sistema nacional de compras públicas · creado por alberto a. marrero fecha de creación...

S N C P Abril 2013

Sistema Nacional de Compras Públicas Especificaciones Funcionales -

Sistema Nacional de Compras Públicas Page 7 of 203 Especificaciones Funcionales

Revisión del Documento

Versión Fecha versión Revisado por Cambios

1.0 22/05/2013 Jhonattan Toribio Encargado de Tecnología DGCP

Distribución del Documento

Versión Distribuido a Autorizado por Comentarios

1.0 Jhonattan Toribio Encargado de Tecnología DGCP


Contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 11

SNCP-CDU-PAC-001: INGRESAR PLAN ANUAL DE COMPRAS Y

CONTRATACIONES ........................................................................................................................... 13

DIAGRAMA MÓDULO PLANIFICACIÓN PACC ................................................................................ 17

SNCP-CDU-SOL-001: CREAR SOLICITUD DE COMPRA PLANIFICADA .................... 19

SNCP-CDU-SOL-002: CREAR SOLICITUD DE COMPRA NO PLANIFICADA ............ 22

SNCP-CDU-SOL-003: CONFIRMAR DISPONIBILIDAD DE FONDOS

PRESUPUESTARIOS ......................................................................................................................... 25

DIAGRAMA MÓDULO SOLICITUD ..................................................................................................... 27

SNCP-CDU-CON-001: CREAR AVISO DE CONVOCATORIA ............................................ 29

DIAGRAMA MÓDULO CONVOCATORIA .......................................................................................... 32

SNCP-CDU-CNS-001: CREAR ENMIENDA .............................................................................. 34

DIAGRAMA MÓDULO CONSULTA ..................................................................................................... 37

SNCP-CDU-REC-001: ENVIAR OFERTAS TÉCNICAS ......................................................... 39

SNCP-CDU-REC-002: ENVIAR OFERTAS ECONÓMICAS.................................................. 42

SNCP-CDU-REC-003: ABRIR OFERTAS TÉCNICAS ............................................................ 45

SNCP-CDU-REC-003: ABRIR OFERTAS ECONÓMICAS Y GARANTÍAS ...................... 48

DIAGRAMA MÓDULO RECEPCIÓN DE OFERTAS ......................................................................... 51

SNCP-CDU-ADJ-001: REGISTRAR RESULTADO DE ADJUDICACIÓN ........................ 53

DIAGRAMA MÓDULO ADJUDICACIÓN ............................................................................................ 56

SNCP-CDU-CNT-001: CREAR ORDEN DE COMPRA/CONTRATO .................................. 58

SNCP-CDU-CNT-002: CREAR ADDENDUM A ORDEN DE COMPRA/CONTRATO ... 60

SNCP-CDU-CNT-002: CONFIRMAR CUOTA DE COMPROMISO DE PAGO ................ 63

SNCP-CDU-CNT-003: RESCINDIR CONTRATO .................................................................... 65

DIAGRAMA MÓDULO CONTRATO ..................................................................................................... 67

SNCP-CDU-RBO-001: REGISTRAR LA ENTRADA DE BIEN, OBRA O SERVICIO ... 69

SNCP-CDU-RBO-002: REGISTRAR EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR ......................... 72

DIAGRAMA MÓDULO RECEPCIÓN DE BIEN, OBRA O SERVICIO ........................................... 74

SNCP-CDU-PAG-001: CONFIRMAR LIBRAMIENTO DE PAGO....................................... 76

SNCP-CDU-PAG-002: REGISTRAR EVALUACIÓN DE INSTITUCIÓN ......................... 78

SNCP-CDU-PAG-003: GENERAR REPORTE DE PROCESO DE COMPRA .................... 80

DIAGRAMA MÓDULO PAGO ................................................................................................................ 82

SNCP-CDU-SI-ROT-001: ENVIAR OFERTAS TÉCNICAS PARA SUBASTA INVERSA .................................................................................................................................................................. 84


DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA – RECEPCIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS ......... 87

SNCP-CDU-SI-SEL-001: SELECCIÓN DE OFERENTES PARA SUBASTA INVERSA 89

DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA – SELECCIÓN DE OFERENTES .......................... 91

SNCP-CDU-SI-SAD-001: ACCEDER A SUBASTA INVERSA............................................. 93

SNCP-CDU-SI-SAD-002: ENVIAR OFERTA ECONÓMICA INICIAL A SUBASTA

INVERSA ............................................................................................................................................... 95

SNCP-CDU-SI-SAD-003: ENVIAR OFERTAS ECONÓMICAS A SUBASTA INVERSA .................................................................................................................................................................. 97

SNCP-CDU-SI-SAD-004: ADJUDICAR A OFERTA DE MENOR PRECIO ................... 100

SNCP-CDU-SI-SAD-005: EMITIR REPORTE DE ADJUDICACIÓN DE SUBASTA

INVERSA ............................................................................................................................................. 103

DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA – SUBASTA Y ADJUDICACIÓN ........................ 105

SNCP- CDU-IRO-001: ENVIAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN ROE ........................ 107

SNCP-CDU-IRO-002: RECIBIR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN ROE ........................ 114

SNCP-CDU-IRO-003: ANALIZAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN ROE .................... 117

SNCP-CDU-IRO-004: CREAR REGISTRO DE OFERENTE DEL ESTADO ................... 121

SNCP-CDU-IRO-006: MODIFICAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN ROE ................. 124

DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES – INSCRIPCIÓN ROE ........................................................ 126

SNCP-CDU-ARO-001: ENVIAR SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN ROE................... 128

SNCP-CDU-ARO-002: ACTUALIZAR REGISTRO DE OFERENTE ................................. 133

DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES – ACTUALIZACIÓN ROE .................................................. 135

SNCP-CDU-INH-002: INHABILITAR OFERENTE .............................................................. 137

DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES – INHABILITACIÓN ......................................................... 139

SNCP- CDU-RSA-001: REGISTRAR SANCIÓN ................................................................... 141

DIAGRAMA MÓDULO SANCIONES ................................................................................................. 143 REGISTRAR SANCIÓN ........................................................................................................................ 143

SNCP- CDU-RSA-002: DETENER PROCESO DE COMPRA .............................................. 144

DIAGRAMA MÓDULO SANCIONES ................................................................................................. 146 DETENER PROCESO DE COMPRA ................................................................................................... 146

SNCP-CDU-CAU-001: SOLICITAR CREACIÓN DE USUARIO ....................................... 148

SNCP-CDU-CAU-002: SOLICITAR INHABILITACIÓN DE USUARIO ........................ 150

SNCP-CDU-CAU-003: SOLICITAR MODIFICACIÓN DE USUARIO ............................ 152

SNCP-CDU-CAU-004: CREAR USUARIO ............................................................................... 154

SNCP-CDU-CAU-005: INHABILITAR USUARIO ................................................................ 157

SNCP-CDU-CAU-006: MODIFICAR USUARIO .................................................................... 160

SNCP-CDU-CAU-007: BUSCAR EN CATÁLOGO DE USUARIOS ................................... 162


DIAGRAMA MÓDULO GESTIÓN CATÁLOGO USUARIOS ......................................................... 164

SNCP-CDU-CBS-001: SOLICITAR CORRECCIÓN DE ELEMENTO DEL CATÁLOGO ................................................................................................................................................................ 166

SNCP-CDU-CBS-002: SOLICITAR INCLUSIÓN DE ELEMENTO EN EL CATÁLOGO ................................................................................................................................................................ 168

SNCP-CDU-CBS-003: SOLICITAR INHABILITACIÓN DE ELEMENTO ...................... 170

SNCP-CDU-CBS-004: CORREGIR ELEMENTO EN CATÁLOGO DE BIENES, OBRAS

Y SERVICIOS .................................................................................................................................... 172

SNCP-CDU-CBS-005: INCLUIR ELEMENTO EN CATÁLOGO DE BIENES, OBRAS Y

SERVICIOS ........................................................................................................................................ 174

SNCP-CDU-CBS-006: INHABILITAR ELEMENTO EN CATÁLOGO DE BIENES,

OBRAS Y SERVICIOS .................................................................................................................... 177

SNCP-CDU-CBS-007: BUSCAR EN CATÁLOGO DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS ................................................................................................................................................................ 180

DIAGRAMA MÓDULO GESTIÓN CATÁLOGO BIENES, OBRAS Y SERVICIOS ................... 181

SNCP-CDU-GEN-001: ACCEDER AL SISTEMA .................................................................... 183

SNCP-CDU-GEN-002: ENVIAR REGISTRS A APROBACIÓN ......................................... 185

SNCP-CDU-GEN-003: APROBAR REGISTRO ....................................................................... 187

SNCP -CDU-GEN-004: PUBLICAR REGISTRO .................................................................... 190

SNCP-CDU-GEN-005: BUSCAR REGISTRO .......................................................................... 192

SNCP-CDU-GEN-006: AÑADIR DOCUMENTO ..................................................................... 193

SNCP-CDU-GEN-007: MODIFICAR REGISTRO .................................................................. 195

SNCP-CDU-GEN-008: ELIMINAR REGISTROS ................................................................... 197

SNCP-CDU-GEN-009: ENVIAR NOTIFICACIÓN ................................................................ 199

SNCP-CDU-GEN-010: EMITIR REPORTES DE COMPRAS .............................................. 201

SNCP-CDU-GEN-012: REPORTAR INCIDENTES DEL SISTEMA .................................. 203

SNCP-CDU-GEN-013: IMPORTAR REGISTROS DE ARCHIVOS XML ........................ 205

SNCP-CDU-GEN-014: REGISTRAR RESOLUCIONES ...................................................... 206

ANEXOS ............................................................................................................................................... 208


Introducción

Dando cumplimiento a los objetivos de la Consultoría Funcional del Sistema Nacional de

Compras Públicas, se han identificado y documentado las especificaciones funcionales del

nuevo Sistema Nacional de Compras Públicas, utilizando como base los procesos misionales

definidos en el Modelo de Negocios aprobado por la DGCP y validado con usuarios clave.

El propósito de este documento es el de contar con una definición detallada de los

requerimientos funcionales de modo que pueda ser utilizado como insumo durante la etapa

de análisis de requerimientos del nuevo Sistema.

La metodología utilizada para la obtención de las especificaciones es la de elaboración de

casos de uso, cuya narrativa se describe más adelante y se acompaña de los respectivos

flujogramas en notación UML o de Lenguaje de Modelado Unificado, en formato Visio.

Con la utilización de casos de uso se puede capturar y presentar información de cómo un

sistema o negocio trabaja, o de cómo se desea que trabaje. Entre sus características

principales, esta metodología describe bajo la forma de acciones y reacciones el

comportamiento de un sistema desde el punto de vista del usuario; adicionalmente, permite

definir los límites del sistema y las relaciones entre el sistema y el entorno, así como las reglas

de negocio que marcan las pautas para esa interacción.

Dada la naturaleza de la información generada, se recomienda validar en detalle la narrativa,

gráficos y especificaciones funcionales contenidas en este documento con personal

especializado de la DGCP.


SNCP-CDU-PAC-001: Ingresar Plan Anual de Compras y Contrataciones

ID SNCP-CDU-PAC-001 Nivel Primario

Nombre Ingresar Plan Anual de Compras y Contrataciones

Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 26-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 09-10-2013

Objetivo Registrar el Plan Anual de Compras y Contrataciones de las instituciones, en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El usuario ingresa en el Sistema Nacional de Compras Públicas, el Plan Anual de Compras aprobado.

Actor Analista de Compras

Precondiciones

Plan Anual de Compras y Contrataciones de la institución aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva. El catálogo de bienes y/o servicios debe estar disponible. Usuarios registrados en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Pos condiciones Plan Anual de Compras registrado.

Flujo Normal

Acción del Actor Respuesta del Sistema

1. Usuario ingresa al Sistema Nacional de Compras Públicas con su usuario y contraseña.

2. Sistema despliega pantalla de usuario.

3. Usuario selecciona “Importar archivo”. 4. Sistema muestra pantalla de PC para selección de archivos y habilita opción “Importar”.

5. Usuario selecciona archivo PACC y presiona opción “Importar”.

6. Sistema importa y muestra información Archivo PACC seleccionado.

-

7. Sistema asigna Número único PACC importado y muestra mensaje “Plan Anual de Compras guardado”.

Flujo Alternativo

Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema

FA 1

1. Analista de Compras ingresa al sistema con su usuario y contraseña.

2. Despliega pantalla principal.

3. Presiona “Ingresar solicitudes de Plan Anual de Compras y Contrataciones’’.

4. Muestra formulario de ingreso de solicitudes del Plan Anual de Compras y Contrataciones, para llenado de los siguientes campos: a. Descripción de la compra* b. Tipo de Contratación (Bien, Obra,

Servicio o Consultoría)* c. Modalidad d. Elemento relacionado del Catálogo

de Bienes, y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado*


FA 1

h. Fecha estimada de adquisición* i. Nombre Usuario Requirente j. Área o Unidad k. Jefe Directo l. Cargo m. Región* n. Provincia* o. Municipio* p. Período de uso (en caso de arriendos

o servicios) (campo fecha desde/hasta)

q. Clasificador presupuestario

relacionado* r. Destinado a PYMES (Sí/No)* s. Prioridad* (Alta-Media-Baja)

*Campos Obligatorios 5. Analista de Compras completa

el formulario. 6. Guía al usuario marcando los campos

obligatorios. 7. Selecciona “Guardar”. 8. Sistema asigna número único a PACC y

muestra mensaje “Plan Anual de Compras guardado”.

FA 2

1. El Analista de Compras no registra información en campos obligatorios y selecciona “Guardar”.

2. Sistema muestra mensaje “Faltan campos obligatorios” y muestra los campos obligatorios faltantes.

3. Analista de Compras completa los campos faltantes.

4. Guía al usuario marcando los campos obligatorios.

5. Selecciona “Guardar”. 6. Sistema asigna número único a solicitudes del PACC y muestra mensaje “Plan Anual de Compras guardado”.

FA 3


2. Despliega pantalla de usuario.

3. Selecciona solicitud de PACC requerida

4. Muestra campos de solicitud de compra publicada: a. Descripción de la compra* b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o

Servicio)* c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes,

Obras y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* h. Fecha estimada de adquisición*, i. Nombre Usuario Requirente, j. Área o Unidad, k. Jefe Directo l. Cargo m. Región* n. Provincia* o. Municipio* p. Período de uso (en caso de arriendos

o servicios), (campo fecha desde/hasta)


FA 3

q. Clasificador presupuestario relacionado*

r. Destinado a PYMES (Sí/No)* s. Prioridad* (Alta-Media-Baja)

*Campos Obligatorios 5. Modifica campo requerido y

presiona “Guardar”. 6. Muestra campos de justificación de

cambio en PACC: Lista de selección (Parametrizable)

- Reducción de presupuesto

- Ajuste Cuenta Presupuestaria

- Reasignación de recursos no utilizados - Otros:________________________ - Campo comentario

7. Selecciona campo justificativo de cambios en el PACC y presiona “Guardar”.

8. Guarda cambio en el Plan Anual de Compras Públicas

Excepciones EX 1. El archivo PACC XML presenta errores y/o no se puede subir al sistema. Inicia FA 1.

EX 2. La información requerida está incompleta. Inicia FA 2.

EX 3. Analista de Compras requiere cambiar PACC de compras publicados. Inicia FA 3.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-GEN-012 Importar archivos XML

Extensiones

SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación SNCP-CDU-GEN-005 Buscar registro SNCP-CDU-GEN-007 Modificar registro SNCP-CDU-GEN-008 Eliminar registro

Especializaciones - - Prioridad Alta

Frecuencia de uso Media

Reglas de Negocio RN1: En la modificación del PACC, no pueden eliminarse renglones ejecutados en versiones anteriores

RN2: El Plan Anual de Compras publicado puede ser modificado por diversos motivos: Reducción de presupuesto

Ajuste Cuenta Presupuestaria

Reasignación de recursos no utilizados Otros:___________________________

*Esta lista es parametrizable.

RN3: La clasificación de los requerimientos debe realizarse a un nivel del catálogo de Bienes, y Servicios que sea parametrizable.

Requisitos Especiales

Los elementos mínimos que debe contener el plan de compras son: a. Descripción de la compra b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio) c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios e. Cantidad f. Precio estimado por Unidad g. Monto total estimado


h. Fecha estimada de adquisición i. Área o Unidad j. Región k. Provincia l. Municipio m. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha

desde/hasta) n. Clasificador presupuestario relacionado o. Destinado a PYMES (Sí/No) p. Prioridad* (Alta-Media-Baja)

Supuestos Catálogo de Bienes y Servicios definido y en funcionamiento, relacionado con el clasificador presupuestario.

Notas y problemas

-

Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas


DIAGRAMA MÓDULO PLANIFICACIÓN PACC

Sistema Nacional de Compras Públicas:

Plan Anual de Compras y Contrataciones

::Analista de Compras

::Rol aprobador

Ingresar PACC

Enviar registro a

aprobación

Publicar registro

Modificar registro

Eliminar registro

Aprobar registro

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

::Usuario consulta

Buscar registro

«extends»

Importar archivos

XML

«uses»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Planificación PACC


SNCP-CDU-SOL-001: Crear solicitud de compra planificada

ID SNCP-CDU-SOL-001 Nivel Primario Nombre Crear solicitud de compra planificada Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 27-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 09-10-2013

Objetivo Crear solicitudes de compras ingresadas y publicadas en el Plan Anual de Compras y Contrataciones.

Descripción Analista de Compras crea la solicitud a partir de los datos publicados en el Plan Anual de Compras y Contrataciones, dando inicio al proceso de compras.


Precondiciones Plan Anual de Compras y Contrataciones publicado.

Pos condiciones Solicitud de compras pendiente de confirmación de fondos presupuestarios y aprobación.

Flujo Normal




3. Presiona opción "Crear Solicitud de Compra Planificada".

4. Habilita formulario para llenado de los siguientes campos :

a. Modalidad de Compras aprobada*. b. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* c. Rango de fecha para recepción de ofertas

(inicio/final)* d. Fecha de apertura de ofertas técnicas.* e. Fecha de apertura de ofertas económicas* f. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* g. Personal que recibirá bien, obra o servicio Campos obligatorios*

5. Llena campos habilitados 6. Asigna número de solicitud (Ref. Modalidad)

7. Selecciona opción “Agregar elemento del Plan Anual de Compras”.

8. Sistema despliega listado de elementos contenidos en versión del PACC publicado.

9. Selecciona elemento del PACC 10. Importa y relaciona los registros del PACC con su metadata y habilita los siguientes campos para modificación:

a. Cantidad* b. Precio Unidad* c. Especificaciones Técnicas d. Lote *Campos Obligatorios

11. Completa información de solicitud de compras.

-

12. Repite los pasos del 7 al 10, para agregar tantos elementos como requiera el proceso.

-

13. Presiona opción “Añadir documento” (Ver CDU Añadir Documento) y adjunta documentos que corresponda.

-


14. Selecciona opción “Solicitar Disponibilidad Presupuestaria” (Ver CDU Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios).

15. Despliega opción Crear aviso de convocatoria.

16. Selecciona opción “Crear aviso de convocatoria” (Ver CDU Crear Aviso de Convocatoria)

17. Habilita opción guardar solicitud.

18. Selecciona “Guardar solicitud”. 19. Valida que los parámetros de la solicitud cumpla con los parámetros definidos para los umbrales.

- 20. Sistema guarda solicitud y muestra el mensaje “Solicitud guardada’’.

- 21. Sistema habilita opción “Enviar solicitud a aprobación”

22. Selecciona opción “Enviar solicitud a aprobación”.

23. Envía solicitud a Rol aprobador

Flujo Alternativo


FA 1

1. El Analista de Compras no registra información en campos obligatorios y selecciona guardar solicitud.

2. Sistema muestra mensaje “Campos obligatorios incompletos” y muestra los campos faltantes.



5. Selecciona “Guardar solicitud”. 6. Sistema guarda solicitud y muestra el mensaje “Solicitud guardada’’.

- 7. Sistema habilita enviar solicitud a aprobación.


9. Envía solicitud a Rol aprobador.

FA2


- 3. Muestra mensaje “El monto de la solicitud no cumple con umbral de modalidad seleccionada”.

4. Modifica parámetros de solicitud.

-

5. Selecciona “Guardar solicitud”. 6. Valida que los parámetros de la solicitud cumplan con los parámetros definidos para los umbrales.

- 7. Sistema guarda solicitud y muestra el mensaje “Solicitud guardada’’.

- 8. Sistema habilita opción “Enviar solicitud a aprobación”.



Excepciones

EX 1. Selecciona guardar solicitud faltando campos obligatorios por llenar. Inicia FA 1.

EX 2. Selecciona guardar solicitud y sistema valida que parámetros de la solicitud no cumplen con parámetros definidos para los umbrales. Inicia FA 2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-PACC-001 Ingresar Plan Anual de Compras y Contrataciones SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento

Extensiones

SNCP-CDU-SOL-OO3 Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios SNCP-CDU-GEN-007 Modificar registro


SNCP-CDU-GEN-008 Eliminar registro SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta

Reglas de Negocio RN1: Los elementos obligatorios que debe contener una solicitud de compras para su validación:

a. Descripción de la compra* b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)* c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* h. Fecha estimada de adquisición*, i. Área o Unidad, j. Región k. Provincia l. Municipio* m. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha

desde/hasta) n. Clasificador presupuestario relacionado* o. Destinado a PYMES (Sí/No)* p. Prioridad* (Alta-Media-Baja) q. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* r. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final)* s. Fecha de apertura de ofertas técnicas.* t. Fecha de apertura de ofertas económicas.* u. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* v. Personal que recibirá bien, obra o servicio

Campos obligatorios*

RN2: Si la modalidad seleccionada es Subasta Inversa, el sistema muestra los campos obligatorios adicionales para dicha modalidad:

1. Oferta inicial para Subasta Inversa 2. Tiempo de duración de Subasta Inversa

RN3: La Subasta Inversa aplica para bienes y servicios estandarizados.

RN4: Toda solicitud de compras debe ser validada por el Rol aprobador.

RN5: Las solicitudes de compra deben cumplir con los parámetros establecidos para las distintas modalidades de compra.

RN6: Las fechas para cada etapa de los procesos, deben asociarse al campo Modalidad y definirse de acuerdo a sus reglas particulares.


-

Supuestos El servicio de verificación de disponibilidad presupuestaria está disponible.

Notas y problemas -



SNCP-CDU-SOL-002: Crear solicitud de compra no planificada

ID SNCP-CDU-SOL-002 Nivel Primario Nombre Crear solicitud de compra no planificada


Objetivo Crear solicitudes de compras no planificadas para casos de urgencia o emergencia.

Descripción

El Analista de Compras crea una solicitud de compra no planificada (fuera del Plan Anual de Compras y Contrataciones) en el Sistema Nacional de Compras Públicas, para casos de urgencia o emergencia.


Precondiciones

Decreto presidencial del Poder Ejecutivo para caso de emergencia nacional. Resolución de urgencia de Máxima Autoridad de Institución. Casos de excepción Justificados. El catálogo de bienes y/o servicios debe estar habilitado. El catálogo de Jefes de Unidades Organizativas: cargos, áreas y unidades de compra por institución debe estar completo.

Pos condiciones Solicitud de compra no planificada creada en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal




3. Presiona “Crear solicitud de compra no planificada’’.

4. Muestra formulario de ingreso de solicitudes del Plan Anual de Compras y Contrataciones:

a. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)*

b. Modalidad

c. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios*

d. Cantidad*

e. Precio estimado por Unidad*

f. Monto total estimado*

g. Fecha estimada de adquisición*

h. Área o Unidad

i. Región

j. Provincia

k. Municipio*

l. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha desde/hasta)

m. Clasificador presupuestario relacionado*

n. Destinado a PYMES (Sí/No)*

o. Prioridad* (Alta-Media-Baja)

p. Rango de fecha para consultas (inicio/final)*

q. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final)*

r. Fecha de apertura de ofertas técnicas*

s. Fecha de apertura de ofertas económicas*

t. Lugar de recepción del bien, obra o servicio*

u. Personal que recibirá bien, obra o servicio *Campos Obligatorios


5. Completa información de solicitud de compras.

6. El sistema habilita opción de adjuntar documentos.

7. Analista de Compras presiona opción “Adjuntar Documento” (Ver CDU Añadir Documento).

-

8. Selecciona opción “Crear aviso de convocatoria”).

9. El sistema habilita opción “Guardar solicitud de compra”.


- 12. Sistema guarda solicitud muestra el mensaje “Solicitud guardada’’.

- 13. Habilita opción “Enviar solicitud a aprobación”.



Flujo Alternativo


FA 1

1. El Analista de Compras no registra información en campos obligatorios y selecciona guardar solicitudes.




5. Selecciona “Guardar solicitud de compra”.

6. Sistema muestra el mensaje “Solicitud de compra guardada”.

- 7. Muestra listado de solicitudes no planificadas guardadas, pendientes de aprobación.




FA 2


2. Muestra mensaje “Favor adjuntar documentos justificativos para solicitud no planificada”.

3. Analista de Compras presiona opción Adjuntar Documentos (Ver CDU Añadir Documento).

4. El sistema despliega opción “Guardar solicitud de compra”.


6. Sistema guarda solicitud y muestra el mensaje “Solicitud de compras guardada’’.

- 7. Muestra listado de solicitudes no planificadas guardadas pendientes de aprobación.




Excepciones EX 1. Selecciona guardar solicitud faltando campos obligatorios por llenar. Inicia FA 1.

EX2. Selecciona guardar solicitud sin adjunto de documento justificativo. Inicia FA 2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento

Extensiones

SNCP-CDU-SOL-OO3 Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios SNCP-CDU-GEN-007 Modificar registro SNCP-CDU-GEN-008 Eliminar registro


SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Media Reglas de Negocio RN1: Toda solicitud de compras no planificada para casos de emergencia, debe

contener como documento justificativo el decreto presidencial del poder ejecutivo.

RN2: Toda solicitud de compras no planificada para casos de urgencia, debe contener como documento justificativo, la resolución de la Máxima autoridad de la Institución.

RN3: La Solicitud de compras es el paso inicial y obligatorio para iniciar un proceso de adquisición, a través de cualquier modalidad de compra, a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

RN4: Puede haber varios ítems en una misma solicitud de compras.

RN5: La catalogación de los requerimientos debe realizarse a nivel 4 del catálogo de Bienes, Obras y Servicios.

RN6: Los elementos obligatorios que debe contener una solicitud de compras para su validación:

a. Descripción de la compra b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)* c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* h. Fecha estimada de adquisición* i. Área o Unidad j. Región k. Provincia l. Municipio* m. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha

desde/hasta) n. Clasificador presupuestario relacionado* o. Destinado a PYMES (Sí/No)* p. Prioridad* (Alta-Media-Baja) q. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* r. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final)* s. Fecha de apertura de ofertas técnicas.* t. Fecha de apertura de ofertas económicas* u. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* v. Personal que recibirá bien, obra o servicio

Campos obligatorios*

RN7: Si la modalidad seleccionada es Subasta Inversa, el sistema muestra los campos obligatorios adicionales para dicha modalidad:

w. Oferta inicial para Subasta Inversa x. Tiempo de duración de Subasta Inversa

RN8: Toda solicitud de compras debe ser aprobada por Rol aprobador Requisitos Especiales

-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-SOL-003: Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios

ID SNCP-CDU-SOL-003 Nivel Primario Nombre Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 27-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 09-10-2013

Objetivo Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios en el Sistema Financiero, para solicitud de compra en SNCP.

Descripción Analista de Compras confirma disponibilidad de fondos presupuestarios a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, que a su vez está integrado con el Sistema Financiero.


Precondiciones Solicitud de compras creada.

Pos condiciones Disponibilidad de fondos presupuestarios en el Sistema Financiero verificada.

Flujo Normal


1. Selecciona opción “Ver solicitudes pendientes de confirmación presupuestaria”.

2. Muestra listado de solicitudes pendientes de confirmación de disponibilidad presupuestaria.

3. Selecciona solicitud pendiente de confirmación de disponibilidad presupuestaria requerida.

-

4. Selecciona opción “Solicitar Disponibilidad Presupuestaria”.

5. Sistema verifica disponibilidad de fondos presupuestarios en Sistema Financiero.

-

6. Sistema confirma disponibilidad de fondos presupuestarios para solicitud y emite mensaje “Fondos presupuestarios disponibles".

Flujo alternativo

FA 1

1. Analista de Compras Selecciona opción “Solicitar Disponibilidad Presupuestaria”.

2. Sistema verifica disponibilidad de fondos presupuestarios en Sistema Financiero.

-

3. Sistema confirma disponibilidad de fondos presupuestarios para solicitud y emite mensaje “Fondos presupuestarios no disponibles".

FA 2 1. Encargado Financiero selecciona opción “Confirmar disponibilidad presupuestaria Offline”

2. Sistema habilita opción para cargado de archivos.

3. Encargado Financiero presiona opción Adjuntar Documentos (Ver CDU Añadir Documento). Y sube documento de confirmación de disponibilidad de fondos

-


presupuestarios firmado por Financiero

4. Encargado Financiero selecciona opción “Confirmar disponibilidad presupuestaria

5. Sistema confirma disponibilidad de fondos presupuestarios para solicitud y emite mensaje “Fondos presupuestarios disponibles".

Excepciones

EX1. Falta de fondos presupuestarios para solicitud de compra requerida. Inicia FA 1. EX2. Falta de integración con sistema financiero para verificación de disponibilidad de fondos presupuestarios. Inicia FA 2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-SOL-003 Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios Especializaciones - - Prioridad Alta

Frecuencia de uso Alta

Reglas de Negocio RN1:Para todos los procesos, exceptuando los casos de emergencia y seguridad nacional, será necesario contar con la Certificación de Existencia de Fondos y cuota de compromiso, emitida por el Financiero de la Entidad Contratante, para la celebración del correspondiente contrato o el otorgamiento de una orden de compra o de servicios.

RN2: El Sistema Nacional de Compras Públicas debe estar integrado al Sistema Financiero Gubernamental para fines de:

Confirmación de disponibilidad de fondos presupuestarios Libramiento de pago

Registro de Compromiso de pago


-

Supuestos El servicio de verificación de disponibilidad presupuestaria está disponible.

Notas y problemas -



DIAGRAMA MÓDULO SOLICITUD


Solicitud


Crear solicitud de

compra planificada

::Rol aprobador

Aprobar registro

Confirmar

disponibilidad de fondos

presupuestarios

«extends»

Enviar registro a

aprobación

Añadir Documento

Modificar registro

«extends»

«uses»

«extends»

«extends»

Crear solicitud de

compra no planificada

«extends»

::Sistema Financiero

Ingresar PACC

«uses»

Eliminar registro

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Solicitud.


SNCP-CDU-CON-001: Crear Aviso de Convocatoria

ID SNCP-CDU-CON-001 Nivel Primario Nombre Crear Aviso de Convocatoria Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 03-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 10-10-2013

Objetivo Crear el Aviso de Convocatoria para su posterior publicación.

Descripción Proceso de creación de Aviso de Convocatoria para después ser publicado y dejar disponible la información a través del Sistema Nacional de Compras Públicas para que los Oferentes realicen ofertas.

Actor Analista de Compras (iniciador)

Precondiciones Existencia de solicitud de compras aprobada

Pos condiciones Aviso de convocatoria registrado

Flujo Normal


1. Analista de Compras ingresa al Sistema Nacional de Compras Públicas con su usuario y contraseña.


3. Analista de Compras selecciona “Buscar procesos de compras abiertos”.

4. Sistema muestra procesos de compras abiertos.

5. Analista de Compras selecciona proceso de compra requerido.

6. Sistema despliega registros de proceso de compra requerido.

7. Analista de Compras presiona opción “Ver solicitud”.

8. Sistema muestra información de solicitud y habilita opción “Crear aviso de convocatoria personalizada”.

9. Analista de Compras selecciona opción “Crear Aviso de Convocatoria personalizada”.

10. Sistema muestra listado de oferentes registrados en rubro y parámetros de búsqueda:

- Nombre comercial - RNC - Cédula - E-mail - Dirección

11. Introduce parámetros de búsqueda. 12. Muestra resultado de búsqueda

13. Selecciona oferente(s) requeridos. 14. Habilita opción enviar convocatoria a oferente seleccionado.

15. Selecciona opción “Enviar Aviso de convocatoria personalizada”.

16. Envía aviso de convocatoria a escritorios virtuales y correos externos de oferentes seleccionados.

Flujo Alternativo


FA1

1. Analista de Compras presiona opción “Modificar información de convocatoria”.

2. Sistema muestra información de convocatoria llenada en la Solicitud:

a. Número de solicitud b. Modalidad de Compra c. Descripción de la compra d. Elemento o ítem e. Ubicación de la Obra (caso Obras)


f. Rango de fecha para consultas (inicio/final)

g. Rango de fecha para respuestas h. Rango de fecha para recepción de

ofertas (inicio/final) i. Fecha de apertura de ofertas técnicas j. Fecha de apertura de ofertas

económicas k. Lugar de recepción del bien, obra o

servicio l. Datos de personal que recibirá bien,

obra o servicio m. Otros sitios de consulta del proceso:

(agregar aquí portal institución ) n. Comentarios

3. Analista de Compras modifica información presiona botón “Guardar Cambios en información de convocatoria de solicitud”.

