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Sistema integral de apoyo para la gestación, consolidación de
SARE´s
Taller de Preparación
SARES
SONORA
Sistema integral de apoyo para la gestación, consolidación de
SARE´s
Metodología General
Ciclo de vida de un SARE exitosoUn SARE pasa a través de su ciclo de vida por varias etapas
Concepción
Abarca desde que se concibe la idea de abrir un SARE en un municipio hasta la formalización del convenio entre éste y la Cofemer
Gestación
Incluye todas las actividades de preparación que ocurren desde se formaliza el convenio hasta la apertura del SARE (inicio formal de operaciones)
Operación
Incluye el tiempo de operación de un SARE. En un SARE exitoso podemos distinguir dos etapas
Estabilización
Periodo de operación inicial de un SARE durante el cual pueden ocurrir ajustes menores mientras se asienta el proceso.
Requiere seguimiento cercano.
Consolidación y Mejora continua .
Es el periodo posterior a la estabilización en el cual un SARE se va consolidando primero como SARE confiable, luego como SAReEcompetitivo y finalmente como SARE CTC.
Factores clave para el éxito del SARE (CSF’s)Propiciar las condiciones para el adecuado desarrollo del SARE, es necesario que conozca los factores que inciden en el éxito del SARE, como afectan y como propiciarlos o inhibirlos.
CSF´s a verificar en la concepciónCSF´s que inciden en una gestación exitosa del SARE
Las circunstancias político-jurídicas del municipio influyen en la viabilidadde culminar con éxito la gestación en el tiempo que le queda a la admonmunicipal.
Tiempo remanente de la admón municipal, dominancia de un partido político, existencia y actualidad de la carta urbana y existencia de leyes estatales de mejora regulatoria entre otras
Las condiciones socioeconómicas del municipio influyen en la demanda de solicitudes de apertura de nuevas empresas y por tanto en el impacto económico que tendría el SARE en el municipio
Población, # de empresas y producto interno bruto municipal entre otros,
El Nivel de compromiso municipal influye en el éxito del proceso
El compromiso del presidente municipal, del responsable municipal de abrir el SARE y del comité de directores involucrados inicialmente en la entrega de la licencia influyen en forma determinante en el éxito del proceso.
Las dos primeras son verificadas mediante un prediagnóstico antes de iniciar contacto con el municipio
La tercera se verifica/propicia al establecer contacto con el municipio y firmar el convenio.
Pasos de la etapa de concepciónObjetivo:
Identificar si en el Municipio bajo análisis existen las condiciones socioeconómicas ypolítico-jurídicas para la creación y operación de un Centro SARE exitoso en esa etapade la administración municipal y si el nivel de actividad económica justifica lanecesidad e inversión correspondiente.
Herramientas de apoyo
Municipio
conveniente
y viable
Pre-
Diagnóstico
Contacto y
acuerdo
de creación
Acuerdo de Intención,
comité de apertura
y responsable
municipal
CONCEPCION DEL SARE
• Valorar Impacto
Valorar si el nivel de activid
económica justifica abrir un
SARE en el municipio
• Valorar Viabilidad
Valorar si las cond.
políticas hacen viable abrir
un SARE en el tiempo
remanente de la admón
actual
• Contacto
Explorar voluntad del
municipio
• Convenio
Establecer convenio
de colaboración para
la creación del SARE.
Definir responsable
municipal del proc.
Rúbricas estándar para valorar impacto
y viabilidad
Convenio de colaboración típico
CSF´s a propiciar en la gestación
Para una operación exitosa del SARE influyen:
Claridad en los objetivos de servicio al cliente.
Entrega de lic. en menos de 72 horas p/los giros SARE, ventanilla única, etc
Un rediseño del proceso de otorgamiento de la licencia adecuado a los objetivos especificados.
Que permita que la licencia se otorgue en menos de 72 horas.
Que no sea solo la simplicidad aparente de un trámite de licencia expedito construido sobre la solicitud de prerequisitos tardados y excesivos.
Un catálogo de giros SARE amplio (que repres. alta proporción de solicitudes)
La formalización jurídica del proceso rediseñado.
Aprobación por el cabildo e incorporación a reglamentos municipales.
La Infraestructura adecuada
Local, instalaciones, eq computacional, software, etc.
La documentación en el manual de operación/calidad
Política de Calidad, objetivos e indicadores
Proceso rediseñado y procedimientos estandar para cada uno de los pasos.
Periodicidad de medición y control de indicadores
Pasos de la Etapa de Gestación
Objetivos
Rediseñar el proceso actual para asegurar que los giros SARE se hagan en menos de 72 horas, validarlo, formalizarlo jurídicamente y sentar las bases del Sistema de aseguramiento de la Calidad
Análisis y
Rediseño de
proceso
Formaliz.
Jurídica
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Preparación
para
operación
SARE
LISTO
APERTURA
Condiciones
de operación
adecuadas
Prueba
PilotoProceso
validado
Proceso
formalizado
Manual
de
Calidad
• Análisis del
proceso actual
• Definir Catálogo
de giros SARE
• Rediseño del
proceso entrega
de Lic en 72 hrs
p/giros SARE
Preparar las
condiciones para
la operación
• Instalación física
• Equipo
• Instalación y
configuración de
Software.
verificar mediante
una prueba piloto
la validez del
proceso
rediseñado y
hacer ajustes
según se
requiera.
Formalizar
mediante acuerdo
de cabildo:
• Catálogo de
giros SARE
• Proceso
rediseñado
Plasmar en manual
de operación:
• Objetivos de
calidad
• Indicadores y plan
de evaluación
• Procedimientos
estándar de
ejecución.
CSF´s a propiciar en la operación
Para que el SARE se consolide como un SARE de excelencia (CTC) se requiere:
Asegurar que el SARE logra una operación inicial satisfactoria
Asegurar que las prácticas esenciales de aseguramiento de la calidad se convierten en hábito
Revisión periódica de indicadores
Identificación de causas en caso de desviaciones y acción correctiva cuando se requiera.
Propiciar que el SARE se involucre en un proceso de mejora continua
Reconocer y difundir los logros que vaya alcanzando, de tal manera que adquiera robustez ante cambios en la administración municipal.
Etapa de Operación
Objetivos
Asegurar que el SARE logra una operación satisfactoria y entra en un proceso de mejora continua que le permita consolidarse como un SARE de excelencia (CTC).
• Asegurar que en
la operación
temprana del
SARE se logra
una operación
satisfactoria.
• Propiciar el
aseguramiento
de la calidad y la
mejora continua
• Reconocer y
difundir los logros
alcanzados
Operación del
SARE Municipal
Consolidación
y Mejora
Continua
SARE
Confiable
Solicitud
de apertura
de empresa
Licencia de
Operación
en < 72 hrs
Indicadores de
desempeñoRetroalimentación
Estabilización
SARE
Suficiente
(Operando a
satisfacción)
Indicadores de
desempeño
Certificación y
reconocimiento
SARE
Competitivo
SARE
CTC
Metodología General completaCONCEPCION DEL SARE
Municipio
conveniente
y viable
GESTACION DEL SARE
Pre-
Diagnóstico
Contacto y
acuerdo
de creación
Acuerdo de Intención,
comité de apertura
y responsable
municipal
OPERACIÓN
Análisis y
Rediseño de
proceso
Formaliz.
