Sistema de información articulada, Red Norte de ESE de Bogotá

Mayo 5 de 2015

Visión Integral del Proyecto

Actualización del sistema en ESE (Software, hardware,

Infraestructura e Integración Sistemas de Información

SDS)

Conectividad, Minería de Datos y Business Intelligent

(Atención y Gestión)

Articulación y complementariedad (Gestión

documental, Gestión de la calidad, GRD)

Razones para el desarrollo del proyecto

INEFICIENCIA: Se presentan duplicaciones de atenciones y repetición de exámenes, debido a que el mismo examen que es tomado en un hospital no puede ser usado en otro porque no se puede revisar la historia clínica externamente.

GASTO DE BOLSILLO: Cuando un hospital requiere la historia clínica de un usuario, este debe ser quien tramite una copia de la misma para luego llevarla al otro hospital, retrasando los procesos y generando barreras económicas al usuario, máxime si se tiene en cuenta que corresponde a población vulnerable que no posee los ingresos para cubrir todas sus necesidades.

ECONOMIAS DE ESCALA E INTEGRALIDAD: Los usuarios asisten al tercer nivel a solicitar atenciones que podrían efectuarse en el primero y segundo, sin embargo por falta de articulación el proceso de contrareferencia no ha generado impacto en esta situación que afecta los gastos de la subred.

CUSTODIA Y MANEJO DE REGISTROS MÉDICOS: La seguridad de la información es débil, por lo que la custodia de la Historia Clínica se ve amenazada. Lo cual puede ser catastrófico, teniendo en cuenta que la legislación nacional exige su preservación por largos periodos de tiempo, lo que a su vez puede degenerar en sanciones y demanda.

Causas del problema

Infraestructura de TIC con alto riesgo de falla del sistema que afecta la prestación del servicio

Capacidad instalada de TIC que no cubre todos los servicios asistenciales. Historia clínica electrónica individual por hospital con información dispersa de los

pacientes Falta de recursos económicos para el mantenimiento y actualización de la estructura

TIC Desarticulación de la subred para efectuar inversiones conjuntas

Efectos del problema

Duplicidad de inversiones

Saturación del tercer nivel con pacientes de complejidad baja y media, saturación de servicios supra especializados y baja respuesta a las necesidades de la red

Riesgo informático por mal manejo de los registros clínicos

Falta de oportunidad en la atención

Árbol del problema

Hospital Simón Bolívar

No se cuenta con servidores, ni racks, ni PDU y en la Fray no cuenta con aire acondicionado ni con control de acceso, y los cuartos no cuentan con CCTV ni con sistema de detección de incendios. Se requieren UPS y plantas eléctricas como plan de contingencias. Con respecto al cableado estructurado, este se encuentra obsoleto, requiriendo su renovación por categoría 6 A, que mejore la velocidad interna y amplié el ancho de banda.

La conexión entre las 2 sedes del hospital se efectúa mediante un radioenlace con frecuencia libre, el cual ya cumplió su vida útil y requiere reposición, sin embargo, teniendo en cuenta las necesidades de transmisión de historia clínica y la contaminación del espectro en la zona, sería más conveniente remplazar este método de transmisión por un canal dedicado de fibra óptica, pero dados los costos que esto genera se dificulta al hospital tomar esta decisión.

 

Se cuenta con un proyecto avalado por SDS para la implementación de software de Historia Clínica Electrónica, sin embargo se requiere el software que lo complemente, por lo que inicialmente el hospital se verá obligado a arrendar equipos de cómputo e impresoras.

Hospital Engativá

La conectividad entre los centros de atención y el Hospital se hace a través de enlaces inalámbricos de radio frecuencia,

La infraestructura que se encuentra en uso en el 100% de los puntos de atención del Hospital.

Las diferentes dependencias al interior de cada sede, están conectadas mediante una Red LAN (Red de Área Local), implementada con un sistema de cableado estructurado que presenta alto grado de obsolescencia y deterioro, presentan dificultades en la intercomunicación y velocidad de respuesta.

Con relación a las aplicaciones con tecnologías como Voz sobre IP, Video Conferencia y la convergencia entre voz y datos el sistema de transporte de información (cables de par trenzado de cobre denominado UTP/STP) presentan desempeño lento, caídas de servicio, demoras en la información, etc.

La capacidad técnica de los servidores presentan obsolescencia.

El Hospital cuenta con los sistemas de información Hipócrates y Clinical Suite, los cuales no están integrados ni en línea y no cuentan con soporte técnico, el Hospital cuenta con REPORT SERVER que es un servidor de reportes en línea que posibilita que las áreas funcionales logren acceder fácilmente desde cualquier estación de trabajo a la información administrativa y asistencial, lo cual aporta como insumo para la toma de decisiones.

