sistema de gestión institucional (sgi) -...

DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA EDUCATIVA 2013

Especificación de Requerimientos de Software

Sistema de Gestión Institucional (SGI)

Versión 1.0

Ministerio de Educación, Cultura, Ciencia y Tecnología.

Resistencia - Provincia del Chaco

Historial de Cambios

Nombre Fecha Razón de cambio Versión Autor

SRS 18/02/2013 Documentación inicial de requerimientos. 1.0 Dpto. Estadísticas

Educativa.-


Contenido

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3

1.1. Propósito....................................................................................................................................... 3

1.2. Alcance del proyecto y característica del producto. ....................................................................... 3

2. DESCRIPCIÓN GENERAL ........................................................................................................ 4

2.1. Perspectiva del producto. .............................................................................................................. 4

2.2. Usuarios que interactuarán con el sistema y sus características. .................................................... 4

2.3. Restricciones Generales................................................................................................................. 5

2.4. Ambiente Operativo ...................................................................................................................... 5

2.5. Documentación del usuario ........................................................................................................... 5

3. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ........................................................................................... 5

3.1 Requerimientos relacionados con la Administración de Usuarios.................................................... 5

3.2 Requerimientos Funcionales generales ........................................................................................... 5

3.3 Requerimientos Funcionales asociados a la Infraestructura Escolar. ............................................... 7

3.4 Requerimientos Funcionales asociados la Organización Escolar. ..................................................... 7

3.5 Requerimientos Funcionales asociados al manejo de Legajos. ........................................................ 8

3.6 Requerimientos Funcionales asociados al Manejo de Alumnos. ...................................................... 9

3.7 Requerimientos Funcionales asociados al Manejo de Docentes. ................................................... 10

3.8 Requerimientos Funcionales asociados a la Asignación de Servicios, Becas, y Programas. ............. 11

3.9 Requerimientos Funcionales asociados a la Generación de Reportes de Salida. ............................ 11

4. REQUERIMIENTOS EXTERNOS DE INTERFAZ ....................................................................... 11

4.1. Interfaces de Software ................................................................................................................ 11

5. OTROS REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES ..................................................................... 12

5.1. Requerimientos de Performance ................................................................................................. 12

5.2. Requerimientos de Seguridad ...................................................................................................... 12

6. GLOSARIO ........................................................................................................................... 12


1. INTRODUCCIÓN

1.1. Propósito

El presente documento, describe los requerimientos de interés para la Dirección General de

Planeamiento y Evaluación Educativa, y que se espera que formen parte del potencial Sistema de

Gestión Institucional; en base a las funcionalidades, servicios y características que el usuario espera que

le brinde la aplicación. El principal objetivo de esta descripción, es dejar constancia de todas las

solicitudes, y expectativas expresadas, para que sean consideradas durante el desarrollo.

1.2. Alcance del proyecto y característica del producto.

Se espera que el Sistema de Gestión Institucional (SGI), simplifique los procesos de obtención de la información, como así también la disponibilidad y actualidad de la misma, reduciendo la información imprecisa e inconsistente.

Los principales aspectos que deben considerarse, según la óptica de la Dirección de Planeamiento, son los siguientes:

Gestión de aspectos asociados a la Infraestructura: se espera que el sistema permita realizar

transacciones de consulta y seguimiento, relacionado a la infraestructura y el mobiliario de cada

edificio educativo; como así también, de los bienes patrimoniales, planos, y plan de obras de los

mismos. Además, deberán existir vistas apropiadas, para que los usuarios con la debida

autorización realicen el alta, baja, y modificación de la información asociada a cada una de estas

cuestiones.

Gestión de aspectos asociados a los Recursos Humanos: el sistema deberá permitir el almacenamiento y

administración del legajo de cada trabajador de la educación, permitiendo que el mismo se

accedido desde donde se lo solicite con la debida justificación. Además, se deberá permitir el

registro, seguimiento, y consulta de todos los trámites iniciados por el personal desde sus lugares

de trabajo; como ser disposiciones de alta, disposiciones de baja, disposiciones de licencia,

inasistencias, y reubicaciones.

Gestión de la Organización Escolar: Para cada establecimiento, el sistema deberá permitir reflejar la

estructura educativa que hace posible el dictado de los planes de estudio ofrecidos por la

institución. Deberá existir permitirse que los años-secciones que corresponden a cada

institución, sean creados por los usuarios autorizados; y que desde los establecimientos

educativos, sea posible administrar la relación que existe entre los alumnos con un año-sección,

y la relación de los docentes desde su cargo/horas/proyecto (en el/los cual/les se desempeñan

con determinada situación de revista), con los años-secciones. El sistema permitirá la

administración de los calendarios de evaluación/exámenes, y el registro de los resultados que ha

obtenido cada alumno en los mismos; el registro de contenidos planificados por asignatura; y los

contenidos realmente enseñados.

