sistema de gestió d’efectes gef barcelona, 1 de setembre de 2010

Sistema de gestió d’efectes

GEF

Barcelona, 1 de setembre de 2010

Fases de la implantació3

El sistema. Objectius i funcionalitats2

Introducció1

Desplegament en un partit judicial4

5 Demostració de l’aplicació

Pàgina 2

Estat deficient• L’estat en què es trobaven els dipòsits judicials era molt deficient.

Desordre • La no-utilització d’espais específics (sovint s’utilitzaven els mateixos espais de

l’arxiu) havia provocat en la majoria dels casos un gran desordre, que impedia saber què hi havia i on era cada peça.

Manca de seguretat • També s’evidenciava una manca de seguretat en la custòdia, en no haver-hi

mesures de restricció d’accés a les peces: eren a l’abast de tots els funcionaris i, fins i tot, en llocs de pas oberts al públic.

Acumulació d’objectes • El resultat: els objectes que entraven s’acumulaven en espais no específics, no

se’n feia el manteniment adequat i no es controlaven els moviments que tenien fins a la destinació final, quan sortien del dipòsit.

Introducció

Pàgina 3

Pàgina 4

Introducció

Pàgina 5

Introducció

Pàgina 6

Objectes que no han d’estar als dipòsits

Introducció

Objectes que no han d’estar als dipòsits

Pàgina 7

Introducció

Mesures de millora: el Pla de dipòsits

• Davant d’aquesta situació, des de l’any 2006 s’ha endegat un Pla de dipòsits.

• Inicialment aquest Pla ha consistit a ordenar, inventariar i netejar els espais que els òrgans judicials utilitzaven com a dipòsits.

• S’ha designat personal de reforç del cos d’auxili judicial al deganat del partit judicial on s’ inicia l’actuació, que es fa mitjançant un expedient governatiu, a fi d’actuar de manera homogènia i conjunta a tots els òrgans del partit judicial.

• S’elabora un inventari de totes les peces, tant de les identificades com de les no identificades (manca procediment judicial a què pertanyen), que s’introdueixen en una base de dades, i es generen llistats perquè es puguin prendre decisions sobre destinació o conservació de les peces.

• S’ofereix suport amb personal de reforç als trasllats d’edificis judicials, perquè les peces quedessin ben ubicades als espais destinats específicament a aquesta finalitat.

Introducció

Pàgina 8

81.295

22.413

93.521 (47 %)

197.229

En dipòsit

Pendentsdestrucció

Destruïdes

Pecesinventariades

Resum actuacions Pla de dipòsits

(2006- juny de 2010)

Introducció

Pàgina 9

Abans Després

Resultats de l’actuació

Introducció

Pàgina 10

Abans Després

Introducció

Pàgina 11

Espais adequats als edificis nousEn els edificis judicials construïts darrerament ja s’ha tingut en compte la necessitat de dotar d’espais adequats a aquesta finalitat.

