sistemas en general y sistemas de información

Prof. Jesús M. Rondón F..

Administración de la Información I

“Daria todo lo que

tengo por la mitad de

lo que desconozco “ René Descartes

IBM Software Group

Prof. Jesús M. Rondón F.

Definir y clasificar los sistemas.

Definición de sistemas



“Para la teoría de los sistemas, el todo

(o el sistema) es el producto de las

partes interconectadas, cuyo

conocimiento y estudio debe suceder

siempre relacionando el

funcionamiento de estas partes en lo

referente a el todo”



“La estrategia de tecnología de

información debe estar integrada a

la estrategia del negocio y debe ser

facilmente adaptable a los

constantes cambios para hacer la

empresa más competitiva”



Conceptos de Sistemas

Vision General

Definición de sistemas Actividades de un Sistema Conceptos de sistemas Clasificación de los Sistemas Características de los Sistemas Enfoque de Sistemas

Definición SIG / ¿Qué hacen los SIG? Componentes de un sistema de Información Tipos y Niveles de los sistemas de

Información

Controles de los Sistemas de Información Control y Retroalimentación Control Organizacional

Sistemas

Tipos de Sistemas de Información

Control de los Sistemas

Los Sistemas en la Administración

Sistemas de Información Gerencial



¿Qué es un Sistema?

“Un sistema es un grupo de elementos que funcionan juntos para alcanzar objetivos comunes”

Actividades de un Sistema

Entrada ProcesamientoSalida oProducto

Retroalimentación

ControlControl Gerencia

Entrada: comprende la captura o generación de elementos que serán procesados. Ejemplos: Materias primas, energía y datos en el caso de los SIG.Procesamiento: Transformación de las entradas en salidas. En los SIG se refiere a la clasificación, manipulación, análisis y síntesis de datos.Salida: transferencia de elementos que han sido generados por un proceso de transformación hasta su destino final.Retroalimentación: Datos sobre el desempeño de un sistema. Constituye una parte de la función de control.Control: Monitoreo y evaluación de la retroalimentación para ver si un sistema se está desplazando hacia el logro de su meta.

Sistemas



Clasificación de los Sistemas Naturales y Artificiales Sociales, Mecánicos y

Hombre-maquina Abiertos y Cerrados Adaptables y No adaptables Permanentes y Temporales Estables y No estables Subsistemas y Supersistemas

Conceptos de Sistemas Variables Parámetros Componentes Atributos Estructura

Disfuncional Parasitarias Simbióticas Sinérgicas Optimizadas

Procesos Fronteras Interfases Entropía Homeostasis Equifinalidad y Multifinalidad

Sistemas



Los Sistemas de Información

Los sistemas de información computarizados son más susceptibles de destrucción, fraude, error y mal uso que los sistemas manuales, lo cual los hace especialmente vulnerables. Entre las principales razones de vulnerabilidad tenemos::

• Son accesibles a muchas personas. La información es más fácil de recopilar pero más difícil de controlar. En el caso de sistemas en línea el control es una tarea aún más difícil.

• Son sistemas complejos que no pueden ser duplicados a mano, por lo que un

desastre puede tener un efecto mayor que en un sistema manual

• No quedan huellas visibles de cambios realizados en el sistema. Los procedimientos computarizados parecen ser invisibles y no son bien entendidos y auditados por los empleados de las empresas

• Sus cambios son costosos y complejos. El desarrollo y operación de sistemas computarizados requiere conocimiento técnico y especializado, que no es comunicado fácilmente a los usuarios finales

Características de los Sistemas



Los Sistemas de Información

Sistemas Manuales Sistemas Computarizados

¿Cuál es más vulnerable?

Características de los Sistemas



Enfoque de Sistemas

Teoría General de Sistema

Fue desarrollada por Ludwin Von Bertalanffy alrededor de la década de

1920/1930

Se caracteriza por ser una teoría de principios universales aplicables a los

sistemas en general

Bases Epistemológicas




Sistema de control de Procesos

En este tipo de Sistemas las computadoras toman decisiones automáticas sobre ajuste de un proceso de producción física.

