sistema de informacion utilizado en inequip c.a

ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL UTILIZADO EN EL AREA DE COMPRAS Y VENTAS DE

INEQUIP C.A.

Participantes:La Rosa, Mauro.Mijares, Jhon.Menéndez, Paula.Montilla, Cristian.Morón, Paola.

Empresa venezolana, fundada en 1985. Ubicada en la Av. Luis Roche de Altamira, Caracas, Venezuela.

NUESTRA MISIÓN: Ejecutar, administrar e inspeccionar obras de ingeniería como movimiento de tierra, deforestación, topografía, vialidad, urbanismo, drenajes, cloacas, acueductos, obras civiles, eléctricas y sanitarias, gasoductos, obras interiores, edificaciones y construcción en general. Comprar y vender bienes muebles o inmuebles, así como participar en la promoción y venta de viviendas.

NUESTRA VISIÓN: ser la empresa líder del mercado de la ingeniería civil y construcción de inmuebles, utilizando las más altas e innovadoras tecnologías y bajo altos estándares de calidad y excelente servicio a clientes y proveedores.

CONSTRUCCIONES Y EQUIPOS INEQUIP, C.A.ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL

CARACAS – VENEZUELA

PRESIDENCIA

ANALISTA ADMINISTRATIVO


CONTABLE

ANALISTA DE RR HH

GERENCIAGENERAL

GERENCIA DEADMINISTRACIÓN

COORDINADOR DE COMPRAS

STAFF DE INGENIEROS

RECEPCIONISTA

GERENCIA DE OPERACIONES

(02) CHOFER OPERADORA DE LIMPIEZA

GERENCIA DE CONTABILIDAD


CONTABLE

Es un sistema de gestión empresarial desarrollado por un grupo de profesionales venezolanos, usando las herramientas más modernas de la plataforma Microsoft para el desarrollo de software. El objetivo del sistema es proveer a la gerencia de la pequeña y mediana empresa, una herramienta versátil y completa que le permita automatizar las operaciones en las áreas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos.

ADMINISTRATIVO

CONTABILIDAD

NÓMINA

AVISOS Y TAREAS

PRODUCCIÓN

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

PROFIT MÓVIL

E - PROFIT

CARACTERÍSTICAS GENERALES

MULTI-EMPRESA: Profit Plus Administrativo permite la creación y manejo de tantas empresas como desee. Cada empresa puede ser configurada en función de sus características y su creación puede ser efectuada partiendo desde cero o a partir de otra empresa que ya exista.

MULTI-SUCURSAL: Profit Plus Administrativo facilita el manejo de las diversas sucursales de su empresa.

MULTI-MONEDA: Profit Plus Administrativo permite el manejo de múltiples monedas.

SEGURO Y AUDITABLE: permite crear mapas de usuarios en los que se define en forma rápida y sencilla las opciones: tablas, procesos y reportes, que van a poder usar los usuarios asociados a cada mapa.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

FLEXIBLE Y ALTAMENTE PARAMETRIZABLE: se adapta perfectamente al funcionamiento de empresas de diversos tamaños y en sectores tan diferentes como comercio de mayoristas y detales; fábricas y empresas de servicios.

TOTALMENTE INTEGRADO: está compuesto por los siguientes módulos: Inventario, Compras y Cuentas por Pagar, Ventas y Cuentas por Cobrar, Caja y Bancos. Todos estos módulos están integrados, lo que permite disponer en forma ágil y precisa de la información.

GENERADOR DE FORMATOS Y REPORTES: Profit Plus Administrativo trae incorporados más de trescientos sesenta (360) formatos y reportes, los cuales pueden ser modificados haciendo uso del generador de reportes de Visual FoxPro. Además nuevos reportes y formatos pueden ser agregados al menú del sistema haciendo uso de dicho generador de reportes.

