30/09/2009 

1 

SISTEMA DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN 

Y CONTROL FINANCIERO Y CONTROL FINANCIERO 

(SGCF) (SGCF) 

1.  Antecedentes 2.  Avance Implementación 3.  Proceso Implementación 4.  Hallazgos 5.  Ejecución 2009 ­ 2010 

CONTENIDO

30/09/2009 

2 

Antecedentes 

Solución  de  inteligencia  de  negocios  que  apoya  el proceso de análisis  para  la  toma de decisiones en  la planeación,  ejecución  de  los  recursos,  facilitando  el seguimiento  a  sus  resultados  a  través  de  indicadores de  gestión,  en  concordancia  con  los  ejes  de Cobertura, Eficiencia y Calidad Educativa. 

Presupuesto 

MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO 

Tesorería  Contabilidad 

MACROPROCESO DE APOYO  FINANCIERO 

Antecedentes 

Presupuesto 

Tesorería 

Contabilidad 

GENERACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN: Facilita la medición de las metas comprendidas en los programas de Cobertura, Calidad y Eficiencia.

30/09/2009 

3 

Antecedentes GENERACIÓN DE REPORTES EXPLICATIVOS : Facilita el análisis dinámico y detallado de los indicadores. 

Presupuesto 

Tesorería 

Contabilidad 

Antecedentes 

üAnexo 30 – Esquema Seguimiento Financiero (Res.166) 

üCalidad Educativa 

üAlimentación Escolar 

üFormato A: Ejecución de Ingresos 

üFormato C: Ejecución de gastos de inversión y pago deuda 

üEjecución de Ingresos  y Gatos del SGP 

ü Destinación de recursos manejados por los Dptos y Municipios certificados en educación. 

ü Ejecución recursos del SGP para asignaciones especiales y propósito general y actividades ambientales. 

üReporte de cuentas bancarias del SGCF 

MEN  DNP  CGR 

GENERACIÓN DE REPORTES ESPECIALES: Facilita la generación de reportes  periódicos para los órganos de vigilancia y control.

30/09/2009 

4 

Antecedentes PROYECCIONES  PRESUPUESTALES: Facilita  la  estimación  del  plan  de  presupuestal  durante  algún período de tiempo  futuro. 

§  FIJAS  §  VARIABLES AÑO 2009  AÑO 2010  AÑO 2011  AÑO 2012  AÑO 2013 

Gastos de funcionamiento 

Costos para desarrollar actividades de calidad 

Recursos para apropiación nuevas tecnologías 

Costos la para atender las nóminas del Sector Educativo 

Avance Implementación 

Estrategia Ejecutada en 10 S.E. 

q  Solicitud de información. q  Revisión preliminar de estructura y fuentes. q  Implantación en Bogotá. q  Análisis de fuentes. q  Homologación. q  Construcción y verificación de archivos. q  Cargue de archivos. q  Revisión y análisis de información cargada. 

q  Acompañamiento, visitas ­ Continuidad en cargues periódicos.

30/09/2009 

5 

No.  SECRETARIA TOTAL 

PERIODOS FECHA 

IMPLEMENTACIÓN 

1  CAQUETA  8  Abril  27  de 2009 

2  TURBO  7  Mayo 30  de 2009 

3  VICHADA  6  Abril  23  de 2009 

4  CORDOBA  5  Junio  20 de 2009 

5  TULUA  5  Abril  27  de 2009 

6  ARMENIA  4  Mayo 20 de 2009 

7  MONTERIA  3  Mayo 16  de 2009 

8  SOACHA  3  Mayo 23 de 2009 

9  MANIZALES  2  Junio 27  de 2009 

10  PASTO **  3  En implementación 

Avance Implementación 

Avance Implementación 

q SOACHA: Ha tenido dificultad de información, por cuanto no ha recibido el apoyo del Ente  Territorial  (secretaría  de  Hacienda)  para  el  suministro  de  total  de  la  información requerida. El proceso ha sido lento, debido, entre otros, a falta de apoyo, y también por el cambio de secretario. 

q VICHADA: No maneja  la  programación  del  PAC ANUALIZADO,  como  instrumento  de control financiero mediante el cual se define el monto máximo mensual para la ejecución de los gastos del Presupuesto (Decreto 111/96 Art.73). La  estructuración  de  archivos  de  entrada  en  forma  manual  extractados  de  diferentes fuentes  de  información,  genera  riesgo  para  obtener  información  consistente,  pues  está expuesta  a  errores  por  la  intervención  humana  y  alta  disponibilidad  de  tiempo  de  los funcionarios responsables del proceso.

30/09/2009 

6 

Avance Implementación 

q CAQUETA: Ha demostrado alto interés y ha entregado  la información oportunamente para el cargue de información, en este momento se está realizando un ajuste mínimo a la información del último periodo. Hasta el momento se ha distinguido por el compromiso y responsabilidad  con  el  proceso.  Se  puede mostrar  como  un  caso  de  éxito.  Asumió  la estructura presupuestal. 

q PASTO:  Se  ha  distinguido  por  el  compromiso  y  responsabilidad  con  el  proceso,  sin embargo  debe  mejorar  los siguientes aspectos:  a) La  estructura no refleja  parte de  la información solicitada por SGCF por lo que la obtención de la información es complicada y dispendiosa.  El  Macroproceso  de Apoyo  Financiero  del  Eslabón  J  de  la  cadena de  valor, debe  ser  articulado  con  las  áreas  involucradas  (contabilidad,  presupuesto  y  tesorería), para garantizar  la integridad, consistencia y razonabilidad de la información financiera. 

