sistema integrado para el control de...

INSTRUCTIVO FLUJO DE REVISIÓN DE INFORME SICA

Versión 1.0

Fecha:22/01/2013

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Elaboró: Gladys Rubiela Rodríguez Martínez – Oficina de Sistemas e Informática - Grupo Operativo SICA

INSTRUCTIVO FLUJO DE REVISIÓN DE INFORME

SISTEMA INTEGRADO PARA

EL CONTROL DE AUDITORÍAS –SICA-


Versión 1.0

Fecha:22/01/2013

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DETALLE DEL FLUJO DE REVISIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA

1. El usuario que inicia el flujo de revisión de informe final es el auditor con rol “Responsable/Líder de Auditoría”.

2. Verificar que previamente se cerró la AT de Ejecución (Actividades A1 – A7 las cuales deben estar firmadas tanto por el auditor como por el supervisor encargado) y que se creó la AT de Informe Final. (Ver instructivo de Asignaciones de Trabajo). La verificación se puede realizar consultando la opción “Mis AT’s” del módulo de Asignaciones de Trabajo.

3. Verificar que el estado de la Auditoría sea “En Cierre”


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4. El usuario pone la auditoría en sesión y se dirige al menú Transversal, opción Revisión Informe.

Pasos:

ROL AUDITOR (Responsable/Líder)

• Seleccionar en el campo Revisar la opción Final, que indica que se va a iniciar la revisión del informe final de auditoría.

• Seleccionar en el campo Rol a revisar la opción Auditor, lo cual indica el rol que va a realizar la actividad.

• El sistema presenta cuatro botones de acción, los cuales utilizará de la siguiente manera según la necesidad:

o Buscar: Para buscar las revisiones que se encuentran pendientes para su rol. Este aplica cuando previamente se ha iniciado el flujo, es decir, cuando existe un flujo creado en el sistema.

o Iniciar: Funcionalidad que permite crear el flujo de revisión de informe. o Historial: Permite ver la trazabilidad de las revisiones y registros en el

flujo. o Limpiar: Permite limpiar los campos en los que previamente se ha

registrado información. • Cuando se va a crear el flujo, el Auditor (con rol Responsable/Líder) selecciona la

opción Iniciar, el sistema presenta la siguiente página, en la que presenta los detalles de la auditoría en la que se creará el flujo.


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• El auditor selecciona la auditoría y da clic en Iniciar. El sistema presenta la siguiente pantalla, en la que se ingresa un nombre, una descripción del flujo y se selecciona el botón Iniciar Flujo. El sistema presenta un mensaje de confirmación de la acción.

• Una vez se crea el flujo de revisión, el sistema vuelve a la página inicial en la que el usuario debe buscar el flujo que creó y sobre el cual ingresa el informe y los comentarios u observaciones que irán al Supervisor Encargado, a través de la opción Revisar.


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• Una vez el usuario da clic en el botón Revisar, el sistema despliega la siguiente pantalla, que relaciona el detalle de las observaciones, indicando el usuario, el estado, la fecha, las observaciones o comentarios. El estado Borrador indica que aún no se han completado los datos que requiere el siguiente nivel para realizar la revisión. Para ingresar estos datos, el usuario da clic en el botón Ver/Modificar Observación.

• Al dar clic en el botón Ver/Modificar Observación, el sistema despliega en la parte inferior de la pantalla los campos para registrar las observaciones o comentarios y para Adjuntar el Informe de Auditoría. Tenga en cuenta incluir de manera breve en el campo observaciones los aspectos relevantes que se considere necesario resaltar al siguiente nivel de revisión. Una vez registrada esta información se da clic en el botón Guardar y el sistema presentará un mensaje de confirmación de la acción.


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• Una vez terminado este proceso el sistema muestra el registro realizado y le permite al usuario Enviar a Supervisor a través del respectivo botón. Al realizar esta acción el sistema solicitará confirmación de la acción y al aceptar el sistema informará al usuario la acción realizada.


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No se debe dar clic en el botón “Enviar a Supervisor”, si previamente

no se ha registrado observaciones ni se ha adjuntado el informe. Tenga

en cuenta que el informe se adjunta en formato Word para que se

puedan realizar los ajustes a que haya lugar.

