sistemas digitales multifuncionales guía de fax en red · envío de documentos de fax con el...
TRANSCRIPT
SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES
Guía de Fax en Red
©2009 KYOCERA MITA CORPORATION Reservados todos los derechos
Prefacio 1
Prefacio
Gracias por adquirir el Sistema digital multifuncional en color. Este manual contiene explicaciones e instrucciones sobre el controlador N/W-Fax. Lea este manual antes de usar el Sistema digital multifuncional en color. Guarde este manual en un lugar que tenga al alcance y utilícelo para configurar un entorno que aproveche al máximo las funciones del equipo.
Cómo leer este manual
Símbolos usados en este manualEn este manual, se describe alguna información importante con los símbolos mostrados a continuación. Asegúrese de leer esta información antes de utilizar el equipo.
Además de la información descrita arriba, en este manual también se incluye información que puede ser útil para la utilización del equipo y que va acompañada de los siguientes símbolos:
PantallasLas pantallas utilizadas en este manual pueden ser distintas de las reales en función del entorno de uso del equipo, como el estado de instalación de opciones.En este manual se incluyen pantallas para el formato de papel A/B. Si utiliza papel de formato LT, las pantallas o el orden de los botones pueden variar en su equipo
Marcas registradasEl nombre oficial de Windows 2000 es Microsoft Windows 2000 Operating System.El nombre oficial de Windows XP es Microsoft Windows XP Operating System.El nombre oficial de Windows Vista es Microsoft Windows Vista Operating System.El nombre oficial de Windows Server 2003 es Microsoft Windows Server 2003 Operating System.El nombre oficial de Windows Server 2008 es Microsoft Windows Server 2008 Operating SystemMicrosoft, Windows, Windows NT, así como los nombres de otros productos de Microsoft son marcas comerciales propiedad de Microsoft Corporation en EE.UU., así como en otros países. Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari, TrueType y LaserWriter son marcas comerciales propiedad de Apple Inc. en EE.UU. y en otros países.Adobe, Adobe Acrobat, Adobe Reader, Adobe Acrobat Reader y PostScript son marcas comerciales propiedad de Adobe Systems Incorporated.Mozilla, Firefox y el logotipo Firefox son marcas comerciales o registradas propiedad de Mozilla Foundation en EE.UU. y en otros países.IBM, AT y AIX son marcas comerciales propiedad de International Business Machines Corporation.NOVELL, NetWare y NDS son marcas comerciales propiedad de Novell, Inc.El resto de nombres de empresa y de productos que aparecen en este manual son marcas comerciales que pertenecen a sus respectivas empresas.
Indica una situación potencialmente peligrosa que, en caso de no evitarse, podría provocar lesiones graves o incluso la muerte al operador, así como graves daños o un incendio en el equipo o bienes situados en las proximidades.
Indica una situación potencialmente peligrosa que, si no se evita, puede provocar lesiones leves o moderadas al operador y daños parciales al equipo o a los bienes situados en las proximidades.
Indica información a la que debe prestar atención al utilizar el equipo.
Describe información útil para la utilización del equipo.
Páginas que describen información y elementos relacionados con la tarea que se está realizando actualmente. Consulte estas páginas si es necesario.
ADVERTENCIA
PRECAUCIÓN
Hinweis
ÍNDICE 3
ÍNDICE
Prefacio ..................................................................................................................................... 1Cómo leer este manual ......................................................................................................... 1
Capítulo 1 INTRODUCCIÓN
Características y funciones..................................................................................................... 6Características funcionales destacadas................................................................................ 6
Capítulo 2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax ................................................... 8Preparación de los documentos para enviarlos por fax ........................................................ 8Envío de faxes desde aplicaciones de Windows................................................................... 8Especificación de los destinatarios...................................................................................... 11
Capítulo 3 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
Procedimiento de configuración........................................................................................... 22Configuración de los valores iniciales de las opciones del controlador N/W-Fax ............... 22Configuración de las opciones de impresión para cada trabajo de impresión .................... 22
Configuración de las opciones de N/W-Fax......................................................................... 23Configuración de propiedades de envío.............................................................................. 23Configuración de propiedades de portada .......................................................................... 24Configuración de propiedades de Información del remitente .............................................. 25Visualización de la información de la versión...................................................................... 25
Envío de faxes con funciones ampliadas ............................................................................ 26Almacenamiento de documentos de fax como archivo ....................................................... 26Transmisión aplazada ......................................................................................................... 26Envío de un fax con portada ............................................................................................... 27
Capítulo 4 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Errores del controlador N/W-Fax .......................................................................................... 30Mensajes de error de instalación del controlador N/W-Fax................................................. 30Errores generales del controlador N/W-Fax........................................................................ 32
Capítulo 5 APÉNDICE
Muestras de portadas ............................................................................................................ 34Portada estándar ................................................................................................................. 34Portada de empresa............................................................................................................ 35Portada profesional ............................................................................................................. 36
ÍNDICE ALFABÉTICO............................................................................................................................................ 37
1.INTRODUCCIÓN
Esta sección proporciona una descripción general de las funciones de fax en red.
Características y funciones..................................................................................................... 6Características funcionales destacadas.................................................................................................................6
1 INTRODUCCIÓN
6 Características y funciones
Características y funciones
Este equipo proporciona la función de fax en red, que simplifica y satisface las necesidades de fax de la oficina y permite enviar documentos digitales de fax a través Internet o de fax ordinario directamente desde el escritorio.
