SISTEMA DE INFORMACIÓN

EJERCICIOS:

1. ¿Cuál es la función de la Información?

Aumentar el conocimiento del usuario.

Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para

el desarrollo de soluciones y la elección.

Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control.

2. Analice la siguiente afirmación: "La información es el cemento que mantiene unida la organización".

El cemento es la base que mantiene solida y estable una edificación, si la base

está mal hecha y mal distribuida la edificación se derrumbara con el paso del

tiempo; lo mismo ocurre con la información si en la empresa no existe calidad

de información y esta no es difundida eficientemente a todas las partes de la

organización entonces no existirá un motor que encamine y una nuestros

esfuerzos. Por ejemplo si los trabajadores no conocen la misión y visión no

sentirán el lazo de pertenencia e identificación con la empresa. Lo que

mantiene unida no solo a la organización vista como empresa, sino como familia,

colegios, país, es que existan lazos reciprocas de información entre los miembros que la componen.

3. Mencione y describa 7 maneras de utilizar la Información

El uso de la palabra “saber” a la información almacenada en los cerebros.

Los animales también tienen cerebros y también llamamos saber a las

informaciones que acumulan.

Llamaremos “conocimiento” a la información del tipo saber que ha sido

articulada y codificada en palabras e imágenes expresamente por un

individuo para que sea interpretada por otro; la codificación consiste en

la representación de esa información mediante sonidos (la palabra

hablada), dibujos u otro tipo de señales incorporadas a ciertos objetos

físicos tales como papel, piedra o soportes magnéticos. Un libro o un

bodegón al óleo son instrumentos que contienen conocimiento.

La palabra “tecnología” para aludir a la información del tipo saber que ha

sido acumulada en objetos pero que no ha sido articulada y codificada.

En efecto, todo instrumento elaborado por un hombre contiene

información que otro hombre puede interpretar y aprehender en cierta

medida.

Llamaremos “logística” a la información codificada mediante el orden o

distribución de instrumentos, personas y actividades en el espacio y en

el tiempo. Imaginemos que un alfarero decide cambiar el orden de los

instrumentos en su taller y reorganizar la forma en que realiza su trabajo y los tiempos que dedica a cada tarea.

Información de interés interno o externo:

La primera clasificación está en función del destinatario de la misma, y es la

que diferencia entre aquella que tiene un interés externo –la sociedad en su

conjunto- y la que tiene un interés exclusivamente interno –la comunidad

universitaria-. Y esta primera clasificación obedece a que es preciso difundirla

a través de canales diferenciados. Además, la de interés interno tampoco lo es

para todos los colectivos de la Universidad, por lo que también es importante determinar, a la hora de su difusión, el grupo de destinatarios al que se dirige.

Información de carácter puntual o de naturaleza más estable:

Otra clasificación necesaria es la que distingue entre la información de

carácter puntual y aquella otra de naturaleza más estable. Este carácter de la

información está determinado por su obsolescencia, que condiciona el formato

y medio de difusión.

4. Investigue cuáles son los atributos de la Información.

Las características que tienen significado para el usuario de un elemento de la

información, pueden ser descritas con respecto a:

Exactitud: Cierta, falsa, exacta o inexacta.

Extensión: El alcance de la información define su campo de acción. alguna

información puede cubrir una amplia área de interés, otra puede tener una

esfera de acción muy reducida. El uso determina el alcance necesario.

Origen: La información se puede Originar desde fuentes en la organización o

fuera de ella.

Temporalidad: La información puede estar orientada hacia el pasado, hacia los sucesos actuales o hacia las actividades y sucesos futuros.

Finalidad: La información debe tener una finalidad en el momento de ser

transmitida. El propósito básico es informar, evaluar, convencer u organizar la

información.

Modo y formato: Los modos de comunicar información al ser humano son

sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la información en formatos de

material verbal o documentos. Las máquinas la reciben en el formato de

patrones de energía, cintas, tarjetas e incluso en forma escrita.

Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe información repercute

en su valor. La información que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distracción.

Costo: Constituye un factor limitante en la obtención de información. Es necesario evaluar constantemente el valor de la información y su costo.

Relevancia. La información es relevante si es necesaria para una situación en

particular. La información que se necesitó alguna vez puede no ser relevante

siempre de la misma manera; la información que se tiene “por si acaso”, no es relevante.

Completitud. Una información completa proporciona al usuario todo lo que necesita saber acerca de una situación en particular.

Oportunidad. La información oportuna está disponible cuando se necesita y no

se ha desactualizado a causa de retrasos.

5. Investigue la relación de los Conceptos Sistemas de

Información con la aplicación de los conceptos del Enfoque de Sistemas.

Los sistemas de información son el medio por el cual se enlazan todos los

componentes de un sistema para alcanzar los objetivos en una

organización.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan

entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El enfoque sistémico es, sobre todo, una combinación de filosofía y de

metodología general, unida a una función de planeación y diseño.

El enfoque de sistemas se caracteriza por ser Interdisciplinario

Cualitativo y Cuantitativo a la vez Organizado Creativo Teórico Empírico

Pragmático.

El enfoque de sistemas se centra constantemente en sus objetivos

totales. Por tal razón es importante definir primeros los objetivos del

sistema y examinarlos continuamente y, quizás, redefinirlos a medida

que se avanza en el diseño.

El enfoque de sistemas es aplicado en el estudio de las organizaciones,

instituciones y diversos entes planteando una visión Inter, Multi y

Transdisciplinaria que ayuda a analizar y desarrollar a la empresa de

manera integral permitiendo identificar y comprender con mayor

claridad y profundidad los problemas organizacionales, sus múltiples

causas y consecuencias. Así mismo, viendo a la organización como un ente

integrado, conformada por partes que se interrelacionan entre sí a

través de una estructura que se desenvuelve en un entorno determinado,

se estará en capacidad de poder detectar con la amplitud requerida

tanto la problemática, como los procesos de cambio que de manera

integral, es decir a nivel humano, de recursos y procesos, serían

necesarios de implantar en la misma, para tener un crecimiento y desarrollo sostenibles y en términos viables en un tiempo determinado.

De todo lo anterior podemos decir que el sistema de información nutre al

enfoque de sistemas, porque brinda la información necesaria, precisa y oportuna a la empresa, para que éste cumpla con sus objetivos.

6. Explique tres objetivos básicos que se persiguen a través de los SI:

Los objetivos básicos que persiguen los Sistemas de Información son:

1. Automatización de procesos operativos.

Se refiere a que los SI ayudaran y/o facilitaran la realización

de una tarea o actividad que antes era hecha manualmente por

un personal de la empresa. Es decir captan datos del medio, la

almacenan y entregan información.

Ahora, los Sistemas de Información que logran la

automatización de procesos operativos dentro de una

organización, son llamados frecuentemente Sistemas

Transaccionales, ya que su función primordial consiste en

procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,

entradas, salidas, etc.

Por ejemplo un P.O.S es un sistema que capta datos a través de

la banda magnética de las tarjetas de crédito y debito, procesa

estos datos comunicándose automáticamente con la entidad

financiera correspondiente para que mediante la respuesta

emitida por el sistema se realice o se rechaza el cobro ( si el

cliente tiene o no crédito o saldo disponible). En el ejemplo

podemos identificar la entrada que es la tarjeta de crédito, el

proceso que es la comunicación que realiza el sistema y la salida

de información que es el Boucher que se imprime.

Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de la toma de

decisiones.

Quiere decir que la información que generan sirve de apoyo a los

mandos intermedios y de alta administración en el proceso de la

toma de decisiones, facilitando la tarea de los tomadores de

decisiones puesto que esta información será concreta, clara,

veraz, y oportuna respaldando así la decisión tomada.

Los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de

decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones,

Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos

de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información

para Ejecutivos.

