sistema integrado de gestiÓn procedimiento para el

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO PARA EL ANALISIS DE NO CONFORMlDADES Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Código: ANSV-SIG-PR-09 Versión: 02 Fecha: 2021-09-08

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1. OBJETIVO

Evaluar, controlar e implementar acciones eficaces a las no conformidades que se presentan en desarrollo de la gestión de los procesos del Sistema Integrado de Gestión para la gestión de la mejora continua. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de la no conformidad y las correcciones para controlarla el hallazgo y hacer frente a las consecuencias que puedan surgir. Luego se debe analizar la causa raíz que generó la no conformidad, para definir la acción correctiva a fin de prevenir que vuelva a ocurrir o, ocurra en otra parte de la entidad. Finaliza con la revisión de la eficacia de las acciones tomadas. Aplica para todos los procesos de la Gestión Integrada de la Agencia Nacional de Seguridad Vial. Se incluye la planificación de cambios al Plan de Mejoramiento por Procesos. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES1 Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría Conformidad: Cumplimiento de un requisito

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Mejora continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño (3.7.8)

Nota 1 a la entrada: El proceso (3.4.1) de establecer objetivos (3.7.1) y de encontrar oportunidades para la mejora (3.3.1) es un proceso continuo mediante el uso de hallazgos de la auditoría (3.13.9) y de conclusiones de la auditoría (3.13.10), del análisis de los datos (3.8.1), de las revisiones (3.11.2) por la dirección (3.3.3) u otros medios, y generalmente conduce a una acción correctiva (3.12.2) o una acción preventiva (3.12.1)

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Producto No Conforme: Producto / servicio que no cumple con uno o varios de los requisitos.

1 ISO9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad, Fundamentos y Vocabulario




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Queja: expresión de insatisfacción hecha a una organización, relativa a su producto o servicio, o al propio proceso de tratamiento de quejas, donde explícita o implícitamente se espera una respuesta o resolución Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria

Sistema Integrado de Gestión. Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer política objetivos y procesos para lograr estos objetivos

Sistema de gestión ambiental. Parte del sistema de gestión usada para gestionar aspectos

ambientales, cumplir los requisitos legales y otros requisitos, y abordar los riesgos

Sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política de S y SO y gestionar

sus riesgos.3 Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido las expectativas de los clientes

4. ABREVIATURAS ISO International Organization for Standardization DAFP Departamento Administrativo de la Función Publica

5. RESPONSABILIDAD El presente procedimiento aplica a todos los procesos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, donde se evidencie un hallazgo relacionado con el incumplimiento de un requisito que pueda afectar un producto o servicio, la seguridad y salud de los funcionarios y contratistas, la seguridad de la información, el medio ambiente, o los procesos estadísticos. 6. NORMATIVIDAD Decreto 1072 de 2015, presidencia de la república, por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector trabajo

Resolución 1111 de 2017, ministerio del trabajo, por la cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para empleadores y contratantes.

Decreto 1499 de 2017, presidencia de la república, Por medio del cual se modifica el decreto 1083 de 2015, decreto único reglamentario del sector función pública, en lo relacionado con el sistema de gestión establecido en el artículo 133 de la Iey 1753 de 2015

Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI).

Decreto 1078 de 2015 Decreto Único de MINTIC

ISO: 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad, Requisitos

ISO: 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental, requisitos con orientación para su uso

ISO 27001:2013 Tecnologías de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de

https://www.iso.org/home.html

https://www.iso.org/home.html




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Gestión de la Seguridad de la Información. Requisitos.

NTCPE1000:2020. Norma Técnica de Calidad del Proceso Estadístico

ISO 45000:2018 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - Requisitos con orientación para su uso. 7. DESARROLLO 7.1 Generalidades. Todo proceso debe mejorar y cambiar en el tiempo, como consecuencia de las transformaciones externa o internas del entorno, sin embargo, existe un método que permite un proceso de mejoramiento continuo a los requisitos que se definen para la ejecución de procesos y la generación de productos o servicios, y son los hallazgos, resultado de evaluaciones independientes de auditorías internas o externas, o autoevaluaciones que por lo regular se realizan cada año a los procesos institucionales. Los hallazgos son escritos que indican al lector cual es la situación que se presenta en un proceso analizado o auditado y los requisitos que se incumplen, para así consolidarse en lo que se denomina una No conformidad. La No conformidad al ser definida como el incumplimiento de un requisito debe ser tratada a través de una acción correctiva que, en la práctica, requiere de un análisis de causa raíz con el único propósito de identificarla y sobre ella realizar acciones de mejoramiento para que no se vuelva a producir tanto en el proceso analizado, como en otros donde pueda estar sucediendo lo mismo. Existen varias fuentes donde se pueden generar hallazgos que contemplen No conformidades como son: Hallazgos de Autocontrol que se evidencian en el día a día por la Primera Línea de Defensa Hallazgos de seguimiento y control que se evidencian en el día a día por la Segundad Defensa Hallazgos de auditorías realizadas por tercera línea de defensa, es decir Auditorías Internas de Control Interno, u otras entidades de control como la Contraloría General de la República.