La transmisión de fax con el controlador N/W-Fax sólo está disponible cuando la unidad de fax opcional está instalada.Active la opción de SNMP en COMMAND CENTER para usar las funciones de N/W-Fax. El controlador N/W-Fax no funciona si la opción de SNMP no está activada en COMMAND CENTER aunque la unidad de fax opcional esté instalada.
Características funcionales destacadasEl software intuitivo del controlador N/W-Fax de red le permite seleccionar el controlador de impresora de fax para enviar documentos de fax de forma electrónica o a través de Internet desde su ordenador a uno o más destinatarios. Puede definir fácilmente propiedades de los trabajos de fax, desde la lista de envío hasta las resoluciones del fax. El controlador N/W-Fax se complementa con el Visor de la libreta de direcciones. Esta combinación de aplicaciones le permite gestionar de una forma sencilla la selección de destinatarios de fax, así como acceder a la libreta de direcciones con mayor facilidad.
El controlador N/W-Fax le permite configurar listas de envío y enviar documentos electrónicos desde su PC a uno o más destinatarios. El envío de documentos de fax es similar a la impresión en una impresora designada, lo que hace que el uso del controlador N/W-Fax sea rápido y simple. Puede seleccionar las propiedades de fax. Estas propiedades de fax son los atributos que puede configurar para definir la información del remitente y del destinatario para procesar trabajos de fax, como las opciones de marcado, la información del remitente, la resolución del fax y el diseño de la página.Entre otras funciones se incluyen un programador de fax de fácil utilización que permite establecer la fecha y hora de transmisión del fax. También existen opciones para la portada. Asimismo, puede incluir una portada personalizada con la transmisión del fax que incluya por ejemplo información sobre el fax del remitente y el destinatario, además de un mensaje detallado. Puede mantener fácilmente información del remitente y de contacto que se puede imprimir en las portadas.
Hinweis
El envío de documentos impresos por fax debe realizarse desde la pantalla táctil.
La calidad de imagen de los originales enviados con el controlador N/W-Fax es distinta de la de los originales enviados con el modo de fax general.Si especifica las direcciones de correo electrónico como destinatarios con el controlador N/W-Fax, el documento se enviará como un documento de fax a través de Internet. La función de fax a través de Internet permite a los usuarios enviar originales del mismo modo que las funciones de fax. Sin embargo, con la función de fax a través de Internet el documento de fax se manda a través de Internet, aunque se envíe a través de la línea telefónica pública conmutada. Con el fin de enviar documentos por fax a través de Internet, el dispositivo remoto debe ser compatible con la función de fax a través de Internet.Para obtener más información acerca de la función de fax a través de Internet, consulte la Guía de Escaneado.
2.ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Esta sección describe cómo utilizar un fax mediante el controlador N/W-Fax.
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax................................................... 8Preparación de los documentos para enviarlos por fax .........................................................................................8Envío de faxes desde aplicaciones de Windows ...................................................................................................8Especificación de los destinatarios.......................................................................................................................11
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
8 Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax
La información siguiente resume los pasos que se deben seguir para enviar un fax desde el ordenador de escritorio:Genere un documento.Imprímalo y envíelo al controlador de fax.Agregue los nombres y los números de fax de los destinatarios.Seleccione una portada predeterminada (opcional).Envíe el fax.
Preparación de los documentos para enviarlos por faxPara obtener una vista previa de la posición de los objetos, como los encabezados, los pies de página o los objetos de dibujo, cambie a la vista de diseño de página de la aplicación. Si la aplicación de software que está utilizando dispone de una opción de vista preliminar, utilícela para visualizar el fax antes de remitirlo.
Envío de faxes desde aplicaciones de WindowsUna vez instalado el controlador N/W-Fax, podrá enviar el documento directamente desde la mayoría de aplicaciones de Windows como un documento de fax o de fax a través de Internet. Puede imprimir con las distintas funciones si configura las opciones de impresión en el controlador de la impresora.
Si desea especificar los destinatarios con el Visor de la libreta de direcciones, añada primero los contactos al Visor de la libreta de direcciones.Puede especificar hasta 400 destinatarios en una única operación. Además, puede enviar el documento por fax y por fax a través de Internet al mismo tiempo. Sin embargo, si está configurado el envío de una portada o la impresión de la página de encabezado en los dispositivos de los destinatarios, se imprimirán todas las direcciones de los destinatarios. Si desea proteger la información de los destinatarios, envíe el documento de fax a través de Internet de forma separada a cada destinatario en lugar de enviarlo a varios destinatarios al mismo tiempo.
Envío de faxes desde aplicaciones de Windows
En el procedimiento descrito a continuación se utiliza Windows Vista. El procedimiento es básicamente el mismo si se usan otros sistemas operativos Windows.
1 Abra el archivo y seleccione [Imprimir] en el menú [Archivo] de la aplicación.Aparece el cuadro de diálogo [Imprimir].
2 Seleccione [HS Series Fax] y haga clic en [Preferencias].
Aparece el cuadro de diálogo [Preferencias de impresión].
Es posible que el procedimiento para abrir el cuadro de diálogo de propiedades del controlador de la impresora sea diferente en función de la aplicación que esté utilizando. Si desea obtener instrucciones sobre cómo abrir el cuadro de diálogo [Preferencias de impresión], consulte el manual de la aplicación.Según la aplicación que se utilice, aparecerá [Preferencias] en lugar de [Propiedades] en el cuadro de diálogo [Imprimir].
