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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO

SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL PATRIMONIAL (SICOP)

MANUAL DE USUARIO

APLICACIÓN : CAPTURA

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DEPARTAMENTO DE ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMA SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL PATRIMONIAL (SICOP).

MANUAL DE USUARIO APLICACIÓN : CAPTURA Misión: El presente manual pretende ser un complemento para la correcta comprensión y manejo de la aplicación de CAPTURA del Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOP), cuyas operaciones son la base de la incorporación y desincorporación de bienes pertenecientes a las Dependencias de la UNAM. La aplicación de “CAPTURA” del SICOP inicia con una pantalla de presentación, en la cual se observa en la parte inferior derecha la versión del sistema, en este caso es la Versión 1.00, de igual forma se muestra una composición de imágenes referentes y significativas a la UNAM. Ver imagen 1.

IMAGEN 1.

Una vez que la aplicación se encuentra lista para utilizarse, aparece la pantalla de acceso al sistema, esta nos permitirá la validación del usuario. Ver imagen 2.

IMAGEN 2.

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En esta pantalla es necesario ingresar la clave del usuario y el password correspondiente para accesar satisfactoriamente al sistema, es necesario ingresar los datos proporcionados por el Departamento de Control de Inventarios, de lo contrario su acceso será denegado. Los datos se ingresarán en la parte de registro del usuario, para ello se piden los siguientes datos. Ver imagen 3. Usuario : Clave de 8 letras proporcionada por el Departamento de Control de Inventarios, se integra por la primera letra del nombre y siete letras consecutivas del apellido o (s) y, • Password: Clave de 8 letras no visibles a través de la pantalla del sistema, para una mayor seguridad, del mismo, si ambos son correctos este permite ingresar al uso del sistema. IMAGEN 3.

Si es la primera vez que se ingresa al sistema, el Password será siempre la palabra: “SECRETO”. De

inmediato el sistema reconocerá que es la primera vez que ingresa, esto permite la activación de una nueva pantalla en la cual se pide realizar el cambio de password como medida de seguridad, esta palabra debe de ser únicamente de conocimiento personal; en caso de olvidarla, debe ser reportado al administrador del Sistema para que sea asignado un password nuevo. El password es una cadena de caracteres de tipo alfanumérico que debe tener un máximo de 8 caracteres.

Por ejemplo si el nuevo usuario se llama: Gerardo Sánchez Sierra, la clave del usuario quedará

compuesta de la siguiente forma: GSANCHEZ. Ver imagen 4.

Continuando con nuestro ejemplo, como es la primera vez que ingresa al sistema, se deberá teclear la palabra: SECRETO, como el password. Ver imagen 4.

IMAGEN 4. Una vez que se ha concluido de teclear los datos correspondientes al Usuario del sistema y su

respectivo password, se observará que se habilitan los botones de control de acceso, como se muestra en la imagen 5:

IMAGEN 5.

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Cuando se ha terminado de ingresar la información se debe teclear “ENTER” o con el puntero del

“ratón” se debe activar el botón de “Aceptar”, como se había mencionado cuando es la primera vez que se ingresa al sistema, aparecerá una pantalla en la cual se pide el cambio del password del usuario. Ver imagen 6. En esta pantalla se podrá realizar el cambio de password, para ello es necesario ingresar la nueva cadena de caracteres con un máximo de 8 dígitos, de igual forma esta cadena es alfanumérica, cuando este paso se realice la próxima vez que ingrese al sistema pasará inmediatamente a la pantalla de menú principal.

IMAGEN 6.

En caso de teclear erróneamente la clave del usuario o el password aparecerá un mensaje alusivo que

proporcionará la información del error cometido y que es necesario su correcta escritura. Ver imagen 7.

IMAGEN 7.

Si la información que se ingresa es la correcta, aparecerá un mensaje indicando que el cambio de

password se realizó en forma correcta. Una vez que ocurre esto el programa se cerrará, no sin antes indicar que vuelva a cargar la aplicación para su correcto uso e inicio directamente sobre el área de operaciones referentes al registro de bienes. Ver imagen 8.

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IMAGEN 8. Después de que aparezca este mensaje es necesario oprimir el botón con el mensaje “OK”, una vez

que ocurre esto el programa termina y es necesario cargar de nuevo la aplicación; es necesario teclear el usuario y el password nuevo tecleado para ingresar satisfactoriamente al sistema. Si la información que se ingresa es correcta aparecerá la pantalla de menú principal. Ver imagen 9.

IMAGEN 9.

Ahora que la aplicación se ha activado adecuadamente se puede dar inicio al registro de bienes, como medida de seguridad cada usuario, de acuerdo a permisos, puede accesar a una sola dependencia, por ello se observará que automáticamente se muestra la dependencia a la cual pertenece el usuario, esto nos permite mantener orden y control, no permitiendo un registro de bienes para otra u (as) dependencia (s). En caso de presentarse algún error debe informarse inmediatamente al Administrador del sistema.

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Dependiendo del nivel de seguridad con el que se generó el usuario será la información que pueda reportar, por ello en el ejemplo, el campo de Subdependencia por default “aparece” la subdependencia “00”, y puede realizar los movimientos de bienes de todas las subdependencias de la dependencia ”721”, otros solo podrán ver solo una dependencia, ver imagen 10. Dentro de nuestro ejemplo el usuario “MSANCHEZ”, puede obtener la información de cualquier subdependencia que forme parte de la subdependencia “721 - Patronato Universitario”.

IMAGEN 10.

Se tomará como ejemplo la subdependencia “01 - Auditoría Interna”, en el campo en donde

aparece el “cursor”, para ello se ingresa el número “01”, al terminar se debe de teclear “ENTER”, entonces automáticamente aparecerá el nombre de la Subdependencia, en este caso aparecerá Auditoría Interna. Ver imagen 11.

IMAGEN 11. En caso de ingresar la clave de una subdependencia que no exista aparecerá el siguiente mensaje. Ver

imagen 12.

IMAGEN 12. Para hacer desaparecer el mensaje de aviso, será necesario oprimir “ENTER”, e inmediatamente

ingresar los datos correctos para hacer uso de los movimientos que en la parte inferior del menú principal se encuentran, operaciones principales para el manejo de Inventarios. Ver imagen 13.

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IMAGEN 13. Una vez que ha sido validada la información y sea correcta, se procederá a seleccionar el movimiento

a realizar, para ello se presenta la siguiente explicación de los movimientos que soporta la aplicación de captura. Ver imagen 14.

IMAGEN 14. 1.Captura. Permite el registro de bienes (inventariables, no inventariables y vehículos). 2.Modificaciones. Permite la corrección del registro, siempre y cuando aun no ha sido aceptado por el departamento de Control de Inventarios. 3.Bajas. Permite el registro de bajas de bienes, ya sea al almacén de bajas o aun centro de trabajo específico. 4.Consultas. Permite verificar el estado que guarda el registro dentro del sistema.

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5.Transferencias entre Dependencias. Permite el registro de transferencias de bienes entre dos dependencias. 6.Transferencias Locales. Permite registrar transferencias entre la misma dependencias, pero diferentes centros de trabajo. 7.Reexpedición de Carátula de Fax. Permite la reimpresión de la carátula expedida por el

sistema para cada movimiento. 8.Creación de Centros de Trabajo. Permite enviar un mensaje al Administrador del sistema

para la creación de centros de trabajo y permitir un mayor control de bienes dentro de la dependencia.

A continuación se dará presentará la explicación de cada uno de los movimientos dentro de la

aplicación:

1.Captura.

