sistemas administrativos en instituciones públicas de salud
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Administración de la SaludSistemas administrativos en instituciones públicas de salud
Prof. Lic. Ariel Goldman
Temas a desarrollarEstructura hospitalaria Facturación Presupuestos públicosCompras Públicas
BibliografíaLa burocracia profesional (Diseño de organizaciones eficientes. Capitulo 10)
NormativaResolución 635/15
Objetivos del Módulo Objetivos cognoscitivos
Desarrollar un marco conceptual para el análisis de las estructuras de un prestador público de salud
Conocer las principales características del presupuesto público
Observar y reflexionar sobre los procesos de compras y recupero de gasto hospitalario y su problema
Objetivos de habilidad Describir procesos administrativos mediante
herramientas gráficas
Estructura hospitalariaVariables situacionales o de contingencia Edad y dimensión de la organización Sistema técnico que usa su núcleo operativo Ambiente Relaciones de poder
Variables del contexto salud argentino Concentración de médicos, generando excesos y déficit marcados de oferta Escasez de personal de enfermería Déficit en la formación administrativa del personal de los niveles gerenciales Elevada rotación del personal de conducción
Variables internas de los hospitales Tipos de hospitales (concurrencia, perfil y complejidad) Recursos humanos
Condicionantes
Estructura hospitalariaRecursos humanos
Según función Profesionales prestacionales (Médicos, odontólogos, bioquímicos, etc.)Enfermeros (Licenciados, profesionales, auxiliares)Técnicos (Rayos, laboratorio, eviseradores, etc.)Administrativos Profesionales de apoyo (Ciencias económicas, abogados, sistemas, etc.)
Según tipo de contratoPlanta permanentePlanta transitoriaResidentes y concurrentesPasantes o becariosContratados
Estructura hospitalaria
Actividades asistenciales Demanda espontánea Demanda programada Internación Atención primaria
Actividades administrativas Abastecimiento Facturación Recursos humanos Atención al paciente (admisión,
secretaría, informes, etc.)
Actividades de docencia Grado Formación profesional Investigación
Actividades de apoyo Alimentación Estadísticas Camilleros Mantenimiento Auditoria y arancelamiento
División del trabajo
Coordinación del trabajo
Mecanismos de coordinaciónEstandarización de procesos de trabajo (actividades administrativas y de apoyo)Estandarización de las destrezas (actividades asistenciales y de docencia)
Toma de decisiones Descentralización horizontal y vertical (actividades asistenciales y de docencia)Centralización horizontal y vertical (actividades administrativas y de apoyo)
Departamentalización
Estructura hospitalaria
Estructura hospitalaria Burocracia ProfesionalBurocracia Profesional. Normalización de habilidades . Normalización de habilidades
de profesionales operativosde profesionales operativos Profesionales individuales autónomos. Se someten a Profesionales individuales autónomos. Se someten a
los controles de la profesiónlos controles de la profesión Importancia clave del nivel operativo profesional. Staff Importancia clave del nivel operativo profesional. Staff
de apoyo grande a su disposiciónde apoyo grande a su disposición Entorno complejo pero estableEntorno complejo pero estable Organizaciones del sector serviciosOrganizaciones del sector servicios
Democracia y autonomíaDemocracia y autonomía Mal uso de la libertad de los profesionalesMal uso de la libertad de los profesionales Problemas de coordinación. Resistencia a innovarProblemas de coordinación. Resistencia a innovar
Estructura
Contexto
Ventajas y Desventajas
Dirección y sub-Dirección
Departamentos o Gerencias
Divisiones o Unidades
Secciones o Servicios
DepartamentalizaciónResponsabilidad de línea
Estructura hospitalaria
Dirección y Sub-dirección
Otros comités: ética; CRAIS; infecciones; seguridad;
vademécum; docencia; etc.