Gestión de aspectos asociados a los Alumnos: El Sistema deberá reflejar con datos precisos,

consistentes, y actualizados, el paso del alumno en forma individual, por el sistema educativo,

desde su comienzo, hasta que se produce un evento que desencadena la finalización de sus

estudios; sea porque egresó completándolos, o porque los abandonó. Se precisa que en el

registro estén reflejadas todas las interrupciones del curso de su educación, como así también

los cambios de estado de las variables relevantes (promoción; repitió; egreso; pases de un

establecimiento a otro; abandonos; reingresos; reasignación). El sistema deberá facilitar en las

instituciones el manejo de procesos como: inscripción de alumnos; administración de legajos de

alumnos (creación; actualización; importación del legajo desde otro establecimiento;

exportación del legajo hacia otro establecimiento); relación del alumno con un “ciclo lectivo-año-

sección”; administración de agrupaciones de alumnos no asociados a una división sino que

pertenecen a algún plan a través del cual, cumplimentando una serie de requisitos, o aprobando

etapas, logran convertirse en egresados (esto es muy común en la educación para Adultos);


registro de asistencias y tardanzas; registro de notas obtenidas por el alumno en cada materia

cursada; etc.- Desde los puntos administrativos, el sistema deberá nutrirse de estos datos

cargados, para generar información generalizada, como ser la matrícula de alumnos por cada

establecimiento, agrupada por año de estudio, o por año/división en los casos que así

corresponda; trayectoria de la matrícula; cantidad de secciones/divisiones; y demás reportes que

hasta hoy, se obtienen a través del Relevamiento Anual.

Administración de Asignaciones de Servicios, becas, y programas: el sistema deberá facilitar el

seguimiento y registro de las asignaciones de servicios (como ser apoyo escolar); programas; y

planes con que cuenta la escuela; como así también becas, programas, proyectos, planes, y

préstamos asignados a los alumnos de la institución. Estos datos, deberán ser ingresados desde

los establecimientos educativos; y luego, accedidos con fines de llevar a cabo un control y

seguimiento, desde los sectores administrativos pertinentes, en el Ministerio de Educación.

Además, deberá ser posible la realización de las rendiciones de los mismos.

Gestión de Reportes: Uno de los más importantes requerimientos que se demandará del sistema, es la

presentación de la información de salida. Desde los diferentes puntos de acceso, se requerirán

diferentes reportes. Así, desde los establecimientos educativos, se requerirá la emisión reportes

sencillos, como ser planillas de asistencia; registro de alumnos matriculados para cada año-

división; constancias de alumno regular; certificados de finalización de estudios; boletines de

calificaciones; emisión de certificaciones de servicios institucionales; etc.- Sin embargo, desde las

oficinas de Estadísticas Educativa, se demandará diferentes salidas de información con columnas

variables, conteniendo datos masivos; que permitan ser procesados para obtener el análisis de la

información presentada. Por eso, es indispensable que las salidas sean presentadas en planillas

de cálculo con funcionalidades como el software Excel, del paquete Office.

2. DESCRIPCIÓN GENERAL

2.1. Perspectiva del producto.

Primeramente, se espera que el sistema disminuya las demoras en el flujo de información desde un

punto a otro del sistema educativo; como así también las inconsistencias existentes entre la información

que se declara en las diferentes instancias en las que se solicita la información, por ejemplo si la nómina

de alumnos fuera cargada una sola vez, cuando se realiza la inscripción de los mismos, y contabilizando

esa nómina el sistema calculara los alumnos matriculados para un año-división de un establecimiento, se

evitaría las diferencias que hoy se observan cuando se declara el Legajo Único de Alumnos (LUA) y los

totales de matrícula por año de estudio, que se informa en el Relevamiento anual. Además, esto

simplificaría la tarea de quienes deben realizar la carga desde los establecimientos, ya que todo se

desprendería de un solo conjunto de datos que ha sido cargado por única vez.

2.2. Usuarios que interactuarán con el sistema y sus características.

El sistema de Gestión Institucional, deberá ser operado por diferentes grupos de usuarios, según la

funcionalidad del sistema que se desee utilizar. En esta primera instancia, se hace una definición

preliminar de perfiles de usuario (enumerados a continuación); lo cual no se considera definitivo; y se

deja abierta la posibilidad de que la persona que tendrá a su cargo la administración del sistema, una vez

que el mismo haya sido desarrollado, pueda añadir, modificar o quitar perfiles, según los roles que

cumplirán las diferentes personas que interactúen con el Sistema:

Administrador de permisos: Tendrán acceso a la administración de cuentas de usuarios, perfiles y

permisos. Será su responsabilidad, proporcionar el nivel de autorización que corresponda a cada usuario;

garantizando que la información sólo pueda ser ingresada, accedida y modificada, en la medida justa y

necesaria para la realización del trabajo que le compete a cada persona. A su vez, será su

responsabilidad, asegurar que las personas podrán disponer de los permisos de acceso a los datos,

suficientes para poder realizar el trabajo que tienen a su cargo.


Supervisor: Puede llevar a cabo tareas administrativas dentro del sistema; como ser, corrección de los

datos cargados y una variedad de consultas sobre los datos cargados.

Inspector: Puede editar información perteneciente a un conjunto de establecimientos; y ver las

estadísticas que se desprenden de los datos asociados a los mismos.

Director: Puede cargar y editar información perteneciente a un conjunto de establecimientos.

Editor: Puede editar información asociada a cualquier establecimiento.

Sólo Lectura: Puede consultar información de cualquier establecimiento.

