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Sistema electrónico de inscripción en las reuniones

Guía paso a paso

Mayo de 2014

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Índice

Introducción .................................................................................................................................................. 3

PASO 1: CREAR LA CUENTA DEL COORDINADOR (registration focal point) .............................. 4

PASO 2: INSCRIPCIÓN DE LOS DELEGADOS .................................................................................. 6

PASO 3: ENVIAR LOS DATOS DE LOS DELEGADOS ................................................................... 10

PASO 4: MODIFICAR LOS DATOS DE UN DELEGADO ................................................................ 13

PASO 5: SUPRESIÓN DE UN DELEGADO ....................................................................................... 14

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Introducción

La Conferencia de las Partes (COP) es el órgano rector del CMCT de la OMS y está integrado por el conjunto de las Partes en el Convenio. Se reúne cada dos años, en cuya ocasión revisa la aplicación del Convenio y toma las decisiones necesarias para promover su aplicación eficaz, y adopta protocolos, anexos y las enmiendas del Convenio. Los observadores acreditados ante la COP pueden participar también en la labor de la Conferencia y de sus órganos subsidiarios.

Con el fin de facilitar la presentación de las credenciales y la designación de los representantes, a partir de ahora, para participar en las reuniones de la COP y de sus órganos subsidiarios, se requerirá inscribirse en línea.

Antes de cada reunión se enviará a las Partes y a los observadores acreditados ante la COP una invitación en la que figurará un enlace, un nombre de usuario y una contraseña para acceder al sistema de inscripción. El coordinador (registration focal point) de la inscripción, designado formalmente, ha de crear su propia cuenta en el sistema. Para facilitar la comunicación, sería preferible que los coordinadores designados por las Partes y los Estados que no son Parte estuvieran ubicados en las misiones permanentes en Ginebra. Las Partes y los Estados que no son Parte en el CMCT de la OMS que no dispongan de misión permanente en Ginebra deberán designar a un coordinador en la capital.

Una vez que el coordinador haya creado su propia cuenta y subido la nota verbal que lo designe para esa tarea (nota diplomática oficial preparada en papel con membrete, fecha, firma y/o sello), o una carta oficial firmada por la capital o la organización, según corresponda, recibirá por correo electrónico un nombre de usuario y una contraseña exclusivos y el enlace para acceder al sistema de inscripción. De esa forma el coordinador podrá introducir y enviar los nombres y demás datos de los miembros de la delegación. Para completar la inscripción, será necesario cargar al sistema las credenciales oficiales de la delegación. La Secretaría del Convenio verificará la información recibida del coordinador, que se utilizará para elaborar las tarjetas de identificación para la reunión y la lista de participantes.

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PASO 1: CREAR LA CUENTA DEL COORDINADOR (registration focal point)

Nota: No se podrá inscribir a ningún delegado antes de que el coordinador haya creado su propia cuenta.

1. Entre al sitio: http://extranet.who.int/bpmext/meetingregistration.aspx y conéctese utilizando el nombre de usuario (Username) y la contraseña (Password) proporcionados en la carta de invitación enviada a su país u organización.

2. Una vez que el coordinador haya entrado al sistema, se mostrará el formulario de inscripción del coordinador (Focal Point Registration Form)

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3. Rellene la sección «Focal Point Information» («Información sobre el coordinador»).

4. Adjunte una nota verbal o una carta oficial firmada por las autoridades pertinentes de su capital o de su organización que le designe como coordinador (registration focal point) de la inscripción de la delegación.

Nota: Por favor, asegúrese de que la dirección de correo electrónico es válida y exacta, puesto que será la que se utilice para enviarle el nombre de usuario y la contraseña.

5. Haga clic en Submit (Enviar) para inscribir y confirmar al coordinador.

Nota: En el e-MRS aparecerá la confirmación de la creación de la cuenta y el coordinador recibirá asimismo un correo electrónico

Estimado ……………………….., Gracias por inscribirse como coordinador (Registration focal point) para la Sexta Reunión de la Conferencia de las Partes en el CMCT de la OMS para la delegación de ...................... Una vez que su inscripción esté confirmada, recibirá un correo electrónico automático con su nombre de usuario y contraseña exclusivos. Saludos cordiales, Sistema electrónico de inscripción en las reuniones Si necesita ayuda, sírvase escribir a copregistration@who.int *** NO RESPONDA A ESTE CORREO ELECTRÓNICO. ES UN MENSAJE AUTOMÁTICO Y NO RECIBIRÍA USTED NINGUNA RESPUESTA ***

Una vez que la Secretaría valide la cuenta, el coordinador recibirá un correo electrónico con otro enlace, otro nombre de usuario y otra contraseña exclusivos, que utilizará para inscribir a la delegación (véase el PASO 2).

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PASO 2: INSCRIPCIÓN DE LOS DELEGADOS

1. Entre al sistema de inscripción mediante el enlace proporcionado en el correo electrónico enviado al coordinador (registration focal point) (véase el ejemplo infra) tras crear la cuenta. Tenga en cuenta que aquí no funcionan ni el enlace ni el nombre de usuario y la contraseña utilizados en el PASO 1.