Introducció

Pàgina 12



Introducció1



Pàgina 13

Pàgina 14

SEGURETAT / FIRMA ELECTRÒNICA

SEGURETAT / FIRMA ELECTRÒNICA

SE

GU

RE

TA

T / F

IRM

A E

LE

CT

RÒ

NIC

AS

EG

UR

ET

AT

/ F

IRM

A E

LE

CT

RÒ

NIC

AEXPEDIENT ELECTRÒNICEXPEDIENT ELECTRÒNIC

GESTOR DOCUMENTALGESTOR DOCUMENTALQUADRE DE COMANDA-

MENT

QUADRE DE COMANDA-

MENTBASE DE DADESBASE DE DADES

SUBHASTESSUBHASTES

VIGILÀNCIA PENITEN-

CIÀRIA

VIGILÀNCIA PENITEN-

CIÀRIA

VIOLÈNCIA DOMÈSTICAVIOLÈNCIA

DOMÈSTICA MENORSMENORSPENALPENAL

CIVILCIVIL

GESTIÓD’EFECTES

GESTIÓD’EFECTES

SERVEI TRADUCCIÓ

SERVEI TRADUCCIÓ

SERVEI DE PERITATGESERVEI DE PERITATGE

GESTIÓ ARXIUSGESTIÓ ARXIUS

SERVEI ACTES COMUNICACIÓSERVEI ACTES COMUNICACIÓ

MERCANTILMERCANTILSOCIALSOCIAL

SERVEI DE GUÀRDIA

SERVEI DE GUÀRDIA

CONTEN-ADMIN

CONTEN-ADMIN

GOVERNATIUS

GOVERNATIUS

ORGANIT-ZADOR

ORGANIT-ZADOR

EDITOR COMPO-SITOR

EDITOR COMPO-SITOR

GESTIÓ COORDINA-

DOR

GESTIÓ COORDINA-

DOR

RECURSOS MATERIALSRECURSOS MATERIALS

GESTIÓ PERSONES

GESTIÓ PERSONES

EXTRANET DEL PROFESSIONALEXTRANET DEL PROFESSIONALRECEPCIÓ

NOTIFICACIONSRECEPCIÓ

NOTIFICACIONSENTRADA ESCRITS

ENTRADA ESCRITS

ASSISTÈNCIA JURÍDICA GRATUÏTA

ASSISTÈNCIA JURÍDICA GRATUÏTA

PRESENTACIÓ TELEMÀTICA DEMANDES

PRESENTACIÓ TELEMÀTICA DEMANDES

COMUNICA-CIÓ I AVISOSCOMUNICA-

CIÓ I AVISOS

XARXA

JUDICIAL

INTERNA

XARXA

JUDICIAL

INTERNA

ADMINISTRACIÓDE JUSTÍCIA

ADMINISTRACIÓDE JUSTÍCIA

COMUNICACIONS

ENTITATS

EXTERNES

CONSEJO GENERAL

PODER JUDICIAL

CONSEJO GENERAL

PODER JUDICIAL

MINISTERI DE JUSTÍCIA

MINISTERI DE JUSTÍCIA

AJ ALTRES CCAA

AJ ALTRES CCAA

FGEFGE

COSSOS FORCES DE SEGURETAT

COSSOS FORCES DE SEGURETAT

……..……..

EJISGESTIÓ

REQUERIMENTS POLICIALS

GESTIÓ REQUERIMENTS

POLICIALS

SAFATA FIRMA

SAFATA FIRMA

CONSULTA CSV (CODI SEGUR VERIFICACIÓ)

CONSULTA CSV (CODI SEGUR VERIFICACIÓ)

REGISTRE I

REPARTIMENT

REGISTRE I

REPARTIMENT

ESCRITS I DOCUMENTS

ESCRITS I DOCUMENTS

MOTOR DE TRAMITACIÓ MOTOR DE TRAMITACIÓ

ALARDEALARDE

ESTADÍS-TIQUES

ESTADÍS-TIQUES

AUDIÈNCIESAUDIÈNCIES MEDICINA LEGAL

MEDICINA LEGAL

EN PRODUCCIÓEN PRODUCCIÓ

FUTURIBLESFUTURIBLES

EN CONSTRUCCIÓEN CONSTRUCCIÓ

INFRAESTRUCTURA JURÍDICA INFRAESTRUCTURA JURÍDICA DOCUMENTSDOCUMENTS

GESTIÓ D’EFECTES

GESTIÓ D’EFECTES

MÒDUL D’ARXIUS DE

GESTIÓ

MÒDUL D’ARXIUS DE

GESTIÓ

GESTIÓD’EFECTES

GESTIÓD’EFECTES

El sistema. Objectius i funcionalitats

ATESTATSATESTATS FISCALIESFISCALIES

Objectius

• Cobrir totes les funcionalitats relacionades amb la gestió de les peces de convicció, des de la seva entrada en un procediment judicial fins a la seva destinació final.

• Tenir identificades i ubicades totes les peces de convicció.

• Aconseguir que els dipòsits judicials continguin únicament les peces que legalment correspongui.

• Facilitar als jutjats el control de les peces de convicció i, per tant, dels dipòsits.

• Millorar l’eficiència de l’oficina judicial en les tasques de gestió de peces.


Pàgina 15

Funcionalitats principals

• Permetre una identificació ràpida dels objectes mitjançant codis de barres i fotografies.

• Gestió dels objectes retinguts (ubicació, situació, custòdia).

• Control de les sol·licituds de préstec o cessions temporals (sortides dels magatzems).

• Gestió de les ubicacions físiques: dipòsits, magatzems interns i externs i altres ubicacions especials.

• Registre de les actuacions sobre els objectes (històric de moviments).

• Control de costos.

• Generació d’estadístiques i inventaris.


Pàgina 16



Introducció1



Pàgina 17

Per poder disposar del nou sistema GEF en un termini curt de temps s’ha dividit el projecte en 2 fases. Pel que fa a la primera, es va començar fent un pilot a Cerdanyola del Vallès, amb un resultat plenament satisfactori.

Fase 1.Fase 1. Inventari inicial de les peces de convicció i objectes relacionats, amb totes les funcionalitats pròpies (codi de barres, fotografies, ubicació, operacions amb el terminal, notes de l’objecte) i estructura orgànica necessària (dipòsit, ubicació, jutjat).

