Martha Patricia Barrn Perea

Sistemas de codificacin Objetivo: Identificar los distintos sistemas de codificacin, sealando sus objetivos y caractersticas Codificacin mediante la tcnica de confiabilidad y orden de importancia Procedimientos que permiten ordenas, identificas y selecciona con mayor facilidad documentos o archivos de una empresa, lo cual permite unificar el registro, originando un control en toda la empresa u oficina, dicha codificacin es conocida por las personas involucradas en esa +rea, facilita el manejo y permite que las personas clasifiquen y encuentren todo documento, archivo o expediente, sin mayor problema Diferenciar entre sistema manual y automatizado ManualesLos sistemas de codificacin manuales, son aquellos que asignan claves alfabticas, numricas o alfanumricas en forma manual a los documentos enviados o recibidos. Definicin Es un procedimiento para facilitar y unificar la identificacin y localizacin de documentos Objetivo El objetivo principal es ordenar la informacin de la empresa o del rea en la cual se va a difundir CaractersticasSe utiliza principalmente para codificar nombres de personas, empresas, instituciones etc. Las principales caractersticas de la codificacin son, ente otra, las siguientes: Permite la organizacin de la documentacin Facilita la localizacin Flexibilidad al insertar o agregar nuevos documentos Automatizados La tecnologa, facilita la codificacin, y permite llevar un orden cronolgico de la informacin, dando como resultado ahorro de tiempo y precisin en la informacin, siempre y cuando el factor humano se encuentre debidamente capacitado para el uso de la mismaDefinicin En los sistemas de codificacin automatizada la asignacin de las claves alfanumricas se realiza electrnicamente Objetivos Actualizar, reorganizar y localizar datos en diferente orden Tambin puede ser considerada en los sistemas manuales, la diferencia es que la informacin se identifica y localiza muy rpidamente Para contextualizar Competencia de informacin Buscar fuentes directas de informacin El alumno realizar un listado acerca de los diferentes sistemas de codificacin y cules son los ms usados dentro de las empresas mexicanas Tipos de documentos