 Las diferencias de versión no permiten una integralidad e interoperabilidad entre los módulos de la información financiera y contable.

El sistema no cubre la totalidad de los procesos de apoyo, no es amigable ni orientado al cliente final.

Hospital Engativá

Los procesos automáticos no pueden ser ejecutados por el usuario directamente, generándose una dependencia total con el área de sistemas.

Su plataforma tecnológica es poco conocida, lo que hace que su administración sea costosa y difícil de conseguir.

Estos sistemas de información no satisfacen las necesidades que se requieren en el Hospital.

Vulnerabilidad de la información, pues esta debe ser accesada directamente de la base de datos por el personal de Sistemas.

El módulo de inventarios dificulta ajustes a los registros de costos y gastos, lo cual obliga a realizar mensualmente la conciliación con el stock de inventarios y la cuenta contable de inventarios.

Con relación al módulo de Nomina, éste no tiene actualizaciones ni soporte del proveedor desde el 2009, lo que impide la conciliación y verificación de costos y gastos de nómina por la parametrización de este módulo. Se está utilizando para el pago, pero todos los procesos relacionados con la información del personal y de sus novedades de trabaja alternamente en herramientas ofimáticas.

Como no se cuenta con un sistema para costos, se utilizan archivos de Excel para dar cumplimiento a lo normado en la resolución DDC 000001 de diciembre de 2012 referente a la presentación de los informes de costos y sus distribuciones.

Los registros clínicos, los datos de la prestación del servicio, de tratamiento y del estado de la salud específica del paciente se captura de manera manual y posteriormente se almacena en instrumentos temporales para su almacenamiento y análisis.

Hospital de Suba

Integralidad

 

Alguna información queda en formato físico.

En las interfaces del Sistema de Información Clinical Suite One, los datos suministrados no se integran uno a otro, no son de fácil búsqueda y por ende cada uno los profesionales de la salud tiene que repetir la información nuevamente.

El Sistema de Información Clinical Suite One no cuenta con mecanismos de localización de registros duplicados, que permita fusionarlos en solo registro maestro del paciente.

Secuencialidad

La hora para el registro de la prestación de los servicios en salud se consigna teniendo en cuenta la hora de finalización de la prestación y no la hora de inicio, afectado la oportunidad y secuencialidad y poniendo en riesgo legal al Hospital de Suba y a los profesionales de salud que intervienen en estos eventos.

El Sistema de Información Clinical Suite One dispone de un módulo de parametrización de tipos de Historia Clínica el cual no cumple con su objetivo y presenta fallas tecnológicas.

 

Hospital de Suba

Racionalidad Científica

El Sistema de Información Clinical Suite One, presentan muchos pasos para realizar una acción determinada, carece de funcionabilidades de almacenamiento temporal automático. El tiempo promedio del diligenciamiento integral de una valoración en consulta externa estaría entre 45 y 60 minutos

Disponibilidad

Cuando se desea consultar las atenciones pasadas del usuario esta información no se encuentra visualmente en las interfaces o es necesario llevar a cabo un proceso de búsqueda minucioso.

Carece de la funcionabilidad de notas aclaratorias posterior al cierre del registro de la prestación del servicio de consulta externa.

Con respecto a periféricos, el 12 % del total de los equipos del Hospital se encuentran en obsolescencia. (Equipos menores de 2GB RAM y procesador menor a 2 GHz).

Es necesario contar con estaciones móviles que permitan la optimización de los procesos asistenciales y administrativos.

Hospital de Usaquén

La infraestructura tecnológica está diseñada de una forma centralizada, en unos esquemas de servicios de datos que necesitan la integración de los servidores (Aplicativo Central Dinámica Gerencial, Sistema de Dominio, Firewall, Correo, Web, SIRC y Voz IP) con los equipos de los usuarios finales ubicados diferentes sedes, conectadas mediante enlaces de radiofrecuencia con una tecnología Spread Spectrum, punto multipunto, siendo insuficientes para las necesidades de la ESE, ocasionando lentitud o periodos de tiempo sin conectividad.

 Los equipos conectados trabajaban en un solo segmento generando choques de información y lentitud en la transmisión de datos; con una segmentación de red a través de un equipo Switch de Core 3COM 5500G, su falla dejaría totalmente incomunicado al Hospital y sus sedes al no generar redundancia o posibilidad de reemplazo de este equipo

 La interrupción del servicio de energía en la UPA Santa Cecilia, por inestabilidad en la prestación del servicio por parte del operador Codensa, genera que se caiga la comunicación entre las sedes UPA San Cristóbal, Orquídeas, Servita y el CAMI, esto debido a que en este punto a la UPS que soporta los enlaces solo le funciona el inversor.

