sistema para la gestión logística empresarial 5137696 (1)

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32Revista Sotavento n. 18 2009 pp. 12-23

RESUMEN

El contenido de este trabajo presenta la metodologa, el diseoy los resultados de la implementacin de un sistema de gestinlogstica que sirve de soporte para la toma de decisiones rela-cionadas con la administracin de la cadena de abastecimiento.El primer paso para su elaboracin fue revisar la literaturaexistente relativa a los indicadores de aprovisionamiento, alma-cenamiento, distribucin, servicio al cliente, logstica inversa,responsabilidad social empresarial y costos logsticos; a partirde esta revisin, para cada una de las reas mencionadas sedisearon instrumentos de aplicacin prctica que permitenmejorar los problemas de logstica interna en las empresas.Tomando como base los instrumentos construidos, se desarrollel sistema de informacin para la gestin logstica empresarial,que sirve de soporte a la toma de decisiones. En cada una de las

SISTEMA PARA LA

GESTIN LOGSTICA

EMPRESARIAL


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33EspecialSotavento M.B.A. No. 23, enero-junio, 2014 pp. 32-41

Carlos Alberto Gonzlez Camargo

empresas estudiadas se realiz un diagnsticoque cumple con la funcin de lnea base. Estesistema de gestin est siendo implementadopor 104 empresas del pas, en las ciudades deBarrancabermeja, Cali, Cartagena, Ccuta,Neiva, Orito, Tib, Villavicencio y Yopal.

Palabras clave: Gerencia logstica, Sis-temas Logsticos, Gestin empresarial, Herra-mientas logsticas, Sistemas de informacin.

SYSTEM FOR BUSINESSLOGISTICS MANAGEMENT

ABSTRACTThis paper presents the methodology, design andresults of the logistics management informationsystem implementation in order to support thesupply chain management decision making. The

first step was to review existing indicators suchas supply, warehousing, transportation, distri-bution, customer service, reverse logistics, risklogistics and logistics costs. Additional toolswere designed for each of these areas that willimprove internal logistics problems of compa-nies. Based on these tools, the development ofthe logistics management information systemwas done in order to support the decision making

of the business. Every enterprise completed adiagnostic to form a line base. This managementsystem has been implemented in 104 businessesin Colombia at the cities Barrancabermeja, Cali,Cartagena, Ccuta, Neiva, Orito, Tib, Villavi-cencio, and Yopal.

Keywords: Logistics Management, Logis-tics Systems, Enterprise Management, LogisticsTools, Information Systems

INTRODUCCIN

Atendiendo a la forma como sea abordado, elmanejo de los procesos al interior de una or-ganizacin se convierte en un problema parael empresario, o bien, en una oportunidad demejoramiento. Desde este punto de vista, en la

actualidad las empresas buscan cmo desarro-llar sus componentes logsticos con el propsitode elevar su competitividad; generalmente lohacen mediante la adquisicin de sistemas com-putacionales de informacin tales como ERPs,MRPs y similares, que les permiten una mejorgestin logstica de su organizacin.,

La exposicin da cuenta de la metodolo-ga adoptada para disear un sistema de gestin

CARLOS ALBERTO GONZLEZ CAMARGO*

* Doctor (c), profesor Universidad Jorge Tadeo Lozano, Departamento dIngeniera, Programa de Ingeniera Industrial, Colombia. Correo-e: [email protected].

Recibido: 7 de septiembre de 2012, aceptado: 5 de diciembre de 2013.

Para citar el artculo: Gonzlez, C.A. (2014). Sistema para la gestin logsticempresarial, en Sotavento MBA, N. 23, pp. 32-41.


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logstica. El primer paso consisti en revisinde literatura sobre los indicadores que puedenayudar a evaluar las deficiencias empresariales

a nivel de logstica. Posteriormente aparece unmodelo de diagnstico conformado por indica-dores de aprovisionamiento, almacenamiento,inventarios, transporte, distribucin, servicio alcliente, logstica inversa, responsabilidad socialy costos logsticos, que define una lnea base enun momento del tiempo; esta lnea es medible yevaluable en otro segundo momento. El segundopaso consisti en que una vez detectadas lasdebilidades en las reas mencionadas, un grupode consultores expertos dise un conjunto de

herramientas orientadas al mejoramiento dela problemtica empresarial en materia de lo-gstica interna. Los resultados del diagnsticoaportan a la empresa los fundamentos paradecidir cules de estas herramientas respondena sus necesidades en procura del mejoramiento.No sobra reiterar que actualmente el sistemaest siendo implementado en 104 empresascolombianas en Colombia.