El primer movimiento que se presenta es la captura de bienes, es decir, el registro de altas dentro del sistema; una vez que se acepta este movimiento, se presenta una segunda pantalla, esta nos presenta dos opciones : -BIENES Y, -VEHICULOS. Ver imagen 15.

IMAGEN 15. Al mostrarse este segunda pantalla, se establece la existencia de dos opciones para registrar un bien,

ya sea un bien mueble o un vehículo. Ver imagen 16.

IMAGEN 16.

Dentro de nuestro ejemplo se dará de alta un bien mueble, para lo cual realizaremos los siguientes

pasos: Dentro de la segunda pantalla se debe seleccionar la opción de BIENES, y dar “click” al botón de

aceptar para ingresar a la pantalla de registro del movimiento; es importante señalar que para realizar el registro de un bien es necesario contar con todos los datos o características importantes del bien adquirido, ya que todos estos datos se ingresan dentro del registro y la falta de alguno de ellos impedirá el registro del bien.

Es importante contar con todos los documentos que conllevan a la adquisición del bien, ya que como se verá posteriormente son de vital importancia para la validación del movimiento, debido a que deben ser enviados vía fax al Departamento de Control de Inventarios. Una vez dentro de la opción de registro de bienes aparecerá la siguiente pantalla. Ver imagen 17.

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IMAGEN 17. En la parte superior izquierda nos muestra que movimiento se va a realizar, es decir, el REGISTRO

DE BIENES. Ver imagen 18.

IMAGEN 18.

En la parte superior derecha nos muestra la fecha del sistema, que tiene que concordar con día que se

va a trabajar, en caso de que la fecha del sistema no sea la correcta es necesario avisar al Administrador del Sistema para su pronta corrección. Ver imagen 19.

IMAGEN 19.

A continuación se presenta en la parte superior izquierda, la clave y el nombre de la Dependencia y la Subdependencia a trabajar. Ver imagen 20.

IMAGEN 20.

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Inicialmente se trabajará dentro de la parte de “Identificación del Bien”, esta sección esta compuesta por los siguientes campos:

• Número de Bienes, • Tipo de Adquisición, • Número de Inventario[Con número (etiqueta, placa), sin número] y, • Número de registros a capturar. Ver imagen 20.

IMAGEN 20.

En esta parte se comenzará la captura de información para alimentar el sistema, para ello se debe capturar el número de bienes a registrar, esto es en función de cuantos bienes tiene la factura y tiene la restricción de un máximo de 50 bienes por captura.

El tipo de Adquisición es en función de la forma como fue adquirido u obtenido el bien, si existe duda en esta parte es necesario comunicarse al Departamento de Control de Inventarios para conocer que tipo de adquisición que se elegirá. Los tipos de adquisición más comunes son los siguientes. Ver imagen 21.

IMAGEN 21.

• COMPRA DIRECTA • UNAM- BID • DONACION • FUNDACION UNAM • PEDIDOS DE IMPORTACION • PEDIDOS NACIONALES • OTROS

La parte del número de inventario presenta dos opciones: Si y No. Ver imagen 22. IMAGEN 22. IMAGEN 23.

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Si se elige la opción “SI” aparecerá la opción de “Material” con dos opciones “Etiquetas” y “Placas”. Ver imagen 23. Si se elige la opción “NO” automáticamente aparecerá la pantalla de captura de información de bienes no inventariables.

IMAGEN 23.

Es decir nos muestra que la dotación de números de inventario esta compuesta de dos materiales y que pueden utilizarse cualquiera de los dos indistintamente, siempre y cuando la subdependencia cuente con los números de inventario; en caso de no tener dotación es necesario comunicarse con el Administrador del Sistema para su pronta asignación.

La parte de “Registros” dentro de esta pantalla nos presenta el número de bienes que se darán de alta y cual es el que se captura actualmente. Ver imagen 24.

IMAGEN 24.

La siguiente parte de la aplicación a capturar es la parte de la “Información del Bien”, que esta compuesta por:

• Documento de Adquisición, • Fecha de Adquisición, • Número de Inventario, • Cantidad Global, • Clave del Bien, • Grupo del Bien, • Costo del Bien, • Marca, • Serie y, • Modelo

Ver Imagen 25.

IMAGEN 25

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Iniciaremos con el “Documento de Adquisición”, en este campo se capturará el número del identificador de la documentación soporte, es decir, el número de la factura. Después se ingresa la fecha de adquisición del bien, esta se compone por un campo compuesto de la siguiente forma: DD/MMM/AAAA,. La fecha se tiene que ingresar de la siguiente forma: 25/MAY/1998, se inicia ingresando el día, este no debe ser mayor a 31 dependiendo del mes; el mes se ingresa en letra y únicamente las tres primeras letras, por ejemplo ENE, de enero, Jun, de junio, SEP, de septiembre y por último se ingresa el año, para este se debe de capturar los cuatro dígitos del año.

Si es un documento con números de inventario pendientes a comprobar, automáticamente en el campo de número de inventario aparecerá el número apartado para este documento y también de forma automática aparecerá el número de bienes a registrar. En caso de que no se cuente con números pendientes de comprobar, automáticamente aparecerá el siguiente número de inventario a trabajar, este número dependerá del material que se selecciono en la parte de registro anterior de la captura. El siguiente campo a trabajar es la Cantidad Global, en este campo se trabajará el caso los números de inventario globales, es decir, un número de inventario que respalda a varios bienes; por default inicia en “0001”, cuando se trata de un solo bien, en este caso únicamente se deberá dar “Enter” al campo. El campo de Clave del Bien almacenará el número o clave de bien que se desea dar de alta, en caso de que no conozca la clave del bien es necesario consultar el catálogo de bienes mediante la aplicación de Consulta del SICOP. Si la clave que se teclea es correcta aparecerá delante de la clave el nombre del bien el cual se desea dar de alta.

Una vez que se tiene correcta la clave del bien, automáticamente se mostrará el Grupo del bien al cual pertenece dicho bien esto en relación al Catálogo de Bienes manejado por el Departamento de Control de Inventarios.

El siguiente campo a capturar es el costo, este campo no acepta valores alfabéticos ni alfanuméricos; los campos de Marca, Serie y Modelo están en función de las características del bien, aceptan valores alfabéticos, numéricos y alfanuméricos.

Posteriormente se inicia con la captura de la marca, el modelo y la serie del bien, esto generalmente se establece en la factura, en caso de faltar es necesario realizar una verificación física del bien. En algunas ocasiones no existe esta información a lo cual se recomienda que no se deje en blanco, el o los campos afectados, para ello es posible ingresar la abreviatura (“S/D”, es decir sin datos). En la parte superior derecha aparece la leyenda “¿Desea Conservar los Datos?”, esta leyenda nos permite no borrar los datos de la captura para poderlos utilizar en bienes con las mismas características, esto ocurre cuando es una captura demás de un bien con las mismas características, con esto se evita la re-captura de datos. Ver imagen 26.

IMAGEN 26.

La siguiente parte de la aplicación a capturar es la parte de la “Ubicación del Bien”, esta parte se compone por los siguientes campos: • Clave del edificio, • Zona, • Edificio, • Nivel, • Local y, • Centro de trabajo. Ver imagen 27.

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IMAGEN 27.

La clave del edificio se refiere a la clave proporcionada por el Departamento de Bienes Inmuebles, esta clave esta compuesta con 10 dígitos y existen tantas claves de edificios para una dependencia de acuerdo a lugares donde se localizan sus oficinas y lugares de trabajo dentro de la UNAM. Si no se conoce las claves de los edificios en donde se localizan sus lugares de trabajo es necesario comunicarse con el Administrador del Sistema o consultarlas dentro de la aplicación de “CONSULTAS”. Ver imagen 28.

