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Sistema Universitario de Gestión por Calidad Subsistema de Administración Universitaria
Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso: Adquisición de Bienes y Servicios
Guía: Elaboración del Pedido de Compra u Orden de Servicio
ABS-ABS-G-03
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C O N T E N I D O
I. Objetivo
II. Alcance
III. Actividades
IV. Histórico de Revisiones
V. Firmas de Autorización
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I. Objetivo
Contar con un documento que describa las actividades necesarias para elaborar un pedido de compra u orden de servicio, derivado de cualquiera de las modalidades de adjudicación realizadas en la Dirección de Recursos Materiales.
II. Alcance
Aplica a los analistas de adquisiciones que elaboren pedidos de compra u ordenes de servicio en la Dirección de Recursos Materiales. III. Actividades
Acceso a Banner Para poder accesar al sistema Banner, deberá dar 2 click sobre el icono que aparece en el escritorio de su PC.
Icono de
acceso a
Banner
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Inmediatamente el sistema le mostrará la ventana Oracle Developer Forms Runtime- Web: En donde deberá ingresar su nombre de usuario, contraseña y la base de datos pprd.
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Barra de herramientas
Una vez introducidos los datos, dará un click en la opción conectar. Observara la pantalla principal del sistema banner.
El primer paso para elaborar un pedido de compra u orden de servicio es el alta de artículos en el catálogo de bienes. Alta de artículos en el catálogo de bienes Dará de alta los bienes dentro del catálogo de artículos del Sistema Banner en la Forma de Mantenimiento de Bienes, escribiendo dentro del cuadro de acceso directo la palabra FTMCOMM.
Acceso directo
Barra menú
Panel Derecho
Entrada a Banner
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Presionará la tecla ENTER e inmediatamente observará la pantalla Forma de Mantenimiento de Bienes FTMCOMM.
Dará un click sobre el icono de búsqueda (triangulo invertido).
Pantalla
Principal
Dará un click
sobre el icono
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El sistema le mostrará la Forma de Validación de Código de Bien FTVCOMM, donde consultará si el bien ya se encuentra registrado en el sistema.
Presionara la tecla F7 para limpiar la pantalla.
Escribirá dentro del campo descripción o código de bien, el código del bien general o el nombre del artículo que desee consultar respectivamente, seguido de un signo de porcentaje (%) y presionara la tecla F8, observará la Forma de Validación de Código de Bien FTVCOMM.
Listado de
bienes
La pantalla
esta limpia
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Si el bien no se encuentra registrado, deberá a darlo de alta en el sistema. Para ello es necesario crear la clave del bien predecesor, el cual está formado por 7 dígitos, este servirá de referencia para considerar a un grupo de bienes en común. Ejemplo: 1100061 Gel (bien predecesor) 110006100 Gel antibacterial Nota: Para crear el bien predecesor deberá continuar con la numeración que el sistema muestre.
Presionará el icono bloque siguiente, se activará el campo Descripción del Bien, en el ingresará el nombre del bien predecesor.
Ingresar el código
del bien predecesor
que desea dar de alta
Nombre del
bien
predecesor
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Dará doble click sobre el campo Cod. Unidad de Medida, observará la Lista Medida Unidad (FTVUOMS), en ella seleccionará la unidad de medida correspondiente al bien que desea dar de alta, una vez seleccionado, dará un click sobre el icono ACEPTAR. Dará un click sobre el recuadro del Bien Predecesor, en el ingresará el número del tipo de bien al cual pertenece el predecesor del bien a registrar. En seguida dará un click sobre el icono bloque siguiente, activándose el campo Cuenta de Bienes.
Dará
doble
click
Seleccione la
unidad de
medida
Dará un click
Ingresará el
código de la
cuenta del bien
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En ella ingresará en el campo Catálogo de Cuentas, la letra “V”, en la Cuenta la correspondiente al tipo de bien. Una vez ingresados los datos, dará un click sobre la opción Guardar. Así es como se termina el registro del bien predecesor. El siguiente paso es dar de alta el artículo Ejemplo: 108000308 Toner laser negro. Dentro de la forma FTMCOMM ingresará el código del artículo en el campo código del bien, presionará el icono bloque siguiente, activándose el campo Descripción del Bien, en el ingresará el nombre del artículo.