C3

C9C12

C2C5

C8C11

C1C4

C7

PrestatgeriaPrestatge 1

Caixa

C10

Prestatge 2

Fases de la implantació

Pàgina 18

La fase 1 permet gestionar les tasques prèvies per a la posada en marxa d’un dipòsit judicial conjuntament amb els òrgans judicials als quals dóna servei.

Escriptori de tasques Alta i manteniment de les peces de convicció Alta i manteniment dels dipòsits Alta i manteniment de les ubicacions d’un dipòsit Notes afegides a un objecte Àrea de consultes Dades generals Incorporar operacions del terminal de mà


Pàgina 19

Fase 2.Fase 2. Integració amb els actuals receptors de peces de convicció: TEMIS2, registre, gestió processal i tramitació, juntament amb la resta de funcionalitats que completen el mòdul definit en l’anàlisi funcional.

GEF

Dip

òs

it p

ecesòrgan judicial

Temis 2 -Registre -Gestió Processal òrgan judicial

òrgan judicial

D’aquesta segona fase es farà un pilot a Cerdanyola del Vallès durant el quart trimestre del 2010.


Pàgina 20

En la fase 2 el sistema de gestió d’efectes s’integra amb el sistema de gestió processal (Temis2/ejustícia.cat). Les noves funcionalitats de l’aplicació són:

S’amplien les funcionalitats de l’escriptori de tasques.

Es crea una safata d’entrada de peces de convicció del jutjat. A partir de fase 2 es podrà derivar, incorporar o rebutjar una peça. El secretari podrà signar l’ofici d’entrada.

Es crea una safata d’entrada de peces de convicció del dipòsit. També es podrà incorporar o rebutjar una peça.

Gestió de la safata de sortides. Es permetrà acceptar o rebutjar una petició de sortida d’una peça.

Gestió d’actuacions (destrucció, itineració o retorn al propietari dels objectes de la peça).


Pàgina 21

Safata de comunicats. Permetrà l’entrada i sortida de comunicats entre els usuaris de GEF i es permetrà la generació dels avisos parametritzats.

Ampliació de l’àrea de consultes: costos.

Serveis d’integració. Es realitzarà la integració de Gestió d’efectes amb el mòdul de tramitació de Temis 2 i els mòduls del sistema d’informació e-justícia.cat: organitzador, servei d ‘enviament de fax a entitats externes, gestió de documents i signatura electrònica (oficis).

Gestió de l’espai. Es permetrà moure objectes i ubicacions (caixes)

GEF


Pàgina 22



Introducció1



Pàgina 23

La posada en marxa del nou sistema consisteix en un seguit de tasques agrupades en 3 blocs:

• MigracióMigració: Configuració dels dipòsits i perfils d’usuari I càrrega de les dades actuals, emmagatzemades en MS Access, en el nou sistema

• FormacióFormació: Sessions formatives per al personal que haurà de fer servir l'aplicació (secretaris/es i auxilis)

• SuportSuport: Tasques de suport, resolució de dubtes i incidències que sorgeixin un cop posat en marxa el nou sistema

L’estratègia de posada en marxa consisteix a planificar les tasques de manera que els diferents jutjats comencin coincidint amb la setmana de guàrdia.

Desplegament en un partit judicial

Pàgina 24

Alguns exemples amb GEF


Pàgina 25


Pàgina 26


Pàgina 27

Partits judicials on s’ha fet tasques d’ordenació i inventari dins Pla Dipòsits (2006-2010)

Partits finalitzats: 44

Partits pendents: 5

Pàgina 28

En procés d'implantació

En producció

En previsió d’iniciar abans 30.12.2010

Nombre peces inventariades: 14.540Nombre d’objectes inventariats: 23.524

El nombre de peces inventariades a GEF: 12,54 % de peces als dipòsits judicials

Desplegament de GEF

Pàgina 29

La Seu d’Urgell

Cervera

Valls

El Vendrell

Figueres

La Bisbal

La Seu d’Urgell

Cervera

VallsCerdanyola del Vallès

Barcelona

L’Hospitalet de Llobregat

El Prat de Llobregat

Vilafranca del Penedès

El Vendrell

Gandesa

Amposta

Vilanova i la Geltrú



Introducció1



Pàgina 30

Demostració de l’aplicació

Pàgina 31


Pàgina 32


Pàgina 33


Pàgina 34


Pàgina 35


Pàgina 36


Pàgina 37


Pàgina 38


Pàgina 39


Pàgina 40


Pàgina 41

Gràcies per la vostra atenció

sistema de gestió d’efectes gef barcelona, 1 de setembre de 2010

Documents