IMAGEN 28.

Una vez que sea capturado correctamente la clave del edificio donde se ubicará el bien, el nombre de la zona y el nombre del edificio aparecerán automáticamente en las zonas posteriores a las de captura. El campo de nivel se refiere al piso donde se localizará el bien. El local se refiere al lugar donde se localizará el bien, es decir, que tipo de área alojará el bien. Ver imagen 29.

IMAGEN 29. El centro de trabajo se refiere a las los lugares o zonas en que esta dividida la dependencia para una mejor

organización de su información. En caso de no tener centro de trabajos registrados dentro del sistema se deberá ingresar la opción de “000 Sin Centro de Trabajo”. Ver imagen 30.

IMAGEN 30.

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En caso de que se trate de más de un bien, el sistema cuenta con los botones de desplazamiento de

información, estos son botones con imágenes de flechas que aparecen en la parte posterior del programa y nos permiten “navegar” por la información ya capturada, nos permiten ir a la primera captura, última captura, siguiente captura y captura anterior. Ver imagen 31.

IMAGEN 31.

Si se desea corregir algo es necesario colocarse en la información a corregir, realizar las modificaciones y una vez que se han realizado las modificaciones teclear el botón “ACEPTAR”, con esto realizamos los cambios en la información. Si se desea continuar con la captura del bien se debe oprimir el botón de “Regresar a captura”, con esto regresa a la pantalla de captura. Ver imagen 32.

IMAGEN 32.

Cuando se tiene la captura de todos los datos en forma correcta se debe teclear el botón de “ACEPTAR” con esto se realiza el ingreso de información a la base de datos; en caso de que se trate de más de un bien, es necesario dar “ACEPTAR” para cada uno de los bienes que se desea registrar hasta llegar al número ingresado al principio de la captura. De igual forma también se localizan los botones de “CANCELAR” y “SALIR”. El botón de “CANCELAR” permite limpiar todos y cada una de los campos que cuentan información, de igual forma permite eliminar cualquier captura parcial que se haya realizado. El botón de “SALIR” permite salir de la pantalla de registro, permitiendo regresar a la pantalla de menú inicial.

Cuando se termina de registrar el(los) bien(es) se debe teclear el botón de “ACEPTAR”,

automáticamente el sistema realizará el registro en el sistema y asignará un Número de Folio a la captura realizada. Ver imagen 33. El Número de Folio se visualizará en la parte superior derecha de la pantalla de captura. Ver Imagen 34.

IMAGEN 33.

IMAGEN 34 De igual forma el sistema imprimirá un contra-recibo (Carátula de fax), que contiene el número de

folio, la Dependencia y el usuario que realizó la captura, el número de bienes registrados y algún teléfono, si lo tiene, para comunicarse con el usuario para cualquier aclaración por parte del Departamento de Control de Inventarios. También se imprimirá un reporte global del movimiento realizado. Cuando se realice la

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asignación del número de folio se podrá realizar más capturas de bienes. Posterior a esto se enviará, mediante el uso del fax, la carátula de fax y la información o documentación soporte. En caso de que se trate de la captura de un bien que por sus características sea un bien no inventariable, se debe elegir en la parte de “Número de Inventario” la opción “NO”Ver imagen 35.

IMAGEN 35. Con ello aparece la pantalla de captura de bienes no inventariables, esta se compone de los siguientes

campos:

• Cantidad, • Descripción, • Grupo del Bien, • Precio Unitario, • Precio Total, • Factura y, • Fecha de Adquisición. Ver imagen 36.

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IMAGEN 36.

Estos campo se capturan de la siguiente forma:

• Cantidad. Debe ingresar la cantidad global de bienes a registrar. • Descripción. Es el nombre que recibe el bien. • Grupo del bien. Clave del grupo al que pertenece el bien. En la parte de enfrente del campo aparecerá la

descripción del grupo, una vez que se ingrese correctamente la clave. • Precio Unitario. Costo unitario del bien. • Precio Total. Costo global de o los bienes registrados, este aparece automáticamente. • Factura. Número identificador de la documentación soporte. • Fecha de adquisición. Fecha de compra del bien, debe ingresar con el formato DD/MMM/AAAA, dos

dígitos para el día, tres letras para el mes y cuatro dígitos para el año. • Observaciones. Este campo nos permite almacenar información valiosa, que nos permita conocer

características importantes u observaciones que se crean pertinentes agregar a la captura del bien, en caso de no tener alguna información es importante ingresar la abreviación S/D(Sin datos), ya que el sistema no permite ingresar un registro con campos en blanco.

En caso de que se trate de ingresar más bienes de los capturados al principio, aparecerá el siguiente

mensaje. Ver imagen 37.

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IMAGEN 37. Un ejemplo de la pantalla de bienes sin número de inventario es la siguiente.Ver imagen 38.

IMAGEN 38.

En caso de que se trate de más de un bien se cuenta con los botones de desplazamiento de información, estos son flechas que aparecen en la parte posterior del programa, y nos permiten “navegar” por la información ya capturada, nos permiten ir a la primera captura, última captura, siguiente captura y anterior captura. Ver imagen 39.

IMAGEN 39.

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Si se desea continuar con la captura del bien se debe oprimir el botón de “Regresar a captura”, con

esto regresa a la pantalla de captura. Una vez que la captura se a concluido se teclea el botón “ACEPTAR”, con esto el sistema realiza la captura de información dentro de la base de datos y asigna un número de folio al registro. Ver imagen 40 y 41.

IMAGEN 40.

IMAGEN 41.

Algunas veces por algún error o por una mala captura es necesario re-iniciar el registro por lo cual es necesario eliminar todo lo ya capturado, cuando ya se cuenta con alguna información aparecerá la siguiente pantalla. Ver imagen 42.

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IMAGEN 42.

Esto permite avisar al usuario que todo los que a registrado se va a eliminar.

Una vez que ya se cuenta con el contra-recibo (Carátula de Fax) y la documentación soporte del movimiento, es necesario enviarla por fax a los números proporcionados por el Departamento de Control de Inventarios, para la verificación visual del registro.

Todos los campos que se presentan en la pantalla de captura, tanto de bienes con número de

inventario como de sin número de inventario, deben ser ingresados con información, no se acepta ingresar los campos en blanco. La carátula del fax esta compuesta por el identificador de movimiento o número de folio para las bajas se explica a continuación: DCI: Departamento de Control de Inventarios La siguiente parte del folio puede variar dependiendo del registro que se realizó: AC Compra directa, AD Donación, AI Importación, AN Nacional

Y por último aparece el número consecutivo de movimiento. Con esto termina el proceso de captura de un bien, se continuará con la captura de un vehículo.

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2.Captura de Vehículos. De igual forma, como se inicia la captura de los bienes. Ver imagen 43. Se debe indicar dentro del menú inicial, la opción de captura, una vez seleccionada, se oprime el botón de “ACEPTAR”, con esto se despliega la pantalla de opciones, en esta parte se debe seleccionar la de “VEHICULOS”. Ver imagen 44.

IMAGEN 43. IMAGEN 44.

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Una vez que se ha señalado la opción de vehículos, se ingresa a la siguiente pantalla que es la de “REGISTRO DE VEHICULOS”. Ver imagen 45.

IMAGEN 45. En esta pantalla aparece cual es el movimiento que se realiza, y la fecha de proceso, ver imágenes 46 y 47.

