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SISTEMAS DE SISTEMAS DE INFORMACIINFORMACIÓÓN 1N 1

UNIDAD 1.UNIDAD 1.-- CONTEXTO CONTEXTO ORGANIZACIONAL DEL ANORGANIZACIONAL DEL ANÁÁLISISLISIS

¿¿QuQuéé es un sistemas de es un sistemas de informaciinformacióón?n?

�� es todo proceso por medio del cual se es todo proceso por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, con la y se resumen cantidades de datos, con la finalidad de orientar la toma de finalidad de orientar la toma de decisiones.decisiones.

CONTEXTO ORGANIZACIONAL CONTEXTO ORGANIZACIONAL DEL ANDEL ANÁÁLISISLISIS

�� Las organizaciones requieren de ciertas Las organizaciones requieren de ciertas condiciones bcondiciones báásicas que permitan la sicas que permitan la facilidad en las tareas.facilidad en las tareas.

�� Manejo Gran cantidad de informaciManejo Gran cantidad de informacióón.n.�� sistema bien disesistema bien diseññadoado�� Toma de decisiones Toma de decisiones


�� Los sistemas de informaciLos sistemas de informacióón son de suma n son de suma importancia para las funciones cualquier importancia para las funciones cualquier organizaciorganizacióón.n.

�� Recopilar, clasificar, procesar, interpretar y Recopilar, clasificar, procesar, interpretar y resumir datosresumir datos

�� PermitirPermitiráán Toma eficiente decisionesn Toma eficiente decisiones


�� En el contexto organizacionalEn el contexto organizacional�� diferentes experiencias, educacidiferentes experiencias, educacióón y n y pertenencia social, percibirpertenencia social, percibiráán las nuevas n las nuevas formas de hacer su trabajo.formas de hacer su trabajo.

�� De acuerdo con esto De acuerdo con esto �� El diseEl diseñño de un sistema de informacio de un sistema de informacióón n debe adaptarse a las caracterdebe adaptarse a las caracteríísticas sticas particulares de la organizaciparticulares de la organizacióón.n.


�� las diferentes las diferentes estructurasestructuras de la de la organizaciorganizacióón, las consideraciones n, las consideraciones tecnoltecnolóógicas, la gicas, la culturacultura de la organizacide la organizacióón n y las interacciones humanasy las interacciones humanas

�� son factores que se interrelacionan en el son factores que se interrelacionan en el sistema de la organizacisistema de la organizacióón y tienen n y tienen implicaciones en el animplicaciones en el anáálisis y el diselisis y el diseñño de o de los sistemas de informacilos sistemas de informacióón.n.

1.1. OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO Y DEL

AMBIENTE• Los analistas estudian el sistema en uso

– Actividades y procesos que ocurren en el presente

• Las técnicas para hallar hechos (entrevistas, cuestionarios, revisión de los registros, observación)

para recopilar detalles necesarios.

1.1. OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO Y DEL

AMBIENTE

Diagrama del contexto

• El diagrama del contexto, este tiene la finalidad de conocer las características generales del proceso bajo estudio.

• Es decir primero se estudian los detalles de la capa superior para comprender mejor los detalles, para recompilar información más precisa y detallada.

• Formulando preguntas más específicas usando el análisis descendente (top-down).

Diagrama de flujo de datos

• dos tipos:– Diagrama físico de flujo de datos

– Diagrama lógicos de flujo de datos

Diagrama físico de flujo de datos

• Panorama del sistema en uso• Nos Muestra que tareas se llevan a cabo y cómo

• Incluye características físicas como:– Nombre de personas– Nombres o números de formatos y documentos– Nombres de departamentos– Archivo de transacciones y maestro– Equipo y dispositivos utilizados– Ubicaciones– Nombres de procedimientos

Diagrama lógico de flujo de datos

• Este proporciona un panorama del sistema independientemente de la implantación, se centra en el flujo de datos entre los procesos sin considerar las personas, formatos, Equipo, dispositivos, etc. En este no se indican las características físicas.

• Deben dibujarse de manera adecuada.

Ejemplo: la siguiente descripción es un acontecimiento sobre la

forma como maneja una compañía su sistema de cuentas por pagar

• National Merchandising recibe por correo las facturas de sus vendedores.Todas las mañanas el gerente de la oficina de correo, Juan Barajas, envía a Roberto Pérez, todas las facturas y correspondencia dirigida al departamento de cuentas por pagar. Roberto , que es asistente, acumula las facturas recibidas durante la semana en un folder. El jueves las revisa y añade la cantidad adeudada junto con el número de factura en la tarjeta correspondiente al vendedor ( un registro manual de todas las transacciones contables para un vendedor en particular). Las facturas se guardan por orden alfabético en un gabinete de archivos.

• Los cheques de pagos de los vendedores se elaboran y firman los días viernes. José Herrera, gerente del departamento de cuentas por pagar, revisa todas las cuentas y facturas pendientes para determinar cuáles deben pagarse. Elabora el cheque y al mismo tiempo anota el monto del cheque y los números de las facturas que ampara la chequera. Esta información también se asienta en la tarjeta de registro del vendedor.

