sistema de información universitaria
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27 / 28 de Setiembre 2004
Sistema de Información
Universitariawww.siu.edu.ar
Secretaría de Educación Superior
Ministerio de Educación República Argentina
27 / 28 de Setiembre 2004
PROGRAMA SIU• Origen y Financiamiento• Contexto y Necesidades• Objetivo original y actual • Desafíos• Dimensiones del problema• Sistemas de información• Metodología de trabajo • Atención a usuarios• Auditorias / Evaluaciones• Líneas de acción • Logros• Desarrollo•
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Origen y Financiamiento
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Cómo nació y se financió?
Préstamo del BM para la Educación Superior 1995
FOMEC RIU SIU - 1996 AR FOI
Año 2004 - se financia con fondos de la UUNN
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PROGRAMA SIU(Sistema de Información Universitario)
Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología
Secretaría de Educación Básica Secretaría de Políticas Universitarias Secretaría de Ciencia y Tecnología
Programa SIU UN Córdoba UBA UN La Plata ……… UN Jujuy
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Contexto y necesidades
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Necesidades de la Educación Superior
� Crear nuevas carreras � Utilizar nuevas modalidades de enseñanza� Establecer convenios con otras
instituciones� Brindar mejores servicios a los alumnos � Cambiar curriculas de carreras� Llevar adelante Proyectos de Investigación
y Extensión
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Que información se necesita?Algunos ejemplos
� Composición del plantel docente de las materias, � Relación numérica alumno/ profesor en cada carrera o cada cátedra, � Métodos de enseñanza que utiliza cada docente en las cátedras, � Porcentaje de alumnos que cursan la materia sobre el total de anotados, � Estructura de los planes y duración de las carreras, � Evaluación del Docente desde la Unidad Académica o desde las cátedras, � Cantidad de alumnos por carrera, � Cantidad de egresados por carrera, � Promedio de duración de la carrera,� Relación alumnos/egresados por carrera, � Deserción por carrera� Avance en la carrera vs trabajo� Docentes asignados al postgrado,� Docentes Visitantes. � Cantidad de Becas, internas y externas a la institución,
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� 37 Universidades Nacionales autónomas� Ingreso irrestricto de alumnos�Gratuita para las carreras de grado�Existe un organismo de evaluación y
acreditación CONEAU �Mas de un millón de alumnos�Mas de cien mil personas trabajando como
docentes, investigadores, autoridades, no docente, etc.
Contexto
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Objetivo original y actual
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Objetivo Original
Crear una base estadística con información académica, financiera y de personal proveniente de las
universidades y procesada en la SPU usando tecnología de punta.
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Objetivo inicialNecesidades de Información en el ME
Ministerio de
Educación
Universidad A
Universidad B
Universidad C
Universidad D
Universidad F
Universidad E
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Mejorar la calidad y disponibilidad
de los datos
Fortalecer la gestión de cada Universidad Nacional
Replantear los circuitos administrativosImplementar sistemas
de Gestión
Adaptar software existenteDesarrollar nuevas soluciones informáticas
Brindar Sistemas para la transparencia, toma de decisiones y análisis institucional
Crear la Base estadística en la SPU
Ampliación de Objetivos
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Información
Sistema PresupuestarioContable Financiero
UNIVERSIDAD
Información
MINISTERIO
Sistema Gestión del PersonalLiquidación Sueldos
Sistema Gestión del Académica, AlumnosEgresados, etc
Información
TransparenciaWeb
TransparenciaWeb
Toma Decisiones
Toma Decisiones
Esquema de la Información
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Objetivo actual del Programa SIU
• Contar con un sistema estadístico en la SPU
• Contar con sistemas de información en cada Universidad Nacional.
• Mejorar los circuitos administrativos, el proceso de Toma de Decisiones y la Transparencia.
• Contar con un sistema estadístico en Ministerio de Educación
Al inicio del Programa Actualmente
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Desafíos
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Desafíos
�No había proyectos de esta naturaleza para tomar como modelo
�Envergadura del proyecto� 37 UUNN (aproximadamente 300 unidades académicas)� Distribución geográfica� Realidades muy diferentes en lo cultural, técnico, etc.
� La resistencia/miedo al cambio
� La tecnología debía estar al servicio de las instituciones
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Dimensiones del problema
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Dimensiones del problema
Desafíos
Necesidades
Objetivos
Contexto
Dimensiones del problema
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Dimensiones del problema
�Políticas
�Funcionales (Procedimientos, Datos, roles, etc)
�Culturales (trabajo en equipo, jerarquías, valores, etc.)
