al Director de

Fomento.


Unidad de Apoyo Desconcentrada 24. Informa al Proveedor la entrega del cheque. 25. Archiva recaudos de cancelación por concepto de compra

para rendición de ingresos propios.




Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.2 Registrar Activos Reales en el Departamento de Control de Bienes.

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.2 Registrar Activos en el Departamento de Control de Bienes


Coloca en el reverso de la factura original los datos personales del trabajador responsable del bien mueble, ubicación, imputación

presupuestaria, montos desglosados por partidas, sello de la dependencia y firma del administrador(a).

Inicio

Elabora oficio con los datos de identificación del bien mueble y lo envía a control de Bienes en la Dirección de Finanzas.

Recibe de la Dirección de Finanzas: oficio de relación de bienes y factura original.

Anota los datos del Bien en el formato de Registro de Control de Bienes.

Fin




Asunto: Procedimiento 1.8.2 Registrar Activos en el Departamento de control de Bienes.


Unidad de Apoyo desconcentrada

1. Coloca en el reverso de la factura original los datos personales del trabajador responsable del bien mueble, ubicación, imputación presupuestaria, montos desglosados por partidas, sello de la dependencia y firma del administrador(a).

2. Elabora oficio con los datos de identificación del bien mueble y lo envía a control de Bienes en la Dirección de Finanzas.

3. Recibe de la Dirección de Finanzas: oficio de relación de bienes y factura original.

4. Anota los datos del Bien en el formato de Registro de Control de Bienes.




Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles

Secretaria Director de Fomento Unidad de Apoyo Desconcentrada

Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario: fecha, cantidad, descripción, Recibo por: traslado a: y observaciones.

Inicio

Elabora oficio y nota de entrega y entrega a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Revisa oficio de traslado de equipo y entrega al Director.

Firma oficio y nota de entrega y entrega el bien mueble al

beneficiario.

Entrega a la secretaria nota de entrega y formato de control de

equipo.

Archiva oficio, nota de entrega y formato de Control de Equipo y/

o mobiliario

Fin




Asunto: Procedimiento 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles


Secretaria

1. Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario: fecha, cantidad, descripción, Recibo por: traslado a: y observaciones.

2. Elabora oficio y nota de entrega y entrega a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Unidad de Apoyo Desconcentrada 3. Revisa oficio de traslado de equipo y entrega al Director.

Director de Fomento 4. Firma oficio y nota de entrega y entrega el bien mueble al

beneficiario. 5. Entrega a la secretaria nota de entrega y formato de control

de equipo.

Secretaria 6. Archiva oficio, nota de entrega y formato de Control de Equipo y/o mobiliario.



Materia: Procesos de Apoyo

Asunto: Proceso de Apoyo 2 Servicios Secretariales y de Mantenimiento

PROCESO DE APOYO 2: SERVICIOS SECRETARIALES Y

DE MANTENIMIENTO



Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento



<<proceso>>PA.2 Servicios Secretariales y de Mantenimiento

<<proceso>>PA-2.1Recibir

Correspondencia

Jerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de Fomento

Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof.

Isabel Besembel. ULA

<<proceso>>PA-2.3

Preparación y Entrega de la

Correspondencia de Salida

<<proceso>>PA-2.2

Recepción de Comunicación de

Llamadas

<<proceso>>PA-2.4

Recoger y Embolsar la

Basura

<<proceso>>PA-2.5

Mantenimiento de las

Instalaciones

<<proceso>>PA-1


<<procesos>><<proceso>>

PA-2 Servicios

Secretariales y de Mantenimiento

<<proceso>>PA-4

Archivo

<<proceso>>PA- 6


Políticas y Planes

<<proceso>>PA-3

Apoyo Informático

<<proceso>>PA-5

Asesoría Legal




Asunto: Diagrama de Actividades 2.1 Recibir Correspondencia

Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.1 Recibir Correspondencia

Secretaria Director de FomentoRecepcionista

Inicio

Recibe Correspondencia, Solicitudes, Documentos que se originan de Personas, Dependencias u Organizaciones internas o externas a la ULA.

Verifica que el destinatario de la Correspondencia sea para la Dirección de Fomento

Devuelve CorrespondenciaSi no es

Verifica si la correspondencia contiene anexos si es el caso

Si es

Devuelve Correspondencia

Si no tiene

Revisa sellos en el sobre.

Si tiene

Firma el libro de correspondencia como recibida.

Coloca el sello con fecha, hora, firma y numeración correlativa como éste haya sido recibida.

Ingresa en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) y registra en el icono de

agregar un nuevo registro Nº correlativo de correspondencia, fecha de recibida, Nº de

correspondencia que trae, Dependencia o nombre del remitente.

Realiza un pequeño resumen de lo escrito en la correspondencia y guarda en el sistema SAC en su

campo correspondiente.

Entrega a la Secretaria del Director.

Revisa toda la Correspondencia.

Transcribe manualmente en el libro de Control de Correspondencia número y fecha de oficio, fecha de recibido en la

Recepción, procedencia, asunto resumido y anexos si los tiene.

Entrega toda la Correspondencia Recibida al Director de Fomento.

Revisa toda la Correspondencia.

Analiza la Correspondencia.

Clasifica la correspondencia de acuerdo al tipo de solicitud planteada.

Distribuye la Correspondencia de acuerdo a la clasificación realizada por

el Director.

Entrega toda la Correspondencia a la Secretaria para que la distribuya a los

Jefes de las diferentes Unidades

Fin

Fin




Asunto: Procedimiento 2.1 Recibir Correspondencia


Recepcionista

1. Recibe Correspondencia, Solicitudes, Documentos que se originan de Personas, Dependencias u Organizaciones internas o externas a la ULA.

2. Verifica que el destinatario de la Correspondencia sea para la Dirección de Fomento

• Si no es 3. Devuelve Correspondencia. • Si es 4. Verifica si la correspondencia contiene anexos si es el caso: • Si no tiene 5. Devuelve la Correspondencia. • Si tiene 6. Revisa sellos en el sobre. 7. Firma el libro de correspondencia como recibida. 8. Coloca el sello con fecha, hora, firma y numeración correlativa como

éste haya sido recibida. 9. Ingresa en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) y

registra en el icono de agregar un nuevo registro Nº correlativo de correspondencia, fecha de recibida, Nº de correspondencia que trae, Dependencia o nombre del remitente.

10. Realiza un pequeño resumen de lo escrito en la correspondencia y guarda en el sistema SAC en su campo correspondiente.

11. Entrega a la Secretaria del Director.

Secretaria del Director de Fomento

12. Revisa toda la Correspondencia. 13. Transcribe manualmente en el libro de Control de Correspondencia

número y fecha de oficio, fecha de recibido en la Recepción, procedencia, asunto resumido y anexos si los tiene.

14. Entrega toda la Correspondencia Recibida al Director de Fomento.

Director de Fomento

15. Revisa toda la Correspondencia. 16. Analiza la Correspondencia. 17. Clasifica la correspondencia de acuerdo al tipo de solicitud

planteada. 18. Entrega toda la Correspondencia a la Secretaria para que la

distribuya a los Jefes de las diferentes Unidades. Secretaria del Director de

Fomento 19. Distribuye la Correspondencia de acuerdo a la clasificación

realizada por el Director.




Asunto: Diagrama de Actividad 2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas




Asunto: Procedimiento 2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas


Recepción

1. Atiende la Comunicación Telefónica. 2. Pregunta con quien desea comunicarse. 3. Verifica que por la persona que pregunta pertenece a la Dirección

de Fomento. • Si no pertenece:

4. Informa que esta equivocado y rechaza la llamada. • Si pertenece:

5. Verifica si es para el Director de Fomento. • Si es:

6. Comunica la llamada a la Secretaria del Director. (Ir a la actividad 15) • Si no es:

7. Comunica la llamada al personal de la Dirección de Fomento solicitado.

8. Verifica que la persona solicitada no este ausente: • Si está ausente

9. Toma nota del mensaje de la llamada recibida si la persona solicitada esta ausente.

10. Transmite el mensaje de acuerdo a instrucciones previamente recibidas con la solicitud. • Si está presente:

11. Realiza llamada al cubículo hasta obtener comunicación. 12. Ubica a través de la llamada a la persona que están solicitando. 13. Informa que tiene una llamada en línea. 14. Comunica la llamada telefónica.

Secretaria

15. Verifica que el Director este presente: • Si está ausente

16. Toma nota del mensaje de la llamada recibida y lo transmite al Director. • Si está presente

17. Pasa la Llamada al Director




Asunto: Diagrama de Actividades 2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida

Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.3 Preparación y Entrega de la correspondencia de Salida

Secretaria Recepcionista

Inicio

Acudir a primera hora de la mañana y de la tarde a la Oficina del Director.

Verifica si hay correspondencias firmadas por el Director de Fomento para darle salida,

o correspondencia por procesar

Clasifica la correspondencia de acuerdo a las instrucciones del Director de Fomento.

Verifica si hay correspondencia para el personal de la Dirección de Fomento o fuera

de la Dirección.