Desde el punto de vista formal, los conte-nidos aqu expuestos se organizan del siguiente

modo: en el acpite correspondiente a funda-mento terico se plantean los argumentos quesustentan las herramientas para el mejoramientoempresarial; enseguida se presenta la metodolo-ga aplicada, en cuyo contexto se describe cmose seleccion la muestra, el procedimiento parala elaboracin del diagnstico y la seleccin delas herramientas; a continuacin se exponen losresultados de la implementacin; y finalmentese formulan las conclusiones y se indican limi-

taciones y futuras lneas de investigacin.

FUNDAMENTO TERICO

En materia de desempeo empresarial, el reade transporte es quiz el campo de la logsticadonde ms se han desarrollado sistemas queorientan la toma de decisiones.

El trabajo de Kelly (2006) muestra lasposibilidades de innovacin que la era de lainformtica ofrece a nivel del transporte. Aqu

se presenta el proyectoMIDAS

(Motorway In-cident Detection and Automatic Signalling),cuyo objetivo es el control de la sealizacinde las carreteras en tiempo real segn los in-cidentes, incluyendo la poltica de transportemultimodal directo, as como las grficas detiempos de espera generadas con sistemas deinformacin geogrfica. El Wigglybus es un sis-tema que no tiene ruta, siendo esta determinadapor los usuarios que llaman a un call- center.Estas aplicaciones han permitido la construc-

cin de bodegas de informacin que posibilitanel desarrollo, implementacin y monitoreo depolticas de operacin.

Otro campo que se ha explorado es el de laminera de datos y los sistemas de informacingeogrfica para conformar sistemas inteligen-tes. Carvalho (2007) utiliz la minera de datospara determinar demanda y programacin deoperaciones en sistemas de trenes; este trabajocomplementa los planteamientos de Bergoug-noux (2000), y Shawe y Cristianini (2006),

quienes se ocuparon del tema de la utilidad delos sistemas geogrficos de informacin parael desarrollo de sistemas inteligentes de trans-porte. Il-Gyo, Susan, y Chi-hyuck (2007), porsu parte, demostraron que la minera de datospuede llegar a optimizar procesos brindandomayor calidad.

Otros estudiosos, tales como Kumar(2003), Haluzov (2008), Deer-Horng, Shin-Ting, Chandrasekar (2004) y Kamal (2004),

han utilizado las tcnicas de la minera de da-tos para aplicarlas en ingeniera de transporte,principalmente en lo relativo a accidentalidad devehculos y gerencia del trfico. Este ejercicioha permitido el anlisis de los flujos de trficodisminuyendo los costos de la planeacin deltransporte.

Stolzer y Halford (2007) realizaronejercicios de minera de datos aplicados a las


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operaciones areas, comparando luego losresultados frente a los anlisis estadsticosconvencionales. Sheng, Dianhai y Hongsheng(2010), en experimento realizado en la ciu-dad de Beijing, encontraron que la gerenciadel trfico puede ser administrada analizandolas relaciones entre volumen, ocupacin y ca-pacidad, a partir de una base de datos dondese aplican modelos de estimacin utilizandola estadstica.

Los sistemas para la Planeacin deRecursos de la Empresa (ERP) son los msutilizados para la planeacin logstica; estnconformados por mdulos que permiten reali-

zar el plan de produccin, el plan maestro deproduccin, la planeacin de requerimientos demateriales (MRP), la planificacin de la capaci-dad, la lista de materiales, la administracin deinventarios, el anlisis de las rutas, el controlde la produccin, la gestin de compras y lamedicin del desempeo (Ghiana, 2004).

El estadounidense Braun (1987) analizla posibilidad de utilizar sistemas de cmputopara mejorar la toma de decisiones en logsti-ca, realizando especficamente el ejercicio de

construir un sistema experto para la planeacindel recurso humano. El trabajo de este autormuestra cmo capturando el conocimientode un experto, pudo elaborarse un programapara la planeacin de distribucin de trabajoen el campo del petrleo. Morris (2007), porsu parte, plantea la necesidad de un sistemapara la logstica de las fuerzas armadas deEstados Unidos, que para el aprovisionamien-to de las necesidades de sus tropas asimile lasmejores prcticas en el campo de los negociosEn Europa, particularmente en Inglaterra, sedispone de sistemas para seleccionar la mejordistribucin de la carga por va area; uno detales sistemas es el ILSSIntelligent LogisticsSupport System (Lau, Choy K., Tsui, y Choy L.,2004), cuyo objetivo es generar planos de cargaa partir de rboles de decisiones como los quepodra elaborar un experto en el tema. Adicio-

nalmente, en el Reino Unido, Scholtz-Reiter,Kolditz yHildebrandt (2009) propusieron unsistema logstico controlado autnomamente.