4. Sistema muestra mensaje de éxito.

FA2

1. Analista de Compras selecciona opción “Enviar convocatoria automática”.

3. Habilita convocatoria para envío a todos los oferentes registrados en el rubro (s) de la solicitud.

4. Selecciona opción “Enviar Aviso de Convocatoria”.

5. Envía aviso de convocatoria automática a escritorios virtuales y correos externos de oferentes registrados en rubro de solicitud.

Excepciones EX1. Información de convocatoria llenada en solicitud contiene errores. Inicia FA1. EX2. Se requiere el envío de convocatoria a todos los oferentes registrados en rubro de solicitud. Inicia FA 2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-SOL-001 Crear solicitud de compra planificada SNCP-CDU-SOL-002 Crear solicitud de compra no planificada SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación SNCP-CDU-GEN-007 Modificar registro SNCP-CDU-GEN-008 Eliminar registro


Reglas de Negocio RN1: El contenido mínimo de la convocatoria será: 1) Identidad de la entidad que convoca; 2) La descripción, cantidad y el lugar de entrega, de los bienes a suministrarse; o la descripción y ubicación de las obras que hayan de efectuarse; o la descripción de los servicios requeridos; 3) El plazo, de ser el caso según la modalidad, para el suministro de los bienes, servicios o la terminación de las obras; 4) El lugar, la forma y costo para obtener los pliegos de condiciones; 5) La fecha, hora y el lugar previsto para la presentación de propuestas; 6) La indicación de que la compra o contratación está cubierta por un tratado o convenio internacional suscrito por la República Dominicana.

RN2: La opción del medio de mensajería electrónica a utilizar debe ser


parametrizable.

RN3: La posibilidad de invitar automáticamente a todos los suplidores habilitados o a un subconjunto debe ser parametrizable.


-

Supuestos - Notas y problemas

-



DIAGRAMA MÓDULO CONVOCATORIA


Convocatoria


Enviar registro a

aprobación

Modificar registro

Crear aviso de

convocatoria

Eliminar registro

Aprobar registro

Publicar registro

::Rol aprobador

Añadir documento

«uses»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»«extends»

Crear solicitud de

compra no planificada

«uses»

Crear solicitud de

compra planificada

«uses»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Convocatoria.


SNCP-CDU-CNS-001: Crear Enmienda

ID SNCP-CDU-CNS-001 Nivel Primario Nombre Crear Enmienda Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 03-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 10-10-2013

Objetivo Crear Enmienda aclaratoria cuando se amerite, para su posterior publicación en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Proceso de creación de enmienda aclaratoria para después ser publicado y dejar disponible la información a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, para que los Oferentes realicen ofertas.


Precondiciones Aviso de Convocatoria publicado

Pos condiciones Enmienda publicada

Flujo Normal







6. Sistema despliega registro del proceso de compra requerido: a. Descripción de la compra b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)* c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y

Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* h. Fecha estimada de adquisición* i. Área o Unidad j. Región k. Provincia l. Municipio* m. Período de uso (en caso de arriendos o

servicios), (campo fecha desde/hasta) n. Clasificador presupuestario relacionado* o. Destinado a PYMES (Sí/No)* p. Prioridad* (Alta-Media-Baja) q. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* r. Rango de fecha para recepción de ofertas

(inicio/final)* s. Fecha de apertura de ofertas técnicas* t. Fecha de apertura de ofertas económicas*

u. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* v. Personal que recibirá bien, obra o servicio

7. Analista de Compras modifica registros de

solicitud. 8. Muestra mensaje “Favor crear acta de

Enmienda” y habilita opción “Crear Enmienda”.


9. Analista de Compras selecciona opción “Crear Enmienda”

10. Sistema habilita campo de texto y opción “Añadir documentos”.

11. Analista de Compras presiona opción “Añadir documento” y Enmienda (Ver CDU Añadir Documento).

12. Sistema habilita opción “Guardar Enmienda creada”.

13. Analista de Compras selecciona opción “Guardar Enmienda creada”.

14. Sistema guarda Enmienda y habilita opción “Enviar a aprobación”.

15. Selecciona opción “Enviar a aprobación”. 16. Envía Enmienda con registros de cambio en la solicitud a Rol aprobador.

Flujo Alternativo


FA1

1. Archivo a subir como adjunto tiene un formato no permitido.

2. El sistema despliega aviso “El formato del archivo no está permitido”.

3. Analista de Compras añade nuevamente documento en formato permitido.

-

FA2

1. Usuario selecciona opción “Anular solicitud”.

2. Sistema emite mensaje “Desea anular solicitud Número XXXXXX : SI/NO”.

3. Usuario selecciona opción “SI”. 4. Sistema habilita solicitud para aprobación de anulación.

FA3

1. Selecciona opción publicar acta de preguntas y respuestas.

2. Sistema habilita campo de texto y opción “Añadir documentos”.

3. Analista de Compras presiona opción “Añadir documento” y sube acta de preguntas y respuestas (Ver CDU Añadir Documento).

4. Sistema habilita opción “Guardar Acta de preguntas y respuestas “.

5. Analista de Compras selecciona opción “Guardar Acta de preguntas y respuestas”.

6. Sistema guarda acta de preguntas y respuestas y habilita opción “Enviar a aprobación”.

7. Selecciona opción “Enviar a aprobación”.

8. Envía acta de preguntas y respuestas a Rol aprobador.

Excepciones EX1. Documentos ingresados con formato no permitido. Inicia FA.1.

EX2. Solicitud de compra requiere anulación. Inicia FA.2.

EX3. Usuario requiere publicación de acta de preguntas y respuestas. Inicia FA. 3.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-CON-001 Crear Aviso de Convocatoria SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación Especializaciones - - Prioridad Alta


Reglas de Negocio RN1: Podrán realizarse Addendum o enmiendas a los Pliegos de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, que no cambien el objeto del proceso ni constituyan una variación sustancial en la concepción original de éstos.

RN2: Los participantes podrán solicitar a la entidad convocante aclaraciones acerca del pliego de condiciones, hasta la fecha que coincida


con el cincuenta por ciento (50%) del plazo para presentación de propuestas. La entidad dará respuesta a tales solicitudes de manera inmediata, y no más allá de la fecha que signifique el setenta y cinco por ciento (75%) del plazo previsto para la presentación de propuestas. Las aclaraciones se comunicarán, sin indicar el origen de la solicitud, a todos los oferentes que hayan adquirido el pliego de condiciones. El registro y manejo de plazos por modalidad debe ser parametrizable en el Sistema.

RN3: Las enmiendas aprobadas deben ser comunicadas a los oferentes por las diferentes vías electrónicas posibles, esto debe ser parametrizable.


-

Supuestos -

Notas y problemas - Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas


DIAGRAMA MÓDULO CONSULTA


Consulta


::Oferente

Crear enmienda

Buscar registro

Enviar notificación

Publicar registros

::Rol aprobador

Aprobar registros

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

Añadir documentoCrear Aviso de

Convocatoria

«uses» «uses»

Enviar registro a

aprobación

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Consulta.


SNCP-CDU-REC-001: Enviar Ofertas Técnicas

ID SNCP-CDU-REC-001 Nivel Primario Nombre Enviar Ofertas Técnicas Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 31-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 10-10-2013

Objetivo Presentar oferta en un proceso de compras a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Oferente analiza los documentos de Términos de Referencia / Especificaciones Técnicas provisto por la Unidad de Compras solicitante y prepara su oferta en base al requerimiento, la cual será enviada a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Oferente (iniciador)

Precondiciones Aviso de Convocatoria Publicado. Oferente registrado como Oferente del Estado. Fecha de recepción de ofertas está vigente.

Pos condiciones Oferta técnica cargada en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Oferente accede al Sistema Nacional de Compras Públicas con su nombre de usuario y contraseña.

2. El sistema despliega pantalla de usuario.

3. Oferente accede a “Aviso de Convocatorias”.

4. El sistema entrega una lista de las convocatorias disponibles por diferentes modalidades de búsqueda (fecha publicación, Institución, rubro, modalidad de contratación, región geográfica, etc.)

5. El Oferente escoge una convocatoria. 6. El sistema muestra la descripción y el acceso los documentos de la convocatoria disponibles para descargar.

7. Oferente descarga los requerimientos establecidos en documentos de referencia.

8. El sistema registra los datos del Oferente que ejecutó descarga de documentos para fines de envío de notificaciones del proceso de compras y registro de interés de participación (ROE para Oferentes nacionales y Pasaporte y país de emisión para Oferentes extranjeros, fecha y hora de descarga, número de convocatoria).

- 9. El sistema notifica al Oferente el registro de la descarga del proceso de adquisición con los datos indicados en el paso 8.

10. Oferente selecciona convocatoria requerida y presiona opción “Enviar Ofertas técnicas”.

11. Sistema despliega la opción: “Añadir documentos”.

12. El Oferente presiona opción “Añadir documento” y sube documentos de Oferta técnica (Ver CDU Añadir Documento).

-

13. Oferente presiona opción “Enviar Oferta”. 14. El sistema asigna número de oferta (correlativo por proceso) y la oferta queda disponible en el sistema hasta la fecha de apertura de la oferta técnica para las modalidades de compras menores hacia arriba, a partir de la cual queda


disponible para la UC respectiva a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

-

15. El sistema envía notificación a bandeja de entrada del oferente confirmando recepción de oferta técnica con los datos del proceso de compras y los datos del Oferente (ROE para Oferentes nacionales y Pasaporte y país de emisión para Oferentes extranjeros, fecha y hora de recepción de oferta, número de convocatoria)

Flujo Alternativo


FA1

1. El Oferente trata de acceder a la convocatoria en fecha posterior a la fecha de presentación de ofertas técnicas.

2. El sistema despliega mensaje “Fecha de presentación de ofertas técnicas ha expirado”.

FA 2

1. El Oferente no puede Ofertar a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, por indisponibilidad técnica del Sistema.

-

2. El Oferente prepara su oferta técnica a través de documento impreso y en sobre cerrado, indicando fuera de éste el Proceso de compras y datos del Organismo requirente.

-

3. El Oferente hace entrega de su oferta en forma física, antes del plazo de cierre de aceptación de ofertas, de acuerdo a forma y lugar definidos por la UC en el respectivo documento de Especificaciones Técnicas de la Adquisición, para ser digitalizadas en el acto público de apertura y la información cargada al sistema por el Analista de Compras (Ver CDU Apertura de Ofertas Técnicas).

-

FA 3

1. Archivo a subir como adjunto a la Oferta supera el tamaño máximo permitido.

2. El sistema despliega aviso “El tamaño del documento excede el máximo permitido”.

3. El Oferente sube archivo modificado y presiona la opción “Enviar Oferta”.

-

FA 4

1. Documento a subir como adjunto a la Oferta tiene un formato no permitido.


3. El Oferente sube archivo modificado y presiona la opción “Enviar Oferta”.

-

FA 5

1. El Oferente selecciona opción “Retirar oferta enviada”.

2. Despliega listado de ofertas enviadas.

3. Selecciona oferta enviada requerida para retiro. 4. Habilita opción “Retirar oferta seleccionada”.

5. Selecciona opción “Retirar oferta seleccionada”. 6. Muestra mensaje “Está seguro que quiere retirar esta oferta : SI/NO”.

7. Selecciona opción SI. 8. Retira oferta seleccionada y muestra mensaje “Oferta retirada del proceso de compras”.

Excepciones EX 1. El Oferente trata de acceder a la convocatoria en fecha posterior a la fecha de presentación de ofertas técnicas

EX 2. El Oferente no puede Ofertar a través del Sistema Nacional de Compras


Públicas, por indisponibilidad técnica del Sistema. Inicia FA 1. EX 3. Archivo a subir como adjunto a la Oferta supera el tamaño máximo

permitido. Inicia FA 2. EX 4. Archivo a subir como adjunto a la Oferta tiene un formato no permitido.

Inicia FA 3. EX 5. Oferente requiere retirar la oferta enviada para un proceso de compras.

Inicia FA 5. Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema

SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documentos

Extensiones SNCP-CDU-REC-003 Abrir ofertas Técnicas



Reglas de Negocio:

RN1: Una vez enviada la oferta, la misma puede ser modificada por el Oferente siempre y cuando no se cumpla la fecha de apertura de ofertas.

RN2: Las ofertas técnicas solo podrán ser consultadas por la Unidad de Compras en la fecha definida en la solicitud para su apertura.

RN3: El sistema guardará las diferentes versiones de las ofertas y sólo mostrará la última versión disponible.

RN4: Se tomará como oferta definitiva la última versión de cada documento que esté disponible al momento de la fecha de apertura de ofertas.

RN5: Las ofertas subidas al sistema, sólo podrán ser visualizadas por el Oferente hasta la fecha de apertura establecida.

RN6: Una vez cumplido el plazo de presentación de ofertas, no se permitirá ningún cambio a ofertas presentadas, descargas de archivos ni carga de nuevos documentos.

RN7: Todos los Oferentes interesados podrán acceder a toda la información relevante de la adquisición, establecida en las Especificaciones Técnicas.

RN8: Las ofertas remitidas por vía electrónica deben estar encriptados en la base de datos de forma que nadie pueda acceder a su contenido y solo a partir de la apertura esta pueda ser vista por los analistas correspondientes. El mecanismo de encriptación debe ser compatible con procesos de firma digital.


- Considerar la encriptación de la información de las ofertas hasta que se cumpla la fecha de apertura de las mismas.

- Los archivos a subir como documentos adjuntos en el expediente deberán tener un peso parametrizable.

- El sistema deberá aceptar al menos archivos de formato: PDF, plantillas de cálculo, documentos de texto e imágenes.

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-REC-002: Enviar Ofertas Económicas y Garantías

ID SNCP-CDU-REC-002 Nivel Primario Nombre Enviar Ofertas Económicas y Garantías Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 31-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 10-10-2013

Objetivo Ofertar a un proceso de compras a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Oferente analiza los documentos de Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas provistos por la Unidad de Compras y en base a lo solicitado prepara su oferta económica, la cual será enviada a la UC solicitante a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.


Precondiciones Aviso de Convocatoria Publicado. Oferente registrado como Proveedor del Estado. Fecha de recepción de ofertas económicas vigente.

Pos condiciones Oferta económica cargada en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal




3. Oferente accede a “Aviso de Convocatorias”.

4. El sistema entrega una lista de las convocatorias disponibles por diferentes modalidades de búsqueda (fecha publicación, Institución, rubro, modalidad de contratación, región geográfica, etc.).

5. Oferente selecciona convocatoria requerida y presiona opción “Enviar Oferta Económica”.

6. Sistema despliega Formulario para ingresar Oferta con los siguientes campos básicos: a. Nombre del Oferente* b. Registro de Oferente del Estado (ROE)* c. Descripción, d. Cantidad, e. Costo Unitario por elemento o ítem, f. Moneda g. ITBIS* h. Descuento i. Costo total* j. Fecha de vigencia de garantía. (fecha de inicio y

finalización). Campos proporcionados por el sistema que vienen por default*

7. Oferente realiza el llenado de los campos requeridos para oferta económica.

8. El sistema guarda la descripción resumida de la Oferta.

- 9. Sistema despliega la opción: “Añadir documentos”.

10. El Oferente presiona opción “Añadir documento” y sube documentos de garantías (Ver CDU Añadir Documento).

-

11. Oferente presiona opción “Enviar Oferta”.

12. El sistema asigna número de oferta (correlativo por proceso) y la oferta queda disponible en el sistema


hasta la fecha de apertura de la oferta para las modalidades de compras menores hacia arriba, a partir de la cual queda disponible para la UC respectiva a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

-

13. El sistema envía notificación a bandeja de entrada del oferente confirmando recepción de oferta con los datos del proceso de compras y los datos del Oferente (ROE para Oferentes nacionales y Pasaporte y país de emisión para Oferentes extranjeros, fecha y hora de recepción de oferta, número de convocatoria).

Flujo Alternativo


FA1

1. El Oferente trata de acceder a la convocatoria en fecha posterior a la fecha de presentación de ofertas económicas

2. El sistema despliega mensaje “Fecha de presentación de ofertas económicas ha expirado”

FA 2

3. El Oferente no puede ofertar a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, por indisponibilidad técnica del Sistema.

-

4. El Oferente prepara su oferta económica a través de documento impreso y en sobre cerrado, indicando fuera de éste el proceso de compras y datos del organismo requirente.

-

5. El Oferente hace entrega de su oferta en forma física, antes del plazo de cierre de aceptación de ofertas económicas, de acuerdo a forma y lugar definidos por la UC en el respectivo documento de Especificaciones Técnicas de la Adquisición, para ser digitalizadas en el acto público de apertura y la información cargada al sistema por el Analista de Compras (Ver CDU Apertura de Ofertas Técnicas).

-

FA 3

1. La información solicitada como datos básicos de la Oferta está incompleta.

2. El Sistema despliega aviso: “La información requerida para enviar la oferta está incompleta, por favor ingrese todos los datos mínimos requeridos”.

3. El Oferente completa los datos faltantes y presiona la opción “Enviar Oferta”.

-

FA 4

1. El Oferente selecciona opción “Retirar oferta enviada”.

2. Despliega listado de ofertas enviadas.

3. Selecciona oferta enviada requerida para retiro.

4. Habilita opción “Retirar del proceso oferta seleccionada”

5. Selecciona opción “Retirar del proceso oferta seleccionada”.

6. Muestra mensaje” Está seguro que quiere retirar esta oferta : SI/NO”

7. Selecciona opción “SI”. 8. Retira oferta seleccionada y muestra mensaje” Oferta retirada del proceso de compras”.


Excepciones EX 1. El Oferente no puede Ofertar a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, por indisponibilidad técnica del Sistema. Inicia FA 1.

EX 2. El Oferente no cuenta con recursos técnicos mínimos para hacer envío de su oferta a través del Sistema Nacional de Compras Públicas (Conexión a Internet, equipo, acceso a electricidad u otro relevante). Inicia FA 2.

EX 3. La información solicitada como datos básicos la Oferta está incompleta. Inicia FA 3.

EX 4. Oferente requiere retirar la oferta enviada para un proceso de compras. Inicia FA 4.


Extensiones SNCP-CDU-REC-004 Abrir ofertas económicas


Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio: RN1: Una vez enviada la oferta, la misma puede ser modificada por el Oferente

siempre y cuando no se cumpla la fecha de apertura de ofertas. RN2: Las ofertas técnicas solo podrán ser consultadas por la Unidad de Compras en la

fecha definida en la solicitud para su apertura. RN3: El sistema guardará las diferentes versiones de las ofertas y sólo mostrará la

última versión disponible. RN4: Se tomará como oferta definitiva la última versión de cada documento que esté

disponible al momento de la fecha de apertura de ofertas. RN5: Las ofertas subidas al sistema, sólo podrán ser visualizadas por el Oferente hasta

la fecha de apertura establecida. RN6: Una vez cumplido el plazo de presentación de ofertas, no se permitirá ningún

cambio a ofertas presentadas, descargas de archivos ni carga de nuevos documentos. RN7: Todos los Oferentes interesados podrán acceder a toda la información relevante

de la adquisición, establecida en las Especificaciones Técnicas. RN8: Cuando el procedimiento lo amerite, los oferentes o los adjudicatarios deberán

constituir las siguientes garantías: a) De seriedad de la oferta: Uno por ciento (1%) del monto total de la oferta. b) De fiel cumplimiento del contrato: Cuatro por ciento (4%) del monto total de la

adjudicación. c) De buen uso del anticipo: por el equivalente a los montos que reciba el adjudicatario

como adelanto. d) Para las MIPYMES, la de fiel cumplimiento de contrato: Uno por ciento (1%) del monto

total de la adjudicación. RN9: Las ofertas remitidas por vía electrónica deben estar en la base de datos de

forma que nadie pueda acceder a su contenido y solo a partir de la apertura esta pueda ser vista por los analistas correspondientes. El mecanismo de encriptación debe ser compatible con procesos de firma digital.




- El sistema deberá aceptar al menos archivos de formato: PDF, plantillas de cálculo, XML, documentos de texto e imágenes.

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-REC-003: Abrir Ofertas Técnicas

ID SNCP-CDU-REC-003 Nivel Primario Nombre Abrir ofertas técnicas Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 31-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 11-10-2013

Objetivo Hacer recepción y validación de las ofertas técnicas para establecer el listado de ofertas a ser evaluadas.

Descripción Sistema solicita aprobación de Rol aprobador en fecha establecida para la apertura de cada oferta técnica enviada por los oferentes. Rol aprobador aprueba apertura de ofertas y Analista de Compras verifica que los documentos recibidos cumplen con las especificaciones requeridas para su evaluación.

Actor Rol aprobador (iniciador) Analista de Compras

Precondiciones Ofertas recibidas Se ha cumplido con la fecha y hora de apertura de ofertas

Pos condiciones Listado de ofertas aceptadas para evaluación Listado de ofertas rechazadas

Flujo Normal


1. Rol aprobador hace ingreso al sistema a través de usuario y contraseña.


3. Rol aprobador accede a los procesos de compras con ofertas presentadas.

4. Sistema muestra listado de procesos de compras con ofertas presentadas.

5. Rol aprobador accede al proceso de compras respectivo.

6. Sistema muestra (en forma de listado con habilitación de cotejo para selección) las ofertas pendientes de apertura y las ofertas disponibles para apertura) .

7. Rol aprobador selecciona opción “Ofertas disponibles para apertura”.

8. Sistema muestra listado de ofertas disponibles para apertura y muestra opción “Habilitar ofertas para evaluación”.

9. Rol aprobador selecciona opción “Habilitar ofertas para evaluación”

10. Sistema habilita ofertas para revisión del Analista de Compras con distintos documentos disponibles. (oferta técnica).

11. Analista de Compras consulta los documentos de oferta enviados por los Oferentes.

12. El sistema registra la lectura de los documentos

13. Analista de Compras revisa completitud de documentos recibidos. (oferta técnica).

-

14. Analista de Compras selecciona con cotejo en el sistema, las ofertas que cumplen adecuadamente con las especificaciones técnicas definidas, las cuales son aceptadas para evaluación y adjudicación.

-

15. Analista de Compras selecciona opción ‘’Emitir listado de selección de ofertas

16. Sistema muestra listado de selección de ofertas para evaluación y habilita opción ‘’Publicar listado


para evaluación’’. de selección de ofertas para evaluación’’ para el Rol aprobador.

17. Rol aprobador selecciona opción ‘’publicar listado de ofertas para evaluación’’

18. Sistema publica listado de ofertas para evaluación de proceso de compras y envía notificación a Oferentes seleccionados.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Analista de Compras selecciona convocatoria requerida y presiona opción “Registrar ofertas técnicas”.

2. Sistema habilita campos para de identificación de la oferta y despliega la opción: “Añadir documentos”: a. Nombre del Oferente* b. Registro de Oferente del Estado (ROE)* c. Teléfonos de contacto* d. E-mail

*Campos obligatorios 3. Analista de Compras llena

campos de identificación de la oferta y presiona opción “Añadir documento” y sube documentos de oferta técnica. (Ver CDU Añadir Documento).

-

4. Analista de Compras presiona opción “Registrar oferta”.

5. El sistema asigna número de oferta (correlativo por proceso) y la oferta técnica queda disponible para evaluación.

-

6. Se genera registro de carga de oferta recibida por fuera del Sistema Nacional de Compras Públicas con los datos siguientes: a. Analista de Compras b. Fecha y hora de carga c. Datos del proceso de adquisición d. Datos del oferente (ROE para proveedores

nacionales y Pasaporte y país de emisión para proveedores extranjeros)

e. Número de convocatoria

FA 2

1. Proceso de compra no tiene contabilizado ofertas recibidas de los oferentes en el tiempo establecido para su recepción.

2. Sistema declara “Proceso de compras sin registros de ofertas recibidas”.

-

3. Sistema envía notificación a Rol aprobador proceso de compras sin registros de ofertas recibidas.

FA 3

1. Oferta presentada por Oferente aplica para subsanación.

-

2. Analista de Compras selecciona Oferente con oferta que aplica para subsanación.

3. Sistema habilita opción “Enviar Notificación”. (Ver CDU Enviar Notificación).

4. Analista de Compras selecciona opción “Enviar notificación”

5. Sistema habilita campos: Remitente, Texto, añadir documentos, destinatario seleccionado.

6. Analista de Compras digita solicitud de subsanación.

-

7. Analista de Compras selecciona “Enviar”.

8. Sistema envía notificación a Oferente seleccionado.

Excepciones EX 1. Oferta es presentada en forma física o por medio Electrónico dentro del plazo de recepción de ofertas. Inicia FA1.


Ex 2. Proceso de Compras no tiene contabilizado ofertas recibidas de los oferentes en tiempo establecido para su recepción. Inicia FA2.

Oferta presentada aplica para subsanación. Inicia FA3. Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-GEN-009 Enviar notificación

SNCP-CDU-ADJ-001 Registrar resultados de Adjudicación SNCP-CDU-SI-SEL-001 Seleccionar oferentes para subasta inversa



Reglas de Negocio RN1: Habrá estricta sujeción a las Especificaciones Técnicas definidas, de manera de no variar los criterios de aceptación de las ofertas.

RN2: Las ofertas técnicas solo podrán ser consultadas por la Unidad de Compras en la fecha definida en la Convocatoria para su apertura.

RN3: En los casos que corresponda se deberá adjuntar documentos de garantías al proceso de compras.

RN4: Para fines de subsanaciones, los errores aritméticos serán corregidos de la siguiente manera:

a) Si existiere una discrepancia entre una cantidad parcial y la cantidad total obtenida multiplicando las cantidades parciales, prevalecerá la cantidad parcial y el total será corregido. b) Si la discrepancia resulta de un error de suma o resta, se procederá de igual manera; esto es, prevaleciendo las cantidades parciales y corrigiendo los totales. c) Si existiere una discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras.

RN5: Si el oferente no acepta la corrección de los errores, su oferta será rechazada.


-


-



SNCP-CDU-REC-004: Abrir Ofertas Económicas y Garantías

ID SNCP-CDU-REC-004 Nivel Primario Nombre Abrir ofertas económicas y Garantías Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 31-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 11-10-2013

Objetivo Recibir las ofertas económicas para completar el listado de ofertas a ser evaluadas.

Descripción Sistema solicita aprobación de Rol aprobador en fecha establecida para la apertura de la oferta económica enviada por los oferentes. Rol aprobador aprueba apertura de ofertas económicas.

Actor Rol aprobador (iniciador) Analista de Compras

Precondiciones Ofertas económicas recibidas Se ha cumplido con la fecha y hora de apertura de ofertas

Pos condiciones Listado de ofertas para evaluación

Flujo Normal


1. Rol aprobador hace ingreso al sistema a través de usuario y contraseña.


3. Rol aprobador accede a los procesos de compras con ofertas presentadas.

4. Sistema muestra listado de procesos de compras con ofertas presentadas.

5. Rol aprobador accede al proceso de compras respectivo.

6. Sistema muestra (en forma de listado con habilitación de cotejo para selección) las ofertas económicas pendientes de apertura y las ofertas económicas disponibles para apertura.

7. Rol aprobador selecciona opción “Ofertas económicas disponibles para apertura”.

8. Sistema muestra listado de ofertas económicas disponibles para apertura y muestra opción “Habilitar ofertas para evaluación”.

9. Rol aprobador selecciona opción “Habilitar ofertas económicas para evaluación”.

10. Sistema habilita ofertas económicas y garantías para revisión.

-

11. Sistema consolida ofertas técnicas y ofertas económicas con sus garantías por oferente para fines de adjudicación.

12. Rol aprobador selecciona opción ‘’Publicar listado de ofertas para adjudicación’’.

13. Sistema publica listado de ofertas para adjudicación de proceso de compras y envía notificación a oferentes seleccionados.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Analista de Compras selecciona convocatoria requerida y presiona opción “Registrar Ofertas económicas”.

2. Sistema habilita campos para de identificación y registro de la oferta económica y despliega la opción: “Añadir documentos”: a. Nombre del Oferente* b. Registro de Oferente del Estado (ROE)* c. Teléfonos de contacto* d. E-mail e. Descripción f. Cantidad


g. Costo Unitario por elemento o ítem, h. Moneda i. ITBIS* j. Descuento k. Costo total** l. Fecha de vigencia de garantía. (fecha de inicio y

finalización).

*Campos obligatorios **Campos proporcionados por el sistema que vienen por default

4. Analista de Compras llena campos de identificación y registro de la oferta económica y presiona opción “Añadir documento” y sube documentos garantías. (Ver CDU Añadir Documento)

-

5. Analista de Compras presiona opción “Registrar Oferta”.

6. El sistema asigna número de oferta (correlativo por proceso) y la oferta económica queda disponible para evaluación.

-

7. Se genera registro de carga de oferta recibida por fuera del Sistema Nacional de Compras Públicas con los datos siguientes: a. Analista de Compras b. Fecha y hora de carga c. Datos del proceso de adquisición d. Datos del oferente (ROE para proveedores

nacionales y Pasaporte y país de emisión para proveedores extranjeros)

e. Número de convocatoria

FA 2

1. Proceso de compra no tiene contabilizado ofertas recibidas de los Oferentes en el tiempo establecido para su recepción.

2. Sistema declara “Proceso de compras sin registros de Ofertas recibidas”.

-

3. Sistema envía notificación a Rol aprobador proceso de compras sin registros de Ofertas recibidas.

FA 3

1. Oferta presentada por Oferente aplica para subsanación.

-

2. Analista de Compras selecciona Oferente con oferta que aplica para subsanación.

3. Sistema habilita opción “Enviar Notificación”. (Ver CDU Enviar Notificación).

4. Analista de Compras selecciona opción “Enviar notificación”

5. Sistema habilita campos: Remitente, Texto, añadir documentos, destinatario seleccionado.

6. Analista de Compras digita solicitud de subsanación.

-

7. Analista de Compras selecciona “Enviar”.

8. Sistema envía notificación a Oferente seleccionado.

Excepciones EX 1. Oferta es presentada en forma física o por medio Electrónico dentro del plazo de recepción de Ofertas. Inicia FA1.

Ex 2. Proceso de Compras no tiene contabilizado ofertas recibidas de los Oferentes en tiempo establecido para su recepción. Inicia FA2.

Oferta presentada aplica para subsanación. Inicia FA3. Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-GEN-009 Enviar notificación


SNCP-CDU-ADJ-001 Registrar resultados de Adjudicación SNCP-CDU-SI-SEL-001 Seleccionar oferentes para subasta inversa



Reglas de Negocio RN1: Habrá estricta sujeción a las Especificaciones Técnicas definidas, de manera de no variar los criterios de aceptación de las ofertas. Esta regla es manual y debe ser cumplida por el Analista de Compras.

RN2: Las ofertas técnicas solo podrán ser consultadas por la Unidad de Compras en la fecha definida en la solicitud para su apertura.

RN3: En los casos que corresponda se deberá adjuntar documentos de garantías al proceso de compras.

RN4: Para fines de subsanaciones, los errores aritméticos serán corregidos de la siguiente manera:

a) Si existiere una discrepancia entre una cantidad parcial y la cantidad total obtenida multiplicando las cantidades parciales, prevalecerá la cantidad parcial y el total será corregido. b) Si la discrepancia resulta de un error de suma o resta, se procederá de igual manera; esto es, prevaleciendo las cantidades parciales y corrigiendo los totales. c) Si existiere una discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras.

RN5: Si el oferente no acepta la corrección de los errores, su oferta será rechazada.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



DIAGRAMA MÓDULO RECEPCIÓN DE OFERTAS


Recepción de ofertas

::Oferente

Abrir ofertas

Enviar ofertas

Añadir documentos

«uses»


«extends» Enviar notificación

«extends»

Seleccionar oferentes

para subasta inversa

Registrar resultados

de Adjudicación

::Rol aprobador

«uses»

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Recepción de Ofertas.