Elabora memorando para el personal de la Dirección de Fomento

Dentro de la Dirección

Distribuye la Correspondencia a través del memorando por las oficinas

del Personal de Fomento, dependiendo de la información

solicitada.

Elabora Correspondencia de Salida de acuerdo a las instrucciones del Director

Fuera de la Dirección

Coloca nº de correlativo de la Correspondencia de Salida.

Busca la firma del Director de Fomento.

Saca una (1) copia a la Correspondencia de Salida.

Coloca en un sobre original de correspondencia de salida y escribe la

Dirección del Destinatario.

Entrega el sobre a la Recepcionista.Archiva la copia de correspondencia de

salida.

Recibe el sobre de la Secretaria del Director.

Verifica que el sobre esté numerado que contenga escrito el nombre, dirección del

Destinatario y esté cerrado.

Registra manualmente en el Libro Control de Correspondencia de Salida fecha de entrega, nº de correspondencia, destinatario, fecha de

salida y firma de quien lo recibe.

Llama al Correo de la ULAEntrega a través del mensajero del correo de

la ULA el sobre y cuaderno de Control de Correspondencia de Salida

Fin

Fin




Asunto: Procedimiento 2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida


Recepción 1. Entrega Correspondencias, Solicitudes, Oficios y Documentación en General a la Secretaria del Director de Fomento.

Secretaria

2. Acudir a primera hora de la mañana y de la tarde a la Oficina del Director.

3. Verifica si hay correspondencias firmadas por el Director de Fomento para darle salida, o correspondencia por procesar.

4. Clasifica la correspondencia de acuerdo a las instrucciones del Director de Fomento.

5. Verifica si hay correspondencia para el personal de la Dirección de Fomento o fuera de la Dirección. • Si es dentro de la Dirección:

6. Elabora memorando para el personal de la Dirección de Fomento. 7. Distribuye la Correspondencia a través del memorando por las

oficinas del Personal de Fomento, dependiendo de la información solicitada. • Si es fuera de la Dirección.

8. Elabora Correspondencia de Salida de acuerdo a las instrucciones del Director

9. Coloca nº de correlativo de la Correspondencia de Salida. 10. Busca la firma del Director de Fomento. 11. Saca una (1) copia a la Correspondencia de Salida. 12. Coloca en un sobre original de correspondencia de salida y escribe

la Dirección del Destinatario. 13. Entrega el sobre a la Recepcionista. 14. Archiva la copia de correspondencia de salida.

Recepción

15. Recibe el sobre de la Secretaria del Director. 16. Verifica que el sobre esté numerado que contenga escrito el

nombre, dirección del Destinatario y esté cerrado. 17. Registra manualmente en el Libro Control de Correspondencia de

Salida fecha de entrega, nº de correspondencia, destinatario, fecha de salida y firma de quien lo recibe.

18. Llama al Correo de la ULA 19. Entrega a través del mensajero del correo de la ULA el sobre y

cuaderno de Control de Correspondencia de Salida




Asunto: Diagrama de Actividades 2.4 Recoger y Embolsar Basura




Asunto: Procedimiento 2.4 Recoger y Embolsar Basura


Aseador

1. Hace una lista de los implementos a utilizar. 2. Busca los implementos necesarios en el cuarto de

mantenimiento. 3. Va a todas las oficinas de la Dirección de Fomento para

cambiar cada recolector de basura. 4. Coloca la basura recolectada en una bolsa grande negra. 5. Lleva la basura recolectada al basurero. 6. Recoge todo el material utilizado. 7. Limpia o lava muy bien el material utilizado. 8. Guarda el material utilizado en el cuarto de mantenimiento

en orden y en su lugar.




Asunto: Diagrama de Actividades 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones

Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones

Aseador

Inicio

Busca en el cuarto de mantenimiento el material necesario para la limpieza diaria.

Va al sitio donde se va a comenzar la limpieza.

Sacude el polvo de escritorios, computadoras, puertas, ventanas, sillas.

Barre las oficinas, baños, el espacio físico de la Dirección de Fomento.

Lava los Baños.

Limpia y desinfecta todo el espacio físico de la Dirección de Fomento.

Verifica que las oficinas estén limpias.

Limpia y organiza el área de la cocina.

Limpia y lava el material utilizado para la limpieza.

Traslada todo el material utilizado al cuarto de mantenimiento.

Deja el material en orden y en su lugar.

Fin




Asunto: Procedimiento 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones


Aseador

1. Busca en el cuarto de mantenimiento el material necesario para la limpieza diaria.

2. Va al sitio donde se va a comenzar la limpieza. 3. Sacude el polvo de escritorios, computadoras, puertas, ventanas,

sillas. 4. Barre las oficinas, baños, el espacio físico de la Dirección de

Fomento. 5. Lava los Baños. 6. Limpia y desinfecta todo el espacio físico de la Dirección de

Fomento. 7. Verifica que las oficinas estén limpias. 8. Limpia y organiza el área de la cocina. 9. Limpia y lava el material utilizado para la limpieza. 10. Traslada todo el material utilizado al cuarto de mantenimiento. 11. Deja el material en orden y en su lugar.




Asunto: Proceso de Apoyo 3: Apoyo Informático

PROCESO DE APOYO 3: APOYO INFORMÁTICO



Materia: Proceso de Apoyo 3: Apoyo Informático


<<proceso>>PA-3 Apoyo Informático


Jerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de FomentoJerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de Fomento



<<proceso>>PA-3.1

Instalación de Equipos

<<proceso>>PA-1


<<procesos>>

<<proceso>>PA-2


y de Mantenimiento

<<proceso>>PA-4

Archivo

<<proceso>>PA- 6


Políticas y Planes

<<proceso>>PA-3

Apoyo Informático

<<proceso>>PA-5

Asesoría Legal




Asunto: Diagrama de Actividades y procedimientos





Asunto: Diagrama de Actividad 3.1 Instalación de Equipos




Asunto: Procedimiento 3.1 Instalación de Equipos


Apoyo Informático

1. Instala nuevos equipos de computación en la dependencia. 2. Realiza configuración de los equipos instalados en la dependencia

relativos a Red-ULA 3. Asigna puntos de red según solicitudes de los usuarios internos de la

Dirección de Fomento. 4. Realiza mantenimiento de los equipos de cada una de las unidades

de la Dirección de Fomento. 5. Asigna cuenta a los usuarios. 6. Diseña base de datos según las necesidades de cada unidad de la

Dirección de Fomento 7. Presta apoyo a la unidad de Apoyo desconcentrada.




Asunto: Proceso de Apoyo 4: Archivo

PROCESO DE APOYO 4: ARCHIVO



Materia: Proceso de Apoyo 4 : Archivo


<<proceso>>PA-4 Archivo

<<proceso>>PA-4.2

Archivo de Documentos




<<proceso>>PA-4-1

Préstamo de Documentación

del Archivo

<<proceso>>PA-1


<<procesos>><<proceso>>

PA-2 Servicios

Secretariales y de Mantenimiento

<<proceso>>PA-4

Archivo

<<proceso>>PA- 6


Políticas y Planes

<<proceso>>PA-3

Apoyo Informático

<<proceso>>PA-5

Asesoría Legal




Asunto: Diagrama de Actividades 4.1 Préstamo de Documentación del Archivo

Proceso de Apoyo 4: Archivo Diagrama de Actividades: 4.1 Préstamo de Documentos

Archivista

Inicio

Busca en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) por el código establecido para cada Unidad que

conforma la Dirección de Fomento, el Documento requerido.

Recibe Solicitud de Documentación por parte de las Unidades de la Dirección de Fomento.

Busca en el Archivo la carpeta que suministra el Sistema Actualizado de Correspondencia de acuerdo al

número establecido.

Ubica la carpeta en su respectivo archivador y obtiene la Documentación solicitada.

Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) la Documentación de Salida.

Hace firmar el libro de Control de Préstamo del Documento por parte del solicitante.

Entrega la Documentación solicitada

Fin




Asunto: Procedimiento 4.1 Préstamo de Documentación del Archivo


Archivista

1. Recibe Solicitud de Documentación por parte de las Unidades de la Dirección de Fomento.

2. Busca en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) por el código establecido para cada Unidad que conforma la Dirección de Fomento, el Documento requerido.

3. Busca en el Archivo la carpeta que suministra el Sistema Actualizado de Correspondencia de acuerdo al número establecido.

4. Ubica la carpeta en su respectivo archivador y obtiene la Documentación solicitada.

5. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) la Documentación de Salida.

6. Hace firmar el libro de Control de Préstamo del Documento por parte del solicitante.

7. Entrega la Documentación solicitada.




Asunto: Diagrama de Actividades 4.2 Archivo de Documentos

Proceso de Apoyo 4: Archivo Diagrama de Actividades: 4.2 Archivo de Documentos

Archivista

Recibe las Correspondencias, Solicitudes, Oficios, Documentos en general con sus respectivos soportes.

Inicio

Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) el número de carpeta según dependencia que remite la documentación, fecha de ser

archivada, y estado actual de la documentación.

Clasifica el material para archivar y efectúa lectura del documento a archivar y soportes si los tiene.