2.ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax 9
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
3 Haga clic en la ficha [Enviar] y especifique los destinatarios y demás opciones.
Debe especificar los destinatarios a los que desea enviar un documento como un fax. Para obtener instrucciones acerca de cómo especificar los destinatarios, consulte la siguiente sección.
P.11 "Especificación de los destinatarios"Para obtener información acerca de otras opciones de la ficha Enviar, consulte la siguiente sección.
P.23 "Configuración de propiedades de envío"
4 Cuando desee enviar un documento con una portada de fax, haga clic en la ficha [Portada], seleccione el tipo de portada en el cuadro de lista desplegable [Portada] y especifique las demás opciones.
Si activa la opción [Información del remitente], continúe en el siguiente paso y especifique el mensaje que debe aparecer como información del remitente. En caso contrario, vaya al paso 6.
Para obtener instrucciones sobre cómo configurar la ficha [Portada], consulte la siguiente sección. P.24 "Configuración de propiedades de portada"
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
10 Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax
5 Si activa la opción [Información del remitente] en la ficha [Portada], haga clic en la ficha [Información del remitente] e introduzca el mensaje de información del remitente que desea que aparezca en la hoja de la portada de fax.
Hinweis
En el cuadro de texto de la ficha [Información del remitente], puede introducir hasta 500 caracteres.
Para obtener instrucciones sobre cómo configurar la ficha Información del remitente, consulte la siguiente sección.
P.25 "Configuración de propiedades de Información del remitente"
6 Haga clic en [Aceptar] para guardar la configuración.
7 Haga clic en [Aceptar] para enviar el documento.
Puede supervisar y gestionar el trabajo de fax enviado desde su sistema con COMMAND CENTER.Según la aplicación que se utilice, aparecerá [Aceptar] en lugar de [Imprimir] en el cuadro de diálogo Imprimir.
Hinweis
Si utiliza el controlador N/W-Fax para enviar un trabajo de fax, compruebe si se ha enviado correctamente el trabajo en la pantalla "Registros - Transmitir" de COMMAND CENTER.
2.ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax 11
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Especificación de los destinatariosPuede especificar los destinatarios con los siguientes métodos:
P.11 "Especificación de los destinatarios desde la libreta de direcciones" P.14 "Búsqueda de los destinatarios en la libreta de direcciones" P.18 "Especificación manual de los destinatarios"
También puede eliminar los destinatarios agregados a la lista "A". P.19 "Eliminación de los destinatarios"
Especificación de los destinatarios desde la libreta de direcciones
1 Haga clic en [Selecc. libreta de direcciones...] en la ficha [Enviar].
Aparece el Visor de la libreta de direcciones.
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
12 Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax
2 Busque en la categoría de la Libreta de direcciones en la que se encuentran los destinatarios.
Libreta de direcciones privada: Contiene los contactos registrados en la libreta de direcciones de cliente asociada en el equipo cliente. Es posible registrar hasta 200 grupos en la carpeta "Grupo", 2.000 contactos en la carpeta "Ubicación/Personas" y 2.000 contactos en total entre las carpetas "Grupo" y "Ubicación/Personas".Libreta de direcciones pública: Contiene los contactos registrados en la libreta de direcciones del equipo.Libreta de direcciones de MAPI: Contiene los contactos de la libreta de direcciones del cliente de correo electrónico predeterminado del equipo. La pantalla varía según el tipo de programa de correo de Microsoft que utilice.Libr. dir. de Windows Mail: Contiene los contactos de la libreta de direcciones de MS Outlook Express del PC cliente. Es posible descargar hasta 2000 contactos en la carpeta "Ubicación/Personas". Si el número de contactos es superior a 2000, solo se podrán descargar 2000 y el resto se omitirá.Las opciones mostradas varían según la aplicación de correo de Microsoft.Libreta de direcciones de LDAP: Contiene los contactos del servidor LDAP especificado. Es posible registrar hasta 2000 contactos en la carpeta "Ubicación/Personas".Importar libreta de direcciones: Cuando se ha importado la libreta de direcciones desde un archivo CSV o vCard, el sistema muestra esta libreta de direcciones.
Si desea obtener más información sobre el Visor de la libreta de direcciones, consulte la ayuda en línea del Visor de la libreta de direcciones.
2.ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax 13
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
3 Seleccione el contacto que desee agregar como destinatario y haga clic en el icono [Fax] ( ) en la barra de herramientas para agregar el número de fax como destinatario o haga clic en el icono [Correo] ( ) para agregar la dirección de correo electrónico como destinatario.
Repita esta operación hasta que haya seleccionado todos los destinatarios.Cuando seleccione el número de fax de destino, el icono del número de fax que se encuentra delante del nombre del contacto se transformará en un icono de fax con una marca de verificación ( ).Cuando seleccione la dirección de correo de destino, el icono del correo electrónico que se encuentra delante del nombre del contacto se transformará en un icono de correo electrónico con una marca de verificación ( ).
Puede cancelar la selección del número de fax o de la dirección de correo electrónico si selecciona el contacto y vuelve a hacer clic en el icono [Fax] o [Correo] de la barra de herramientas.También puede seleccionar el número de fax del destinatario si hace clic con el botón derecho en el contacto y elige [Seleccionar] y [Número de fax] en el menú.También puede seleccionar la dirección de correo electrónico del destinatario si hace clic con el botón derecho del ratón sobre el contacto y elige [Seleccionar] y [Correo electrónico] en el menú.
4 Después de haber seleccionado todos los destinatarios, haga clic con el botón derecho en el panel derecho y seleccione [Selección] en el menú mostrado.
