sistemas de informacion gernecial
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SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
(S.I.G)
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO
UNITEK
CARRERA PROFESIONAL DE COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA
INTEGRANTES:
VELA QUISPE JHONATAN CATELO PARI DENNIS JAIRO
SISTEMAS DE INFORMACION GERENECIAL
1. INTRODUCCIÓN Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para
obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información formal
llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de
rutina.
Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la
parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).
La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas.
La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del
medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.
2. HISTORIA
Los Sistemas de Información son requeridos para poder dar apoyo al proceso de
toma de decisiones de las organizaciones. Desde esta perspectiva debe ser
absolutamente claro que toda organización requiere de Sistemas de Información,
y los requiere durante toda su existencia. Lo único que va a cambiar en el tiempo,
es la forma en que se implementarán estos sistemas.
Al analizar la llegada de la informática a las empresas, es bueno considerar dos
ámbitos importantes, por una parte está la evolución de las teorías de la
administración y en el otro frente de batalla, la llegada de la computación a las
empresas.
2.1. Historia de la Administración
Sin pretender hacer un análisis exhaustivo de las teorías de administración
(materia propia de otras ramas), es necesario observar algunos hitos
importantes que han influido en el acercamiento al término: "informática"
y su importante relación con las organizaciones.
Es fácil imaginar que en las primeras empresas, aquellas llevadas a cabo
por nuestros ancestros prehistóricos, simplemente se lanzaban en pos de
un objetivo (posiblemente una pieza de cacería que les diera de comer) de
la misma manera que funcionan las manadas de animales salvajes: todos al
ataque en forma instintiva. En esos muy primitivos tiempos, el éxito o
fracaso de las empresas se medían directamente según la sobrevivencia o
muerte de la tribu.
Un importante problema surgió cuando la tribu alcanzó un tamaño tal, que
ya no era tan claro, para quienes tomaban las decisiones, cuántos eran los
miembros, a quiénes se les dio de comer (y quiénes faltan). En ese
momento, la necesidad, actuó como madre de la inventiva y generó los
medios necesarios para poder mantener actualizada esta información.
Desde los "nudos" incaicos hasta los papiros egipcios, cumplieron la misma
función. La idea era contar y si se llevaba bien la cuenta, entonces se tenía
cierta certeza respecto del éxito de la empresa que se emprendiera. Desde
cuidar ovejas hasta construir pirámides o imperios. Dependiendo de la
empresa, se necesitaría de más o menos "contadores" que asegurarán que
todo estaba bien.
Esto debe haber funcionado bien por varios siglos, hasta que las empresas
crecieron tanto que ya no bastaba con los medios antes indicados. La
segunda guerra mundial marcó el inicio de la era de las empresas
multinacionales (los "aliados" son la primera gran empresa multinacional),
donde la distribución de los recursos -la mayoría de las veces escasos- a
distintas partes del mundo, era la clave fundamental para presumir el éxito
o fracaso de la misión. En este estado de las cosas, fue necesario
sistematizar a fondo el proceso de control de recursos y con ello se
definieron una serie de tareas repetitivas que eran necesarias para
mantener este control.
Es en este momento en que queda claro que una empresa no sobrevive
sólo en función de su producto o servicio, sino que tanto la supervivencia
como el éxito de la empresa dependen en buena parte del soporte
administrativo de la organización. Surge entonces la sección
"Administración y Finanzas", que en muchas organizaciones consume casi
el 60% de los recursos que se han invertido en la empresa. Y no es raro que
a la hora de aumentar la inversión, sea esta área la que obtiene los
mayores recursos.
2.2. Computación y Empresa
No obstante lo anterior, no se debe perder de vista el objetivo principal de
las organizaciones, que es "vender" su producto o servicio.
Para ello, las empresas buscan otorgar un soporte adecuado al proceso
productivo, el cual se caracteriza (en la mayoría de los casos) por la
repetición de tareas específicas y muy bien especificadas. Es decir, no sólo
con pocos objetivos muy bien definidos, sino que con una definición muy
precisa de la metodología a seguir para alcanzar el objetivo.
