Sistema Integral Nacional de Archivos

Electrónicos

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DESCRIPCIÓN El SINAE nace con la promulgación del Decreto 2578 de 2012 que en el artículo °18 estipula: Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.

En razón a lo anterior la Subdirección de Tecnologías ha venido trabajando en la estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado, la generación de lineamientos técnicos para la aplicación de tecnología en los archivos, en temas de gestión documental electrónica, digitalización y preservación a largo plazo.

DESCRIPCIÓN Como producto de las investigaciones en materia de Gestión Documental Electrónica, Innovación y Preservación Digital, el Archivo General de la Nación a través de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, ha realizado algunos documentos técnicos y/o publicaciones digitales, que pueden ser consultados por la ciudadanía en general, y tenidos en cuenta como referentes en sus diferentes proyectos de implementación de sistemas de información de Documentos Electrónicos de Archivo.

UBICACIÓNhttp://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicaciones

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2018:

GUÍA SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y demás normas reglamentarias, formula la presente guía como una propuesta metodológica para la elaboración e implementación del componente Plan de Conservación Documental del Sistema Integrado de Conservación.

MANUAL PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS DE AUDIO A CASETE

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones expidiendo políticas y lineamientos para preservar y conservar el patrimonio documental de la nación, presenta el Manual para digitalizar archivos de audio en formato casete.

GUÍA TÉCNICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Esta guía es el resultado de un proceso de revisión y aclaración de conceptos relacionados con los documentos y expedientes electrónicos, realizado por un grupo de profesionales del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Archivo General de la Nación AGN-, con el fin de brindar parámetros que permitan, a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, comprender la importancia del documento electrónico de archivo, su estructura y sus características, así como las etapas para su gestión durante todo su ciclo vital, la conformación de los expedientes electrónicos y los elementos que lo integran, incluyendo la gestión de los metadatos mínimos obligatorios.

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MODELO DE REQUISITOS PARA UN SGDEA

El SGDEA debe permitir la creación, importación, parametrización, automatización, administración y versionamiento de las Tablas de Retención Documental – TRD, a partir de plantillas predefinidas, asistentes de configuración, cargue de archivos planos o a través de la incorporación de otros mecanismos que faciliten la administración y la gestión de la TRD.

REQUISITOS MÍNIMOS DE DIGITALIZACIÓN

Este documento busca establecer los requisitos mínimos para llevar a cabo un proyecto de digitalización, proponiéndolos como una lista de verificación fácil de seguir e implementar.

2017:

IMPLEMENTACIÓN DE UN SGDEA

Este documento pretende que, más allá de la incorporación de una herramienta tecnológica como soporte a la gestión documental electrónica, las organizaciones tengan una visión clara de las necesidades, implicaciones y retos que conllevan a adquirir e implementar una solución informática que apoye los procesos de la gestión documental, basada en la adopción de mejores prácticas y metodologías aplicables durante el ciclo de vida del proyecto.

MICROFILMACIÓN USO ACTUAL Y FUTURO

Este documento tiene como objeto la documentación en soporte papel o digital que requiere aplicación del microfilm u otra tecnología, de acuerdo con lo que disponga el Programa de Gestión Documental, los instrumentos TRD o TVD y el Programa de Reprografía.

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El presente Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, en adelante llamado solamente Modelo de Gestión, responde al interés del Archivo General de la Nación por facilitar herramientas de trabajo para el desarrollo de la función archivística en el país, en cumplimiento de lo establecido en la normatividad que aplica en este campo y a la necesidad de construir sobre la base de lo actuado hasta el momento, un documento que sirva de referente sobre las áreas en las que hay que actuar dentro de la gestión institucional para orientar la ruta del quehacer en esta materia de las entidades en todos los órdenes, niveles y sectores del país, así como para la ciudadanía.

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UBICACIÓNhttp://www.archivogeneral.gov.co/Infografias-AGN

PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

La preservación digital es el conjunto de acciones dirigidas a garantizar la permanencia de información que se encuentra en medios digitales.

LOS ARCHIVOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA

Todos somos responsables de cuidar los documentos de archivo ya que contienen la información que protege nuestros derechos.

ARCHIVO PERSONAL DIGITAL

Permite organizar, identificar y preservar el conjunto de documentos digitales producidos y recibidos por una persona, en razón de las diferentes actividades desarrolladas durante su vida.

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UBICACIÓNhttp://www.archivogeneral.gov.co/ovas

ARCHIVO PERSONAL DIGITAL

El Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, de la Ley 1712 de 2014.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA?