DOCUMENTOS PBLICOS Y PRIVADOS Existen documentos pblicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder ellos como a su validez como prueba. Por regla general, todo documento pblico puede ser consultado por cualquier persona, a excepcin de aquellos documentos que por expresa disposicin legal son reservados. En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar disponible al pblico, sino ellos casos en que una autoridad as lo decida. Pero qu es un documento pblico? El cdigo de procedimiento civil, en su artculo 251 define el documento pblico de la siguiente forma:()Documento pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento pblico; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pblica. ()Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario pblico, o que en su elaboracin haya intervenido un funcionario pblico, se considera como un documento pblico. Qu es un documento privado? El documento privado, como lo define el mismo artculo 251 del cdigo civil, es aquel documento que no cumple los requisitos del documento pblico, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario pblico, ni ha habido intervencin de ste para su elaboracin. Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades. No obstante, un documento privado puede adquirir la connotacin de documento pblico cuando ese documento es presentado ante notario pblico. Documento privado Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ningnfuncionario pblico.El documento privado, segn el artculo 251 del cdigo civil, es aquel documento que carece de los elementos o connotaciones de un documento pblico, es decir, que no ha sido elaborado por o con la participacin un funcionario pblico competente.Un documento privado, es pues un documento en el que slo han participados personas o empresas particulares, en las que en ninguna parte de proceso de elaboracin ha intervenido un funcionario pblico. Un documento privado puede adquirir la calidad o connotacin de documento pblico cuando es presentado ante notario pblico. Por ejemplo, es un documento privado un contrato colaboracin en un negocio que hacen dos personas. La hoja de vida es un documento privado La hoja de vida que elabora cualquier persona tiene la connotacin de un documento privado, y en ese sentido, se puede eventualmente constituir el delito de falsedad material o ideolgica en documento privado. Algunas personas por hacer ms atractiva su hoja de vida, suelen incluir informacin ajena a la realidad, lo que constituye falsedad ideolgica en documento privado, y adems, soportan esa informacin mentirosa con certificados falsos, que constituyen falsedad material en documento privado. Generalmente las personas que hace esto, saben perfectamente que no es una accin correcta, pero desconocen las implicaciones penales que de ella pueden derivarse. Recordemos que es requisito esencial para que se configure el delito de falsedad en documento privado, el hecho de utilizarlo como prueba, de suerte que la hoja de vida al presentarse para optar a un trabajo, se est utilizando como prueba, por tanto, la simple presentacin de la hoja de vida alterada y soportada con documentos falsos, constituye falsedad en documento privado. Por suerte muchas empresas y empleadores no se toman el trabajo de hacer las verificaciones del caso, y si lo hacen detectando la falsedad, no entablan ninguna accin penal, a no ser que debido a la falsificacin de la hoja de vida hayan sufrido algn perjuicio econmico o de otra ndole. Sobre los documentos autnticos La autenticidad de un documento es un aspecto con el que nos encontramos a diario, debido a que muchos procedimientos y diligencias exigen para su trmite documentos autnticos, por lo que resulta pertinente hacer una referencia general sobre los documentos autnticos y sobre los que no lo son. La mejor manera de conocer sobre lo que es un documento autntico, y cundo lo es, recurriendo directamente a la ley, en este caso al artculo 252 del cdigo de procedimiento civil:Documento autntico. Es autntico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento pblico se presume autntico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. El documento privado es autntico en los siguientes casos: 1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se orden tenerlo por reconocido.2. Si fue inscrito en un registro pblico a peticin de quien lo firm.3. Si habindose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, sta no lo tach de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quienes atribuye dejaren de hacer la manifestacin contemplada en el inciso segundo del artculo 289.Esta norma se aplicar tambin a las reproducciones mecnicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmndose que corresponde a ella.4. Si fue reconocido implcitamente de conformidad con el artculo 276.5. Si se declar autntico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artculo274.Se presumen autnticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de plizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y ttulos de inversin en establecimientos de crdito y contratos de prenda con stos, cartas de crdito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de stas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignacin y comprobantes de crditos, de dbitos y de entregado chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los ttulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, ttulos valores, certificados y ttulos de almacenes generales de depsito, y dems documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presuncin. En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarn autnticos, sin necesidad de presentacin personal ni autenticacin. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relacin con los documentos emanados de terceros. Se presumen autnticos todos los documentos que renan los requisitos establecidos en el artculo 488, cuando de ellos se pretenda derivar ttulo ejecutivo. Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirn autnticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposicin del derecho en litigio y los poderes otorgados apoderados judiciales que, en todo caso, requerirn de presentacin personal o autenticacin.La documentacin personal es aquella que le otorga existencia legal a la persona y est conformada bsicamente por el Certificado de Nacimiento y la Cdula de Identidad; por lo tanto se puede sealar que una persona indocumentada es aquella que no posee stos documentos de identidad y por lo mismo no goza de las garantas para ejercer sus derechos a plenitud (derechos civiles, polticos, econmicos, sociales y culturales), ni cumplir con sus deberes a cabalidadUn documento se considera ordinario cuando el destinatario lo recibe en un periodo no mayor de dos das Un documento se considera urgente cuando se enva para que su recepcin se lleve a cabo el mismo da Un documento es vital para la empresa cuando sirven para rehacer el estado legal y financiero Un documento es esencial porque tiene valor por tiempo muy corto

Codificacin de documentos mediante la tcnica del lenguaje utilizado Definicin El resultado de la codificacin son los cdigos, los cuales son cuerpos legales sistemticos, redactados con la tcnica legislativa ms depurada. La codificacin por lo general es encargada a una comisin de jurisconsultos para que redacten el Cdigo. Cuando recin aparecieron los Cdigos modernos o contemporneos (es decir, en el siglo XVIII), la codificacin fue rechazada por la Escuela Histrica del Derecho, porque se pens que los Cdigos eran definitivos y que por ello no permitiran el desarrollo del derecho (tesis que no prosper). Tipos - Mecnico - electrnica Un documento electrnico puede ser fijo e inalterado, o puede tomar ventaja de su medio para permitir modificaciones tanto en forma como en contenido. Un documento electrnico puede o no tener papel u otra forma equivalente. No obstante de la complejidad de estos documentos, acadmicos, investigadores y otros necesitan crear referencias para estas fuentes electrnicas para documentar su investigacin - Digital En ese contexto la codificacin digital consiste en la traduccin de los valores de tensin elctrica analgicos que ya han sido cuantificados (ponderados) al sistema binario, mediante cdigos preestablecidos. La seal analgica va a quedar transformada en un tren de impulsos de seal digital (sucesin de ceros y unos). Esta traduccin es el ltimo de los procesos que tiene lugar durante la conversin analgica-digital. Caractersticas- escritos La expresividad significativa que le otorgan algunos recursos no verbales. La variada articulacin, nfasis de determinadas expresiones, interrogaciones y exclamaciones, modificacin de la entonacin. Orden subjetivo de los elementos oracionales. Informaciones que se destacan aparecen en primer lugar, (maana es el examen). Las supresiones que se sobreentienden* Audiovisuales La comprensin de los textos sonoros tiene tres fases: primero se hace un reconocimiento de las secuencias sonoras (letras, slabas, palabras etc.). El sonido es lo que realmente nos gua, no la vista. La integracin perceptiva (mtodo McGurb) se da cuando varios sonidos se entremezclan y se prestan sus atributos. La captacin es progresiva. Es importante vocalizar y articular correctamente para facilitarla. Despus se produce una seleccin [de esas secuencias sonoras]: es la abstraccin de los elementos ms importantes y su posterior agrupacin. Lo que nos interesa queda retenido, y, por el contrario, aquello que no capta nuestra atencin es omitido. Esto pone de manifiesto la necesidad de ser redundantes para no dejar dudas en el receptor sobre las partes importantes del mensaje. Existen dos maneras de hacerlo: o bien enunciar ms de una vez lo que se desee resaltar o bien dedicarle ms tiempo de exposicin.

