sistema de informacion de apoyo al area administrativa en la distribuidora el caujaro
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REPUBLICA BOLIVARIA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO SANTIAGO MARIÑO
EXTENCION MARACAIBO
SISTEMA DE INFORMACION DE APOYO AL AREA ADMINISTRATIVA EN
LA DISTRIBUIDORA EL CAUJARO
INTEGRANTES
LUIS GONZALEZ 24.725.101
JOHAYNES CACERES 24.738.873
ANNEILES LEAL 20.833.752
MARACAIBO AGOSTO DEL 2016
Índice General
Lista de Cuadro
Lista de Figura
Resumen
Introducción
Capítulo I: El Problema
Contextualización del Problema
Objetivos
General
Específicos
Justificación de la Investigación
Alcance
Capítulo II: Determinación de los Requerimientos de Información
Herramientas: Muestra e investigación de datos relevantes
Entrevista
Capítulo III: Diseño y Documentación del Software
Metodología Empleada (Descripción de sus Fases)
Análisis Situacional
Diagrama Funcional
Diagramas de Flujos de Dato
Nivel 0
Nivel 1
Objetivo del nuevo sistema
Requerimiento de Entra/Salida y Almacenamiento
Diseño de Pantallas
Diseño de Reportes
Conclusiones y Recomendaciones.
Conclusión
Recomendaciones
RESUMEN
Distribuidora El Caujaro, es una empresa dedicada a la compra y venta de
productos de alimentación (Queso, Huevos y Duro Fríos), la cual amerita la
aplicación de un sistema de información de apoyo al área administrativa,
para ello se describe la situación de los procesos, se identifican sus
fortalezas, debilidades y se determina la propuesta de los nuevos sistemas
(Manual y Automatizado). Se utilizó como metodología la investigación de
campo y documental que tiene como característica principal colocar al
investigador en contacto directo con el objeto estudiado y tomar los datos de
interés directamente de la realidad. Por esa razón, se recomienda al
Propietario de la Distribuidora El Caujaro, analice y adopte la presente
propuesta.
INTRODUCCION
Cada día la organización busca los mejores métodos para automatizar
sus procesos a través de implantación de sistemas de gestión en el cual son
el marco de procesos y procedimientos utilizados para asegurar que una
organización pueda cumplir todas las tareas requeridas para lograr sus
objetivos. La Distribuido El Cuajaro es una empresa que se encargar de
distribuir Quesos, Huevos y Duro fríos al público en general.
Dicha distribuidora presenta fallas en el área administrativa, donde el
administrador presenta un problema en los cierres de caja con los clientes a
créditos ya que no cuentan con un registro especificado de los clientes.
El presente trabajo de investigación está estructurado en diferentes
capítulos, los cuales, cada uno está orientado para dar el cumplimiento a las
etapas del proceso de desarrollo, permitiendo reflejar las ideas de las
situaciones que se plantearon durante la ejecución de la investigación, de
modo organizado, coherente y sistematizado. A continuación se visualiza una
breve descripción de cada uno de los capítulos que conforme el estudio:
En el Capítulo I que lleva por nombre El Problema, contiene la
contextualización del problema que conlleva a reflejar las fallas y debilidades
del proceso actual, dando como solución a la creación de un sistema de
Información Administrativo, Al igual se establecen los Objetivos Generales y
Específicos los cuales ayudaran al logro de la investigación, seguidamente
se plasmo la justificación y los alcances del estudio.
Posteriormente se habla del Capítulo II Determinación de los
Requerimientos de Información, que hace referencia a las Herramientas
utilizadas para la recolección de Datos, y el Analista el cual Comprende que
información necesitan los usuarios para trabajar.
Seguidamente exponemos el Capítulo III el cual lleva por nombre Diseño
y Documentación del Software, donde se determinaran las Metodologías
Empleadas, Diagramas de Flujos de Datos, Objetivos del nuevo sistema,
Requerimiento de Entrada/Salida y Almacenamiento, Diseño de Pantallas,
Diseño de Reporte.
Finalmente, se presenta las conclusiones obtenidas por el investigador
durante el proceso de desarrollo del estudio, a su vez se generó las
recomendaciones asociadas a cada uno de los objetivos planteados.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Contextualización del Problema.