En el tema del mejoramiento logsticose han estudiado y diseado metodologaspara la toma de decisiones en operaciones,compras, almacenamiento, transporte, servicioal cliente, infraestructura y comunicaciones.En aprovisionamiento es importante medirpedidos efectivos, entregas a tiempo, desabas-tecimiento, medicin del trade offy nivel deintermediacin (Gmez, 1996; Del Rio, 2002;Heredia, 2007; Makridakis y Wheelwright,1994; Montoya, 2002); en almacenamiento

capacidad utilizada, costo por metro cuadra-do, ndice de rotacin de mercancas, cantidadde mercanca averiada, cantidades ptimas depedido, distribucin del espacio (Muller, 2004;Ballou, 2004; Casanovas y Cuatrecasas, 2003;Sunil y Meindl, 2008; Soret, 2004; Presencia,2004); en distribucin, evaluar incidencias depedido, costos de transporte, seguridad en eltransporte, rutas de distribucin, ejercicios deinteligencia de transporte (Daz, 1997; Bagchi,2003, Bergougnoux, 2000; Blythe, 2007; Braun,

1987; Carvalho, 2007; Clifton, y Scuderi, 2007;Cohen, 2010; Der-Hong et al., 2004; Guisandey Subirada, 2001; Haluzov, 2008; Il-Gyo etal., 2007; Jiwattanakulpaisarn, et al., 2008;Kamal, 2004; Kelly, 2006; Kumar, 2003; Lau,et al., 2004; Montero, et al., 2001; Shawe etal., 2006; Sheng et al., 2010; Stolzer, y Halford,2007); en servicio al cliente, verificar entregasperfectas, indicador de quejas, devoluciones,revisin de rdenes de compra (Barabba yZaltman, 1992; Albrecht y Zemke, 2000; Do-mnguez, 2006; Leppard y Molyneusx, 2003;Lpez, 2004; Lovelock, 2009; Maqueda, 2003;Newell, 2001; Serna, 1996; Serna, 1999) yen costos logsticos, todo lo relacionado conel costo pedir, manejar inventarios, empaque,embalaje, almacenamiento, costos financieros,stock averiado, entre otros (Maulen, 2006;Velsquez, 2008). Para elaborar las herra-


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mientas tambin se acataron recomendacio-nes sobre logstica empresarial, manejo de lainformacin y administracin de operaciones(Ballou, 2004; Carranza, 2005; Christopher,2000; Casanovas y Cuatrecasas, 2003; Chaseet al, 2009; Durn, 2001; Martin, 1999; Sunily Meindl, 2008; Soret, 2004).

El mejoramiento de la logstica debeconsiderarse de manera integral en la cadena devalor. Fundamentalmente es necesario conocerlos costos logsticos que afrontan las empresas.

METODOLOGA

Se seleccion una muestra conformada por pe-queas y medianas empresas que tienen entre10 y 74 empleados. Son negocios cuyas ventasanuales oscilan entre 225.952 y 78.213.290dlares, dedicados a actividades de ingeniera,alquiler de maquinaria y equipo, comercio alpor mayor de materias primas, papel y cartn,prendas de vestir, artculos de ferretera, ce-rrajera, productos de vidrio, pinturas, mueblespara oficina, autopartes, productos de madera,

productos qumicos, mantenimiento y reparacin

de maquinaria y equipos, trabajos de electrici-dad y otras actividades empresariales.

A partir de la seleccin muestral se rea-liz el respectivo diagnstico empresarial encada entidad, con el propsito de evaluar as-pectos de aprovisionamiento, almacenamiento,inventario, transporte y distribucin, servicio alcliente y costos (Ver Tabla 1).

La tabla precedente registra los 17 as-pectos evaluados al realizar el diagnstico de lasituacin logstica de las empresas selecciona-das. A partir del anlisis de cada uno de estosindicadores se pudo establecer la realidad detales entidades en las reas de aprovisionamien-

to, almacenamiento, transporte, distribucin,inventarios, servicio al cliente y costos logsticos.