Hallazgos de resultados de la revisión de Auditorías Externas de Calidad a los Sistemas de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información y Proceso Estadístico. Hallazgos de resultado de la medición de la satisfacción de usuarios, clientes y partes interesadas.

Hallazgos como resultado de reclamaciones, acciones de tutela, solicitudes de nulidad, y otros, por incumplimiento de requisitos técnico o legales.




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Hallazgos como Incumplimiento de las Política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y demás definidas por normas para las TIC

Hallazgos de ejercicios de autoevaluación definidos por el DAFP Una vez se han identificado los hallazgos que efectivamente corresponden a una no conformidad como incumplimiento de un requisito, se debe proceder a identificar la causa raíz para lo cual se puede utilizar alguno de los siguientes métodos o su combinación, según lo prefiera: 7.2 METODO DE ANÁLISIS DE CAUSAS 7.2.1 Lluvia de ideas: La lluvia de ideas, también denominada tormenta de ideas, o "brainstorming", es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Para su aplicación en necesario que cada uno de los participantes hagan su aporte con una idea corta y precisa, a fin de agruparlas e identificar la causa que originó el hallazgo. Es importante que todas y cada una de las ideas sea tenidas en cuenta, son importantes. 7.2.2 Análisis de las 6 M s: El método de las 6M se enfoca en analizar los procesos de la entidad, en seis elementos de la cadena de actividades de cada proceso. Por lo general se utiliza la espina de pescado como análisis significativo para identificar la causa raíz de una no conformidad de manera eficiente. Las seis (6) Ms son:

Mano de obra: Se refiere a la mano de obra profesional, técnica u operativa que participan en los procesos de la entidad. Este parámetro permite evaluar que problemas se presenta en las personas al desarrollar sus actividades, como lo es su capacidad profesional o técnica, experiencia, conocimiento, capacitación, sentido de pertenencia, responsabilidad, etc., que afecte el procedimiento y por ende el producto o servicio.

Maquinaria: Se refiere a las redes de datos, equipos de cómputo, programas, internet, impresoras, medios de comunicación y otras herramientas que puedan estar afectando los procesos institucionales y generando no conformidades.

Material: Es la gestión de materia prima, componentes y recursos para realizar las actividades definidas en los procedimientos institucionales y generar los productos o servicios para satisfacer a los usuarios, partes interesadas y otros procesos de la misma entidad. Este parámetro debería comprobar la especificación correcta de los elementos de entrada, como materiales, datos, información, documentos controlados para su utilización.

https://es.wikipedia.org/wiki/Idea




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Método: Procedimientos, Manuales, Guías, Instructivos, Políticas, Planes, Programas y demás documentos definidos para la gestión institucional en todos los procesos, así como su aplicación o contribución a la prestación de servicios.

En este tipo de elemento las no conformidades se pueden presentan por:

No aplicación rigurosa del procedimiento, Guía, Instructivo, Manual, Política, etc

Algunos tienen demasiados pasos y actividades que no aportan valor

No se documentan

No cumplen con los requisitos normativos o técnicos, etc.

Madre-naturaleza: En la aplicación de los procesos de la entidad se debe considerar las influencias ambientales controlables como las imprevisibles. El clima y otros fenómenos naturales que se encuentran en esta categoría que facilitan la toma de decisiones para afrontar los factores medioambientales que son manejables y cómo manejar aquellos que no lo son. Por ejemplo, temperatura, humedad, presión, etc.

Medición: Aun cuando en la entidad no se requiere elementos de Medición para comprobar o evaluar un producto o servicio, es necesario identificar la manera cómo se revisan, se ajustan y se aprueban los productos, sea de manera automática o física.

En algunos procesos se deberá estar atento a los errores de calibración y a otros problemas de medición, como el caso de Luminosidad, temperatura, ruido.

Espina de Pescado

Mano de Obra Maquinaria Materiales




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7.2.3 Los cinco porqués: Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase

de análisis de problemas para buscar posibles causas.

¿La técnica requiere que se pregunte “por qué?” sobre el problema, y se dé una respuesta, luego sobre la respuesta, volver a preguntar por qué, y dar la respuesta, y así sucesivamente al menos cinco veces, para lo cual se utilizará el formato ANSV-SIG-FO-35.