2.3. Restricciones Generales

RG-1: Al diseñar el modelo de datos, se deberá considerar el tipo y la semántica de los datos que ya

existen en las bases de datos de los sistemas que se encuentran en operación, con la finalidad de

que cuando la aplicación sea implementada; el conjunto de registros que ingresen a la base de

datos, sean compatibles con los datos ya existentes, y sean posibles las migraciones de datos de una

aplicación a otra. Actualmente, se cuenta con el sistema de relevamiento anual online (RA), el cual

alimenta una base de datos en PostgreSQL; el sistema Padrón de Establecimientos, online, que

contiene la información asociada a ubicación geográfica de un establecimiento, y los instrumentos

legales que habilitan o no el funcionamiento del mismo, como así también de las localizaciones y

ofertas. Este último, también alimenta una base de datos en PostgreSQL; y ambos sistemas

mencionados, alimentan una estructura OLTP que contiene los datos confirmados (datos que han

sido corregidos, y están correctos), que luego quedan disponibles para ser consultados. Además, se

está trabajando con una base de datos en PostgreSQL, que contiene datos relevados para el Legajo

único de alumnos (el cual integra datos algunos datos que definen al establecimiento; datos

personales del alumno y el tutor; datos de la situación académica del alumno, como así también el

movimiento del mismo de un ciclo lectivo a otro; y datos relacionados a los programas y becas que

se han otorgado al alumno, y a la institución). Esta última base, todavía no está conectada a un

software. Los datos se reciben en Excel, y son migrados a la misma. Luego, se obtienen reportes a

través de consultas SQL.

2.4. Ambiente Operativo

AO-1: El sistema de Gestión Institucional funcionará con las siguientes Web browsers: Microsoft

Internet Explorer versión 7.0 y 8.0 ; Mozilla Firefox (en todas sus versiones), y Google Chrome.

2.5. Documentación del usuario

DU-1: El sistema deberá proporcionar una ayuda en formato HTML que describa las funciones del sistema. Esta documentación, estará disponible online, con los apartados de instrucción que correspondan, disponibles según los usuarios que accedan al Sistema.

3. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA

3.1 Requerimientos relacionados con la Administración de Usuarios

RF-1.1: El sistema deberá disponer de un usuario con privilegios de Administración para el Departamento

de Estadísticas Educativa. El alcance de la administración que interesa, abarca la administración

de los usuarios definidos en la presente Especificación de Requerimientos de Software.

3.2 Requerimientos Funcionales generales

RF-2.1: El sistema importará los datos referidos a los Establecimientos, Localizaciones Anexas, y Ofertas

del sistema Padrón.

RF-2.2: El sistema permitirá Registrar y modificar los datos asociados a los Planes de Estudio y su caja

curricular correspondiente. (Nota: Un plan de estudio, engloba el paquete de materias que se

dictan en una determinada matrícula (Año + Sección +Tipo de Sección). Está ligado a un alumno


que se encuentra inserto en una determinada matrícula. Cuando el alumno completa el

cursado de todas las materias del plan de estudio, obtiene el título.)

RF-2.3: El sistema permitirá Registrar y Editar los Cargos, definiendo la oferta a la cual pertenece el

mismo. (Nota: un cargo, es el conjunto de horas que debe cumplir un docente, para realizar un

determinado conjunto de tareas/ funciones (estas tareas o funciones pueden ser de tipo

pedagógicas, administrativas o técnicas). Dependiendo del tipo de las tareas que componen un

cargo, el mismo puede estar ligado a un establecimiento o no. Es importante considerar que un

docente puede poseer uno o más cargos; y a su vez, un cargo puede pertenecer a uno o más

docentes, cada uno con una determinada situación de revista, o sea, un docente, reviste sus

funciones como Titular, Interino, o Suplente de otro docente)

A continuación, se presenta una ilustración descriptiva a rasgos generales, de lo mencionado en los

requerimientos funcionales generales, con la finalidad de simplificar la comprensión de lo explicado:

ATRIBUTO

ACTOR

SUBSISTEMA

CONJ. DE VARIABLES DE

UNA RELACIÓN O ENTIDAD

ATRIBUTO

Establecimiento

Localización

Oferta

Sector

Depencia Categoría

ÁmbitoPeríodo de

Funcionamiento

Permanencia

Turno

Jornada

Matrícula

Grado / Año

Sección

Tipo de Sección

Plan de EstudioTítulo

Materia

Asistencia del Alumno

Rama

Disciplina

Carrera

ALUMNO

Cargo

Asistencia del docente

DOCENTE

Situación de Revista

CUI

CUE

Anexo

Tipo de Tarea

Repitió,

Promocionó.

Egresó

Percibe Asignación Universal,

Percibe Salario Familiar,

Permanece en Albergue,

Padece Discapacidad,

Se encuentra integrado,

Trabaja,

Pertenece a Pueblo Originario,

Está privado de libertad,

Tiene Becas,

Es madre.

Nota: consultar diccionario de Datos al pie del documento.


3.3 Requerimientos Funcionales asociados a la Infraestructura Escolar.

RF-3.1: El Sistema deberá permitir, que cada director mantenga actualizado el legajo edilicio de cada

edificio.

RF-3.2: El sistema deberá permitir administrar el inventario de muebles y equipos.

RF-3.3: El sistema deberá permitir registrar resultados de tareas estipuladas desde el nivel central en

rutas de inspección y reparaciones programadas.

RF-3.3: El sistema deberá permitir gestionar trámites de reparación y mantenimiento.