Se levant una lnea base, donde el diag-nstico determina los siguientes factores: si lalogstica est incorporada como tema claveen la organizacin; si existen indicadores y sise aplican mecanismos de medicin y anlisisde la informacin que permitan la toma dedecisiones; y por ltimo, si se ha desarrolladoun enfoque para el desarrollo de la cadena deabastecimiento.

Tabla 1. Aspectos evaluados en el diagnstico

Indicadores de aprovisionamiento Indicadores de servicio al cliente

1 Pedidos efectivos 10 Entregas perfectas

2 Entregas a tiempo 11 Indicador de quejas de clientes

3 Desabastecimiento 12 Devoluciones

4 Nivel de intermediacin 13 Revisin de rdenes de compra

Indicadores de almacenamiento Indicadores de inventario

5 Capacidad utilizada 14 ndice de rotacin de mercancas

6 Costo por metro cuadrado 15 ndice de mercanca averiada

Indicadores de transporte y distribucin Indicadores de costos logsticos

7 Incidencias de pedido 16 Costos logsticos totales

8 Costo de transporte 17 Ventas perdidas

9 Seguridad industrial en el transporte

Fuente: Elaboracin propia.


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A travs de un focus grouprealizado concinco expertos en logstica, se disearon 15herramientas para el mejoramiento logstico(Ver Tabla 2).

En la tabla estn consignadas y descritaslas quince herramientas diseadas por el citadogrupo de expertos en logstica. Cada empresaidentific sus debilidades por reas, para cadauna de las cuales les fueron suministradas dos otres herramientas de mejoramiento. La primeraherramienta incluida es trade off, utilidad quepermite visualizar los tiempos de respuesta de

un proveedor y las condiciones para la gestinde pedidos; el procedimiento permite conocerel tiempo que demora el proveedor en colocarel pedido desde el momento mismo en que seelabora la orden; tambin puede aplicarse comoempresa, permitiendo evaluar tiempos perdidospara mejorar su tiempo de respuesta.

Se desarroll el softwarea partir de lasherramientas definidas.

El sistema para la gestin logstica em-presarial cuenta con una interfaz a la cual seaccede digitando nombre de usuario y contra-

Tabla 2. Herramientas para el mejoramiento logsticoHerramientas diseadas para el mejoramiento empresarial

Mdulo Nombre de la herramienta Breve descripcin

Aprovisionamiento 1. Trade off

El trade offes una herramienta de trabajo que permite visualizar lostiempos de aprovisionamiento y las condiciones de trabajo con cada unode los proveedores.

2. Polticas de aprovisionamientoBusca desarrollar en la empresa un perfil de polticas generales deabastecimiento que se identifique con la filosofa empresarial.

3. Evaluacin de proveedoresMatriz que permite generar una evaluacin para los proveedores,permitiendo determinar objetivamente su rendimiento.

Almacenamiento 4. Distribucin en planta

Desarrolla en el usuario la habilidad de optimizar el rea dedicada alalmacenamiento de sus mercancas.

5. Indicadores de inventarioIdentifica puntos de gestin en el almacenamiento de mercancasmediante indicadores de sencillo entendimiento

6. Planeacin del inventarioMediante la construccin de modelo ptimo identifica los ahorros encostos respecto de la gestin del inventario

Distribucin

7. Rutas ptimasPermite construir el ruteo de un vehculo dados unos puntos de entrega,aportando informacin para economizar el mayor kilometraje posible.

9. Exactitud en la entregaIdentifica los errores ms comunes en la entrega de productos yretroalimenta al usuario para subsanarlos

10. Costo de vehculo Identifica y controla los cos tos asociados al uso de vehculos.

12. Logstica inversaDiagnostica y sugiere la construccin de actividades de mejoramientoen la logstica inversa de la compaa.

Servicioalcliente

13. Encuesta de autodiagnsticopara la gestin de clientes y demercados

Examina la prioridad e importancia que la empresa otorga a susclientes y usuarios finales, y la efectividad de los sis temas utilizadospara conocer, interpretar, determinar y satisfacer sus necesidades, antesdurante y despus de la entrega de sus productos y servicios.

14. Encuesta de satisfaccinExamina la visin de los clientes acerca del servicio al cliente prestadopor la compaa.

15. Poltica de servicio al clienteBusca desarrollar en la empresa un perfil de polticas generales deservicio al cliente que se identifique con la filosofa empresarial.

Fuente: Elaboracin propia.


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sea de entrada previamente asignados (verFigura 2). Esta interfaz dirige al usuario almen de herramientas para la gestin logsti-ca, pudiendo el empresario implementar en sunegocio aquellas que segn un anlisis previole permitiran mejorar su desempeo.