Jurídica
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Preparación
para
operación
SARE
LISTO
APERTURA
Condiciones
de operación
adecuadas
Prueba
PilotoProceso
validado
Proceso
formalizado
Manual
SARE
Operación del
SARE Municipal
Consolidación
y Mejora
Continua
SARE
Confiable
Solicitud
de apertura
de empresa
Licencia de
Operación
en < 72 hrs
Indicadores de
desempeñoRetroalimentación
Estabilización
Indicadores de
desempeño
Certificación y
reconocimiento
SARE
Competitivo
SARE
CTC
SARE
Suficiente
(Operando a
satisfacción)
Sistema integral de apoyo para la gestación, consolidación de
SARE´s
Análisis y Rediseño del proceso
Introducción
La empresas son el motor de la act. económica municipal.
Son fuente de ingresos para la comunidad municipal
Son un mecanismo de distribución de estos ingresos en la población
El municipio debe promover su creación y desarrollo ordenados
La licencia municipal de funcionamiento
Ordena el desarrollo al regular la ubicación de las empresas en el municipio.
Pero propicia costos regulatorios
Tiempo que tarda el o los trámites (retrasa la actividad económica)
Costos
Múltiples vueltas
Cuando son excesivos pueden inhibir la creación de las empresas, retrasar su apertura, propiciar informalidad y/o corrupción.
IntroducciónConsciente de lo anterior, el municipio
Ha iniciado un proceso para crear un módulo SARE (Sistema de apertura rápida de empresas) con el objetivo de
Otorgar la licencia municipal de funcionamiento (o su equiv) a las empresas de bajo riesgo que ya cuenten con un local establecido en menos de 72 horas , en un sola ventanilla, con un solo formato y en solo dos visitas
Ha firmado un convenio con la Cofemer para que le brinde asesoría y apoyo para:
Crear el módulo SARE
Rediseñar el proceso p/otorgar la licencia y formalizarlo legalmente.
Asesorar el resto de las actividades necesarias para la creación del SARE.
Asegurar una operación satisfactoria del módulo SARE
Proveer un sistema informático de apoyo a la operación
Apoyo a la implantación de un sistema de Calidad
Seguimiento durante la etapa de estabilización.
Certificar la Calidad en la operación del SARE
Ha integrado un comité para la gestación del SARE
Ciclo de Vida de un SARE
Con ustedes
trabajaremos
la gestación
del SARE.
Iniciaremos con
Análisis
y rediseño
del proceso
CONCEPCION DEL SARE
Municipio
conveniente
y viable
GESTACION DEL SARE
Pre-
Diagnóstico
Contacto y
acuerdo
de creación
Acuerdo de Intención,
comité de apertura
y responsable
municipal
OPERACIÓN
Análisis y
Rediseño de
proceso
Formaliz.
Jurídica
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Preparación
para
operación
SARE
LISTO
APERTURA
Condiciones
de operación
adecuadas
Prueba
PilotoProceso
validado
Proceso
formalizado
Manual
SARE
Operación del
SARE Municipal
Consolidación
y Mejora
Continua
SARE
Confiable
Solicitud
de apertura
de empresa
Licencia de
Operación
en < 72 hrs
Indicadores de
desempeñoRetroalimentación
Estabilización
Indicadores de
desempeño
Certificación y
reconocimiento
SARE
Competitivo
SARE
CTC
SARE
Suficiente
(Operando a
satisfacción)
Enfoque general del proceso de rediseño
Mapear (describir) el proceso completo que sigue el ciudadano para obtener la licencia de funcionamiento municipal
En el encontraremos actividades que añaden valor
Ejemplo: Identificar el tipo de uso de suelo en la ubicación deseada
Y actividades que no añaden valor . Ejemplo:
Espera (espera en cola, espera por firmas, espera a que el interlocutor esté disponible, etc)
Transporte
Aplicación de pasos que tienen sentido para algunos trámites pero no para otros
Con frecuencia las actividades que añaden valor son un porcentaje muy pequeño de las que añaden valor,
Bajo la óptica del pensamiento esbelto a las actividades que no añaden valor se les consideran desperdicio o despilfarro.
¿ Que es desperdicio (muda o despilfarro)?
Es todo aquello que añada costo o tiempo al trámite pero no valor desde el punto de vista de la sociedad y el ciudadano.
NVD VD VDNVD
Tiempo total del tramite
Enfoque general del proceso de rediseño
El objetivo es identificar actividades que no añaden valor y minimizarlas.
Herramientas de esbeltez
Valor
Valor
Beneficios
Menos tiempo
Menos costo
Mejor servicio.
Ejemplo de un proceso previo a la mejora
1. Solicita
Información
Oficina de
Licencias
2. Solicita
Información
3. Regresa
a conseguir
lo requrido
4. Va a
Entregar lo
requerido
5. Regresa a
esperar
visita
Desarrollo
Urbano
6. Visita de
DU
7. Va a
Recoger
Dictamen
Protección
Civil
8. Solicita
Información
8. Recolecta información
9. Entrega Información
10. Regresa a esperar
visita
11. Visita de PC. Entrega
lista de Requerimientos 12. Prepara
Requerimiento
s de PC y
espera visita
13. Visita de PC para verificar
cumplimiento
14. Recoge
Dictamen
15. Entrega Info a
Oficina de
Licencias
16. Recoge
Licencia
Resumen del proceso:
Tiempo Total : 30 días hábiles
Tiempo de valor añadido: 2.5 hrs (1%)
Otros datos
3 dependencias visitadas
9 viajes (14 traslados)
9 esperas en cola (3 hr total )
2 Pagos ($257 en total)
Análisis y Rediseño del proceso
Objetivos
Entender claramente el proceso completo que sigue el ciudadano para obtener la licencia municipal de funcionamiento
Desde que desea obtener su licencia
Hasta que la obtiene.
Estimar el impacto regulatorio para el ciudadano y la forma en que se genera.
Tiempo total (retraso en iniciar operaciones)
Tiempo invertido directamente
Traslados
Costo total incurrido
Identificar las principales áreas de oportunidad y fijar los lineamientos para el rediseño del proceso
Rediseñar el proceso para asegurar que la licencia se otorga en menos de 72 horas para las empresas de bajo riesgo.
Análisis y
Rediseño de
proceso
Formaliz.