�Tecnológicas
�Tiempos
�Actitud/aptitud del personal involucrado
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Metodología de trabajo y líneas de acción
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Metodología de trabajo
Dimensiones Del problema
Sistemas de información
Esquema de la Información
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Trabajo cooperativo
Propuesta de trabajo en red� Comités de usuarios/desarrolladores (234 reuniones)
� Foros (12 con mas de 5000 participantes)
� Visitas a /de universidades (403)
� Sitio web (Aproximadamente 8000 visitas mensuales)
Para cambiar• Trabajo en compartimentos estancos• Escasa relación entre áreas de una misma institución • Escasa o nula comunicación entre pares de distintas
universidades
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Líneas de acción
� Diseñar una solución integral a partir de módulos independientes e interoperables
� Reaprovechar capacidades y desarrollos de software existentes
� Desarrollar nuevas soluciones informáticas
� Dar soporte a las implementaciones (presentaciones, manuales, CD, soporte web, call center, etc.)
� Capacitar usuarios y técnicos
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Desarrollos
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SIU Oferta Académica
Inf. OTROS
SISTEMAS
MECyT
Publicaciones WebSIU
SIUBECAS
INCENTIVOS
SIU Inf. Personal
SIUTITULOS
SIUInf. Presupuestaria
-Financiero
SIUInf.Estadística
Alumnos
Sistemas de Gestión DataWarehouse
Sistemas Gerenciales
SIU WICHIWeb, Consultas
Sistema
Personal y
Sueldos
Sistema
Presupuestario
Contable
FinancieroSistema de
Alumno, graduados,
aulas
Sistema
Estadístico
Alumnos
Bibliotecas
Personal Presupuesto Alumnos
Oferta académica
UBA
UNL
Esquema de Desarrollo
UNAM
UNC
Sistemas Estadísticos
UNS
DATA WAREHOUSE
Esquema de Desarrollo-
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Wichi
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Wichi (2)
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WWW.SIU
WICHI
SIU - WICHI - Servicios
Información GerencialA través de la Web
Gráficos
Exportar Inf. A Utilitarios
Consultas con distintos filtros
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Información Estadística de alumnos y egresados
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Información Estadística de egresados
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Títulos con reconocimiento Oficial
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Información de personal universitario
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Como se ve el Legajo?
Datos personales, flia, estudio,idioma,Menciones y felicitaciones, etc
Actividades, cargos, Trayectoria
Identificación
Estado Legajo
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SIU - PAMPA - Impacto de su Implementación
Ingreso Datos Gestión de PersonalBase de DatosGestión dePersonal
Novedades
Información GerencialSistema Presupuestario
Acreditación en Cuenta
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Implementaciones SIU PampaSistema de gestión de personal y liquidación sueldos
127.350
Cargos
98.442
Legajos
Total: 31 Organismos
71.810
Cargos
47.645
Legajos
6 Universidades y Organismos en vía de
Implementación
55.540 Cargos
50.797
Legajos
25 Universidades y Organismos
Implementados
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Objetivo General SIU Guarani
Administrar la información correspondiente a los
alumnos y el desempeño académico de los mismos,
aulas, egresados .
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Subsistemas
SIU - GUARANI
EstadísticasGenerales
InformaciónGerencial
Gestión de Aulas Gestión de
Equivalencias
Gestión deCursada
Interfaces conPampa
Araucano
Gestión deEgresados
Gestión de Carreras y Planes
Gestión deExámenes
Planificación
Gestión deMatricula
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Impacto de su Implementación
InternetBase de DatosAlumnosUNICA Autogestión
Ecófono
SIU-ARAUCANO
Ministerio de Educación
INFORMACIONGERENCIAL
FACILIDAD DEINSCRIPCIÓN
INTERFACES
SIU-PAMPA
FACILIDAD PARA EL DOCENTE
GESTION MAS EFICIENTE
Internet
Autogestión
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Sistema de Gestión Académica
Premisas Básicas
Confiabilidad
Auditoría Privacidad
Flexibilidady Evolución
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167 UA22Trabajando
200Total: 34
23 UA12Interesadas
ImplementaciónUniversidades
UA = Facultades / Departamentos / Universidades
Implementaciones SIU GuaraniSistema académico (alumnos, aulas, egresados, etc)
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Consulta Gerencial
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Consulta Gerencial (2)
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Atención a usuarios
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Soporte Pre Post-instalación
Programa SIU
� AtenciAtenciAtenciAtencióóóón de consultas.n de consultas.n de consultas.n de consultas.� AtenciAtenciAtenciAtencióóóón de nuevos requerimientos.n de nuevos requerimientos.n de nuevos requerimientos.n de nuevos requerimientos.� Apoyo en la implementaciApoyo en la implementaciApoyo en la implementaciApoyo en la implementacióóóón del n del n del n del sistema.sistema.sistema.sistema.� ComunicaciComunicaciComunicaciComunicacióóóón de nuevos n de nuevos n de nuevos n de nuevos requerimientos y modificaciones.requerimientos y modificaciones.requerimientos y modificaciones.requerimientos y modificaciones.� CapacitaciCapacitaciCapacitaciCapacitacióóóón.n.n.n.�RevisiRevisiRevisiRevisióóóón de procesosn de procesosn de procesosn de procesos
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Material Disponible 1
Manual del MManual del MManual del MManual del Móóóódulo Gerencial:dulo Gerencial:dulo Gerencial:dulo Gerencial: Su función es ayudar en la operación de este módulo. Esta orientado al nivel directivo.Brinda explicación sobre la información que genera el módulo. Disponible en CD.