Consejo Asesor Técnico Administrativo
Médicos Adscriptos
Asesores legales
DepartamentalizaciónResponsabilidad de Staff
Estructura hospitalaria
Estructura hospitalariaResponsabilidades del profesional de Ciencias Económicas•Confeccionar el plan anual de contrataciones•Programar los procesos de compras del hospital•Coordinar la elaboración del presupuesto anual y físico•Controlar la gestión presupuestaria•Administrar el registro de facturación y cobranzas•Efectuar el control y registro contable de las rendiciones de gastos•Controles de Recursos Humanos•Control y registro patrimonial
Déficit en la organización del sistema públicoNo hay responsabilidad sobre Costos
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“El Presupuesto Público es un instrumento de programación económica y social, de gobierno, de administración y necesariamente un acto legislativo” (El Sistema Presupuestario Público en la Argentina – Ministerio de Economía y Producción)Es la expresión de lo que el gobierno pretende llevar a cabo en un período determinado, por lo general de un año, reflejando las prioridades y compromisos de Política Económica. Obligatorio por la constitución Art. 75 y Art. 100
Presupuestos Públicos
Las Funciones del EstadoAsignación Redistribuci
ónEstabilizació
nProvisión de ciertos bienes y servicios que el Mercado no puede asignar de manera óptima.
Reducir la inequidad en la distribución del ingreso (en gral. por medio de transferencias de recursos de un sector a otro).
¿ Cómo se refleja en el Presupuesto?
Defensa, Seguridad, Salud, Educación, Obras Públicas
Jubilaciones y Pensiones, Programas Sociales Focalizados
Coordinación de Políticas.Presupuestos plurianuales.
Crear un entorno macroeconómico estable que facilite una evolución favorable de las principales variables macroeconómicas: crecimiento, empleo e inflación.
Presupuestos Públicos
Análisis del presupuesto Variaciones nominales: muestran los cambios absolutos de las partidas.
Variaciones reales: permite analizar la evolución descontando el efecto de la inflación. Permite evaluar el poder adquisitivo.
Variaciones en el % del gasto total: para identificar los cambios en las prioridades del gobierno.
Presupuestos Públicos
Se denomina Ciclo Presupuestario en la presupuestación pública al conjunto de diferentes fases por las que atraviesa la vida del documento.
Etapas:■ Planificación■ Elaboración■ Aprobación■ Ejecución ■ Control
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Presupuestos Públicos
■ Etapa de Planificación: Se elabora un plan financiero a mediano plazo, que contiene las principales previsiones macro económicas y sirve de marco temporal a la programación plurianual.
■ Etapa de Elaboración: Se producen una serie de negociaciones múltiples entre los responsables de la elaboración y las diversas unidades administrativas de gestión. Equilibrio financiero
■ Etapa de aprobación: El protagonista reside en el Poder legislativo Jurisdiccional. Senado – Comisión de Presupuestos
■ Etapa de Ejecución: La administración intenta realizar las previsiones de ingresos y gastos contenidas en el presupuesto en el plazo marcado por el documento (generalmente 1 año). Disponibilidad de créditos y cuotas. No sobre-ejecutar ni sub-ejecutar
■ Etapa de Control: Consiste en verificar que la actuación del ente se ajusta a la legalidad vigente y que se han cumplido los objetivos que previamente habían sido marcados. Esta fase tiene una naturaleza tanto política (Equilibrio de Poderes) como financiera (Garantizar una gestión eficiente)
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Presupuestos Públicos
Contenido del presupuesto público Ingresos: Proyección de diversas fuentes
Fuentes del tesoro Otras fuentes (Ej. Recaudación propia)
Meta física: Que resultado obtengo con el gasto. Cada programa debe tener su meta física
Gastos: Criterios de Clasificación Según la estructura orgánica: Distribuye las partidas de gasto según los recursos asignados a cada ente gestor. Según la estructura económica: Distribuye las partidas según la naturaleza económica de los mismos (gastos de personal, gastos de consumo, gastos de servicios, gastos de Capital, Transferencias a terceros, activos financieros, pago de deuda) Según la estructura funcional y de programas: distribuye partidas de gastos según las finalidades que se pretenden alcanzar con los mismos
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Presupuestos Públicos
La gestión se caracteriza por el registro presupuestario y contable de gastos que efectúa la repartición.
Etapas del gasto■ Compromiso Preventivo: Es la reserva de crédito. Se
genera con la Solicitud del Gasto. ■ Compromiso definitivo: Implica un elemento jurídico
compromete al presupuesto y permite emitir una Orden de compra■Devengado: Cuando emite el comprobante de recepción
final ■Pagado: Es la cancelación de la deuda.