Por ejemplo un sistema de Compra de Materiales que indique

cuándo debe hacerse un pedido al proveedor, aquí el

administrador recepcionara la información y tomara una

decisión, que en este caso sería hacer el pedido de compra de

materiales en cierta fecha. Para que estos sistemas puedan

arrojar un informe final tienen necesariamente que ser

manejados por un personal conocedor de este.

Otro ejemplo es un Sistema de Simulación de Negocios, el cual

apoyara la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.

Es decir que lo sistemas de información que aquí se empleen van

a proporcionar salida de información que genera valor agregado

para la empresa y así lograr ventajas que los competidores no

posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados

con clientes y proveedores.

Además estos SI apoyan el proceso de innovación dentro de la

empresa.

Estas ventajas competitivas de acuerdo con su uso u objetivos

que cumplen, son desarrollados por Sistemas Estratégicos, los

cuales se desarrollan en las organizaciones con el finalidad de

lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología

de información (TIC).

Por ejemplo: El uso de cajeros automáticos en los bancos en un

Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que

no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas

al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel

similar al de sus competidores.

Como otro ejemplo tenemos el caso de CITIBANK que

desarrollo un sistema bancario electrónico de hogar llamado

PRONTO el cual permite a los clientes manejar sus fondos,

cambiarlos entre diversas cuentas, pagar facturas desde su

hogar.

7. Elegir una empresa y discutir que información es relevante

para el cumplimiento de sus objetivos, además de ordenarla de acuerdo a las categorías de la información.

La información se divide en:

Estratégica.

Táctica. Operacional

La empresa que hemos escogido en este caso es una empresa productora de

colchones.

1. Estratégica

Información sobre la evolución del mercado.

Información sobre nuestra participación en el mercado.

Información de investigaciones de mercado, sobre tendencias o gustos

de los clientes.

Información de nuestros clientes, que en este caso particular son

empresas extranjeras, puesto que toda la producción es enviada al

mercado internacional.

Ventas anuales. Información sobre tasas del sistema financiero.

2. Táctica

Información sobre nuevas técnicas utilizadas en la producción de

colchones.

Es importante la información con respecto al nivel de ventas mensuales

en unidades monetarias y volumen.

Información de nuestros proveedores, de quienes nos facilitan la

materia prima.

Compras y gastos realizados.

Pagos recepcionados.

Transferencias realizadas.

Información para invertir en medios publicitarios.

3. Operacional

Información sobre horas trabajas y cantidad de empleados que

asistieron.

Información sobre la producción diaria (cantidad de colchones según

modelo).

Cantidad a producir. Información sobre disponibilidad de materiales.

8. Mencionar cinco sistemas que sean típicos en la etapa de

inicio de una empresa.

Sistemas de información básicos en las empresas.

1.- Sistema de recursos humanos.

2.- Sistema de gestión comercial

3.- Sistema de gestión contable y financiera.

4.- Sistema gestión de almacén.

5.- Sistema de compras y ventas

6.- Sistemas de control de la producción.

9. Elaborar el diseño conceptual de un Sistema de

Información, indicando claramente las entradas, almacenamiento, proceso y las salidas.

10. Hacer una lista de los Sistemas de Información que

se encuentren operando en alguna empresa mediana o

grande indicando el tipo de sistema al que pertenece cada uno.