SNCP-CDU-ADJ-001: Registrar Resultado de Adjudicación

ID SNCP-CDU-ADJ-001 Nivel Primario Nombre Registrar Resultado de Adjudicación Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 01-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 11-10-2013

Objetivo Registrar los resultados de la evaluación de las ofertas recibidas a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Comité de Compras y Contrataciones revisa la recomendación de adjudicación y la información incorporada en las ofertas recibidas para el proceso de compras. Adjudica y autoriza el registro de los resultados de la adjudicación en el Sistema Nacional de Compras Públicas, incluidos en los antecedentes del proceso de compras.


Precondiciones Existe un listado de ofertas para evaluación del proceso de compras.

Pos condiciones Resultado de proceso de adjudicación registrado en Sistema Nacional de Compras Públicas, con todos los documentos de respaldo disponibles y visibles.

Flujo Normal




3. Analista de Compras selecciona “Buscar procesos de compras abiertos.




7. Presiona opción "Ver listado de ofertas para evaluación".

8. Sistema muestra listado de selección de ofertas para evaluación.

-

9. Sistema habilita opciones “Adjudicación automática” y “Adjudicación personalizada”.

10. Analista de Compras selecciona opción “Adjudicación automática” y presiona “Adjudicar”.

11. Sistema adjudica a Oferente (s) con oferta de menor precio por artículo, del listado ocupado de las ofertas evaluadas.

- 12. Sistema habilita opción “Añadir documento” y campo para comentarios.

13. Analista de Compras añade documento de adjudicación de Comité de Compras y Contrataciones e informe de evaluación (Ver CDU Añadir Documento).

14. Sistema despliega opción: "Registrar Resultado de Adjudicación".

15. Analista de Compras presiona opción "Registrar Resultado de Adjudicación".

16. Sistema realiza el registro de Adjudicación a Oferente (s), junto a todos los documentos de respaldo disponibles en el proceso de compras, para cualquier interesado a través del Sistema Nacional de Compras Públicas y la lista de lugares ocupados en la adjudicación.

Flujo Alternativo



FA 1

-

1. Sistema habilita opciones “Adjudicación automática” y “Adjudicación personalizada”.

2. Analista de Compras selecciona opción “Adjudicación personalizada”.

3. Sistema habilita cotejo en listado de Oferentes seleccionados para evaluación, y en artículos ofertados por cada oferente.

4. Analista de Compras selecciona Oferente (s) adjudicado (s) con artículos que corresponda y presiona opción “Adjudicar”.

5. Sistema adjudica a Oferente (s) con oferta (s) seleccionada (s).

- 6. Sistema habilita opción “Añadir documentos”.

7. Analista de Compras añade documento de adjudicación de Comité de Compras y Contrataciones. (Ver CDU Añadir Documento).

8. Sistema despliega opción: "Registrar Resultado de Adjudicación".

9. Analista de Compras presiona opción "Registrar Resultado de Adjudicación".

10. Sistema realiza el registro de Adjudicación a Oferente (s), junto a todos los antecedentes de respaldo disponibles en el proceso de compras, para cualquier interesado a través del Sistema Nacional de Compras Públicas y la lista de lugares ocupados en la adjudicación.

FA 2



- 3. Sistema habilita opción “Declarar proceso desierto”.

4. Analista de Compras selecciona opción “Declarar proceso desierto”.

5. Sistema declara proceso desierto y habilita opción “Añadir documentos”.

6. Analista de Compras añade documento de Declaración de Proceso Desierto de Comité de Compras y Contrataciones. (Ver CDU Añadir Documento).

7. Sistema despliega opción: "Registrar proceso de compra desierto".

8. Analista de Compras presiona opción "Registrar proceso de compra desierto".

9. Sistema realiza el registro el proceso de compra desierto junto a todos los documentos de respaldo disponibles en el proceso de compras, para cualquier interesado a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Excepciones EX1. Comité de Compras y Contrataciones adjudica proceso de compras a Oferente (s) específico (s). Inicia FA 1.

EX2. Comité de Compras y Contrataciones declara proceso de compra desierto. Inicia FA 2.


Extensiones SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación Especializaciones - - Prioridad Alta


Reglas de Negocio RN1: Los resultados de los procesos de compra y contrataciones de todas las entidades públicas, salvo las excepciones incluidas en la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, serán publicados.

RN2: La adjudicación en los procesos de compras es responsabilidad del Comité de Compras y Contrataciones, el cual determinará si se realiza de


manera automática, a la oferta de menor precio, o señalará de manera directa los oferentes a adjudicar, con sus respectivas justificaciones.

RN3: La publicación de los resultados de adjudicación es responsabilidad de la Unidad de Compras.

RN4: El acto administrativo de adjudicación deberá identificar además el reporte de lista de lugares ocupados con las ofertas de todos los participantes.

RN5: El informe de evaluación solo debe estar disponible para el Analista de Compras, para fines de futuras auditorías. Dicho informe de evaluación no debe ser publicable.

RN6: Solo el Comité de Compras y Contrataciones tiene la responsabilidad de declarar un proceso desierto.

RN7: La entidad podrá reabrir un proceso desierto a través de una nueva convocatoria dando un plazo de presentación de propuesta que puede ser hasta un cincuenta por ciento (50%) del plazo del proceso fallido. Si en la reapertura del proceso desierto se produjese una segunda declaratoria de proceso desierto, el expediente será archivado. En esta situación la entidad podrá realizar ajustes sustanciales de los pliegos de condiciones para iniciar un nuevo proceso de compras. Este porcentaje debe ser parametrizable según lo estipule el marco regulatorio.


-

Supuestos -

Notas y problemas - Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas


DIAGRAMA MÓDULO ADJUDICACIÓN


Adjudicación

::Rol aprobador

Registrar resultado

de adjudicación

Añadir documento


Aprobar registro

Publicar registro

Enviar registro a

aprobación

«uses»

«extends»

«extends»

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Adjudicación.


SNCP-CDU-CNT-001: Crear Orden de Compra/Contrato

ID SNCP-CDU-CNT-001 Nivel Primario Nombre Crear Orden de Compra/Contrato


Objetivo Generar Orden de Compra/Contrato al (los) proveedor (es) adjudicado (s)

Descripción Generar orden de compra o contrato correspondiente, una vez adjudicado un proceso a uno o más proveedores.


Precondiciones Proceso de compras en estado Adjudicado

Pos condiciones Orden de compras/Contrato creado en el Sistema Nacional de Compras

Flujo Normal


1. Analista de Compras ingresa al sistema con su nombre de usuario y contraseña.






7. Analista de Compras selecciona “Ver Registro de Adjudicación”.

8. Sistema despliega Oferente(s) adjudicado (s).

9. Analista de Compras selecciona “Crear Orden de Compra/Contrato”.

10. Sistema despliega formulario estándar con campos de Orden de Compra/Contrato: - Tipo: Orden de Compra /Contrato - Tipo de factura (crédito-contado) - Número de conduce - Fecha - Monto total - Entregables

Avance (%) (si plica) Pagos por entregables (monto y %) Fecha de entrega por entregables

- Otros términos de referencia - Circuito - Observación

11. Analista de Compras completa la información por proveedor adjudicado.

-

12. Analista de Compras selecciona opción “Guardar Orden de Compras/Contrato”

13. Sistema guarda Orden de Compras/Contrato creado y habilita opción “Añadir documento”.

14. Analista de Compras añade imagen de documento firmado al contrato creado en el Sistema. (Ver CDU Añadir documento)

15. El sistema adjunta documentos y genera opción “Enviar registro a aprobación”.

16. Analista de Compras selecciona “Enviar registro a aprobación”.

17. Sistema envía registro a Rol aprobador.

Flujo Alternativo


1. Archivo a subir como adjunto al 2. El sistema despliega aviso “El tamaño del archivo


FA 1 Contrato supera el tamaño máximo permitido.

excede el máximo permitido”.

3. Analista de Compras carga nuevamente archivo modificado y presiona la opción “Añadir Documento”.

-

FA 2

1. Archivo a subir como adjunto de Contrato tiene un formato no permitido.


3. Analista de Compras carga nuevamente archivo modificado y presiona la opción “Añadir Documento”.

-

Excepciones EX1. Documentos ingresados supera tamaño máximo permitido. Inicia FA.1

EX2. Documentos ingresados con formato no permitido. Inicia FA.2. Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema

SNCP-CDU-ADJ-001 Registrar resultados de adjudicación

SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-CNT-003 Confirmar cuota de compromiso de pago SNCP-CDU-CNT-004 Rescindir contrato SNCP-CDU-CNT-002 Crear Addendum a Orden de Compra/Contrato SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1: En los casos que corresponda se deberá adjuntar boleta de garantías al proceso

de adquisición.

RN2: En los procedimientos de compras menores y compras directas, de bienes y servicios, la contratación podrá formalizarse mediante una orden de compra o una orden de servicio, según corresponda, para los demás casos, la contratación deberá formalizarse a través de contratos.

RN3: La orden de compra deberá ajustarse en su forma y contenido al modelo estándar que determine la Dirección General de Contrataciones Públicas y deberá contener las estipulaciones básicas de la contratación.

RN4: El contrato/orden de compra/ orden de servicio deberá formalizarse en el plazo que se indique en los respectivos Pliegos de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, el cual no deberá ser mayor a veinte (20) días hábiles, desde la fecha de notificación de la adjudicación. Estos tiempos deben ser parametrizables.

RN5: Formarán parte del contrato de obra pública:

a) El Pliego de Condiciones Específicas y sus anexos. b) Cronograma de entrega de las cantidades adjudicadas.

RN6: El adjudicatario de un proceso deberá contratar seguros que cubran los riesgos a que estén sujetas las obras. Tales seguros permanecerán en vigor hasta que la autoridad correspondiente compruebe que el adjudicatario ha cumplido con las condiciones del contrato, extendiéndoles la constancia para su cancelación.

RN7: Si la Adjudicación es rechazada por el Proveedor, debe pasar a la siguiente mejor oferta evaluada.


El sistema deberá aceptar al menos archivos de formato: PDF, plantillas de cálculo, XML, documentos de texto e imágenes.

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CNT-002: Crear Addendum a Orden de Compra/Contrato

ID SNCP-CDU-CNT-002 Nivel Primario Nombre Crear Addendum a Orden de Compra/Contrato Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 21-10-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 11-10-2013

Objetivo Generar Addendum de Orden de Compra/Contrato al(los) proveedor(es) adjudicado (s)

Descripción Creación de Addendum a orden de compra/contrato en el sistema en los casos que aplique.


Precondiciones Orden de Compra/Contrato aprobado en el Sistema Nacional de Compras

Pos condiciones Addendum a Orden de Compras/Contrato creado en el Sistema Nacional de Compras Públicas

Flujo Normal








7. Analista de Compras selecciona “Ver Contrato”.

8. Sistema despliega Contrato(s)/Orden de Compras(s).

9. Analista de Compras selecciona contrato/orden de compras requerido.

10. Sistema despliega datos de orden de compra/Contrato:

- Tipo: orden de compra/contrato - Tipo de factura (crédito-contado) - Número de conduce - Fecha - Monto total - Entregables

Avance (%) (si plica) Pagos por entregables (monto y %) Fecha de entrega por entregables

- Otros términos de referencia. - Circuito - Observación

- 11. Despliega opción “Crear Addendum orden de compra/contrato”

12. Selecciona opción “Crear Addendum orden de compra/contrato”

13. Despliega datos de contrato/orden de compra modificable:

- Tipo: orden de compra/contrato - Tipo de factura (crédito-contado) - Número de conduce - Fecha - Monto total - Entregables


Avance (%) (si aplica) Pagos por entregables (monto y %) Fecha de entrega por entregables

- Otros términos de referencia. - Observación

14. Completa datos de Addendum. -

15. Selecciona opción “Guardar Addendum orden de compras/contrato”

16. Sistema guarda orden de compras/contrato modificado y habilita opción “Añadir documento”.

17. Analista de Compras añade imagen de documento firmado al Addendum del contrato modificado. (Ver CDU Añadir documento)

18. El sistema adjunta documentos y genera opción “Enviar registro a aprobación”.

19. Analista de Compras selecciona enviar registro a aprobación.


Flujo Alternativo


FA 1

1. Archivo a subir como adjunto al Contrato supera el tamaño máximo permitido.

2. El sistema despliega aviso “El tamaño del archivo excede el máximo permitido”.

3. Analista de Compras carga

documento de Addendum al Contrato modificado y presiona la opción “Añadir Documento”.

-

FA 2

4. Archivo a subir como adjunto de Addendum de Contrato tiene un formato no permitido.


6. Analista de Compras carga documento de Addendum al Contrato modificado y presiona la opción “Añadir Documento”.

-

Excepciones EX1. Documentos ingresados supera tamaño máximo permitido. Inicia FA.1 EX2. Documentos ingresados con formato no permitido. Inicia FA.2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-CNT-001 Crear orden de compra/contrato

Extensiones SNCP-CDU-CNT-003 Confirmar cuota de compromiso de pago SNCP-CDU-CNT-004 Rescindir contrato



Reglas de Negocio RN1: La entidad contratante tendrá las facultades y obligaciones establecidas en la ley, sin perjuicio de las que estuvieren previstas en otra legislación y en sus reglamentos, en los pliegos de condiciones, o en la documentación contractual; especialmente:

1. Podrá modificar, disminuir o aumentar hasta un veinticinco por ciento (25%) del monto del contrato original de la obra, siempre y cuando se mantenga el objeto, cuando se presenten circunstancias que fueron imprevisibles en el momento de iniciarse el proceso de contratación, y esa sea la única forma de satisfacer plenamente el interés público ;

2. En la contratación de bienes, no habrá modificación alguna de


las cantidades previstas en los pliegos de condiciones; 3. En el caso de la contratación de servicios, podrá modificar, disminuir

o aumentar hasta el cincuenta por ciento (50%), por razones justificadas que establezca el reglamento;



Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CNT-003: Confirmar cuota de compromiso de pago

ID SNCP-CDU-CNT-003 Nivel Primario Nombre Confirmar cuota de compromiso de pago Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 05-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 14-10-2013

Objetivo Confirmar compromiso de pago en el Sistema Financiero Gubernamental a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Oferente confirma el compromiso de pago en el Sistema Nacional de Compras Públicas que está integrado con el Sistema Financiero Gubernamental.

Actor Oferente Encargado Financiero

Precondiciones Registro de contrato/orden de compras en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Pos condiciones Confirmación de compromiso de pago en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Oferente accede al sistema con su nombre de usuario y contraseña.


3. Oferente selecciona “Buscar procesos de compras abiertos”.


5. Oferente selecciona proceso de compra requerido.

6. Sistema despliega registros de proceso de compra requerido y habilita opción “Confirmar cuota de compromiso de pago”.

7. Oferente selecciona opción “Confirmar cuota de compromiso de pago”.

8. Sistema verifica en Sistema Financiero Gubernamental la cuota de compromiso de pago para proceso de compras.

-

9. Sistema confirma cuota de compromiso de pago para proceso de compras y emite mensaje “Cuota de compromiso de pago confirmada”.

Flujo Alternativo


FA1

1. Oferente Selecciona opción "Confirmar cuota de compromiso de pago".

2. Sistema verifica en Sistema Financiero Gubernamental la cuota de compromiso de pago para proceso de compras.

-

3. Sistema verifica falta de registro de cuota de compromiso de pago y emite mensaje” Falta registro de cuota de compromiso de pago”

FA2

1. Encargado Financiero entra al Sistema Nacional de Compras Públicas con su usuario y contraseña.


3. Encargado Financiero selecciona “Buscar procesos de compras adjudicados “.

4. Sistema muestra procesos de compras adjudicados con adjuntos de contrato(s)/orden de compra(s)

5. Encargado Financiero selecciona opción “Registrar cuota de compromiso de pago”.

6. Muestra campos de registro de cuota de compromiso de pago: - Número de cuota de compromiso de pago


- Número de contrato - Pago del contrato No. (X de Y)

7. Llena campos de registro de cuota de compromiso de pago.

8. Habilita opción “registrar cuota de compromiso”

9. Selecciona opción “Registrar cuota de compromiso”.

10. Registra cuota de compromiso de pago y envía notificación a perfil y correo de proveedor.

Excepciones EX1:.Falta de registro de cuota de compromiso de pago en el Sistema Financiero

Gubernamental. Inicia FA1 EX2: Falta de integración con Sistema Financiero Gubernamental para la confirmación de cuota de compromiso de pago. Inicia FA2

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-RBO-001 Registrar la entrada de Bien, Obra o Servicio



Reglas de Negocio:

RN1: Las instituciones públicas contratantes no podrán comprometerse a entregar, por concepto de avance, un porcentaje mayor al (20%) del valor del contrato, y los pagos restantes deberán ser entregados en la medida del cumplimiento del mismo.

RN2: La garantía de fiel cumplimiento del contrato se mantendrá vigente hasta la liquidación del contrato y la de mantenimiento de la oferta durante el plazo de validez de la misma. En el caso de la prestación de servicios y la contratación de obras la garantía de fiel cumplimiento asegurará, además, el pago de las obligaciones laborales y sociales de los trabajadores del contratante.

RN3: En las compras o contrataciones que impliquen contraer obligaciones con cargo a presupuestos de años posteriores, será responsabilidad de las autoridades correspondientes de las entidades contratantes, adoptar las previsiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones, previendo que exista la apropiación presupuestaria correspondiente indispensable.

RN4: El Sistema Nacional de Compras Públicas debe estar integrado al Sistema Financiero Gubernamental para fines de:

- Confirmación de disponibilidad de fondos presupuestarios - Registro de cuota Compromiso de pago - Libramiento de pago


-


-



SNCP-CDU-CNT-004: Rescindir Contrato

ID SNCP-CDU-CNT-004 Nivel Primario Nombre Rescindir Contrato


Objetivo Rescindir Contrato al (los) proveedor (es) adjudicado (s) en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Comité de Compras y Contrataciones emite resolución de rescisión de contrato y autoriza a su cancelación en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Analista de Compras (iniciador) Precondiciones Registro de contrato creado en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Pos condiciones Registro de contrato rescindido en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal




3. Analista de Compras selecciona “Buscar procesos de compras abiertos.




7. Analista de Compras selecciona “Ver contrato”

8. Sistema despliega información de contrato por oferente adjudicado y habilita opción “Rescindir contrato”

9. Selecciona opción “Rescindir contrato”. 10. Sistema habilita opción “Añadir documento”.

11. Analista de Compras añade imagen de documento firmado, como resolución de rescisión de contrato (Ver CDU Añadir documento).

12. El sistema adjunta documentos y habilita opción “Enviar registro a aprobación”.

13. Analista de Compras selecciona “Enviar registro a aprobación”.


15. Rol aprobador aprueba rescisión de contrato.

16. Elementos de la solicitud faltantes por entregar quedan disponibles para adjudicación a segundo lugar en listado de adjudicación.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Archivo a subir como adjunto supera el tamaño máximo permitido.



documento modificado y presiona la opción “Añadir Documento”.

-

FA 2

1. Archivo a subir como adjunto de Contrato tiene un formato no permitido.




documento modificado y presiona la opción “Añadir Documento”.

-

Excepciones EX1. Documentos ingresados supera tamaño máximo permitido. Inicia FA.1 EX2. Documentos ingresados con formato no permitido. Inicia FA.2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-CNT-001 Crear orden de compras/contrato

SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta

Reglas de Negocio RN1: La rescisión de contrato es aprobada por el Comité de Compras y Contrataciones a través de una resolución.


El sistema deberá aceptar al menos archivos de formato: PDF, plantillas de cálculo, documentos de texto e imágenes.

Supuestos -

Notas y problemas

-



DIAGRAMA MÓDULO CONTRATO


Contrato


Crear contrato /

orden de compras

Aprobar registro

Rescindir contrato

Crear Addendum

Publicar registro

Enviar registro a

aprobación

Confirmar

compromiso de pago

::Oferente

Añadir documento

«extends»

«uses»«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

::Rol aprobador

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Contrato.


SNCP-CDU-RBO-001: Registrar la entrada de Bien, Obra o Servicio

ID SNCP-CDU-RBO-001 Nivel Primario Nombre Registrar la entrada de Bien, Obra o Servicio Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 04-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 14-10-2013

Objetivo Registrar la entrada de bien, obra o servicio con retroalimentación del área requirente, en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Rol de recepción registra la recepción conforme o no conforme tomando como base el documento de recepción del bien, obra o servicio del área requirente.

Actor Rol de recepción

Precondiciones Recepción conforme o no conforme del bien, obra o servicio por área requirente.

Pos condiciones Recepción conforme o no conforme de bien, obra o servicio por área requirente, registrada en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Rol de recepción accede al sistema con su nombre de usuario y contraseña.


3. Rol de recepción selecciona “Buscar solicitud adjudicada”.

4. Sistema habilita campos de búsqueda de solicitud adjudicadas para entrada de bien, obra o servicio de compras: a. Número de solicitud b. Proceso de compra c. Número de Contrato/Orden de Compras d. Fecha de adjudicación

e. Otros 5. Rol de recepción digita datos de búsqueda. 6. Presenta resultados de búsqueda de solicitudes de

compra adjudicadas, con datos del Contrato/Orden de Compras.

7. Selecciona solicitud de compra requerida. 8. Sistema habilita opción “Registrar conformidad/ no conformidad de bien, obra o servicio”.

9. Rol de recepción selecciona “Registrar conformidad de bien, obra o servicio”.

10. Habilita campos de registro de conformidad de bien, obra o servicio: a. Entrega asociada al número del contrato: b. Entrega número de términos de referencia: c. Descripción de la entrega:

- Tipo: Bien, obra o servicio - Descripción - Monto unitario final de adquisición - Cantidad recibida

- Monto total final de adquisición 11. Rol de recepción llena campos de entrada de

Bien, Obra o Servicio. 12. Sistema habilita opción “Añadir documentos”.

13. Rol de recepción selecciona opción “Añadir documento” y adjunta Recepción conforme de área requirente. (Ver CDU Añadir Documentos).

14. Sistema habilita opción “Registrar recepción conforme de bien, obra o servicio”.

15. Rol de recepción selecciona opción “Registrar recepción conforme de bien, obra o servicio”.

16. Sistema publica la recepción conforme de bien, obra o servicio.

- 17. Sistema envía notificación de recepción


conforme de bien, obra o servicio a Proveedor.

Flujo Alternativo


1. Rol de recepción selecciona “Registrar no conformidad de bien, obra o servicio”.

2. Sistema habilita campo de texto para observaciones.

3. Rol de recepción llena campo de observaciones.

4. Sistema habilita opción “Añadir documentos”.

5. Rol de recepción selecciona opción “Añadir documento” y adjunta Recepción no conforme de Área requirente (Ver CDU Añadir Documento).

6. Sistema habilita opción “Registrar recepción no conforme de bien, obra o servicio”.

7. Rol de recepción selecciona opción “Registrar recepción no conforme de bien, obra o servicio”.

8. Sistema registra recepción no conforme y envía notificación a Proveedor con documento de recepción no conforme por área requirente.

FA2


2. Sistema muestra mensaje “Falta añadir documento recepción conforme de área requirente”.

3. Rol de recepción selecciona opción “Añadir documento” y adjunta Recepción conforme de Área requirente (Ver CDU Añadir Documento).

4. Sistema habilita opción “Registrar recepción conforme de bien, obra o servicio”.


6. Sistema publica la recepción conforme de bien, obra o servicio.

- 7. Sistema envía notificación de recepción conforme

de bien, obra o servicio a Proveedor.

Excepciones EX1. Área requirente emite recepción no conforme de bien, obra o servicio. Inicia FA1. EX2. Rol de recepción selecciona opción “Registrar recepción conforme de bien, obra o servicio” sin documento adjunto recepción conforme de área requirente. Inicia FA 2.


Extensiones SNCP-CDU-PAG-001 Confirmar libramiento de pago



Reglas de Negocio:

RN1: El encargado de almacén y suministro debe recibir los bienes de manera provisional, hasta tanto verifique que los mismos corresponden con las características técnicas de los bienes adjudicados.

RN2: Cuando se trate de obras o servicios el departamento técnico correspondiente debe verificar que las obras o servicios ejecutados cumplen con los requerimientos y plazos establecidos en el Pliego de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencias.

RN3: Si las obras, bienes, o servicios son recibidos conforme y de acuerdo a lo establecido en los Pliegos de Condiciones Específicas/ Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencias, en el contrato u orden de compra o de


servicio, se procederá a la recepción definitiva y para el caso de bienes a la entrada en almacén para fines de inventario.

RN4: Almacén y suministro remitirá el conduce de recepción, la entrada de almacén y la factura a la Dirección Financiera o su equivalente para fines de pago.

RN5: Si las obras, bienes o servicios no son recibidos conforme a lo establecido en los Pliegos de Condiciones Específicas, el contrato u orden de compra o de servicio, se procederá a la devolución de los bienes y a la notificación de no conformidad con los servicios recibidos o las obra ejecutadas, a la corrección de las entregas o a la ejecución de las garantías según corresponda, de acuerdo al procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones Especificas.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-RBO-002: Registrar evaluación del proveedor

ID SNCP-CDU-RBO-002 Nivel Primario Nombre Registrar evaluación del proveedor Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 04-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 14-10-2013

Objetivo Registrar en el Sistema Nacional de Compras Públicas la evaluación del Proveedor otorgada por el área requirente, de forma tal que el Sistema pueda llevar una medición del rendimiento de los proveedores en los procesos de compras.

Descripción El Rol de recepción registra la evaluación del proveedor otorgada por el área requirente en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Rol de recepción

Precondiciones Evaluación sobre proveedor por área requirente en el proceso de compra ejecutado.

Pos condiciones Evaluación del Proveedor registrada en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Rol de recepción accede al sistema con su nombre de usuario y contraseña.


- 3. Sistema habilita opción “Registrar evaluación del Proveedor”.

4. Rol de recepción selecciona “Registrar evaluación del Proveedor”.

5. Sistema habilita campos de evaluación: a. Entrega en fecha: SI/NO* b. Entrega coincide con especificaciones*:

SI/NO c. Servicio cortés: SI/NO d. Como calificarías la entrega del proveedor*:

1 (Malo) 2 (Regular) 3 (Neutral) 4 (Bueno) 5 (Excelente)

*Campos obligatorios 6. Rol de recepción llena campos de evaluación

del Proveedor. 7. Sistema habilita opción “Añadir documentos”.

8. Rol de recepción selecciona opción “Añadir documento” y adjunta evaluación del Proveedor por área requirente (Ver CDU Añadir Documento).

9. Sistema habilita opción “Publicar evaluación del Proveedor”.

10. Rol de recepción selecciona opción “Publicar evaluación del proveedor”.

11. Sistema publica la evaluación del proveedor en el proceso de compras.

- 12. Sistema envía notificación de evaluación a Proveedor.

Flujo Alternativo


FA1

1. El Rol de recepción no registra información en campos obligatorios y selecciona “Publicar evaluación del proveedor”.



3. Rol de recepción completa los campos faltantes.

4. Guía al usuario marcando los campos obligatorios

5. Selecciona “Publicar evaluación del proveedor”.

6. Sistema publica la evaluación del proveedor en el proceso de compras.

- 7. Sistema envía notificación de evaluación a Proveedor.

Excepciones EX1. Rol aprobador selecciona publicar evaluación sin llenado de campos obligatorios. Inicia FA1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documentos

Extensiones - -



Reglas de Negocio:

RN1: El Área requirente emite evaluación del proveedor del proceso de compra ejecutado.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



DIAGRAMA MÓDULO RECEPCIÓN DE BIEN, OBRA O SERVICIO


Recepción de Bien, Obra o Servicio

::Rol de recepción

Añadir documento

Registrar

conformidad de recepción

Registrar

evaluación del proveedor

«uses»

«extends»

Registrar

libramiento de pago

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Recepción de Bien, Obra o Servicio.


SNCP-CDU-PAG-001: Confirmar libramiento de pago

ID SNCP-CDU-PAG-001 Nivel Primario Nombre Confirmar libramiento de pago Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 05-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 14-10-2013

Objetivo Confirmar libramiento de pago en el Sistema Financiero Gubernamental a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Proveedor confirma el libramiento de pago en el Sistema Nacional de Compras Públicas que está integrado con el Sistema Financiero Gubernamental.

Actor Proveedor

Precondiciones Recepción conforme de Área requirente

Pos condiciones Confirmación de libramiento de pago en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Proveedor accede al sistema con su nombre de usuario y contraseña.


3. Proveedor selecciona “Buscar procesos de compras abiertos”.

4. Sistema muestra procesos de compras abiertos relacionados al Proveedor.

5. Proveedor selecciona proceso de compra requerido.

6. Sistema despliega registros de proceso de compra requerido y habilita opción “Confirmar libramiento de pago”.

7. Proveedor selecciona opción “Confirmar libramiento de pago”.

8. Sistema verifica en Sistema Financiero el libramiento de pago para proceso de compras.

-

9. Sistema confirma libramiento de pago para proceso de compras y emite mensaje “Libramiento de pago confirmado”, mostrando número de libramiento a Proveedor para fines de seguimiento con Tesorería.

10. Proveedor anota número de libramiento de pago.

11. Habilita opción “Verificar estatus de libramiento de pago en Tesorería” con campo para digitación de número de libramiento.

12. Proveedor digita número de libramiento de pago y selecciona opción “Verificar estatus de libramiento de pago en tesorería”.

13. Muestra estatus de libramiento de pago en Tesorería.

Flujo Alternativo


FA1

1. Proveedor selecciona opción "Confirmar libramiento de pago".

2. Sistema verifica en Sistema Financiero el libramiento de pago para proceso de compras.

-

3. Sistema verifica falta de libramiento de pago y emite mensaje “Libramiento de pago no confirmado”.

FA2

1. Encargado Financiero entra al Sistema Nacional de Compras Públicas con su usuario y contraseña.


3. Encargado Financiero selecciona “Buscar procesos de compras adjudicados y recibidos”.

4. Sistema muestra procesos de compras adjudicados y recibidos con adjuntos de recepción conforme de área requirente y datos


de entrada del bien, obra o servicio.

5. Encargado Financiero selecciona opción “Registrar libramiento de pago”.

6. Muestra campos de registro de libramiento de pago: - Número de libramiento de pago - Número de contrato - Pago del contrato No.

7. Llena campos de registro de libramiento de pago.

8. Habilita opción “Registrar libramiento”.

9. Selecciona opción “Registrar libramiento”.

10. Registra libramiento de pago y envía notificación a perfil y correo de Proveedor.

Excepciones EX1. Falta de registro de libramiento de pago en el Sistema Financiero Gubernamental. Inicia FA1. EX2: Falta de integración con Sistema Financiero Gubernamental para la confirmación del libramiento de pago. Inicia FA2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-PAG-002 Registrar evaluación de Institución



Reglas de Negocio:

RN1: Las instituciones públicas contratantes no podrán comprometerse a entregar, por concepto de avance, un porcentaje mayor al (20%) del valor del contrato, y los pagos restantes deberán ser entregados en la medida del cumplimiento del mismo.

RN2: Almacén y suministro remitirá el conduce de recepción, la entrada de

almacén y la factura a la Dirección Administrativa y Financiera o su equivalente para fines de pago.

RN3: El Sistema Nacional de Compras Públicas debe estar integrado al Sistema

Financiero Gubernamental para fines de: - Confirmación de disponibilidad de fondos presupuestarios - Registro de cuota de compromiso de pago - Libramiento de pago


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-PAG-002: Registrar evaluación de Institución

ID SNCP-CDU-PAG-002 Nivel Primario Nombre Registrar evaluación de Institución Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 08-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 14-10-2013

Objetivo Registrar en el Sistema Nacional de Compras Públicas la evaluación de la Institución otorgada por el proveedor de forma tal que el Sistema pueda llevar una medición del rendimiento de las instituciones en los procesos de compras.

Descripción El proveedor registra evaluación de de Institución en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Proveedor

Precondiciones Notificación de libramiento de pago recibida por el proveedor.

Pos condiciones Evaluación de Institución registrada en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Proveedor accede al sistema con su nombre de usuario y contraseña.


- 3. Sistema habilita opción “Registrar evaluación de Institución”.