Actividades. 1. Lee con atencin el documento 2. subraya lo ms importante 3. Determina por qu es importante codificar los documentos 4. Seala la diferencia entre la codificacin manual y la automatizada en funcin de su concepto, objetivos, ventaja y desventajas y usos 5. Realiza un cuadro comparativos de los tipos de documentos y da un ejemplo de ellos 6. establece la diferencia entre la codificacin y la codificacin por el lenguaje utilizado 7. disea un cuadro sinptico que contenga, los tipos de codificacin por el lenguaje utilizado 8. elabora con la informacin que recabaste un mapa conceptual o mental 9. Con apoyo de tu apunte de la clase anterior y la informacin que se te proporciono clasifica los documentos siguiente: Control de la documentacin Martha Patricia Barrn Perea7

acta constitutiva patentes anuncios minuta memorando convocatoria correspondencia bancaria oficios Circulares 10. 11. Prepara el bosquejo de una presentacin en donde se hable de la codificacin realiza en papel Bond Codificacin de documentos mediante la tcnica convencional que puede recibir o emitir la empresa.

Una de las formas en que los datos pueden ser jerarquizados de manera precisa y eficientemente es mediante un empleo de varios cdigos . El proceso de poner datos ambiguos o problemticos en unos cuantos dgitos o letras fcilmente capturables es llamado codificacin. Al recibir un cdigo, el documento recibe un distintivo que lo distingue de otros que puedan tener ttulos similares.La codificacin es la actividad que consiste en la asignacin de un cdigo, formado por un conjunto de caracteres alfanumricos, a cada documento del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), con el objetivo de permitir una identificacin clara e inequvoca. Propsito Establecer las disposiciones para la codificacin de documentos con el fin de unificar criterios y facilitar su clasificacin, archivo, bsqueda y distribucinLa codificacin del documento se basa en un cdigo alfanumrico de extensin variable de acuerdo con el documento Ejemplo Manual mn

carta

car

Oficio nofc

Registro de correspondencia recibida Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitacin de los documentos que llegan a la empresa, de lo contrario es muy difcil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas

Cartas. Una carta es un medio de comunicacin escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).Normalmente, el nombre y la direccin del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la direccin del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no est anotada la direccin de quien enva la carta, bien por olvido o por omisin consciente del remitente.La carta puede ser un texto distinto para cada ocasin, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, slo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Memorndums. Memorndum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestin la cual deber ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestin con la cual est relacionadoEl memorando es una comunicacin que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se resean los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracin de un asunto importante o grave. Presupuestos. e le llama presupuesto al clculo y negociacin anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual.1Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.2 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao.Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Cotizaciones. Es un documento informativo en donde se solicita los precios de un determinado producto a un proveedor Facturas.Es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar en relacin a existencias, bienes posedos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin o incorporacin al proceso productivo. Las facturas deben reflejar la entrega de un producto y/o servicio con los precios e impuestos correspondientes Recibos. Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto.El recibo de dinero es un documento firmado por las partes que realizaron la transaccin de compra y venta, en donde se especifica la entrega y recibo de un determinado monto de dinero, ya sea por pago parcial o total su utilidad se ampla a los efectos contables y financieros de la empresa o negocio. Si el recibo de dinero se identifica como recibo de sueldo, entonces se asume una relacin laboral entre las partes. Notas de Remisin. Una nota de remisin es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relacin de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artculos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que acta como un comprobante de que los artculos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, slo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadera firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega. Otros.Proceso de codificacin 1. Establecer una codificacin que se adapte a la organizacin puede elegir una que se base sobre la estructura orgnica o por servicios 2. forme una codificacin para los tipos de documentos 3. relaciones en una tabla las dos codificaciones