• Cuando se ha terminado este proceso, el sistema presenta la página que se muestra a continuación.


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Tenga en cuenta que el botón Buscar muestra el flujo en el que el

usuario tiene pendiente realizar la revisión. Cuando no existe ninguna

revisión pendiente el sistema presentará un mensaje indicándolo. En

caso que el usuario requiera ver el flujo que ha culminado, lo debe

hacer a través de la opción Historial.

Nivel en el que está el flujo

Datos generales de la auditoría

Permite ver detalle del flujo


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ROL SUPERVISOR

Pasos:

• Accede a la opción Transversal del Módulo de Auditoría – Opción Informe Final, el sistema despliega la siguiente pantalla, en la que debe seleccionar en el campo Revisar la opción Final, que indica que se va a revisar el informe final de auditoría y en el campo Rol a revisar la opción Supervisor Auditoría, lo cual indica el rol que va a realizar la actividad. El usuario da clic en el botón Buscar y el sistema presenta el flujo pendiente de revisión; lo selecciona y da clic en el botón Revisar.

• Al dar clic en Revisar el sistema despliega el detalle de las observaciones de cada nivel por las que ha pasado el flujo de informe, incluyendo la que está pendiente. Para consultar el informe que adjuntó el auditor, el usuario selecciona la observación del auditor y da clic en el botón Ver/Modificar Observación. Para realizar ajustes en el documento, el usuario lo debe descargar del SICA y guardarlo en su

Estado en el que queda cuando se culmina la revisión en cada nivel


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computador, de tal manera que posteriormente lo pueda adjuntar al sistema con los cambios realizados.

• Una vez revisa las observaciones y el documento del anterior nivel, y realiza los ajustes respectivos, el Supervisor selecciona la observación de su nivel de revisión y da clic en el botón Ver/Modificar Observación, para registrar observación y adjuntar documento (en caso que haya sido modificado). Al finalizar da clic en Guardar y el sistema confirma la acción realizada.

Revisión actual en estado Borrador, es decir, aún no completada.

Seleccionar la fila correspondiente al rol Supervisor

Seleccionar revisión del Auditor, para ver el adjunto.


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• Al realizar el proceso anterior, el sistema muestra la observación registrada por el Supervisor y le permite Aprobar o Rechazar el Informe. De acuerdo a la decisión seleccionará una u otra opción. Al Aprobar el Flujo pasa al siguiente nivel, en este caso el del Ejecutivo de Auditoría. Si se Rechaza, se devuelve al nivel anterior. Después de seleccionar la opción el sistema solicita confirmación por parte del usuario y presenta mensaje de confirmación de la acción.

ROL EJECUTIVO DE AUDITORÍA


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• Accede a la opción Transversal del Módulo de Auditoría – Opción Informe Final, el sistema despliega la siguiente pantalla, en la que debe seleccionar en el campo Revisar la opción Final, que indica que se va a revisar el informe final de auditoría y en el campo Rol a revisar la opción Ejecutivo Auditoría, lo cual indica el rol que va a realizar la actividad. El usuario da clic en el botón Buscar y el sistema presenta el flujo pendiente de revisión; lo selecciona y da clic en el botón Revisar.

• El proceso continúa como se explicó para el rol Supervisor. Una vez realizados los pasos, al consultar el flujo por la opción Historial se debe presentar como se muestra en la siguiente imagen:

ROL EJECUTIVO O DIRECTIVO SUPERIOR

• Accede a la opción Transversal del Módulo de Auditoría – Opción Informe Final, el sistema despliega la siguiente pantalla, en la que debe seleccionar en el campo Revisar la opción Final, que indica que se va a revisar el informe final de auditoría y en el campo Rol a revisar la opción Directivo Superior, lo cual indica el rol que va a realizar la actividad. El usuario da clic en el botón Buscar y el sistema presenta el flujo pendiente de revisión; lo selecciona y da clic en el botón Revisar.

• El proceso continúa como se explicó para el rol Supervisor. Una vez realizados los pasos, al consultar el flujo por la opción Historial se debe presentar como se muestra en la siguiente imagen:


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