4. Proveedor selecciona “Registrar evaluación de Institución”.

5. Sistema habilita campos de evaluación: a. Requerimientos claros: SI/NO* b. Pago(s) en fecha acordada*: SI/NO c. Servicio cortés: SI/NO d. Como calificarías el proceso de compras con la

Institución*: 1 (Malo) 2 (Regular) 3 (Neutral) 4 (Bueno) 5 (Excelente)

*Campos obligatorios 6. Proveedor llena campos de evaluación. 7. Sistema habilita opción “Publicar evaluación”.

8. Proveedor selecciona opción “Publicar evaluación”.

9. Sistema publica la evaluación de Institución en el proceso de compras.

- 10. Sistema envía notificación de evaluación a roles UC.

Flujo Alternativo


FA1

1. El Proveedor no registra información en campos obligatorios y selecciona “Publicar evaluación”.


3. Proveedor completa los campos faltantes.


5. Selecciona “Publicar evaluación”. 6. Sistema publica la evaluación de Institución en el proceso de compras.

- 7. Sistema envía notificación de evaluación a roles Institución.


Excepciones EX1. Proveedor selecciona publicar evaluación sin llenado de campos obligatorios. Inicia FA1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones - -



Reglas de Negocio:

RN1: Opción de evaluación de Institución queda habilitada para el proveedor después de recibir la notificación de libramiento de pago.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-PAG-003: Generar reporte de proceso de compra

ID SNCP-CDU-PAG-003 Nivel Secundario Nombre Generar reporte de proceso de compra Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 08/04/2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 14-10-2013

Objetivo Generar un expediente del proceso de compra, que permita almacenar adecuadamente toda la documentación relativa a la misma.

Descripción Generar un expediente a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, en el cual se adjunten todos los documentos relevantes al proceso de compras, tales como: Pliego o Especificaciones Técnicas, Aviso de Convocatoria, ofertas recibidas, adjudicación, recepción conforme de área requirente, Contrato-Orden de Compras.

Actor: Encargado Financiero (iniciador) Analista de Compras Rol aprobador

Precondiciones: Registros de proceso de compras creados

Pos condiciones: Reporte de proceso de compras generado

Flujo Normal


1. Encargado Financiero accede al sistema con su nombre de usuario y contraseña.


3. Encargado Financiero selecciona “Buscar procesos de compras finalizados”.

4. Sistema muestra procesos de compras finalizados por la Institución.

5. Encargado Financiero selecciona proceso de compra requerido.

6. Sistema despliega registros de proceso de compra finalizado requerido.

-

7. El sistema habilita opción “Seleccionar registros para reporte de proceso de compra” y “Generar reporte de proceso de compras”.

8. Encargado Financiero selecciona opción “Seleccionar todos los registros para reporte de proceso de compras”.

9. Sistema muestra todos los registros generados en el proceso de compras con sus fechas, insumos y trazabilidad de acciones de usuarios: - Solicitud de compra - Certificación de fondos presupuestarios - Convocatoria - Recepción de ofertas - Adjudicación - Contrato/Orden de compra - Confirmación de cuota de compromiso - Recepción de bien, obra o servicio - Libramiento de pago

10. Encargado Financiero selecciona registros requeridos para reporte de proceso de compras.

-

11. Selecciona opción “Generar reporte de proceso de compras”.

12. Sistema genera reporte de proceso de compras de registros seleccionados :

a) Registro


b) Fecha de creación c) Fecha de aprobación d) Usuario creador e) Usuario aprobador f) Adjunto de registro

- 13. Sistema habilita opción “Imprimir reporte”.

14. Encargado Financiero selecciona opción “Imprimir reporte”.

15. Sistema imprime reporte generado.

- 16. Sistema guarda registro de impresión de reporte.

Flujo Alternativo


FA1 1. Administrativo selecciona opción

“Generar reporte de proceso de compras”.

2. Sistema muestra mensaje “Favor seleccionar registros para reporte de proceso compras”

Excepciones - EX 1. Encargado Financiero selecciona “Generar reporte de proceso de compras” sin seleccionar registros para reporte. Inicia FA 1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al Sistema Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad: Alta


Reglas de Negocio:

RN1: Todo interesado tendrá libre acceso al expediente de contratación administrativa y a la información complementaria. La utilización de la tecnología de información facilita el acceso de la comunidad a la gestión del Estado en dicha materia.

RN2: La entidad contratante llevará un expediente de cada contratación en el

que constarán todos los documentos e información relacionada, bajo responsabilidad de funcionarios perfectamente identificados, por un lapso no menor a los cinco (5) años. Se reconoce el acceso al expediente de las personas que tengan interés en la tutela de situaciones jurídicamente protegidas.

Requisitos Especiales:

-

Supuestos: -

Notas y problemas:

-



DIAGRAMA MÓDULO PAGO

Sistema Nacional de Compras

Públicas: Pago

::Oferente

Confirmar

libramiento de pago

Generar reporte de

proceso de compra

Registrar

recepción conforme

::Rol de recepción

«extends»

«extends»

::Sistema Financiero

::Enc. Financiero

Registrar

evaluación de Institución

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Pago.


SNCP-CDU-SI-ROT-001: Enviar ofertas técnicas para subasta inversa

ID SNCP-CDU-SI-ROT-001 Nivel Primario Nombre Enviar Ofertas técnicas para subasta inversa Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 09-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 16-10-2013

Objetivo Enviar ofertas técnicas a un proceso de Subasta Inversa a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, para que sean consideradas en la selección de oferentes.

Descripción El Oferente analiza los documentos de Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas provisto por la UC y en base a lo solicitado, prepara su oferta, la cual será enviada a la UC solicitante a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Oferente (Iniciador)

Precondiciones Aviso de Convocatoria Publicado. Oferente registrado como Proveedor del Estado. Fecha de recepción de ofertas está vigente.

Pos condiciones Oferta disponible en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal




3. Oferente accede a Aviso de Convocatorias. 4. El sistema entrega una lista de las convocatorias disponibles por diferentes modalidades de búsqueda (fecha publicación, Institución, rubro, modalidad de contratación, región geográfica, etc.).

5. El Oferente escoge una convocatoria. 6. El sistema muestra la descripción y los documentos de la convocatoria disponibles para descargar.

7. Oferente descarga los requerimientos establecidos en documento de Especificaciones Técnicas y Aviso de la Convocatoria.

8. El sistema registra los datos del Oferente en el proceso de adquisición (ROE para Oferentes nacionales y Pasaporte y país de emisión para Oferentes extranjeros, fecha y hora de descarga, número de convocatoria).

-

9. El sistema notifica por correo electrónico al Oferente el registro de la descarga del proceso de adquisición con los datos indicados en el paso 8.

10. Oferente accede a Aviso de Convocatorias. 11. El sistema entrega una lista de las convocatorias disponibles por diferentes modalidades de búsqueda (fecha publicación, Institución, rubro, modalidad de contratación, región geográfica, etc.).

12. Oferente selecciona convocatoria requerida y presiona opción Ofertar.

13. El sistema guarda la Descripción resumida de la Oferta.

-

14. Sistema despliega la opción: “Añadir documento”.

15. El Oferente presiona opción “Añadir documento” y sube documentos de Oferta

-


técnica y garantías. (Ver CDU Añadir Documento)

16. Oferente presiona opción “Enviar Oferta”. 17. El sistema asigna número de oferta (correlativo por proceso) y la oferta queda disponible en el sistema hasta la fecha de apertura, a partir de la cual queda disponible para la UC respectiva a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

-

18. El sistema envía correo electrónico al Oferente confirmando recepción de oferta con los datos del proceso de compras y los datos del Oferente (ROE para Oferentes nacionales y Pasaporte y país de emisión para Oferentes extranjeros, fecha y hora de recepción de oferta, número de convocatoria).

Flujo Alternativo


FA1

1. El Oferente trata de acceder a la convocatoria en fecha posterior a la fecha de presentación de ofertas

2. El sistema despliega mensaje “Fecha de presentación de ofertas ha expirado”.

FA 2

1. El Oferente prepara su oferta a través de documento impreso y en sobre cerrado, indicando fuera de éste el Proceso de compras y datos del Organismo requirente.

-

2. El Oferente hace entrega de su oferta en forma física, antes del plazo de cierre de aceptación de ofertas, de acuerdo a forma y lugar definidos por la UC en el respectivo documento de Especificaciones Técnicas de la Adquisición.

-

FA 3

1. Archivo a subir como adjunto a la Oferta supera el tamaño máximo permitido.

2. El sistema despliega aviso “El tamaño del documento excede el máximo permitido”..

3. El Oferente sube documento de oferta modificado y presiona la opción “Enviar Oferta”.

-

FA 4

1. Documento a subir como adjunto a la oferta tiene un formato no permitido.


3. El Oferente sube archivo modificado a Oferta y presiona la opción “Enviar Oferta”.

-

FA 5

1. La información solicitada como datos básicos de la Oferta está incompleta.

2. El Sistema despliega aviso: “La información requerida para Enviar la Oferta está incompleta, por favor ingrese todos los datos mínimos requeridos”.

3. El Oferente completa los datos faltantes y presiona la opción “Enviar Oferta”.

-

Excepciones EX 1. El Oferente no puede Ofertar a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, por indisponibilidad técnica del Sistema. Inicia FA 1. EX 2. El Oferente no cuenta con recursos técnicos mínimos para hacer envío de su oferta a través del Sistema Nacional de Compras Públicas (Conexión a Internet, equipo computacional, acceso a electricidad u otro relevante). Inicia FA 2. EX 3. Archivo a subir como adjunto a la Oferta supera el tamaño máximo


permitido. Inicia FA 3. EX 4. Archivo a subir como adjunto a la Oferta tiene un formato no permitido. Inicia FA 4. EX 5. La información solicitada como datos básicos de la Oferta está incompleta. Inicia FA 5.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documentos

Extensiones SNCP-CDU-SI-SEL-001 Selección de oferentes para subasta inversa

SNCP-CDU-GEN-009 Enviar notificación

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio:

RN1: Una vez enviada la oferta, la misma puede ser modificada por el Oferente siempre y cuando no se cumpla la fecha de presentación de ofertas.

RN2: El sistema guardará las diferentes versiones de las ofertas y sólo mostrará la última versión disponible.

RN3: Se tomará como oferta definitiva la última versión de cada documento que esté disponible al momento de la fecha de apertura de ofertas.

RN4: Las ofertas subidas al sistema, sólo podrán ser visualizadas por el Oferente hasta la fecha de apertura de ofertas.

RN5: Una vez cumplido el plazo de presentación de ofertas, no se permitirá ningún cambio a ofertas presentadas, descargas de archivos de oferta ni carga de nuevos documentos.

RN6: Todos los Oferentes interesados podrán acceder a toda la información relevante de la adquisición, establecida en las Especificaciones Técnicas.

RN7: Los oferentes o los adjudicatarios deberán constituir las siguientes garantías:

a) De seriedad de la oferta: Uno por ciento (1%) del monto total de la oferta. b) De fiel cumplimiento del contrato: Cuatro por ciento (4%) del monto total de la adjudicación. c) De buen uso del anticipo: por el equivalente a los montos que reciba el adjudicatario como adelanto. d) Para las MIPYMES, la de fiel cumplimiento de contrato: Uno por ciento (1%) del monto total de la adjudicación.

RN8: El sistema debe clasificar y separar las subastas establecidas como PYMES en la solicitud para que solamente participen los oferentes clasificados con esta categoría.

RN9: La Subasta Inversa aplica para bienes y servicio estandarizados. No aplica para obras.




- El sistema deberá aceptar al menos archivos de formato: PDF, plantillas de cálculo, XML, documentos de texto e imágenes.

Supuestos -

Notas y problemas

-



DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA – RECEPCIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS


Públicas:

Subasta Inversa_Recepción

ofertas técnicas

::Oferente


Enviar ofertas

técnicas

Añadir documentos

«uses»

Selección de

oferentes SI

«extends»


«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Subasta Inversa – Recepción de ofertas técnicas


SNCP-CDU-SI-SEL-001: Selección de oferentes para subasta inversa

ID SNCP-CDU-SI-SEL-001 Nivel Primario Nombre Seleccionar de oferentes para subasta inversa


Objetivo Seleccionar a los oferentes que cumplen con las especificaciones para la Subasta Inversa a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, mediante evaluación de las ofertas técnicas recibidas.

Descripción El Comité de Compras y Contrataciones revisa la recomendación de selección de oferentes para subasta inversa, selecciona los oferentes para subasta y autoriza la publicación de resultados de la evaluación, incluidos en los antecedentes del proceso de compras.


Precondiciones Existe un listado de ofertas técnicas para evaluación y selección de oferentes para subasta inversa.

Pos condiciones Códigos de oferentes seleccionados para Subasta Inversa publicados en el Sistema Nacional de Compras Públicas y enviados oferentes seleccionados.

Flujo Normal




3. Analista de Compras selecciona “Buscar procesos de Subasta Inversa abiertos”.

4. Sistema muestra procesos de Subasta Inversa abiertos.

5. Analista de Compras selecciona proceso de Subasta Inversa requerido.

6. Sistema despliega registros de proceso de Subasta Inversa requerido.

7. Presiona opción "Ver listado de ofertas para selección".

8. Sistema muestra listado de ofertas para selección.

- 9. Sistema habilita opción “Seleccionar oferentes para subasta inversa”.

10. Analista de Compras selecciona opción “Seleccionar oferentes para subasta inversa”.

11. Sistema habilita cotejo en listado de Oferentes.

12. Analista de Compras selecciona Oferente (s) seleccionado y presiona opción “Seleccionar”.

13. Sistema selecciona a Oferente (s) con oferta (s) marcada (s) y le asigna el código de participación.

- 14. Sistema habilita opción “Añadir documentos”.

15. Analista de Compras añade documento de selección de oferentes para Subasta Inversa de Comité de Compras y Contrataciones. (Ver CDU Añadir Documento).

16. Sistema despliega opción: "Registrar selección de oferentes para subasta inversa".

17. Analista de Compras presiona opción "Registrar selección de oferentes para subasta inversa".

18. Sistema realiza el registro de selección de oferentes para subasta inversa.

19. Analista de Compras presiona opción “Enviar listado de selección de oferentes para Subasta Inversa a aprobación”.

20. Envía listado para aprobación de Rol aprobador.


Flujo Alternativo Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema

FA 1

1. Analista de Compras presiona opción "Publicar listado de oferentes seleccionados para subasta inversa".

2. Sistema muestra mensaje “Falta documento de selección oferentes para Subasta Inversa”.

3. Analista de Compras añade documento de selección de oferentes para Subasta Inversa de Comité de Compras y Contrataciones. (Ver CDU Añadir Documento).

4. Sistema despliega opción: "Registrar selección de oferentes para subasta inversa".

5. Analista de Compras presiona opción "Registrar selección de oferentes para subasta inversa".

6. Sistema realiza el registro de selección de oferentes para subasta inversa.

FA 2

1. Archivo a subir como adjunto al Contrato supera el tamaño máximo permitido.


3. Analista de Compras añade documento

modificado y presiona la opción “Añadir Documento”.

-

FA 3



3. Analista de Compras añade documento modificado y presiona la opción “Añadir Documento”.

-

Excepciones EX 1. Analista de Compras presiona opción “Publicar listado de oferentes

seleccionados para subasta inversa” sin añadir documento de selección de oferentes del Comité de Compras y Contrataciones. Inicia FA1.

EX2. Documentos ingresados supera tamaño máximo permitido. Inicia FA2.

EX3. Documentos ingresados con formato no permitido. Inicia FA3. Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema

SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1: Los peritos procederán a calificar las ofertas técnicas de los participantes

que hubieren cumplido con las condiciones definidas en los Pliegos de

condiciones.

RN2: El resultado de dicha calificación deberá constar en un acta de calificación

en la que los participantes se individualizarán a través de códigos que impidan

conocer su identidad. Dicha acta de calificación será puesta en conocimiento del

Comité de Compras y Contrataciones, el cual de estar de acuerdo con la misma,

dispondrá que los oferentes calificados presenten sus ofertas económicas iniciales

a través del portal administrado por el Órgano Rector, mismas que serán menores

al presupuesto referencial.

RN3: El Comité de Compras y Contrataciones evalúa y selecciona oferentes para subasta inversa.


-

Supuestos - Notas y problemas - Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas


DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA – SELECCIÓN DE OFERENTES


Públicas: Subasta

inversa_Selección de oferentes

para Subasta inversa


::Oferente

Seleccionar

oferentes para subasta

Añadir documento

Acceder a Subasta

inversa

Enviar registro a

aprobación

Aprobar registro

Publicar registro

::Rol aprobador

«extends»

«uses»

«extends»

«extends»

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Subasta Inversa – Selección de Oferentes


SNCP-CDU-SI-SAD-001: Acceder a subasta inversa

ID SNCP-CDU-SI-SAD-001 Nivel Primario Nombre Acceder a subasta inversa Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 10-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 16-10-2013

Objetivo Acceder al proceso de Subasta Inversa a través del Sistema Nacional de Compras en la fecha establecida para las pujas.

Descripción El oferente seleccionado para la subasta, accede al proceso de Subasta Inversa con su código de participación y contraseña a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Oferente

Precondiciones Listado de códigos de participación de oferentes seleccionados para Subasta Inversa publicada en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Código de participación para Subasta Inversa enviado a oferente seleccionado.

Pos condiciones Acceso exitoso a Subasta Inversa de oferentes seleccionados.

Flujo Normal


1. Oferente ingresa al sistema con su usuario y contraseña.


3. Oferente selecciona “Buscar procesos de Subasta Inversa abiertos”.

4. Sistema muestra procesos de Subasta Inversa abiertos y habilita opción “Acceder a subasta inversa”.

5. Oferente selecciona opción “Acceder a subasta inversa”.

6. Sistema habilita campos de acceso: - Código de participación - Contraseña

7. Oferente ingresa código de participación y contraseña (contraseña de oferente del estado) y presiona opción “Acceder”.

8. Sistema valida código de participación y contraseña.

-

9. Sistema habilita acceso de oferente a proceso de Subasta Inversa abierto y guarda los siguientes registros: - Código de participación - Fecha de acceso - Hora de acceso - Cantidad de accesos

Flujo Alternativo


FA 1



-

3. Sistema emite mensaje” Código de participación o contraseña erróneos”.

4. Oferente ingresa código de participación y contraseña corregidos (contraseña de oferente del estado) y presiona opción



“Acceder”.

-

6. Sistema habilita acceso de oferente a proceso de Subasta Inversa abierto y guarda los siguientes registros:

- Código de participación - Fecha de acceso - Hora de acceso - Cantidad de accesos

Excepciones

EX 1. Oferente ingresa código de participación o contraseña erróneos. Inicia FA 1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-SI-SAD-002 Enviar oferta económica inicial



Reglas de Negocio RN1: Los oferentes solo podrán acceder al proceso de Subasta Inversa con su código de participación, que representará su identidad en el transcurso de la puja.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-SI-SAD-002: Enviar oferta económica inicial a subasta inversa

ID SNCP-CDU-SI-SAD-002 Nivel Primario Nombre Enviar oferta económica inicial a subasta inversa Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 10-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 16-10-2013

Objetivo Enviar la oferta económica inicial por debajo del monto establecido por la UC en la solicitud y el pliego de condiciones.

Descripción Oferente envía a través del sistema su oferta económica inicial por debajo, del monto establecido por la UC en la solicitud y el pliego de condiciones.

Actor Oferente

Precondiciones Acceso de oferente seleccionado al proceso de Subasta Inversa con su código de participación y contraseña.

Pos condiciones Oferente habilitado para puja en subasta inversa.

Flujo Normal






-

5. Sistema habilita acceso de oferente a proceso de Subasta Inversa abierto y guarda los siguientes registros: - Código de participación - Fecha de acceso - Hora de acceso - Cantidad de accesos

-

6. Sistema muestra oferta económica establecida para el proceso de Subasta Inversa y habilita opción “Enviar oferta económica inicial”.

7. Oferente selecciona opción “Enviar oferta económica inicial”.

8. Sistema habilita campo para digitar oferta económica inicial. - Monto - ITBIS - Descuento

- Total 9. Oferente llena campo con oferta económica

inicial. 10. Sistema habilita opción “Enviar oferta”.

11. Oferente selecciona opción “Enviar oferta”. 12. Sistema muestra mensaje “Oferta económica inicial enviada exitosamente.

- 13. Sistema habilita a oferente para puja de subasta inversa.

Flujo Alternativo


FA 1 1. Oferente llena campo con oferta 2. Sistema habilita opción “Enviar oferta”.


económica inicial.

3. Oferente selecciona opción “Enviar oferta”.

4. Sistema muestra mensaje “Oferta económica inicial por encima de monto establecido”.

5. Oferente llena campo con oferta económica inicial por debajo del monto establecido en la solicitud y el pliego de condiciones.

6. Sistema habilita opción “Enviar oferta”.


8. Sistema muestra mensaje “Oferta económica inicial enviada exitosamente.

- 9. Sistema habilita a oferente para puja de subasta inversa.

Excepciones

EX 1. Oferente selecciona enviar oferta con monto por encima al establecido en la solicitud y el pliego de condiciones. Inicia FA 1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-SI-SAD-001 Acceder a subasta inversa Extensiones SNCP-CDU-SI-SAD-003 Enviar ofertas económicas a subasta inversa



Reglas de Negocio RN1: Los proveedores de bienes y servicios, pujan hacia la baja del menor precio fijado presentado por los oferentes en su oferta inicial, en el rango mínimo que para el efecto hayan señalado los pliegos de condiciones. Pueden realizarse por elementos del catálogo o por lotes de elementos del catálogo.

RN2: Las ofertas económicas iniciales presentadas a través del portal administrado por el órgano rector, obligan al oferente a cumplir las condiciones técnicas y económicas ofertadas en el caso de resultar adjudicado, aun cuando no participare en el acto de la puja. De no cumplir con las obligaciones que le corresponden en su calidad de adjudicatario, se aplicarán las sanciones previstas en la Ley de Compras y Contrataciones.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-SI-SAD-003: Enviar ofertas económicas a subasta inversa

ID SNCP-CDU-SI-SAD-003 Nivel Primario Nombre Enviar ofertas económicas a subasta inversa Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 11-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 16-10-2013

Objetivo Enviar ofertas económicas (lances) a proceso de Subasta Inversa abierto a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Oferente envía ofertas económicas (lances) a Subasta Inversa a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Oferente

Precondiciones Oferente habilitado para subaste inversa después de haber enviado oferta inicial.

Pos condiciones Oferente envía ofertas económicas en lances de proceso de subasta.

Flujo Normal


1. Oferente ingresa al sistema con su usuario y contraseña.


3. Oferente selecciona “Buscar procesos de Subasta Inversa abiertos”.





8. Sistema valida código de participación y contraseña

-

9. Sistema habilita acceso de oferente a proceso de Subasta Inversa abierto y guarda los siguientes registros:

- Código de participación - Fecha de acceso - Hora de acceso

- Cantidad de accesos

- 10. Sistema muestra oferta económica inicial

establecida y última oferta enviada por oferentes seleccionados.

11. Oferente selecciona opción “Enviar oferta económica”.

12. Sistema habilita campos para digitar oferta económica:

- Monto - ITBIS* - Total*

*Sistema calcula ITBIS y Total automáticamente. 13. Oferente llena campo con oferta económica

por debajo de monto de última oferta enviada registrada.


15. Oferente selecciona opción “Enviar oferta”. 16. Sistema muestra mensaje “Oferta económica” enviada exitosamente.


-

17. Sistema muestra lugar que ocupa oferente entre los participantes con el monto de la última oferta enviada.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Oferente llena campo con oferta económica inicial.



4. Sistema muestra mensaje “Oferta económica por encima de último lance. Favor ofertar por debajo de RD$______________”.




8. Sistema muestra mensaje “Oferta económica enviada exitosamente”.

Excepciones

EX 1. Oferente selecciona enviar oferta con monto por encima del último lance válido ocurrido durante la subasta. Inicia FA 1

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-SI-SAD-001 Acceder a subasta inversa

Extensiones SNCP-CDU-SI-SAD-004 Adjudicar a oferta de menor precio


Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1: En el día y hora señalados en la convocatoria, se realizará la puja hacia

la baja a través del Portal Administrado por el Órgano Rector. La duración de la puja será establecida en los Pliegos de Condiciones y no podrá ser menor a quince (15) minutos ni mayor a sesenta (60) minutos, contados a partir de la hora establecida en la convocatoria, en atención a la complejidad del objeto del contrato y al presupuesto referencial del procedimiento. Los Pliegos de Condiciones podrán establecer que si ocurren lances dentro de los últimos minutos, se podrá alargar el tiempo de la puja por uno o más períodos determinados de tiempo.

RN2: El tiempo definido debe ser parametrizable según políticas emitidas por órgano rector.

RN3: Los proveedores de bienes y servicios, pujan hacia la baja del menor precio fijado presentado por los oferentes en su oferta inicial en el rango mínimo que para el efecto hayan señalado los pliegos de condiciones.

RN4: Los lances serán válidos si superan el margen mínimo de mejora en relación con el precio de arranque o el último lance válido ocurrido durante la subasta, según sea el caso. Si se presenta un lance por debajo del rango mínimo de mejora, el mismo será rechazado, sin que ello afecte el último válidamente propuesto.

RN5: Este procedimiento debe posibilitar el conocimiento permanente del precio a que realizan las ofertas todos los participantes, así como del momento en que se adjudica y debe estar basado en la difusión de la programación de compras y contrataciones.

RN6: Si en el curso de una subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar. Conforme avanza la subasta el


proponente será informado por parte del Sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes.

RN7: Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables a la Entidad Contratante, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas o que las mismas se reciban en tiempo real, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquél pierde conexión con la aplicación, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento.

RN8: La Entidad Contratante deberá contar con al menos una línea telefónica abierta y un chat de disponibilidad exclusiva para el certamen, que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-SI-SAD-004: Adjudicar a oferta de menor precio

ID SNCP-CDU-SI-SAD-004 Nivel Primario Nombre Adjudicar a oferta de menor precio Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 11-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 16-10-2013

Objetivo Adjudicar a oferente con oferta económica de menor precio en el proceso de Subasta Inversa a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Sistema Nacional de Compras Públicas adjudica a Oferente que presenta oferta económica de menor precio a través de los lances registrados.

Actor Sistema Nacional de Compras Públicas

Precondiciones Oferta económica enviada por oferente en proceso de Subasta Inversa abierto.

Pos condiciones Mensaje de adjudicación publicado en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Oferente selecciona opción “Enviar oferta económica “.

2. Sistema habilita campos para digitar oferta económica: - Monto - ITBIS* - Total*

*Sistema calcula ITBIS y Total automáticamente. 3. Oferente llena campo con oferta económica

por debajo de monto de última oferta enviada registrada.


5. Oferente selecciona opción “Enviar oferta”. 6. Sistema muestra mensaje “Oferta económica enviada exitosamente”.

-


-

8. Sistema adjudica a Oferente con oferta de menor precio al finalizar el tiempo establecido para la Subasta Inversa y publica mensaje” Oferta adjudicada a oferente código: XXXX”.

- 9. Sistema envía notificación a oferente adjudicado.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Oferente llena campo con oferta económica inicial.



4. Sistema muestra mensaje “Oferta económica por encima de último lance. Favor ofertar por debajo de RD$______________”.



7. Oferente selecciona opción 8. Sistema muestra mensaje “Oferta económica


“Enviar oferta”. enviada exitosamente”.

FA 2


2. Sistema muestra mensaje con error.

- 3. Sistema envía notificación de error a técnico TI.

4. Técnico TI soluciona error. 5. Envía notificación de solución de error a Oferente. 6. Oferente selecciona opción

“Enviar oferta”. 7. Sistema muestra mensaje “Oferta económica

enviada exitosamente”. -


FA 3

- 1. Sistema muestra mensaje con error.

- 2. Sistema envía notificación de error a técnico TI.

3. Técnico TI no soluciona errores en tiempo real de subasta.

4. Sistema habilita opción “Cancelar subasta inversa” y habilita campo de texto para justificación de cancelación.

5. Técnico TI cancela proceso de subasta y llena campo de justificación.

6. Sistema cancela Subasta Inversa y envía notificación a Rol aprobador.

Excepciones

EX 1. Oferente selecciona enviar oferta con monto por encima del último lance válido ocurrido durante la subasta. Inicia FA 1.

EX 2. Oferente selecciona opción “Enviar oferta” y sistema emite error. Inicia FA 2.

EX 3. Errores recurrentes del sistema impiden desarrollo de subasta inversa. Inicia FA 3.

Inclusiones

SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-SI-SAD-001 Acceder a subasta inversa SNCP-CDU-SI-SAD-003 Enviar ofertas económicas a subasta inversa

Extensiones SNCP-CDU-SI-SAD-005 Emitir reporte de adjudicación de subasta inversa


Reglas de Negocio RN1: En el día y hora señalados en la convocatoria, se realizará la puja hacia la baja a través del Portal Administrado por el Órgano Rector. La duración de la puja será establecida en los Pliegos de Condiciones y no podrá ser menor a quince (15) minutos ni mayor a sesenta (60) minutos, contados a partir de la hora establecida en la convocatoria, en atención a la complejidad del objeto del contrato y al presupuesto referencial del procedimiento. Los Pliegos de Condiciones podrán establecer que si ocurren lances dentro de los últimos minutos, se podrá alargar el tiempo de la puja por uno o más períodos determinados de tiempo.

RN2: Los proveedores de bienes y servicios, pujan hacia la baja del menor precio fijado presentado por los oferentes en su oferta inicial en el rango mínimo que para el efecto hayan señalado los pliegos de condiciones.

RN3: Los lances serán válidos si superan el margen mínimo de mejora en relación con el precio de arranque o el último lance válido ocurrido durante la subasta, según sea el caso. Si se presenta un lance por debajo del rango mínimo de mejora, el mismo será rechazado, sin que ello afecte el último válidamente propuesto.

RN4: Este procedimiento debe posibilitar el conocimiento permanente del precio a que realizan las ofertas todos los participantes, así como del


momento en que se adjudica y debe estar basado en la difusión de la programación de compras y contrataciones.

RN5: Si en el curso de una subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar. Conforme avanza la subasta el proponente será informado por parte del Sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes.

RN6: Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables a la Entidad Contratante, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas o que las mismas se reciban en tiempo real, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquél pierde conexión con la aplicación, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento.

RN7: La Entidad Contratante deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.

RN8: De la puja se dejará constancia en un informe de resultados, elaborado por el Comité de Compras y Contrataciones y que será publicado en el formato establecido para el efecto en el Portal Administrado por el Órgano Rector.

RN9: El Comité de Compras y Contrataciones, una vez concluido el período de puja, de ser el caso, declarará desierto el procedimiento, mediante resolución administrativa debidamente motivada.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-SI-SAD-005: Emitir reporte de adjudicación de subasta inversa

ID SNCP-CDU-SI-SAD-005 Nivel Primario Nombre Emitir reporte de adjudicación de subasta inversa Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 11-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 16-10-2013

Objetivo Emitir reporte de adjudicación de proceso de Subasta Inversa finalizado que represente el insumo del Sistema Nacional de Compras Públicas para la emisión del acta de adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones.

Descripción Analista de Compras emite reporte de adjudicación de proceso de Subasta Inversa finalizado en el Sistema Nacional de Compras Públicas.


Precondiciones Mensaje de adjudicación publicado en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Pos condiciones Registro de emisión de reporte de adjudicación de Subasta Inversa en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal




3. Analista de Compras selecciona “Buscar procesos de Subasta Inversa abiertos”.


5. Analista de Compras selecciona opción “Acceder a subasta inversa”

6. Sistema habilita opción “Emitir reporte de adjudicación de subasta inversa”.

7. Analista de Compras selecciona opción “Emitir reporte de adjudicación de subasta inversa”.

8. Sistema emite reporte de adjudicación de Subasta Inversa con los siguientes datos:

- Descripción de la compra - Fecha establecida de subasta - Hora establecida de subasta - Tiempo de duración de subasta - Lista de ocupación - Código de participación de oferente adjudicado - Monto de oferta ganadora - Fecha de emisión de la oferta

- Hora, minuto y segundo y fracción de segundo de emisión de la oferta

- 9. Sistema habilita opción “Imprimir reporte de adjudicación de subasta inversa”.

10. Analista de Compras selecciona opción “Generar reporte de adjudicación de subasta inversa”.

11. Sistema genera reporte de adjudicación de Subasta Inversa y guarda registro.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Analista de Compras selecciona opción “Emitir reporte de adjudicación de subasta inversa”.