Escribirá el
nombre del
bien a dar de
alta
Tecla bloque
siguiente
Ingresará
Datos
1
Dará un click
2
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Dará doble click sobre el campo Cod. de Medida de Unidad, observará la Lista Medida Unidad (FTVUOMS), en ella seleccionará la unidad de medida correspondiente al bien que desea dar de alta, una vez seleccionado, dará un click sobre el icono ACEPTAR.
Observará dentro del campo Cod de Unidad de Media la clave así como la descripción que corresponda a la unidad de medida seleccionada.
Dará doble
click
Seleccione la
unidad de
medida
Aparece la unidad
de medida
seleccionada.
Dará un click
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Dará un click sobre el recuadro del Bien Predecesor, en el ingresará el número que identifica al bien predecesor del bien a registrar.
. Dará doble click sobre el icono Grupo de Impuestos, observará que en pantalla aparece la Lista Gpo. Impto., en ella seleccionara la opción Impuesto al Valor Agregado 2. Una vez que seleccionada, dará un click sobre el icono Aceptar para aplicar la tasa del IVA al 16%.
Ingresará el
código del bien
predecesor
Dará click
en triángulo
invertido
Seleccionará
la opción Impuesto al
Valor
Agregado 2
Dará un click
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En pantalla observará que ya aparece la clave y la descripción del grupo de impuestos. Procederá a activar la celda Sob Impuestos y activar la celda Activo fijo cuando el bien a adquirir sea equipo.
Inmediatamente presionará el icono bloque siguiente, activándose el campo Cuenta de Bienes. En ella ingresará en el campo Catálogo de Cuentas, la letra “V”; en la Cuenta, la correspondiente al artículo a adquirir. Una vez ingresados los datos, dará un click sobre la opción Guardar
Ingresará
Datos
Dará un click
Marcar con
un click solo
cuando se
trate de un
equipo
1
2
Marcar con un
click siempre que
se cree un nuevo
artículo
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Un mensaje en la parte inferior de la pantalla le indicará que la transacción se ha completado y los registros se han guardado.
Para agregar toda la descripción del bien, dará un click en el menú Opciones en la opción Texto de Bien, ubicada en la parte superior de la pantalla.
Dará un click
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Inmediatamente observará la pantalla Forma de Entrada de Texto General FOATEXT, en ella ingresará el texto correspondiente a la descripción del bien.
Una vez ingresada la descripción dará un click sobre el icono Guardar, un mensaje en la parte inferior de la pantalla, le indicará que los registros se han guardado.
Ingresará la
descripción del
bien.
Mensaje
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Dará un click sobre el icono Salir, regresando a la pantalla Forma de Mantenimiento de Bienes FTMCOMM 7.0. Nuevamente dará un click sobre el icono Salir, regresando así a la pantalla principal del sistema Banner. NOTA: En una orden de servicio deberá anotar el número de artículos, número de inventario, a los que se les proporcionara el mantenimiento. Por el contrario,si el bien ya está registrado en el sistema, simplemente anotará el código del bien en su requisición impresa.
Asignación del Código del Artículo al Comprador Una vez registrado un artículo en el sistema, este deberá asignarse al comprador, para ello empleará la forma FTMBUYR.
Escribirá dentro del
cuadro de acceso
directo.
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Dará un click sobre el icono buscar, del campo Compr. Inmediatamente la Lista de Cod. de Comprador (FTVBUYR) aparecerá en pantalla, en ella seleccionará la clave del comprador al que se le asignará el bien, una vez seleccionado, dará un click sobre el icono aceptar.
Seleccionado el comprador, dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Dará un
click
Seleccionará
el comprador
Dará un
click
Observará el
código del
comprador
Dará un click
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Se activa la parte de en medio de la pantalla con la Fecha inicio, dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Se activa la parte inferior de la pantalla con la forma Asignación de Comprador Automática por Bien FTMBUYR.
Nueva
Forma
Dará un click
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Dará un click sobre la opción Insertar del menú Registro.
Observará que una celda se abre en la parte inferior de la pantalla, en ella ingresará el código del bien a asignar al comprador.
Dará un
click
Ingresará
el código
del bien
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Presionará la tecla TAB, en automático se desplegará la descripción del artículo.
Dará un click sobre el icono Guardar, un mensaje aparecerá en la parte inferior de la pantalla, indicándole que se ha completado la transacción.
Descripción
del artículo.
Dará un
click
Mensaje
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Si usted desea verificar que el bien ya se encuentra dentro de la lista de bienes del comprador, únicamente deberá dar un click sobre el listado y buscará el código bien ingresado.