5.1 Desarrollo de las actividades.

No. INDICACIÓN ACTIVIDAD/TAREA REGISTRO RESPONSABLE

1

Identificar hallazgo

Recibir los informes de Auditoria, quejas, y demás documentos que definen los hallazgos (ver 7.1, Generalidades) y verificar que correspondan al proceso asignado. Primera o segunda Línea de Defensa

Informes de Auditoria, Quejas y otros documentos (ver 7.1)

Líder de proceso

2 Remitir hallazgos a personal de primera línea de defensa

Elaborar y enviar correo electrónico con los hallazgos al personal designado de primera línea de defensa para el análisis, evaluación y tratamiento del hallazgo.

Correo electrónico Líder de proceso

3 ¿Es necesario reaccionar ante la no conformidad?

Identifique cuales son las consecuencias de la No conformidad y defina: ¿Es necesario reaccionar inmediatamente ante la No conformidad? Si la respuesta es afirmativa ir a la siguiente actividad. Si la respuesta es negativa pasar a la actividad No. 6.

Plan de Mejora por Proceso en el formato ANSV-SIG-FO-34.

Profesional designado

Mano de Obra Maquinaria Materiales




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4 Definir acciones inmediatas e informar

Definir las acciones inmediatas para controlar o corregir la No conformidad y mantenerla bajo control e informar en el formato Plan de Mejoramiento.

Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34.

Líder de calidad o personal

designado

5 Aplicar acciones correctivas

Aplicar las correcciones y mantener bajo control el problema mientras se analiza las causas raíz y se definen las acciones apropiadas para que no vuelva a ocurrir.


6

Identificar causa raíz

Identificar si existen No conformidades del mismo tipo en otros procesos, y de existir, identificar el hallazgo y analizarlo en conjunto para identificar la causa raíz del problema utilizando uno o varios de los métodos definidos en el numeral 7.1 de este procedimiento, los cuales son: Lluvia de Ideas, Análisis de las 6 M, y cinco (5) por qué. Si utiliza este último aplicar el formato Análisis de Causa de Causas de No conformidades. ANSV-SIG-FO-35.

Formato Análisis de Causas de No conformidades. ANSV-SIG-FO-35. Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34.


7 Definir acciones de mejora

Definir las acciones para eliminar la NO conformidad con la finalidad de que no se vuelvan a presentar. Las acciones pueden incluir cambios al sistema integrado de gestión. (Ver procedimiento control del cambio)

Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34

Profesional designado (S)




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8 Definir entregables del plan de mejora

Definir los entregables,

fecha de inicio, final,

responsables de la acción y

demás información que se

requiere para su control.

Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34


9 Remitir Plan Elaborar correo electrónico y remitir Plan de Mejoramiento por proceso a la Oficina de Control Interno

Correo electrónico Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34

Formato Análisis de Causa de Causas de No conformidades ANSV-SIG-FO-35

Líder de Proceso correspondiente.

10 Verificar Plan de Mejoramiento

Verificar y analizar la pertinencia de la causa raíz y las acciones planteadas son para la solución de la no conformidad ¿Es viable? Si la respuesta es afirmativa enviar correo de la aceptación del Plan de Mejoramiento y la identificación de causa raíz. Si la respuesta es negativa, enviar correo con observaciones para los ajustes correspondiente.

Correo electrónico Asesor con funciones de control interno y personal

designado

11

Consolidar en libro Excel

Consolidar el Plan de

Mejoramiento por Proceso

ANSV- SIG-FO-34 para su

seguimiento y control

Plan de Mejoramiento por Proceso ANSV- SIG-FO-34

Asesor con funciones de control interno o personal

asignado

12 Aprobar Plan de Mejoramiento

Revisar y aprobar el

Consolidado del Plan de

Mejoramiento por Proceso

ANSV-SIG- FO-34.

Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34 firmado digitalmente

Asesor con funciones de control

interno

13 Solicitar Publicación

Elaborar correo electrónico solicitando al Proceso de Comunicaciones publicar Plan de Mejoramiento por Proceso, en la WEB de la ANSV

Correo electrónico Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34.

Asesor con funciones de control interno y personal

designado




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14 Publicar Plan de Mejoramiento

Publicar plan de Mejora por proceso en la web de la ANSV

Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34 publicado en la web

Proceso de Comunicaciones

15 Ejecutar Ejecutar las actividades definidas en el plan de mejora por procesos y registrar en el formato de Plan de Mejoramiento por procesos

Reporte de actividades en el Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34

Lideres de procesos de la

ANSV

16 Evaluar avance y efectividad

Evaluar el avance y la efectividad para eliminar la causa raíz a través de las acciones definidas en el Plan de Mejoramiento por procesos, actividad que debe realizarse trimestralmente, como control de la segunda línea de defensa.