2. Sistema muestra mensaje “Proceso de Subasta Inversa no ha finalizado”.

-

3. Sistema muestra datos de fecha y hora de finalización establecida para la subasta inversa.


Excepciones

EX 1. Analista de Compras selecciona opción emitir reporte de adjudicación de Subasta Inversa sin haber finalizado el proceso de subasta.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-SI-SAD-004 Adjudicar a oferta de menor precio

Extensiones SNCP-CDU-GEN-004 Publicar registro

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1: Este procedimiento debe posibilitar el conocimiento permanente del

precio a que realizan las ofertas todos los participantes, así como del momento en que se adjudica y debe estar basado en la difusión de la programación de compras y contrataciones.

RN2: De la puja se dejará constancia en un informe de resultados, elaborado por el Comité de Compras y Contrataciones y que será publicado en el formato establecido para el efecto en el Portal Administrado por el Órgano Rector.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA – SUBASTA Y ADJUDICACIÓN


Subasta y adjudicación

::Oferente

::Sistema Nacional de Compras Públicas

Enviar oferta

económica inicial

Adjudicar a oferta

de menor precio

Enviar ofertas

económicas a subasta

Emitir reporte de

adjudicación de subasta

inversa

Acceder a subasta

inversa

«extends»

«extends»

«extends»


«uses»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Subasta Inversa – Subasta y Adjudicación


SNCP- CDU-IRO-001: Enviar Solicitud de Inscripción ROE

ID SNCP-CDU-IRO-001 Nivel Primario Nombre Enviar Solicitud de Inscripción en el Registro de Oferentes del Estado

Creado por Anny Mateo Cabral Fecha de creación 20-03-2013 Modificado por Alberto Marrero Díaz Fecha de modificación 18-10-2013

Objetivo

Facilitar la inclusión de personas físicas o jurídicas en la base de datos de oferentes autorizados por la DGCP, habilitándolos para recibir notificaciones y presentar ofertas de bienes, servicios y obras a las entidades contratantes, bajo el ámbito de aplicación de la Ley de Compras y Contrataciones Públicas 340-06.

Descripción Proceso de solicitud de inclusión en el Registro de Oferentes del Estado mediante la presentación de las informaciones y requisitos establecidos por el órgano rector para esos fines.


Precondiciones Cualquier oferente tiene acceso al formulario de solicitud a través de la plataforma web.

Se deberá contar con una tabla de rubros en los cuales se quiere proveer bienes o servicios.

Post condiciones Solicitud de inscripción en el Registro de Oferentes del Estado capturada. El proveedor quedará con estado “Registro solicitado” hasta que se haya

revisado la documentación de respaldo por parte de la DGCP.

Flujo Normal


1. Ingresa al sitio web (portal transaccional).

2. Sistema despliega pantalla principal del Portal.

3. Selecciona opción “Oferentes” 4. Sistema despliega pantalla de sitio de oferentes.

5. Selecciona opción “Registrarse como Oferente”.

6. Sistema despliega formulario de inscripción, con instrucciones (campos requeridos según se indica en “Requisitos Especiales” y flujos alternos):

o Gestión a realizar* - Inscripción - Actualización/Modificación(Número de

RPE*) Tipo de Proveedor**

Persona física/Persona jurídica/Asociación sin fines de lucro/Cooperativa/Oficina Gubernamental

Datos del proveedor o Provee:

Bienes/Servicios/Consultoría/Obras o Nombre / Razón social* o Nombre Comercial o Número de Documento* o Cédula/Pasaporte y país de expedición* o Registro Nacional de Contribuyente (RNC) o Registro Mercantil/Fecha de Vencimiento

Domicilio o Dirección/País/Región/Provincia*


o Municipio/Ciudad* o Teléfono fijo /Móvil / Fax / Correo Electrónico

Clasificación del proveedor** o Certificación del MIC (SI/NO)**

Gran empresa Mediana empresa Pequeña empresa Micro empresa

o Actividad comercial*

Registro de beneficiario**

o Tipo de beneficiario* Persona física Persona jurídica Asociación sin fines de lucro Cooperativa Entidad gubernamental

o Código beneficiario* Número Documento Nombre de Beneficiario País de origen

o Domicilio** Dirección/País/Región/Provincia* Municipio/Ciudad*

o Autorización de acreditación de cuentas bancarias**

Banco beneficiario Nombre del banco Número de cuenta Nombre de cuenta Tipo de cuenta Moneda SWIFT ABA Sucursal o filial Dirección/País/Región/Provincia* Teléfono fijo /Móvil / Fax / Correo

Electrónico Banco intermediario

Nombre del banco Número de cuenta Nombre de cuenta Tipo de cuenta Moneda SWIFT ABA Sucursal o filial Dirección/País/Región/Provincia* Teléfono fijo /Móvil / Fax / Correo

Electrónico

Datos de Contacto representante* o Teléfono fijo /Móvil / Fax / Correo


Electrónico o Página Web (si aplica)

*Los campos indicados son obligatorios **Opcional

7. Llena los campos requeridos del formulario.

-

8. Selecciona opción Aprobar certificación en línea.

9. Despliega listado de certificaciones a Aprobar: - Certificación MIC - Certificación DGII

10. Selecciona certificación a Aprobar y presiona opción “Aprobar certificación seleccionada”.

11. Verifica certificación con sistemas MIC-DGII.

12. Selecciona en catálogo rubros proveerá según registro mercantil.

13. Despliega plantilla para selección de rubros adicionales de los que desea recibir avisos de ofertas.

14. Marca rubros. 15. Despliega aviso de restricciones de participación según rubros autorizados (Registro en rubro de oferta y ROE activo).

16. Selecciona opción “Ingresar requisitos”.

17. Habilita opción “Adjuntar documento”.

18. Adjunta requisitos correspondientes por tipo de oferente.

19. Confirma cargado y muestra lista de archivos cargados.

20. Selecciona la opción “Enviar”. 21. Mensaje “Solicitud Enviada” con número de solicitud y aviso de que datos serán enviados a correo electrónico registrado.

-

22. El Sistema envía correo electrónico confirmando el número de solicitud de inscripción con RNC/Cédula, nombre de usuario e instrucciones para seguimiento.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Selecciona la opción “Enviar”.

2. Muestra mensaje “Favor completar los campos obligatorios”.

3. Completa datos incompletos -

FA 2

4. Selecciona opción “Persona física”

5. Solicita ingreso de datos de identificación: - Cédula / Pasaporte

-

6. Habilita campos especiales para este tipo de oferente:

- Nombre - Apellidos - Género: Masculino/ Femenino - Número de colegiatura - Tipo de Colegiatura

- Ocupación

FA3 1. Selecciona opción “Persona

jurídica” 2. Solicita ingreso de RNC


-

3. Habilita campos especiales para este tipo de oferente: o Certificación del MIC: Si (Número)/ No o Tamaño:

Grande/Mediana/Pequeña/Microempresa o Actividad comercial - según registro mercantil

- (Registro de múltiples adiciones) o Datos Representante:

Nombre Completo/Puesto/Teléfono/Móvil /Fax /Correo Electrónico

o Composición accionaria: Total de Acciones/Número de Cuotas

o Accionista(s) mayoritario(s): Género: Masculino/Femenino

Nombre/Cédula/Cargo/Nacionalidad

FA 4

1. Selecciona opción

“Asociación sin fines de lucro”.

2. Habilita campos especiales para este tipo de oferente: Decreto de incorporación y/o Datos del certificado de inscripción en el Centro Nacional de Fomento y Promoción a las Asociaciones sin fines de lucro del Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo y/o Registro de Incorporación

FA 5 1. Selecciona opción

“Oficina Gubernamental”. 2. Habilita todos los campos en el formulario .

FA6 1. Selecciona “Guardar sin enviar”.

2. Guarda formulario y define estado de solicitud como :“Solicitud en ingreso”

FA7

1. Selecciona “Abrir formulario guardado”

2. Solicita ingresar dato de búsqueda de formulario: -Nombre -RNC/Cédula -Clave

3. Ingresa datos y selecciona “Buscar”

3. Llama formulario con datos guardados en la sesión anterior

Excepciones EX 1. El Formulario de Inscripción está incompleto o contiene errores. Inicia FA1. EX 2. Usuario selecciona persona física. Inicia FA2. EX3. Usuario selecciona persona jurídica. Inicia FA3. EX4. Usuario selecciona Asociación sin fines de lucro. Inicia FA4. EX5. Usuario selecciona Oficina Gubernamental. Inicia FA5. EX6. Usuario requiere guardar solicitud de inscripción sin enviar. Inicia FA6. EX7. Usuario desea abrir solicitud de inscripción guardada. Inicia FA7

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-009 SNCP-CDU-GEN-006

Enviar notificación Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-GEN-008 SNCP-CDU-GEN-005

Eliminar registro Buscar registro

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Media


Reglas de Negocio

RN1: Las personas naturales o jurídicas interesadas en participar en cualquier proceso de compra o contratación deberán estar inscritas en el Registro de Proveedores del Estado, o conjuntamente con la entrega de ofertas deberán presentar su solicitud de inscripción.

RN2: Opcionalmente, los requisitos de inscripción se remitirán vía sistema de manera provisional (expediente digital), hasta tanto sean entregados en el formato y lugar que disponga el órgano rector.

RN3: Mientras el oferente formaliza su solicitud mediante la entrega de los requisitos, se le asignará un número de solicitud que se asociará al estatus del expediente en cada etapa, el cual servirá para seguimiento de su caso y para recibir notificaciones de oportunidades.

RN4: Para solicitar el registro de inscripción definitivo, el oferente deberá presentar los documentos que acrediten su condición, según indique el órgano rector, conjuntamente con el llenado del formulario de solicitud, a saber:

Personas físicas nacionales o extranjeras: - Cédula de identidad y electoral del solicitante o pasaporte en caso de ser

extranjero. – COPIA - - Certificación de colegiatura, si procede. – ORIGINAL - - Declaración jurada donde certifique que no es un funcionario de primer y

segundo nivel de jerarquía de las Instituciones del Estado, y que no se encuentra afectado por las demás prohibiciones establecidas en el artículo 14 de la Ley Número340-06 y sus modificaciones contenidas en la Ley Número449-06. - ORIGINAL -

Personas jurídicas nacionales o extranjeras: - Registro Mercantil o equivalente en caso de ser una persona jurídica

extranjera. – COPIA - - Documento registrado ante la Cámara de Comercio y Producción

correspondiente, donde se haga constar la composición accionaria de la persona jurídica.– COPIA -

- Lista de presencia y acta de la última Asamblea General Ordinaria Anual, por la cual se nombre el actual Consejo de Administración, debidamente registrada.– COPIA -

- Declaración jurada donde certifique que los socios de su empresa no son funcionarios de primer y segundo nivel de jerarquía de las Instituciones del Estado con más del 10% del capital social y que no se encuentran afectado por las demás prohibiciones establecidas en el artículo 14 de la Ley Número340-06 y sus modificaciones contenidas en la Ley Número449-06.– ORIGINAL -

Micro, pequeña y mediana empresa (MIPYME): - Requisitos de personas jurídicas nacionales o extranjeras. - Certificado del Ministerio de Industria y Comercio, que certifique su

condición de MIPYME. - ORIGINAL -

Asociaciones sin fines de lucro: - Registro de incorporación emitido por la Procuraduría General de la

República o de la Procuraduría General de la Corte de Apelación correspondiente.– COPIA -

- Certificado de inscripción en el Centro Nacional de Fomento y Promoción a las Asociaciones sin fines de lucro del Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo.– COPIA -

- Decreto presidencial con el que se otorgan calidades. – COPIA -


RN5: Para fines de inscripción en el ROE, el sistema deberá aceptar solo archivos de formato PDF.

RN6: La DGCP también podrá disponer de atención en sus oficinas para los oferentes que requieran hacer su inscripción de forma presencial, proveyendo computadores en los cuales podrán hacer su registro.

RN7: El sistema debe integrarse a las base de datos disponibles para verificar: Certificación de pago de impuestos al día por DGII, Certificación MIC, y todas las bases de datos disponibles y con acuerdos de integración de la DGCP con dicha institución.

RN8: Las solicitudes que no hayan sido enviadas por el usuario en 30 días a partir de la última vez que fueron grabadas, se borrarán automáticamente.

RN9: Durante el proceso de llenado de datos, el usuario deberá dar prioridad al tipo de registro, documento de identificación y dirección de correo electrónico, al que se enviará automáticamente una clave de acceso al formulario en caso de interrumpirse el llenado accidental o voluntariamente (autoguardado).

RN10: El sistema debe enviar el usuario y clave de registro de inscripción de oferente al correo oficial del oferente registrado.


Formulario de solicitud de Inscripción/Actualización en el Registro de Oferentes del Estado. A futuro, establecer componentes de integración con otras bases de datos gubernamentales, cruciales para la autenticación de los requisitos de registro como son:

-Junta Centra Electoral o Cédula de Identidad y Electoral o Domicilio

-Registro Nacional de Contribuyentes o Número RNC o Nombre/ Razón o Denominación Social.* o Tipo de Proveedor: persona física / persona jurídica.* o Sector económico de la empresa *

- Dirección General de Impuestos Internos o Estatus de obligaciones fiscales

- Procuraduría General de la República o Registro de Incorporación

- Ministerio de Administración Pública (MAP) o Nómina Pública para depurar funcionarios de primer y segundo

nivel de jerarquía de las Instituciones del Estado - Cámaras de Comercio y Producción

o Registro Mercantil - Ministerio de Industria y Comercio

o Certificación de MIPYME Y cualquier otra institución que expida documentos requeridos por la DGCP para inscripción en el ROE. Mediante acuerdos de cooperación, crear nexos con diferentes instituciones colegiadas para facilitar la verificación de profesionales registrados en sus bases de datos: Colegio Médico Dominicano; Colegio de Abogados; Colegio de Ingenieros Arquitectos y Agrimensores; etc.

http://www.map.gob.do/


Notas y problemas Se recomienda hacer un diagnóstico al Registro de Proveedores actual para identificar oportunidades de mejora en esta nueva versión y optimizar la base de datos de proveedores existente.

Referencias Modelo de Negocios Sistema Nacional de Compras Públicas.


SNCP-CDU-IRO-002: Recibir Solicitud de Inscripción ROE

ID SNCP-CDU-IRO-002 Nivel Primario Nombre Recibir Solicitud de Inscripción en el Registro de Oferentes del Estado


Objetivo Recibir las solicitudes sometidas por los oferentes, para inscribirse en el Registro de Oferentes del Estado.

Descripción Proceso de recepción de la solicitud de inclusión en el Registro de Oferentes del Estado, que contiene las informaciones y requisitos establecidos por el órgano rector

Actor Recepcionista ROE (iniciador)

Precondiciones El usuario tiene acceso al formulario de solicitud y requisitos asociados, a través del sistema, desde su perfil de usuario.

Post condiciones Solicitud de inscripción en el Registro de Oferentes del Estado recibida. Actualización de estatus de solicitud de inscripción a “Solicitud recibida”.

Flujo Normal


1. Ingresa al Sistema 2. Sistema despliega pantalla de usuario.

3. Selecciona opción “Solicitudes de inscripción pendientes”.

4. Habilita campos de búsqueda de solicitud: -Nombre -RNC/Cédula -Número de solicitud

5. Digita datos de búsqueda. -

6. Selecciona “Buscar solicitud”. 7. Despliega formulario de solicitud pendiente de recibir.

8. Verifica formulario y requisitos aportados por el usuario, según corresponda.

-

9. Marca campos de verificación de adjuntos. 10. Coteja campos marcados.

11. Selecciona “Recibir solicitud”. 12. Habilita opción “Añadir documento”.

13. Digitaliza expediente y carga como anexo a solicitud.

14. Habilita opción “Enviar solicitud”.

15. Selecciona “Enviar solicitud”. 16. Cambia estatus a “Solicitud recibida” y genera alerta para perfil de análisis.

Flujo Alternativo


FA 1 1. Selecciona “Buscar solicitud” 2. Despliega mensaje “Solicitud no encontrada”.

3. Regresa a paso 5 de flujo principal. -

FA 2

1. Selecciona “Enviar solicitud” sin marcar cotejos.

2. Despliega mensaje “Campos de verificación de requisitos pendientes”.


FA3

1. Selecciona opción “Registro de solicitud de Inscripción de Oferentes”.

2. Sistema despliega formulario de inscripción, con instrucciones.

3. Llena campos de requisitos de

inscripción. -


FA3

4. Selecciona opción “Ingresar requisitos”.

5. Habilita “Añadir documento”.

6. Adjunta requisitos correspondientes por tipo de oferente.

7. Confirma cargado y muestra lista de archivos cargados.

8. Selecciona la opción “Enviar”. 9. Mensaje “Solicitud Registrada” con número de

solicitud y aviso de que datos serán enviados a correo electrónico registrado.

- 10. Habilita opción “Imprimir constancia de recepción de solicitud de inscripción”.

11. Selecciona opción “Imprimir constancia de recepción de solicitud de inscripción”.

12. Imprime constancia con número de solicitud de inscripción.

Excepciones - EX 1. El Sistema notifica que la solicitud no ha sido encontrada. - Inicia FA1. - EX2. El usuario envía solicitud sin marcar cotejos. Inicia FA2. - EX3. Usuario deposita solicitud de inscripción vía presencial sin llenado

de formulario de inscripción virtual. Inicia FA3. Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001

SNCP-CDU-GEN-009 SNCP-CDU-GEN-006

Acceder al sistema Enviar notificación Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-GEN-005 SNCP-CDU-IRO-003

Buscar registro Analizar solicitud de inscripción ROE

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Media

Reglas de Negocio RN1: El rol de recepción deberá verificar que el expediente está completo (Puede verificar en los diferentes sitios para consulta de las instituciones asociados a la DGCP).

RN2: Los formularios de solicitud cuyos expedientes justificativos no sean recibidos en la DGCP hasta 30 días después de haber sido enviados por el Oferente, se eliminarán automáticamente.

RN3: En caso de recibirse la solicitud en la DGCP y sus requisitos en físico por el iniciador, se generará constancia de recibo con el número de solicitud para

seguimiento asignado por el Sistema.


- Formulario de Registro de Oferente del Estado. - Requisitos de solicitud de inscripción, según tipo de oferente.

Notas y problemas Se recomienda establecer interconexión con otras bases de datos gubernamentales, cruciales para la autenticación de los requisitos de registro y que permitan a futuro la recepción y análisis de solicitudes de Inscripción/Actualización de manera automática, como son:

-Junta Centra Electoral o Cédula de Identidad y Electoral* o Domicilio








o Certificación de MIPYME Y cualquier otra institución del interés de la DGCP

Se recomienda mediante acuerdos de cooperación, crear nexos con diferentes instituciones colegiadas para verificación de profesionales registrados en sus bases de datos: Colegio Médico Dominicano; Colegio de Abogados; Colegio de Ingenieros Arquitectos y Agrimensores; etc.

Referencias Modelo de Negocios Sistema Nacional de Compras Públicas



SNCP-CDU-IRO-003: Analizar solicitud de inscripción ROE

ID CDU-IRO-003 Nivel Primario Nombre Analizar solicitud de inscripción ROE Creado por Anny Mateo Cabral Fecha de creación 27-03-2013 Modificado por Alberto Marrero Díaz Fecha de modificación 21-10-2013

Objetivo

Revisar la información contenida en el expediente de solicitud de inclusión en el Registro de Oferente del Estado, asegurándose de que los oferentes cumplen con los requisitos establecidos por la DGCP.

Descripción Proceso de análisis de información para creación de Registro de Oferentes del Estado.

Actor Analista ROE (iniciador)

Precondiciones Formulario de solicitud y documentación de soporte de inscripción recibido.

Post condiciones Oferente con estado “Pendiente aprobación de inscripción ROE”

Flujo Normal


1. Ingresa al Sistema. 2. Despliega pantalla de usuario.

3. Selecciona opción “Solicitudes de inscripción recibidas”.

4. Entrega criterios de búsqueda de oferentes (por ejemplo, RNC, Pasaporte/País, nombre).

5. Ingresa datos y selecciona “Buscar”. 6. Despliega información de formulario y acceso a requisitos adjuntos.

7. Accede a requisitos. 8. Despliega documentos entregados por solicitante.

9. Analiza información de solicitud y registra parámetros de acuerdo a requisitos aportados.

-

10. Selecciona “Enviar a aprobación”. 11. Despliega mensaje “Solicitud enviada”.

- 12. Actualiza estatus de solicitud registro a “Pendiente aprobación”.

- 13. Genera alerta a Rol aprobador.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Selecciona “Habilitar solicitud para corrección o subsanación”.

2. Habilita campos para comentarios.

3. Digita comentarios de corrección o subsanación.

4. Habilita opción “Enviar solicitud para corrección o subsanación”.

5. Selecciona “Enviar solicitud para corrección o subsanación”.

6. Cambia estado de solicitud a “Pendiente de corrección o subsanación”.

- 7. Envía solicitud de corrección o subsanación a

correo de oferente y perfil de Recepcionista ROE.

FA 2

1. Selecciona “Rechazar solicitud”.

2. Habilita campos para comentarios.

3. Digita comentarios de rechazo de solicitud.

4. Habilita opción “Enviar a aprobación “.


5. Selecciona “Enviar a aprobación”.

6. Despliega mensaje “Solicitud enviada”.

-

7. Actualiza estatus solicitud registro a “Pendiente aprobación”.

- 8. Genera alerta a Rol aprobador.

Excepciones EX 1. Datos de solicitud con errores u omisión. Inicia FA1.

EX2. Datos de solicitud presenta errores no subsanables. Inicia FA2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 SNCP-CDU-GEN-009 SNCP-CDU-GEN-005

Acceder al sistema Enviar notificación Buscar registro

Extensiones SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación SNCP-CDU-GEN-003 Aprobar registro Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Media

Reglas de Negocio RN1: Es obligatorio recibir y revisar los requisitos que corresponden por tipo de entidad, con apego a las políticas establecidas por la DGCP.

RN2: Las solicitudes a revisar se ubican en orden cronológico, según sean

remitidos a análisis (según rol /acción), en una lista a la que el usuario tiene acceso desde su perfil.

RN3: El sistema debe permitir ajustar los parámetros de la solicitud de

acuerdo a la información aportada en los requisitos. RN4: El sistema debe permitir parametrizar los comentarios a insertar para

corrección o subsanación (Diversas direcciones, duplicidad de domicilio, data

incorrecta, Etc.), asociada a cada requisito.

RN5: El sistema debe permitir parametrizar los comentarios a insertar para rechazo de solicitud.

RN6: El sistema debe permitir ajustar los parámetros de comentarios y

mensajes estándar (cambio de marco legal o estrategia del órgano rector). RN7: La DGCP rechazará la inscripción de los solicitantes que al momento de

requerirla se encuentren en alguna de las situaciones previstas en el Artículo Número14 de la Ley de Compras y Contrataciones Públicas.

RN8: No podrán ser oferentes ni contratar con el Estado las siguientes

personas: 1) El Presidente y Vicepresidente de la República; los Secretarios y Subsecretarios de Estado; los Senadores y Diputados del Congreso de la República; los Magistrados de la Suprema Corte de Justicia, de los demás tribunales del orden judicial, de la Cámara de Cuentas y de la Junta Central Electoral; los Síndicos y Regidores de los Ayuntamientos de los Municipios y del Distrito Nacional; el Contralor General de la República y el Sub Contralor; el Director de Presupuesto y Subdirector; el Director Nacional de Planificación y el Subdirector; el Procurador General de la República y los demás miembros del Ministerio Público; el Tesorero Nacional y el Subtesorero y demás funcionarios


de primer y segundo nivel de jerarquía de las instituciones. 2) Los jefes y subjefes de Estado Mayor de las Fuerzas Armadas, y de la Policía Nacional; 3) Los funcionarios públicos con injerencia o poder de decisión en cualquier etapa del procedimiento de contratación administrativa; 4) Todo personal de la entidad contratante; 5) Los parientes por consanguinidad hasta el tercer grado o por afinidad hasta el segundo grado, inclusive, de los funcionarios relacionados con la contratación cubiertos por la prohibición, así como los cónyuges, las parejas en unión libre, las personas vinculadas con análoga relación de convivencia afectiva o con las que hayan procreado hijos, y descendientes de estas personas; 6) Las personas jurídicas en las cuales las personas naturales a las que se refieren los Numerales 1 al 4 tengan una participación superior al diez por ciento (10%) del capital social, dentro de los seis meses anteriores a la fecha de la convocatoria; 7) Las personas físicas o jurídicas que hayan intervenido como asesoras en cualquier etapa del procedimiento de contratación o hayan participado en la elaboración de las especificaciones técnicas o los diseños respectivos, salvo en el caso de los contratos de supervisión; 8) Las personas físicas o jurídicas que hayan sido condenadas mediante sentencia que haya adquirido la autoridad de la cosa irrevocablemente juzgada por delitos de falsedad o contra la propiedad, o por delitos de cohecho, malversación de fondos públicos, tráfico de influencia, prevaricación, revelación de secretos, uso de información privilegiada o delitos contra las finanzas públicas, hasta que haya transcurrido un lapso igual al doble de la condena. Si la condena fuera por delito contra la administración pública, la prohibición para contratar con el Estado será perpetua; 9) Las empresas cuyos directivos hayan sido condenados por delitos contra la administración pública, delitos contra la fe pública o delitos comprendidos en las convenciones internacionales de las que el país sea signatario; 10) Las personas físicas o jurídicas que se encontraren inhabilitadas en virtud de cualquier ordenamiento jurídico; 11) Las personas que suministraren informaciones falsas o que participen en actividades ilegales o fraudulentas relacionadas con la contratación; 12) Las personas naturales o jurídicas que se encuentren sancionadas administrativamente con inhabilitación temporal o permanente para contratar con entidades del sector público, de acuerdo a lo dispuesto por la presente ley y sus reglamentos; 13) Las personas naturales o jurídicas que no estén al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias o de la seguridad social, de acuerdo con lo que establezcan las normativas vigentes. RN9: Los errores subsanables deben ser estandarizados y parametrizables

según políticas establecidas por el Órgano Rector. Requisitos Especiales

Se establecerán componentes de integración con otras bases de datos

gubernamentales, cruciales para la autenticación de los requisitos de registro

Supuestos -

Notas y problemas Se recomienda establecer interconexión con otras bases de datos gubernamentales, cruciales para la autenticación de los requisitos de registro y que permitan a futuro la recepción y análisis de solicitudes de Inscripción/Actualización de manera automática, como son:

-Junta Centra Electoral o Cédula de Identidad y Electoral*


o Domicilio -Registro Nacional de Contribuyentes

o Número RNC o Nombre/ Razón o Denominación Social.* o Tipo de Proveedor: persona física / persona jurídica.* o Sector económico de la empresa *






o Certificación de MIPYME Y cualquier otra institución del interés de la DGCP





SNCP-CDU-IRO-004: Crear Registro de Oferente del Estado

ID SNCP-CDU-IRO-004 Nivel Primario Nombre Crear Registro de Oferente del Estado Creado por Anny Mateo Cabral Fecha de creación 27-03-2013 Modificado por Alberto Marrero Díaz Fecha de modificación 21-10-2013

Objetivo Crear el Registro de Oferente del Estado, según análisis previo a expediente de solicitud.

Descripción Proceso de creación de Registro de Oferentes del Estado.

Actor Supervisor ROE (iniciador) Precondiciones La solicitud y documentación de soporte de inscripción han sido revisadas y

el estado de la solicitud es “Pendiente aprobación”. Propuesta de creación/rechazo ROE generada por Analista.

Post condiciones ROE creado / rechazado

Flujo Normal


1. Ingresa al Sistema. 2. Despliega pantalla principal del portal.

3. Selecciona opción “Solicitudes de inscripción pendientes de aprobación”.

4. Despliega listado de Oferentes (por ejemplo, RNC, Pasaporte/País, nombre).

5. Selecciona Oferente. 6. Despliega acceso a expediente de requisitos y/o reporte con resumen de acciones tomadas, autor y fecha.

7. Accede a link de expediente. 8. Despliega expediente y/o reporte en ventana adicional.

9. Selecciona “Aprobar Creación ROE”. 10. Genera certificación con número ROE, disponible para consulta en sitio web o descarga.

- 11. Genera perfil de usuario asociado al número ROE.

- 12. Despliega mensaje “ROE Creado”.

- 13. Actualiza estatus solicitud registro a “ROE Creado”.

-

14. Notifica al interesado que su solicitud fue completada, facilitándole su número de Registro, datos de primer acceso e instructivo de uso de la plataforma.

Flujo Alternativo


FA 1 1. El usuario encuentra error en

aprobación/rechazo y notifica a Analista.

2. El sistema envía notificación con detalle de corrección requerida para modificar registro.

FA 2

1. Encuentra propuesta de rechazo generada por Analista.

-

2. Selecciona “Aprobar Rechazo ROE”.

3. Genera notificación con motivo de rechazo y comentario.

- 4. Remite correo a solicitante con notificación de

rechazo.

Excepciones EX 1. Rol aprobador encuentra error en procesamiento de solicitud.


Inicia FA1 EX 2. Rol aprobador encuentra propuesta de rechazo generada por Analista. Inicia FA2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 SNCP-CDU-GEN-005 SNCP-CDU-GEN-003 SNCP-CDU-GEN-010

Acceder al sistema Buscar registro Aprobar registro Emitir reporte


Enviar notificación Modificar registro


Frecuencia de uso Media Reglas de Negocio RN1: La creación del ROE es de responsabilidad exclusiva del Rol aprobador.

RN2: La DGCP rechazará la inscripción de los solicitantes que al momento de

requerirla, se encuentren en alguna de las situaciones previstas en el Artículo Número14, de la Ley de Compras y Contrataciones Públicas.

RN3: Todo registro enviado a corrección debe contener un comentario sobre

los campos obligatorios del formulario de solicitud. RN4: El Sistema debe generar el perfil de usuario asociado al número ROE, una

vez sea validado por el rol aprobador.

RN5: El sistema debe permitir parametrizar los comentarios a insertar para rechazo de solicitud.

RN6: El sistema debe permitir parametrizar los comentarios a insertar para

corrección o subsanación (Diversas direcciones, duplicidad de domicilio, data

incorrecta, Etc.), asociada a cada requisito.

RN7: El sistema debe enviar el usuario y clave de registro de

inscripción de oferente al correo oficial del oferente registrado.


- Formulario de Inscripción Proveedor - Documentos justificativos

Supuestos - Notas y problemas Se recomienda establecer interconexión con otras bases de datos

gubernamentales, cruciales para la autenticación de los requisitos de registro y que permitan a futuro la recepción y análisis de solicitudes de Inscripción/Actualización de manera automática, como son:

-Junta Centra Electoral o Cédula de Identidad y Electoral* o Domicilio




- Ministerio de Administración Pública (MAP)



o Nómina Pública para depurar funcionarios de primer y segundo nivel de jerarquía de las Instituciones del Estado

- Cámaras de Comercio y Producción o Registro Mercantil

- Ministerio de Industria y Comercio o Certificación de MIPYME

Y cualquier otra institución del interés de la DGCP




SNCP-CDU-IRO-006: Modificar solicitud de inscripción ROE

ID SNCP-CDU-IRO-006 Nivel Secundario Nombre Modificar solicitud de inscripción Creado por Anny Mateo Cabral Fecha de creación 27-03-2013 Modificado por Alberto Marrero Díaz Fecha de modificación 21-10-2013

Objetivo Modificar la información asociada a la solicitud de inscripción en el ROE.

Descripción El perfil de Analista o el Oferente corrigen datos relativos a la solicitud de inscripción en el ROE.

Actor Analista ROE (Iniciador) Oferente (Iniciador)

Precondiciones Solicitud de corrección de inscripción entregada.

Pos condiciones Corrección ejecutada.

Flujo Normal


1. Accede a link en lista de registros a corregir recibido en perfil o vía correo, según actor.

2. Despliega pantalla de información de formulario con marcas para corrección y comentario insertado por perfil requirente, y enlaces a requisitos (documentos adjuntos) si aplica,

3. Selecciona “Modificar solicitud”. 4. Habilita formulario y/o adjuntos para ser modificados.

5. Ajusta datos según corresponda. 6. Habilita cargado de archivos.

7. Adjunta documentos corregidos. (Ver CDU Adjuntar documentos).

-

8. Selecciona “Guardar Cambios”. 9. Despliega mensaje “Guardado”.

10. Selecciona “Finalizar”. 11. Pregunta “¿Desea finalizar?”.

12. Selecciona “Si”. 13. Despliega mensaje de confirmación de envío de cambios.

- 14. Envía notificación a usuario con confirmación de cambios realizados.