BPO: Versión: 0

Fecha: Página: 01 de 02

ProcesoSub-procesoÁrea

ComprasOrden de Compra y/o ServiciosGerencia Solicitante

DIAGRAMA DE FLUJO

Coordinador de Compras y Cuentas por Pagar

Recibe solicitud

Presenta a Administración

para autorización del gasto

Realiza búsqueda externa del proveedor

Contacta a proveedores potenciales

Fin

SÍ

NO

¿Existe proveedor en

maestro?¿Activo?

SÍ

NO

Incluye al proveedor inactivo, dándole preferencia al mismo. Se comunica con Administración para su incorporación o reincorporación

Se inicia proceso de Caja Chica

1. Cotización de Bs 6.081 a Bs. 20.0002. Cotizaciones de Bs. 20.001 a Bs. 40.000

3. Cotizaciones desde Bs. 40.001

¿Supera los 6.080 Bs?

NO

SÍSolicita cotización

Realiza Análisis de Cotizaciones

Elabora Docum.(s) de Compra(s) u Docum.(s) de

Servicio(s)

Envía al proveedor

Verifica el centro de costo, la

partida afectada, y la disponibilidad

Administrador

Solicitante

Si el monto es igual o superior a Bs 20.001

BPO: Versión: 0



ComprasConsignación de Mercancía Gerencia Solicitante

DIAGRAMA DE FLUJO

Solicitante

Recibe bien y/o servicio, así como

la factura

Solicita ajustes a proveedor

Elabora Informe de Conformidad

Fin

¿OK?SÍ

NO

Adjunta documentación

soporte

Incluso si el bien y/o servicio no fue el acordado

Revisa mercancía o evalúa servicio

Concilia Documento de

Compra Vs. Factura

Se inicia proceso de Cuentas por

Pagar

Orden de Compra y/o Servicios, Factura y Nota de Entrega

BPO: Líder Sub-Proceso: Versión: 0



Cuentas por PagarRegistro de Facturas Gerencia de Admón

DIAGRAMA DE FLUJO

Analista Administrativo

Prepara Relación Semanal de

Pagos (Original y copia)

Emite el Reporte Análisis de

Vencimiento

Fin ¿Ok?SÍ

NO

Coloca sello de “Contabilizado a la Factura”

Procesa en el sistema

automatizado

Emite reporte: Doc por Pagar y

Comprobantes de Retención

Identifica los pagos semanales

Entrega a la Gerente de Administración

Analiza

Solicita a la Analista de Administración la disponibilidad bancaria

Firma y sella Comprobantes

Firmado por el Ingeniero Residente

Adjunta documentación soporte

Saca copia fotostática de la documentación

soporte

Recibe documentación

Firma copia de la Relación Semanal

de Pagos

Revisa las facturas y firmas de autorización

Datos del beneficiario, formalidad y operación algebráica

Realiza revisión aleatoria de la documentación

soporte

Se inicia proceso de Emisión de

Pagos

Propone ajustes

Gerente de Administración




Emisión de PagosElaboración de PagosCuentas por Pagar

DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe Relación de Pagos firmada

en señal de revisión

Elabora Comprobantes de

Egresos (Cheques)

Fin

SÍ

NO

¿Pago por Transferencia

Bancaria?

En caso de que la factura ya este cargada

Emite Reportes

Entrega a su supervisor inmediato

Se inicia proceso de Autorización de Pagos

Prepara documentación

soporte de pagos

CotizacionesAnálisis de CotizacionesOrden de ComprasInforme de ConformidadFacturaDocumento por PagarComprobantes de RetenciónOrdenes de PagosCarta de Transferencia BancariaComprobantes de EgresosReportes Listado de Ordenes de Pagos Relación de Pagos por Transferencia Listado de Cheques

Elabora las Ordenes de Pagos

Listado de Ordenes de Pagos, Relación de Pagos por Transferencia y Listado de Cheques

Estampa sellos

Caducidad y No Endosable

Elabora Carta de Transferencia

Bancaria1

¿Factura cargada?