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Presupuestos Públicos
Recupero de gastoLa facturación es un proceso que podemos dividir en tres etapas
Detección Facturación Cobro
La resolución 635/15 y sus modificatorios establece el cobro automático a través de la
S.S.S para el caso de incumplimiento de los A.S.S
Proceso de DetecciónLa detección se origina en guardia, turnos e internación. Se realiza a través de padrones o declaración voluntaria
Recupero de gasto
InternetARTDec. VoluntariaPrepagas
Debito AutomáticoPadrónPAMI - PROFEDec. voluntariaObra social Provincial
Debito AutomáticoPadrónA.S.SGestión de cobroDetecciónFinanciador
Proceso de DetecciónProblemasDependencia de la declaración voluntariaPadrones incompletos Padrones desactualizados Detección fuera de terminoCastigo al usuario por tener coberturaAnte cada prestación, se debe presentar documentación nuevamente
Recupero de gasto
Proceso de Facturación
Acreditación del beneficiario Copia DNI o Cedula de identidad Copia de recibo de sueldo o Constancia de empadronamiento
(on-line) Anexo II. Firma del paciente (o familiar), medico tratante y
autoridad administrativa del hospital
Se podrán facturar practicas incorporadas al PMO (las excluidas requieren autorización)
Recupero de gasto
Recupero de gasto
AmbulatoriaUrgencia - Consulta o practicas de diagnostico y tratamiento o prestaciones de alta complejidadProgramada - Consulta o practicas de baja o media complejidad
Programada – Prestaciones de alta complejidad
Sin notificación
Conformidad previa del A.S.S
En caso de fuerza mayor el no cumplimiento se debe solicitar la realización de una auditoria conjunta dentro de las 72hs.
Proceso de FacturaciónAcreditación de la prestación
Internación, cirugía o practica de alta complejidad
Notificación dentro de las 48 hs. Justificación y prórroga
Proceso de FacturaciónRecupero de gasto
Problemas Problemas con las Historias Clínicas (no hay
registros, se pierden, no las entregan) Falta de documentación Descoordinación entre facturación y
arancelamiento Trabajo en su mayoría manual Gran cantidad de procesos según tipo de
prestador Falta de personal capacitado
Recupero de gastoProceso de Cobro
El hospital tiene 1 año para facturar desde las prácticas. Las obras sociales tienen 60 días para pagar.
Vencido este plazo, el hospital tiene 180 días (desde la facturación) para presentar la documentación a la S.S.S.
S.S.S. determinara el monto a pagar, y retendrá en AFIP para pagar al hospital
Problemas Dificultad para el seguimiento manual de cuentas corrientes Gestión tardía Importantes débitos Falta de gestión activa de cobro
Marco teóricoLas compras públicas deben respetar la reglamentación vigente en la jurisdicción de ejecución, Nación o Provincia. Por lo tanto, según quien sea el efector aplicará una normativa diferente. Este trabajo se basará en la normativa nacional, siendo esta similar a la utilizada en la Ciudad de Buenos Aires y de la Provincia de Buenos Aires.
Cabe destacar que los procedimientos descriptos corresponden a licitaciones públicas o privadas, como así también a contrataciones directas, excluyéndose otros regímenes de excepción como ser reconocimientos de gastos, caja chica o compras menores
Compra pública
Objetivos del sistema de compras
■ Transparencia: como sector público se debe asegurar que los actos que se ejerzan sean claros, despojados de dudas sobre negociados y corrupción.
■ Eficiencia: este punto tiene una doble lectura, por un lado la relación costo/beneficio que implica los controles durante el proceso de compra, y por el otro, lograr la eficiencia en el gasto, consiguiendo el insumo a un valor acorde al mercado, modalidad de pago, cantidad, etc.
■ Oportunidad: Se logra brindando los insumos y servicios en tiempo y forma. De este modo, el proceso de compra asegura la Equidad del sistema, ante igual necesidad igual respuesta, evitando desigualdades en salud generadas por cuestiones de acceso económico.
■ Control presupuestario: Se debe llevar un control estricto sobre el gasto evitando gastas el erario público sin respaldo presupuestario.