Jurídica
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Preparación
para
operación
SARE
LISTO
APERTURA
Condiciones
de operación
adecuadas
Prueba
PilotoProceso
validado
Proceso
formalizado
Manual
de
Calidad
Pasos para el Análisis y Rediseño del proceso
Objetivos:
Entender el proceso
completo
Estimar tiempo e
impacto regulatorio
total
Identificar
subprocesos críticos
Entendim.
Global
Subproc.
críticos
Catálogo
de Giros
SARE
Catálogo
de Giros
SARE
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Entendim
detallado
de Subproc
críticos
Micromapa
de subproc
críticos
Macromapa
del proceso
actual
Identificar
áreas de
oportunidad
Rediseño
del
proceso
Áreas de
oportunidad
Estrategias
de mejora
Objetivo:
Entender en
detalle los
subprocesos
críticos
Objetivos:
Identificar las
principales áreas
de oportunidad
Proponer las
estrategias de
mejora para
rediseñar el proc
Objetivo:
Elaborar catálogo
de giros de bajo
riesgo para los
cuales se usará
un proceso
simplificado
Objetivo:
Rediseñar el nuevo
proceso para
asegurar que la
licencia se otorgue
en menos de 72 hrs
para giros de bajo
riesgo
Análisis y Rediseño del proceso
Análisis y Rediseño del Proceso
Macromapa del Proceso Actual
Entendim.
Global
Subproc.
críticos
Catálogo
de Giros
SARE
Catálogo
de Giros
SARE
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Entendim
detallado
de Subproc
críticos
Micromapa
de subproc
críticos
Macromapa
del proceso
actual
Identificar
áreas de
oportunidad
Rediseño
del
proceso
Áreas de
oportunidad
Estrategias
de mejora
Objetivos:
Entender el proceso
completo
Estimar tiempo e impacto
regulatorio total
Identificar subprocesos
críticos
ANALISIS Y REDISEÑO DEL PROCESO
Macromapa del proceso actual
Que es:Es una representación gráfica de alto nivel del proceso actual que sigue el
ciudadano desde que desea obtener la licencia hasta que esta es obtenida
Instrucciones.
a) Dibuje a mano, en pizarrón o en hojas de rotafolio o, una columna por c/u de las distintas entidades que el ciudadano visita típicamente para conseguir la licencia (incluyendo aquellos para conseguir los pre-requisitos) .
b) Dibuje ahora el proceso típico que sigue el ciudadano desde que desea obtener la licencia hasta que la obtiene. Muestre cada paso en la columna correspondiente.
La simbología a usar se muestra en la página siguiente con un ejemplo
Notas:
1) Resista la tentación de hacerlo
directamente en computadora ya
que alenta el proceso y distrae.
El objetivo es entender, no que
quede bonito. Después de la
sesión podrá pasarlo a
computadora.
Simbología para MacromapaSimbología. Ejemplo de una porción de un Macromapa de proceso.
Nota:
1) En un macromapa se busca la visión global solo se incluye el nivel de detalle necesario para explicar los diferentes
desplazamientos del ciudadano. Si se requiere se incluyen micromapas de los procesos que lo ameriten
2) Registre los tiempos que típicamente observa el ciudadano.
3) Al final se hará un resumen de l impacto regulatorio global (ver figura siguiente)
4) Se pueden añadir otros símbolos típicos de diagramas de bloques:
PROCESOS
Rectángulos c/descriptor
breve
Incluya indicadores de
impacto regulatorio en
c/subproceso (tiempo y
costo promedio)
DEMORAS
PREP DE DOCUM
Subproceso que
genera documentos
DESPLAZAMIENTO
Flechas gruesas
para representar
desplazamiento
del ciudadano
FLUJO LOGICO DE PROCESO
Use flechas delgadas para
indicar flujo de proceso sin
desplazamiento de ciudadano
PROCESO PREDEFINIDO
Doble recuadro indica
que el subproceso se
detallará en micromapa
aparte
INICIO o FIN
A
A A
ABloques
de decisión
Referencia en
misma páginaReferencia en
otra páginaTransporte
Ejemplo de un macromapa completo típico
Resumen de Imp regulatorio:
30 Días hábiles de tiempo total
3 Dep visitadas (9 visitas tot)
14 traslados ciudadano
9 esperas en cola (180 m tot)
2 Pagos ($257 en total)
Al final se agrega un resumen de total de los indicadores de interés (de impacto regulatorio en este caso)
Observaciones
En el diagrama de este ejemplo, al igual que en muchos casos, observe que el trámite formal de la licencia es apenas un bloque del proceso total que enfrenta el ciudadano.
Nota: Este mapa fue generado usando el software VISIO con la plantillas • Crossfunctional Flowchart Shapes Vertical y• TQM diagram shapes
Otra forma de representarlo
El mapa anterior uso una distribución conocida como mapa interfuncional
Esta representación da una idea global muy clara del proceso completo y la forma en la cual interactúan las distintas entidades a través del tiempo.
Otra alternativa es usar una distribución conocida como mapa de espagueti.
En esta distribución, en lugar de columnas, las dependencias se colocan en un mapa (o layout) representando su ubicación geográfica real y los procesos se dibujan dentro de ellas.
Esto da una mejor idea de los desplazamientos que enfrenta el ciudadano aunque se pierde un poco la visión del proceso.
La página siguiente muestra un ejemplo de este tipo de diagrama .
Recibe el nombre por la figura que forman los desplazamientos.
Ejemplo de un macromapa completo típicoOficina de Licencias
Secretaría de Desarrollo Urbano
Dirección de
Protección Civil
Proveer
Informa
15 min
Recibir
Solicitud
y Docum
15 min
Tramite de
licencia
15 días hab
Pago y
entrega de
licencia
15 min $157
Proveer
Informa
15 min
Recibir
Solicitud
y Docum
15 min
Entrega de
dictamen
15 min
Trámite de
dictamen de
uso de suelo
5 días hábiles
Proveer
Información
15 min
Recibir Solicitud
y Docum
15 min
Entrega de
dictamen
15 min
Trámite de
Dictamen de PC
10 días hábiles
20
min
20
min
20
min
20
min
20
min
5 6
7
8
10
9
1113
12
14
Resumen de Impacto regulatorio:
30 Días hábiles de tiempo total
3 Dependencias visitadas (9 visitas tot)
14 traslados ciudadano
9 esperas en cola (180 min tot)
2 Pagos ($257 en total)
$100
20
min
20
min
20
min
Licencia
Dictamen
Uso Suelo
Dictamen
Pro Civil
Prep Solic 2
Prep
Solic 3 20
min
20
min
15 días
15 días
Tarea 1:
Elaboren un macromapa del proceso actual típico que sigue el ciudadano para obtener la licencia municipal de funcionamiento (o su equivalente)
Notas:
Represente el proceso típico para empresas de bajo riesgo.
En la práctica el proceso puede variar dependiendo de varios factores (giro
comercial, condiciones de lote, etc). Cuando tenga duda recuerde lo siguiente
Deseamos representar el proceso típico (lo que ocurre con más frecuencia)
Considere que es una empresa pequeña, de bajo riesgo (usualmente el 80% de las solicitudes son de este tipo). Ejemplo: una tienda de abarrotes o de regalos.