Codifica el material para archivar de acuerdo al código establecido por Unidades que integran la Dirección de Fomento.

Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.

Archiva las Correspondencias, Solicitudes, Documentos en general y sus respectivos soportes si los tiene.

Realiza en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) un resumen del Documento por archivar.

Guarda dentro del Archivo la carpeta contentiva de correspondencias, solicitudes, documentos en general con sus respectivos soportes si es el caso.

Fin




Asunto: Procedimiento 4.2 Archivo de Documentos


Archivista

1. Recibe las Correspondencias, Solicitudes, Oficios, Documentos en general con sus respectivos soportes.

2. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) el número de carpeta según dependencia que remite la documentación, fecha de ser archivada, y estado actual de la documentación.

3. Clasifica el material para archivar y efectúa lectura del documento a archivar y soportes si los tiene.

4. Codifica el material para archivar de acuerdo al código establecido por Unidades que integran la Dirección de Fomento.

5. Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. 6. Archiva las Correspondencias, Solicitudes, Documentos en general

y sus respectivos soportes si los tiene. 7. Realiza en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) un

resumen del Documento por archivar. 8. Guarda dentro del Archivo la carpeta contentiva de

correspondencias, solicitudes, documentos en general con sus respectivos soportes si es el caso.



Materia: Procesos de Apoyo Asunto:

Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal

PROCESO DE APOYO 5: ASESORÍA LEGAL



Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto:

Diagrama de Procesos

DIAGRAMA DEL PROCESO DE ASESORÍA LEGAL

<<información>>-Informe de Matriz de Comparación del Plan de

Aporte Institucional.-Presupuestos aprobados.

-Aprobación del Consejo de Fomento.-Informes de Planificación y Proyectos.

-Cálculo de Servicio de la Deuda.

regula

<<fin>><<actor>>

Jefe de la Unidad de Asesoría Legal

controla cumple

<<actor>>Personal AO: Administrativo

Técnico y Obrero, adscrito a la Dirección de Fomento

<<actor>>Personal de la Unidad de

Asesoría Legal

Ejecuta

Apoya

<<información>>Sistema Automatizado de

Recaudación (SAR)Sistema Universitario

administración Sectorial(SUAS)

Consulta

<<objeto>>-Solicitud de Contratos de Arrendamiento, Servicios y

Trabajo.-Solicitud de Documentos

Compromiso de Préstamo, -Refinanciamiento y Aporte

Institucional.-Solicitud de asesoría Legal a

las Unidades y al Sector Productivo

Director de Dirección de

Fomento y Jefe de Unidades

Director de Servicios Generales

requiere<<PROCESO>>

PA-5ASESORÍA LEGAL

<<reglas>>-Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

. Ley Orgánica del Trabajo (1997) . Ley orgánica de Administración Pública (17/10/2001)

-Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.. Ley del Estatuto de la Función Pública (06/09/2002)

. Ley de Universidades (2/09/1970). Ley de Licitaciones (13/11/2001)

-Ley de Alquileres.(2000)-Ley de Régimen Laboral.(1998)

-Ley de Propiedad Horizontal.(1998)-Código de Comercio.(1955)

-Código Civil.(1986). Resoluciones de Consejos: Universitario, Facultad, Escuela y

Departamento.-Reglamento Interno del Consejo Jurídico Asesor.(1995)

. Reglamento de Compras y contratación de servicios ULA (10/02/2003). Reglamento de Contraloría Interna de la ULA (13/05/1998)


<<producto>>Asesoría Legal y Jurídica

<<producto>>Contratos de Trabajo,

Honorarios Profesionales, Arrendamientos y de

Servicio<<producto>>

Documentos Compromiso de Préstamo,

Refinanciamiento y Aporte Institucional




Diagrama de jerarquía de Procesos



<<proceso>>PA-5.1

Elaboración del Documento

Compromiso

<<proceso>>PA-5 Asesoría Legal

<<proceso>>PA-5.2

Definición del Marco Legal del Financiamiento

<<proceso>>PA-5.3Visar

Documentos

<<proceso><PA-5.4

Actualización de Documento de Cobranzas de

Cuentas Menores

Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof.

Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA

<<proceso>>PA-1


<<procesos>>

<<proceso>>PA-2


y de Mantenimiento

<<proceso>>PA-4

Archivo

<<proceso>>PA- 6


Políticas y Planes

<<proceso>>PA-3

Apoyo Informático

<<proceso>>PA-5

Asesoría Legal




Diagrama de Actividades y Procedimientos




Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal

Asunto: Diagrama de Actividades 5.1 Elaboración del Documento Compromiso

Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Diagrama de Actividades: 5.1 Elaboración del Documento Compromiso

Unidad de Planificación y Proyectos Unidad de Apoyo Desconcentrada Secretaria Unidad de Asesoría Legal

Inicio

Entregar Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría

Legal

Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la Unidad Autónoma seleccionada para su administración.

Establece condiciones de la Transacción del Documento Compromiso.

Elabora el Documento Compromiso atendiendo al Informe de Evaluación del Solicitante.

Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el Documento Compromiso.

Obtiene firma aval del Consejo Jurídico Asesor en el Documento Compromiso.

Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Proyectos Universitarios del Presidente del Consejo de

Fomento, Director de Fomento, y Responsable de la Unidad Académica o Administrativa.

Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Empresas Universitarias del Rector, Presidente de

CORFOULA, y Presidente de la Empresa.

Obtiene firma en el Documento Compromiso para transferir la administración a CORFOULA del Presidente del Consejo de

Fomento, de la Unidad Académica solicitante y del Presidente de la Corporación.

Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de Proyectos.

Emite original y dos (2) copias del Documento Compromiso y original y copia de Notificación del Financiamiento del Consejo

de Fomento y distribuye.

Entrega un juego de copias de Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y Documento

Compromiso a la Unidad de Planificación y Proyectos y un juego de copias a la Unidad de Apoyo Desconcentrada

Entrega copia del Documento Compromiso a Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento.

Registra en el Sistema de Control de Proyectos: Fecha del Documento,

Compromiso, Condiciones del Financiamiento.

Archiva Notificación del Financiamiento del Consejo de

Fomento y copia del Documento Compromiso

Fin

Entrega Recursos Aprobados

Fin

Entregar oficio al Beneficiario del Financiamiento con copia del

Documento Compromiso.

Fin




Procedimiento 5.1 Elaboración del Documento Compromiso


Unidad de Planificación y Proyectos

1. Entregar Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría Legal.


2. Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la Unidad Autónoma seleccionada para su administración.

3. Establece condiciones de la Transacción del Documento Compromiso. 4. Elabora el Documento Compromiso atendiendo al Informe de

Evaluación del Solicitante. 5. Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el

Documento Compromiso. 6. Obtiene firma aval del Consejo Jurídico Asesor en el Documento

Compromiso. 7. Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Proyectos

Universitarios del Presidente del Consejo de Fomento, Director de Fomento, y Responsable de la Unidad Académica o Administrativa.

8. Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Empresas Universitarias del Rector, Presidente de CORFOULA, y Presidente de la Empresa.

9. Obtiene firma en el Documento Compromiso para transferir la administración a CORFOULA del Presidente del Consejo de Fomento, de la Unidad Académica solicitante y del Presidente de la Corporación.

10. Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de Proyectos.

11. Emite original y dos (2) copias del Documento Compromiso y original y copia de Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y distribuye.

12. Entrega un juego de copias de Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y Documento Compromiso a la Unidad de Planificación y Proyectos y un juego de copias a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

13. Entrega copia del Documento Compromiso a Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento. (Ir a la actividad 17)


14. Registra en el Sistema de Control de Proyectos: Fecha del Documento, Compromiso, Condiciones del Financiamiento.

15. Archiva Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y copia del Documento Compromiso


16. Entrega Recursos Aprobados. (ver procedimiento Entregar Recursos Aprobados).

Secretaria 17. Entregar oficio al Beneficiario del Financiamiento con copia del Documento Compromiso.




Asunto: Diagrama de Actividades 5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento

Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Diagrama de Actividades: 5.2 Definición del Marco legal del Financiamiento

Secretaria Unidad de Apoyo DesconcentradaUnidad de Asesoría LegalUnidad de Planificación y Proyectos

Inicio

Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de Fomento, conjuntamente con

el Informe de Evaluación del solicitante

Revisa Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de Fomento y el

Informe de Evaluación.

Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la Unidad autónoma del

Consejo de Fomento seleccionada para su administración.

Establece condiciones de la transacción del Documento Compromiso.

Elabora Documento Compromiso atendiendo al Informe de Evaluación del solicitante.

Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el Documento

Compromiso.

Obtiene visado del Documento Compromiso por parte del Consejo Jurídico Asesor

Obtiene firma del Documento compromiso dependiendo del tipo de Financiamiento

Para Financiamiento de Proyectos Universitarios:

Del Presidente del Consejo de Fomento,

Director de Fomento, y responsable de la Unidad

Académica o Administrativa

Para Financiamiento de Empresas

Universitarias: Del Rector, Presidente de CORFOULA, Presidente de la

Empresa.

Para transferir la Administración a CORFOULA: Del

Presidente del Consejo de Fomento, de la

Unidad Académica o Administrativa y del

Presidente de la Corporación.

Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de Proyectos.

Emite Original y dos copias del Documento Compromiso, original y copia de Notificación de Aprobación del

Financiamiento del Consejo de Fomento y Distribuye a:

La Unidad de Apoyo Desconcentrada original

del Documento Compromiso y copia de

Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento

A Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento

copia del Documento Compromiso.

Registra en el Sistema de Control de Proyectos Fecha del Documento Compromiso y Condiciones del

Financiamiento.

Archiva original de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento y copia del

Documento Compromiso.

Fin

Verifica Documento Compromiso y copia de

Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento.

Fin

Entrega al Beneficiario el oficio con copia del

Documento Compromiso

Elabora oficio de entrega del Documento Compromiso al

Beneficiario

FinFin

Distribuye

Distribuye

Unidad de Planificación y Proyectos copia del

Documento Compromiso y original de Notificación

de Aprobación del Financiamiento del

Consejo de Fomento.




Asunto: Procedimiento 5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento



1. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de Fomento, conjuntamente con el Informe de Evaluación del solicitante.


2. Revisa Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de Fomento y el Informe de Evaluación.

3. Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la Unidad autónoma del Consejo de Fomento seleccionada para su administración.

4. Establece condiciones de la transacción del Documento Compromiso. 5. Elabora Documento Compromiso atendiendo al Informe de Evaluación

del solicitante. 6. Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el

Documento Compromiso. 7. Obtiene visado del Documento Compromiso por parte del Consejo

Jurídico Asesor 8. Obtiene firma del Documento Compromiso dependiendo del tipo de

Financiamiento: • Para Financiamiento de Proyectos Universitarios: Del Presidente del

Consejo de Fomento, Director de Fomento, y responsable de la Unidad Académica o Administrativa.

• Para Financiamiento de Empresas Universitarias: Del Rector, Presidente de CORFOULA, Presidente de la Empresa.

• Para transferir la Administración a CORFOULA: Del Presidente del Consejo de Fomento, de la Unidad Académica o Administrativa y del Presidente de la Corporación.

9. Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de Proyectos.

10. Emite Original y dos copias del Documento Compromiso, original y copia de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento y distribuye a:

• La Unidad de Planificación y Proyectos copia del Documento Compromiso y original de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento.

• La Unidad de Apoyo Administrativo original del Documento Compromiso y copia de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento.

• A Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento copia del Documento Compromiso.




Asunto: Procedimiento 5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento



11. Registra en el Sistema de Control de Proyectos Fecha del Documento Compromiso y Condiciones del Financiamiento.

12. Archiva original de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento y copia del Documento Compromiso.


13. Verifica Documento Compromiso y copia de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento.

14. Entrega Recursos Aprobados

Secretaria 15. Elabora oficio de entrega del Documento Compromiso al Beneficiario 16. Entrega al Beneficiario el oficio con copia del Documento Compromiso



Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto: Diagrama de Actividades 5.3 Visar Documentos



Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto: Procedimiento 5.3 Visar Documentos



1. Analiza los aspectos legales de: Operaciones Inmobiliarias, Aspectos laborales de las Empresas o Unidades de Producción, Trámites Administrativos del Consejo de Fomento, u otra operación y opinión solicitada por el Director.

2. Prepara Informe y/o Documento Legal o Contractual de lo solicitado. 3. Registra en la aplicación del Control de Gestión el status del

Documento. 4. Elabora oficio de remisión al Consejo Jurídico Asesor. 5. Entrega oficio de remisión a la Secretaria para su envío al Consejo

Jurídico Asesor.

Secretaria 6. Envía oficio al Consejo Jurídico Asesor. 7. Espera resolución del consejo Jurídico Asesor y entrega al Director de

Fomento.

Director de Fomento 8. Recibe del Consejo Jurídico Asesor Documento Visado y entrega a la Unidad de Asesoría Legal.

Unidad de Asesoría Legal 9. Presenta en el Registro Principal el Documento Visado. 10. Acuerda fecha y hora para la firma de la máxima Autoridad de la

Universidad y la parte interesada. 11. Retira el Documento Compromiso una vez firmado.




Asunto: Diagrama de Actividades 5.4 Actualización de Documento de cobranzas de Cuentas




Asunto: Procedimiento 5.4 Actualización de Documento de cobranzas de Cuentas



1. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Documento de Compromiso Original y Oficio de Cobro.


2. Verifica que los datos del deudor correspondan con los datos del Documento Original, el monto de la deuda y el porcentaje cancelado.

3. Establece las condiciones de pago con el deudor: • Si es de inmediato

4. Informa a la Unidad de Planificación y Proyectos. (Ir a la actividad 9) • Si no es de inmediato:

5. Se acuerda refinanciamiento de la deuda y establece las condiciones de redacción del nuevo contrato.

• Si el refinanciamiento es parcial 6. No incluye intereses de mora establece el tiempo de refinanciamiento

hasta dos años a la tasa vigente, mas intereses de mora a partir del tercer año, hasta un máximo de cinco años. Se incluye cláusula de fiel cumplimiento.

• Si el refinanciamiento es por el total de la deuda. 7. Incluye los intereses de mora establece el tiempo de refinanciamiento

hasta tres años a la tasa del Consejo de Fomento. Se incluye cláusula de fiel cumplimiento.

8. Entrega el nuevo contrato a la Unidad de Planificación y Proyectos.(Ir a la actividad 10)


9. Recauda ingresos propios (ver procedimiento Recaudar Ingresos Propios).

10. Estudia y analiza las condiciones acordadas de refinanciamiento en el nuevo contrato.

11. Entrega al Director el nuevo contrato de refinanciamiento para su revisión.

Director de Fomento 12. Revisa el nuevo contrato y lo somete a consideración del Consejo de Fomento.

Consejo de Fomento 13. Estudia el nuevo contrato de refinanciamiento y deja constancia en Acta. 14. Entrega Resolución del Consejo de Fomento a la Secretaria

Secretaria 15. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia a la Unidad de Planificación y Proyectos.


16. Registra en la aplicación de Control de Proyectos lo acordado en la sesión del Consejo de Fomento.

17. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal el Contrato de Refinanciamiento.


18. Obtiene en el documento la firma del Director de Fomento y del Beneficiario del préstamo por novación.

19. Elabora dos originales del Contrato de Refinanciamiento. 20. Entrega originales de Contrato de Refinanciamiento a la unidad de

Planificación Proyectos.


21. Reproduce copia fotostática del Contrato de Refinanciamiento y distribuye: original para el Director de Fomento, original a la Secretaria para el Beneficiario y copia a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Director de Fomento 22. Entrega a la Secretaria Contrato de Refinanciamiento.




Asunto: Procedimiento 5.4 Actualización de Documento de cobranzas de Cuentas


Secretaria 23. Entrega Contrato de Refinanciamiento al Beneficiario (ver procedimiento

Entregar Correspondencia) 24. Archiva el Contrato de Refinanciamiento que envió el Director de

Fomento. Unidad de Apoyo Desconcentrada

25. Espera cancelación de las cuotas por parte del Beneficiario. (ver procedimiento Recaudar Ingresos Propios)




Asunto: Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes

PROCESO DE APOYO 6: DESARROLLO Y EVALUACIÓN

DE POLÍTICAS Y PLANES



Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes


<<información>>-Circulares y Resoluciones del Consejo

Universitario.-Plan Estratégico Institucional.

-Fijación de Metas.-Informe de Gestión aprobado.

-Plan Operativo y Proyecto de Presupuesto

<<reglas>>- Constitución Nacional de la República (1999)

. Ley Orgánica del Trabajo (1997) . Ley de Universidades (2/09/1970)

. Resoluciones de Consejos: Universitario,Facultad, Escuela y Departamento

. Políticas de la Dirección . Normas internas de la Dirección.

regula

Diseñar y aplicar estrategias para el desarrollo de líneas de acción operativas y

la distribución eficiente de los recursos, mediante la definición del plan de gestión y el establecimiento de metas e indicadores

que permitan una eficiente toma de decisiones para el cumplimiento de los

objetivos del Consejo de Fomento

<<actor>>Director de laDirección de

Fomento

controla

cumple

<<actor>>Personal Técnico y

Obrero de la Dirección de Fomento

<<actor>>Personal Administrativo

Profesional y Técnico de la Dirección de Fomento

EjecutaApoya

Consulta

<<objeto>>- Solicitudes

-Resoluciones del Consejo Universitario sobre lineamientos y políticas del Consejo de Fomento.

- Resolución de informe de Gestión de la Dirección de Presupuesto y

PLANDES.-Plan Estratégico Institucional.

-Propuestas de Cambio requiere

<<proceso>>PA-6

DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE

POLÍTICAS Y PLANES

<<producto>>Políticas y Planes del Consejo

de Fomento

DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES


<<información>>. WEB´s: RedULA

-Sistema Automatizado de Recaudación. (SAR)

-Sistema Universitario Administración Sectorial.(SUAS)

Equipo Rectoral Consejo Universitario

OCEPREOCEPLANComunidad Universitaria

Equipo Rectoral Consejo Universitario

OCEPREOCEPLANComunidad Universitaria




Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos.