- 15. Actualiza estatus de solicitud a “Corrección realizada”.

Flujo Alternativo


FA 1

- 1. Pregunta “¿Desea finalizar?”.

2. Selecciona “No”. 3. Vuelve a paso 4 del flujo principal.

Excepciones EX1. Usuario llena formulario pero no desea finalizar proceso de

modificación. Inicia FA 1. Inclusiones - - Extensiones SNCP-CDU-GEN-006

SNCP-CDU-GEN-009 Añadir documento Enviar notificación

Especializaciones - - Prioridad Media

Frecuencia de uso Baja


Reglas de Negocio RN1: El sistema deberá aceptar solo archivos de formato PDF para fines de gestión de oferentes.

RN2: El sistema debe permitir parametrizar los comentarios a insertar para corrección o subsanación (Diversas direcciones, duplicidad de domicilio, data incorrecta, Etc.), asociada a cada requisito.


El sistema sólo habilita para edición los campos que fueron marcados por quien solicita la corrección.

Supuestos -

Notas y problemas -



DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES – INSCRIPCIÓN ROE

Sistema Nacional de Contrataciones Públicas :

Inscripción

::Oferente


Enviar Solicitud de

Inscripción ROE

«uses»

Añadir documento«uses»

::Recepcionista ROE

Enviar registro a

aprobación

::Analista ROE

Analizar solicitud

de inscripción ROE

Recibir Solicitud de

Inscripción ROE

Aprobar registro

Crear ROE

::Supervisor ROE

Habilitar

corrección solicitud ROE

Modificar solicitud

de inscripción ROE

Modificar registro

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

Buscar registro

«uses»

«uses»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Oferentes – Inscripción ROE


SNCP-CDU-ARO-001: Enviar solicitud de actualización ROE

ID SNCP-CDU-ARO-001 Nivel Primario Nombre Enviar solicitud de actualización ROE


Objetivo Mantener actualizada la información registrada en la base de datos de oferentes autorizados por la DGCP, según lo indica la Ley de Compras y Contrataciones Públicas 340-06.

Descripción Proceso de solicitud de actualización de información de oferentes registrados en el Sistema, para que puedan informarse de las oportunidades de negocio con instituciones gubernamentales y participar de ellas.


Precondiciones El oferente ya realizó su inscripción y posee un número de ROE

Pos condiciones Si se modifica algún campo que requiera validación y/o presenta nueva documentación, el sistema debe dejar al proveedor en estado “Actualización solicitada”.

Flujo Normal


1. Ingresa al Sistema. 2. Sistema despliega pantalla de usuario.

3. Selecciona la opción “Actualizar información”.

4. Sistema entrega formulario con datos previamente registrados

o Gestión a realizar* - Inscripción - Actualización/Modificación(Número

de RPE*)

Tipo de Proveedor** Persona física/Persona jurídica/Asociación sin fines de lucro/Cooperativa/Oficina Gubernamental

Datos del proveedor o Provee:

Bienes/Servicios/Consultoría/Obras o Nombre / Razón social* o Nombre Comercial o Número de Documento* o Cédula/Pasaporte y país de expedición* o Registro Nacional de Contribuyente

(RNC) o Registro Mercantil/Fecha de

Vencimiento o Actividad comercial*

Domicilio o Dirección/País/Región/Provincia* o Municipio/Ciudad* o Teléfono fijo /Móvil / Fax / Correo

Electrónico


Registro de beneficiario** o Tipo de beneficiario* Persona física Persona jurídica Asociación sin fines de lucro Cooperativa Entidad gubernamental

o Código beneficiario* Número Documento Nombre de Beneficiario País de origen

o Domicilio** Dirección/País/Región/Provincia* Municipio/Ciudad*

o Autorización de acreditación de cuentas bancarias**

Banco beneficiario Nombre del banco Número de cuenta Nombre de cuenta Tipo de cuenta Moneda SWIFT ABA Sucursal o filial Dirección/País/Región/Provincia* Teléfono fijo /Móvil / Fax / Correo

Electrónico

Banco intermediario Nombre del banco Número de cuenta Nombre de cuenta Tipo de cuenta Moneda SWIFT ABA Sucursal o filial Dirección/País/Región/Provincia* Teléfono fijo /Móvil / Fax / Correo

Electrónico

Datos de Contacto representante* o Teléfono fijo /Móvil / Fax / Correo

Electrónico o Página Web (si aplica)

*Los campos indicados son obligatorios **Los campos requieren validación en caso de ser modificados

5. Proveedor cambia en el formulario los campos que requiera.

-



8. Selecciona certificación a Aprobar y presiona opción “Aprobar certificación seleccionada”.

9. Verifica certificación con sistemas MIC-DGII.


10. Selecciona opción “Añadir documento” 11. Habilita cargado de archivos

12. Adjunta documentos justificativos. 13. Confirma cargado y muestra lista de archivos.

14. Selecciona la opción “Enviar”. 15. Despliega mensaje “Solicitud Enviada” con número de solicitud e instrucciones para seguimiento.

Flujo Alternativo


FA1

1. Selecciona la opción “Enviar” sin adjuntar documentos justificativos en los casos que se requiera.

2. Sistema muestra mensaje “Favor adjuntar documentos justificativos”.

3. Regresa a flujo principal, paso 6.

-

FA2

1. Deja vacío campo obligatorio.

2. Despliega alerta de información faltante.

3. Repite flujo principal desde paso 5.

-

FA3

1. Usuario modifica campos que no requieren documentos justificativos.

-

2. Selecciona “Enviar”. 3. Registra cambios y despliega mensajes de confirmación de cambios realizados.

FA 4



3. Selecciona certificación DGII y “Aprobar certificación seleccionada”.

4. Muestra mensaje “Presenta atrasos en el pago de impuestos. Favor ponerse al día con DGII para continuar”.

FA5



3. Selecciona certificación MIC y “Aprobar certificación seleccionada”.

4. Muestra mensaje “Certificación MIC no encontrada.”

Excepciones EX1. Usuario llena campos que requieren validación y selecciona “Enviar” sin añadir documentos justificativos. Inicia FA1. EX2. Usuario deja vacío campo obligatorio. Inicia FA2. EX3. Usuario modifica campos que no requieren documentos justificativos. Inicia FA3. EX4. Usuario selecciona Aprobar certificación DGII y sistema devuelve atraso en el pago de impuestos. Inicia FA4. EX5. Usuario selecciona Aprobar certificación MIC y sistema devuelve certificación no encontrada. Inicia FA5.


Enviar notificación Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-IRO-002 SNCP-CDU-IRO-003

Recibir Solicitud de Inscripción Analizar Solicitud de Inscripción ROE

Especializaciones - -

Prioridad Alta Frecuencia de uso

Media


Reglas de Negocio

RN1: La DGCP también podrá disponer de atención en sus oficinas para los oferentes que requieran hacer su actualización de forma presencial, proveyendo computadores en los cuales podrán hacer su registro.

RN2: Los requisitos de actualización se remitirán vía sistema de manera provisional, hasta tanto sean entregados en el formato y lugar que disponga el órgano rector.

RN3: Al momento de solicitar actualización, conjuntamente con el llenado del formulario de solicitud, el oferente deberá presentar los documentos que acrediten su condición, según indique el órgano rector:

Personas físicas nacionales o extranjeras: - Cédula de identidad y electoral del solicitante o pasaporte en caso de ser

extranjero - Certificación de colegiatura, si procede. - Declaración jurada donde certifique que no es un funcionario de primer y

segundo nivel de jerarquía de las Instituciones del Estado, y que no se encuentra afectado por las demás prohibiciones establecidas en el artículo 14 de la Ley Número340-06 y sus modificaciones contenidas en la Ley Número449-06.

Personas jurídicas nacionales o extranjeras: - Registro Mercantil o equivalente en caso de ser una persona jurídica

extranjera. Documento registrado ante la Cámara de Comercio y Producción correspondiente, donde se haga constar la composición accionaria de la persona jurídica.

- Lista de presencia y acta de la última Asamblea General Ordinaria Anual, por la cual se nombre el actual Consejo de Administración, debidamente registrada. Declaración jurada donde certifique que los socios de su empresa no son funcionarios de primer y segundo nivel de jerarquía de las Instituciones del Estado con más del 10% del capital social y que no se encuentran afectado por las demás prohibiciones establecidas en el artículo 14 de la Ley Número340-06 y sus modificaciones contenidas en la Ley Número449-06.

Micro, pequeña y mediana empresa (MIPYME): - Requisitos de personas jurídicas nacionales o extranjeras. - Certificado del Ministerio de Industria y Comercio, que certifique su

condición de MIPYME.

Asociaciones sin fines de lucro: - Registro de incorporación emitido por la Procuraduría General de la

República o de la Procuraduría General de la Corte de Apelación correspondiente.

- Certificado de inscripción en el Centro Nacional de Fomento y Promoción a las Asociaciones sin fines de lucro del Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo.

RN4: El sistema deberá condicionar el cambio de datos especiales a los que se asocia el número ROE (RNC/cédula/Número de Registro Mercantil y nombre o razón social)

RN5: El sistema deberá aceptar al menos archivos de formato: PDF, plantillas de cálculo, documentos de texto e imágenes.

RN6: El sistema deberá aceptar solo archivos de formato PDF para fines de


gestión de oferentes.

RN7: El sistema debe integrarse a las base de datos disponibles para verificar: Certificación de pago de impuestos al día por DGII, Certificación MIC, y todas las bases de datos disponibles y con acuerdos de integración de la DGCP con dicha institución.


Formulario de Registro de Oferente del Estado. Documentos justificativos que apliquen. Se establecerán componentes de integración con otras bases de datos gubernamentales, cruciales para la autenticación de los requisitos de registro como son:

-Junta Centra Electoral o Cédula de Identidad y Electoral o Domicilio




- Ministerio de Administración Pública (MAP) o Nómina Pública para depurar funcionarios de primer y segundo nivel

de jerarquía de las Instituciones del Estado - Cámaras de Comercio y Producción


o Certificación de MIPYME Y cualquier otra institución que expida documentos requeridos por la DGCP para actualización del ROE. Mediante acuerdos de cooperación, crear nexos con diferentes instituciones colegiadas para verificación de profesionales registrados en sus bases de datos: Colegio Médico Dominicano; Colegio de Abogados; Colegio de Ingenieros Arquitectos y Agrimensores; etc.

Supuestos -

Notas y problemas

-

Referencias Modelo de Negocios Sistema Nacional de Compras Públicas.



SNCP-CDU-ARO-002: Actualizar registro de oferente

ID SNCP-CDU-ARO-002 Nivel Primario Nombre Actualizar registro de oferente Creado por Anny Mateo Cabral Fecha de creación 28-03-2013 Modificado por Alberto Marrero Díaz Fecha de modificación 21-10-2013

Objetivo Actualizar el Registro de Oferente del Estado, según análisis previo a expediente de solicitud.

Descripción Proceso de actualización de información sobre oferentes según solicitud.

Actor Supervisor ROE (iniciador)

Precondiciones Solicitud de inscripción/actualización en el Registro de Oferentes del Estado capturada, completa y correcta.

La solicitud y documentación de soporte de inscripción ha sido revisada y el estado es “Solicitud analizada”.

Pos condiciones ROE actualizado

Flujo Normal


1. El proveedor ingresa al sistema con su usuario y contraseña.


3. Selecciona opción “Solicitudes de actualización recibidas”.

4. Entrega criterios de búsqueda de oferentes (por ejemplo, RNC, Pasaporte/País, nombre).

5. Accede a link de expediente. 6. Despliega acceso a expediente requisitos y/o reporte con resumen de acciones tomadas, autor y fecha.

7. Selecciona “Actualizar”. 8. Despliega mensaje “ROE actualizado”.

-

9. Genera certificación disponible para consulta en perfil de oferente o descarga.

- 10. Actualiza estatus solicitud de gestión de modificación o actualización de ROE

-

11. Notifica al interesado que su solicitud fue Completada.

Flujo Alternativo


FA 1 1. El usuario encuentra error en

aprobación/rechazo y notifica a Analista.

2. El sistema envía notificación con detalle de corrección requerida para actualizar registro.

FA 2

1. Encuentra propuesta de rechazo generada por Analista.

-

3. Selecciona “Aprobar Rechazo ROE”. 4. Genera notificación con motivo de rechazo

y comentario.

- 5. Remite correo a solicitante con notificación

de rechazo.

Excepciones EX1. Usuario encuentra error en gestión de expediente. Inicia FA1. EX2. Usuario encuentra propuesta de rechazo a solicitud de actualización. Inicia FA2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-009 Enviar notificación


SNCP-CDU-GEN-005 SNCP-CDU-GEN-003

Buscar registro Aprobar registro


Acceder al sistema Enviar registro a aprobación

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Media Reglas de Negocio RN1: Revisión del resultado de las gestiones de recepción de solicitud y

análisis de requisitos que corresponden por oferente.

RN2: El sistema deberá aceptar solo archivos de formato PDF para fines de gestión de oferentes.

RN3: El sistema debe permitir parametrizar los comentarios a insertar para corrección o subsanación (Diversas direcciones, duplicidad de domicilio, data incorrecta, Etc.), asociada a cada requisito.


Formulario de Inscripción Proveedor Documentos justificativos

Supuestos -

Notas y problemas -



DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES – ACTUALIZACIÓN ROE


Actualización

::OferenteEnviar notificación

Enviar Solicitud de

Actualización ROE«uses»

Añadir documento«uses»

::Recepcionista ROE

Enviar registro a

aprobación

::Analista ROE

Analizar solicitud

de Actualización ROE

Recibir Solicitud de

Actualización ROE

Aprobar registro

Actualizar ROE

::Supervisor ROE

Habilitar

corrección solicitud ROE

Modificar solicitud

de actualización ROE

Modificar registro

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

«extends»

Buscar registro

«uses»

«uses»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Oferentes – Actualización ROE


SNCP-CDU-INH-002: Inhabilitar Oferente

ID SNCP-CDU-INH-001 Nivel Primario Nombre Inhabilitar oferente


Objetivo Ejecutar la inhabilitación de proveedores según lo disponga el órgano rector en atención a las solicitudes interpuestas por las instituciones gubernamentales, según lo indica la Ley 340-06.

Descripción Ejecución de la inhabilitación de oferentes según resolución emitida por el órgano rector.

Actor Supervisor ROE (Iniciador)

Precondiciones - Proveedor registrado. - Resolución sobre solicitud de inhabilitación de proveedor registrada.

Pos condiciones - Proveedor inhabilitado en el sistema, en las condiciones que dicte la resolución.

Flujo Normal

Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. Ingresa al Sistema. 2. Despliega pantalla principal. 3. Selecciona opción “Oferentes”. 4. Entrega criterios de búsqueda de oferentes

Registrados: - Nombre - Tipo de documento (Cédula, RNC,Pasaporte, ROE)

- Número de documento 5. Selecciona opción que aplique y digita

información.

-

6. Selecciona “Buscar”. 7. Despliega datos de oferente.

8. Selecciona “Inhabilitar”. 9. Despliega opciones de tipo de inhabilitación y campos para fecha de inicio, duración y comentario : “Inhabilitación temporal”

Falta leve Falta grave Falta gravísima (Permite consultas con usuario en sistema)

“Inhabilitación permanente” (Bloquea permanentemente al proveedor, impidiéndole realizar cualquier transacción)

10. Selecciona tipo de inhabilitación y llena campos.

11. Despliega listado de resoluciones de inhabilitación registradas y campo habilitado para búsqueda.

12. Busca resolución y selecciona. 13. Asocia Resolución a acción.

14. Selecciona “Guardar”. 15. Despliega mensaje solicitando confirmación con parámetros de inhabilitación más la referencia de resolución y habilita opción “Confirmar”.

16. Selecciona “Confirmar”. 17. Registra sanción y envía notificación a proveedor seleccionado.

- 18. Despliega mensaje de notificación enviada. - 19. Publica datos de proveedor en listado de consulta de

proveedores inhabilitados.


Flujo Alternativo


FA 1 1. En ventana de solicitud de

confirmación de sanción, selecciona “Modificar”.

2. Habilita la edición del registro, a partir del paso 9.

FA 2

1. En ventana de solicitud de confirmación de sanción, selecciona “Suspender inhabilitación”.

2. Suspende inhabilitación.

FA3

1. Usuario no selecciona Resolución. 2. Despliega mensaje alertando la omisión e informando que el paso es obligatorio.


Excepciones EX1. Usuario requiere modificar inhabilitación. Inicia FA1.

EX2. Usuario requiere suspender inhabilitación. Inicia FA2. EX3. Usuario no asocia acción a una Resolución. Inicia FA3.


Buscar registro Registrar Resoluciones

Extensiones SNCP-CDU-GEN-009 SNCP-CDU-GEN-007 SNCP-CDU-GEN-008

Enviar notificación Modificar Registro Eliminar registro


Frecuencia de uso Baja Reglas de Negocio

RN1: El Órgano Rector tendrá la función de mantener un registro especial de proveedores y consultores que hayan incumplido con lo dispuesto en la ley, en sus reglamentos, o en el contrato, así como de las sanciones que se les hayan aplicado por violaciones a los mismos.

RN2: El Órgano Rector tendrá como una de sus funciones básicas Administrar y garantizar la completa y oportuna actualización del registro especial de proveedores inhabilitados en su portal Web.

RN3: En el Registro de Proveedores del Estado se registrarán las sanciones que hayan sido impuestas a las personas naturales o jurídicas que hayan incumplido con lo dispuesto en la Ley, el Reglamento o el contrato.

RN4: La Dirección General de Contrataciones Públicas podrá inhabilitar a los proveedores inscritos en el Registro de Proveedores del Estado, por un período de uno (1) a cinco (5) años, o permanentemente, dependiendo de la gravedad de la falta. Estos tiempos deben ser parametrizables.

RN5: No podrán ser oferentes ni contratar con el Estado las personas naturales o jurídicas que se encuentren sancionadas administrativamente con inhabilitación temporal o permanente para contratar con entidades del sector público.

RN6: No podrán adjudicarse ofertas de oferentes que se encuentren inhabilitados para contratar con las entidades públicas.



Supuestos -

Notas y problemas -



DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES – INHABILITACIÓN

Sistema Nacional de Contrataciones

Públicas:

Inhabilitación

::Supervisor ROE


Registrar

resolucionesBuscar registro

Inhabilitar

Oferente

Modificar registro

«extends»

«extends»

«uses»

«extends»

Eliminar registro

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Oferentes – Inhabilitación


SNCP- CDU-RSA-001: Registrar sanción

ID SNCP-CDU-RSA-001 Nivel Primario Nombre Registrar sanción

Creado por Anny Mateo Cabral Fecha de creación 12-04-2013

Modificado por Alberto Marrero Díaz Fecha de modificación 15-10-2013

Objetivo Mantener actualizado el registro de las sanciones aplicadas a los oferentes, dándole la debida publicidad.

Descripción Registro en las Unidades de Compras de las sanciones impuestas a los oferentes.

Actor Analista de Compras (Iniciador)

Precondiciones Sanción aprobada por Comité de Compras.

Pos condiciones Sanción cargada en el sistema.

Flujo Normal


1. Ingresa al Sistema. 2. Despliega pantalla principal.

3. Selecciona opción “Oferentes”. 4. Entrega criterios de búsqueda de oferentes Registrados:

- Nombre - Tipo de documento (Cédula, RNC, Pasaporte,

ROE) - Número de documento

5. Llena campos. - 6. Selecciona “Buscar”. 7. Despliega datos de oferente. 8. Selecciona “Registrar sanción”. 9. Despliega opciones de tipo de sanción:

Advertencia escrita Ejecución de garantía Penalidad según pliego de condiciones Penalidad según contrato

10. Selecciona opción que corresponda. - 11. Inserta comentario sobre motivo de

sanción. -

12. Selecciona “Añadir documento de sanción aprobada”.

13. Habilita añadir documento.

14. Añade documento y selecciona “Guardar”. 15. Despliega mensaje solicitando confirmación con parámetros de sanción.

16. Selecciona “Confirmar”. 17. Despliega mensaje de solicitud completada.

- 18. Genera alerta a perfil Supervisor ROE del Órgano Rector.

Flujo Alternativo


FA 1 1. En ventana emergente de solicitud

de confirmación de sanción, selecciona “Modificar”.

2. Habilita la edición del registro, a partir del paso 9.

FA 2

1. En ventana de solicitud de confirmación de sanción, selecciona “Suspender sanción”.

2. Suspende sanción.


FA3

1. Usuario no selecciona documento de sanción.

2. Despliega mensaje alertando la omisión e informando que el paso es obligatorio.

3. Regresa a paso 15 de flujo principal.

-

Excepciones EX1. Usuario requiere modificar sanción. Inicia FA1. EX2. Usuario requiere suspender sanción. Inicia FA2. EX3. Usuario no asocia acción a un documento de sanción. Inicia FA3. EX4. Sanción es rescisión unilateral de contrato. Referirse al caso de uso SNCP-CDU-CNT-003: Rescindir contrato.


Añadir documento Enviar notificación

Extensiones SNCP-CDU-GEN-002 SNCP-CDU-GEN-003 SNCP-CDU-GEN-008 SNCP-CDU-GEN-007 SNCP-CDU-GEN-005

Enviar registro a aprobación Aprobar registro Eliminar registro Modificar registro Buscar registro

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Baja

Reglas de Negocio

RN1: Las sanciones deberán formalizarse mediante un acto administrativo.

RN2: La entidad contratante tendrá las facultades de imponer las sanciones previstas en la Ley 340-06, a los oferentes y a los contratistas, cuando éstos incumplieren sus obligaciones. Los tipos de sanciones deben ser parametrizables.

RN3: Las instituciones llevarán un registro público donde establecerán una relación de los oferentes y contratistas estableciendo los incumplimientos y otras informaciones de interés que sirvan de antecedentes para determinar una nueva contratación o la inhabilitación para ofertar bienes y servicios a las instituciones públicas sujetas a la ley y contratar obras.

RN4: En el Registro de Proveedores del Estado se registrarán las sanciones que hayan sido impuestas a las personas naturales o jurídicas que hayan incumplido con lo dispuesto en la Ley, el Reglamento o el contrato en la base de datos del RPE.

RN5: Las Entidades Contratantes deberán remitir copia de las sanciones impuestas a los proveedores que hayan incumplido con lo dispuesto en la Ley, en el Reglamento, o en el Contrato, a la Dirección General de Contrataciones Públicas para fines de difusión en el portal. El sistema generará una alerta al registro de proveedores con cada sanción al proveedor registrada por las Instituciones.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



DIAGRAMA MÓDULO SANCIONES

REGISTRAR SANCIÓN


Registrar Sanción

::Analista UC


«uses»

Añadir documento

Enviar registro a

aprobaciónAprobar registro

Modificar registro

Registrar Sanción

Buscar registroEliminar registro

«extends»«extends»

«extends» «extends»

«extends»

«uses»

::Rol aprobador

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Sanciones


SNCP- CDU-RSA-002: Detener proceso de compra

ID SNCP-CDU-RSA-002 Nivel Secundario Nombre Detener proceso de compra

Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 22-10-2013

Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 29-10-2013

Objetivo Detener un proceso de compra antes de la adjudicación con el objetivo de cumplir con una medida cautelar emitida por el Órgano Rector o una sentencia del Tribunal Administrativo.

Descripción Analista de Políticas, Normas y Procedimientos detiene el proceso de compras en el Sistema Nacional de Compras Públicas antes de la adjudicación.

Actor Analista de Políticas, Normas y Procedimientos (iniciador) Analista de Compras (iniciador)

Precondiciones - Medida cautelar de Órgano Rector. - Sentencia de suspensión o anulación de proceso de Compras de Tribunal

Administrativo. - Proceso de compras en estado sin adjudicación

Pos condiciones - Proceso de compras detenido en el Sistema Nacional de Compras Públicas

Flujo Normal


1. Ingresa al Sistema. 2. Despliega pantalla principal

3. Selecciona opción “Buscar procesos de compras abiertos”.

4. Entrega criterios de búsqueda de procesos de compras: - Procesos de compras abiertos por Institución - Número de solicitud de compra - Modalidades de compras de procesos abiertos

- Rubros en procesos abiertos 5. Llena campos de búsqueda. 6. Muestra resultados de búsqueda de procesos de

compras abiertos. 7. Selecciona proceso de compra abierto

requerido. 8. Habilita opción “Detener proceso de compra”.

9. Selecciona “Detener proceso de compra”. 10. Despliega opciones para registro de causas de detención de proceso, junto con campos para comentarios. - Medida cautelar - Sentencia del Tribunal Administrativo - Otros

11. Selecciona motivo de detención de proceso y llena comentarios.

12. Habilita “Añadir documento”.

13. Selecciona “Añadir documento”. -

14. Añade documento y selecciona “Guardar”. 15. Despliega mensaje solicitando confirmación de detención de proceso de compras seleccionado.

16. Selecciona “Confirmar”. 17. Despliega mensaje “Proceso seleccionado ha sido detenido”.

-

18. Envía notificación proceso detenido por Órgano Rector a Rol aprobador de Institución, Analista de Compras de Institución y Proveedor.


Flujo Alternativo


FA 1 1. Selecciona “Confirmar” en

detención de proceso de compra. 2. Despliega mensaje “Favor adjuntar documento

justificativo” Vuelve al paso 13 del flujo principal.

FA 2

1. En ventana de solicitud de confirmación de medida cautelar, selecciona “Suspender medida cautelar”.

2. Suspende medida cautelar.

Excepciones EX1. Usuario selecciona “Detener proceso de compra”, sin documento adjunto. Inicia FA1. EX2. Usuario requiere suspender detención de proceso de compras. Inicia FA2.


Añadir documento Enviar notificación


Eliminar registro Modificar registro Buscar registro


Frecuencia de uso Baja Reglas de Negocio

RN1: El proceso de compras puede ser detenido por los perfiles autorizados siempre y cuando no haya concluido las etapas de adjudicación o contrato.

RN2: El Órgano Rector podrá tomar medidas precautorias oportunas,

mientras se encuentre pendiente la resolución de una impugnación para preservar la oportunidad de corregir un incumplimiento potencial de esta ley y sus reglamentos, incluyendo la suspensión de la adjudicación de un contrato o la ejecución de un contrato que ya ha sido adjudicado.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



DIAGRAMA MÓDULO SANCIONES

DETENER PROCESO DE COMPRA


Detener proceso de compra

::Analista UC


«uses»

Añadir documento

Modificar registro

Registrar Sanción

Buscar registroEliminar registro

«extends» «extends»

«extends»

«uses»


SNCP-CDU-CAU-001: Solicitar creación de usuario

ID SNCP-CDU-CAU-001 Nivel Primario Nombre Solicitar creación de usuario


Objetivo Solicita creación de usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Rol aprobador solicita la creación de usuario a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Rol aprobador

Precondiciones - Carta de solicitud de creación de usuario de máxima autoridad de la institución al Despacho DGCP

- UC creada en sistema - Usuarios UC de primer nivel creados

Pos condiciones - Notificación de recepción de solicitud con número de ticket de seguimiento.

Flujo Normal


1. Rol aprobador ingresa al sistema con su usuario y contraseña.


3. Rol aprobador selecciona “Solicitar creación de usuario”.

4. Sistema muestra campos de solicitud de creación: - UE** - Capítulo** - Sub-Capítulo** - DAF - Nombre y Apellido del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte - Teléfono - Correo electrónico - Rol: Aprobador-Analista-Recepción- Financiero

*Todos los campos son obligatorios. **Campos con auto llenado una vez se digita el dato en el campo DAF.

5. Rol aprobador llena campos de solicitud de creación de usuario.


7. Rol aprobador selecciona opción añadir documentos y adjunta solicitud de creación de usuario de máxima autoridad de la institución a despacho DGCP.

8. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de creación de usuario”.

9. Rol aprobador selecciona opción “Enviar solicitud de creación de usuario”.

10. Sistema envía solicitud de creación de usuario a Analista TI DGCP.

- 11. Sistema envía notificación de recepción de solicitud con número de ticket de seguimiento a Rol aprobador.

12. Rol aprobador recibe notificación de recepción de solicitud con número de ticket de seguimiento.

-


Flujo Alternativo


FA1


2. Sistema muestra mensaje “Favor adjuntar documento de solicitud de creación de usuario”.

3. Rol aprobador selecciona opción “Añadir documentos” y adjunta solicitud de creación de usuario de máxima autoridad de la institución a despacho DGCP.

4. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de creación de usuario”.



-

7. Sistema envía notificación de recepción de solicitud con número de ticket de seguimiento a Rol aprobador.


-

FA2


2. Sistema muestra mensaje “Faltan campos de solicitud por completar” y muestra campos faltantes.

3. Rol aprobador completa los campos faltantes y selecciona opción “Enviar solicitud de creación de usuario”.


-


Excepciones EX1. Rol aprobador selecciona opción enviar solicitud de creación de usuario sin añadir documento. Inicia FA1. EX1. Rol aprobador selecciona enviar solicitud de creación de usuario con campos de solicitud sin llenar. Inicia FA2.


Extensiones SNCP-CDU-CAU-004 Crear usuario


Frecuencia de uso Baja Reglas de Negocio:

RN1: Toda solicitud de creación de usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas debe contener la solicitud formal de la Máxima Autoridad de la Institución al Despacho de la DGCP.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CAU-002: Solicitar inhabilitación de usuario

ID SNCP-CDU-CAU-002 Nivel Primario Nombre Solicitar inhabilitación de usuario

Creado por Alberto A. Marrero Fecha de eliminación 15-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 17-10-2013

Objetivo Solicita inhabilitación de usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Rol aprobador solicita la inhabilitación de usuario a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Rol aprobador Precondiciones - Carta de solicitud de inhabilitación de usuario de máxima autoridad de la

institución a Despacho DGCP Pos condiciones - Notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento.

Flujo Normal




3. Rol aprobador selecciona “Buscar en catálogo de usuario”.

4. Sistema muestra campos para búsqueda de usuario:

- UE* - Capítulo* - Sub-Capítulo* - DAF - Nombre y Apellido del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte

*Campos con auto llenado una vez se digita el dato en el campo DAF.

5. Rol aprobador llena campos para búsqueda de usuario.

6. Sistema habilita opción “Buscar”.

7. Rol aprobador selecciona opción “Buscar”. 8. Sistema trae resultados de búsqueda de usuario y habilita opciones “Solicitar Modificación/Inhabilitación de usuario”.

9. Rol aprobador selecciona opción “Solicitar inhabilitación de usuario”.


11. Rol aprobador selecciona opción añadir documentos y adjunta solicitud de inhabilitación de usuario de Máxima Autoridad de la Institución a Despacho DGCP.

12. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de inhabilitación de usuario”.

13. Rol aprobador selecciona opción “Enviar solicitud de inhabilitación de usuario”.

14. Sistema envía solicitud de inhabilitación de usuario a Analista TI DGCP y bloquea usuario hasta que la acción se ejecute.

-



-


Flujo Alternativo


FA1


2. Sistema muestra mensaje “Favor adjuntar documento de solicitud de inhabilitación de usuario”.

3. Rol aprobador selecciona opción “Añadir documento” y adjunta solicitud de inhabilitación de usuario de máxima autoridad de la institución a despacho DGCP.

4. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de inhabilitación de usuario”.


6. Sistema envía solicitud de inhabilitación de usuario a Analista TI DGCP y bloquea usuario hasta que el ticket se ejecute.

-



-

FA2

1. Rol aprobador selecciona “Buscar usuario”.

2. Sistema muestra campos de búsqueda de usuario:

- Nombre de usuario - Institución - Unidad de Compras



5. Rol aprobador selecciona opción “Buscar”

6. Sistema muestra mensaje “Su búsqueda no presenta ningún resultado”. Vuelve a paso 3.

Excepciones EX1. Rol aprobador selecciona opción enviar solicitud de inhabilitación de usuario sin añadir documento. Inicia FA1. EX2. Búsqueda de Rol aprobador no trae ningún resultado. Inicia FA2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-CAU-007 Buscar en catálogo de usuarios SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-CAU-005 Inhabilitar usuario Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Baja

Reglas de Negocio:

RN1: Toda solicitud de inhabilitación de usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas debe contener la solicitud formal de la Máxima Autoridad de la Institución al Despacho de la DGCP.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CAU-003: Solicitar modificación de usuario

ID SNCP-CDU-CAU-003 Nivel Primario Nombre Solicitar modificación de usuario


Objetivo Solicita modificación de usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Rol aprobador solicita la modificación de usuario a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Rol aprobador Precondiciones - Carta de solicitud de modificación de usuario de Máxima Autoridad de la

Institución a Despacho DGCP Pos condiciones - Notificación de recepción de solicitud con número de ticket de seguimiento.