Considere tiempos desde el punto de vista del ciudadano.
Al estimar los tiempos de cada subproceso (ejemplo: Tiempo para trámite de
dictamen de uso de suelo) no piense en lo que usted se tarda en hacerlo sino en el “tiempo que percibe el ciudadano”, es decir, el tiempo promedio que transcurre desde que entrega la solicitud completa hasta que recibe el dictamen. En esta etapa estos tiempos se estiman. Después se validará en campo.
Análisis y Rediseño del Proceso
Micromapa de Subprocesos Críticos
Entendim.
Global
Subproc.
críticos
Catálogo
de Giros
SARE
Catálogo
de Giros
SARE
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Entendim
detallado
de Subproc
críticos
Micromapa
de subproc
críticos
Macromapa
del proceso
actual
Identificar
áreas de
oportunidad
Rediseño
del
proceso
Áreas de
oportunidad
Estrategias
de mejora
ANALISIS Y REDISEÑO DEL PROCESO
Objetivo:
Entender en detalle
los subprocesos
críticos
Introducción
La elaboración del macromapa por si mismo nos ha permitido ya:
Entender, en forma global, el proceso completo que sigue el ciudadano para obtener la licencia de funcionamiento
Que suele resultar mayor de los que cada uno de los involucrados creía por ver solo su parte del proceso.
Estimar el tiempo total que toma el proceso así como los demás elementos de impacto regulatorio (vueltas, tiempo invertido, pagos)
Identificar los subprocesos críticos, aquellos que consumen la mayor parte del tiempo total de proceso. En nuestro ejemplo anterior
Trámite de licencia : 15 días hábiles
Trámite de dictamen de uso de suelo: 5 días hábiles
Trámite de dictamen de protección Civil: 10 días hábiles
Sin embargo, el entendimiento es aún incompleto si no analizamos en detalle estos procesos críticos.
Para hacerlo desarrollaremos micromapas de lo que ocurre dentro de cada uno de estos subprocesos.
Micromapas de subprocesos críticos
Que son:Son representaciones gráficas detalladas de los subprocesos críticos
identificados en el macromapa.
Instrucciones.
a) Dibuje a mano, en hojas de rotafolio o en pizarrón, una banda vertical (u horizontal por cada por cada uno de los actores que intervienen en el proceso.
b) Dibuje ahora el proceso típico que se sigue para llevar a cabo el subproceso correspondiente. La simbología es semejante a la anterior.
Nota: Los micromapas deberán de elaborarse a partir de observación de campo mediante visitas a las dependencias involucradas. Siga el flujo del trámite y vaya dialogando con los actores que directamente lo ejecutan. Anote cualquier otro elemento que considere relevante.
Micromapa de un subproceso
Simbología. Ejemplo de Micromapa de proceso p/obtener dictamen uso de suelo.
La simbología es semejante a la anterior.
Añada los comentarios que considere pertinente.
Tarea 2:
Elaboren micromapas de los procesos críticos del macromapa a partir de visitas de campo.
Notas:
Elabore los mapas a partir de visitas de campo a las dependencias involucradas.
Siga el flujo que sigue el trámite y vaya entrevistando a los actores involucrados. Si hay diferencias considere el flujo típico para empresas de bajo riesgo.
Los tiempos deben de representar no solo el tiempo de ejecución (usualmente breve), sino el tiempo típico que transcurre desde que el trámite llega con la persona hasta que es transferido a la siguiente.
Anote cualquier observación adicional que considere pertinente (ejemplo: factores que hacen que el proceso sea más tardado)
Una vez concluidos los micromapas, si lo requiere corrija los tiempos del macromapa.
Análisis y Rediseño del Proceso
Identificar áreas de oportunidad
Entendim.
Global
Subproc.
críticos
Catálogo
de Giros
SARE
Catálogo
de Giros
SARE
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Entendim
detallado
de Subproc
críticos
Micromapa
de subproc
críticos
Macromapa
del proceso
actual
Identificar
áreas de
oportunidad
Rediseño
del
proceso
Áreas de
oportunidad
Estrategias
de mejora
ANALISIS Y REDISEÑO DEL PROCESO
Objetivos:
Identificar las
principales áreas de
oportunidad
Proponer las
estrategias de mejora
para rediseñar el
proceso.
IntroducciónLas etapas anteriores nos han permitido ya entender
El proceso total que enfrenta el ciudadano
El impacto regulatorio que experimenta
Los pasos donde se genera.
Al revisarlos es común que encontremos que el proceso es complejo, tardado y muy distante de las 72 horas que deseamos lograr.
En esta etapa el objetivos es identificar las principales áreas de oportunidad para la mejora y proponer soluciones concretas.
Como paso inicial analizaremos con mayor detalle las etapas y requisitos usuales en un proceso típico de otorgamiento de la licencia municipal.
Etapas y tipos de requisitos de un trámite.
Los trámites en amarillo deben de observarse con cuidado ya que son fuente usual de retrasos. Los que se realizan para recabar un
prerequisito aparentemente no afectan el trámite de licencia pero en la realidad alargan mucho el trámite total desde la perspectiva del
ciudadano. Los dictámenes que se validan como parte del trámite son mejores aunque la interacción de varias dependencias puede generar
retrasos.
Áreas de oportunidad y soluciones usuales
Recuerde que el Objetivo del proceso es:
Rediseñar el proceso de otorgamiento de la licencia municipal para que la licencia se
pueda entregar en un máximo de 72 horas para las empresas de bajo riesgo.
Para lograrlo requerimos
Paso 1: Conocer las mejores prácticas para el rediseño de el proceso de otorgamiento de la licencia
Áreas de oportunidad comunes
Soluciones más usuales .
Recomendación concreta para el SARE.
Paso 2: Contrastar nuestro proceso con tales mejores prácticas y a partir de ello identificar las principales áreas de oportunidad para la mejora. Así mismo proponer soluciones para cualquier otra área de oportunidad que impida que la licencia se entregue en 72 horas
A continuación presentamos algunas de las áreas de oportunidad más comunes y las soluciones más usuales.
Cabe mencionar que la lista no es exhaustiva. Ustedes podrán encontrar otras áreas de oportunidad y deberán de aplicar su creatividad para resolverlas y poder generar un proceso rediseñado que permita entregar la licencia en menos de 72 horas.
A. O.: Una sola receta p/todosUna fuente común de ineficiencia en el proceso de otorgamiento de la Lic es:
“Usar la misma receta para todos”
La receta puede ser “excesiva” para muchos e “insuficiente” p/otros
Ocurre con frecuencia en los procesos de otorgamiento de la lic. municipal:
Buscando proteger contra todas las posibles circunstancias se establece una lista de requisitos muy amplia:
Dictamen de uso de suelo, Dictamen de protección civil, Dictamen de Salubridad, Dictamen de ecología , RFC, y otros.