Aparece el cuadro de diálogo [Destinos].
También puede ver el cuadro de diálogo [Destinos] haciendo clic en el icono [Selección] ( ) de la barra de herramientas.
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
14 Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax
5 Confirme los destinos seleccionados en el cuadro de diálogo. Si desea eliminar un destino de la lista de destinatarios, seleccione un contacto y haga clic en [Eliminar].
6 Tras confirmar los destinos, haga clic en [Aceptar].
7 Se cierra el Visor de la libreta de direcciones y se agregan los destinatarios seleccionados a la lista [A].
Búsqueda de los destinatarios en la libreta de direcciones
1 Haga clic en [Selecc. libreta de direcciones...] en la ficha [Enviar].
Aparece el Visor de la libreta de direcciones.
2.ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax 15
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
2 Haga clic en el menú [Editar] y seleccione [Buscar].
Aparece el cuadro de diálogo [Buscar contacto].
3 Seleccione una libreta de direcciones para buscar los contactos en el cuadro de lista desplegable [Fuente de datos].
Es posible configurar la libreta de direcciones predeterminada de la opción [Fuente de datos] si se selecciona [Ver] - [Configuración predeterminada] - [Fuente de datos] en la barra de menús.
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
16 Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax
4 Haga clic en la ficha [Persona] e introduzca el texto de búsqueda en los cuadros siguientes que necesite.
Mostrar nombre: Introduzca los caracteres o la cadena de búsqueda para buscar por el nombre.Número de fax: Introduzca los caracteres o la cadena de búsqueda para buscar por el número de fax del contacto.Correo electrónico: Introduzca los caracteres o la cadena de búsqueda para buscar por la dirección de correo electrónico del contacto.
Hinweis
Debe rellenar al menos uno de estos campos para buscar un contacto. Se buscarán los contactos que tengan exactamente el mismo nombre, número de fax o dirección de correo electrónico que la cadena de búsqueda introducida.
Si desea eliminar todos los valores introducidos, haga clic en [Borrar todo].
5 Haga clic en [Buscar].Se inicia la búsqueda de los contactos en la libreta de direcciones seleccionada. Cuando termina la búsqueda, los contactos encontrados aparecen en la lista en la parte inferior del cuadro de diálogo.
Si desea detener la búsqueda, haga clic en [Detener].
6 Seleccione los contactos encontrados y haga clic en [Dirección].
Aparece el cuadro de diálogo [Selección de tipo].
2.ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax 17
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
7 Active la casilla [Dirección de email] si desea añadir las direcciones de los contactos seleccionados como destinos, y la casilla [Número de fax] si desea agregar el número de fax de los contactos seleccionados como destinos.
El tipo de destino predeterminado del cuadro de diálogo [Selección de tipo] se puede configurar si se selecciona [Ver] - [Configuración predeterminada] - [Selección de tipo] en la barra de menús.
8 Haga clic en [Aceptar].Aparece el cuadro de diálogo [Destinos].
9 Haga clic en [Aceptar].
Los contactos seleccionados se agregan como destinatarios de N/W-Fax.
10 Se cierra el cuadro de diálogo [Destinos] y se agregan los destinatarios seleccionados a la lista [A].
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
18 Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax
Especificación manual de los destinatarios
1 Haga clic en [Nuevo].
Aparecerá el cuadro de diálogo [Marcac. directa].
2 Para agregar una dirección de fax a través de Internet como destinatario, seleccione [Fax a través de Internet] e introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro de la derecha.
Para agregar un número de fax como destinatario, seleccione [Número de fax] e introduzca el número de fax en el cuadro de la derecha. Además, si especifica una Dirección alternativa, introdúzcala en el cuadro [SUB] y escriba la contraseña de seguridad de la dirección alternativa en el cuadro [CTS].
Sólo puede enviar un documento a un número de fax si la unidad de fax opcional está instalada.Use "-" (guión) si realiza el envío desde N/W-Fax y desea insertar pausas en el número de fax.
3 Haga clic en [Aceptar].El destinatario introducido se agrega a la lista [A].
2.ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Envío de documentos de fax con el controlador N/W-Fax 19
2 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE FAX DESDE PC CLIENTE
Eliminación de los destinatarios
1 Seleccione el destinatario que desea eliminar de la lista [A].
2 Haga clic en [Quitar].El destinatario que ha seleccionado se elimina de la lista [A].
3.CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
En esta sección se describe cómo configurar las opciones del controlador N/W-Fax.
Procedimiento de configuración .......................................................................................... 22Configuración de los valores iniciales de las opciones del controlador N/W-Fax ................................................22Configuración de las opciones de impresión para cada trabajo de impresión .....................................................22
Configuración de las opciones de N/W-Fax ........................................................................ 23Configuración de propiedades de envío...............................................................................................................23Configuración de propiedades de portada ...........................................................................................................24Configuración de propiedades de Información del remitente...............................................................................25Visualización de la información de la versión.......................................................................................................25
Envío de faxes con funciones ampliadas ............................................................................ 26Almacenamiento de documentos de fax como archivo........................................................................................26Transmisión aplazada ..........................................................................................................................................26Envío de un fax con portada.................................................................................................................................27
3 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
22 Procedimiento de configuración
Procedimiento de configuración
Hay varias formas de configurar las opciones del controlador N/W-Fax. La repercusión de la configuración variará según cómo se definan las opciones.