IMAGEN 46. IMAGEN47. El registro de vehículos se encuentra dividido de la siguiente forma: • Datos del registro del vehículo.

• Tipo de Adquisición y, • Número de inventario

• Datos Generales del vehículo. • Clave del vehículo • Clave de uso • Costo • Fecha de Adquisición • Documento de Adquisición • Origen • Centro de Trabajo

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• Datos particulares del vehículo.

• Marca • Submarca • Placas • Modelo • R.F.V. • Resguardo

• Datos Físicos del vehículo. • Motor • Serie • No.Cilindros • Transmisión • Capacidad

• Observaciones del vehículo. • Observaciones

A continuación se presenta la explicación para cada campo:

• Datos del registro del vehículo. • Tipo de Adquisición: nos permite ingresar la forma por la cual se adquirió el bien, estas pueden ser:

Compra Directa, Donación, Pedidos Nacionales y Otros. • Número de inventario: el número de inventario por asignarse, este debe pertenecer a la dependencia

y ser únicamente del tipo placa, ya que no es posible asignar una etiqueta por ser de uso delicado. • Datos Generales del vehículo.

• Clave del vehículo: este campo esta predeterminado para registrar los siguientes campos: Automóvil, vagoneta, camioneta, camión, remolque, tractor, bicicleta, Marítimos, y otros. Es necesario capturar el tipo de transporte que se adquiere.

• Clave de uso: Este campo permite establecer que uso va a tener el transporte siendo las más comunes: Funcionario, carga, transporte personal, utilitarios, uso específico.

• Costo: es la cantidad o valor monetario o precio del vehículo adquirido. • Fecha de Adquisición: Aquí es necesario ingresar la fecha con la siguiente estructura:

DD/MMM/AAAA, por ejemplo: 15/MAY/1999, es necesario comentar que el mes se debe ingresar con letras ya que el campo así esta diseñado, de igual forma deben de ingresarse números para días y el año.

• Documento de Adquisición: Este campo nos permite registrar el documento fuente de la transacción, mejor conocida como factura o nota de remisión.

• Origen: Este campo muestra sólo dos opciones: Extranjero, Nacional. • Centro de Trabajo: Este es el lugar en el cual es vehículo estará siendo usado.

• Datos particulares del vehículo. • Marca: Aquí es necesario ingresar la marca del vehículo. • Submarca: Aquí es necesario ingresar la submarca del vehículo. • Placas: Si ya cuenta con las placas, es necesario ingresar el número asignado. • Modelo: Este campo registra lo referente al modelo del vehículo (Año). • R.F.V.: Si ya cuenta con el Registro Federal del Vehículo, es necesario ingresar el número asignado. • Resguardo: Si ya cuenta con el Resguardo, es necesario ingresar el número asignado.

• Datos Físicos del vehículo. • Motor: Se debe ingresar el número de motor del vehículo. • Serie: Se debe ingresar el número de serie del motor del vehículo. • Número de Cilindros: Aquí se registran el número de cilindros del vehículo. • Transmisión: En este apartado existen dos opciones: Automática o Estándar. • Capacidad: Aquí se ingresa la capacidad máxima del vehículo.

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• Observaciones del vehículo. • Observaciones: Este campo permite adherir al registro cualquier dato relevante o sobresaliente que no a

sido registrado. Iniciaremos con la captura:, se ingresará en primera instancia la forma de adquisición. Ver imagen 48.:

IMAGEN 48. Una vez seleccionada la forma de adquisición del bien procede a registrar el número de inventario

que se asignará al bien, es importante señalar que el número que se asigne debe pertenecer a la dependencia y ser una placa, ver imagen 49:

IMAGEN 49. Si por algún motivo se diera el caso de ingresar un número de inventario que no sea una placa sino una etiqueta aparecerá el siguiente error: Ver imagen 50. IMAGEN 50.

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Esto implica llegar a la conclusión de que para dar de alta un vehículo, el número de inventario que se asigna sea de la dependencia y no se trate de una etiqueta como material, ver imagen 51.

IMAGEN 51. Cuando ha sido asignado satisfactoriamente el número de inventario se continuará capturando la información del bien, para ello se procede a registrar la parte correspondiente a la identificación del vehículo, el campo concerniente a la clave del vehículo nos muestra todos los vehículos susceptibles a ser seleccionados, ver imagen 52.

IMAGEN 52. Igualmente la clave de uso presenta las principales opciones de uso que pueden tener los vehículos, es importante mencionar que los campos no pueden quedar en blanco. Ver imagen 53.

IMAGEN 53. Una vez que se ha seleccionado el vehículo y su uso, se procede a ingresar la información referente al costo, fecha de adquisición y el documento de adquisición, es necesario ingresar la información pertinente a cada campo, es decir, números dentro del costo, mes con letras dentro de la fecha, etc. Ver imagen 54.

IMAGEN 54. El siguiente dato a ingresar es el Origen del vehículo, para ello solo existen 2 opciones: Nacional y Extranjero, ver imagen 55.

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IMAGEN 55. El siguiente campo a ingresar es el Centro de Trabajo, esto nos permite ubicar correctamente el vehículo dentro de la Dependencia, de acuerdo a los centros de trabajo con que cuenta la Dependencia, estos aparecerán dentro del sistema, en caso de no existir en lugar, es necesario enviar un mensaje al Administrador del sistema, mediante el sistema de mensajes de SICOP, para dar aviso y pronta creación del centro de trabajo. Ver imagen 56.

IMAGEN 56. La siguiente área de la pantalla a capturar corresponde a los Datos Particulares del Vehículo, es decir, a las características propias de cada vehículo. Ver imagen 57.

IMAGEN 57. La siguiente área de la pantalla a capturar corresponde a los Datos Físicos del Vehículo, es decir, características propias del motor, si existe, y opciones de capacidad y características específicas del vehículo, es importante destacar que la transmisión puede ser Automática o Estándar. Ver imagen 58.

IMAGEN 58. De igual forma como se mostró en la captura de bienes, la pantalla muestra una opción para ingresar algún tipo de datos que sea de interés para almacenar, es el campo de Observaciones, ver imagen 59.

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IMAGEN 59. Nuestra pantalla completamente capturada se muestra a continuación. Ver imagen 60.

IMAGEN 60. Una vez que la información ha sido debidamente capturada se procede a dar “click” al botón de “ACEPTAR”, con ello se ingresará la información dentro de la base de datos, y al igual que la parte concerniente al registro de bienes, en la parte superior izquierda se mostrará un número de folio resultante del registro, que será el identificador del movimiento, ver imagen 61 Y 62.

IMAGEN 61.

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IMAGEN 62. El sistema emitirá una carátula de fax y un reporte global del movimiento realizado, la carátula mostrará el folio asignado al movimiento y datos generales del movimiento, dicha carátula deberá enviarse mediante fax junto con la documentación soporte para su revisión visual por parte del personal del Departamento de Control de Inventarios. Con esto se termina de capturar el vehículo.

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2.Modificaciones. El segundo movimiento que se presenta son las modificaciones, ver imagen 63, una vez que se

acepta este movimiento, se presenta una pantalla pequeña, la cual presenta dos opciones: -BIENES Y, -VEHICULOS. Ver imagen 64. IMAGEN 63 y 64.

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Esto nos explica que existen dos opciones a modificar, ya sea un bien con número de inventario o sin número de inventario ó un vehículo. Ver imagen.65. IMAGEN 65. Una vez seleccionada la opción deseada, aparecerá la primer pantalla, iniciaremos con la modificación de un registro que contiene bienes muebles.