Algunos tienen razón de ser (añaden valor) para ciertas solicitudes de licencia pero resultan excesivos para otras
¿Requiere los mismos requisitos un supermercado de 3000 m2 que una tienda de abarrotes de 20 m2 ? ¿Un despacho contable?
Usualmente el 80% de las solicitudes son de empresas pequeñas de bajo riesgo.
Esto propicia
Tramites innecesariamente largos.
Poco tiempo para revisar lo que realmente se requiere por desperdiciarlo donde no añade valor
La Solución:
“Trámites diferenciados de acuerdo a la complejidad requerida”
Beneficios:
Trámite ágil para solicitudes de baja complejidad.
Mayor tiempo para atender solicitudes complejas que lo requieren.
Mejor tiempo de respuesta para ellas también.
Reciben la atención requerida.
En resumen mayor eficacia y mayor eficiencia.
Sol: Tramites Diferenciados
En el SARE se propone:
Clasificar los giros mercantiles en al menos dos grupos :
GIROS SARE
Giros blancos, de bajo riesgo, para los cuales puede usarse un proceso de otorgamiento de licencia municipal simplificado (que no dure más de 72 horas)
Se describen oficialmente en un “catálogo de giros SARE”
GIROS NO SARE
El resto de los giros.
Este grupo puede dividirse en más subgrupos si se considera conveniente
Diseñar un proceso de otorgamiento de licencia municipal simplificado para los giros SARE que permita otorgar la licencia en menos de 72 horas. Esto implica:
Menos requisitos para los giros SARE y
Procesos simplificados para conseguir los requisitos que permanezcan.
Tramites Diferenciados en el SARE
ReflexiónListe los requisitos que actualmente se piden para otorgar la licencia municipal de funcionamiento
Basado en su macromapa y micromapas, identifique aquellos requisitos que mayor impacto regulatorio representan
Reflexione
¿Son estrictamente necesarios todos estos requisitos para todos los giros?
Ejemplo: Un despacho contable, una tienda de regalos pequeña, etc.
Suponga que ustedes definen una catálogo de giros SARE (giros de bajo riesgo para los cuales se desea diseñar un proceso simplificado.
¿Cuál sería el conjunto mínimo de requisitos que es estrictamente necesario en estos casos?
AO: Temporalidad inadecuada del requisito
Otra fuente común de ineficiencia es
“Que todo requisito que se considere necesario verificar para otorgar la licencia se exija como pre-requisito o requisito durante el trámite aún y cuando su verificación no se pueda llevar adecuadamente antes de que la empresa entre en operación”
Por ejemplo: Piense en un ciudadano que desea abrir un despacho contable pequeño en un local de 30 metros cuadrados.
Suponga que se le solicita un dictamen de protección civil como prerequisito para que abra su negocio.
¿Qué checaría en el dictamen?
¿Cuándo es más efectivo hacerlo? ¿Antes de que opere cuando el local está vacío? O ¿Ya en operación?
Si fuese más conveniente hacerlo en operación y en lugar de eso se solicitase como prerequisito,
La verificación no sería la más adecuada.
El proceso completo para conseguir al licencia se alargaría innecesariamente.
Sol: Convertir ciertos requisitos en inspecciones posteriores
Una solución alternativa en esos casos sería:
Sustituir los requisitos que se validan mejor en operación por
El compromiso del ciudadano de apegarse a ciertas prácticas como una condición para la entrega de la licencia.
Ejemplo: Compromiso de apegarse a ciertas prácticas de protección contra incendios que se le pueden entregar por escrito.
Programar revisiones posteriores cuando la empresa ya está en operación
Beneficios
Transmite el mensaje de que el municipio confía en el ciudadano.
La acción es más efectiva
La inspección a posteriori verifica mejor el cumplimiento del requisito.
El compromiso del ciudadano se extiende más allá del cumplimiento del trámite, se adquiere como un compromiso de operar correctamente.
Reduce el tiempo del trámite.
Las inspecciones a posteriori se programan mejor por el funcionario
Varias empresas de una misma zona en forma simultánea.
Reflexione
Piense en un giro SARE
¿Cuales de los requisitos que quedaron en su lista de requisitos mínimos indispensables del ejercicio anterior sería mejor convertirlos en inspección posterior?
Se establecería un compromiso del ciudadano de cumplirlos
Se verificarían aleatoriamente una vez que la empresa esté en operación.
Cuando este es el caso
El tiempo se alarga considerablemente
Cada dependencia es visitada al menos 3 veces
Una por información, otra para entregar y otra para recoger el resultado).
En cada visita a cada ventanilla se hace una cola.
Con frecuencia se solicitan cosas redundantes y a veces incongruentes
Ejemplos:
Cada dependencia solicita copia original del pago del impuesto predial.
Una dependencia solicita un extinguidor a 1 m. del piso y otra a 1.5 m
Una dependencia solicita como requisito el trámite de la otra y viceversa.
Nadie se hace responsable del proceso completo.
Nadie responde por el tiempo total, ni por las inconsistencias.
AO: Múltiples ventanillasOtra fuente común de ineficiencia es
“Que el ciudadano deba visitar varias ventanillas en varias dependencias para
concluir su trámite”
La Solución:
“Hacer todo lo necesario para el trámite en una sola ventanilla”
Beneficios:
Existe un responsable del trámite.
La información se pide una sola vez.
Se evitan incongruencias.
Existe un responsable del tiempo total del trámite.
En caso que se requiera este puede interactuar con las otras dependencias.
Trámite más simple y corto
En una sola visita se entrega todo.
Menos esperas en cola.
Menos desplazamientos (menos viajes)
Sol: Ventanilla Única
Ventanilla Única en el SAREEn el SARE se propone:
Crear una ventanilla única donde el ciudadano pueda tramitar todo los que se requiera para obtener la licencia municipal de funcionamiento en un solo tramite, al menos para los giros SARE.
Cuando el volumen de operaciones lo justifica, la ventanilla atiende solo a los giros SARE y se le conoce como la Ventanilla SARE.
Cuando el volumen es pequeño, la ventanilla puede atender también a los otros giros aunque con procesos diferenciados, usando un proceso simplificado para los giros SARE.
Se le sigue llamando ventanilla única porque el ciudadano solo debe de visitar esa única ventanilla.
ReflexionePiense en el proceso simplificado para giros SARE que quedaría después de las dos reflexiones anteriores
Eliminando requisitos no indispensables para giros SARE
Convirtiendo algunos de los requisitos remanentes en inspección posterior.
Si hubiese un ventanilla SARE donde el ciudadano pudiese hacer todo lo que se requiera en el proceso simplificado para otorgar la licencia para los giros SARE
¿ Donde es más conveniente que se ubique la ventanilla SARE?
Si el trámite remanente fuese en una sola dependencia, convendría que ahí quedase. Para minimizar traslados de personas/papelería.