Compra pública
El proceso de compras
Compra pública
PlaneamientoDesarrollo de un plan de compras Estimación de consultas y estudios a realizar Estimación de insumos por consulta y practica (realizar protocolos) Estimación global por servicio de insumos y costo Determinación de stock mínimo y puntos de re-pedidoOrganización general Desarrollo de procedimiento que regula el proceso de compras Determinación de un vademécum, con normativas claras para
aprobación y baja de drogas o insumos. Catalogación de drogas, insumos y servicios necesarios Formación de un registro de proveedores Separación de funciones y asignación de responsabilidades en el
área de compras
Compra pública
Transparencia Autorizaciones por
autoridades y comités Pliegos Publicidad de la compra Acto de apertura Evaluación administrativa Pre-adjudicación
Eficiencia Evaluación económica
Compra pública
OportunidadEvaluación técnica
Control presupuestario: Afectación preventivaAfectación definitiva de fondos
Ejecución
Emisión de la orden de compra
Control ■ Documentación de observaciones, inconvenientes y
problemas presentados durante el proceso de compras
■ Evaluación de los procesos establecidos y del programa de compras
■ Evaluación de los resultados de la compra, costos y condiciones.
■ Evaluación de relación insumo – producto
Compra pública
Los problemas del proceso - Planeamiento
■ Inadecuado desarrollo del procedimiento de compras■ Falta de organización en el área de compras ■ Falta de protocolos■ Vademécum abierto■ Falta de definición de políticas de incorporación y
bajas de drogas, insumos y servicios en el vademécum
■ Excesivos pasos de control■ No adecuación del insumos requeridos a los
presupuestos asignados
Compra pública
Los problemas del proceso - Ejecución
■ Falta de presupuesto ■ Falta de catalogación de los insumos o servicios■ Fallas en los pliegos y especificaciones técnicas ■ Demoras en los procesos internas o externas ■ Renglones desiertos■ Precios excesivos ■ Fallos de formas en la presentación de los proveedores■ Fallos de fondo en la presentación de los proveedores■ Fallas en las evaluaciones técnicas■ Impugnaciones ■ Falta de fondos para el compromiso definitivo
Compra pública
Los problemas del proceso - Control
■ Falla en los procedimiento de la recepción, control y conformidad de los bienes
■ Falta de documentación de las observaciones y problemas presentados durante el proceso
■ Falta de evaluación de los procesos establecidos y del programa de compras
■ Falta de evaluación de los resultados de la compra, costos y condiciones.
■ Falta de evaluación de relación insumo – producto.
Compra pública
A discutir
Calidad pretendida mínima del sistema Compras centralizadas vs. descentralizadas Periodicidad de las compras (anuales,
semestrales, etc.) Compras con equipo en préstamo Compras de urgencia Compras verdes Compras electrónicas
Compra públicas
Compra Verdes Problema de las compras de insumos hospitalariosLos hospitales tienen que promover, prevenir y rehabilitar la salud de
las personas. Pero se utilizan productos que son nocivos para la salud y el medio ambiente en el que vivimos (productos químicos, plásticos como PVC y se generan residuos muy contaminantes no reciclables)
¿Qué son las compras verdes?Compras inteligentes y responsables con el medio ambiente, que
ayuden a conservar los recursos naturales, ahorren energía y eviten el desperdicio.
DesafíosUso de materiales menos contaminantes y reducción del consumo de
energía y aguaReemplazar sustancias químicas nocivas por alternativas segurasResiduos, reducir, tratar y disponer de manera segura Prod. Farmacéuticos: gestionar y disponer los productos de forma
seguraCompras productos y materiales mas seguros y sustentables
Compras Verdes
Compras Electrónicas ¿Qué son?Utilización de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC)
por parte de entidades publicas para adquirir bienes y servicios ¿Qué permiten las compras electrónicas?La transparencia y difusión de los procesos de compras y
contratacionesInformación on-line, ciento porciento publica y disponible en cualquier
momento (www.buenosairescompras.gob.ar)Despapelización de sistema publico.Reducción de los tiempos administrativosLa interacción de compradores, los proveedores y los ciudadanosCumplimiento de las normas
Conclusiones Las compras en los efectores públicos tienen muchas dificultades por lo que impide el cumplimiento de los objetivos del sistema de compras en particular y del sistema de salud en general. Las causas son múltiples e involucra todos los actores como así también requiere de la revisión de la normativa, adecuándola a los necesidades del sector.
A pesar de ser el sistema de salud un “sistema de mano de obra intensiva”, donde el 70% de presupuesto son sueldos, el énfasis del sistema de compras está puesto en el control de gastos, faltando el control sobre el costo. Como consecuencia, la demora en la provisión del insumo genera, además de un grave perjuicio sobre el paciente, un sobre costo en la prestaciones. El resultado es el aumentos de ineficiencia e iniquidades en el sistema de salud.
Compra pública