Los cheques se envían al contralor Ana Ruiz , en un lote al que se anexa las facturas. Ella revisa y firma cada cheque. En algunos casos no autoriza el pago y regresa a José cheque sin firmar.

Los cheques ya firmados se colocan en un sobre y son remitidos a la oficina de correos para que ésta se encargue de enviarlos a los vendedores.


• Nótese que los elementos físicos en esta descripción:

• nombre de personas (Juan, Roberto,Joséy Ana )

• Los dispositivos (folder, gabinete de archivos y chequera)

• Diferentes deptos.(correo, cuentas por pagar y oficina del contralor)

• Frecuencia de los eventos(diaria,semanal)


• Los elementos anteriores describen el sistema de cuentas por pagar

DIGRAMA DEL CONTEXTO

• Este tiene la finalidad de conocer las características generales del proceso bajo estudio.

• Antes de dibujar el diagrama de contexto vamos hacer un resumen sobre la información y procesos que intervienen en el sistema de cuentas por pagar.

Diagrama del contexto

• Conocemos que los vendedores envían facturas hacia la organización y reciben cheques de ella. El propio proceso requiere cuentas por pagar e información de los vendedores.

Diagrama de contexto de flujo de datos para el sistema de cuentas

por pagar

CuentasA pagar

Cuentas por pagar

Datos del vendedor

Vendedor

Cheque

Factura del vendedor

Dirección de

Envío por correo

Flujo de los datos

Etiqueta que indica los datos enviados

Balance

Diagrama de contexto

• Contiene un solo proceso pero juega un papel muy importante ya que determina las fronteras.

• Todo lo que no este dentro de las fronteras en el diagrama del contexto no forma parte del estudio.

Diagrama de contexto

• Por ejemplo: los datos del vendedor son una de las entradas al proceso de cuentas por pagar. Esto indica que el estado de cuenta del vendedor se establece fuera del sistema. De hecho del depto. De compras que se encarga de capturar todos los datos del vendedor(nombre,dirección y número tel, entre otros) durante el proceso de compras, se encuentra fuera del ámbito de las cuentas por pagar.

Identificación de problemas y oportunidades

• Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en conjunto con otros miembros de la organización hacer notar los problemas.

1.2 Identificación de problemas y oportunidades

• Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información.

Actividades desarrolladas por los alumnos

• Tarea : Visitar y realizar investigaciones a la empresa o negocio para identificar problemas u oportunidades para proyectos informáticos.

• Exponer los resultados de la investigación organizados en equipos.

1.3.1 Identificación de objetivos

• La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase, en esta etapa se deberá descubrir lo que la organización intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la organización para alcanzar sus metas.

1.4 Formulación de estudio de factibilidad técnica, económica y

operativa del proyecto.La posibilidad de que el sistema sea de utilidad para la organización. Se estudia en tres pruebas: Prueba operacional, prueba técnica y prueba financiera.

Prueba de factibilidad operacional

• Un proyecto tiene beneficio cuando satisface los requerimientos de la organización.

• ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la admón. y usuarios?

• Si el sistema en uso es bien visto, entonces es probable encontrar resistencia al cambio.

• ¿Los métodos que usa actualmente la empresa son aceptados por los usuarios?

• Si no es así, darán la bienvenida a cualquier cambio que sea más útil y operacional.


• ¿Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del proyecto?

• La participación temprana disminuye los riesgos de rechazo hacia el sistema de cambio.

• ¿El sistema propuesto causará perjuicios?• ¿Producirá resultados pobres en algún aspecto?• ¿Se perderá el control en un área?• ¿Se perderá la factibilidad de acceso a la información?

• ¿La productividad será menor después que antes de la implantación?


• ¿Los clientes se verán afectados?

• ¿El sistema reducirá la productividad en otras áreas?

• Al inicio tienen poca importancia pero pueden acarrear grandes problemas después de la implantación. Es necesario tener cuidado en estos aspectos operacionales.

Prueba de factibilidad técnica

• ¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide?

• ¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar los datos requeridos para usar el nuevo sistema?

• ¿El sistema propuesto ofrecerárespuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y ubicación de los usuarios?

Prueba de factibilidad técnica

• Si se desarrolla el sistema ¿Puede crecer con facilidad?

• ¿Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos?

Prueba económica - financiera

• Las cuestiones económicas estiman lo siguiente:

• El costo de llevar acabo la investigación completa de sistemas.

• El costo del hardware y software para la aplicación que se está considerando.

• Beneficios en la forma de reducción de costos o de menos errores costosos.

• El costo si nada sucede ( no lleva acabo)

Prueba económica - financiera

• Para que un proyecto sea considerado factible, debe pasar todas las pruebas. De lo contrario no es factible.

• Por ejemplo: Si se desarrolla un sistema médico con costos razonables pero que se evitarán las enfermeras por cualquier medio, no sería factible operacionalmente.

Actividades desarrolladas por los alumnos

• Utilizar (plantillas) del análisis financiero y económico vistas en admón. de proyectos en un su investigación propuesta.

• Plantear un proyecto que serádesarrollado a lo largo del curso.

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