Electronic Data Interchange (EDI) (Sistemas transaccionales): Es un servicio

entregado por ciertas organizaciones, las cuales cobran tarifas por dar enlaces

de comunicación entre empresas, además, pueden dar ciertos niveles de

seguridad. EDI puede ser utilizado como un medio de transmisión de

transacciones, instalar EDI en Chile es muy costoso, puesto que la Internet

está más internalizada, EDI es más requerida en cuanto a manejo de

información que Internet y en términos de seguridad están a niveles similares,

pero Internet tiene más cobertura geográfica y es de menor costo. El servicio

de EDI lo entrega una empresa específica, que tarifica dicho servicio y

entrega la seguridad requerida

Comercio Electrónico (Sistemas transaccionales) No hay restricciones para la

oferta, demanda, forma de compra, etc. La comunicación no es cara a cara, es

cada vez mas acotada la relación comercial, no se transa con dinero y obliga a

la empresa a montar una logística de distribución de productos. Se usa

Internet porque tiene la mayor cobertura geográfica, Internet es solo un

vehículo de transmisión de información de transacciones. El comercio

electrónico no reemplaza al canal de ventas tradicional, es una alternativa más,

un canal de ventas mas, en algunas ocasiones es el único canal de venta, por

ejemplo las empresas .com. Tiene la misma complejidad logística que las tiendas

en cuanto a la distribución del producto. En intangibles el comercio electrónico

puede crecer fuertemente, pero el problema surge con el pago de impuestos y

la normativa que rige a este tipo de comercio. Hay varias modalidades, se

indicarán algunas: •B2C Negocio-Cliente, gran mayoría quebraron •B2B

Negocio-Negocio se han mantenido estable •B2E Negocio empleado •B2G

Negocio-Gobierno

Factura Electrónica (Sistemas transaccionales) La factura electrónica no

elimina a la manual, debe existir un SW que permita procesar la información

comercial, tanto para el emisor como para el receptor, en el proceso de

verificación se utiliza la firma digital, que es una especie de password que es

única para la persona, con lo cual se garantiza que una determinada información

es enviada por una persona en especial solamente y nadie mas, esta firma es

manejada por un tercero y es éste quien certifica, permite además certificar

si el mensaje ha tenido cambios desde su origen, es decir, si ha sido

intervenido.

Wireless Access Protocol (WAP) (Sistemas transaccionales): El WAP es una

tecnología que por medio de SW y HW permite el acceso y transmisión de datos usando Internet por medios inalámbricos

El Sistema de Gestión de Base de Datos. (Sistemas de soporte a las

decisiones): Almacena información de diversos orígenes, puede proceder de los

repositorios de datos de una organización tradicional, de fuentes externas

(como Internet), o del personal (de ideas y experiencias de los usuarios

individuales).

El Sistema Gestor de Modelos. (Sistemas de soporte a las decisiones): Se

ocupa de las representaciones de los acontecimientos, hechos o situaciones

utilizando varios tipos de modelos (dos ejemplos serían modelos de

optimización y modelos de búsqueda-objetivo).

El Sistema Gestor y Generador de Diálogos. (Sistemas de soporte a las

decisiones): Se trata de la interfaz de usuario; es, por supuesto, el componente que permite a un usuario interactuar con el sistema.

Dendral (Sistemas estratégicos): Dendral (Interpreta la estructura

molecular)es el nombre de un sistema experto desarrollado por Edward

Feigenbaum y otros programadores en la Universidad de Stanford, a mediados

de los años 60, y su desarrollo duró diez años, (1965 a 1975)

Fue el primer sistema experto en ser utilizado para propósitos reales, al

margen de la investigación computacional, y durante aproximadamente 10 años,

el sistema tuvo cierto éxito entre químicos y biólogos, ya que facilitaba

enormemente la inferencia de estructuras moleculares, dominio en el que Dendral estaba especializado.

Inicialmente escrito en Lisp, su filosofía de trabajo se aleja de las estructuras

clásicas de los sistemas expertos más típicos (como Mycin o XCon), ya que su

implementación no separaba de forma explícita el conocimiento del motor de

inferencia. Sin embargo, pronto se convirtió en uno de los modelos a seguir por muchos de los programadores de sistemas expertos de la época.

Mycin (Sistemas estratégicos): Mycin es un sistema experto desarrollado a

principios de los años 70 por Edgar ShortLiffe, en la Universidad de Stanford.