Configuración de los valores iniciales de las opciones del controlador N/W-FaxAbra las propiedades del controlador N/W-Fax desde la carpeta Impresoras del menú [Inicio] de Windows para establecer los valores iniciales de las opciones de N/W-Fax.
Procedimiento para mostrar la información
1 Haga clic en [Inicio] y [Panel de control], y seleccione [Impresoras].Si usa Windows 2000/XP/Server 2003, haga clic en [Inicio] y seleccione [Impresoras y faxes].
2 Seleccione el controlador N/W-Fax, haga clic en el menú [Archivo] y seleccione [Preferencias de impresión].
Configuración de las opciones de impresión para cada trabajo de impresiónAbra las propiedades de la impresora desde el cuadro de diálogo de impresión de una aplicación para establecer los valores del trabajo N/W-Fax actual. La configuración de las opciones del controlador N/W-Fax específica para un determinado trabajo N/W-Fax se establece con este método.
Procedimiento para mostrar la información
1 Haga clic en el menú [Archivo] y seleccione [Imprimir] en una aplicación.
2 Seleccione [HS Series Fax] y haga clic en [Propiedades] o [Preferencias].
3 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
Configuración de las opciones de N/W-Fax 23
Configuración de las opciones de N/W-Fax
Las opciones de N/W-Fax son los atributos que definen el modo en el que se transmite un trabajo de fax. Por ejemplo, puede especificar los destinatarios, la resolución y el tamaño del papel.
Para obtener más instrucciones sobre la configuración de las transmisiones de fax, consulte los procedimientos de la siguiente sección.
P.26 "Envío de faxes con funciones ampliadas"
Configuración de propiedades de envíoEn la ficha [Enviar] del cuadro de diálogo de propiedades de N/W-Fax, podrá especificar los destinatarios y el modo de envío del documento de fax.
Para especificar los destinatarios, puede seleccionarlos en la libreta de direcciones o introducir el destinatario manualmente.
P.11 "Especificación de los destinatarios"
1) AEste campo muestra la lista de destinatarios que se ha especificado.
2) [Selecc. libreta de direcciones...]Haga clic para acceder al Visor de la libreta de direcciones. Puede seleccionar los destinatarios desde la libreta de direcciones.
P.11 "Especificación de los destinatarios desde la libreta de direcciones"
Hinweis
Para usar la libreta de direcciones, debe registrar los contactos con el Visor de la libreta de direcciones.
3) [Nuevo]Haga clic para agregar un nuevo destinatario de forma manual. Aparecerá el cuadro de diálogo [Marcac. directa].
P.18 "Especificación manual de los destinatarios"
4) [Quitar]Seleccione un destinatario en la lista [A] y haga clic aquí para eliminar el destinatario de la lista.
P.19 "Eliminación de los destinatarios"
5) ResoluciónSeleccione la resolución del documento de fax. - Estándar (200 x 100 ppp): Seleccione esta opción para enviar un documento en modo estándar (200 x 100 ppp). - Fino (200 x 200 ppp): Seleccione esta opción para enviar un documento en modo fino (200 x 200 ppp). - Super Fino (200 x 400 ppp): Seleccione esta opción para enviar un documento en modo super fino
(200 x 400 ppp).- Ultra Fino (400 x 400 ppp): Seleccione esta opción para enviar un documento en modo ultra fino (400 x 400 ppp).
6) Cód. dpto.Introduzca el código de departamento de 5 dígitos si fuera necesario. Cuando esté activado el código de departamento en este equipo, deberá introducir el código de departamento para enviar un documento de fax.
3
468
10
1
2579
11
3 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
24 Configuración de las opciones de N/W-Fax
Si no introduce ningún código cuando el código de departamento está activado en el equipo y la opción Seguimiento del código de departamento está desactivada en COMMAND CENTER, el trabajo se almacenará en la lista de trabajos no válidos sin que se transmita el documento. Podrá liberar o eliminar el trabajo almacenado en esta lista si pulsa el botón [EST. TRAB.] del panel táctil. Para obtener instrucciones sobre cómo liberar o eliminar un trabajo de la lista de trabajos no válidos, consulte la Guía de Impresión.Si no introduce ningún código cuando el código de departamento está activado en el equipo y la opción Seguimiento del código de departamento está configurada como IMPRIMIR en COMMAND CENTER, el trabajo se enviará.Si no introduce ningún código cuando el código de departamento está activado en el equipo y la opción Seguimiento del código de departamento está configurada como ELIMINAR en COMMAND CENTER, el trabajo se eliminará automáticamente.
7) Tamaño papelSeleccione el tamaño del papel del documento.
8) OrientaciónSeleccione la orientación del documento.
9) Guardar como arch.Seleccione esta opción para guardar documentos de hasta 10 GB en la carpeta "FILE_SHARE" del equipo, así como para enviar el documento como un fax y un fax a través de Internet.
P.26 "Almacenamiento de documentos de fax como archivo"
Cuando esté configurada la opción de portada, la portada y el original se almacenarán en la carpeta "FILE_SHARE".
10) Formato arch.Seleccione el formato de archivo del documento que desea guardar. Esta opción sólo se puede seleccionar si se ha activado la casilla "Guardar como arch.".
11) Fax aplazadoSeleccione si desea enviar el documento ahora o más tarde.- Enviar fax ahora: Seleccione esta opción para enviar el documento de forma inmediata. - Enviar fax más tarde: Seleccione esta opción para enviar un documento a una fecha y hora especificadas. Si esta
opción está seleccionada, haga clic en [Editar] para abrir el cuadro de diálogo Fecha y hora programadas y configurar la fecha y hora en que se realizará la transmisión de fax. El trabajo de fax enviado a este equipo se almacenará en la cola de fax hasta que llegue la hora y la fecha especificadas.