Avance del Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34

Personal designado por el Asesor de Control Interno

designado

17 Revisar y aprobar Revisar el avance del Plan de Mejoramiento por Proceso y se generan las observaciones al análisis de actividades planificadas

Avance Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34 revisado y aprobado

Personal designado por el Asesor de Control Interno

designado

18 Elaborar Informe Elaborar informe de seguimiento al plan de mejoramiento e informar a los dueños de proceso y al comité de control interno

Informe de seguimiento

Asesor con funciones de control

interno

MODIFICACIONES AL PLAN DE MEJORAMIENTO

No INDICACIÓN ACTIVIDAD/TAREA REGISTRO RESPONSABLE

1 Identificar el Cambio a Realizar

Identificar el cambio a realizar en el Plan de Mejoramiento para lo cual debe utilizar el formato Modificaciones al Plan de Mejoramiento

Formato Modificaciones a Plan de Mejoramiento ANSV-SIG-FO-60

Funcionario o responsable del

proceso

2 Justificar Justificar el cambio que se requiere hacer y enviar a control interno para aprobación

Formato Modificaciones a Plan de Mejoramiento

Responsable del proceso




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ANSV-SIG-FO-60

3 Aprobar solicitud

Firmar la Solicitud Formato Modificaciones a Plan de Mejoramiento ANSV-SIG-FO-60

Líder del Proceso o jefe de

dependencia

4 Revisar y Analizar Analizar la pertinencia del cambio y su impacto sobre el sistema. ¿Es viable? si la respuesta es afirmativa continuar con la siguiente actividad. Si la respuesta es negativa continua en la actividad No. 6

Líder Proceso de Control interno

5 Informar aprobación Elabora correo electrónico aprobando la solicitud e indicando el cambio realizado en el Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34

Correo Electrónico Líder Proceso de Control interno

6 Informar sobre rechazo de la solicitud

Elabora correo electrónico rechazando la solicitud con la justificación correspondiente

Correo Electrónico

Líder Proceso de Control interno

8. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ENTREGADOS

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL PRODUCTO O SERVICIO PRODUCTO O SERVICIO

CLIENTE LEGAL ORGANIZACIÓN NORMAS TÉCNICAS

RESPONSABLE DE

APROBACIÓN FINAL

Control de No conformidades y acciones correctivas

Alta Dirección Comité Institución de Gestión y desempeño. Ciudadano, Usuarios,

MIPG, 5 Dimensión, Pág. 92

Guía para elaboración de Documentos del SIG

ISO: 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018 ISO27001:2013. NTCPE1000:2020

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Segunda Línea de Defensa.




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Grupos de Interés Entes de Control

9. RECURSOS

RECURSOS QUE SON REQUERIDOS PARA APLICAR EL DOCUMENTO

RECURSO HUMANO MATERIALES RECURSOS TECNOLÓGICOS

Funcionarios y Contratistas

de la ANSV.

Personal de la Alta Dirección

Internet, equipos de cómputo,

medios de comunicación.

10. INFORMACIÓN PARA PUBLICAR

INFORMACIÓN PARA

PUBLICAR RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

N.A. N.A. N.A. N.A.

11. INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Plan de Mejoramiento por Proceso, ANSV-SIG-FO-34 Análisis de Causa de Causas de No conformidades ANSV-SIG-FO-35 Formato Modificaciones al Plan de Mejoramiento ANSV-SIG-FO-60

12. ANEXOS

N/A 13. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 2018/01/30 Documento Original 00

2018/11/27 Se incluye formato Aprobación Modificaciones a Planes de Mejoramiento ANSV-SIG-FO-60

01

2021/09/08

Se realizaron ajustes al objetivo del procedimiento Se aplicó el Procedimiento de Elaboración de Documentos Se incluyeron nuevos términos y definiciones Se incluyeron abreviaturas. Se incluyó la casilla de responsabilidad Se actualizó la normatividad Se modificaron las actividades del proceso para dar cumplimento a los requisitos de las normas actuales.

02




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14. CONTROL DE FIRMAS Aprobó Firma __________________________ NORMA CASTELLANOS COY Jefe Oficina Asesora de Planeación Elaboró: Edgar Franco Ruiz, Contratista Revisó: Eder Carmelo Carrascal Cuadrado, Profesional Especializado OAP, Nelly Salcedo Gómez, Profesional Especializado OAP

Se modificó el formato Plan de Mejoramiento por Procesos para mejorar el control Se eliminaron algunos métodos para el análisis de causa raíz que por complejidad no se han aplicado en la ANSV S incluyeron nuevas actividades que mejoran la aplicación de la metodología de control de No conformidades. Se incluyeron actividades para cuando sea pertinente generar cambios en el plan de mejora por procesos. Se modificó el control de firmas para adecuarlo a la Guía para la Elaboración de Documentos. Se definieron más elementos de control en las actividades a desarrollar como elementos MECI de primera y segunda línea.

Edgar Franco r

Nelly Salcedo Gómez

sistema integrado de gestiÓn procedimiento para el

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