El Grfico 1 muestra los niveles de uti-lizacin de las herramientas por parte de lasempresas, permitiendo observar que las msutilizadas corresponden a almacenamiento yservicio al cliente.

Grfico 1. Utilizacin de herramientas por partede las empresas

El sistema diseado ofrece herramientasque permiten mejorar el aprovisionamiento, elalmacenamiento, la distribucin, el servicio alcliente y, fundamentalmente, permiten reducir

los costos logsticos que se generan a partir decada una de las reas citadas. Vale destacarque en un marco de competencia global, esteanlisis se convierte en aspecto clave no solopara el mejoramiento empresarial, sino inclu-

so para garantizar la existencia de la empresa(Ballou, 2004).

Grfico 3. Men del sistema de gestin logstica

La metodologa diseada permite mejo-rar la distribucin en planta de los almacenes,los procesos de aprovisionamiento, almacena-miento, servicio al cliente, distribucin, gestinambiental y calidad del servicio, adems permitecalcular los costos logsticos de la organizacin(Figura 3).

Para probar las herramientas del softwarese realizaron pruebas piloto en el ao 2011. Elaplicativo final es la versin 17, y como antesse dijo en la actualidad est instalado en 104empresas del pas.

Grfico 2. Pantalla principal del softwarede gestin logstica

Aprovisionamiento Distribucin Almacenamiento Servicio al cliente

0

1

2

3

4

5

Herramientas de gestin logstica endgena operando


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Elaboracin de planes de mejoramiento.El softwarepor s solo no hace la gestin; comoes apenas lgico, requiere del factor humanoencargado de realizar el diagnstico, identifi-car reas de oportunidad y definir planes demejoramiento logstico utilizando debidamenteel recurso.

RESULTADOS

La seleccin de herramientas por parte de losempresarios evidenci que sus intereses princi-palmente apuntan a tener una buena seleccin

de proveedores, planear la distribucin, admi-nistrar inventarios y brindar un buen servicio alcliente. El 100% de las empresas incluidas enla muestra ya ha implementado la herramientade costos logsticos; la respectiva evaluacinpermiti detectar que los mayores problemas seregistran en lo relativo a control de inventarios,stockaveriado, faltantes, existencias obsoletasy evaluacin de proveedores. Actualmente seest desarrollando la fase final de la metodo-loga, correspondiente a la implementacin de

los planes de mejoramiento logstico por partede cada una de las empresas.

El resultado final del estudio da cuenta deun procedimiento de diagnstico para evaluar elestado de la logstica por medio de indicadores,para las reas de aprovisionamiento, almace-namiento, transporte, distribucin y servicio alcliente; una metodologa para el conocimientode los costos logsticos de la empresa; y las he-rramientas que permitirn mejorar los procesospor reas, a travs de su implementacin en unsoftware, mejorando el desempeo de la gestinlogstica de las organizaciones.

CONCLUSIONES Y DISCUSIN

El sistema de gestin logstica aqu presenta-do se dise para que las empresas mejoren

su accionar en este mbito y con base en ellologren mayor competitividad en un entornoglobal. Particularmente hablando, el sistemaexpuesto se convierte en una solucin que guaal pequeo empresario hacia el mejoramientode sus procesos en las reas del aprovisiona-miento, almacenamiento, distribucin, servicioal cliente y costos logsticos.

La herramienta esencial es la de costoslogsticos, porque a partir de la respectivaevaluacin se pueden identificar debilidades y,sobre esa base, utilizar las otras herramientaspara disminuir costos por reas. En definitiva,con la identificacin de los costos logsticos

se puede evaluar el estado de la logstica, pormedio de indicadores para las reas de apro-visionamiento, almacenamiento, transporte,distribucin y servicio al cliente, identificandoproblemas a solucionar.

Esta metodologa es replicable en cual-quier empresa pequea de cualquier sectoreconmico, afirmacin que se refuerza bajo elcriterio de que la muestra que est evaluando elsoftwareincluye empresas pequeas dedicadasa diferentes actividades.

Como trabajo futuro se plantea evaluareste sistema mediante encuestas de satisfaccinpor parte de usuarios y con la verificacin de me-joras empresariales derivadas de su implemen-tacin por parte de los empresarios a quienesse ha capacitado para su uso. Adicionalmente,queda abierta la posibilidad de disear sistemasde gestin logstica para sectores especficostales como turismo, salud, alimentos, etc.

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