Si hubiese más de una dependencia, en una de ellas.
Cuando este es el caso
El ciudadano llena cierta información varias veces.
Existen requisitos redundantes
Genera varias copias de la misma documentación.
En ocasiones se le pide copia original.
AO: Múltiples Formatos de solicitudOtra fuente común de ineficiencia es
“Que el ciudadano llenar y entregar múltiples solicitudes en diferentes formatos”
La Solución:
“ Utilizar un Formato único donde se incluya todo lo necesario para el trámite”
Beneficios:
Tramite simplificado por evitarse duplicidades y/o incongruencias.
En el caso del SARE
Se sugiere un formato único de apertura (FUA ) que incluya toda la información que se requiera para solicitar la licencia, aún y cuando intervengan diferentes dependencias. Incluso, cuando existen inspecciones a posteriori, ahí se incluye el compromiso del ciudadano de cumplir las normas
Ejemplo:
http://www.xalapa.gob.mx/care/formato_fua.pdf
Sol: Formato Único de Apertura
Ejemplo FUA
Reflexione
Si se elaborase un Formato Único de Apertura (FUA) para el proceso simplificado para giros SARE.
¿ Que debería incluir este formato?
¿Que información?
¿Algún compromiso del ciudadano?
¿Qué documentos lo acompañarían?.
A. O.: Niveles de firmas elevadosOtra fuente común de ineficiencia:
“Requerir firmas de funcionarios
de alto nivel para todo documento”
y/o
“Solicitar muchas firmas”
Cuando esto ocurre el funcionario de alto nivel recibe demasiados documentos ya
que el forma parte de muchas cadenas (una por cada subordinado) con las siguientes consecuencias:
El proceso de firma se hace muy tardado (se requieren varios días para conseguir su firma)
La firma pierde su sentido trascendente de “Verificado” ya que como se reciben muchos documentos no se dispone de tiempo suficiente para “verificarlos” todos.
Se firma “a ciegas” o solo se verifica la firma del subordinado sin importar la trascendencia del documento.
Se pierde tiempo del funcionario que debería invertirse en verificar documentos trascendentes o en otras funciones.
Sol.: Niveles de firmas diferenciados.La solución
Niveles de firmas diferenciados según atención requerida. Establecer estándares que deben de cumplir los documentos. Si estas se
cumplen, los primeros niveles organizacionales deben de poder firmarlas y finiquitar el proceso. Se les da mayor “empowerment” a la gente.
Los documentos solo deben de subir a firmas de niveles más altos en el 5 o 10% de los casos en que los estándares no se cumplen o bien cuando la trascendencia del documento lo amerite por si mismo.
Beneficios
Proceso de firma más ágil
Mejor atención a los documentos relevantes.
Niveles de firmas diferenciados en SAREEn ocasiones las licencias de funcionamiento y/o los dictámenes requeridos para otorgarlas, son firmadas por funcionarios de alto nivel y el proceso de obtener su firma puede llevar días e incluso semanas, impidiendo cumplir el criterio de entregar la licencia en menos de 72 horas
La propuesta del SARE es
Que las licencias de funcionamiento de giros SARE así como los dictámenes requeridos para otorgarlas puedan ser firmados por funcionarios que estén normalmente disponibles para firmarlos en forma expedita sin convertirse en cuellos de botella del proceso.
Otra opción es que existan firmas alternas que puedan firmar en caso de ausencia del funcionario.
Reflexione
Piense en los procesos que quedarían en el caso del proceso simplificado para giros SARE.
¿Alguno de ellos consume demasiado tiempo por cuestiones de firma?
¿Qué sugeriría para simplificar el proceso?
AO: Receta común en micromapasLa misma área de oportunidad que observamos en el macromapa (a nivel de proceso global) de usar “Usar la misma receta para todos”suele presentarse también a nivel micromapa (dentro de los subprocesos)
Ejemplo:
El proceso para obtener el dictamen de uso de suelo en ocasiones incluye una visita de campo al local.
¿Cuál es el objeto de la visita de campo?
¿Es necesaria en todos los casos?, ¿En los giros SARE?
¿No podría ser eliminada o substituida por otro medio en el caso de los giros SARE(compromiso del ciudadano con posible verificación posterior por ejemplo)?
El proceso para obtener dictamen de protección civil en ocasiones involucra dos visitas de campo (una para evaluar requerimientos y otra para verificar que se cumplan)
¿Se requiere la visita en los giros SARE?, ¿No es casi siempre la misma recomendación en estos casos?, ¿Es adecuada la inspección si no está el local en operación?
La solución es la misma: Procesos simplificados para los giros SARE.
Reflexione
Piense en los procesos que quedarían en el caso del proceso simplificado para giros SARE.
¿Siguen actualmente dentro de la dependencia el mismo proceso que siguen todos los giros?
¿Que proceso simplificado se podría seguir para los giros SARE de tal manera que permita que el proceso total se lleve a cabo en menos de 72 horas?
Otras áreas de oportunidad
Al revisar el proceso como va evolucionando a partir de las reflexiones anteriores, es común encontrar que al final subsisten aún algunos elementos impiden que el proceso se completo se pueda llevar a cabo en menos de 72 horas
En estos casos el grupo deberá de usar su creatividad para encontrar soluciones que le permitan entregar la licencia de funcionamiento municipal en menos de 72 horas.
Cabe mencionar que a la fecha más de 100 municipios han logrado ya hacerlo.
Reflexione:
¿Queda algún elemento que le impida entregar la
licencia en menos de 72 horas?
¿Que cambios sugiere para lograrlo?
AO: Costos excesivos del trámiteEn ocasiones, aunque el proceso ya ha logrado simplificarse para ejecutarse en menos de 72 horas, al revisarlo se encuentra que existe
Costos excesivos , arbitrarios o poco transparentes
Aunque en principio la licencia de funcionamiento municipal debe de ser gratuita porque es un derecho del ciudadano, en la práctica es común encontrar que el trámite tiene un costo (se habla del costo de la solicitud). En estos casos el costo que el ciudadano paga debe de cumplir los siguientes lineamientos.
De valor razonable.
No arbitrarios (O una cuota fija pequeña o definidos por una fórmula preestablecida, claramente publicada a través de la Ley de Ingresos).
Si son de costo variable, proporcional al tamaño de la empresa (por algún criterio, claramente establecido)
Se deberá entregar comprobante oficial foliado.
AO: Requisitos excesivosEn ocasiones, aunque el proceso ya ha logrado simplificarse para ejecutarse en menos de 72 horas, se encuentra que algunos de los requisitos, si bien son fáciles y rápidos de demostrar por el ciudadano cuando cuenta con ellos, pueden convertirse en criterios inalcanzables para otros es decir son:
Requisitos excesivos o inalcanzables
para cierto sector de la población
Obviamente, existen criterios de desarrollo urbano que no deben de ser negociados sin embargo cuando existan requisitos que estén limitando demasiado el otorgamiento de la licencia municipal, especialmente si solo restringen a cierto sector de la población (pueden ser discriminatorios) conviene revisarlos en detalle.