Coordinador de Compras

SÍ

NO




Cuentas por PagarAutorización de Pagos Cuentas por Pagar

DIAGRAMA DE FLUJO

Gerente de Administración

Propone ajustes

Entrega docum. a la Coord. de

Compras y Ctas x Pagar

Fin

¿Ok?

SÍ

NO

Firma Carta de Transferencia

Bancaria1Revisa

D

La revisión se realiza de manera aleatoria para constatar el cumplimiento de control interno

¿Pagos por Transferencia

Bancaria?

Firma cheques Firma reportesD

Entrega al Autorizador Nº 2

¿Pagos por Transferencia

Bancaria?

Autoriza en el sistema

automatizado y firma carta de

autorización1

Firma cheques

Firma reportesDRecibe

documentaciónSÍ

NO

Gerente General o integrante de la directiva

Se inicia proceso de Envío y Entrega de Pagos

SÍ

NO

Autoriza en el sistema

automatizado1

SÍ

NO

¿Pago por Transferencia

Bancaria?

Importa el archivo txt (Relación de

Pagos)

Coloca sello de “pagado” a las

facturas de compras

Ingresa al Aplicativo

Generación de Archivo de Pagos

Profit Plus




Cuentas por PagarEnvío y Entrega de Pagos Cuentas por Pagar

DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe documentación

Analista Administrativo

D

D

Separa los comprobantes de

retención (si aplica) y los comprobantes de

egreso

Entrega a la Recepcionista

Envía correo electrónico a los

involucrados

Informa si el pago es por transferencia bancaria o cheque y la disponibilidad

para su retiro, así como para el de los comprobantes

Archiva la documentación

soporte en la carpeta de egresos

Adjunta las copias del Comprobante de

Egresos y de los comprobantes y

archiva

Para que sean retirados por el beneficiario

Firmados por el beneficiario

Fin

Ingresa al sistema y exporta archivo1

Software de la Entidad Bancaria

PROCESO DE ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA

PROCESOENTRADA SALIDA

FECHA

RIF DEL PROVEEDOR

CONDICIONES DE PAGO

DESCRIPCION DE LA COMPRA

RENGLON DEL PRODUCTO

CANTIDAD

COSTO

VALIDACION DE LOS DATOS DEL PROVEEDOR

AGENDA LA COMPRA DEPENDIENDO DEL PLAZO

CLASIFICA EL TIPO DE COMPRA

DESCARGA EL PRODUCTO DE ACUERDO A SU

RENGLON

CALCULA EL MONTO TOTAL A PAGAR

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA IMPRIMIBLE

PROCESO DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR


NUMERO DE ORDEN DE COMPRA.

METODO DE PAGO QUE SE UTILIZARA.

FECHA DE VENCIMIENTO.

DESCARGA TODOS LOS DATOS DE LA ORDEN DE

COMPRA.

AGENDA EL PAGO.

PROGRAMA LA NOTIFICACION DE PAGO.

REGISTRA EL MOVIMIENTO CONTABLE EN LA SECCION

CUENTAS POR PAGAR

FORMATO IMPRIMIBLE DE CUENTAS POR PAGAR.

PROCESO DE ELABORACION DE ORDEN DE PAGO A PROVEEDORES


FECHA DEL DIA

NUMERO DE LA ORDEN DE COMPRA

FACTURA QUE SE VA A CANCELAR.

METODO DE PAGO.

DATOS DEL METODO DE PAGO.

DESCARGA TODOS LOS DATOS DE LA ORDEN DE

COMPRA.

ELIMINA LA ORDEN DE COMPRA DE LAS CUENTAS

POR PAGAR.

REGISTRA EL MOVIMIENTO CONTABLE EN LA SECCION

BANCARIA.

RECIBO DE PAGO A PROVEEDORES.

IMPRIMIBLE.

sistema de informacion utilizado en inequip c.a

Education