Sistemas de Procesamiento de TransaccionesRegistran y procesan datos resultantes de transacciones

comerciales

Sistemas de Apoyo a las OperacionesGeneran una variedad de productos de información para uso

interno y externo.





Son la forma más común de sistemas de apoyo gerencial. Suministran a los usuarios finales gerenciales productos de información que respaldan

gran parte de sus necesidades de toma de decisiones diarias.

Sistemas de Apoyo GerencialSe centran en el suministro de información y respaldo para la toma de decisiones

efectivas por parte de los gerentes.

Sistemas de Colaboración Empresarial Son sistemas de información que utilizan una variedad de tecnologías de

información para ayudar a que las personas trabajen en conjunto.



Roles de los Sistemas de Información

Operaciones empresariales Decisiones GerencialesControl de Gestión

Ventaja CompetitivaActividades centrales de la empresa

1950-1960

Procesamiento de Datos• Transacciones• Mantenimiento de Registros• Aplicaciones Contable

1960-1970

Elaboración de Informes Gerenciales• Información Gerencial /

Soporte toma de decisiones

1970-1980

Soporte Decisiones• Soporte interactivo

proceso de toma de decisiones

1980-1990

Soporte Estratégico• Sistemas para usuario final• Sistemas de INFO Ejecutivos• Sistemas de INFO Estratégica• Sistemas expertos

1990-2000

Interconexión Global• Sistemas

interconectados en red (Internet, intranets, extranets globales)




¿Qué es el Sistema de Información Gerencial?

“Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten examinar y recuperar datos del entorno, capturar datos de transacciones y operaciones, filtrar y organizar estos datos para presentarlos como información a los gerentes”. Es decir, un sistema de información captura, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una empresa o institución



Sistemas de Información Gerencial (SIG)

¿Qué son los Sistemas de Información Gerencial?

Entorno

Empresa

Clientes Proveedores

Entidades reguladoras Competidores

Sistema de Información


Retroalimentación

Información

ControlControl Gerencia

Para diseñar y usar un sistema en la administración de empresas, es necesario: Entender el entorno y la estructura / funciones de la empresa Papel de la administración Tecnología

Datos



Componentes Sistemas de Información

Data /Información

Hardware

ComunicacionesREDES

Recursos Humanos

Software• Confiable• Oportuno• Disponible• Fácil de usar• Compartido• Flexible• Colectivo

Atributos Sistemas de Información




Controles Sistemas de Información

Controles de Sistemas: son los métodos, políticas y procedimientos (de monitoreo y evaluación) que aseguran la protección de los activos de la empresa, la precisión y la confiabilidad de los registros y la adherencia operativa a las normas de administración, así como, el logro de la meta para la cual fue creado el sistema.

Generales

Aplicación

Implementación Software Hardware Operaciones de computación Seguridad de Datos

Entrada Procesamiento Salida

Tipos de Controles de Sistemas de Información





Controles Generales: Son los que controlan el diseño, la seguridad y el uso de los programas de computadora y la seguridad de los archivos de datos es general en toda la organización. Se ejercen en todas las aplicaciones.

• Implementación: Auditoria al proceso de desarrollo de sistemas en diversos puntos, para asegurar que se le maneje y controle debidamente

• Software: Monitorea el uso de software y evita acceso no autorizado a programas de aplicación

• Hardware: Cuida la seguridad física del hardware y detecta fallos en su funcionamiento

• Operaciones de Computación: Cuida que los procedimientos programados se apliquen de forma congruente y correcta al almacenamiento y procesamiento de datos

• Seguridad de Datos: Garantiza que los archivos de datos no sufran accesos no autorizados, alteraciones o destrucción.





Controles Aplicaciones: Son específicos, distintos para cada aplicación computarizada.

• Entrada: Procedimientos que verifican la exactitud e integridad de los datos cuando entran

• Procesamiento: Rutinas para comprobar que los datos estén completos y sean exactos durante la actualización

• Salida: Medidas que aseguran que los resultados del procesamiento computarizado sean correctos, estén completos y se distribuyan debidamente




Control y Retroalimentación

El control por retroalimentación es el método de mayor uso en los negocios ya que permite aplicar correctivos en un tiempo menor. Consiste en establecer un nivel de rendimientos (referencia), medir el rendimiento a partir de criterios y seguidamente reducir las desviaciones del rendimiento ya sea del sistema de información en si mismo o del sistema productivo al que se apoya.