Ejemplo:
En ocasiones se pide un cierto número de estacionamientos para poder abrir un local. Si bien esto puede ser razonable por la congestión urbana, en ocasiones puede ser un criterio insalvable para los pequeños negocios . En estos casos, antes de decidir conviene preguntarse
¿ La mayoría de los pequeños negocios en esta zona cuentan actualmente con estacionamiento?
¿Podría ser sustituido este requisito por un convenio con un estacionamiento cercano?
Reflexione
Revise los requisitos que se piden actualmente para abrir una licencia para los giros SARE
¿Sobre los costos?
¿Son de valor razonable.?
¿Son no arbitrarios?
¿Si son de costo variable, son proporcionales al tamaño de la empresa?
¿Se entrega comprobante oficial foliado?
¿Existe algún requisito que pudiese considerarse excesivo, inalcanzable o discriminatorio?
Tarea 3:
Dialoguen las ideas de mejora que se fueron generando durante esta parte del proceso y establezcan en conjunto los cambios que se implantarán en el proceso de otorgamiento de la licencia.
Registren en su macrompa de estado actual las principales áreas de oportunidad que visualizaron para poder simplificarlo y las soluciones que acordaron para simplificarlo y permitir entregar las licencias de funcionamiento en menos de 72 horas para giros SARE.
Para cada área de oportunidad que encuentre añada en el macromapa un
comentario de “nube” (ver página siguiente) indicando el área de oportunidad y
los cambios que requiere su macromapa para mejorarlo y poder entregar
licencias de funcionamiento para giros SARE en menos de 72 horas.
Si no está seguro de incorporar un cambio, añádalo con la observación “explorar
conveniencia de ….”.
Repita para los micromapas.
Ejemplo
Ejemplo de macromapa
con áreas de oportunidad
identifcadoas
EjemploEjemplo de micromapa con áreas de oportunidad identificadas.
Recomendaciones
A continuación presentamos algunas recomendaciones a partir de los resultados y argumentos que se han usado en otros SARE para simplificar el proceso. Los agrupamos de acuerdo al requisito concreto que existía
RFC
Algunos municipios lo piden como pre-requisito.
No existe fundamento legal a nivel federal para solicitar el RFC como prerequisito ya que la ley (Artículo 15 del reglamento del Código Fiscal de la Federación) norma que se dispone de hasta 30 días después de aperturado un negocio para tener el RFC.
Algunos municipios los piden porque en algún momento se incorporó como requisito en su reglamento municipal y otros simplemente lo hacen por usos y costumbres.
Recomendación
No pedir RFC
Si no existe fundamento legal, jurídicamente no se puede pedir.
Si existe fundamento legal a nivel municipal ( ya se sabe que no lo existe a nivel federal) proponer eliminar el fundamento.
Algunos municipios solo piden el inicio del trámite (R1: Comprobante de inicio de trámite)
Recomendaciones para el asesor
Trámite de derecho de uso de suelo
Prácticamente siempre tiene fundamento legal, salvo en algunos municipios que ya tienen excepciones para negocios muy pequeños.
Este trámite normalmente no se puede eliminar, sin embargo es deseable que no requiera inspección física en el lugar sino solo una consulta en el mapa de desarrollo urbano.
Argumentos típicos para mantener inspección física y respuestas usuales
Se ha argumentado que la inspección física es necesaria para verificar que el giro coincida con el especificado, sin embargo si este fuera el caso, la inspección sería más efectiva si ocurre a posteriori y sin aviso previo.
Se ha argumentado que la inspección física es necesaria para verificar que no invadan vía pública, sin embargo si este fuera el caso, la inspección sería más efectiva si ocurre a posteriori y sin aviso previo.
Se ha argumentado que la carta urbana no está actualizada y que es un mecanismo para actualizarla. Si este fuese el caso como proceso de actualización sería muy lento.
Se han argumentado la necesidad de verificar la necesidad de cajones de estacionamiento.
Lo que se debe de buscar es que para giros SARE de tamaños pequeños no se soliciten cajones de estacionamiento basado en que la gran mayoría de los negocios de este tipo no cuentan con cajones de estacionamiento.
En los casos en que si se requiera ver opción de autorizar contrato con algún estacionamiento cercano.
El formato de solicitud se firma bajo protesta de decir verdad. Si el empresario declara que cuenta con un cajón de estacionamiento se puede otorgar la licencia y posteriormente verificarlo.
RecomendacionesDictamen de Protección Civil (a veces otorgado por Bomberos)
Tratar de eliminarla para giros SARE
El argumento es que se deben de garantizar las condiciones básicas de seguridad en todos los negocios, lo cual es razonable. Sin embargo en estos casos es recomendable que se le indiquen las condiciones que deben de cumplir y que, para giros SARE, se convierta en inspección posterior, ya que es más conveniente verlo operando. Se puede incluir una carta compromiso para que el ciudadano se comprometa a tenerlos.
Posesión de dominio del local
Este trámite obliga al empresario a rentar el local antes de verificar la autorización del uso de suelo y recibir la licencia de operación, lo que puede propiciar que se rente en falso.
Debe de tratar de eliminarse. Lo que se puede pedir es una muestra de confianza del propietario tal como la copia del predial
Se puede aceptar un convenio de intención de arrendamiento en caso de recibir la licencia de operación.
Cobro
Existen algunos municipios que, aunque la Ley de Coordinación Fiscal establece que la licencia Municipal no se debe cobrar, incluyen algún cobro durante el proceso, en algunos casos sin criterios establecidos lo que puede propiciar arbitrariedades o corrupción. En la medida de lo posible no debe de cobrarse ninguna parte del proceso y en los casos en los que no se pueda evitar, deben de establecerse claramente criterios objetivos, proporcionales al tamaño del establecimiento, el número de empleados o algo similar y con una aplicación transparente.
Recomendaciones
Dictamen de Salud (limpieza del establecimiento, baños)
Tratar de eliminarla para giros SARE
El argumento es que se deben de garantizar las condiciones básicas de salud en todos los negocios, lo cual es razonable. Sin embargo en estos casos es recomendable que se le indiquen las condiciones que deben de cumplir y que, para giros SARE, se convierta en inspección posterior, ya que es más conveniente verlo operando. Se puede incluir una carta compromiso para que el ciudadano se comprometa a tenerlos. En un periodo razonable
Dictamen de Ecología (contaminación, manejo de desechos tóxicos)
Tratar de eliminarla para giros SARE
El argumento es que se deben de garantizar las condiciones básicas de ecología en todos los negocios, lo cual es razonable. Sin embargo en estos casos es recomendable que se le indiquen las condiciones que deben de cumplir y que, para giros SARE, se convierta en inspección posterior, ya que es más conveniente verlo operando. Se puede incluir una carta compromiso para que el ciudadano se comprometa a tenerlos.