Así comprueba que la asignación se ha efectuado de manera correcta, ahora dará un click sobre el icono Salir, regresando así a la pantalla principal del sistema Banner.
Captura de la Requisición Para ingresar a la forma de Requisición deberá escribir dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FPAREQN
El bien ha sido
ordenado de
acuerdo al
número
consecutivo
Acceso Directo
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Presionará la tecla Enter e inmediatamente observará la pantalla Forma de Requisición FPARENQ 7.1.
Escribirá dentro del cuadro Requisición el número de la requisición a capturar. Dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Automáticamente se activará la parte inferior de la pantalla, en donde deberá validar los siguientes datos:
Forma de
Requisición
FPAREQN 7.1
Pantalla Entrada de
Requisición:
Información de
Solicitante/Entrega
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En el campo Fecha Orden validará que la fecha sea la indicada en la requisición con el sello de recibido de la Dirección de Recursos Materiales.
En el campo Fecha Trans, ingresará la fecha en la que esta capturando la requisición.
En el campo Fecha Entrega, ingresará la fecha probable en la que será entregado el bien.
En el campo solicitante, validará que sea el nombre de la persona que esta requiriendo el bien.
En el campo Organización, validará que sea el número de la dependencia que solicita el bien.
En el campo Envío, validará el número dependencia en donde será entregado el el bien.
Observará que de manera automática se despliega la dirección, número telefónico así como la persona contacto, validará la descripción con la indicada en la requisición.
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En el campo Atención a validará que este el nombre del usuario final o contacto.
Dará un click sobre el icono bloque siguiente.
El sistema le mostrará la pantalla Entrada de Requisición: Información de Proveedor FPAREQN 7.1. En ella no deberá ingresar ningún dato.
Dará un Dará un click sobre el icono bloque siguiente.
De manera inmediata el Sistema le mostrará la pantalla Ingresar Requisición: Bien/Contabilidad FPAREQN 7.1, donde podrá ver el número que el sistema le ha asignado a la Requisición.
Pantalla
Número de
Requisición
Requisición
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Pantalla Ingresar Requisición: Bien/Contabilidad FPAREQN 7.1. Pondrá el cursor en el campo Bien, eliminará el número que representa al tipo de bien (211) e ingresará el número del bien a capturar en la requisición. Con la tecla TAB moverá el cursor hasta el campo Cantidad, donde deberá ingresar el número de bienes a adquirir.
Dentro del campo Precio Unitario, deberá ingresar el precio sin IVA del bien a adquirir. Desplazará el cursor hasta ver desplegado el monto del IVA.
Monto
IVA
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Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Se activara la parte inferior de la pantalla.
En este apartado ingresará los datos de Fondo, Organización, Cuenta y Programa indicados en la requisición, en caso de proyectos PIFI’S deberá ingresar en el campo Actvd el proyecto y el objetivo que corresponda. Desplazará el cursor con la tecla TAB hasta ver desglosado el importe del IVA en la columna de la derecha.
Se ha activado
la parte inferior
de la pantalla.
IVA
desglosado
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Dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Observará la pantalla Ingresar Requisición: Saldar/Completar FPAREQN 7.1, en ella verificará que las cuentas se encuentren balanceadas. Pantalla Ingresar Requisición: Saldar/Completar FPAREQN 7.1
Una vez verificado el balance en las cuentas, dará un click sobre el icono completar. Aparecerá el siguiente mensaje, dará un click en la opción Sí.
Una vez que se ha completado la requisición, observará en la parte inferior de la pantalla el siguiente mensaje:
Verificará que las
cuentas estén
balanceadas.
Dar click
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Finalmente dará un click sobre el botón salir de la barra de herramientas para regresar a la pantalla principal del Sistema Banner.
Asignación del Pedido de Compra Una vez capturada la requisición procederá a asignar el numero del pedido de compra que le corresponda, para ello empleará la Forma de Asignación de Orden de Compra escribiendo dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FPAPOAS.
Presionará la tecla enter e inmediatamente observará la siguiente pantalla:
Dará click sobre el recuadro Cod. Compradores
click
Escribirá
FPAPOAS
Pantalla
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El sistema le mostrara la lista de los compradores, deberá seleccionar el código del comprador al que fue asignado el bien. Una vez seleccionada la opción Aceptar, aparecerá la clave y nombre del comprador en el recuadro Cód Compradores. Dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Se activara la parte inferior de la pantalla, dará un click sobre la opción Elem:
De un click en
la opción
ACEPTAR
Seleccione la clave
del comprador
Seleccionará con 1 click
la opción Elemento
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Observara que la pantalla ha cambiado.