Distribuidora El Caujaro es una empresa que elabora de lunes a domingo
con la venta de quesos huevos y duro fríos, al público en general. Ella
consta, de un pequeño personal donde se destaca el trabajo de su dueño, un
administrador y dos empleados rotatorios. En dicha distribuidora se trabaja
con clientes a créditos y a contado, se busca tener un mecanismo de
solución en el área administrativa, tener un mejor manejo del cliente a crédito
para así lograr un buen funcionamiento del área.
El administrador presenta un problema en los cierres de caja en dicha
distribuidora con los clientes a créditos ya que no cuentan con un registro
especificado de los clientes.
Objetivos.
General.
Diseñar un sistema de información de apoyo al área administrativa en la
distribuidora Mi Querencia.
Específicos.
Analizar la problemática que se presenta en el área administrativa.
Determinar los requerimientos para el diseño de un sistema de
información de apoyo al área administrativa.
Elaborar el diseño de un sistema de información de apoyo al área
administrativa en la distribuidora El Caujaro.
Justificación de la Investigación.
En la justificación de la investigación el autor de la propuesta expresa las
razones por la cuales realizará la investigación, considerando los aportes
teóricos y metodológicos referidos al objeto de conocimiento, así como las
implicaciones prácticas, de valor teórico, relevancia social, alcance, entre
otros.
En el aspecto teórico, la presente investigación buscó levantar todo los
aspectos referentes a los sistemas de información administrativo utilizando
como desarrollo una metodología para la elaboración de un sistema de
información de apoyo al área administrativa basado en un estudio realizado
en la Distribuidora El Caujaro, con el fin de analizar las fallas que existen en
el proceso del registro de los clientes a crédito en el área administrativa de
dicha empresa.
En el aspecto técnico a través de un sistema manual los problemas de
falta de organización en el área administrativa (Clientes a Crédito) de la
Distribuidora, se propone como alternativa de solución la implementación de
un sistema manual y otro automatizado a través del cual saldrán
beneficiados tanto los clientes como la misma Distribuidora, ya que está
diseñada para ser utilizado con facilidad sin pérdida de tiempo, los
trabajadores de dicha distribuidora podrán atender a la clientela sin ninguna
dificultad y no consta de muchos gastos económicos al implementarlo porque
solo requiere de un Buzón (Varía el material), hoja de nota y bolígrafo o lápiz.
Este sistema se enfoca para los clientes a crédito y será de gran ayuda para
el manejo del sistema automatizado.
El sistema automatizado será utilizado por el administrador de la
distribuidora Mi Querencia desde su hogar o cualquier ámbito donde se
maneje la Internet, ya que dicho sistema es ejecutable desde una página
web donde el administrador ingresa mediante un usuario y contraseña al
sistema, para el manejo de la compra y venta de los clientes a crédito, ya
que dicha localidad no consta de espacio suficiente para implementar e
sistema requerido.
Es importante señalar que, el propósito de este trabajo de investigación es
desarrollar un sistema de información administrativo, con la finalidad de brindarles
tanto al administrador como a los trabajadores de la Distribuidora El Caujaro la
facilidad de obtener reportes de los estados de cuenta de los clientes a créditos,
permitiendo brindar facilidades de búsquedas, de manera rápida, efectiva y
confiable, a los trabajadores y al administrador de la empresa.
Alcance.
La presente investigación se ejecuto en la empresa Distribuidora El
Caujaro, donde se realizó un estudio para la aplicación de un sistema de
información de apoyo al área administrativa, en un periodo comprendido
entre Julio y Agosto de 2016.
CAPITULO II
DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
Herramientas.
Cuestionario.
El instrumento más utilizado para la recolección de datos es el
cuestionario, este debe cumplir dos propósitos básicos:
1. Traducir los objetivos del proyecto de investigación en preguntas
específicas que los encuestados deben responder.
2. Motivar al encuestado para que coopere y suministre la información
correcta.
Se aplico este instrumento al personal involucrado en la distribuidora, las
cuales son 3: 1 Propietario/Administrador y 2 Empleados de atención al
cliente.
Una de las técnicas básicas y fundamentales para la recolección de datos
es el cuestionario, este instrumento permitió la obtención fiable y más precisa
de recolectar la información más importante y requerida para el objetivo a
lograr, ya que la población a tratar posee características homogéneas o
similares para su estudio y para el recuento de información.
Este se realizo para obtener ciertos parámetros que midieron el perfil de la
organización, de la calidad y fiabilidad de sus procesos administrativos y de
la realidad administrativa de acuerdo a pautas que deben aplicarse en estos
procesos y en las organizaciones.