Desde esta perspectiva, fue claro que ciertas empresas de gran volumen,
consideraron la inclusión de mecanismos computarizados, para que
tomaran el control de algunas de estas tareas altamente repetitivas y de
mínimo nivel de necesidad de usar "intelecto". Otras, consideraron el uso
de elementos computarizados para el control y registro de volúmenes de
producción.
La aparición de estos elementos, que en su mayoría eran simples
contadores mecanizados, trajo consigo un efecto que no se puede olvidar.
Hasta antes que llegara la "máquina", había un ser humano haciendo ese
trabajo (que por muy embrutecedor que fuera, igual era una fuente de
trabajo).
Esta situación generó el primer antecedente histórico que se debe tener en
cuenta: El miedo a perder el empleo luego de la incorporación
tecnológica(situación muchas veces utilizada por jefaturas mediocres, para
justificar ciertos despidos que la empresa requiere por otras razones, pero
que no se atreven a enfrentar). Lo anterior, se debe analizar con cuidado y,
al momento de analizar la incorporación de tecnología en los Sistemas de
Información (fundamentalmente computacional), se debe recordar que el
efecto de pérdida de empleos, se produce principalmente entre los "blue
collar" ("cuellos azules" que es la forma en la que se denomina al
trabajador de producción, debido al uso de overoles de ese color), que
debido a la naturaleza repetitiva de su trabajo son "reemplazables" por la
máquina; Muy diferente es la situación de los "white collar", ("cuellos
blancos", que es la forma en que se denomina al personal de
administración y finanzas, así como a los gerentes, pues usan camisas,
habitualmente blancas), quienes tienen un trabajo dual, por una parte la
repetitiva recopilación y actualización de información ("reemplazable"
computacionalmente) y por otra de análisis e interpretación de la
información para la toma de decisiones (que no es tan "reemplazable", al
menos no sólo con Sistemas de Información, ni siquiera con Sistemas
Expertos)
3. CONCEPTOS
3.1. Definición
Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de
información que interactúan entre sí y que proporcionan información
tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración
En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un
Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco
probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento
de las computadoras.
Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas
racionalmente integrados que transforman los datos en información en
una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los
estilos y características de los administradores.
3.2. Actividades Principales de los S.I.G.
Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos,
combinan elementos de los datos, etc.
Proporcionan información en manuales, electromecánicos y
computarizados
Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de
Información para Administradores, Sistema de Información de Informes
Financieros Externos.
3.3. Desarrollo de un S. I. G.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un
sistema de información gerencial que produzca información integrada y
completa
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el
compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función
importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero
pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la
exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de
planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada
vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio
empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la
disminución en la disponibilidad de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más
información para poder realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de
una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de
computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se
conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información
se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una
ventaja estratégica para las organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el
suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la
integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo
simplemente como una forma o manera de reducir los costos
3.4. Factores que determinan su Desempeño
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con
experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o
mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones
que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que éstas sigan una serie de pasos para obtener una
visión general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué
se requiere para mejorarlo.
3.5. Los pasos para analizar los SIG
Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los
distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo,
supervisores, administradores, etc.)
Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,
departamento o punto de prestación de servicios.
Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la
información que se recolecta pero que no se utiliza.
Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son
sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de
los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos
necesitan mejorarse.
Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para
recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar
nuevos instrumentos si es necesario.
Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los
diferentes trabajadores
Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,
registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar,
tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué
observar, qué verificar.
3.6. Estructura de un S. I. G.
Así mismo se define SIG como:
Un sistema integrado usuario –maquina, el cual implica que algunas tareas
son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien
hechas por la máquina, para prever información que apoye las
operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en
una empresa.
El sistema utiliza equipos de computación y software, procedimientos,
manuales, modelos para el análisis la planeación el control y la toma de
decisiones y además una base de datos.
4. CONCLUSIÓN
La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos
sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la
organización. Es por eso que en la actualidad la empresa que no lleve un sistema
cualquiera que este sea no se considera estar a la vanguardia.