En la parte superior izquierda nos muestra que movimiento se va a realizar, es decir, la MODIFICACIÓN DE REGISTROS (bienes), ver imagen 66, en la parte posterior derecha nos muestra la fecha del sistema, ver imagen 67, que tiene que ser acorde al día que se va a trabajar, en caso de que la fecha del sistema no sea la correcta es necesario avisar al Administrador del Sistema para su pronta corrección.

IMAGEN 66. IMAGEN 67.

Para hacer uso de la parte de modificación debemos de capturar el número de folio o identificador de registro dentro del sistema, ver imagen 68 Y 69, una vez que se teclea el folio, si existe, aparece toda la información del folio, en caso de no existir aparecerá un mensaje de error.

IMAGEN 68.

IMAGEN 69.

Cuando el folio es correcto aparece la información del folio dividida o agrupada de la siguiente forma:

- Datos Generales 1. Folio 2. Total de bienes registrados

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- Información Del Bien

1. Documento de Adquisición 2. Fecha de Adquisición 3. Número de Inventario 4. Cantidad Global 5. Clave del Bien 6. Grupo del Bien 7. Costo 8. Marca 9. Serie 10. Modelo

- Ubicación Del Bien

1. Clave Del Edificio 2. Zona 3. Edificio 4. Nivel 5. Local 6. Centro de Trabajo. Ver imagen 70.

IMAGEN 70. Y las herramientas de “navegación” de la información, ver imagen 71.

IMAGEN 71.

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La información puede ser modificada siempre y cuando los datos no estén siendo verificados o revisados

por el Departamento de Control de Inventarios o cuando el registro ya haya sido aceptado. No toda la información que se presenta dentro de la Modificación de Registros puede ser corregida, como es el caso de los siguientes datos: - Número de Folio - Documento de Adquisición - Fecha de Adquisición y, - Número de Inventario.

Los demás campos pueden actualizarse de acuerdo a los datos correctos, en caso de tener un problema con los datos antes mencionados, favor de comunicarse con el Administrador del Sistema. Cuando se modifica algún campo es necesario oprimir el botón de “Aceptar Registro”, esto es necesario para que la información se guarde correctamente, para aceptar todo el folio es necesario oprimir el botón de “Aceptar” con ello el folio queda listo para ser verificado por el Departamento de Control de Inventarios.

Lo mismo ocurre con la información registrada sin la asignación de un número de inventario se muestra la siguiente información. Ver imagen 72.

IMAGEN 72. - Cantidad - Descripción - Grupo del Bien - Precio Unitario - Precio Total - Factura - Fecha de Adquisición

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La mayor parte de la información capturada puede ser modificada, a excepción de : El Número de Folio, La documentación soporte, La fecha de Adquisición, El número de inventario y La cantidad de bien dada de alta. Ver imagen 73.

IMAGEN 73 En caso de que la información este correctamente registrada, es necesario oprimir o dar “click” al botón de “Aceptar” para que los cambios se realicen, con esto se permite terminar correctamente el proceso de modificaciones para un bien.

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De igual forma el registro de los vehículos puede ser modificado, para ello es necesario ingresar dentro del menú principal y seleccionar la opción de “Modificaciones “, una vez que se ha seleccionado aparece una pequeña pantalla donde se selecciona la opción de vehículos. La pantalla de “Modificación a Vehículos” se muestra a continuación. Ver imagen 74:

IMAGEN 74. Una vez que aparece la pantalla de “Modificación de Vehículos”, se debe ingresar el folio. Ver imagen 75. Al igual que los bienes muebles, la información no podrá ser modificada si ya fue aceptada o esta siendo verificada.

IMAGEN 75. Cuando ha sido aceptado el identificador del registro o folio aparecerá la información almacenada en la base de datos presentando ciertos campos que no pueden ser modificados, estos campos son: Número de Folio, Número de Inventario y Tipo de Adquisición. Ver imagen 76.

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IMAGEN 76. Para realizar satisfactoriamente el movimiento, es necesario dar “click” al botón de “ACEPTAR”, con esto los cambio realizados con la información se almacenaran dentro de la base de datos. Una vez que se realiza la modificación, será necesario dar “click” al botón de “SALIR”, para regresar al menú principal. Las modificaciones nos permiten corregir un registro o establecer un registro como listo para verificar, cuando el registro de un bien es registrado como erróneo por algún problema ajeno al registro, como lo puede ser el mal envío de un fax, falta de información, información borrosa, etc; es necesario ingresar a esta opción para actualizar el registro. Con esto culmina la explicación de la opción de modificaciones de un registro.

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3.Bajas El movimiento de “BAJAS”, permite desasociar bienes de una dependencia, ya sea bienes muebles o

vehículos. Es importante destacar que dependiendo del tipo de Dependencia, es decir, local o foránea, se tendrán que tomar en cuenta ciertos parámetros importantes para el registro. Cuando se trate de una dependencia foránea y antes de realizar el movimiento es importante corroborar la existencia del centro de trabajo “Almacén de Bajas”, este dependerá directamente de la Coordinación, Por ello la Coordinación debe utilizar el movimiento correspondiente del menú principal que establece la creación de los centros de trabajo, este punto se ampliará más adelante dentro del manual. Para las dependencias locales, es decir dentro de la Ciudad Universitaria, no es necesario crear el centro de trabajo número “100”, ya que para dar de baja los bienes es necesario su registro dentro del sistema y esperar el comunicado de traslado al Almacén de Bajas. Hecha esta aclaración es necesario realizar lo siguiente para dar de baja un bien sea una dependencia local o foránea. Dentro del Menú Principal se debe seleccionar la opción de “BAJAS”, una vez que se realice esto, se debe dar “click” al botón de “Aceptar”. Ver imagen 77.

IMAGEN 77.

Al realizar esto se muestra una segunda pantalla dentro del menú principal donde se muestran dos opciones: • Bienes y, • Vehículos.

Iniciaremos la explicación con la baja de bienes. La pantalla se muestra a continuación: (Ver imagen 78)

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IMAGEN 78. En la parte superior izquierda aparece el nombre del movimiento que se está realizando, en este caso aparece la leyenda de “BAJAS”, ver imagen 79.

IMAGEN 79

La pantalla nos muestra la dependencia en la cual estamos trabajando, ver imagen 80.

Enseguida de esta identificación de la Dependencia, se presenta la parte de identificación de bien, esta compuesta por los siguientes elementos: • Número de bienes, • Número de inventario, • Tipo de baja (Obsoleto, Robo, extravío y otros), • Bienes con número de inventario o sin número de inventario. • Identificador de Numero de Bienes a dar de baja. Ver imagen 80.

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IMAGEN 80. Una vez que sea ingresado el número de bienes a dar de baja, se procede a elegir el tipo de baja, para lo cual se presentan únicamente 4 opciones, esta son: Obsoleto, Robo, Extravío y Otros. Ver imagen 81.

IMAGEN 81. En caso de no seleccionar algún tipo de baja se presentará el siguiente mensaje: Ver imagen 82. IMAGEN 82. Cuando se ha elegido el tipo de baja a procesar, el siguiente campo a establecer es si el bien a dar de baja es un bien inventariado o sin inventario, iniciaremos con un bien con número de inventario, para lo cual debemos seleccionar dicha opción, posteriormente se ingresará el número de inventario, es importante señalar que para dar de baja un bien, es decir, el número de inventario, este debe de estar activo dentro del activo fijo de la dependencia, y no estar en algún proceso pendiente de registrar, no puede ser un número anteriormente dado de baja, y debe ser un número asignado a esta dependencia. Todas estas validaciones las realiza la aplicación automáticamente, únicamente el usuario debe ingresar el número de inventario. Ver imagen 83 y 84. IMAGEN 83.