RF-3.4: El sistema deberá permitir el envío de peticiones dirigidas al nivel central, con los formularios

correspondientes a gestiones de trámites, como así también las solicitudes de información para

conocimiento, y control de auditoría; permitiendo que una copia del formulario enviado quede

guardado localmente, en una ubicación especificada por el usuario que lo emite. Los trámites

pueden estar en alguno de estos estados: Pendientes (hecho pero aún no enviados al nivel

central), Enviados (ya enviados y recibidos por el Nivel Central), Aprobados Provisoriamente

(procesados y devueltos Aprobados provisoriamente hasta el arribo de documentación de

respaldo, en papel), Aprobados (devueltos Aprobados definitivamente y Procesados) y

Rechazados (devueltos y rechazados).

3.4 Requerimientos Funcionales asociados la Organización Escolar.

RF-4.1: El Sistema permitirá la Administración (por parte de los usuarios directores) y consulta (por parte

de todos los usuarios) de la organización de la escuela: secciones existentes; grupos; plazas;

carreras; y planes de estudios.

RF-4.2: El Sistema permitirá la administración y seguimiento de programas institucionales. Se debe

incluir el seguimiento y evaluación de los mismos, y de personas involucradas; como así también,

la rendición de los fondos destinados al programa.

RF-4.3: El Sistema permitirá que los usuarios editores y directores registren los resultados de operativos

internos de evaluación de la calidad; los cuales deberán poder se consultados de manera

resumida por todos los demás usuarios. Además, deberá permitir que los usuarios directores

consulten los resultados de operativos externos de la evaluación.

RF-4.4: El Sistema permitirá que los usuarios directores administren la contabilidad interna de la

institución educativa: gestión de compras, pagos a proveedores, ejecución presupuestaria, y

rendición de aportes y subsidios a la institución.

RF-4.5: El Sistema permitirá que los usuarios directores, realicen el mantenimiento del cuaderno

histórico (Legajo Institucional).

RF-4.6: El Sistema permitirá realizar y gestionar el trámite de solicitud de apertura y cierre de divisiones y

plazas.

RF-4.7: El Sistema permitirá registrar guardias, turnos, y viajes; a fin de liquidar servicios personales;

gastos de combustible.

RF-4.9: El Sistema permitirá a los usuarios directores, administrar el stock de insumos y almacén.

RF-4.10: El Sistema permitirá a los directores, realizar la administración de los recursos didácticos y de

biblioteca.

RF-4.11: El Sistema permitirá a los usuarios directores, administrar la utilización de los espacios edilicios

compartidos.

RF-4.12: El Sistema permitirá monitorear los índices de avance la gestión institucional (Tablero de

Control).


RF-4.13: El Sistema permitirá que los usuarios supervisores e inspectores puedan emitir planillas

estadísticas e informes periódicos.

3.5 Requerimientos Funcionales asociados al manejo de Legajos.

RF-5.1: El sistema permitirá (Crear, Actualizar, Recibir o Transferir) un legajo por cada alumno o ex

alumno de la institución. El legajo de cada alumno es un registro único compuesto por una

carátula de datos personales (Apellido, Nombres, Sexo, etc.) identificado por tipo de documento

y documento de identificación única (aún para los indocumentados debe utilizarse la siguiente

definición: un número de 8 dígitos, con los primeros 6 indicando el cue de la escuela y los últimos

2 con un numero consecutivo. Por ejemplo, el primer alumno indocumentado recibido en la

escuela de cue 220220, se consignará 2202201. Además, el legajo contiene: datos de familiares y

personas vinculadas al alumno (estos datos, deben poder modificarse en todo momento).

RF-5.2: El sistema permitirá inscribir aspirantes alumnos a cursar carreras que ofrece la institución, y

registrar personas no escolarizadas en su región de influencia.

RF-5.3: El sistema permitirá matricular alumnos en las distintas divisiones de la organización escolar (esto

incluye asignar división a los inscriptos, a los promocionados de las distintas divisiones y a los

repitentes, además de administrar pases con otras escuelas). El Legajo mantiene el enrolamiento

del alumno en las distintas divisiones y grupos de la organización escolar, en los

correspondientes ciclos lectivos o períodos de fecha, y distinguiendo si se incorporó mediante un

pase desde otra escuela o se inscribió en ella. El alumno puede cambiar de división en todo

momento y siempre debe poder reconstruirse donde estuvo un determinado día.

RF-5.4: El sistema permitirá administrar grupos de alumnos (para cursadas especiales en las que se rompe el concepto de división o sección)

RF-5.5: El sistema permitirá a los usuarios directores, registrar la asistencia diaria de los alumnos en cada

cursada (registrar presencia, ausencia o llegadas tarde). Seleccionando un determinado año

lectivo, día y división, el sistema debe mostrar el registro de todos los alumnos enrolados en la

división para ver o modificar por cada uno de ellos la asistencia en ese día, esto es, si estuvo

presente, ausente justificadamente, ausente injustificadamente, o llegó tarde. Puede hacerse en

general para todas las cursadas (a la vez), o discriminada por cursada dependiendo de la

selección del usuario y de un parámetro general del sistema que permita esta funcionalidad de

asistencia por cursada y no por persona.