Fue escrito en Lisp, e inicialmente estaba inspirado en Dendral, otro sistema

experto que tuvo cierto éxito a finales de los años 60. Su principal función

consistía en el diagnóstico de enfermedades infecciosas de la sangre; además,

Mycin era capaz de “razonar” el proceso seguido para llegar a estos

diagnósticos, y de recetar medicaciones personalizadas a cada paciente (según

su estatura, peso, etc.).

11. Haga una comparación entre los diferentes tipos de

usuarios de los sistemas de información. ¿Qué diferencias existen entre las responsabilidades de cada uno?

Nivel gerencial y Altos Ejecutivos Nivel Operativo

Permite monitorear, controlar y, en

general, gerenciar los procesos

institucionales. Son sistemas de

apoyo para las personas y equipos

que tienen que estar pendientes de

si las “cosas están funcionando

bien”. Algunas características

clásicas de este nivel es que se

requieren plantear y resolver

decisiones semi-estructuradas,

desempeñar la gestión de riesgos

bajo diversos escenarios y llevar a

cabo la planificación con un

horizonte en la escala de meses,

trimestres o un año.

Son responsables de acceder a

información crítica del negocio y

tener la capacidad de distribuir

dicha información a los diferentes

niveles de la organización y usuarios,

para asegurar la toma de decisiones

basada en información exacta,

confiable y oportuna que puede

impactar el desarrollo y el éxito del

negocio.

12. Comenta la Teoría de las Etapas de Richard Nolan

(Sistemas de Información para la Toma de Decisiones, Daniel Cohen pag. 9)

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a

través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación

Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se

justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas

Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los

casos del área de contabilidad.

El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas

suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación

formal en el área de computación.

El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo

de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el

régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún

fabricante local de programas de aplicación.

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio

del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los

primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son

importantes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de

Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir

varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de

los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir el computador a la empresa.

13. Comente lo siguiente "La mayoría de los problemas

que se tienen con los sistemas de información

desaparecerán cuando las computadoras sean más rápidas y baratas."

Las principales áreas de trabajo que requieren el uso de los Sistemas de

Información basados en computadoras se han convertido en la herramienta

esencial para el manejo exitoso de la información. Día a día el avance de nuevas

tecnologías hace posible el abaratamiento y la mejora de potencialidades de la

computadora, lo que traerá consecuencias beneficiosas para resolver los

problemas que se dan en empresas donde se hace uso de sistemas de información muy costosos.

14. En un grupo con tres o cuatro compañeros describir

un sistema de información en términos de sus insumos,

procesos y productos. Y en términos de las características

de su administración, organización y tecnología.

Sistema de Información en una Tienda Comercial.

Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

Facturas (interfase automático). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

Cálculo de antigüedad de saldos.

Cálculo de intereses moratorios. Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

Catálogo de clientes. Facturas.

Salidas:

Reporte de pagos.

Estados de cuenta. Consultas de saldos en pantalla de una terminal

ADMINISTRACION

Se conoce la misión, objetivos estratégicos y visión por parte de los

trabajadores, pero la misión y visión no se encuentran desglosadas en el

ámbito de departamento.

Existen dificultades con la confección de los planes de trabajo los cuales

no se utilizan adecuadamente como herramienta de trabajo.

Falta comprensión por parte de todos sobre los objetivos estratégicos y

que demandan estos de cada uno.

Existen dificultades en la comunicación horizontal e intradepartamental

demostrándose escasa cohesión grupal que afecta la coordinación de

acciones, atentando incluso con la motivación por el desempeño.

ORGANIZACIÓN

La delegación ocurre sin tener en cuenta las características individuales

de los subordinados, demostrando centralización en la toma de

decisiones, tampoco se respetan los espacios de las actividades

delegadas

Todos conocen las funciones de cada puesto.

La organización y el control es esencialmente formal.

Los dirigentes y especialistas pueden dedicarle poco tiempo a la

superación profesional por las pocas habilidades delegativas, la centralización de las decisiones y la escasa planificación del tiempo.

TECNOLOGIA

Existe un importante soporte tecnológico (sistema SAP) que se utiliza insertado en los procesos de trabajo.