Permitió la obtención de información clave para el logro de los objetivos, la
cual se realizo a través de preguntas cerradas y objetivas, redactadas y
susceptibles de seguir normas que deben cumplirse en la calidad de la
información solicitada y de acuerdo a parámetros establecidos para evaluar
los procesos administrativos de las organizaciones, para así lograr la
obtención de información útil requerida en el logro del objetivo de
investigación.
Entrevista.
Esta será de tipo informal, se procedió a la búsqueda de información a
través del dialogo o conversación con el personal administrativo de la
empresa que está directamente involucrado con los hechos de todos los
procesos, en este caso con el administrador de la distribuidora, observando
los hechos de manera espontanea, conociendo el modo como se ejecutan
las operaciones, quienes las realizan, así como el grado de veracidad de los
datos suministrados.
CAPITULO III
DISEÑO Y DOCUMENTACION DEL SOFTWARE
Metodología Empleada.
La metodología a utilizar para la elaboración de la propuesta, dado el caso
en particular como lo es el análisis y diseño de un sistema de información se
basa es las fases planteadas por KENDALL y KENDALL, la cuales son:
1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
2. Determinación de los requerimientos de información.
3. Análisis de las necesidades del sistema.
4. Diseño del sistema recomendado.
5. Desarrollo y documentación de software.
6. Prueba y mantenimiento del sistema.
7. Implementación y evaluación del sistema.
Dada las fases anteriores, para el caso en estudio se desarrolla desde las
fases 1 a la 4 debido a uno de los objetivos del proyecto de realizar un
análisis y diseño de un sistema de información que se adapten o que
satisfagan los requerimientos de la oficina de la distribuidora, debido a la
importancia que tiene para la empresa y área administrativa de optimizar sus
procesos para servir de soporte a la toma de decisiones.
La fase de análisis se desarrolla las siguientes características
principales:
1. Recolección de datos.
2. Análisis del flujo de datos y decisiones.
3. Preparación de la propuesta.
La fase de diseño se despliega las siguientes actividades:
1. Diseño de la captura de datos.
2. Diseño de la entrada.
3. Diseño de la salida.
4. Organización de datos.
La fase de implementación:
1. Prueba o implantación.
2. Evaluación y control.
Aunque esta última fase no pertenece a los objetivos del proyecto
planteado.
Análisis Situacional
La organización de la administración y del sistema inherente a la misma
está basada en su organización física y en los procedimientos que siguen
para las actividades que allí se generan de acuerdo a pautas establecidas
por el Propietario de la empresa en el ámbito administrativo. La
administración se centra físicamente en una sola oficina en la cual está
encargada una sola persona, esta cumple la siguiente área administrativa:
Clientes a Crédito; relacionado con la compra a crédito de los
productos que ofrece la distribuidora.
El sistema actual posee inconveniente y dificultades en el manejo
adecuado de sus transacciones y procesos administrativos debido a que la
operación de sus transacciones se incluyen manualmente y mentalmente,
perjudicando a la distribuidora de tal manera que los empleados encargados
de atender a la clientela no recuerdan los nombres de los clientes que
compran a crédito en dicha empresa. Los inconvenientes observados fueron
los siguientes:
1. Inconsistencia de la información física y lógica.
2. Retardo en proporcionar la información a los diferentes clientes.
3. Falta de un debido control de todos los procesos administrativos.
Descripción de Identidades
Administradora
Vendedor
Cliente
Diagrama Funcional (DF)
Listas de Figura 1
Diagramas de Flujo de Dato (DFD).
Nivel 0
Lista de Figura 2.
Nivel 1
Lista de Figura 3.
Objetivo del nuevo sistema.
Sistema Manual
1. Procesar la recolección de datos de manera organizada y fiable.
2. Minimizar el tiempo empleado en la recolección de datos
3. Almacenar los datos de manera segura.
Sistema Automatizado.
1. Procesar los datos recolectados por el sistema manual.
2. Obtener una organización eficaz y segura de los clientes a créditos.
3. Generar reportes con la información necesaria.
Requerimiento de Entrada/Salida y Almacenamiento
Dentro de los puntos más importantes de los alcances que abarca el
sistema propuesto se tienen:
1. El Sistema se diseñara bajo los parámetros requeridos por el
Propietario de la Empresa, lo cual indica que el mismo está planteado
como esencial para la Distribuidora lo cual funcionara como una
herramienta de apoyo a esta.
2. El sistema propuesto permitirá agilizarlas transacciones que involucran
los procesos de registro de los clientes a crédito que se especifican a
continuación:
Requerimientos de Entrada.