Presionará la tecla F7 para limpiar la pantalla.
Ingresará dentro del campo requisición, el número de requisición a la cual le asignará el número del pedido de compra.
Número
Requisición
Observará que
ha cambiado la
pantalla
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Presione la tecla F8 e inmediatamente se desplegarán los datos del bien. Dentro del recuadro Orden de Compra escribirá la palabra Next. Dará un click sobre el icono guardar de la barra de herramientas, para que el sistema le proporcione el numero de pedido de compra que corresponda.
Observará el numero de pedido de compra que el sistema le ha asignado, el cual deberá de anotar en la requisición impresa.
En el caso de una orden de servicio. Dentro del recuadro Orden de Compra escribirá el número consecutivo correspondiente a la orden de servicio o mantenimiento.
Datos del bien
Escribirá
NEXT
Número
Pedido
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Empezará con una letra “S” seguida de 7 dígitos, por ser una orden de servicio. Dará un click sobre el icono guardar de la barra de herramientas.
El sistema mostrará un mensaje indicando que se ha completado la transacción.
Presionará el icono Salir de la barra de herramientas, regresando así a la pantalla principal del Sistema Banner.
Captura del pedido de compra u orden de servicio En el siguiente apartado realizará la captura del pedido de compra u orden de servicio. Ingresará a la Forma Orden de Compra escribiendo dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FPAPURR.
FPAPURR
Ingresará el
número
consecutivo
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Presionará la tecla Enter e inmediatamente observará la pantalla Orden de Compra FPAPURR 7.
Dentro del campo Orden de Compra ingresará el número del pedido de compra u orden de servicio a capturar. Dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Observará que se activa la parte inferior de la pantalla Entrada de Orden de Compra: Información de Documento FPAPURR 7.1
Pantalla
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Dentro del campo Fecha Orden, y Fecha transacción ingresará la fecha en la que está realizando el pedido de compra u orden de servicio en el sistema. En el campo Fecha Entrega, ingresará el plazo máximo de entrega del proveedor. En el campo Cód. Comprador, ingresará la clave del comprador responsable de adquirir el bien. Dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Observará la pantalla Entrada de Orden de Compra: Solicitante/Entrega FPAPURR 7.1
Pantalla
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Verificará los datos de Solicitante, Organización, Envío, dirección así como Atención a:
Una vez verificados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Se activará la pantalla Información de Proveedor.
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Dentro del campo Proveedor ingresará la clave del proveedor al que se le va a asignar el pedido de compra u orden de servicio. Presionara la tecla TAB del teclado, los datos del proveedor se desplegaran de manera automática.
En el campo Descuento, indicará la condición de pago. En le campo Gpo de Imptos; deberá seleccionar la opción IVA2. Una vez ingresados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente.
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Observará la pantalla Entrada de Orden de Compra: Bien Contable FPAPURR 7.1. En ella el código del bien, descripción, unidad de medida, impuesto, cantidad, precio unitario, los importes adicionales y/o IVA sean correctos.
Una vez verificados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Se activara la parte inferior de la pantalla, en donde ingresará y verificará los datos de fondo, organización, cuenta, clave programática, validando que los importes sean los correctos conforme a la requisición.
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En caso de proyectos PIFI´s deberá verificar en el campo Actvd el número del proyecto y el objetivo PIFI.
Verificados los datos, dará un click sobre el icono bloque siguiente.
Observará la pantalla Entrada de Orden de Compra: Saldar/Terminar FPAPURR 7.1. Dará un click sobre la opción Acceso Directo, del menú Archivo.
Menú
Archivo
Dará un
click
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El sistema le mostrará la pantalla, Forma de Acceso Directo GUAPARM 7.0, en ella deberá escribir el nombre de la forma FWAPOHA, una vez ingresado el nombre, dará un click sobre la opción Inicio. En esta forma indicarár la modalidad de compra.