RF-5.6: El sistema permitirá registrar las notas de los alumnos en cada cursada. Seleccionando un

determinado año lectivo y alumno, el sistema debe mostrar el registro de su división y grupos en

los que está enrolado, y de todas las cursadas que tiene asociada en las filas de una matriz. En las

columnas se deben presentar los períodos de evaluación predefinidos (1er Bimestre, 2do

Cuatrimestre, etc.), la cantidad de inasistencias justificadas e injustificadas, y luego los

conceptos también predeterminados por el usuario. Todo esto conforma el boletín escolar

imprimible, en el que sólo la asistencia se computa a partir de lo registrado en la funcionalidad

anterior, pues todo lo demás debería ser editable en todo momento (hasta que se “cierren” las

cursadas).

RF-5.7: El sistema permitirá planificar los exámenes y registrar los resultados. El sistema debe permitir

crear, eliminar y modificar mesas de examen. Cada mesa tiene un horario y un conjunto de

docentes asociados. Se debe permitir inscribir alumnos en cada mesa, registrar la confirmación

de su asistencia y registrar los resultados de los exámenes de cada alumno. Dichos resultados

deben reflejarse en el “Boletín” de la funcionalidad anterior.


3.6 Requerimientos Funcionales asociados al Manejo de Alumnos.

RF-6.1: El Sistema permitirá registrar asociado al legajo del alumno, todas las observaciones y

conclusiones de cada entrevista que se haya mantenido con los distintos tutores o personas

relacionadas con el alumno.

RF-6.2: El Sistema permitirá registrar el enrolamiento del alumno en las distintas divisiones y grupos, y

aún ver la historia de sus ubicaciones pasadas. También debe solicitarse el carácter del alumno

respecto de la institución (no escolarizado, inscripto, regular, irregular o “abandono”, egresado

con previas, egresado con certificado de terminación). Además debe mostrarse el asiento

histórico de todas las carreras que cursa o cursó, el registro histórico de asistencia, concepto y

notas por cada ciclo lectivo y cursada. Las becas y/o préstamos que tiene o tuvo. Los aportes,

bienes y servicios que recibió o que solicita, y los servicios extraordinarios (apoyo escolar, etc.-)

que tiene o tuvo asignados.

RF-6.3: El Sistema permitirá inscribir aspirantes alumnos a cursar carreras que ofrece la institución. De la

misma manera, deberá permitir el registro de personas no escolarizadas en su radio de

influencia. Se debe permitir inscribir aspirantes alumnos a cursar alguna carrera ofrecida por la

institución, abriendo un nuevo legajo por cada uno de ellos o bien importándolos desde sus

escuelas de origen. Para el registro de los alumnos no escolarizados, debe permitirse la

consignación únicamente de datos elementales, como ser tipo y nro. de Documento, apellido y

nombres, fecha de nacimiento, domicilio y sexo.

RF-6.4: El Sistema permitirá que el usuario Director, realice la actualización de la situación de

enrolamiento del alumno en divisiones mediante las siguientes operaciones:

MATRICULACION: Consiste en asignarle a cada inscripto una división del primer año de la

carrera a la que aspira. Esto implica además, asignarle una cursada por cada espacio curricular

previsto en el plan de la carrera para el año de ingreso.

PROMOCION: Consiste en cambiar a cada alumno de una determinada división de un año y

carrera, a otra división del siguiente año en la misma carrera del siguiente ciclo lectivo. Si el

año de origen es el último de la carrera, el alumno pasa a revestir el carácter de egresado. En

todos los casos la promoción puede tener asociadas cursadas previas (no promocionadas) que

se acumulan a lo largo de la carrera hasta un tope máximo predeterminado. Para sacar una

asignatura del conjunto de previas, hace falta que el alumno rinda un examen aprobando la

misma. Cuando el alumno es egresado y no adeuda previas, a revestir el carácter de “egresado

con terminación de estudios en la carrera”. Esto implica cerrar las cursadas del ciclo lectivo

que deja. Por otra parte, en todos los casos regulares, debe asignársele una cursada por cada

espacio curricular previsto en el plan de la carrera para el año siguiente.

REPITENCIA: Consiste en pasar a cada alumno que no promocione en una determinada

división de un determinado año en determinada carrera, a otra o la misma división del mismo

año y carrera del siguiente ciclo lectivo. Esto implica además, cerrar las cursadas actuales y

asignarle una nueva cursada por cada espacio curricular previsto en el plan de la carrera para

el año que repite, y cerrar las correspondientes al ciclo lectivo actual.

INGRESO: Consiste en importar el legajo del alumno que llega al establecimiento con un pase

desde otro (o desde el mismo si es un cambio de carrera o ingreso por equivalencia en otra

carrera), y se le asigna una división del año y carrera que el establecimiento receptor

considere equivalente. Esto implica además, asignarle una cursada por cada espacio curricular

previsto en el plan de la carrera para el año de ingreso.

PASE: Consiste en registrar que el alumno se va de la institución (y de la división) para ingresar

en otra (o en la misma y en distinta carrera), y en exportar el legajo del alumno para ser usado

por la escuela receptora. Un caso especial de pase (pues necesita distinguirse de los

“normales”) es la Expulsión. Esto implica además, cerrar las cursadas por cada espacio

curricular previsto en el plan de la carrera para el año de ingreso.


ABANDONO: Consiste en desligar al alumno de la división que cursa, sin asignarle nueva

división ni pase. El alumno pasa a revestir el carácter de abandono y sus cursadas quedan

cerradas por abandono.