P.26 "Envío de un documento a una fecha y hora determinadas"
Configuración de propiedades de portadaEn la ficha [Portada] del cuadro de diálogo de propiedades de N/W-Fax, podrá especificar la portada que desea enviar. Si habilita la opción de portada, se adjuntará una portada como primera página del documento enviado a los destinatarios.
P.27 "Preparación de la portada"
1) PortadaSeleccione el tipo de portada que desea: [Portada estándar], [Portada de empresa] y [Portada profesional]. Para ver muestras de portadas, vea el Apéndice al final de esta guía.
2) Nombre fuenteSeleccione la fuente que desea utilizar en la portada.
1234
56
7
3.CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
Configuración de las opciones de N/W-Fax 25
3 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
3) AsuntoIntroduzca el asunto que desea que aparezca en la portada. Puede introducir hasta 40 caracteres.
4) MensajeIntroduzca el mensaje que desea que aparezca en la portada. Puede introducir hasta 500 caracteres.
5) Información del remitenteActive esta opción si desea imprimir la información del remitente en la portada. Una vez activada, especifique la información del remitente en la ficha Información del remitente.
P.25 "Configuración de propiedades de Información del remitente"
6) Información de los destinatariosActive esta casilla para que en la portada se muestre información sobre el destinatario. Seleccione una o varias de las siguientes opciones para determinar qué información desea que aparezca en el campo [A:] de la portada. - Nombre: Active esta opción para que el nombre del destinatario aparezca en la portada. - Empresa: Active esta opción para que el nombre de la empresa destinataria aparezca en la portada.- Nombre de dpto.: Active esta opción para que el nombre del departamento destinatario aparezca en la portada.- Número de fax: Active esta opción para que el número de fax del destinatario o su dirección de fax de Internet
aparezcan en la portada.
7) N.º de referenciaIntroduzca el número de referencia que identifica al documento de fax. Este número aparecerá en la portada.
Configuración de propiedades de Información del remitenteEn la ficha [Información del remitente] del cuadro de diálogo de propiedades de N/W-Fax, podrá especificar la información del remitente que aparece en la portada. Sólo puede especificar esta información si está activada la casilla "Información del remitente" en la ficha Portada.En el campo de texto de la ficha Información del remitente, puede introducir hasta 500 caracteres.
Visualización de la información de la versiónEn la ficha [Acerca] del cuadro de diálogo de propiedades de N/W-Fax, podrá visualizar la información de la versión del controlador N/W-Fax.
3 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
26 Envío de faxes con funciones ampliadas
Envío de faxes con funciones ampliadas
El controlador N/W-Fax permite a los usuarios realizar las siguientes funciones. P.26 "Almacenamiento de documentos de fax como archivo" P.26 "Transmisión aplazada" P.27 "Envío de un fax con portada"
Almacenamiento de documentos de fax como archivoPuede guardar un documento en la subcarpeta "TXFAX" de la carpeta "FILE_SHARE" de este equipo, así como enviar el documento a números de fax y a direcciones de fax a través de Internet.
Almacenamiento de un documento de fax en el buzón predeterminado
1 Acceda a la ficha [Enviar] y active la casilla de verificación [Guardar como arch.].
2 Seleccione el formato de archivo en el cuadro de lista desplegable [Formato arch.].
3 Especifique el resto de opciones de envío del documento y haga clic en [Aceptar].
4 Haga clic en [Aceptar] (o [Imprimir]) para enviar el documento a este equipo.El documento se almacenará en la carpeta "TXFAX" de la carpeta "FILE_SHARE" de este equipo.
El archivo guardado contendrá la portada cuando se configure la portada.
Transmisión aplazadaCuando programe una transmisión de fax aplazada, el documento de fax se almacenará en la cola de documentos de fax de este equipo y se enviará en la hora y fecha especificadas.
Envío de un documento a una fecha y hora determinadas
1 Acceda a la ficha [Enviar] y seleccione [Enviar fax más tarde] en el cuadro de lista desplegable [Fax aplazado].
2 Haga clic en [Editar].Aparece el cuadro de diálogo [Fecha y hora programadas].
3.CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
Envío de faxes con funciones ampliadas 27
3 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
3 Seleccione la fecha y la hora, y haga clic en [Aceptar].
Puede hacer clic en la flecha de la fecha para abrir un calendario que le permite seleccionar una fecha determinada.Introduzca la hora a la que desea que se inicie la transmisión de fax. Puede utilizar las teclas de dirección arriba y abajo como ayuda para configurar la hora y establecerla con el formato adecuado.
Hinweis
No se puede programar una fecha con más de un mes de antelación. Si el mes actual no tiene una fecha como la actual, la fecha se configurará como el último día del mes siguiente. Por ejemplo, si la fecha actual es el 31 de marzo, la fecha máxima que se puede seleccionar para el fax aplazado será el 30 de abril.
4 Especifique el resto de opciones de envío del documento y haga clic en [Aceptar].
5 Haga clic en [Aceptar] (o [Imprimir]) para enviar el documento a este equipo.
Envío de un fax con portadaPuede elegir una portada para remitirla con su transmisión de fax. La portada se fusiona con los datos de la lista [A] de destinatarios y genera una portada de fax. Puede elegir la información que desea incluir en la portada, como la información del remitente o del destinatario.