Asunto: Diagrama de actividades 6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes.

Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de políticas y planes Diagrama de actividades 6.1 Definición de Lineamientos, Políticas y Planes

Unidad de Apoyo DesconcentradaSecretariaRecepción Director de Fomento

Inicio

Recibe de PLANDES los lineamientos del Plan Estratégico

Institucional.

Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) los Lineamientos del Plan Estratégico Institucional y envía a

la Secretaria del Director.

Registra manualmente Lineamientos del Plan Estratégico

Institucional y envía al Director

Define los Objetivos Estratégicos en función de los resultados que espera obtener en el nuevo Ejercicio Fiscal.

Determina Áreas, Procesos y Proyectos por activar, fortalecer o perfeccionar.

Actualiza las Normas de Funcionamiento de la Dirección.

Determina recursos necesarios para mantener o activar Proyectos y Procesos.

Define Lineamientos para el próximo Ejercicio Fiscal de acuerdo con el Plan

Estratégico Institucional.

Entrega el Plan Estratégico Institucional a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

Revisa Lineamientos del Plan Estratégico Institucional.

Convoca a reunión a todas las Unidades de la Dirección de Fomento

Determina Proyectos, Acciones Centralizadas, los Productos, Medios de Verificación, Distribución de Metas

de cada Unidad.

Envía al Director Análisis de las Unidades.

Revisa Análisis propuesto de las actividades de cada unidad

Espera instrucciones de la Dirección de Programación y Presupuesto, y la oficina de PLANDES para la formulación del Plan

Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto.

Recibe Instrucciones la Oficina de P.L.A.N.D.E.S y de la Dirección de Formulación y Presupuesto para la

Formulación del Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto.

Convoca a reunión a los jefes de las Unidades.

Entrega en reunión, instructivos y Lineamientos para la Formulación del

anteproyecto de presupuesto y el POA.

Fin




Asunto: Procedimiento 6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes.


Recepción

1. Recibe de PLANDES los lineamientos del Plan Estratégico Institucional.

2. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) los Lineamientos del Plan Estratégico Institucional y envía a la Secretaria del Director.

Secretaria 3. Registra manualmente Lineamientos del Plan Estratégico

Institucional y envía al Director. (ver procedimientos Secretaria).

Director de Fomento

4. Define los Objetivos Estratégicos en función de los resultados que espera obtener en el nuevo Ejercicio Fiscal.

5. Determina Áreas, Procesos y Proyectos por activar, fortalecer o perfeccionar.

6. Actualiza las Normas de Funcionamiento de la Dirección. 7. Determina recursos necesarios para mantener o activar

Proyectos y Procesos. 8. Define Lineamientos para el próximo Ejercicio Fiscal de

acuerdo con el Plan Estratégico Institucional. 9. Entrega el Plan Estratégico Institucional a la Unidad de Apoyo

Desconcentrada.


10. Revisa Lineamientos del Plan Estratégico Institucional. 11. Convoca a reunión a todas las Unidades de la Dirección de

Fomento 12. Determina Proyectos, Acciones Centralizadas, los Productos,

Medios de Verificación, Distribución de Metas de cada Unidad.

13. Envía al Director Análisis de las Unidades.

Director de Fomento

14. Revisa Análisis propuesto de las actividades de cada unidad 15. Espera instrucciones de la Dirección de Programación y

Presupuesto, y la oficina de PLANDES para la formulación del Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto.

16. Recibe Instrucciones la Oficina de P.L.A.N.D.E.S y de la Dirección de Formulación y Presupuesto para la Formulación del Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto.

17. Convoca a reunión a los jefes de las Unidades. 18. Entrega en reunión, instructivos y Lineamientos para la

Formulación del anteproyecto de presupuesto y el POA.




Asunto: Diagrama de actividades 6.2 Desarrollar el Plan Económico de Ingresos Propios

Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de políticas y planes Diagrama de actividades 6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios

Unidad de Planificación y Proyectos Director de Fomento

Inicio

Recibe Lineamientos y Objetivos Estratégicos.

Analiza Lineamientos y Objetivos Estratégicos.

Establece los mecanismos para la aplicación de los Lineamientos.

Evalúa el comportamiento del crecimiento de Ingresos Propios.

Estudia necesidades económicas futuras de la Institución conjuntamente con la Oficina de

P.L.A.N.D.E.S y la Dirección de Programación y Presupuesto.

Estima y proyecta costos de las Inversiones requeridas.

Elabora el Plan de Inversiones a Largo Plazo conjuntamente con la Unidad de Bienes y rentas y la


Envía el Plan de Inversiones a Largo Plazo al Director.

Evalúa el Plan de Inversiones y de ser el caso hace los ajustes pertinentes.

Establece directrices.

Analiza el Plan de Inversiones a Largo Plazo y si esta conforme lo discute con el Vicerrector

Administrativo.

Envía al Vicerrector Administrativo.

Recibe del Vicerrector Administrativo el Plan de Inversiones a Largo Plazo con los Ajustes,

Directrices y Proyectos.

Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el Plan de Inversiones a Largo Plazo.

Elabora el Plan Económico: estudiando y analizando Fuentes de Ingresos, Inversiones, Previsión de Cobros y Pagos, de Beneficios o Pérdidas, Estado concreto de

los Ingresos Propios y Aporte a la Sustentabilidad Financiera de la Institución.

Entrega al Director el Plan Económico de Ingresos Propios.

Analiza el Plan Económico de Ingresos Propios

Fin




Asunto: Procedimiento 6.2 Desarrollar el Plan Económico de Ingresos Propios



1. Recibe Lineamientos y Objetivos Estratégicos. 2. Analiza Lineamientos y Objetivos Estratégicos. 3. Establece los mecanismos para la aplicación de los

Lineamientos. 4. Evalúa el comportamiento del crecimiento de Ingresos Propios. 5. Estudia necesidades económicas futuras de la Institución

conjuntamente con la Oficina de P.L.A.N.D.E.S y la Dirección de Programación y Presupuesto.

6. Estima y proyecta costos de las Inversiones requeridas. 7. Elabora el Plan de Inversiones a Largo Plazo conjuntamente

con la Unidad de Bienes y rentas y la Unidad de Apoyo Desconcentrada.

8. Envía el Plan de Inversiones a Largo Plazo al Director.

Director de Fomento

9. Evalúa el Plan de Inversiones y de ser el caso hace los ajustes pertinentes.

10. Establece directrices. 11. Analiza el Plan de Inversiones a Largo Plazo y si esta conforme

lo discute con el Vicerrector Administrativo. 12. Envía al Vicerrector Administrativo. 13. Recibe del Vicerrector Administrativo el Plan de Inversiones a

Largo Plazo con los Ajustes, Directrices y Proyectos. 14. Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el Plan de

Inversiones a Largo Plazo.


15. Elabora el Plan Económico: estudiando y analizando Fuentes de Ingresos, Inversiones, Previsión de Cobros y Pagos, de Beneficios o Pérdidas, Estado concreto de los Ingresos Propios y Aporte a la Sustentabilidad Financiera de la Institución.

16. Entrega al Director el Plan Económico de Ingresos Propios. Director de Fomento 17. Analiza el Plan Económico de Ingresos Propios




Asunto: Diagrama de actividades 6.3 Evaluación de la Gestión




Asunto: Procedimiento 6.3 Evaluación de la Gestión


Secretaria 1. Envía el Libro de Control de Recepción de Correspondencia

semanalmente a la Unidad de Planificación y Proyectos (Ir al paso Nº4)

Unidad de Bienes y Rentas 2. Envía Evaluación y Ejecución de Proyectos y Actividades de

Generación de Ingresos quincenalmente a la Unidad de Planificación y Proyectos. (Ir a la actividad Nº 5.)

Unidad de Apoyo Desconcentrada 3. Envía Estado de Ejecución Presupuestaria quincenalmente a la Unidad de Planificación y Proyectos (Ir a la actividad Nº 6)


4. Verifica información de evaluación de Proyectos y Actividades de Ingresos Propios del Libro de Correspondencia.

5. Registra en el Sistema de Proyectos cambios en la Evaluación y Ejecución de Proyectos y Actividades de Generación de Ingresos quincenalmente.

6. Analiza ejecución y modificaciones en el Estado de Ejecución Presupuestaria de la Unidad de Apoyo Desconcentrada quincenalmente.

7. Transcribe electrónicamente la información en la aplicación para el Control de Gestión.

8. Emite Reporte de de Indicadores de Gestión por Unidad y por área estratégica de evaluación.

9. Valora el Grado de Avance Físico y Financiero, Desviaciones de las Metas Físicas y Financieras Programadas, Modificaciones Presupuestarias, Normas que han incidido en el Desempeño, Cambios en la Estructura Organizativa, Avances en la Implementación de las Políticas, Resultados de los Indicadores de Medición del Desempeño.

10. Propone acciones para corregir desviaciones o modificar estrategias.

11. Elabora Informe de Seguimiento de los Planes Estratégicos y Operativos y entrega al Director.

Director de Fomento

12. Revisa Productividad-Rentabilidad de las Unidades Generadoras de Ingreso (UGI), Empresas, Proyectos, Comportamiento de los Indicadores Financieros, Incremento de Actividades, Proyectos, Indicadores de Desempeño del Personal.