REINGRESO: Consiste en volver a ligar a un alumno que revestía el carácter de abandono, a

alguna división del año y carrera que cursaba. Esto implica además, asignarle una cursada por

cada espacio curricular previsto en el plan de la carrera para el año de reingreso.

REASIGNACIÓN: Consiste en asignarle compulsivamente a un alumno, una determinada

división provocando el cierre de las cursadas anteriores por reasignación, y la apertura de

nuevas cursadas en función del año y carrera que se le asigna. Un caso especial de

reasignación es la corrección, en cuyo caso directamente se eliminan las cursadas vigentes.

Todas estas operaciones se deben poder hacer masivamente sobre los alumnos de una determinada

división, y de corresponder, hacia una misma división destino. Además, se deben poder deshacer estas

operaciones, hasta que no se confirme todo.

Todo establecimiento tiene un registro de aspirantes inscriptos para cada ciclo lectivo desde donde se

toman los alumnos para ingresar a divisiones del primer año de cada carrera que ofrece; y también un

registro de egresados, adonde van los promocionados de las divisiones del último año de cada carrera.

También posee un registro de Personas no Escolarizadas en su radio de influencia (un caso particular es

el del alumno que abandonó y aún permanece en el radio de influencia escolar).

RF-6.5: El Sistema permitirá que el usuario Director, realice la administración de Grupos de alumnos

(para los casos especiales, en los que se rompe el concepto de División o Sección).

Además de enrolarse en una determinada división para cada ciclo lectivo (o período de fechas

dentro de él), el alumno puede enrolarse en grupos de alumnos reunidos para recibir un

determinado servicio docente, por ejemplo: clases de educación física, participación en el coro

de la escuela, etc. En el Legajo Institucional de la escuela se deben definir y administrar las

divisiones y todos los distintos agrupamientos de alumnos. Pero la asignación de alumnos a

grupos se debe dar mediante esta funcionalidad, que requiere señalar, una vez actualizados los

enrolamientos en divisiones, para cada ciclo lectivo y cada grupo de la organización escolar (que

tiene asociado un conjunto de divisiones constitutivas), cuales de los alumnos resultantes de la

unión de las divisiones constitutivas integran el grupo, y cuales no. La incorporación o extracción

de alumnos en cada grupo se puede hacer en todo momento. Es necesario que se pueda

reconstruir la pertenencia histórica a cada grupo.

Se debe poder detectar y corregir la consistencia general del enrolamiento del alumno en una

determinada fecha, constatando que todas las cursadas correspondan a espacios curriculares

instanciados en el registro de plazas con la división o los grupos en lo que está enrolado el

alumno.

Por ejemplo: Supongamos que la escuela E tiene una carrera C que estipula aprender en su primer año 2

hs. de Matemática y practicar 2 hs. de Educación Física. En un determinado ciclo lectivo, la escuela tiene 2

divisiones (secciones) de primer año, el grupo A de Educación Física (los que más les gusta el futbol a cargo

del profesor Pérez o quien lo reemplace) y el Grupo B de Educación Física (los que mas les gusta el básquet

a cargo del Rodríguez). El registro de plazas tiene cuatro plazas docentes, Matemática de 1ro I,

Matemática de 1ro II, Educación Física Grupo A, Educación Física Grupo B. Si el alumno en consideración es

González, enrolado en 1ro. I, se le generan automáticamente dos cursadas (en virtud del plan de estudios):

Matemática y Educación Física. Para que el legajo de González sea consistente, todas las materias de cada

una de sus cursadas deben darse en plazas asociadas a la división o a alguno de los grupos en donde está

enrolado. Por ejemplo, sería inconsistente que González se enrole en la división 1ro I, pero no en algún

grupo de educación física.

3.7 Requerimientos Funcionales asociados al Manejo de Docentes.

RF-7.1: El Sistema permitirá la gestión de trámites de autorización de novedades laborales de los

docentes (Altas, bajas, disposiciones de licencia, y reubicaciones).


RF-7.2: El Sistema permitirá consultar y auditar la información del Legajo de cada docente en actividad en la Institución; y consultar el de cualquier otro que se solicite con la debida justificación.

RF-7.3: El Sistema permitirá registrar la enseñanza de los distintos contenidos planificados para cada

asignatura o especialidad que debe enseñar el agente; según la asignatura o área que debe dictar según su cargo y función.

3.8 Requerimientos Funcionales asociados a la Asignación de Servicios, Becas, y Programas.

RF-8.1: El Sistema permitirá asignar servicios extraordinarios a los alumnos, y hacer el seguimiento de los

mismos. Un servicio extraordinario es, por ejemplo, el apoyo escolar. El sistema debe permitir

registrar que determinados alumnos reciben algún tipo especial de atención docente o servicio

(son alumnos integrados, reciben apoyo psicológico, reciben copa de leche, etc.). En estos casos,

el alumno debe enrolarse en los grupos de alumnos a los que se afectan las plazas del personal

que presta el servicio. Por lo general, se hace mediante la selección de algún tipo de servicio

extraordinario y de algún grupo con el que se instrumente, y se permita la inclusión o exclusión

de cualquier alumno de la escuela a dicho grupo.