Observará la Forma de Actualización de Tipo de Licitación en Pedidos FWAPOHA, en ella deberá indicar dentro del campo Orden de Compra el número de pedido de compra u orden de servicio al que desea asignarle el identificador de la licitación. Una vez ingresado dará un click sobre el icono bloque siguiente
En automático el sistema desplegará el nombre del proveedor. A continuación dará un click sobre la opción Tipo de Licitación, observará el listado de las modalidades de adjudicación, ahí seleccionará la que corresponda al pedido de compra u orden de servicio.
Dará un click
Número
pedido
Dará un
click
1
2
Dará un click
Ingresará el
nombre de la
forma
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Una vez seleccionada la modalidad de adjudicación.
Presionará la tecla TAB, en pantalla se activaran cuatro renglones para observaciones, en ellos deberá anotar la partida de la LP o ITP, el proyecto PIFI, proyecto PROMEP cuando aplique, nombre del usuario, teléfono, correo electrónico y/o teléfono del proveedor. Una vez ingresados los datos, dará un click sobre la opción Guardar. Un mensaje en la parte inferior de la pantalla le indicará que la transacción esta completa. En seguida dará un click sobre el icono Salir, regresando así a la pantalla Entrada de Orden de Compra: Saldar/completar FPAPURR 7.0.
Indicador de
tipo de
compra
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Inmediatamente observará la pantalla Saldar/Completar FPAPURR 7.0, en ella verificará que las cuentas se encuentren balanceadas.
Si la cuenta no se encuentra balanceada, dará un click sobre el icono En Proceso, el pedido de compra u orden de servicio quedará en proceso, deberá verificar los datos nuevamente desde el principio.
Si la cuenta se encuentra balanceada, dará un click sobre el icono Completar.
En la parte inferior de la pantalla observará un mensaje, el cual le indicará que el pedido de compra u orden de servicio se ha completado.
Dará un click sobre el botón salir de la barra de herramientas, regresando a la pantalla principal Sistema Banner.
Verificará el
balance de las
cuentas.
MTRO. OCTAVIO OCHOA CONTRERAS
1 click
1 click
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Impresión de la Orden de Compra Escribirá dentro del cuadro de Acceso Directo, la palabra FWAPORD.
Ingresará a la Forma de Control de Envío de Procesos GJAPCTL 7.2, dará un click sobre el campo Imprsr para activar la pantalla.
Forma de Control de
Envío de Procesos
Escribirá
FWAPORD
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Escribirá dentro del campo Impresora el nombre de la impresora PRNCOMP2, en seguida se activará la sección Valores de Parámetros.
Dentro del campo Número de Orden de Compra, ingresará el número del pedido de compra que desea imprimir, dará un click sobre la opción Enviar, otro en la opción Grd conj Párams como y uno mas sobre el icono Guardar.
Ingresará el
número de pedido
Dará un
click
Dará un
click
1
2
4
Dará un
click
3
Escribirá
PRNCOMP2
Se activarán las
celdas
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Una ventana mostrará el mensaje “guardando valores actuales de parámetros como predefinido a nivel de usuario”. Dará un click en aceptar y el pedido de compra se imprimirá. Impresión de la Orden de Servicio Escribirá dentro del cuadro de Acceso Directo, la palabra FWRORSE.
Ingresará a la Forma de Control de Envío de Procesos GJAPCTL 7.2
Escribirá
FWRORSE
Forma de Control
de Envío de
Procesos
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Dará un click sobre el campo valores.
Ingresará los siguientes datos: Orden de servicio inicial: El número de la orden de servicio inicial que desea imprimir. Orden de servicio final: El número de la orden de servicio final que desea Imprimir. Fecha de Trans inicial: Fecha en que fue capturada la orden de servicio inicial. Fecha de Trans final: Fecha en que fue capturada la orden de servicio final. En el caso de los equipos que cuentan con número de inventario deberá ingresar el primer número de inventario con el que cuente. Dará un click sobre la opción Enviar, otro en la opción Grd conj párams como y uno mas sobre el icono Guardar.
Se activarán
las celdas
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Se desplegará la ventana con el mensaje “enviar consulta”, en seguida dará un click sobre el icono de la impresora y luego un click en aceptar. La orden de servicio se imprimirá de manera automática. IV. Histórico de Revisiones
No. de Revisión
Fecha de revisión y/o modificación
Sección o Página que se modifica
Descripción de la revisión y/o modificación
0 10 de Septiembre de 2010
Todo el documento Creación de la Guía
V. Firmas de Autorización
Autoriza Fecha de Autorización
Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales
14 de Septiembre de 2010
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