13. Ajusta de ser el caso las Acciones y corrige desviaciones y modifica estrategias.

14. Registra su opinión en la Planilla de Informe de Gestión, por Área y por Empleado.

15. Llama a Reunión al Personal de la Dirección. 16. Hace saber al personal Resultados del Informe de Gestión. 17. Envía al Unidad de Planificación y Proyectos el Informe de

Gestión






Unidad de Panificación y Proyectos

18. Actualiza en el Sistema las Metas de acuerdo a las Acciones definidas por el Director.

19. Imprime el Reporte de Modificación de Estrategias. 20. Entrega el Reporte a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.


21. Analiza el Informe de Gestión 22. Revisa las Metas y si tiene Incidencias Presupuestarias realiza

la Modificación. (ir al proceso Modificar el Presupuesto) 23. Consolida la Información Trimestralmente y con la Unidad de

Planificación y Proyectos elabora el Informe Trimestral de Metas.

24. Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el Informe. Unidad de Panificación y

Proyectos 25. Consolida la Información de los cuatro trimestres y elabora el

Informe de Gestión. 26. Propone al Director Planes de Mejoramiento. 27. Envía al Director Informe de Gestión.

Director de Fomento 28. Evalúa y hace ajustes si es el caso. 29. Envía Informe de Gestión para el Consejo de Fomento para su

conocimiento y aprobación, y al Consejo Universitario para su Consideración.

Consejo de Fomento 30. Recibe Informe de Gestión y Planes de Mejoramiento. 31. Conoce y Aprueba.


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS

Página: 272

Materia:

Modelo de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales

MODELO DE ACTORES



Página: 273

Materia:

Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales

DIRECCIÓN DE FOMENTO ACTOR ROLES ACTIVIDADES

DIRECTOR

− Dirigir − Supervisar − Controlador − Coordinador − Planificar

• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia.

• Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. • Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás

integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. • Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. • Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas

del comité. • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o

realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o

realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, conjuntamente con los Jefes de las Unidades.

• Establecer programas periódicos de evaluación al personal de la Dirección. • Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.



Página: 274

Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES

JEFE DE PLANES OPERATIVO Y

ESTRATEGICOS

• Coordina el proceso de seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos de la Universidad.

• Planifica actividades de evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos.

• Revisa y adecua a la Institución los instructivos e instrumentos metodológicos, que van a servir de guía para la elaboración, seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos institucionales.

• Estudia y analiza la problemática actual de la Universidad, en las áreas de Docencia, Investigación, Extensión, Servicio y Administración, a fin de desarrollar proyectos acorde a las necesidades de la Institución.

• Analiza cualitativamente como cuantitativamente, los indicadores arrojados por la evaluación institucional, con el objeto de verificar el cumplimiento de los planes institucionales.

• Participa en la elaboración de las políticas, programas y metas de los planes operativos, en función de las necesidades de la Universidad.

• Desarrolla conjuntamente con la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria, mecanismos que permitan articular los planes y presupuestos de la Universidad.

• Mantiene contacto con la Oficina de Planificación del Sector Universitario, a fin de ejecutar los lineamientos emanados en el área de planificación y promoción.

• Mantiene relaciones con Universidades Nacionales y Organismos de Planificación y Promoción del País, con el objeto de propiciar intercambios de conocimientos a nivel de planificación.

• Brinda asesoría al personal encargado de la planificación en las diferentes dependencias de la Universidad, en la elaboración y ejecución de planes estratégicos y operativos y a cualquier ente universitario que requiera apoyo en materia de planificación.

• Coordina la publicación de los planes estratégicos y operativos de la Universidad. • Coordina y planifica jornadas, talleres y otros eventos, a fin de propiciar y promover los planes

estratégicos y operativos institucionales. • Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, el presupuesto de la dirección. • Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, las políticas, normas y reglamentos

internos • Elabora informes técnicos, presentando conclusiones y recomendaciones.



Página: 275

Materia:



JEFE DE PROYECTOS

ARQUITECTONICOS Y DE INGENIERÍA

• Planifica y coordina la elaboración de proyectos arquitectónicos y de ingeniería: estructura hidráulica, electricidad, aire acondicionado, etc.

• Inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución. • Planifica los programas a desarrollar. • Coordina la ejecución de obras financiadas, a través de organismos nacionales,

regionales o por convenios interinstitucionales. • Evalúa y hace seguimiento a los proyectos. • Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. • Controla los recursos asignados a la unidad. • Asesora técnicamente en materia de su competencia. • Revisa y verifica presupuestos presentados por los contratistas. • Implementa sistemas y procedimientos para la contratación, control y supervisión de

obras. • Coordina, supervisa y dirige equipos interdisciplinarios para la ejecución de proyectos

relativos al área. • Participa y representa a la Institución en reuniones y otros eventos del área. • Participa en comisiones del área. • Redacta y firma las comunicaciones generadas en la unidad. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Página: 276

Materia:



COORDINADOR ADMINISTRATIVO

• Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete. • Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución del

presupuesto • Controla la ejecución del presupuesto. • Establece objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos/acciones necesarias P/

alcanzarlas. • Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia. • Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad. • Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia. • Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo. • Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su competencia. • Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo. • Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y

decisiones de carácter administrativo. • Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo. • Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios. • Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias. • Verifica los trámites por solicitudes de compras de divisas. • Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. • Controla las compras, distribución de materiales, registro proveedores, facturas /órdenes de pago. • Asiste y participa en reuniones de comité de compras. • Controla el funcionamiento de caja. • Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la unidad. • Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectúa • Ordena y verifica trámites de viáticos. • Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia. • Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área. • Vela por la buena administración de los recursos de la unidad. • Elabora la memoria y cuenta de la unidad. Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.



Página: 277

Materia:



ASISTENTE ADMINISTRATIVO

• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. • Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. • Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios,

pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.

• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. • Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a

proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. • Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos

beneficios. • Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. • Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo

fijo, avance a justificar, caja chica, etc. • Realiza registro contable.



Página: 278

Materia:



ABOGADO

• Atiende consultas, asiste y asesora a los usuarios en materia jurídica en las diferentes áreas del Derecho, según lo amerite el caso.

• Instruye, analiza y sustancia los expedientes legales contentivos • Emite opinión acerca de cada caso y elabora informe respectivo.

Redacta las demandas que se presenten y documentos legales en las diversas áreas del derecho, según lo requiera el caso. Elabora poderes especiales, previa autorización del solicitante, para la representación de los mismos en los tribunales.

• Tramita los casos, conjuntamente con el solicitante, en materia jurídica, • Analiza denuncias interpuestas por particulares y prepara respuestas • Elabora dictámenes, contratos, resoluciones, fallos administrativos y legales, etc. • Recopila, selecciona y estudia informaciones jurídicas. • Elabora y presenta informes técnicos, así como también documentos • Tramita documentos y/o recaudos pertinentes a casos jurídicos y legales, ante organismos

jurisdiccionales y autoridades administrativas como: Tribunales, Inspectoría, Notarías, Registros, etc.

• Representa, judicial y extrajudicialmente, a personas naturales o jurídicas. • Elabora y/o analiza los estatutos, reglamentos, convenios, contratos y demás documentos

legales, jurídicos y normativas vigentes en los que intervengan la institución. • Elabora actas de los acuerdos suscritos en reuniones con representantes gremiales. • Revisa expedientes y procesos judiciales de interés para la Institución. • Dicta cursos y charlas informativas al personal de la Institución, pertinentes a aspectos

legales y normativas vigentes. • Participa como ponente en seminarios, foros, conferencias relacionadas con aspectos

legales y jurídicos y otros aspectos de su competencia. • Realiza seguimiento a los casos interpuestos por él, ante los tribunales y/o en los que haya

tenido intervención la dependencia o en lo que ésta tenga interés.



Página: 279

Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES PROGRAMADOR

DE SISTEMAS

• Diseña programas de baja y mediana complejidad. • Mantiene programas de baja y mediana complejidad. • Implanta programas de baja y mediana complejidad. • Documenta los programas de computación de acuerdo con las normas establecidas. • Recolecta información del usuario sobre sus necesidades. • Asiste a usuarios finales en el uso de los programas. • Diseña pruebas de validación para los programas. • Ejecuta pruebas de validación para los programas. • Realiza respaldo de la información bajo su responsabilidad. • Documenta los trabajos realizados. • Participa en reuniones técnicas. • Cumple con las normas, lineamientos y estándares establecidos por la unidad para el

desarrollo de programas de computación. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Página: 280

Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES SECRETARIA

• Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

• Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.

• Opera la máquina fotocopiadora y fax. • Realiza y recibe llamadas telefónicas. • Actualiza la agenda de su superior. • Toma mensajes y los transmite. • Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. • Convoca a reuniones de la unidad. • Distribuye la correspondencia de la unidad. • Lleva control de caja chica. • Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. • Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior. • Elabora actas de notas. • Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada



Página: 281

Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES RECEPCIONISTA

• Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.

• Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.

• Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.

• Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.

• Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. • Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la

unidad. • Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y

secciones, así como también los mensajes recibidos. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidos por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Página: 282

Materia:



ASEADOR

• Asear las instalaciones de !a Organización, así corno distribuir material de aseo, utilizando los equipos y materiales correspondientes para mantener en condiciones óptimas de limpieza a las mismas.

• Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas. • Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales,

escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas

• Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel sanitario, desodorantes y otros.

• Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos. • Moviliza material de oficina y mobiliario. • Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos

de oficina, en horas previamente establecidas. • Llena reportes de las tareas asignadas. • Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. • Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos

por la organización. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. • Es responsable con carácter constante por el uso de materiales, equipos

y herramientas tales como: detergentes, mopas, paños, ceras material de cristalería, pinzas, cloro, pulidora, aspiradora, cepillo, pala, escardilla, escobillón, espátula, hornos de esterilización, entre oíros.

• Es responsable del mantenimiento de los equipos y herramientas de manera Indirecta y con carácter periódico



Página: 283

Materia:


DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO (PLANDES) ACTOR ROLES ACTIVIDADES

DIRECTOR


• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia. • Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. • Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás

integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. • Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. • Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas del

comité. • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o






Página: 284

Materia:



PLANIFICADOR

• Recopila, clasifica y analiza la información para la elaboración y control de ejecución de planes y programas de la dependencia.

• Realiza estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos.

• Realiza estudios de planificación en una dependencia de la universidad, definiendo metas, objetivos y variables a estudiar.

• Estudia las interrelaciones entre las variables que inciden en la ejecución de planes y programas, estima el personal requerido y tiempo para la investigación.

• Evalúa proyectos y formula recomendaciones sobre los mismos. • Realiza diagnósticos y pronósticos de mediana complejidad. • Coordina y ejecuta el desarrollo de proyectos y programas que se llevan a cabo en una

dependencia • Diseña, aplica e interpreta encuestas y otros instrumentos. • Planifica y coordina recursos humanos y materiales requeridos para el desarrollo de los planes y • Integra equipos de trabajo multidisciplinario. • Actualiza cuadros estadísticos e información relevante relacionada con los proyectos asignados. • Elabora métodos y procedimientos para la estructuración y presentación de datos estadísticos y

la actualización de las mismas. • Asiste a reuniones, seminarios, conferencias y foros concernientes al área de planificación. • Presta asistencia técnica en materia de su competencia. • Supervisa la elaboración de cuestionarios, la realización de encuestas y el análisis de

información • Discute con directivos de la dependencia, los objetivos y alcances de los programas y proyectos. • Participa en la implantación de políticas definidas para alcanzar las metas previstas en los

planes. • Tramita solicitudes relacionadas con el área. • Lleva y registra los datos concernientes a los empresarios y otros beneficios de crédito. • Realiza gestiones del área ante organismos públicos y privados. • Participa en la elaboración de la memoria y cuenta y demás publicaciones.



Página: 285

Materia:



PROGRAMADOR DE

SISTEMAS

• Analiza programas de baja y mediana complejidad. • Diseña programas de baja y mediana complejidad. • Elabora programas de baja y mediana complejidad. • Mantiene programas de baja y mediana complejidad. • Implanta programas de baja y mediana complejidad. • Documenta los programas de computación de acuerdo con las normas

establecidas. • Recolecta información del usuario sobre sus necesidades. • Asiste a usuarios finales en el uso de los programas. • Diseña pruebas de validación para los programas. • Ejecuta pruebas de validación para los programas. • Realiza respaldo de la información bajo su responsabilidad. • Documenta los trabajos realizados. • Participa en reuniones técnicas. • Cumple con las normas, lineamientos y estándares establecidos por la unidad para

el desarrollo de programas de computación. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Página: 286

Materia:


DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO ACTOR ROLES ACTIVIDADES

DIRECTOR


• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia.

• Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. • Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás

integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. • Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. • Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones

emanadas del comité. • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o






Página: 287

Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES JEFE DE SECCIÓN

- Coordinador - Supervisor - Organizador - Controlador

• Planifica y asigna las actividades del personal a su cargo. • Coordina y supervisa los trabajos bajo su responsabilidad • Ordena y Supervisa el mantenimiento de las instalaciones. • Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mant/ rep. • Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos. • Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas • Rinde información al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. • Efectúa inspecciones de las instalaciones. • Planifica, coordina y controla el mantenimiento preventivo / correctivo de los inmuebles. • Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas. • Controla las horas de sobre tiempo de los trabajadores. • Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados. • Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo. • Tramita requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones. • Estima el costo de las reparaciones necesarias. • Prepara órdenes de ejecución de trabajo. • Adiestra al personal a su cargo sobre los trabajos a realizar. • Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y reparaciones, e imparte las • correspondientes órdenes para la solución de éstos problemas. • Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. • Transcribe y accesa información operando un microcomputador. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Página: 288

Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES ALMACENISTA

- Distribuidor - Revisor - Recibidor - Registrador - Ordenar - Clasificar - Rotulador - Verificador - Despachador

• Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacén.

• Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor.

• Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado.

• Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización. • Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos. • Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada • Lleva el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual

(kardex) y/o computarizado. • Elabora inventarios parciales y periódicos en el almacén. • Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior • Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén. • Realiza trámites ante la Dirección de Transporte a fin de conseguir la asignación de vehículos

para el traslado de la mercancía. • Transcribe y accesa información operando un microcomputador. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la

organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Página: 289

Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES COMPRADOR

- Ejecutor - Analizador - Recibidor - Verificador - Distribuidor

• Ejecutar los trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por la Institución, estudiando y analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad.

• Recibir, estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones. • Recibir y verificar requisiciones, órdenes de compra y de servicios y sus correspondientes anexos. • Verificar la disponibilidad presupuestaria para la Realización de las compras. • Velar porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados. • Participar en los comités de compra de la Institución. • Efectuar y distribuir compras menores. • Chequear y verificar materiales y equipos adquiridos.

OBREROS

− Albañil − Carpintero − Herrero − Pintor − Plomero − Jardinero

• Solicita los materiales necesarios para la ejecución de las labores • Opera máquinas especializadas para el mantenimiento • Efectúa reparaciones • Efectúa mantenimiento de las máquinas y herramientas de trabajo para mantenerlas en

condiciones optimas • Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidas por la organización • Mantiene en orden las solicitudes de servicios que le suministra el supervisor. • Traslada de un lugar a otro mobiliario y equipos • Arma y utiliza equipos de elevación, escaleras, andamios y grúa. • Recoge y desecha en los depósitos de basuras los desperdicios localizados en las áreas

correspondientes al sitio de trabajo asignado. • Ayuda a la realización de inventario del área • Coordina operativo de trabajo según instrucciones de supervisor inmediato • Mantiene en buenas condiciones el lugar de trabajo • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada



Página: 290

Materia:


DIRECCIÓN DE PERSONAL –DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL ACTOR ROLES ACTIVIDADES

DIRECTOR







• Establecer programas periódicos de evaluación al personal de la Dirección. Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.



Página: 291

Materia:



JEFE DEPARTAMENTO

− Coordinador − Supervisor − Organizador − Controlador

• Diseña y participa en el desarrollo de ensayos y proyectos de investigación del área. • Elabora programas para el cálculo de sistemas e instalaciones requeridas así como de

inducción, orientación y otros relacionados con el área. • Recaba, analiza y tabula datos estadísticos de riesgos ocupacionales. • Promueve y controla el cumplimiento de las normas de Higiene y Seguridad Industrial dentro

de la Institución. • Supervisa y evalúa el diseño de planos de ingeniería y obras civiles a ser ejecutadas en la

Institución. • Participa en el diseño, desarrollo y divulgación de información dirigida a la prevención de

accidentes, seguridad y manejo de equipos. • Inspecciona las condiciones de las instalaciones. • Coordina, conjuntamente con otras Instituciones, el desarrollo de programas del área. • Asesora y evalúa consultas técnicas en el área de su competencia. • Participa en la elaboración de normas y procedimientos relacionados con el área. • Participa en comisiones y/o equipos interdisciplinarios relacionados con el área. • Diseña equipos del área requeridos por la Institución. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Unidad. • Participa en eventos relacionados con el área. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por

la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Página: 292

Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES ANALISTA E INSPECTOR

− Asesora − Analiza − Supervisa − Recomienda − Evalúa − Investiga

• Inspecciona condiciones de las áreas de trabajo para verificar si son adecuadas o no. • Elabora cronogramas de las inspecciones a realizar en las dependencias de la Universidad. • Recomienda modificaciones de estructuras en ambientes de trabajo con espacio pequeño. • Sugiere recomendaciones a las dependencias inspeccionadas sobre la dotación de materiales

y/o equipos de protección y seguridad, desalojo de los pasillos, existencia de vías de escape, etc.

• Verifica el cumplimiento de las medidas correctivas en los centros de trabajo donde se detectaron anomalías.

• Evalúa los posibles daños que puedan ocasionar a los trabajadores, las infraestructuras de la Institución.