Preparación de la portada
1 Acceda a la ficha [Portada] y seleccione un tipo de portada en el cuadro [Portada].
Para ver una muestra de las portadas, consulte el apéndice que se encuentra al final de esta guía. P.34 "Muestras de portadas"
2 Seleccione la fuente en el cuadro [Nombre fuente].
La fuente que seleccione se aplicará al texto contenido en la portada.
3 Introduzca el asunto que desea que aparezca en la portada en el cuadro [Asunto].
Puede introducir hasta 40 caracteres en el asunto.
4 Introduzca el mensaje que desea que aparezca en la portada en el cuadro [Mensaje].
Puede introducir hasta 500 caracteres en el mensaje.
3 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES
28 Envío de faxes con funciones ampliadas
5 Si desea que la información del remitente aparezca en la portada, active la casilla de verificación [Información del remitente].
Si activa esta casilla, haga clic en la ficha [Información del remitente] e introduzca la información del remitente en el cuadro de texto. Puede introducir hasta 500 caracteres en el cuadro de texto de información del remitente.
6 Si desea que la información de los destinatarios aparezca en la portada, active la casilla de verificación [Información de los destinatarios] y active las opciones que componen la información del remitente.
Nombre: Active esta opción para que el nombre del destinatario aparezca en la portada.Empresa: Active esta opción para que el nombre de la empresa aparezca en la portada. Nombre de dpto.: Active esta opción para que el nombre del departamento del destinatario aparezca en la portada. Número de fax: Active esta opción para que el número de fax del destinatario o su dirección de fax de Internet aparezca en la portada.
La información de los departamentos se extrae de la libreta de direcciones. Si se ha agregado el destinatario manualmente, dicha información no aparecerá en la portada, excepto el número de fax o la dirección de fax a través de Internet.La información de todos los destinatarios aparecerá en la portada.
7 Si desea que el número de referencia que identifica al documento aparezca en la portada, active la casilla de verificación [N.º de referencia] e introduzca el número de referencia en el cuadro adecuado.
Puede introducir un número de referencia de hasta 20 caracteres.
8 Especifique el resto de opciones de envío del documento y haga clic en [Aceptar].
9 Haga clic en [Imprimir] para enviar el documento a este equipo.
4.SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
En esta sección se describe cómo solucionar problemas relacionados con funciones de impresión.
Errores del controlador N/W-Fax .......................................................................................... 30Mensajes de error de instalación del controlador N/W-Fax..................................................................................30Errores generales del controlador N/W-Fax.........................................................................................................32
4 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
30 Errores del controlador N/W-Fax
Errores del controlador N/W-Fax
Para obtener información sobre los errores del controlador N/W-Fax, consulte la siguiente sección. P.30 "Mensajes de error de instalación del controlador N/W-Fax" P.32 "Errores generales del controlador N/W-Fax"
Mensajes de error de instalación del controlador N/W-Fax
Hinweis
Para obtener información sobre la instalación del controlador N/W-Fax, consulte la Guía de instalación del Software.
La instalación necesita copiar archivos de Windows NT
Descripción del problemaSe ha seleccionado el puerto equivocado en el cuadro de diálogo Puertos de impresora.
Medida de corrección1. Haga clic en Cancelar hasta que finalice el Asistente para agregar impresora.2. Haga doble clic en Agregar impresora en la carpeta Impresoras pero, cuando deba seleccionar un puerto, elija Puerto
local.
Se necesita el CD del software de cliente
Descripción del problemaAl añadir un nuevo controlador de impresora, el usuario final no seleccionó la opción Utilizar disco y en su lugar eligió el nombre de la impresora en la lista Agregar impresora.
Medida de corrección1. Cancele el Asistente para agregar impresora.2. Haga doble clic en Agregar impresora en la carpeta Impresoras pero, cuando deba buscar el controlador, seleccione
la opción Utilizar disco.3. Seleccione Usar el controlador existente para añadir otra copia de un controlador existente o diríjase al subdirectorio
que contiene el archivo *.inf adecuado.
No se ha podido encontrar el archivo *.DRV en el CD del cliente
Descripción del problemaAl añadir un nuevo controlador de impresora, el usuario no seleccionó la opción Utilizar disco si no que seleccionó el nombre de la impresora de la lista Agregar impresora.
Medida de corrección1. Cancele el Asistente para agregar impresora.2. Haga doble clic en Agregar impresora en la carpeta Impresoras pero, cuando deba buscar el controlador, seleccione
la opción Utilizar disco.3. Acceda al subdirectorio que contiene el archivo *.inf adecuado.
La ubicación no contiene información sobre el hardware
Descripción del problemaLa ruta al archivo *.inf seleccionada durante la instalación del controlador está demasiado lejos. En otras palabras, hay demasiados caracteres en la ruta del directorio.
Medida de correcciónCopie el directorio que contiene el archivo *.inf a la unidad de disco local y reanude la instalación.
Este puerto está actualmente en uso
Descripción del problemaEl controlador estaba abierto, imprimiendo un trabajo o siendo utilizado por otra impresora o aplicación en el momento en el que intentó eliminarlo.
4.SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Errores del controlador N/W-Fax 31
4 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Medida de correcciónAsegúrese de que hayan finalizado todos los trabajos de impresión antes de eliminar un puerto. Si los problemas persisten, salga de todas las aplicaciones y vuelva a intentarlo. Compruebe cada uno de los controladores para averiguar si alguno está utilizando el mismo puerto. Si es así, primero deberá cambiar la configuración de puertos del controlador y, a continuación, eliminar el puerto.