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IMAGEN 84. Cuando el número de inventario es aceptado, automáticamente aparece la información referente al bien. Ver imagen 85.

IMAGEN 85. Dentro de la parte de “Información del bien” aparece un campo llamado “Nueva Ubicación”, ver imagen 86, en este campo se puede especificar el lugar a donde vayan los bienes, este lugar es fuera de la UNAM y únicamente se habilita cuando el tipo de baja es Donación.

IMAGEN 86.

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Dentro del recuadro de información de “Ubicación”, en caso de ser una dependencia local, es decir,

dentro de C.U., y algunas del área metropolitana, aparecerá automáticamente la información del “Almacén de Bajas”, y al final aparecerá un campo para ingresar las observaciones pertinentes de motivo de la baja o datos complementarios a ella. Ver imagen 87.

IMAGEN 87. Cuando la baja la realiza una dependencia foránea es necesario que exista el centro de trabajo de la

Coordinación, este proceso como tal se realiza dentro de la opción de Transferencia de Bienes, no dentro de Baja de Bienes. Cuando se a culminado por asignar los números de inventario para el registro se procede a dar “click” al botón de “ACEPTAR”, ver imagen 88.

IMAGEN 88. En caso de que se de “click” al botón de salir antes de terminar el registro aparecerá el siguiente mensaje, ver imagen 89.

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IMAGEN 89. Al momento de dar “click” al botón de “Aceptar”, se asignará un número de folio, este identificador del movimiento aparecerá en la parte superior derecha de la pantalla. Ver imagen 90.

IMAGEN 90. El identificador de movimiento o número de folio para las bajas se explica a continuación: DCI: Departamento de Control de Inventarios La siguiente parte del número puede variar de acuerdo a la baja que se realizó, estos pueden ser: BN Donación BD Destrucción BO Otros BR Robo BS Desuso Y por último aparece el número consecutivo de movimiento. Ejemplo : “000020”. Ver imagen 91. IMAGEN 91.

El sistema emite dos reportes uno general, es decir, la carátula de fax y un reporte general del movimiento, prosigue enviar la información vía fax al Departamento de Control de Inventarios para verificación.

Las bajas de bienes sin asignación de un número de inventario se presentaran a continuación:

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Para realizar la baja de bienes sin un número de inventario se deberá seleccionar la opción de “NO” dentro del campo de “NUMERO DE INVENTARIO”, una vez que ocurra esto se deberá ingresar el folio dentro del cual fue registrado dicho bien. Ver imagen 92.

IMAGEN 92. Una vez que ya se cuenta con el número de folio se deberá teclear correctamente dentro del campo de

solicitud, si la información es correcta se presentará la información en la parte inferior de la pantalla. Ver imagen 93.

IMAGEN 93. La información de o los bienes se presentará en la parte inferior de la pantalla. Ver imagen 94.

IMAGEN 94.

En este ejemplo se presentará la información de l solo bien. Para darlo de baja es necesario dar doble

“click” al bien, y automáticamente se presentará la información del bien en la parte inferior de esta pantalla,

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en la parte de “Cuantos Bienes” se deberá seleccionar la cantidad de bienes a dar de baja, esto siempre y cuando sean bienes del mismo tipo y existan más de uno, de igual forma se puede ingresar las observaciones pertinentes al registro, únicamente nos resta aceptar la baja, para ello se da click al botón de “ACEPTAR”. Ver imagen 95.

IMAGEN 95.

Al aceptar el registro el sistema emite un reporte con la información a detalle y general de movimiento, de igual forma emite un número de folio, mostrándose este en la parte superior de la pantalla. Ver imagen 96.

IMAGEN 96. Hasta aquí la explicación de la opción de bajas de bienes.

De igual forma es la baja para los vehículos únicamente se debe seleccionar correctamente el folio del vehículo con el cual se registro dentro del sistema, una vez verificada visualmente la información se procederá a aceptar el registro del bien, deberá enviarse vía fax la carátula del fax emitida por el sistema y su debida documentación soporte.

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4.Transferencias entre Dependencias. La transferencia de bienes entre dependencias puede ser realizada entre dos dependencias que cuenten con el sistema SICOP, y siempre y cuando los bienes estén dados de alta dentro del mismo Para realizar la transferencia entre dos dependencias se debe seleccionar la opción de “Transferencias/Dependencias”, del menú principal, ver imagen 97.

IMAGEN 97. Cuando se selecciona esta opción debe darse doble “click” al movimiento para que pase automáticamente al botón de “ACEPTAR”, o dar directamente “click” al botón de “ACEPTAR”. Esto nos permite ingresar a la parte del programa de relacionado con las transferencias de bienes entre dependencias. La pantalla de Transferencias, al igual que las demás pantallas, nos muestra el movimiento que se seleccionó y la fecha de proceso, si existiera algún dato incorrecto dentro de los datos de identificación de movimiento debe darse aviso inmediatamente al administrador del sistema. Ver imágenes 97A y 97B.

IMAGEN 97 A IMAGEN 97B La pantalla principal del movimiento de transferencias entre Dependencias es la que se muestra a continuación, ver imagen 98.

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IMAGEN 98. En esta pantalla se puede ver la dependencia origen, es decir, de acuerdo al usuario que ingreso al sistema, es la dependencia en que se está trabajando, ver imagen 98 A. IMAGEN 98 A. La siguiente parte a ingresar datos es la de “Identificación de la Dependencia Destino”, esta se muestra a continuación, ver imagen 98 B.

IMAGEN 98 B.

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En esta parte se tiene que ingresar la clave de la Dependencia Destino, Dependencia y Subdependencia, ejemplo 311-04, si la dependencia existe automáticamente aparecerá la descripción de estas claves, con esto ya podemos realizar la transferencia de bienes, en caso de no existir, se mostrará un mensaje de error. Ver imagen 99. El cursor se establecerá en el campo referente al número de bienes. Posteriormente se debe ingresar él o los números de inventario, en la parte derecha de esta parte aparecerá el número de bienes a registrar o procesar.

IMAGEN 99. Los números de inventarios asignados a los bienes deben de pertenecer a la dependencia de origen, por ello es necesario ingresar la información correcta, ver imagen 100.

IMAGEN 100. También es importante destacar que los bienes que se van a transferir deben estar dados de alta, un bien que esta en proceso de verificación o dado de baja no puede ser susceptible de ser tomado para transferir. Ver imagen 101.

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IMAGEN 101. Cuando todos los datos son los correctos se muestra la información del bien , ver imagen 102.

IMAGEN 102.

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Dentro de la parte referente a la “Información del Bien” se describe detalladamente las características del bien, es importante señalar que la información no puede ser modificada, en la parte derecha de la pantalla aparece un apartado con los identificadores del movimiento de información, estos son utilizados para moverse entre los datos registrados, cuando los registros son más de uno. En la parte inferior de la pantalla aparece la información referente a la nueva ubicación del bien dentro de la dependencia Destino, ver imagen 103.

IMAGEN 103. En esta parte se tiene que ingresar la clave del edificio en donde se podrá localizar el bien, automáticamente aparecerá el nombre de la zona donde se localiza el inmueble, el nivel donde estará ubicado, el local y su centro de trabajo. Para la clave del edificio, el sistema, mostrará todos los edificios o construcciones con que cuenta la dependencia destino, esto es en función de las claves asignadas por el Departamento de Bienes Inmuebles. Ver imagen 104.