Flujo Normal




3. Rol aprobador selecciona “Buscar usuario”. 4. Sistema muestra campos para búsqueda de usuario: - UE* - Capítulo* - Sub-Capítulo* - DAF - Nombre y Apellido del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte

*Campos con auto llenado una vez se digita el dato en el campo DAF.

5. Rol aprobador selecciona opción “Buscar”. 6. Sistema trae resultados de búsqueda de usuario y habilita opciones “Solicitar Inhabilitación/Modificación de usuario”.

7. Rol aprobador selecciona opción “Solicitar modificación de usuario”.

8. Sistema habilita campos que requieren modificación: - UE - Nombre y Apellido del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte - Teléfono - Correo electrónico - Rol: Aprobador-Analista-Recepción-

Financiero. *Campos con auto llenado una vez se digita el dato en el campo DAF.

9. Rol aprobador modifica campos requeridos 10. Sistema habilita opción “Añadir documentos”.

11. Rol aprobador selecciona opción “Añadir documentos” y adjunta solicitud de modificación de usuario De Máxima Autoridad de la Institución a Despacho DGCP.

12. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de modificación de usuario”.

13. Rol aprobador selecciona opción “Enviar solicitud de modificación de usuario”.

14. Sistema envía solicitud de modificación de usuario a Analista TI DGCP.


-



-

Flujo Alternativo Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema

FA1


2. Sistema muestra mensaje “Favor adjuntar documento de solicitud de modificación de usuario”.

3. Rol aprobador selecciona opción “Añadir documentos” y adjunta solicitud de modificación de usuario de Máxima Autoridad de la Institución a Despacho DGCP.

4. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de modificación de usuario”.


6. Sistema envía solicitud de modificación de usuario a Analista TI DGCP.

-



-

FA2



- Nombre de usuario - Institución - Unidad de Compras



5. Rol aprobador selecciona opción “Buscar”.

6. Sistema muestra mensaje “Su búsqueda no presenta ningún resultado”. Vuelve a No.3

Excepciones EX1. Rol aprobador selecciona opción enviar solicitud de modificación de

usuario sin añadir documento. Inicia FA1. EX2. Búsqueda de Rol aprobador no trae ningún resultado. Inicia FA2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-CAU-007 Buscar en catálogo de usuarios SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento

Extensiones SNCP-CDU-CAU-006 Modificar usuario

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Baja Reglas de Negocio RN2: Toda solicitud de modificación de usuario del Sistema Nacional de

Compras Públicas debe contener la solicitud formal de la Máxima Autoridad de la Institución al Despacho de la DGCP.


-


-



SNCP-CDU-CAU-004: Crear usuario

ID SNCP-CDU-CAU-004 Nivel Primario Nombre Crear usuario


Objetivo Crear usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas

Descripción Analista TI crea usuario en el Sistema Nacional de Compras Públicas atendiendo a la solicitud formal de la Unidad de Compras solicitante.

Actor Analista TI

Precondiciones - Solicitud de creación de usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas o ticket de solicitud.

Pos condiciones - Usuario creado

Flujo Normal


1. Analista TI ingresa al sistema con su clave y contraseña.

2. Sistema muestra pantalla de administrador TI.

3. Analista TI selecciona opción “Ver tickets pendientes”.

4. Sistema muestra los ticket pendientes por tipo de solicitud y habilita opción “Ver tickets pendientes”: - Tickets Solicitud de creación de usuario - Tickets Solicitud de modificación de usuario - Tickets Solicitud de eliminación de usuario - Tickets de incidentes del sistema

5. Analista TI selecciona “Ver tickets de solicitud de creación de usuario”.

6. Muestra los ticket de solicitud de creación de usuario: - Número de ticket - Solicitante - Fecha de recepción de solicitud - Estado (pendiente-abierto-cerrado)

7. Selecciona ticket de solicitud de creación de usuario requerido.

8. Sistema muestra información de ticket de solicitud de creación de usuario requerido: - Capítulo - Sub-Capítulo - DAF - UE - Nombre del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte - Teléfono - Correo electrónico - Rol: Aprobador-Analista-Recepción-

Financiero. 9. Analista TI verifica la información de

solicitud junto con los documentos añadidos.

10. Sistema habilita opción “Crear usuario”.

11. Analista TI selecciona opción “Crear usuario”.

12. Sistema crea usuario en catálogo de usuario con información de solicitud y asigna contraseña genérica.

13. Sistema envía notificación de usuario creado a


-

Rol aprobador y a correo usuario creado: - ID Usuario - Contraseña genérica

-

14. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de creación de usuario de "Pendiente" a "Cerrado" y guarda registro de fecha de cierre.

Flujo Alternativo


FA1

1. Analista TI verifica la información de solicitud junto con los documentos añadidos.

2. Sistema habilita opción “Enviar Notificación”.

3. Analista TI selecciona opción “Enviar notificación”.

4. Sistema habilita campo de texto y opción añadir documentos.

5. Usuario digita notificación de error en la solicitud y selecciona Rol aprobador solicitante de UC como destinatario.

-

6. Usuario selecciona opción “Enviar”. 7. Sistema envía notificación a Usuario SNCP destinatario y muestra mensaje “Notificación enviada con éxito a Usuario SNCP XXX”

FA2

1. Selecciona “Solicitud física de creación de usuario”.

2. Sistema muestra información de solicitud de creación de usuario requerido: - UE - Nombre del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte - Teléfono - Correo electrónico - Rol: Aprobador-Analista-Recepción-

Financiero. - 3. Habilita opción para “Añadir documento”.

4. Selecciona “Añadir documento” y adjunta de solicitud de creación de usuario. (Ver CDU Añadir documento)

-


6. Sistema habilita opción “Crear usuario”.

7. Analista TI selecciona opción “Crear usuario”.

8. Sistema crea usuario en catálogo de usuario con información de solicitud y asigna contraseña genérica.

-

9. Sistema envía notificación de usuario creado a Rol aprobador y a correo usuario creado:

- ID Usuario - Contraseña genérica

-

10. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de creación de usuario de "Pendiente" a "Cerrado" y guarda registro de fecha de cierre.

Excepciones EX1. Información de solicitud de creación de usuario presenta errores. Inicia FA1 EX2. Solicitud de creación de usuario llega en físico al órgano rector. Inicia FA2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema


SNCP-CDU-GEN-009 Enviar notificación Extensiones - -

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Baja Reglas de Negocio:

RN1: El usuario y contraseña otorgada es de uso personal. RN2: El usuario y contraseña por ningún motivo debe ser transferido a otro

funcionario. RN3: La suspensión temporal o definitiva del funcionario deberá ser

comunicada de inmediato al administrador de usuarios del SNCP siguiendo los mecanismos definidos.

RN4: Los cambios de perfiles de funcionarios, deberán ser comunicados al

administrador de usuarios del SNCP siguiendo los mecanismos definidos. RN5: Todas las operaciones realizadas en el sistema, son responsabilidad del

funcionario propietario del usuario. RN6: El sistema debe salir (logout) cuando pase un período de tiempo de no

uso del sistema (parametrizable). RN7: Los inconvenientes asociados a las habilitaciones y modificaciones

deberán ser comunicados al administrador de usuarios del SNCP. Requisitos Especiales

-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CAU-005: Inhabilitar usuario

ID SNCP-CDU-CAU-005 Nivel Secundario Nombre Inhabilitar usuario


Objetivo Inhabilitar usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas

Descripción Analista TI inhabilita usuario en el Sistema Nacional de Compras Públicas atendiendo a la solicitud formal de la Unidad de Compras.

Actor Analista TI

Precondiciones - Solicitud de de usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas o ticket de solicitud.

Pos condiciones - Usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas inhabilitado

Flujo Normal





4. Sistema muestra los ticket pendientes por tipo de solicitud y habilita opción “Ver tickets pendientes”:

- Tickets Solicitud de creación de usuario - Tickets Solicitud de modificación de usuario - Tickets Solicitud de inhabilitación de usuario - Tickets de incidentes del sistema

5. Analista TI selecciona “Ver tickets de solicitud de inhabilitación de usuario”.

6. Muestra los ticket de solicitud de inhabilitación de usuarios:

- Número de ticket - Solicitante - Fecha de recepción de solicitud - Estado (pendiente-abierto-cerrado)

7. Selecciona ticket de solicitud de inhabilitación de usuario requerido.

8. Sistema muestra información de ticket de solicitud de inhabilitación de usuario requerido:

- UE - Nombre y Apellido del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte - Teléfono - Correo electrónico - Rol: Aprobador-Analista-Recepción-

Financiero.


10. Sistema habilita opción “Inhabilitar usuario “

11. Analista TI selecciona opción “ Inhabilitar usuario”

12. Sistema inhabilita usuario en catálogo.

- 13. Sistema envía notificación de usuario inhabilitado a Rol aprobador.

- 14. Sistema cambia estado de ticket de solicitud


de “Pendiente” a “Cerrado” y guarda registro de fecha de cierre.

Flujo Alternativo


FA1






-

6. Usuario selecciona opción “Enviar”. 7. Sistema envía notificación a Usuario SNCP destinatario y muestra mensaje “Notificación enviada con éxito a Usuario SNCP XXX”.

FA2

1. Selecciona “Registro de solicitud de inhabilitación de usuario”.

2. Sistema muestra información de solicitud de inhabilitación de usuario requerido:

- UE - Nombre del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte - Teléfono - Correo electrónico - Rol: Aprobador-Analista-Recepción-

Financiero. - 3. Habilita opción “Añadir documento”.

4. Selecciona “Añadir documento” y adjunta documento de solicitud de inhabilitación de usuario. (Ver CDU Adjuntar documento).

-


6. Sistema habilita opción “Inhabilitar usuario”.

7. Analista TI selecciona opción “Inhabilitar usuario”.

8. Sistema inhabilita usuario en catálogo.

- 9. Sistema envía notificación de usuario inhabilitado a Rol aprobador

- 10. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de

creación de usuario de "Pendiente" a "Cerrado" y guarda registro de fecha de cierre.

Excepciones EX1. Información de solicitud de inhabilitación de usuario presenta errores. Inicia FA1. EX2. Solicitud de creación de usuario llega en físico al órgano rector. Inicia FA2.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-GEN-009 Enviar notificación

Extensiones - -




Reglas de Negocio:

RN1: La suspensión temporal o definitiva del funcionario deberá ser comunicada de inmediato al administrador de usuarios del Sistema, siguiendo los mecanismos definidos.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CAU-006: Modificar usuario

ID SNCP-CDU-CAU-006 Nivel Secundario Nombre Modificar usuario


Objetivo Modificar usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas

Descripción Analista TI modifica usuario en el Sistema Nacional de Compras Públicas atendiendo a la solicitud formal de la Unidad de Compras solicitante.

Actor Analista TI

Precondiciones - Solicitud de modificación de usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas o ticket de solicitud.

Pos condiciones - Usuario modificado del Sistema Nacional de Compras Públicas

Flujo Normal






- Tickets Solicitud de creación de usuario - Tickets Solicitud de modificación de usuario - Tickets Solicitud de eliminación de usuario - Tickets de incidentes del sistema

5. Analista TI selecciona “Ver tickets de solicitud de modificación de usuario”.

6. Muestra los ticket de solicitud de modificación de usuarios:

- Número de ticket - Solicitante - Fecha de recepción de solicitud - Estado (pendiente-abierto-cerrado)

7. Selecciona ticket de solicitud de modificación de usuario requerido.

8. Sistema muestra información de ticket de solicitud con campos requeridos para modificación:

- Capítulo - Sub-Capítulo - DAF - UE - Nombre del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte - Teléfono - Correo electrónico - Rol: Aprobador-Analista-Recepción-

Financiero. 9. Analista TI verifica la información de

solicitud y modifica campos requeridos. 10. Sistema habilita opción “Modificar usuario”.

11. Analista TI selecciona opción “Modificar usuario”.

12. Sistema modifica usuario en catálogo de usuario.

13. Sistema envía notificación de usuario.


- modificado a Rol aprobador.

-

14. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de modificación de usuario de “Pendiente” a “Cerrado” y guarda registro de fecha de cierre.

Flujo Alternativo


FA1






-

6. Usuario selecciona opción “Enviar”. 7. Sistema envía notificación a Usuario SNCP destinatario y muestra mensaje “Notificación enviada con éxito a Usuario SNCP XXX”.

Excepciones EX1. Información de solicitud de modificación de usuario presenta errores. Inicia FA1.


Extensiones - -

Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Baja Reglas de Negocio:

RN1: Los cambios de perfiles del funcionarios, deberán ser comunicados al administrador de usuarios del SNCP siguiendo los mecanismos definidos

RN2: Los inconvenientes asociados a las habilitaciones y modificaciones

deberán ser comunicados al administrador de usuarios del sistema. Requisitos Especiales

-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CAU-007: Buscar en catálogo de usuarios

ID SNCP-CDU-CAU-007 Nivel Secundario Nombre Buscar en catálogo de usuarios

Creado por Alberto A. Marrero Fecha de eliminación 16-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 17-10-2013

Objetivo Buscar usuarios en el catálogo del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Roles del Sistema buscan usuarios del Sistema Nacional de Compras Públicas por medio del catálogo destinado a esos registros.

Actor Rol aprobador Analista de Compras Encargado Financiero Oferente Usuario consulta Analista TI Encargado de Políticas, Normas y Procedimientos

Precondiciones - Catálogo de usuarios del Sistema Nacional de Compras Públicas habilitado.

Pos condiciones - Sistema Nacional de Compras Públicas muestra resultados de búsqueda.

Flujo Normal




3. Rol aprobador selecciona “Buscar en catálogo de usuario”

4. Sistema muestra campos de búsqueda de usuario: - Capítulo - Sub-Capítulo - DAF - UE - Nombre del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte



7. Rol aprobador selecciona opción “Buscar”. 8. Sistema trae resultados de búsqueda de usuario.

Flujo Alternativo


FA1



- Capítulo - Sub-Capítulo - DAF - UE - Nombre del Solicitante - Cargo - Cédula / Pasaporte - Oferente (SI/NO)



5. Rol aprobador selecciona opción 6. Sistema muestra mensaje “Su búsqueda no


“Buscar”. presenta ningún resultado”. Vuelve a No.3

Excepciones EX1. Búsqueda de Rol aprobador no trae ningún resultado. Inicia FA1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-GEN-009 Enviar notificación

SNCP-CDU-CAU-002 Solicitar inhabilitación de usuario

SNCP-CDU-CAU-003 Solicitar modificación de usuario

Especializaciones - - Prioridad Media

Frecuencia de uso Media Reglas de Negocio:

RN1: La información de los resultados de búsqueda serán limitados por perfil: Rol aprobador: acceso a toda la información de usuario. Analista de Compras: acceso a toda la información de usuario. Encargado Financiero: acceso a toda la información de usuario. Oferente:

- Capítulo - Sub-Capítulo - DAF - UE - Nombre del Solicitante - Cargo

Usuario consulta: o Capítulo o Sub-Capítulo o DAF o UE o Nombre del Solicitante o Cargo

Analista TI: acceso a toda la información de usuario. Encargado de Políticas, Normas y Procedimientos: acceso a toda la

información de usuario. Requisitos Especiales

-

Supuestos -

Notas y problemas

-



DIAGRAMA MÓDULO GESTIÓN CATÁLOGO USUARIOS

Sistema Nacional de Compras Públicas: Gestión de

catálogo de usuarios

::Rol aprobador

::Analista TI DGCP

Solicitar

modificación de usuario

Solicitar creación

de usuario

Solicitar

inhabilitación de usuario

Modificar usuario

Crear usuario

Inhabilitar usuario

«extends»

«extends»

«extends»

Buscar en catálogo

de usuario

«extends»

«extends»

«extends»

Añadir documento

«uses»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Gestión Catálogo de Usuarios.


SNCP-CDU-CBS-001: Solicitar corrección de elemento del catálogo

ID SNCP-CDU-CBS-001 Nivel Primario Nombre Solicitar corrección de elemento del catálogo


Objetivo Solicitar corrección de elemento del catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Rol aprobador solicita la corrección de elemento del catálogo a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Rol aprobador

Precondiciones - Catálogo de bienes, obras y servicios habilitado.


Flujo Normal




3. Rol aprobador selecciona “Buscar en catálogo de bienes, obras y servicios “

4. Sistema muestra campos de búsqueda en catálogo de bienes, obras y servicios:

- Grupo - Subgrupo

5. Rol aprobador llena campos de búsqueda. 6. Sistema muestra resultados de búsqueda y habilita opción “Solicitar corrección de elemento”

7. Rol aprobador selecciona opción Solicitar corrección de elemento

8. Sistema muestra campos para corrección y campo de texto para comentarios:

- Grupo - Subgrupo

9. Rol aprobador llena campos de solicitud de corrección de elemento del catálogo

10. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de corrección de elemento del catálogo”.

11. Rol aprobador selecciona opción “Enviar solicitud de corrección de elemento del catálogo”.

12. Sistema envía solicitud de corrección de elemento del catálogo a Analista de Catálogo.

-


14. Rol aprobador recibe notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento.

-

Flujo Alternativo


FA1

1. Rol aprobador selecciona opción “Enviar corrección de elemento del catálogo”.


3. Rol aprobador completa los campos faltantes y selecciona opción “Enviar solicitud de corrección de elemento del catálogo”.

4. Sistema envía solicitud de corrección de elemento del catálogo Analista de Catálogo.

5. Sistema envía notificación de recepción de


- solicitud con Número de ticket de seguimiento a Rol aprobador.

Excepciones EX1. Rol aprobador selecciona enviar solicitud de corrección de elemento del catálogo con campos de solicitud sin llenar. Inicia FA1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema

Extensiones - -



Reglas de Negocio -


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CBS-002: Solicitar inclusión de elemento en el catálogo

ID SNCP-CDU-CBS-002 Nivel Primario Nombre Solicitar inclusión de elemento en el catálogo


Objetivo Solicita inclusión de elemento en el Catálogo de Bienes, Obras o Servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Rol aprobador solicita la inclusión de elemento a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Rol aprobador

Precondiciones - Catálogo de bienes, obras y servicios habilitado


Flujo Normal




3. Rol aprobador selecciona “Buscar en catálogo de bienes, obras y servicios”.


- Grupo - Subgrupo

5. Rol aprobador llena campos de búsqueda. 6. Sistema muestra resultados de búsqueda y habilita opción “Solicitar inclusión de elemento”

7. Rol aprobador selecciona opción Solicitar inclusión de elemento.

8. Sistema muestra campos para inclusión y campo de texto para comentarios:

- Grupo - Subgrupo

9. Rol aprobador llena campos de solicitud de inclusión de elemento.

10. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de inclusión de elemento”.

11. Rol aprobador selecciona opción “Enviar solicitud de inclusión de elemento”.

12. Sistema envía solicitud de inclusión de elemento a Analista de Catálogo DGCP.

-



-

Flujo Alternativo


FA1

1. Rol aprobador selecciona opción “Enviar solicitud de inclusión de elemento”.


3. Rol aprobador completa los campos faltantes y selecciona opción “Enviar solicitud de inclusión de elemento”.

4. Sistema envía solicitud de inclusión de elemento a Analista de Catálogo DGCP

-

5. Sistema envía notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento a Rol aprobador.


Excepciones EX1. Rol aprobador selecciona enviar solicitud de inclusión de elemento con campos de solicitud sin llenar. Inicia FA1.


Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Baja Reglas de Negocio - Requisitos Especiales

-


-



SNCP-CDU-CBS-003: Solicitar inhabilitación de elemento

ID SNCP-CDU-CBS-003 Nivel Primario Nombre Solicitar inhabilitación de elemento


Objetivo Solicitar inhabilitación de elemento del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Rol aprobador solicita la inhabilitación de elemento a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Rol aprobador

Precondiciones - Catálogo de bienes, obras y servicios habilitado


Flujo Normal




3. Rol aprobador selecciona “Buscar en catálogo de bienes, obras y servicios “


- Grupo - Subgrupo

5. Rol aprobador llena campos de búsqueda. 6. Sistema muestra resultados de búsqueda y habilita opción “Solicitar inhabilitación de elemento”.

7. Rol aprobador selecciona opción “Solicitar inhabilitación de elemento”.

8. Sistema muestra campo de texto para comentarios.

9. Rol aprobador llena campos de texto solicitud de inhabilitación de elemento

10. Sistema habilita opción “Enviar solicitud de inhabilitación de elemento”.

11. Rol aprobador selecciona opción “Enviar solicitud de inhabilitación de elemento”.

12. Sistema envía solicitud de inhabilitación de elemento a Analista de Catálogo DGCP.

-

13. Sistema envía notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento a Rol aprobador.

14. Rol aprobador recibe notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento.

-

Flujo Alternativo


FA1

1. Rol aprobador selecciona opción “Enviar inhabilitación de elemento”.

2. Sistema muestra mensaje “Faltan campos por completar” y muestra campos faltantes.

3. Rol aprobador completa los campos faltantes y selecciona opción “Enviar solicitud de inhabilitación de elemento”.

4. Sistema envía solicitud de inhabilitación de elemento a Analista de Catálogo DGCP.

-



Excepciones EX1. Rol aprobador selecciona enviar solicitud de inhabilitación de elemento con campos de comentarios sin llenar. Inicia FA1.




Reglas de Negocio -


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CBS-004: Corregir elemento en catálogo de bienes, obras y servicios

ID SNCP-CDU-CBS-004 Nivel Primario Nombre Corregir elemento en catálogo de bienes, obras y servicios


Objetivo Corregir elemento del catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Analista Catálogo corrige elemento del catálogo de bienes, obras y servicios en el Sistema Nacional de Compras Públicas, atendiendo a solicitud formal de Unidad de Compras.

Actor Analista Catálogo

Precondiciones - Solicitud de corrección de elemento del catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas o ticket de solicitud.

Pos condiciones - Ítem corregido en Catálogo de bienes, obras y servicios-

Flujo Normal


1. Analista Catálogo ingresa al sistema con su clave y contraseña.

2. Sistema muestra pantalla de administrador de catálogo de bienes, obras y servicios.

3. Analista Catálogo selecciona opción “Ver tickets pendientes”.


- Tickets Solicitud de corrección de elemento - Tickets Solicitud de inclusión de elemento - Tickets Solicitud de inhabilitación de elemento - Tickets de incidentes del catálogo

5. Analista Catálogo selecciona “Ver tickets de solicitud de corrección de elemento”.

6. Muestra los ticket de solicitud de corrección de elemento:

- Número de tickets - Solicitante - Fecha de recepción de solicitud - Estado (pendiente-abierto-cerrado)

7. Selecciona ticket de solicitud de corrección de elemento requerido

8. Sistema muestra información de ticket de solicitud de corrección de elemento requerido:

- Grupo - Subgrupo

9. Analista de Catálogo verifica los comentarios de corrección.

10. Sistema habilita opción “Corregir elemento”.

11. Analista Catálogo selecciona opción “Corregir elemento”.

12. Sistema corrige elemento en catálogo de bienes, obras y servicios.

- 13. Sistema envía notificación de elemento corregido a Rol aprobador.

-

14. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de corrección de elemento de “Pendiente” a “Cerrado” y guarda registro de fecha de cierre.

Flujo Alternativo


1. Analista Catálogo verifica la 2. Sistema habilita opción “Enviar Notificación”.


FA1 información de solicitud junto con los documentos añadidos.

3. Analista Catálogo selecciona opción “Enviar notificación”.



-

6. Usuario selecciona opción “Enviar” 7. Sistema envía notificación a Usuario SNCP destinatario y muestra mensaje “Notificación enviada con éxito a Usuario SNCP XXX”.

Excepciones EX1. Información de solicitud de corrección de elemento presenta errores. Inicia FA1.


Extensiones - -


Reglas de Negocio -


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CBS-005: Incluir elemento en catálogo de bienes, obras y servicios

ID SNCP-CDU-CBS-005 Nivel Primario Nombre Incluir elemento en catálogo de bienes, obras y servicios


Objetivo Incluir elemento del catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Analista Catálogo incluye elemento del catálogo de bienes, obras y servicios en el Sistema Nacional de Compras Públicas, atendiendo a solicitud formal de Unidad de Compras.


Precondiciones - Solicitud de inclusión de elemento del catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas o ticket de solicitud.

Pos condiciones - Elemento incluido en Catálogo de bienes, obras y servicios.

Flujo Normal





4. Sistema muestra los ticket pendientes por tipo de solicitud y habilita opción “Ver tickets pendientes”: - Tickets Solicitud de corrección de elemento - Tickets Solicitud de inclusión de elemento - Tickets Solicitud de inhabilitación de elemento. - Tickets de incidentes del catálogo

5. Analista Catálogo selecciona “Ver tickets de solicitud de inclusión de elemento”.

6. Muestra los tickets de solicitud de inclusión de elemento: - Número de ticket - Solicitante - Fecha de recepción de solicitud - Estado (pendiente-abierto-cerrado)

7. Selecciona ticket de solicitud de inclusión de elemento requerido

8. Sistema muestra información de ticket de solicitud de inclusión de elemento requerido: - Grupo - Subgrupo

9. Analista Catálogo verifica los comentarios de inclusión.

10. Sistema habilita opción “Incluir elemento”

11. Analista Catálogo selecciona opción “Incluir elemento”

12. Sistema incluye elemento en catálogo de bienes, obras y servicios.

- 13. Sistema envía notificación de elemento incluido a Rol aprobador.

-

14. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de inclusión de elemento de “Pendiente” a “Cerrado” y guarda registro de fecha de cierre.


Flujo Alternativo


FA1

1. Analista Catálogo verifica la información de solicitud junto con los documentos añadidos.




5. Analista Catálogo digita notificación de error en la solicitud y selecciona Rol aprobador solicitante de UC como destinatario.

-

6. Analista Catálogo selecciona opción “Enviar”.

7. Sistema envía notificación a Usuario SNCP destinatario y muestra mensaje “Notificación enviada con éxito a Usuario SNCP XXX”.

8. Analista Catálogo selecciona opción “Cambiar estado”.

9. Sistema habilita estados para selección: - Solicitud Pendiente - Solicitud Pendiente de Corrección - Solicitud No Procede - Solicitud Cerrada

10. Analista de Catálogo selecciona estado “Pendiente de corrección”.

11. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de inclusión de elemento de “Pendiente” a “Solicitud a pendiente de corrección”.

FA2





5. Analista Catálogo digita información de rechazo de solicitud y selecciona Rol aprobador solicitante de UC como destinatario.

-





10. Analista de Catálogo selecciona estado “Solicitud No Procede”.

11. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de inclusión de elemento de pendiente a “Solicitud No Procede”.

Excepciones EX1. Información de solicitud de corrección de elemento presenta errores. Inicia FA1. EX2. Solicitud de inclusión de elemento en catálogo de bienes, obras y servicios no aplica. Inicia FA2


Extensiones - -

Especializaciones - -


Prioridad Alta


Reglas de Negocio:

-


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CBS-006: Inhabilitar elemento en catálogo de bienes, obras y servicios

ID SNCP-CDU-CBS-006 Nivel Primario Nombre Inhabilitar elemento en catálogo de bienes, obras y servicios


Objetivo Inhabilitar elemento del catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas

Descripción Analista Catálogo inhabilita elemento del catálogo de bienes, obras y servicios en el Sistema Nacional de Compras Públicas atendiendo a la solicitud formal de la Unidad de Compras solicitante.


Precondiciones - Solicitud de inhabilitación de elemento del catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas o ticket de solicitud.

Pos condiciones - Elemento inhabilitado en Catálogo de bienes, obras y servicios o solicitud

Flujo Normal






- Tickets Solicitud de corrección de elemento - Tickets Solicitud de inclusión de elemento - Tickets Solicitud de inhabilitación de elemento - Tickets de incidentes del catálogo

5. Analista Catálogo selecciona “Ver tickets de solicitud de inhabilitación de elemento”.

6. Muestra los ticket de solicitud de inhabilitación de elemento: - Número de tickets - Solicitante - Fecha de recepción de solicitud - Estado (pendiente-abierto-cerrado)

7. Selecciona ticket de solicitud de inhabilitación de elemento requerido

8. Sistema muestra información de ticket de solicitud de inhabilitación de elemento requerido: - Grupo - Subgrupo

9. Analista Catálogo verifica los comentarios de inhabilitación.

10. Sistema habilita opción “Inhabilitar elemento”

11. Analista Catálogo selecciona opción “Inhabilitar elemento”

12. Sistema inhabilita elemento en catálogo de bienes, obras y servicios.

- 13. Sistema envía notificación de elemento inhabilitado a Rol aprobador.

-

14. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de inhabilitación de elemento de solicitud pendiente a solicitud cerrada y guarda registro: fecha de cierre.


Flujo Alternativo


FA1





5. Analista Catálogo digita notificación de error en la solicitud y selecciona Rol aprobador solicitante de UC como destinatario.

-





10. Analista de Catálogo selecciona estado pendiente de corrección.

11. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de inclusión de elemento de pendiente a solicitud pendiente de corrección.

FA2





5. Analista Catálogo digita información de no procede solicitud y selecciona Rol aprobador solicitante de UC como destinatario.

-


7. Sistema envía notificación a Usuario SNCP destinatario y muestra mensaje “Notificación enviada con éxito a Usuario SNCP XXX”



10. Analista de Catálogo selecciona estado” Solicitud No Procede”.

11. Sistema cambia estado de ticket de solicitud de inhabilitación de elementos pendiente a “Solicitud No Procede”.

Excepciones EX1. Información de solicitud de inhabilitación de elemento presenta errores. Inicia FA1. EX2. Solicitud de inhabilitación de elemento en catálogo de bienes, obras y servicios no aplica. Inicia FA2


Extensiones - -




Reglas de Negocio:

-


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-CBS-007: Buscar en catálogo de bienes, obras y servicios

ID SNCP-CDU-CBS-007 Nivel Secundario Nombre Buscar en catálogo de bienes, obras y servicios Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 24-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 28-10-2013

Objetivo Buscar elementos en el catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El usuario puede ingresar al sistema para buscar elementos en el catálogo de bienes, obras y servicios del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Usuario Consulta

Precondiciones Catálogo de bienes, obras y servicios disponible en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Pos condiciones Información de registro publicado buscado con documentos adjuntos si contiene.

Flujo Normal


1. Usuario ingresa al Portal 2. Despliega pantalla de usuario.

3. Usuario presiona “Buscar en Catálogo de Bienes, Obras y Servicios’’

4. Habilita campos para búsqueda y opción “Buscar”: - Grupo - Subgrupo

5. Usuario completa campos de búsqueda y selecciona opción “Buscar”.

6. Sistema trae resultados de búsquedas en catálogo de bienes, obras y servicios.

Flujo Alternativo


FA1 1. Usuario completa campos de

búsqueda y selecciona opción “Buscar”.

2. Sistema muestra mensaje “Campos de búsqueda no arrojan ningún resultado”.

Excepciones EX1. Los campos de búsqueda no arrojan ningún resultado. Inicia FA1

Inclusiones - - Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad Alta


Reglas de Negocio -


-

Supuestos -

Notas y problemas -



DIAGRAMA MÓDULO GESTIÓN CATÁLOGO BIENES, OBRAS Y SERVICIOS


Gestión de catálogo de Bienes, Obras y Servicios

::Rol aprobador

::Analista Catálogo DGCP

Solicitar

eliminación de ítem

Solicitar creación

de ítem

Solicitar

modificación de ítem

Eliminar ítem

Crear ítem

Modificar ítem

«extends»

«extends»

«extends»

Buscar en Catálogo

«extends»

«extends»

«extends»

Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Gestión Catálogo Bienes, Obras y Servicios.


SNCP-CDU-GEN-001: Acceder al Sistema

ID SNCP-CDU-GEC-001 Nivel Primario Nombre Acceder al Sistema Creado por Anny Mateo Cabral Fecha de creación 12-04-2012 Modificado por Alberto Marrero Díaz Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Garantizar el acceso del usuario al Sistema

Descripción Permitir el acceso de los usuarios del Sistema Nacional de Compras Públicas, a los usuarios registrados con contraseña asignada.

Actor Cualquier usuario del sistema (iniciador)

Precondiciones - El usuario debe tener un Nombre y contraseña válidos.