Modelo de Retroalimentación Simple


Elementos deControl

Referencia

Sistema Controlado

Elementos de Retroalimentación

Elementos deReferencia Señal

ActuanteVariable

Manipulada

Señal deRetroalimentación

Perturbaciones

+ -


+ -



Control Organizacional

El control en la organización jerárquica tradicional funciona cuando los informes condensados y de desviaciones, así como, las actividades excepcionales pasan por los niveles jerárquicos hasta llegar a la alta Gerencia. Esta definida con claridad la responsabilidad de las fallas y la aplicación de medidas correctivas.


ESTRUCTURAS JERARQUICAS

En las organizaciones modernas de gran complejidad, la información fluye a muchos gerentes, quienes comparten responsabilidades en las decisiones y el rendimiento, por ello resulta difícil aislar la responsabilidad del control, lo cual pone gran carga sobre los sistemas de información.La administración por objetivos facilita el control, al establecerse objetivos cuantificables, verificables y alcanzables a cada persona dentro de la organización.

ESTRUCTURAS MAS PLANAS



Constituyen un extraordinario adelanto respecto a la colección desorganizada de información y a la administración por experiencia basada en la intuición. Con los SIG tenemos toma de decisiones “programadas” u óptimas, liberando al Gerente para concentrarse en problemas complejos mientras el sistema se encarga de las decisiones repetitivas. Los sistemas apoyan las estrategias competitivas de las empresas y facilitan la comunicación y la interacción con la economía global:

Los Sistemas de Información en la Administración

Redes e Internet Comunicar y colaborar Acceder / proporcionar información Participar en discusiones Realizar transacciones de negocio Encontrar entretenimiento

Nuevas opciones para el diseño de organizaciones Aplanamiento organizaciones Separación trabajo de la ubicación geográfica Reorganización de flujos de trabajo Creciente flexibilidad Cambio proceso de administración Redefinición fronteras empresa

Comercio / Negocio Electrónico



Análisis de Sistemas

Análisis de Sistemas

VOLUMEN

La manera en que funcionan los negocios E/P/S.

PROPOSITO

Mejorar los procesos organizacionales.

MEDIO QUE UTILIZAN

Sistema de información.

CUALIDADES

Solucionador de problemas.

Habilidades en el uso de herramientas,

técnica y experiencias.

Comunicador.

ACTIVIDADES

Consultar.Experto en

soporte.Agente de cambio.

PAPELES PRINCIPALES

Consultar. Experto en soporte. Agente de cambio.

CARACTERISTICAS

Capaz de trabajar con cualquier tipo de gente.

Experiencia en trabajos por computadora.



Toma de Decisiones

Toma de Decisiones

REPERCUSIONES

Arriesgar la vida de personas.

Futuro de una compañía. Juego de mucho dinero.

SE CLASIFICA EN

1.-Condiciones de certidumbre.

2.- Condiciones de incertidumbre.

3 .- Condiciones de riesgo.

HAY QUE TOMAR EN CUENTA

1 .-Estas en condiciones de definir todas las opciones o estrategias que estén involucradas.

2 .- Definir todos aquellos factores que pueden incluir en las consecuencias de alguna alternativa escogida, es decir aquellas condiciones que no están bajo control de quien toma la decisión.3 .- Tener capacidad de estimar las

consecuencias, beneficios y costos de seleccionar alguna alternativa de las posibles a escoger.

PUEDEN SER

Decisiones independientes. Decisiones secuénciales. Decisiones simultáneas.

TIPOS

Estructurados (repetitivas).

No estructuradas (no repetitivas).



Ejemplos



Sistema Administración de Condominios Carga de Operaciones

Sistemas de Apoyo a Las Operaciones



Sistemas de Apoyo GerencialSistema de Información para Contribuyentes Autónomos y Monotributistas

Consultas

sistemas en general y sistemas de información

Education