 En la actualidad se presentan lentitudes y bloqueos en los aplicativos institucionales lo que genera demoras en los procesos para la atención de los usuarios como asignación de citas, facturación, consultas y seguimientos a pacientes esto evidencia la cantidad de tráfico que pasa a través de las antenas de comunicación generando saturación en el ancho de banda y choques de datos.

Hospital de Usaquén

Hay fallas en el canal se presentan deterioros en la voz afectando la comunicación oportuna

El Hospital de Usaquén I Nivel ESE maneja planes de contingencia por procesos (historia clínica, facturación, estadística, tesorería y en las demás áreas involucradas en la prestación de los servicios), cuando se activan estos planes las actividades son manuales y se debe ingresar la información al sistema una vez se haya restablecido el servicio, por lo cual los colaboradores de la ESE realizan reprocesos en la digitación, así como atrasos en las actividades que repercuten en demoras en la atención de los usuarios, generando insatisfacción.

Obsolescencia de los servidores que soportan el almacenamiento y administración de los aplicativos. En el momento se está trabajando para recuperar la intranet

El cableado se encuentra en categoría 5, viéndose afectada la velocidad de la transmisión, por lo que se requiere la renovación de los puntos de red. De la misma manera se requiere la adquisición de periféricos faltantes y la reposición de aquellos que se encuentran en estado de obsolescencia.

Hospital Chapinero

Con el propósito de mantener actualizada el sistema de información se tienen las siguientes necesidades:

Renovar el Servidor para directorio activo, 5 antenas, 3 radios bases, 3 router inalámbricos,

Reconfiguración del servidor de dominio,

Reponer 300 puntos de red, voz datos y energía,

Adecuación de los centros de cableado de Rionegro salud pública y UPA San Fernando

Actualizaciones, Mantenimiento y Soporte del sistema de información Dinámica Gerencial en los módulos: Admisiones, Contratos, Facturación, Hospitalización, Inventarios, Citas Médicas, Historias Clínicas, Contabilidad, NIIF, Presupuesto público, Tesorería, Cartera, Pagos, Nomina, Costos Hospitalarios, Activos Fijos, Modulo Gerencial, Promoción y Prevención, Registro y correspondencia y Jurídico.

Alternativas de solución

Objetivos y productos

Ampliar la capacidad instalada de TIC con el propósito de cubrir todos los servicios asistenciales, agilizando la prestación de los servicios Mejoramiento de la conectividad

Hardware (computadores) y licencias

Manejo de biometría para seguridad informática

Implementar y acceder a una historia clínica electrónica unificada en la red norte para contar con información centralizada de los pacientes Interface de consulta

Renovar la infraestructura de TIC para disminuir el riesgo de falla del sistema que afecte la prestación del servicio Hardware y software ajustado a todos los hospitales

Inversión FASE I

INVERSIÓN Simón Bolívar Suba Usaquén Chapinero Engativá Red

Cableado y equipos activos

$ 1.200.000.000,00  

$ 120.000.000,00

$ 210.000.000,00  

$ 1.530.000.000,00

Sistema de información  

$ 2.000.000.000,00  

$ 170.000.000,00  

$ 2.170.000.000,00

Planta Electrica     $ 12.000.000,00    

$ 12.000.000,00

UPS     $ 48.000.000,00    

$ 48.000.000,00

Radioenlace     $ 11.000.000,00    

$ 11.000.000,00

Licencias     $ 40.000.000,00

$ 40.000.000,00

$ 500.000.000,00

$ 580.000.000,00

Servidores    

$ 200.000.000,00

$ 90.000.000,00

$ 360.000.000,00

$ 650.000.000,00

Total

$ 1.200.000.000,00

$ 2.000.000.000,00

$ 431.000.000,00

$ 510.000.000,00

$ 860.000.000,00

$ 5.001.000.000,00

GRACIAS

Hospital Chapinero

Adicionalmente, para ampliar la capacidad de operatividad del sistema se requieren:

Servidor y software licenciado para gestión documental

3 Swicth Core

5 Swicth en fibra para backbone del CAMI Chapinero

Licenciamiento Servidor de Dominio Windows Server 2012

Adquisición 100 Calls para Acceso y login al Dominio de Clientes

200 horas de desarrollo para dar solución a requerimientos específicos del Hospital

Adquisición del módulo de Calidad (Auditorias)

10 Tabletas compatibles con Microsoft 15"

2 plantas eléctricas 8 KVA

40 Discos duros de 5 TB

Historia Clínica Unificada

Se requeriría contratar los servicios de Hosting y de canal dedicado con un operador de telecomunicaciones, recursos con los que no cuentan las ESE y que necesariamente tendrían que ser asumidos por la Secretaría Distrital de Salud, toda vez que la información que se enviaría a dicho repositorio es de interés para la ciudad.

La inversión total del proyecto es de $12.433.150.000.