Pos condiciones - Usuario con sesión iniciada.

Flujo Normal


1. Usuario ingresa al sitio web (Portal Transaccional).

2. Sistema despliega pantalla de usuario. del portal.

3. Selecciona opción “Ingresar”. 4. Despliega pantalla con campos de acceso: - Nombre de Usuario - Contraseña

5. Llena campos. -

6. Selecciona “Iniciar sesión”. 7. Sistema valida usuario y contraseña.

- 8. Despliega pantalla principal de usuario según perfil.

Flujo Alternativo


FA1

1. Inserta ID de usuario / contraseña errado.

-

2. Selecciona “Iniciar sesión”. 3. Sistema no valida usuario y contraseña; despliega mensaje de acceso denegado

4. Corrige datos. -

5. Retoma flujo principal en paso 6. -

FA2

1. Usuario ingresa al sitio web (Portal Transaccional).

2. Sistema despliega pantalla de usuario. del portal.

3. Selecciona opción “Ingresar”. 9. Despliega pantalla con campos de acceso: - Nombre Usuario - Contraseña

4. Inserta nombre de usuario y contraseña genérica asignada por el Sistema.

-

5. Selecciona opción “Ingresar”. 6. Despliega pantalla con mensaje y campos para cambio de contraseña: - Contraseña actual - Nueva contraseña - Repetir nueva contraseña - Inserte código captcha

7. Llena campos. - 8. Selecciona “Enviar”. 9. Despliega mensaje “Contraseña actualizada


exitosamente” y habilita campos de acceso.

10. Usuario accede con nuevos datos actualizados.

-

Excepciones EX1. Usuario selecciona “Cambiar contraseña”. Inicia FA1. EX2. Usuario accede por primera vez al sistema. Inicia FA2.

Inclusiones - - Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad Alta


Reglas de Negocio RN1: Todo usuario debe tener un perfil registrado, con un nombre único y su correspondiente contraseña de acceso.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-GEN-002: Enviar registro a aprobación

ID SNCP-CDU-GEN-002 Nivel Primario Nombre Enviar registro de Sistema Nacional de Compras Públicas a validación Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 29-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Enviar los registros creados en Sistema Nacional de Compras Públicas a validación del Rol aprobador para los procesos de compras o Encargado ROE para los procesos de Registro de Oferentes del Estado.

Descripción El Analista de Compras, Analista ROE, Recepcionista ROE envía el registro creado a validación a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Analista de Compras Analista ROE Recepcionista ROE

Precondiciones Registros creados en el Sistema Nacional de Compras Públicas: - Plan anual de Compras y Contrataciones - Solicitud de Compras o Contrataciones - Aviso de convocatoria - Enmiendas - Resultado de adjudicación - Contrato/orden de compras - Registro de sanción a oferente. - Solicitud de inscripción ROE - Solicitud de actualización de registro ROE - Solicitud de creación/modificación/inhabilitación de usuarios - Solicitud de creación/modificación/inhabilitación de elementos - Solicitud de Inhabilitación de Oferente - Solicitud de detención de proceso de compras

Pos condiciones Registros enviados pendientes de validación.

Flujo Normal


1. Ingresa al sistema con su usuario y contraseña.


3. Usuario selecciona “Buscar registros creados”.

4. Sistema muestra los registros creados.

5. Usuario selecciona registro requerido. 6. Sistema despliega información de registro requerido y habilita opción “Enviar registro a aprobación”.

7. Verifica información de registro. -

8. Selecciona opción ‘’Enviar registro a aprobación’’.

9. Envía registro seleccionado a validación y muestra mensaje ‘’Registro enviado a validación con éxito’’.

-

10. Envía notificación de registro enviado a validación a usuario Rol aprobador, si es un registro de un proceso de compras o al Encargado ROE si es un registro del proceso de Registro de Oferentes del Estado (ROE).

11.


Flujo Alternativo


FA 1

1. Selecciona opción ‘’Modificar registro’’.

2. Habilita los campos del registro guardado, para fines de modificación.

3. Modifica información del registro.

-

4. Selecciona opción guardar registro.

5. Guarda registro con modificación.

6. Selecciona opción ‘’Enviar registro a aprobación’’.

7. Envía registro seleccionado a aprobación y muestra mensaje ‘’Registro enviado a validación con éxito’’.

-

8. Envía notificación de registro enviado a aprobación a usuario Rol aprobador.

FA 2

1. Selecciona opción ‘’Eliminar registro’’.

2. Muestra mensaje “Desea eliminar registro XXX?”.

3. Selecciona opción “Si”. 4. Elimina registro guardado y muestra mensaje “Registro eliminado con éxito’’.

- 5. Guarda registro en listado de “Registros eliminados”.

Excepciones EX1. La información del registro a Enviar a aprobación es incorrecta o incompleta. Inicia FA1 EX1. El registro guardado se necesita eliminar. Inicia FA1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-GEN-007 Modificar registro

SNCP-CDU-GEN-008 Eliminar registro Especializaciones - - Prioridad Alta


Reglas de Negocio RN1: Todo registro enviado aprobación debe contener los campos obligatorios

requeridos y los documentos adjuntos que aplique.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-GEN-003: Aprobar Registro

ID SNCP-CDU-GEN-003 Nivel Primario Nombre Aprobar registro Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 28-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Aprobar los registros creados en el Sistema Nacional de Compras Públicas

Descripción El Rol aprobador aprueba los registros del proceso de compras creados por el Analista de Compras.

Encargado ROE aprueba los registros del proceso de Registro de Oferentes del Estado creado por el Analista ROE, Inhabilitación de Oferente.

Analista TI aprueba las solicitudes de creación/modificación/inhabilitación de usuarios.

Analista Catálogo aprueba las solicitudes de creación / modificación / inhabilitación de elementos.

Encargado de Normas, Políticas y Procedimientos aprueba detención de proceso de compras.

Actor Rol aprobador (proceso de compras) Encargado ROE Analista TI Analista Catálogo Encargado de Normas, Políticas y Procedimientos

Precondiciones Registros creados enviados pendientes de aprobación en el Sistema Nacional de Compras Públicas:

- Plan anual de Compras y Contrataciones - Solicitud de Compras o Contrataciones - Aviso de convocatoria - Anulación de solicitud - Enmiendas - Resultado de adjudicación - Contrato/orden de compras - Recensión de contrato - Addendum de contrato - Registro de sanción a oferente. - Solicitud de inscripción ROE - Solicitud de actualización de registro ROE - Solicitud de creación/modificación/inhabilitación de usuarios - Solicitud de creación/modificación/inhabilitación de elementos.

Pos condiciones Registros en el Sistema Nacional de Compras Públicas aprobados: - Plan anual de Compras y Contrataciones - Solicitud de Compras o Contrataciones - Aviso de convocatoria - Anulación de solicitud - Enmiendas - Resultado de adjudicación - Contrato/orden de compras - Registro de sanción a oferente. - Solicitud de inscripción ROE - Solicitud de actualización de registro ROE - Solicitud de creación/modificación/inhabilitación de usuarios


- Solicitud de creación/modificación/inhabilitación de elemento.

Flujo Normal


1. Usuario ingresa al sistema con su usuario y contraseña.


3. Usuario selecciona “Buscar registros pendientes de aprobación”.

4. Sistema muestra registros pendientes de aprobación.

5. Usuario selecciona registro pendiente de aprobación requerido.

6. Sistema despliega información de registro pendiente de aprobación seleccionado (con documentos adjuntos si aplica) y habilita opción “Aprobar registro”.

7. Usuario verifica información de registro -

8. Usuario selecciona opción “Aprobar”. 9. Aprueba registro seleccionado y muestra mensaje ‘’Registro aprobado con éxito’’.

- 10. Sistema habilita opción de “Publicar registro”. (Ver CDU Publicar Registro).

11. Usuario selecciona opción “Publicar registro”.

12. Envía notificación de aprobación de registro a usuario remitente.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Usuario presiona botón ‘’Enviar registro a modificación’’.

2. Sistema habilita campo de texto para comentarios y habilita opción “Enviar”.

3. Usuario digita comentarios y selecciona opción “Enviar”.

4. Sistema envía registro a modificación con comentarios a usuario remitente.

5. Usuario remitente presiona opción ‘’Registros pendientes de aprobación enviados a modificación’’.

6. Muestra observaciones de Rol aprobador (Encargado ROE, Analista TI, Analista de Catálogo de registro) pendiente de aprobación enviado a modificación.

7. Usuario remitente corrige la información según las observaciones recibidas, guarda y envía registro a aprobación.

8. Envía registro seleccionado a aprobación y muestra mensaje ‘’Registro enviado a aprobación con éxito’’.

-

9. Envía notificación de registro enviado a usuario Rol aprobador (Encargado ROE, Analista TI, Analista de Catálogo).

10. Usuario busca registro, revisa información, valida y presiona botón “Aprobar registro”.

13. Valida registro seleccionado y muestra mensaje ‘’Registro aprobado con éxito’’.

- 14. Sistema habilita opción ”Publicar registro”. (Ver CDU Publicar Registro).

- 15. Envía notificación de aprobación de registro a

usuario remitente. Excepciones EX1. La información del registro a aprobar es incorrecta o incompleta.

Inicia FA1. Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-GEN-007 Modificar registro

SNCP-CDU-GEN-008 Eliminar registro SNCP-CDU-GEN-004 Publicar registro




Reglas de Negocio RN1:Los registros podrán ser aprobados siempre y cuando presenten la siguiente información:

Plan anual de Compras y Contrataciones: Las solicitudes del Plan Anual de Compras registradas en el sistema, deben ser las aprobadas por la Máxima autoridad de la Institución en el Plan Anual de Compras y Contrataciones. Solicitud de Compras o Contrataciones: Debe contener los campos obligatorios de la solicitud (Ver CDU Abrir solicitud PACC, Crear solicitud de compra no planificada), pliego de condiciones/ficha técnica. Aviso de convocatoria: Debe contener los campos obligatorios del aviso de convocatoria y la solicitud (Ver CDU Crear aviso de convocatoria, Abrir solicitud PACC, Crear solicitud de compra no planificada). Enmiendas: Debe contener documento adjunto de Enmienda creada. Resultado de adjudicación: Debe contener como documento adjunto la Declaratoria de Adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones. El/los oferente (s) seleccionado (s) en el sistema debe(n) coincidir con la Declaratoria de Adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones. Contrato/orden de compras: Debe contener los campos obligatorios de la orden de compra/contrato y el documento de contrato firmado por las partes para los casos que aplica. Addendum a contrato: Debe contener los campos obligatorios de la orden de compra/contrato y el documento de Addendum contrato firmado por las partes para los casos que aplica. Registro de sanción a oferente: Debe contener el documento de sanción del Comité de Compras y Contrataciones como adjunto. Solicitud de inscripción ROE: Debe contener los campos obligatorios de la solicitud de inscripción de Registro de Oferentes del Estado y expediente de solicitud como adjunto. Solicitud de actualización de registro ROE: Debe contener los campos obligatorios de la solicitud de actualización de Registro de Oferentes del Estado y expediente de solicitud como adjunto. Solicitud de creación/modificación/inhabilitación de usuarios: Debe contener los campos obligatorios de la solicitud de creación/modificación/inhabilitación de usuarios y expediente/documento administrativo como adjunto. Solicitud de creación/modificación/eliminación de elemento del

catálogo de bienes, obras y servicios: Debe contener los campos obligatorios de la solicitud de creación/modificación/inhabilitación de elemento y expediente/documento administrativo como adjunto.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP -CDU-GEN-004: Publicar Registro

ID SNCP-CDU-GEN-004 Nivel Secundario Nombre Publicar registro Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 26-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Publicar los registros ingresados al Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción - El Rol aprobador publica los registros del proceso de compras creados por el Analista de Compras.

- Rol de recepción publica la recepción conforme del bien, obra o servicio y la evaluación del proveedor del Área requirente.

- Oferente publica la evaluación de la Institución.

- Encargada de Políticas, Normas y Procedimientos publica resultados de solicitud de inhabilitación de oferente y políticas de compras emitidas por el órgano rector.

Actor Rol aprobador Rol de recepción Encargado de Políticas, Normas y Procedimientos

Precondiciones Registros aprobados y pendientes de publicación en el Sistema Nacional de Compras Públicas:

Plan anual de Compras y Contrataciones Aviso de convocatoria Enmiendas Selección de oferentes para subastas Resultado de adjudicación Contrato/orden de compras Declaración de proceso de compra desierto Addendum a contrato Recepción conforme de Área requirente Evaluación del proveedor Evaluación de Institución Sanción a oferente. Políticas de compras Resoluciones de órgano rector Proceso de compras detenidos

Pos condiciones Registros publicados en Sistema Nacional de Compras Públicas, con todos los documentos de respaldo disponible y visible.

Flujo Normal




3. Usuario selecciona “Buscar procesos pendientes de publicación”.

4. Sistema muestra procesos pendientes de publicación.

5. Usuario selecciona proceso requerido. 6. Sistema despliega registros de proceso requerido.

7. Presiona opción “Registros aprobados 8. Sistema lista los registros pendientes de


pendientes de publicación". publicación clasificados en: a. Solicitudes de Plan Anual de Compras b. Solicitudes de compras no planificadas c. Enmiendas d. Resultados de adjudicación e. Contratos f. Selección de oferentes para subasta g. Registro de sanciones a oferentes h. Procesos declarados desiertos i. Plan Anual de Compras y Contrataciones

9. Usuario selecciona registro pendiente de publicación requerido.

-

10. Usuario revisa la información incorporada en el registro pendiente de publicación.

11. Sistema despliega opción: "Publicar Registro”

12. Usuario presiona opción "Publicar Registro". 13. Sistema realiza la publicación del Registro y emite mensaje “Registro publicado con éxito”.

Flujo Alternativo


- - -

Excepciones -

Inclusiones

SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-GEN-003 Aprobar registro

Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1: El sistema debe publicitar:

Los planes de Compras y Contrataciones. Los avisos de convocatorias a presentar ofertas de todas las entidades

públicas y los pliegos de condiciones correspondientes. Los resultados de adjudicación de compra y contrataciones de todas

las entidades públicas, salvo las excepciones incluidas en la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública.

Contratos Recepción conforme de Área requirente Listado de oferentes seleccionados para subastas Resultado de subastas Registro de sanción a oferentes. Las políticas de compras emitidas por el órgano rector

RN2: Los registros solo podrán ser publicados con previa.

RN3: El sistema permitirá la publicación del registro especial de oferentes inhabilitados por usuario DGCP.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-GEN-005: Buscar Registro

ID SNCP-CDU-GEN-005 Nivel Secundario Nombre Buscar Registros Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 25-03-2013 Modificado por Fecha de modificación

Objetivo Buscar registros publicados en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El usuario puede ingresar al sistema para buscar y conocer la información de registros publicados

Actor Usuario Consulta

Precondiciones Publicar registro

Pos condiciones Información de registro publicado buscado, con documentos adjuntos si contiene.

Flujo Normal


1. Usuario ingresa al Portal. 2. Despliega pantalla de usuario.

3. Selecciona opción “Búsqueda” 4. Despliega opciones de búsqueda: - Unidades de Compras - Procesos de Compras - Políticas de Compras - Resoluciones de Compras - Catálogo de Bienes, Obras o Servicios

5. Selecciona opción “Unidades de Compras”.

6. Despliega listado de Unidades de Compras.

7. Selecciona Unidad de Compras requerida.

8. Despliega registro de Compras de Unidad de Compra requerida

- Plan Anual de Compras - Proceso de compras abiertos - Proceso de compras adjudicados - Otras publicaciones

9. Selecciona tipo de registro requerido.

-

10. Selecciona “Ver registro”. 11. Muestra la información del registro publicado con los documentos adjuntos si contiene.

Excepciones - Inclusiones SNCP-CDU-GEN-004 Publicar registro Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Media

Reglas de Negocio RN1: Búsqueda de registro arrojará cualquier registro que haya sido publicado.


-

Supuestos - Notas y problemas - Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas


SNCP-CDU-GEN-006: Añadir documento

ID SNCP-CDU-GEN-006 Nivel Secundario Nombre Añadir Documentos Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 27-03-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Añadir documentos de soporte a registros creados en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Usuario añade documentos (archivos) a registros creados para fines de soporte de procesos.

Actor Analista de Compras Rol aprobador Oferente Rol de recepción Recepcionista ROE Analista ROE Supervisor ROE Encargado de Normas, Políticas y Procedimientos Encargado Financiero

Precondiciones Registro creado

Pos condiciones Documento (archivo) añadido a registro creado.

Flujo Normal


1. Usuario selecciona “Añadir Documentos”.

2. Habilita pantalla para búsqueda de archivo.

3. Usuario Añade documentos. 4. Muestra mensaje ” documento añadido con éxito”.

- 5. Habilita ícono con documento añadido al lado de registro, para fines de consulta.

Flujo alternativo

FA 1



3. Analista de Compras añade nuevamente documento en formato permitido.

-

Excepciones EX 1. Formato de archivos no permitidos. Inicia FA 1

Inclusiones

SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema SNCP-CDU-GEN-005 Buscar registro

Extensiones SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación Especializaciones - - Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta

Reglas de Negocio RN1: Solo usuario autorizado puede añadir documentos según rol definido en proceso. Ver Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas: Analista de Compras Rol aprobador


Oferente Rol de recepción Recepcionista ROE Analista ROE Supervisor ROE Encargado de Normas, Políticas y Procedimientos Encargado Financiero

RN2: La solicitud de inscripción de oferente es el único proceso que permite añadir documento a un usuario no registrado en el sistema.



Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-GEN-007: Modificar Registro

ID SNCP-CDU-GEN-007 Nivel Secundario Nombre Modificar registro Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 01-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Modificar los registros creados en Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Usuario modifica registro creado en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Analista de Compras Rol aprobador Rol de recepción Encargado Financiero Oferente Analista ROE Supervisor ROE Encargado Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos

Precondiciones Registros creados/guardados en el Sistema Nacional de Compras Públicas. Plan Anual de Compras y Contrataciones Solicitud de compras Convocatoria Enmiendas Resultado de adjudicación Contrato Cancelación de contrato Enmienda a contrato Registro de sanción a oferente. Proceso declarado desierto Solicitud de inscripción/actualización ROE. Selección de oferentes para subasta inversa Recepción conforme de bienes, obras y servicios. Evaluación de Proveedor Evaluación de Institución. Inscripción ROE Actualización ROE Rechazo solicitud inscripción/actualización ROE Solicitud de inhabilitación de oferente Sanciones a oferentes

Pos condiciones Registros creados/guardados con modificación.

Flujo Normal


1. Selecciona registro guardado requerido. 2. Muestra información (con documentos adjuntos si aplica) de registro guardado seleccionado y habilita opción “Modificar registro”.

3. Selecciona opción ‘’Modificar registro”. 4. Habilita registro para modificación.

5. Modifica información del registro. -


6. Selecciona opción guardar registro. 7. Guarda registro con modificación. Muestra fecha y hora de modificación y usuario modificador.

Flujo Alternativo


- - -

Excepciones - Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones SNCP-CDU-GEN-002 Enviar registro a aprobación Especializaciones - - Prioridad Media


Reglas de Negocio RN1: Una vez culminado el período de aclaraciones, la Entidad Contratante no podrá modificar o ampliar los Pliego de Condiciones Específicas, Especificaciones Técnicas y/o a los Términos de Referencia, salvo que se detenga el proceso y se reinicie, repitiendo los procedimientos administrativos desde el punto que corresponda.

RN2: Una vez enviada la oferta, la misma puede ser modificada por el Oferente siempre y cuando no se cumpla la fecha de presentación de ofertas.

RN3: Una vez cumplido el plazo de presentación de ofertas, no se permitirá ningún cambio a ofertas presentadas, descargas de archivos ni carga de nuevos documentos.

RN4: Todo registro enviado a corrección debe contener los campos obligatorios en el formulario o registro de origen.

RN5: La modificación de registros solo es permitida previo a su aprobación, en cada etapa de los procesos.


El sistema conserva el registro de los perfiles que solicitan modificaciones, fecha de solicitud y estatus de remisión

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-GEN-008: Eliminar Registro

ID SNCP-CDU-GEN-008 Nivel Primario Nombre Eliminar registro Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 12-08-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Eliminar los registros creados en Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción El Analista de Compras, Rol aprobador, Oferente, Encargado Financiero, Rol de Recepción elimina registro creado en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Analista de Compras Rol aprobador Rol de recepción Encargado Financiero Oferente Recepcionista ROE Analista ROE Supervisor ROE Encargado Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos

Precondiciones Registros creados en el Sistema Nacional de Compras Públicas. Solicitud de Plan Anual de Compras y Contrataciones Solicitud de compras no planificada creada Convocatoria Enmiendas Resultado de adjudicación Contrato Registro de sanción a oferente. Proceso declarado desierto Plan Anual de Compras y Contrataciones. Solicitud de inscripción/actualización ROE. Ofertas técnicas Ofertas económicas Notificación de pago pendiente Recepción conforme de bienes, obras y servicios. Evaluación de Proveedor Evaluación de Institución. Solicitud de inscripción ROE Solicitud de actualización ROE Solicitud de inhabilitación de oferente

Pos condiciones Registros eliminados en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. Usuario Selecciona registro guardado

requerido. 2. Muestra información (con documentos adjuntos si

aplica) de registro guardado seleccionado y habilita opción “Eliminar registro”.

3. Usuario Selecciona opción ‘’Eliminar registro”.


5. Seleccionar “Eliminar”. 6. Elimina registro guardado y muestra mensaje ‘’ Registro eliminado con éxito’’.


- 7. Guarda registro en listado de registros eliminados.

Flujo Alternativo


FA 1

1. Usuario Selecciona opción ‘’Eliminar registro”.


3. Seleccionar “No eliminar”. 4. Sistema descarta eliminación de registro seleccionado.

Excepciones EX1. Sistema muestra mensaje “Desea eliminar registro XXX?” y usuario decide no eliminar registro. Inicia FA1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad Media Frecuencia de uso Baja Reglas de Negocio RN1: Sistema Nacional de Compras Públicas transparenta la eliminación u

modificación de los registros guardando: - Registro eliminado-modificado - Fecha de eliminación-modificación - Hora de eliminación-modificación - Usuario que eliminó-modificó registro


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-GEN-009: Enviar notificación

ID SNCP-CDU-GEN-009 Nivel Primario Nombre Enviar notificación Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 12-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Enviar notificación a usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Analista de Compras, Rol aprobador, Rol de recepción, Encargado Financiero, Oferente, Recepcionista ROE, Analista ROE, Supervisor ROE, Encargado Departamento de Políticas Normas y Procedimientos, localiza usuario del sistema y envía notificación a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Analista de Compras Rol aprobador Rol de recepción Encargado Financiero Oferente Recepcionista ROE Analista ROE Supervisor ROE Encargado Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos

Precondiciones - Usuarios registrados y con acceso al Sistema Nacional de Compras Públicas.

Pos condiciones - Notificación enviada a usuario del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Usuario hace ingreso al sistema a través de usuario y contraseña.

2. Sistema despliega la pantalla principal del portal.

3. Usuario de Compras selecciona “Buscar procesos abiertos.

4. Sistema muestra procesos abiertos accesibles por tipo de usuario: - Procesos de compras - Solicitud de inscripción ROE - Solicitud de actualización ROE - Solicitud de inhabilitación de oferente.

5. Usuario selecciona proceso requerido. 6. Sistema despliega registros de proceso requerido habilita opción “Enviar notificación”.

7. Usuario opción “Enviar notificación”. 8. Sistema habilita campo de texto y opción “Buscar destinatario”.

9. Usuario digita nombre de rol u nombre de usuario en opción “Buscar destinatario”.

10. Sistema muestra resultados de búsqueda.

11. Usuario selecciona usuario en resultados de búsquedas.


13. Usuario digita campo de texto de notificación y añade documento (si lo requiere) Ver CDU Añadir Documento.

-

14. Usuario selecciona opción “Enviar notificación”.

15. Sistema envía notificación a usuario destinatario con documento adjunto y muestra mensaje “Notificación enviada con éxito a Usuario XXXX.


Flujo Alternativo


FA 1


2. Sistema muestra mensaje “Favor definir destinatario”.

3. Usuario digita nombre de rol u nombre de usuario en opción “Buscar destinatario”.

4. Sistema muestra resultados de búsqueda.


6. Sistema envía notificación a usuario destinatario con documento adjunto y muestra mensaje “Notificación enviada con éxito a Usuario XXXX.

Excepciones EX 1 Usuario selecciona “Enviar sin definir destinatario”. Inicia FA1.

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceso al sistema Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad Media


Reglas de Negocio RN1: Los usuarios del Sistema Nacional de Compras Públicas cuentan con la opción “Enviar Notificación” (asociado a un proceso) a todos los usuarios registrados en el sistema.

RN2: Los usuarios del Sistema Nacional de Compras Públicas contarán con un buzón de recepción de notificación y un archivo de las notificaciones enviadas clasificadas por:

- Fecha de envío-recepción - Destinatario - Notificación enviada - Documento adjunto enviado (si aplica)


-

Supuestos -

Notas y problemas

-

Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas.


SNCP-CDU-GEN-010: Emitir reporte de compras

ID SNCP-CDU-GEN-010 Nivel Secundario Nombre Emitir reporte de compras Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 12-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Emitir reportes de proceso de compras en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Rol aprobador emite reporte de compras en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Rol aprobador (iniciador) Analista de Compras Encargado de Políticas, Normas y Procedimientos

Precondiciones Registros de compras creados.

Pos condiciones Reporte de compras emitido en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Rol aprobador ingresa al Sistema Nacional de Compras Públicas con su usuario y contraseña.


3. Rol aprobador selecciona “Buscar procesos de compras abiertos.


5. Rol aprobador selecciona proceso de compra requerido.


7. Rol aprobador selecciona registros requeridos. 8. Sistema muestra información de registros requeridos y habilita opción “Emitir reporte de compras”.

9. Rol aprobador selecciona opción “Emitir reporte de compras”.

10. Sistema emite reporte de registros seleccionados con los siguientes datos:

- Registro - Fecha de publicación de solicitud - Fecha de publicación de aviso de convocatoria

- Fecha de publicación de enmienda - Fecha de publicación de registro de adjudicación

- Fecha de publicación de contrato - Fecha de publicación de recepción conforme

Excepciones -

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad Media



Reglas de Negocio RN1: Solo el Rol aprobador y el Analista de Compras tienen acceso a emitir reportes del proceso de compras en el Sistema Nacional de Compras Públicas.

RN2: Los reportes podrán ser emitidos en formatos XML. Requisitos Especiales

-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-GEN-011: Reportar incidentes del sistema

ID SNCP-CDU-GEN-011 Nivel Secundario Nombre Reportar incidentes del sistema


Objetivo Reportar incidentes del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Usuario reporta incidente a través del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Actor Analista de Compras Oferente Usuario Rol recepción Encargado Financiero Recepcionista ROE Analista ROE Supervisor ROE Encargada Dpto. Políticas, Normas y Procedimientos

Precondiciones Incidente del Sistema Nacional de Compras Públicas.

Pos condiciones Notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento.

Flujo Normal




3. Usuario selecciona “Reportar incidente del sistema”

4. Sistema despliega formulario de reporte de incidente:

- Fecha del incidente - Ruta - Texto

5. Usuario llena campos de formulario de incidentes


7. Usuario selecciona opción añadir documentos y adjunta imagen de error.

8. Sistema habilita opción “Enviar reporte de incidente del sistema”.

9. Usuario selecciona opción “Enviar reporte de incidente del sistema”.

10. Sistema envía reporte de incidente usuario a Analista TI DGCP

-

11. Sistema envía notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento a Usuario.

12. Usuario recibe notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento.

-

Flujo Alternativo


FA1


2. Sistema muestra mensaje “Faltan campos del formulario por completar”.

3. Usuario llena campos de formulario de incidentes.

-


5. Sistema envía reporte de incidente usuario a Analista TI DGCP.


-

6. Sistema envía notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento a Usuario.

7. Usuario recibe notificación de recepción de solicitud con Número de ticket de seguimiento.

-

Excepciones EX1. Usuario presiona opción “Enviar reporte de incidente del sistema” sin llenar campos del formulario. Inicia FA1.


Extensiones - -


Reglas de Negocio:

RN1: Todo reporte de incidencia debe ser debidamente enviado con los campos del formulario de incidencia del sistema como documento adjunto.


-

Supuestos -

Notas y problemas

-



SNCP-CDU-GEN-012: Importar registros de archivos XML

ID SNCP-CDU-GEN-012 Nivel Secundario Nombre Importar registros de archivos XML Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 12-04-2013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 30-10-2013

Objetivo Importar registros XML al Sistema Nacional de Compras Públicas.

Descripción Usuario importa registros XML al Sistema Nacional de Compras Públicas para su la utilización de su meta data.

Actor Rol aprobador Analista de Compras Oferente Recepcionista ROE Analista ROE Supervisor ROE

Precondiciones Archivo guardado en formato XML.

Pos condiciones Archivo subido al Sistema Nacional de Compras Públicas.

Flujo Normal


1. Usuario ingresa al Sistema Nacional de Compras Públicas con su usuario y contraseña.


3. Usuario selecciona “Importar archivos”. 4. Sistema muestra pantalla de PC para selección de archivos y habilita opción “Importar”.

5. Usuario selecciona archivo a importar y presiona opción “Importar”.

6. Sistema importa y muestra información archivo seleccionado.

Flujo Alternativo


FA1

1. Usuario selecciona archivo a importar y presiona opción “Importar”.

2. Sistema muestra mensaje “Archivo no está en formato XML”. Vuelve a paso 1.

Excepciones EX1. El archivo seleccionado no está en formato XML. Inclusiones SNCP-CDU-GEN-001 Acceder al sistema Extensiones - - Especializaciones - - Prioridad Media

Frecuencia de uso Media Reglas de Negocio RN1: Los archivos a importar deben estar en formato XML.


-

Supuestos -

Notas y problemas -



SNCP-CDU-GEN-013: Registrar Resoluciones

ID SNCP-CDU-GEN-013 Nivel Primario Nombre Registrar Resoluciones


Objetivo Registrar las resoluciones emitidas por el órgano rector en atención al sistema de compras y las acciones de las instituciones gubernamentales, según lo indica la Ley 340-06.

Descripción Registro de las resoluciones emitidas por el órgano rector.

Actor Analista Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos (Iniciador)

Precondiciones Resolución emitida, debidamente numerada y firmada por la máxima autoridad Políticas de compras emitidas por el órgano rector. Resolución de suspensión como medida precautoria. Resolución de procedimiento de investigación Resolución de recurso de impugnación Resolución de solicitud de inhabilitación de oferentes

Pos condiciones Resolución cargada y publicada en el sistema

Flujo Normal


1. Ingresa al Sistema. 2. Despliega pantalla principal.

3. Selecciona “Resoluciones”. 4. Despliega listado de tipos de resoluciones emitidas por el órgano rector: Suspensión como Medida Precautoria Procedimiento de Investigación Recurso de Impugnación Solicitud de Inhabilitación de Proveedores Políticas

5. Selecciona el tipo de documento

correspondiente.

-

6. Selecciona “Añadir Resolución”. 7. Habilita añadir documento.

8. Añade documento. 9. Habilita campo para comentario.

10. Digita comentario. -

11. Selecciona opción “Registrar”. 12. Registra resolución con comentario.

Flujo Alternativo


- - -

Excepciones -

Inclusiones SNCP-CDU-GEN-006 Añadir documento


Publicar registro Eliminar registro Buscar registro



Frecuencia de uso

Media

Reglas de Negocio

RN2: La publicación de las resoluciones emitidas por el órgano rector responde al principio de transparencia y se basará en la publicidad y difusión de las actuaciones derivadas de la aplicación de la Ley 340-06, la utilización de la tecnología informática que permita aumentar la eficiencia de los procesos y facilitar el acceso de la sociedad a la información relativa a la gestión del Estado, así como la participación real y efectiva de la comunidad, lo cual posibilitará el control social sobre las mismas.



Supuestos -

Notas y problemas

Este CDU puede utilizarse como modelo para ejecutar la publicación de Documentos Estándar, Leyes y Decretos, Manuales de Procedimiento, Aprobación de Concesiones y otros documentos de consumo general de los actores del Sistema, relativos a la Políticas, Normas y Procedimientos que dicta el órgano rector.



ANEXOS

sistema nacional de compras públicas · creado por alberto a. marrero fecha de creación...

Documents