RF-8.2: El Sistema permitirá gestionar ante el nivel central, solicitudes de bienes y servicios asignables a

cada alumno, como ser, indumentaria, material didáctico, becas, préstamos, etc. El sistema debe

permitir editar un formulario de solicitud de bienes y servicios para un alumno o conjunto de

alumnos, y enviarlo al nivel centra. En el nivel central estos pedidos se encolan y se aprueban

(porque se tomaron los recaudos para proveerlos) o rechazan, siempre con observaciones. Se

debe poder medir la demanda, la respuesta y los tiempos de respuesta de las solicitudes.

RF-8.3: El Sistema permitirá auditar y proveer información para la administración de becas y préstamos

otorgados a los alumnos, y sus rendiciones. El sistema debe poder recibir del nivel central, para

su observación en el sistema local, de las becas y préstamos que posee un determinado alumno,

el estado de su rendición o devolución, o bien solicitar para él un servicio financiero de este tipo

(mediante la funcionalidad anterior). Por cada beca y alumno, el director puede registrar el

cumplimiento de las condiciones establecidas para su otorgamiento o continuidad, para ser

informada automáticamente al departamento de becas del nivel central., como así también

cualquier observación pertinente.

RF-8.4: El Sistema permitirá administrar las rendiciones de aportes de distintos programas y proyectos

destinados a los alumnos de la institución. El sistema debe permitir registrar aportes de bienes y

servicios que le hayan hecho a la institución para entregar a alumnos de la escuela, indicar

entregas de esos aportes a cada alumno, y efectuar (imprimir y enviar al nivel central) la

rendición de dichos aportes a una determinada fecha.

3.9 Requerimientos Funcionales asociados a la Generación de Reportes de Salida.

RF-9.1: El Sistema deberá emitir planillas de asistencia; registro de matriculación; ; constancias de

alumno regular; certificados de finalización de estudios; y boletines de calificaciones.

RF-9.2: El Sistema deberá emitir certificaciones de servicios institucionales.

4. REQUERIMIENTOS EXTERNOS DE INTERFAZ

4.1. Interfaces de Software

RI-1.1: El Sistema deberá reflejar la estructura de establecimientos, localizaciones, y ofertas, tal como

está diseñado en el sistema padrón de establecimientos. La información referida a estas

entidades, debe ser el fiel reflejo de la base de datos asociada al sistema padrón.


RI-1.2: El Sistema deberá realizar la migración automática de todos los datos (previamente procesados y

confirmados) que se correspondan con datos solicitados en los cuadernillos de relevamiento

anual; a la base de datos del sistema RA, respetando la estructura y los tipos de datos de la base

de datos en PostgreSQL que se nutre de la carga realizada en dicho sistema. Se establece como

requisito extremadamente prioritario, que no sea necesario solicitar cargas de información

duplicada a los establecimientos educativos.

Nota: A fin de simplificar el análisis, y la tarea de compatibilizar las estructuras, se adjuntan los modelos

de datos correspondientes a los sistemas Padrón, y Ra. En los mismos, se puede ver las

estructuras de datos que soportan dichos sistemas; y los tipos de datos de cada atributo.

Además, se adjunta también una copia del modelo de datos que se encuentra en proceso de

diseño; y que está dando soporte al relevamiento correspondiente a LUA (Legajo Único de

Alumnos). En este último, se está realizando el agregado de todas las tablas necesarias para

refinar la información referida al legajo de los alumnos y su movimiento, docentes,

tutores/familiares, y planes de estudio.

5. OTROS REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

5.1. Requerimientos de Performance

RP-1.1: El Sistema debe brindar un tiempo de respuesta aceptable a todos los usuarios que se

encuentren en línea en un determinado momento, con la finalidad de realizar la carga de

información. Como aporte, se puede decir que al día de la fecha (19-02-2013), existen 2671

localizaciones anexas en estado activo. Si se le asigna un usuario de perfil “Director” a cada

localización anexa, debería preverse como mínimo, esa cantidad de usuarios conectados en un

determinado instante de tiempo (Sin contar los administradores del sistema, supervisores,

Inspectores, y Usuarios de sólo Lectura.)

5.2. Requerimientos de Seguridad

RS-2.1: El Sistema, y su correspondiente base de datos, deberán alojarse en un servidor que resida

físicamente en la Dirección General de Planeamiento y Evaluación Educativa.

RS-2.2: La base de datos, deberá contar con una vista que integre todas las estructuras de datos

referidas a las cuestiones mencionadas en esta especificación; brindar acceso total a dicha vista

de datos, como así también, permisos para la realización de consultas en lenguaje SQL, al

Departamento de Estadísticas Educativa.

6. GLOSARIO

Referencias:

Simbología Significado

= Se compone de

[] Conjunto de Alternativas mutuamente excluyentes

| Separación de Alternativas

{} Conjunto de objetos

+ Operador de concatenación

: Definición conceptual


TIPO DE EDUCACIÓN= [COMÚN | ESPECIAL | ADULTOS]

NIVEL= [INICIAL | PRIMARIA | SECUNDARIA | SUPERIOR NO UNIVARSITARIA (SNU) | FORMACIÓN

PROFESIONAL | BIBLIOTECA]

Nota: la Educación Artística se encuentra dentro del nivel SNU.

ESTABLECIMIENTO= {LOCALIZACIONES}

Nota: Sus atributos descriptivos son el sector, dependencia, y categoría.