Manual del Usuario:Manual del Usuario:Manual del Usuario:Manual del Usuario: Se describen cada una de las opciones de los distintos módulos del sistema. Esta orientado a los usuarios finales. Disponible en el CD-
Manual Funcional:Manual Funcional:Manual Funcional:Manual Funcional: Se describen los principales puntos y procesos del sistema. Se entrega copia impresa y se encuentra disponible en el CD.
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Material Disponible 2Manual del Administrador del Sistema:Manual del Administrador del Sistema:Manual del Administrador del Sistema:Manual del Administrador del Sistema: Se incluye aquí el diagrama de entidad -relación, detalle de las bases, de los procesos y aspectos referentes a la instalación del sistema. Esta orientado al responsable técnico del sistema.
PresentaciPresentaciPresentaciPresentacióóóón del sistema:n del sistema:n del sistema:n del sistema: Material para dictar curso en cada Universidad
CD InstalaciCD InstalaciCD InstalaciCD Instalacióóóón:n:n:n: Disco para la instalación del sistema y para acceder al resto del material (manuales y presentación).
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Rol de los usuarios
Sistema
Nueva Versión
Universidad A
Universidad B
Programa SIU consolida requerimientos y comunica
al Comité de Usuarios
Comité de Usuarios analiza requerimientos y establece modificaciones al sistema
Requerimientos Universidad A
Requerimientos Universidad B
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Otros formas de apoyo
• Listas • ICQ• Teléfono• E mail• Sitio web• Documentos• Cursos / talleres / seminarios
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Auditorías / Evaluaciones
Mas de 15 auditorías y procesos de evaluación
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Auditoría Banco Mundial
La misión hoy mas que nunca deja constancia que se ha superado los objetivos iniciales y felicita al equipo SIU por los logros alcanzados.
Mayo 1999
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Auditoría Externa con cambio de gobierno
……. Se destaca el nivel de implementaciones logradas, lo que muestra un equipo de muy buenos profesionales comprometidos con su trabajo …… ¨
Junio 2000
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Que perciben los usuarios?(*)
Reorganización de áreasMejor planificación
Integración de información
Servicios en web
Procesos manuales, sectores aislados, circuitos
administrativos obsoletosDatos no integrados
Uso de la información para toma de decisiones,
transparencia, análisis institucional
Escasa cultura en el uso de información
Toma de decisión artesanal
Actualmente Al inicio
(*) extraído de las encuestas realizadas a usuarios por el estudio de formador de opinionesZuleta Puceiro para la evaluación final del préstamo del BM
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Capacitación evaluada como muy positiva
Cursos/talleres : 212
involucrando a mas de 3000 asistentes
Incorporación de hardware y nuevas herramientas
(interfaces web, DW, sistemas de gestión)
Que perciben los usuarios?
Actualmente Al inicio
Escasa disponibilidad de recursos informáticos
Falta de capacitación informática y actualización
específica
Premio otorgado por CLAD (Centro Latinoamericano para la Administración Pública)OCTUBRE DEL 2003
(*) extraído de las encuestas realizadas a usuarios por el estudio de formador de opinionesZuleta Puceiro para la evaluación final del préstamo del BM
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Nivel de aceptación
Existen mas de 350 implementaciones de sistemas del SIU en las Universidades Nacionales
Opinión de los usuariosEl SIU se percibe como un importante capital y una
avanzada en lo que hace desarrollo, distribución de sistemas trabajando cooperativamente.
Existen propuestas de las universidades al SIU para encarar nuevos proyectos de gran embergadura
Organismos del estado tales como ministerios, municipios, etc solicitan servicios
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Página en Internet
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Líneas de acción
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Líneas de acción
� Diseñar una solución integral a partir de módulos independientes e interoperables
� Reaprovechar capacidades y desarrollos de software existentes
� Desarrollar nuevas soluciones informáticas
� Dar soporte a las implementaciones (presentaciones, manuales, CD, soporte web, call center, etc.)
� Capacitar usuarios y técnicos
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Logros
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Logros
CREDIBILIDAD
COLABORAR CON E-CAMBIO
TRABAJO EN EQUIPO
CASO MODELO PARA OTROS ESPACIOS DEL ESTADO
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Qué se requiere?
• Compromiso Político
• Infraestructura• Coordinación
• Cooperación• Liderazgo
• Planificación• Marco legal
• Estandarizar
• Rediseño de procesos
• Capacitación
• EstablecerNecesidades en función de clientes
• Poner la tecnología al servicio de lasinstituciones
Cambio Cultural