Estimado ....................., Nos complace confirmarle su nombre de usuario (john@xxx.com) y contraseña (abcd123) exclusivos. Puede inscribir su lista de delegados en representación de …… (nombre del país/organización)............. en la Sexta Reunión de la Conferencia de las Partes en el CMCT de la OMS. Para ello, haga clic aquí. Por favor, cierre el navegador antes de hacer clic en el enlace. Saludos cordiales, Sistema electrónico de inscripción en las reuniones Si necesita ayuda, sírvase escribir a copregistration@who.int. *** NO RESPONDA A ESTE CORREO ELECTRÓNICO. ES UN MENSAJE AUTOMÁTICO Y NO RECIBIRÍA USTED NINGUNA RESPUESTA ***

2. Conéctese usando el nombre de usuario y la contraseña exclusivos que figuran en el correo electrónico recibido tras crear su cuenta como coordinador.

El coordinador ya puede inscribir a los delegados.

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3. Marque la opción Add Delegate («Agregar delegado») para inscribir a un nuevo delegado.

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4. Cumplimente la sección «Add delegate» («Agregar delegado») y asigne un número de orden (priority) al delegado. Ese número determinará el lugar que ocupará en la Lista oficial de participantes.

5. Haga clic en Confirm Add Delegate («Confirmar la adición de un delegado»), en el extremo inferior derecho de la pantalla. En ese momento aparecerán los datos del delegado en el epígrafe «List of Meeting Delegates» («Lista de delegados de la reunión»).

Repita los pasos 3 a 5 para agregar todos los delegados que figuren en sus credenciales.

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Una vez que se han agregado los delegados según las credenciales, el coordinador puede enviar los datos de la delegación y cargar las credenciales (PASO 3)

Si el coordinador todavía no está en condiciones de confirmar y enviar los datos de la delegación (por ejemplo, porque aún no está disponible la credencial), puede optar por hacer clic en Close

(«Cerrar») para guardar la información en el sistema y continuar con el proceso más adelante. Los delegados no estarán confirmados hasta que se envíen sus datos y se presenten sus credenciales.

Para Editar los datos de los delegados o Suprimir delegados, véanse los PASOS 4 y 5 más adelante.

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PASO 3: ENVIAR LOS DATOS DE LOS DELEGADOS

Después de agregar a los delegados, el coordinador debe cargar las credenciales para presentar (confirmar) los datos de los delegados en el sistema.

Si aún no están disponibles las credenciales, el coordinador puede optar por Cerrar, con lo que se guarda la información en el sistema, y continuar con el proceso más adelante. Los delegados no estarán confirmados hasta que se envíen sus datos y se presenten sus credenciales.

Enviar los datos de los delegados:

1. Marque la opción Upload Credential («Cargar credenciales») para enviar las credenciales.

Se mostrará la pantalla siguiente:

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2. Haga clic en Select ALL Delegates («Seleccionar TODOS los delegados») para enviar los datos de la totalidad de los delegados.

3. Para enviar solo los delegados seleccionados, selecciónelos en la lista «Seleccionar delegado para las credenciales»

Haga clic en el icono de Delegates Credential («Credenciales de los delegados») para cargar el documento oficial de credenciales (nota verbal oficial de la misión permanente o carta oficial de la capital)

4. Haga clic en Attach Credential («Adjuntar credencial»). Aparecerá la palabra «View» («Ver») en la columna «Credencial» («Credenciales») junto a los delegados para quienes se haya cargado una credencial.

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5. Haga clic en Submit («Enviar») para confirmar la presentación de las credenciales.

YA HA CONCLUIDO EL ENVÍO DE LAS CREDENCIALES

Nota: Tras enviar las credenciales, aparecerá un aviso en el e-MRS y el coordinador recibirá un correo electrónico.

Estimado ...................... , Le informamos que se han agregado a la lista de participantes los datos de los delegados que representan a ...................... ante la Sexta Reunión de la Conferencia de las Partes en el CMCT de la OMS.

Sr. Delegado 2 Sr. Delegado 1

Si no lo ha hecho aún, por favor proporcione a la Secretaría del Convenio lo antes posible, y en todo caso antes de la apertura de la reunión, las credenciales originales. Si desea introducir alguna modificación a los datos de los delegados que ha enviado, puede hacerlo haciendo clic en este enlace (por favor, conéctese usando su nombre de usuario y contraseña exclusivos). Si necesita ayuda, sírvase escribir a copregistration@who.int Saludos cordiales, Sistema electrónico de inscripción en las reuniones *** NO RESPONDA A ESTE CORREO ELECTRÓNICO. ES UN MENSAJE AUTOMÁTICO Y NO RECIBIRÍA USTED NINGUNA RESPUESTA ***

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PASO 4: MODIFICAR LOS DATOS DE UN DELEGADO

1. Seleccione la opción Edit Delegate («Editar delegado») para modificar la información de un delegado ya inscrito.

2. Seleccione el delegado cuya información desea modificar.

3. Tras hacer las modificaciones oportunas, haga clic en Confirm Edit Delegate («Confirmar edición del delegado») en el extremo inferior derecho de la pantalla.

4. Marque la opción Upload credential («Cargar credenciales») para cargar nuevamente las credenciales de los delegados y continúe con el envío de los datos de los delegados (véase el PASO 3)

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PASO 5: SUPRESIÓN DE UN DELEGADO

1. Marque la opción Delete delegate («Suprimir delegado»).

2. Seleccione el delegado que corresponda en la «List of Meeting Delegates» («Lista de delegados de la reunión»).

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3. Haga clic en el botón Confirm Delete delegate («Confirmar la supresión del delegado») en el extremo inferior derecho de la pantalla para confirmar la supresión.