Sector= [Estatal | Privado | Gestión Social / Cooperativa]

Dependencia= [Provincial | Municipal]

Categoría= [Primera | Segunda | Tercera | No corresponde | Provincial]

CUE: Código único de Establecimiento. Es un número de 7 dígitos, con el cual se identifica

unívocamente a un establecimiento.

CUI: Código único de Infraestructura. Es un número de 9 dígitos, que identifica unívocamente al

edificio dentro del cual funciona un establecimiento.

LOCALIZACIÓN={OFERTAS}

Nota: Sus atributos descriptivos son el ámbito, el período de funcionamiento, turno,

Jornada y permanencia.

Ámbito= [Urbano | Rural Disperso | Rural Aglomerado | Rural]

Período de Funcionamiento= [Común | Ambos Periodos | No corresponde]

Permanencia= [Externa | Interna | No corresponde | Ambos]

Turno= [A distancia | Doble | Intermedio | Libre | Mañana | Noche | Tarde | Vespertino |

Alternado | Mañana Extendida | Tarde Extendida | Doble Extendida]

Nota: es un atributo de la oferta.

Jornada= [No corresponde | Simple | Completa | Ambas | Extendida | Agro técnica]

Nota: es un atributo de la oferta.

Anexo: Es un número de 2 dígitos que identifica unívocamente a una localización, dentro de un

establecimiento.

Cueanexo= CUE + ANEXO

Nota: El cueanexo identifica unívocamente a un par establecimiento-localización.

OFERTA=NIVEL + TIPO DE EDUCACIÓN

MATRÍCULA= GRADO/AÑO + SECCIÓN + TIPO DE SECCIÓN

Grado/año= [LACTANTES | DEAMBULADORES | SALA DE 3 AÑOS | SALA DE 4 AÑOS| SALA DE 5

AÑOS| 1º GRADO/AÑO | 2º GRADO/AÑO | 3º GRADO/AÑO | 4º GRADO/AÑO | 5º

GRADO/AÑO | 6º GRADO/AÑO | 7º GRADO/AÑO | 8º GRADO/AÑO | 9º GRADO/AÑO ]

Nota: Identifica al año de estudio que cursa el alumno. Es un atributo de la matrícula.

Sección o División= *A, B, C, D, …, AZUL, ROSADA, …, ARTE, …, 1º, 2º, 3º, ….+

Nota: denota una agrupación de alumnos correspondiente a un determinado

grado/año, y se puede denominar mediante una letra, palabra, o un número ordinal. Es

un atributo que adquiere significado junto al grado/año.

Grupo: conjunto de alumnos que realiza una determinada actividad, sin estar ligados al concepto

de sección. Un grupo puede estar compuesto por alumnos de diferentes secciones. Por

ejemplo, la materia Educación Física puede dividirse en Grupo de Vóley, grupo de gimnasia

artística, grupo de fútbol; o la materia música, puede dividirse en grupo de canto; grupo

de conjunto instrumental, etc.-

Plaza: Cantidad de lugares vacantes para matricular alumnos en una sección o grupo. Por

ejemplo: el grupo de fútbol puede tener 22 plazas; la sección “A” del 5º grado puede tener

una plaza de 25 alumnos; etc.-

Tipo de Sección= [Independiente | Independiente de recuperación | Independiente

semipresencial | Independiente presencial y semipresencial | Múltiple | Múltiple de

recuperación | Múltiple semipresencial | Múltiple presencial y semipresencial | No

Corresponde | Independiente presencial y semipresencial | Mixta / Bimodal | Múltiple

presencial y semipresencial | Multinivel | Multiplan]

Nota: es un atributo que adquiere significado asociado a una sección.

Plan de Estudio: Engloba el paquete de materias que se dictan en una determinada matrícula

(Año + Sección +Tipo de Sección). Está ligado a un alumno que se encuentra inserto en una


determinada matrícula. Cuando el alumno completa el cursado de todas las materias del

plan de estudio, obtiene el título.

Título: está asociado al plan de estudio. Los atributos del mismo son la carrera, rama, y disciplina.

Materia: Engloba un conjunto de contenidos de una determinada rama; los cuales son impartidos

al alumno que se encuentra dentro de una matrícula.

Asistencia del Alumno: es una medida que se determina la relación en cantidad de horas, del

alumno con una materia.

CARGO: Es el conjunto de horas que debe cumplir un docente, para realizar un determinado

conjunto de tareas/ funciones (estas tareas o funciones pueden ser de tipo pedagógicas,

administrativas o técnicas). Dependiendo del tipo de las tareas que componen un cargo, el

mismo puede estar ligado a un establecimiento o no.

Nota: es importante considerar que un docente puede poseer uno o más cargos; y a su

vez, un cargo puede pertenecer a uno o más docentes, cada uno con una determinada

situación de revista.

Tipo de Tarea= [Técnica | Pedagógica | Administrativa].

Nota: es un atributo relacionado a un cargo.

Situación de Revista= [Titular | Interino | Suplente].

Nota: es un atributo relacionado a un cargo, que determina principalmente la

continuidad del docente en el mismo. Es muy importante, ya que varios derechos de los

que goza cada docente en un cargo, están muy ligados a su situación de revista, por

ejemplo, la cantidad de días de licencia.

Asistencia del Docente: es una medida que se determina la relación, en cantidad de horas, del

docente con un cargo.

sistema de gestión institucional (sgi) -...

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