El Objeto Virtual de Aprendizaje - OVA, es un instrumento interactivo que abarca los principios fundamentales del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA.

ESTÁNDARES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Objeto Virtual de Aprendizaje - OVA de estándares de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, es el resultado de la identificación de normas técnicas internacionales y la relación de las normas técnicas.

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UBICACIÓNhttp://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/capsulasanimadas

PLAN DE PRESERVACIÓN DE LARGO PLAZO - PPDL

El Archivo General de la Nación presenta la cápsula animada del Plan de Largo Plazo a través de la cual se implementan programas, estrategias y procedimientos para asegurar el acceso a la información a largo plazo.

CONOCE EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Esta cápsula animada busca introducir los aspectos generales y beneficios asociados a la gestión documental electrónica.

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DESCRIPCIÓN El observatorio surge como resultado de la evolución del proyecto del Laboratorio de Innovación Digital Archivista – LIDA, el cual ha sido un referente en cuanto a la divulgación de herramientas tecnológicas aplicadas en la gestión documental, así como en la difusión de documentos técnicos relacionados con múltiples temas sobre gestión documental; sin embargo, se evidenció la necesidad de contar con un espacio de investigación y gestión de conocimiento a través del cual se suministren de forma periódica tendencias, estadísticas, proyecciones y análisis e indicadores, de acuerdo con las normas y estándares existentes y la aplicación de las tecnologías de la información en la gestión documental.

UBICACIÓNhttp://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/

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HERRAMIENTAS TÉCNICAS A continuación, se presenta un conjunto de herramientas de software libre abiertas y disponibles, con sus respectivos manuales de administración y usuario. Dichas herramientas también se encuentran instaladas en un servidor web para ser accedidas con un usuario y contraseña genérica. Este espacio no pretende analizar a detalle el mundo del software libre, ni las plataformas tecnológicas, ni la tipología de licencias existente, tampoco constituyen un aval por parte del Archivo General de la Nación.

2018:

DIGITALIZACIÓN:

DOCUMENTO ELECTRÓNICO:

UBICACIÓNhttp://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/project/aplicacion-gimagereader/

UBICACIÓNhttp://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/servicio-al-ciudadano/portafolio-de-servicios/herramientas/

DRUPAL

Drupal es uno de los gestores de contenidos WEB más usado a nivel mundial. Es una herramienta de software libre por la cual su utilización es gratuita y de manera abierta, gracias a su programación modular podemos acceder al código de manera sencilla ya que está basado en estándares.

UBUNTU

El Archivo General de la Nación ha desarrollado documentación de soporte al proceso de instalación, administración y uso de máquinas virtuales con el fin de facilitar las labores de instalación de las herramientas de software libre, ya que la mayoría de estas soluciones funcionan mejor en sistemas operativos basados en linux.

APLICACIÓN GIMAGEREADER

GImageReader es una herramienta diseñada para el reconocimiento y la extracción de los caracteres contenidos en un documento ya sea en formato PDF o una imagen, mediante la técnica OCR (siglas en inglés para Reconocimiento Óptico de Caracteres).

Ya que gimageReader es un software de escritorio, para disponer de este aplicativo consulte el manual de instalación.

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Atom (Access to Memory) es una aplicación de código abierto para descripción archivística normalizada acogiendo los estándares descriptivos del Consejo Internacional de Archivos (CIA).

DSPACE

DSpace es un software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales, y comúnmente es usada como solución de repositorio institucional. Soporta una gran variedad de datos, incluyendo libros, tesis, fotografías, filmes, video, datos de investigación y otras formas de contenido. Los datos son organizados como ítems que pertenecen a una colección; cada colección pertenece a una comunidad.

PRESERVACIÓN DIGITAL:

RODA-IN

RODA-in es una herramienta especialmente diseñada para que los productores de información y archivistas creen paquetes de información de envío (SIP) listos para ser enviados a un sistema de información de archivo abierto (OAIS). La herramienta crea SIP desde archivos y carpetas disponibles en el sistema de archivos local orientados para el proceso de pre-ingesta hacia una herramienta de conservación de documentos electrónicos.

CHECKSUM CHECKER

Es un software libre y de código abierto desarrollado para preservación digital de archivos. Checksum Checker supervisa y controla el contenido de un archivo digital para la pérdida o corrupción de datos, calculando continuamente las sumas de comprobación de los registros en el archivo digital y los compara con los valores almacenados en una base de datos.

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Archivo General de la Nación - ColombiaEstablecimiento público adscrito

al Ministerio de Cultura Carrera 6 No. 6-91 -

Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019contacto@archivogeneral.gov.co -

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