Análisis y Rediseño del Proceso
Catálogo de Giros SARE
Entendim.
Global
Subproc.
críticos
Catálogo
de Giros
SARE
Catálogo
de Giros
SARE
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Entendim
detallado
de Subproc
críticos
Micromapa
de subproc
críticos
Macromapa
del proceso
actual
Identificar
áreas de
oportunidad
Rediseño
del
proceso
Áreas de
oportunidad
Estrategias
de mejora
ANALISIS Y REDISEÑO DEL PROCESO
Objetivo:
Elaborar catálogo
de giros de bajo
riesgo para los
cuales se usará
un proceso
simplificado
IntroducciónSe le llama giro mercantil de una empresa a la actividad o actividades primarias que desarrolla esta.
Cuando el municipio otorga la licencia de funcionamiento es para desarrollar las actividades correspondientes un giro mercantil en particular en un local específico.
Como ya lo mencionamos, una de las estrategias centrales del SARE parte de:
Clasificar los giros mercantiles en al menos dos grupos:
GIROS SARE
Giros blancos, de bajo riesgo, que por ser de estas características permiten diseñarles un proceso de otorgamiento de licencia municipal simplificado que permita entregar la licencia en menos de 72 horas.
GIROS NO SARE
El resto de los giros. Este grupo puede dividirse en más subgrupos si se considera conveniente.
El objetivo de esta sección es elaborar el catálogo de giros SARE.
Giros SARE
Otros
Formato del catalogo de Giros SAREIncluye la lista de los giros que se consideran de bajo riesgo
En su versión más simple incluye al menos el nombre del giro y un identificador numérico
Sin embargo es deseable un formato más completo que incluya además la descripción de la actividad primordial y otras actividades adicionales permitidas.
En ocasiones a algunos giros SARE se les solicita algún requisito adicional al de los demás giros SARE por lo cual se puede añadir una columna extra.
NUM GIRO
1 Tienda de Abarrotes
2 Ferretería
3 …
NUM GIRO ACTIVIDADPRIMORDIAL
ACTIVIDADADICIONALPERMITIDAS
REQUISITOSADICIONALES
1 Centro de Copiado
Prestación del servicio al mayoreo o menudeo de fotocopiado, fax, engargolado, enmicado, incluye xerográficas, heliográficas.
Venta de artículos de papelería yconsumibles. Oficinas para laadministración del propioestablecimiento.
2 Tienda de abarrotes
Venta de productos comestibles, de limpieza,…
Venta de artículos de papelería….
Elaboración del Catálogo de Giros
Si ya existe un catálogo de giros a nivel municipal
Si se llevan estadísticas de aperturas es probable que se desee mantener las denominaciones de giros actuales.
En este caso se sugiere partir del catálogo de giros municipal y seleccionar los giros blancos de bajo riesgo a incluir en el catálogo de giros SARE (aquellos a los cuales aplicará el proceso simplificado)
El concepto de giro SARE puede incluir además del tipo de giro otras restricciones: ejemplo:
Límite en el tamaño del local en (m2).
Que no incluya venta de bebidas alcohólicas.
Se debe buscar que el catálogo de giros SARE sea suficientemente amplio
A nivel federal se estima que alrededor del 60% de los giros mercantiles pueden ser considerados giros SARE y que medidos en frecuencia de solicitud representan aproximadamente el 80% de las solicitudes.
Se puede usar como referencia el anexo del artículo 5 del sistema que establece el sistema de apertura rápida de empresas que lista los giros (bajo la clasificación del CMAP99) que se consideran giros SARE
Elaboración del Catálogo de Giros
Si no existe un catálogo de giros.
Se puede elaborar uno tomando como base el catálogo de giros de otros SARE y adecuarlos a las necesidades del municipio.
Se recomienda usar un formato más completo como el mostrado en la página anterior.
Tarea 4:
Elaboren el catálogo de Giros SARE del municipio.
Se sugiere un formato más completo que incluya
Número de Giro.
Nombre del Giro.
Actividad primordial
Actividades adicionales permitidas.
El catálogo de Giros debe de ser amplio. Se espera que la mayoría de las solicitudes de licencia caigan en esta clasificación.
Análisis y Rediseño del Proceso
Rediseño del proceso
Entendim.
Global
Subproc.
críticos
Catálogo
de Giros
SARE
Catálogo
de Giros
SARE
Proceso
Rediseñado
p/apertura
en <72 hrs
Entendim
detallado
de Subproc
críticos
Micromapa
de subproc
críticos
Macromapa
del proceso
actual
Identificar
áreas de
oportunidad
Rediseño
del
proceso
Áreas de
oportunidad
Estrategias
de mejora
ANALISIS Y REDISEÑO DEL PROCESO
Objetivo:
Rediseñar el nuevo
proceso para
asegurar que la
licencia se otorgue
en menos de 72 hrs
para giros de bajo
riesgo
Rediseño del proceso.En esta etapa se rediseñará el proceso de otorgamiento de la licencia municipal para asegurar que la licencia sea otorgada en menos de 72 horas para los giros SARE.
Incluye macro y micromapas que formalizan las propuestas de mejora esbozadas durante la etapa de identificación de áreas de oportunidad.
Un Macromapa del proceso simplificado a usarse con los giros SARE
Micromapas de los subprocesos que lo requieran.
Ambos deberán incluir estimados de los tiempos que se espera que dure cada etapa del proceso
Rediseño del procesoElaboren un Macromapa que represente el proceso simplificado que seguirán las solicitudes de licencia de giros SARE.
Use la misma simbología establecida en el macromapa de estado actual
Incluya en cada etapa del proceso los tiempos máximos que se espera que dure tal etapa.
Asegúrese de que el macromapa permita cubrir los objetivos de Calidad establecidos en cuanto a :
Tiempo de entrega de la licencia de funcionamiento municipal para los giros SARE
Ventanilla única.
Número de visitas del ciudadano.
Elaboren micromapas de los subprocesos del macromapa.
Use la misma simbología establecida en el macromapa de estado actual
Incluya en cada etapa del proceso los tiempos máximos que se espera que dure tal etapa.
Asegurese que el micromapa permite llevar a cabo el subproceso en os tiempos establecidos en el macromapa.
Ejemplo de un proceso mejorado
Tiempo Total = 3 días
Esperas en cola = 3
Esperas en casa = 1
Dependencias visitadas = 1
Número de viajes =6
Oficina de
Licencias Desarrollo
Urbano
Protección
Civil
6. Visita opcional en
operación para validar
cumplimiento con
protección civil.
Ya con la
licencia se
prepara con
extinguidor
2. Regresa
por lo
requerido3. Entrega
documentación
Licencia
4. Regresa a
esperar
5. En 3 días
regresa a
recoger la
licencia
1. Solicita
Información
Muchas Gracias por su atención