• Realiza inspecciones en laboratorios y comedores y determina las fuentes de contaminación. • Elabora informes técnicos de los resultados de las investigaciones y recomendaciones

planteadas. • Participa en el diseño y adecuación de planes y programas en materia de seguridad integral

según normas COVENIN. • Prevé los programas de seguridad integral requeridos en el área de investigación. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.



Página: 293

Materia:


DIRECCIÓN DE VIGILANCIA ACTOR ROLES ACTIVIDADES

DIRECTOR










Página: 294

Materia:



JEFE DE DEPARTAMENTO

− Coordinador − Planificar − Ejecutar − Asesorar

• Ejecutar planes o programas de prevención y reducción de riesgo que afecten a los miembros de la comunidad universitaria

• Ejecutar planes y programas correspondientes a los servicios de supervisión, vigilancia, comunicaciones y transporte

• Interactuar con los Grupos de Atención de Emergencia y Socorro de la Universidad de Los Andes y Los Organismos oficiales del Estado relacionados con el área de auxilio en situación de desastre.

• Realizar labores de investigación y seguimiento que permitan determinar la generación de riesgo y siniestro

• Coordinar con el Grupo de Bomberos de la Universidad de Los Andes las políticas, programas y proyectos de prevención, control de riesgo, daños y desastre que pudieren sucederse o que ocurran en el entorno universitario y sus áreas adyacentes.

• Elaborar expedientes relacionados con la información de hechos punibles que tengan lugar dentro de los recintos, el campus y las zonas adyacentes a la Universidad.

• Las demás funciones que le asigne la Dirección de acuerdo con la naturaleza del Departamento.



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Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES SUPERVISOR DE VIGILANCIA

− Supervisa − Controla − Distribuye − Coordina − Programa

• Supervisa, distribuye y controla el grupo de vigilantes a su cargo. • Recorre con vehículo automotor todas las vías de acceso de las áreas bajo su

responsabilidad en las horas nocturnas. • Realiza recorrido a pie durante el día por las diferentes instalaciones de las áreas bajo su

responsabilidad. • Coordina a los vigilantes a su cargo en los operativos de seguridad. • Coordina al personal a su cargo en colaboración con los cuerpos de seguridad

especializados del estado, en investigaciones asignadas dentro de su ámbito de acción. • Coordina acciones a tomar por el personal de vigilantes en los operativos en caso de emergencias. • Utiliza claves para comunicarse con el personal de vigilancia a través de radio contactos. • Realiza detección y reconocimiento de artefactos explosivos, en caso de sospecharse su

existencia. • Recibe información del personal a su cargo sobre cualquier irregularidad en el servicio. • Guarda las llaves de la dependencia bajo su responsabilidad. • Programa guardias del personal a su cargo. • Implementa operativos de seguridad. • Vela por el cumplimiento de las tareas del personal a su cargo. • Ayuda al personal a su cargo en sus funciones. • Atiende y orienta al público, en general, que solicita información sobre el personal, edificios, oficinas

y demás instalaciones de la Organización. • Suministra material de trabajo al personal bajo su cargo. • Hace revisar periódicamente el vehículo automotor que utiliza. • Coordina el traslado de dinero de la organización. • Atiende y canaliza las soluciones de los incidentes y accidentes de tránsito que puedan

ocurrir en el área Universitaria. • Lleva el control de asistencia del personal a su cargo, reportando ausencias y solicitando los

suplentes respectivos. • Adiestra al personal bajo su cargo. • Elabora reportes periódicos sobre las tareas asignadas.



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Materia:


ACTOR ROLES ACTIVIDADES VIGILANTES

− Verifica − Controla − Revisa − Reporta

• Efectúa recorridos continuos por las instalaciones de la organización y sus adyacencias. • Controla la entrada y salida de vehículos, personas, materiales y equipos de la organización. • Verifica que los seriales de materiales, equipos, herramientas y mobiliario que salen de la

organización coincidan con la orden de salida respectiva. • Revisa el estado físico de las unidades autobuseras, una vez que estas llegan a

la organización después de haber sido utilizadas para algún recorrido extraordinario. • Traslada dinero al sitio indicado. • Reporta ante la Unidad de Transporte anormalidades detectadas en los autobuses. • Efectúa llamadas telefónicas a los Cuerpos de Seguridad en caso de ser necesario. • Facilita las llaves de los salones y departamentos a profesores y estudiantes que las

requieren. • Utiliza radio contacto para comunicarse por claves con el personal de vigilancia. • Impide el estacionamiento de vehículos en zonas prohibidas. • Impide desórdenes o alteraciones del orden público. • Participa activamente (con vehículo de ser necesario) en los operativos de seguridad y

vigilancia. • Realiza mantenimiento básico preventivo al vehículo utilizado. • Realiza detección y reconocimiento de explosivos en caso de sospecharse su

existencia en alguna de las instalaciones de la organización. • Conduce vehículo automotor a solicitud del superior inmediato en caso de presentarse la

necesidad o alguna emergencia.

Artículo I. Manual de Normas Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 297

Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto GLOSARIO DE TÉRMINOS

GLOSARIO DE TERMINOS

Manual de Normas Procesos y Procedimientos


Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto GLOSARIO DE TÉRMINOS

ACTOR

Miembro que tiene bajo su responsabilidad la ejecución de un rol.

ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Muestra la composición de la oficina desde el punto de vista de sistema, así como cada uno de los

procedimientos fundamentales y de apoyo, desarrollado en la oficina.

CADENA DE VALOR

Representa la relación entre los procesos fundamentales y los procesos de apoyo.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Expresan que acciones se requieren, qué hacen estas acciones, cuándo tienen lugar, por quienes son

ejecutadas y la secuencia de las mismas.

DIAGRAMA DE PROCESO

Describe la oficina desde el punto de vista de los procesos que éste ejecuta, de sus actores y

responsabilidades, de los recursos que están involucrados en cada uno de estos procesos.

LENGUAJE UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE) LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO DE NEGOCIOS Lenguaje utilizado para realizar modelos empresariales o de negocios, sus aplicaciones y

potencialidades, información necesaria para la apropiada toma de decisiones por parte de los miembros

que dirigen una organización, empresa o departamento y, que deciden cuál es la mejor manera de

adaptarse a los cambios exigidos por el ambiente sin perder de vista sus objetivos.

MATRIZ ACTORES – PROCESOS

Ilustra los diferentes actores que intervienen en el proceso, sub-procesos y procedimientos

responsabilidad de cada actor.



Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS

MODELADO

Proceso en el cual un sujeto (modelador) representa, a través de un modelo, ciertas características o

cualidades de un objeto (cosa, fenómeno, hecho ó sistema).

MODELO ACTOR – ROL Ilustra los actores que participan en los procesos, así como las actividades que cada actor hace en los

procesos. Define los tipos de actores y define los roles que éstos ejecutan según sus aptitudes,

formación y ubicación en la estructura organizativa.

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS

Representa gráficamente, la interacción del sistema con su entorno, así como las relaciones entre el

sistema de interés, sus sub-sistemas y suprasistema.

MODELO DE NEGOCIOS Conceptualización de un negocio, empresa u organización, que contiene los elementos de la empresa y

sus características, las relaciones entre elementos y el agrupamiento ó clasificación de los mismos.

MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Representa la intención de la oficina (Misión – Visión – Objetivos), es decir, el estado actual o potencial

de la oficina.

MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Ilustra las reglas que controlan, restringen o condicionan la ejecución de los procesos de la oficina.

MODELO ROL – ACTIVIDAD Muestra los diferentes roles ejecutados en la oficina así como el conjunto de actividades que comprende

cada rol.




MODELO Representación de un proceso, producto u otro elemento que interviene en el desarrollo de un sistema.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL Ilustra a la Oficina de Control de Bienes y el conjunto de unidades organizativas relacionadas entre sí

que lo conforman, formando una jerarquía que establece: la División del Trabajo y la Distribución del

Poder – Toma de Decisiones. Esto quiere decir, se representa gráficamente las responsabilidades de

cada actor (exigencias que tienen los miembros de la oficina de dar cumplimiento a las actividades

encomendadas y rendición de cuentas de su ejecución a la autoridad correspondiente) y la ubicación

que los mismos tienen dentro de la estructura organizativa con lo cual se visualiza claramente las líneas

de mando.

PROCEDIMIENTO

Descripción detallada de las acciones secuenciales ejecutadas en el desarrollo de una actividad,

además muestra los responsables de la ejecución de las mismas.

PROCESO DE APOYO

Procesos administrativos y técnicos básicos de la oficina, requeridos por los procesos fundamentales.

PROCESO FUNDAMENTAL

Razón de ser de la oficina, según su organización.

PROCESO

Es un conjunto de actividades inter-relacionadas que permiten alcanzar un objetivo de la oficina.

ROL

Conjunto de actividades que tienen un objetivo bien definido dentro de la oficina.




SISTEMA

Un conjunto de partes complementarias que interactúan y que poseen propiedades, capacidades y

comportamientos que emergen de las partes y de sus interacciones.

SUB-PROCESO Descomposición del proceso.

sistematizacion de la administracion … 1-1… · pf-4.3.1 remodelación de obras pf-4.3.2...

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