Problema con la configuración de la impresora actual
Descripción del problemaEl controlador no se configuró correctamente, posiblemente porque no finalizó el procedimiento de instalación.
Medida de correcciónElimine el controlador y vuelva a instalarlo desde el CD-ROM de utilidades de cliente o descárguelo de este equipo.
4 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
32 Errores del controlador N/W-Fax
Errores generales del controlador N/W-Fax
Controlador asignado a un puerto equivocado
Descripción del problemaSi el controlador N/W-Fax en una estación de trabajo cliente apunta a un puerto de red incorrecto, los trabajos no aparecerán en la cola de trabajos actuales ni se podrán imprimir.
Medida de corrección1. En el Panel de control, abra la carpeta Impresoras.2. Haga clic con el botón derecho en el icono del controlador de impresora. 3. Seleccione Propiedades en el menú contextual.4. Dependiendo del sistema operativo, elija la siguiente ficha:
- En Windows 2000/XP/Vista/Server 2003/Server2008: Seleccione Puertos. Añada un nuevo puerto y asígnelo a la impresora.
5. Asegúrese de que la ruta a la impresora y el nombre del dispositivo son correctos.\\<nombre de dispositivo>\print- Donde <nombre de dispositivo> es el mismo que el nombre de dispositivo configurado desde la pantalla táctil.
6. Haga clic en la ficha General y haga clic en Imprimir página de prueba para confirmar que la configuración es correcta.
Aparece un mensaje que indica que no se ha podido conectar con el dispositivo MFP
Descripción del problemaCuando los usuarios intentan acceder a las propiedades del controlador de fax en red, aparece un mensaje de error que indica que no se ha podido conectar con el dispositivo MFP.
Medida de correcciónError de comunicación entre el controlador de fax en red y el equipo. Asegúrese de que el equipo está funcionando. Si no, enciéndalo.Conecte el controlador de fax en red al equipo a través de COMMAND CENTER. Si la conexión falla, reinicie el ordenador y este equipo.
Los trabajos de fax no aparecen en la pantalla "Registros - Transmitir" de COMMAND CENTER
Descripción del problemaAl confirmar los registros de trabajos de fax en la pantalla "Registros - Transmitir" en COMMAND CENTER, no se muestran los trabajos de fax enviados.
Medida de correcciónSi el trabajo de fax relevante no está incluido en la lista del registro, es posible que no se haya realizado correctamente el trabajo de transmisión. En ese caso, busque los trabajos sin el código de departamento en "JOB STATUS - FAX" en el panel de control. A continuación, seleccione el trabajo de fax relevante y pulse el botón [ENVIAR] para reenviarlo.
5.APÉNDICE
Esta sección presenta muestras de portadas.
Muestras de portadas ............................................................................................................ 34Portada estándar ..................................................................................................................................................34Portada de empresa.............................................................................................................................................35Portada profesional ..............................................................................................................................................36
5 APÉNDICE
34 Muestras de portadas
Muestras de portadas
Portada estándar
Reference Number: 0000000000000000To: 00000000001From: MFP-00C67861Subject: N/W-Fax DocumentMessage: This is a N/W-Fax Document.
5.APÉNDICE
Muestras de portadas 35
5 APÉNDICE
Portada de empresa
Reference Number: 0000000000000000To: 00000000001From: MFP-00C67861Subject: N/W-Fax DocumentMessage: This is a N/W-Fax Document.
5 APÉNDICE
36 Muestras de portadas
Portada profesional
Reference Number: 0000000000000000To: 00000000001From: MFP-00C67861Subject: N/W-Fax DocumentMessage: This is a N/W-Fax Document.
ÍNDICE ALFABÉTICO 37
ÍNDICE ALFABÉTICO
AA ....................................................................... 19, 23Asunto ............................................................... 25, 27
BBuscar ............................................................... 15, 16
CCaracterísticas y funciones ...........................................6Cód. dpto. .................................................................23Correo electrónico ......................................................16CTS ..........................................................................18Cuadro de diálogo Marcac. directa ...............................18
EEnviar fax más tarde ..................................................26Envío de documentos de fax .........................................8Error de instalación ....................................................30Errores generales ......................................................32Especificación de los destinatarios ...............................11
FFax a través de Internet ..............................................18Fax aplazado ...................................................... 24, 26Formato arch. ..................................................... 24, 26Fuente de datos .........................................................15
GGuardar como arch. ............................................ 24, 26
IInformación de los destinatarios ........................... 25, 28Información de versión ...............................................25Información del remitente ..................................... 25, 28
MMensaje ............................................................. 25, 27Mostrar nombre .........................................................16
NN.º de referencia ................................................. 25, 28Nombre fuente .................................................... 24, 27Nuevo ................................................................ 18, 23Número de fax .................................................... 16, 18
OOpciones de N/W-Fax ................................................23Orientación ...............................................................24
PPersona ....................................................................16Portada .............................................................. 24, 27Portada de empresa ...................................................35Portada estándar .......................................................34Portada profesional ....................................................36Propiedades de envío .................................................23Propiedades de Información del remitente ....................25Propiedades de portada .............................................24
QQuitar ................................................................ 19, 23
RResolución ................................................................23
SSelecc. libreta de direcciones .........................11, 14, 23Selección ................................................................. 13SUB ......................................................................... 18
TTamaño papel .......................................................... 24
VValores iniciales ........................................................ 22
Primera Edición 2009.7