IMAGEN 104. El siguiente dato a capturar es el nivel y posteriormente el local, que son los mismos que aparecen dentro de la pantalla de captura de un bien. Ver imagen 105.

IMAGEN 105.

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El siguiente dato a registrar es el Centro de trabajo, de igual forma que los edificios, de acuerdo a la dependencia destino aparecerán los centros de trabajo de dicha dependencia, ver imagen 106.

IMAGEN 106. Una vez que la información esta completa debe dar “click” al botón de “Aceptar”, para poder registrar los datos dentro de la base de datos. Al realizar la operación el sistema asignará un número identificador de movimiento, es decir, un número de folio, este número se localiza en la parte superior derecha de la forma. Ver imagen 107.

IMAGEN 107.

El sistema al mostrar en pantalla el número de folio asignado al registro, inmediatamente realizará dos impresiones, una mostrando la información del registro en forma general (carátula de fax) y otra impresión en forma detalla de todo el movimiento. Lo siguiente a realizar es enviar la información soporte del movimiento, es decir, algún oficio y la carátula de fax al Departamento de Control de Inventarios para su aprobación.

Es importante destacar que con esta opción de pueden dar de baja los bienes de las dependencias

foráneas, en la parte de nueva ubicación se deberá seleccionar la Coordinación para cada una de las dependencias y en la parte de centro de trabajo se debe seleccionar “Almacén de Bajas”. Con esto los bienes quedarán bajo el resguardo de dicha coordinación para efectos de administración de los mismos. Cada coordinación deberá costar de un lugar apropiado para al almacenamiento de estos bienes. También los bienes que se localicen dentro de este pequeño “Almacén” podrán ser sujetos de reubicaciones para otras dependencias, para ello se puede utilizar también la opción de Transferencia de bienes entre dependencias.

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En caso de que la información que se muestra en pantalla no es la correcta, puede dar “click” al botón de “CANCELAR” o al botón de “SALIR”, y se presentará la siguiente información adicional. Ver imagen 108.

IMAGEN 108. En caso de se aceptado el movimiento se envía un mensaje “tipo correo electrónico”, pero dentro del mismo SICOP, comunicando el movimiento a ambas dependencias. Con esto culmina la forma de ingresar datos dentro de la opción de Transferencias entre Dependencias.

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5.Transferencias Locales. La parte de Transferencias Locales se refiere a todos los movimientos físicos que se realizan con los bienes y que son desplazados de su lugar de origen, es decir determinado edificio, a otro edificio o centro de trabajo dentro de la misma dependencia, por ello este movimiento no asigna un número identificador de movimiento, representa un movimiento interno dentro de la dependencia. Ver imagen 109.

IMAGEN 109. Una vez seleccionada esta opción se presenta la pantalla de Transferencias Locales, en ella se ubican 4 partes importantes. La primera nos muestra la información de la dependencia que se esta trabajando, en la siguiente se presenta la información del bien, es decir, las características del bien; la siguiente información es la ubicación actual del bien mueble y al final se muestra la información de la nueva ubicación del bien. Cabe señalar que este movimiento también puede utilizarse para actualizar la información referente a la ubicación actual de los bienes que aún no cuentan con la ubicación correcta, ver imagen 110.

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IMAGEN 110. Para poder asignar un bien a otro edificio de la misma dependencia, el bien debe pertenecer a esta dependencia, y estar activo dentro del sistema, si por alguna razón no cumple con estos requisitos, el sistema no permitirá realizar el movimiento. Ver imagen 111.

IMAGEN 111.

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Si el número de inventario se asigna correctamente, aparecerá la información del bien en forma detallada, ver imagen 112.

IMAGEN 112. Dentro de la parte de Información del Bien aparecerán las características físicas del bien, en la parte posterior se mostrará la ubicación actual del bien mueble. La siguiente parte que se muestra es la de “Nueva Ubicación”, en ella se deberá ingresar la información de su nueva ubicación dentro de la dependencia. Esta parte es la de mayor interés dentro de este movimiento, ver imagen 113.

IMAGEN 113.

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En esta parte es importante destacar que automáticamente se muestran los edificios que tiene dados de alta la dependencia, de igual forma se despliega en la parte inferior del edificio la zona a la cual pertenece el edificio, ver imagen 114.

IMAGEN 114. Posteriormente se ingresa el nivel, el local y el Centro de Trabajo, para el local existe un listado de todas los lugares donde se puede localizar un bien. Ver imagen 115.

IMAGEN 115. La siguiente parte a ingresar información es la de Centro de Trabajo, ver imagen 116.

IMAGEN 116. Una vez que se ha ingresado toda la información se debe dar “click” al botón de “ACEPTAR”, con ello el sistema registrará los cambios y la información quedará almacenada con los debidos cambios. Con esto culmina la explicación de la opción de transferencias entre locales.

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6.Consultas El movimiento de consultas nos permite conocer el estado que guardan nuestros registros, mediante la utilización del número de folio o identificador. Dentro del menú principal se debe seleccionar la opción de “CONSULTAS”, ver imagen 117.

IMAGEN 117. Cuando se elige la opción se debe dar “click” al botón de “ACEPTAR”, una vez que ocurre esto aparecerá la pantalla de consultas que se muestra a continuación: Ver imagen 118.

IMAGEN 118.

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Dentro de la pantalla podemos observar las siguientes características: encabezado de la pantalla, el cual esta compuesto por la clave de la dependencia y su descripción y la clave de la subdependencia y su descripción en la que se está trabajando, ver imágenes 119 y 120.

IMAGEN 119.

IMAGEN 120. En la parte superior de la pantalla se presentan los siguientes datos: • Captura del Número de Folio, • Zoom, • Rotar, • Ajustar Imagen, • Movimiento entre imágenes, (primera, siguiente, anterior y ultima.) • Número de imágenes asignadas al folio. Ver imagen 121.

IMAGEN 121. El campo del número de folio nos permite ingresar el identificador del movimiento, de acuerdo a lo establecido anteriormente, debe ingresar primeramente las letras DCI, seguidas del movimiento realizado y del número asignado por el sistema. El “zoom” nos permite maximizar o minimizar las imágenes asignadas al folio; “Rotar” nos permite girar las imágenes del registro para una óptima visión; el “Ajustar Imagen” nos permite dar el tamaño exacto de la imagen; por último el número total de imágenes de que cuenta o de que se compone el registro. La parte de la izquierda de la pantalla, nos muestra un espacio donde aparecerá el estado que guarda el folio. En la parte inferior de este espacio, aparece un conjunto de señalizaciones, las cuales nos permiten categorizar el bien de que estamos hablando, estas categorías pueden ser Inventario, ver imagen 122, es decir, bienes muebles con número de inventario, Sin inventario, ver imagen 123, es decir, bienes muebles sin asignación de un número de inventario y Vehículos, ver imagen 124, es decir los datos más importantes del bien. En la parte inferior de las categorías se muestra un campo donde se da a conocer el número de bienes que se registraron con este número de folio. También se localizan los botones para realizar el desplazamiento dentro de toda la información. IMAGEN 122.

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IMAGEN 123 IMAGEN 124. En la parte derecha de la pantalla se muestra la subpantalla donde se mostrará la o las imágenes que

fueron asignadas para este registro, el proceso de verificación y asignación de imágenes se realiza dentro del Departamento de Control de Inventarios. Ver imagen 125.