5. EJEMPLO DE UNA EMPRESA EN EL PERÚ
EMPRESAS DEL PERU QUE USAN EL SISTEMA ERP
CEMENTO ANDINO PERU
Ha logrado consolidación y crecimiento con SAP Cemento Andino es líder en el
aspecto tecnológico de producción de cemento, habiendo sido la primera en
América en contar con el proceso seco y posteriormente liderando la
innovación tecnológica con diseños hechos por ingenieros peruanos para los
sistemas de pre calcinación de líneas separadas, filtros de Mangas tipo Jet Pulse
y molienda de prensa de rodillos. La empresa también es líder en los proceso
de automatización de producción con sistemas de avanzada como Siemens-
Cemat instalado en el Año 2000.
La compañía se vio en la necesidad de buscar una solución que le permitiera
optimizar los procesos del negocio y consolidar las bases de datos pues hasta
ese momento existían dos, una en Lima y otra en la fábrica, ubicada en la sierra
central, con un sistema e no era totalmente efectivo porque la información
estaba desfasada. Esto en algunas ocasiones generaba problemas de
actualización al no contar con la información a tiempo. Dicha situación era
crítica al consolidar y conciliar la venta y el despacho diario y más aún al final de
mes por los cierres contables y el manejo de inventarios. Teniendo en cuenta lo
anterior, Cemento Andino decidió evaluar las diferentes ofertas del mercado.
"Buscamos un sistema que nos Permitiera crecer conjuntamente, es decir, a
todas las áreas a una misma velocidad en el tiempo, a través de experiencias y
funcionalidades probadas y con beneficios a largo plazo" aseguró Palza
OPTICAS GMO
Ópticas GMO consolida su estrategia de crecimiento con el expertise de SAP
Business All-in-one. El ERP de SAP será implementado y pasará a formar parte
de la gestión operativa de GMO. La decisión de tomar esta medida se enmarca
dentro de un proyecto de gestión corporativa que busca lograr mayor
integración y eficiencia en las operaciones.
BEMBOS
Desde hace 11 años laboro en BEMBOS la más importante cadena de fastfood
de Perú. Como Tecnólogo de Alimentos he trabajado como jefe de producción
de la línea de hamburguesas y en proyectos de desarrollo de productos. En los
últimos 5 años me desempeño en la gestión de la cadena de
abastecimiento teniendo bajo mi responsabilidad las áreas de almacenes,
distribución, aseguramiento de la calidad, producción y compras. Manejamos
un ERP de SAP para la gestión y tenemos 1000 sku`s y 100 proveedores activos,
el presupuesto de compras mensuales es de 1 millón de USD y tenemos
negociaciones con proveedores nacionales y extranjeros para la compra de
carne, papas etc. He participado de la expansion local desde 10 a 46 puntos de
venta y de los proyectos de franquicia en India, Panama y Guatemala, teniendo
la responsabilidad del desarrollo de productos y proveedores y el
abastecimiento desde Lima.
ALICORP
Es la empresa de alimentos más grande del Perú. Con una facturación anual de
aproximadamente 550 millones de dólares, produce y distribuye cerca de 800
productos de tres divisiones de negocios.
“El proyecto de implantación de la solución SAP ERP, que se denominó TEAM
(Trabajando en Equipo Alicorp Mejorará), nace realmente en 1996 con la
búsqueda de una solución integral de información para el área industrial de la
empresa”, indica Ricardo Temoche, Gerente de Sistemas de Alicorp.
“Después de una serie de evaluaciones, finalmente nos decidimos por la
implantación de SAP ERP, por su nivel de integración y porque veníamos de una
serie de fusiones empresariales. El objetivo era estandarizar nuestros procesos,
porque cada empresa que conformó el grupo Alicorp era diferente y la
plataforma de sistemas era muy heterogénea”, explica Temoche.
GRUPO GLORIA
El de Grupo Gloria de Perú incorporó el sistema R/3 SAP 4.0 como solución en
sus cuatro principales empresas. Con ello busca consolidar su posición en el
mercado peruano. “Teníamos la necesidad de mejorar sustancialmente el
tratamiento y manejo de nuestra información, y de integrar de una manera ágil
y segura los datos de todas las empresas del grupo, de modo que contáramos
con información oportuna para la toma de decisiones a nivel corporativo. Así,
entendimos lo que un sistema ERP significaría para el grupo, y cuáles serían los
beneficios y el retorno de inversión en cuanto a mejoras en la gestión para
nuestra empresa”, comenta Pilkington. Según Francis Pilkington, hubo factores
clave que determinaron la decisión por la solución de SAP: “Vimos que SAP
ofrecía un producto más maduro, completo e integrado entre todas sus áreas
funcionales, lo que era muy importante para un grupo tan grande y
diversificado como Gloria. Influyó también el hecho de que SAP se está
consolidando en el mercado nacional, y que cuenta con recursos humanos
locales y una subsidiaria en Perú”.