1. Recolección de datos.
2. Registro de los clientes a crédito.
3. Registro de usuario.
Requerimientos de Salida.
Los requerimientos de salida son aquellas consultas y reportes que serán
mostrados por medio del sistema en donde estos obtendrán información una
vez procesados los datos de entrada. Los requerimientos de salida son:
1. Listado de Clientes a Crédito: Cedula de identidad, nombres y
apellidos, teléfono celular y dirección.
2. Listado de Reporte:
1. Reporte por cliente: Datos del cliente, fecha y estatus actual.
2. Reporte general: Datos de los clientes a crédito y estatus actual.
3. Reporte por fecha: Cantidad de los artículos, nombre de los
artículos y fecha.
Requerimientos de Almacenamiento.
Se conocen como requerimiento de almacenamiento a todos aquellos
campos que se requieren para recopilar datos referentes a los procesos
realizados en el sistema, los cuales son los siguientes:
1. Datos de los Clientes a Crédito: Cedula de identidad, nombres y
apellidos, teléfono celular y dirección.
2. Dato de Usuario: Cedula de identidad, nombres y apellidos, teléfono
celular, correo electrónico y contraseña.
Diseño de Pantallas.
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
Figura 5
Figura 6
Figura 7
Figura 8
Figura 9
Figura 10
Figura 11
Figura 12
Figura 13
Figura 14
Figura 15
Figura 16
Figura 17
Figura 18
Figura 19
Figura 20
Figura 21
Figura 22
Figura 23
Figura 24
Figura 26
Figura 27
Figura 28
Figura 29
Figura 30
Figura 31
Figura 32
Figura 33
Figura 34
Figura 35
Figura 36
Figura 37
Figura 38
Figura 39
Figura 40
Figura 41
Figura 42
Figura 43
Figura 44
Figura 45
Figura 46
Figura 47
Figura 48
CONCLUSION
El diagnostico y análisis realizado en la administración en relación a la
forma como se llevan los procesos, demostró la falta de mejores controles
administrativos, la carencia de un proceso rápido y efectivo y la demora en la
salida o reporte que generan sobrecarga de trabajo al personal de la oficina
por la forma en que se realizan dichos procesos, ya que se hace de forma
manual. Esto trajo como reflexión la necesidad de una nueva forma de llevar
los procesos y aumentar su eficiencia.
Las debilidades y amenazas que sufre la distribuidora, basado en el
estudio realizado, pueden ser mejoradas a medida de que se orienten estas
hacia una transformación en fortalezas y oportunidades; donde mejores
controles y estrategias se reflejan a través de la optimización de actividades
las cuales generan en el cliente una mejor imagen de la empresa y una mejor
calidad de la información que se propaga tanto dentro como fuera de la
empresa. Con las estrategias y procedimiento sugeridos se incrementan la
forma de capturar y procesar la información y se desarrollan la inquietud en
la creación de procedimientos.
Debido al mejoramiento de la captura de datos, procesamiento de la
información y la emisión de salida más efectivas se incrementa la velocidad
de procesamiento, los controles administrativos, el tiempo empleado en cada
uno de las actividades allí desarrolladas y la calidad de la información
suministrada a los usuarios finales del sistema. Es así que ciertas salidas o
información suministrada por el sistema sirva de apoyo a la toma de
decisiones de la distribuidora. Haciendo así, el proceso de la oficina
administrativa más eficaz y eficiente de acuerdo a los requerimientos
exigidos, ofreciendo de esta forma un servicio e información de alta calidad
que aumenta en gran medida la imagen de la empresa.
RECOMENDACIONES
En razón a lo anteriormente planteado, se presentan las siguientes
recomendaciones para que puedan ser tomadas por la empresa Distribuidora
El Caujaro, para mejorar sus procedimientos administrativos.
1. Asignar un cobrador específico, el cual tiene que estar debidamente
identificado y autorizado por la empresa para realizar los cobros a los
clientes. El mismo debe entregar todos los reportes de lo cobrado
diariamente para salvaguardar el efectivo.
2. Se debe crear la apertura de una caja chica que descongestione las
operaciones de la caja principal por gastos menores, la misma debe
cumplir con todos los procedimientos de control interno.
3. Delegar funciones y responsabilidades bien definidas que ayuden a
descongestionar al departamento administrativo para de ese modo
hacerlo más eficiente y eficaz.
4. Capacitar al personal para que alberguen los cambios que traen
consigo el nuevo sistema.