IMAGEN 125.

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Cuando se inicia la captura del número de folio, es indispensable ingresar información correcta, en caso de no realizarlo así se presentará el siguiente aviso. Ver imagen 126.

IMAGEN 126. Si la información que se desea consultar no ha sido aceptada aparecerá la leyenda de “El Folio esta por Verificarse”, ver imagen 127.

IMAGEN 127.

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Para que el programa de consulta ofrezca la información necesaria y completa del movimiento es necesario ingresar el número de folio correcto y que pertenezca a la dependencia que se está trabajando, en caso contrario se mostrará el siguiente mensaje, ver imagen 128.

IMAGEN 128. Cuando el folio cumple con los requisitos esenciales para realizar el movimiento y se da “click” al botón de ACEPTAR”, aparecerá la información completa y correcta del bien con sus respectivas imágenes y con la leyenda “Los bienes están registrados”, ver imagen 129.

IMAGEN 129.

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Cuando las imágenes se visualizan se activan los controles de imágenes, es decir, ”zoom”, ”rotar” y moverse a través de las imágenes. Ver imagen 130. IMAGEN 130. Con el zoom podemos maximizar y minimizar el tamaño de la imagen visualizada, ver imagen 131.

IMAGEN 131.

Algunas veces los folios cuando son aceptados por el Departamento de Control de Inventarios no pueden ser vistos por la dependencia que los generó, este es el caso de las bajas, ya que el bien como tal ya no pertenece a la dependencia, en el caso de las dependencias foráneas el bien ya pertenece al centro de trabajo “100”. Ver imagen 132.

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IMAGEN 132. Para un vehículo es lo mismo únicamente cambian los campos en donde se muestra la información, ver imagen 133.

IMAGEN 133.

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7.Reexpedición de la Carátula de Fax. Para esta séptima opción se trabaja de la siguiente forma: Dentro de Menú principal se debe seleccionar la opción de “Reexpedición de Carátula de Fax” y dar “click” al botón de “ACEPTAR”. Ver imagen 134.

IMAGEN 134. Una vez que se selecciona la opción de “Reexpedición de Carátula de Fax”, aparece una pantalla en la cual se pide el Número de Folio del registro, ver imagen 135.

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IMAGEN 135. En la parte donde se encuentra el campo de folio debe ingresarse los datos del identificador de registro, en la parte inferior del campo folio se encuentra un espacio en el cual aparecerá el estado que presenta el folio dentro del sistema. Ver imagen 136.

IMAGEN 136.

Se realiza la captura del folio y se da “ENTER” en ese momento se muestra el estado que guarda el folio dentro del sistema, en caso de que el folio ya haya sido aceptado por el Departamento de Control de Inventarios no se podrá realzar la impresión de la carátula, ya que se da como hecho que los documentos fuentes ya fueron validos por dicho Departamento. Una vez que ya sabemos cual es el estado que guarda el documento y aún no ha sido aceptado se deberá dar “click” al botón de “IMPRIMIR AHORA”, en ese momento se realiza la reimpresión de la carátula de fax y aparece un mensaje donde se especifica que la impresión se realizó con éxito. Ver imagen 137.

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IMAGEN 137. En ese momento se imprime la Carátula del Fax.

8.Creación de Centros de Trabajo. Para realizar la Creación de Centro de Trabajo, es necesario realizar lo siguiente: Dentro del menú principal debe seleccionarse la opción o el movimiento de “CREACION DE CENTROS DE TRABAJO”, y dar “click” al botón de “ACEPTAR”. Ver imagen 138.

IMAGEN 138.

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Cuando aparece el recuadro de “Creación de Centros de trabajo”, se puede empezar a escribir dentro del recuadro todo lo necesario para pedir la creación de un nuevo lugar de trabajo para la dependencia, explicando la razón o razones importantes a tomar en cuenta para su creación. Ver imagen 139.

IMAGEN 139. Dentro del recuadro podemos escribir nuestro mensaje de la siguiente forma: Ver imagen 140

IMAGEN 140. Cuando se ha terminado de ingresar la información es necesario dar “click” al botón de “ENVIAR MENSAJE”, con esto se envían los datos al Departamento de Control de Inventarios, él cual revisará lo antes posible dicha creación y tratará de dar pronta respuesta y brindar el mejor de los servicios. Una vez que el mensaje es recibido aparecerá el siguiente mensaje, Ver imagen 141.

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IMAGEN 141 Con ello podemos estar seguros que el mensaje se recibirá correctamente por el Departamento de Control de Inventarios. El sistema presenta un módulo adicional que permite conocer los folios que han sido revisados por el Departamento de Control de Inventarios y que han sido rechazados por no presentar o no ser correcta la información que presenta. El sistema presenta la siguiente pantalla: Ver imagen 142.

IMAGEN 142. En ella se presenta: - El número de folio, - El mensaje por el cual se rechaza el folio, - El número de folios que están rechazados, un contador y, - Tres botones, dos de ellos para moverse entre los folios y el último para salir del módulo.

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El módulo esta diseñado de tal forma que cada determinado tiempo muestra la información a corregir o

modificar por la Dependencia, de acuerdo como vaya siendo revisada por el Departamento de Control de Inventarios, ver imagen 143. Cuando un folio se encuentra erróneo es necesario ingresar al programa de modificación para realizar la corrección, en caso de no saber como actuar, favor de comunicarse con el Administrador del Sistema.

IMAGEN 143.

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CAPTURA ESPECIAL Esta modalidad de captura es únicamente utilizada por el Departamento de Control de

Inventarios, en ella, se pueden realizar cualquiera de los movimientos antes mencionados, pero con la modalidad de realizar cualquier operación para cualquiera de las dependencias que ya cuentas con el sistema, por ello, como lo muestra la imagen 144, al momento de ingresar al Menú principal de la aplicación se presentaran los campos de clave de dependencia y subdependencia “libres” o limpios de información para poder capturar cualquier clave presupuestal.

Imagen 144. Como se observa todos los movimientos están habilitados para ser utilizados, únicamente se

tiene que ingresar la dependencia a trabajar.

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CAPTURA ALMACEN DE BAJAS Este apartado de la aplicación captura únicamente puede ser utilizado por el personal que

labora dentro del Almacén de Bajas de la UNAM, por ello, no pueden tener acceso a todas las operaciones de esta aplicación. Como se muestra en la imagen 145, se puede observar que los movimientos que están habilitados son :

BAJAS, CONSULTAS, TRANFERENCIAS/DEPENDENCIAS, REEXPEDICIÓN DE CARÁTULA DE FAX CREACIÓN DE CENTROS DE TRABAJO Imagen 145. Esta variante de la aplicación permite realizar bajas totales de bienes y reasignar bienes a

dependencias, al igual que consultar folios pendientes o aceptados.

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CAPTURA ALMACEN DE PROVEEDURÍA.

Este apartado de la aplicación captura únicamente puede ser utilizado por el personal que labora dentro del Almacén de Tránsito de Proveeduría y por el Almacén de Tránsito de UNAM - BID, por ello, no pueden tener acceso a todas las operaciones de esta aplicación. Como se muestra en la imagen 146, se puede observar que los movimientos que están habilitados son :

CAPTURA, MODIFICACIONES, TRANFERENCIAS/DEPENDENCIAS, REEXPEDICIÓN DE CARÁTULA DE FAX CREACIÓN DE CENTROS DE TRABAJO

Cabe hacer mención que los bienes que se registran dentro de estos almacenes quedan en espera de

ser reasignados a cualquiera de las dependencias de la UNAM.