EMBOTELLADORA JOSE R. LINDLEY
La empresa embotelladora Jose R. Lindley, que produce y comercializa la
conocida bebida peruana Inca Kola, realizó con éxito el proyecto “JRL al 2000”,
bajo el cual implementó la solución SAP como herramienta para la gestión de
sus procesos. Este proyecto le ha permitido a JR Lindley afianzar su liderazgo y
colocarse en el grupo de empresas de clase mundial.
Hoy en día, la embotelladora J.R. Lindley tiene cuatro plantas de embotellado
en Perú: Una en Lima y las otras ubicadas en el Oriente, Norte y centro del país,
todas integradas bajo SAP R/3.
E-WONG
Con el objetivo de consolidar la excelencia en el servicio a clientes,
proveedores, colaboradores y accionistas, la cadena de supermercados más
importante del Perú decidió implementar SAP a principios de 2001. Con este
proyecto, denominado GEMS (Global Enterprise Management System) la
empresa se hizo acreedora del premio “SAP Líder”, un Reconocimiento
otorgado por Profesionales expertos de SAP.
INVERSIÓN PARA LAS EMPRESAS
En relación a la inversión prevista por las empresas en la adquisición de un
Software ERP, la misma se encuentra, en promedio, en el orden de $ 67.630 a $
137.275.
JUSTIFICACION DE LAS INVERSIONES EN EMPRESAS QUE APLICAN ERP:
-Las plantas tienden a ser más eficientes.
-Se mejora el proceso y tiempos de entrega.
-Se reduce los tiempos de espera.
-Incrementa la precisión del inventario.
-Reduce el inventario “Work in process”.
-Los analistas internacionales señalan que el retorno de la inversión en
software para la pequeña empresa se ve en cuatro años y medio, y para la
mediana empresa puede tardar uno o dos años. Por ello resulta atractivo para
el mercado invertir en tecnología.
-Además, las Pymes que están creciendo demandarán más software de gestión
provienen del sector hotelero, industrias de autos, mediana minería,
agroindustrias y textiles.
BENEFICIOS
Para obtener beneficios completos, se necesita un completo éxito operacional
y un retorno óptimo de la inversión del sistema. La organización debe ver más
allá de la utilización del sistema y centrarse en mejorar el desempeño. El
desempeño incremental es de particular importancia en la economía actual. El
siguiente paso, después de una implementación exitosa, es la optimización
midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de
aprendizaje. La optimización trae nuevas ideas que no fueron consideradas
durante la implementación del proyecto o estaban fuera de su alcance, tal
como la expansión del software implementado, el hardware para hacer los
procesos existentes, etc.
BENEFICIOS PARA LA EMPRESA
–>Mejora el flujo de procesos.
–>Reducir inventarios.
–>Datos ordenados, mejor análisis.
–>Información al cliente adecuada y validada.
–>Brinda un panorama real y actualizado de la empresa con información
totalmente actualizada.
–>Brinda a la empresa una gran flexibilidad operacional.
–>Es una herramienta de gran utilidad para compañías multinacionales y entes
corporativos, debido a que permite efectuar cierre fiscal y corporativo.
–>Facilita las labores de auditoria interna y externa.
–>Brinda flexibilidad para realizar consultas de información histórica.
–>Brinda un gran apoyo en la toma de decisiones ya que le asegura
confiabilidad y seguridad total sobre la información contable.
BENEFICIOS PARA EL CLIENTE
–>Reduce errores en las órdenes, facturación y envío.
–>Disminuye los tiempos de espera.
–>Incrementa la calidad.
–>Incluye al cliente en el proceso “Extranets”.