Ausencia de SI 

SI integrado 

Diferentes SI … 

Excel, 

Archivos y/o reportes 

Archivos y/o reportes 

Bodega de Datos Bodega de Datos SGCF SGCF 

PGCP  CONSTRUCCIÓN 16 ARCHIVOS 

(75%  PRESUPUESTAL 

25%  CONTABILIDAD Y TESORERIA) 

REVISIÓN DE FUENTES 

(EXTRACCIÓN) 

CARGUE DE ARCHIVOS (SGCF) 

INDICADORES 

REPROCESO 

FUENTES DE INFORMACIÓN 

ESTRUCTURAS INFORMACIÓN  HOMOLOGACIÓN 

PREPARACIÓN ARCHIVOS  ANALISIS 

DIFERENTES ESTRUCTURAS 

PRESUPUESTALES GASTOS 

SERVICIO  A LA DEUDA 

DEUDA INTERNA 

AMORTIZAC IONES 

ENTIDADES FINANCIER 

AS 

E.T. 

ELABORACIÓN DE 

EQUIVALENCIAS 

ANÁLISIS Y PREPARACIÓN 

DE INFORMACIÓN 

(SGCF) 

O R I  E N T A C I  Ó N  

REPORTES 

Proceso Implementación

30/09/2009 

7 

Proceso Implementación 

COGICO ESTRUCTURA SECRETARIA  CODIGO SGCF  ESCTURCTURA SGCF 

12506 

Aportes de ley 21  Infraestructura educativa  1205  Recursos Nación  R. N 

13101 

SGP 2009 ­ Educación ­ Población Atendida  1201010100107 

Prestación  de servicios  SGP  con situación de fondos ­ sin detalle  R. SGP 

28.33.31.1 4.230­1 

Proyecto Sostenimiento Estab. Educ. Ofic. Teléfono  22010801 

Pago  de  servicios públicos(agua,  aseo, alcantarillado, energía,  teléfono, gas)  COBERTURA 

28.33.31.1 4.230­5 

Conectividad Sin Situación de Fondos  22030304 

Otros proyectos de eficiencia­ conectividad  EFICIENCIA 

28.33.31.1 4.230­3 

Implementación Proyecto Pequeños Científicos Capacitación y AsistenciaTecnica  22020101 

Acciones  de mejoramiento  de  la gestión  académica enmarcadas  en planes  de mejoramiento  CALIDAD 

Hallazgos 

q  Diversidad de estructuras presupuestales. 

q  Inadecuadas estructuras presupuestales. 

q  Dependencia de la entrega de información del E.T. 

q  Dispersión de la información financiera. 

q  Prácticas inadecuadas (S.E. y E.T.) manejo del SGP.

30/09/2009 

8 

Ejecución 2009 ­ 2010 

TIEMPO ESTIMADO: UN MES 

Líder financiero SE Financ. Hacienda Líder Técnico 

Líder financiero SE Financ. Hacienda Líder Técnico 

Líder financiero SE Financ. Hacienda Líder Técnico 

COMPROMISO  HOMOLOGACION OBTENCION DE DATOS 

CARGUE DE INFORMACION 

? 

Ejecución 2009 ­ 2010 vDisponibilidad de la Estructura Presupuestal – SE 

vTabla de equivalencias 

v.Extracción de datos 

v.Generar Archivos Estructurados 

v.Refuerzo Capacitación 

v.Cargue de datos 

v.Análisis de información 

HOMOLOGACION 

OBTENCION ­ PREPARACION DE DATOS 

CARGUE DE INFORMACION

30/09/2009 

9 

NOMBRE DEL ARCHIVO  OBJETIVO 1. Equivalencia Plan de Rubros  Este  archivo  contiene  las 

equivalencias  entre  los  rubros imputables  de  la  estructura presupuestal  de  cada  Secretaría  con la estructura del SGCF. 

2. Cuentas Bancarias de las SE  Este  archivo  contiene  la  relación  de todas  las  cuentas  bancarias  que  se manejan  en  la  Secretaría  de Educación  que  está  reportando  la información. 

3. Presupuesto aprobado para la SE  Este  archivo  contiene  la  información corresponderte  al  presupuesto  oficial aprobado (apropiación inicial) para la vigencia que se reporte. 

NOMBRE DEL ARCHIVO  OBJETIVO 1. Ejecución presupuestal de Ingreso  Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los ingresos registrados en 

la SE. 

2. Ejecución presupuestal de Gastos  Este  archivo  contiene  el  saldo  mensual  de  la  ejecución  de  los  gastos  de funcionamiento  y  de  inversión  registrados  en  la  Secretaría  que  reporta  para  la vigenciaen ejecución. 

3. Ejecución PAC  Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado y el saldo mensualdel PAC ejecutado para recaudosy parapagos. 

4. Ejecución PAC CXP  Este  archivo  contiene  el  saldo  mensual  del  PAC  programado  o  aprobado  de  las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de  la vigencia cerrada y el saldo mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos, registrados en la Secretaría quereporta para la vigencia en ejecución. 

5. Inversiones Financieras  Este archivo contiene el detalle de las inversiones financieras temporales constituidas por las Secretarías de Educación 

6. Conciliaciones Bancarias  Este  archivo  contiene  el  saldo  de  las  conciliaciones  bancarias  realizadas  en  la Secretaría de Educación que reporta  la  información,  registrados entre el 1 al 30 de cada  mes  que  se  esta  reportando,  discriminado  por  entidad  financiera  y  cuenta bancaria. 

7. Saldos Bancarios  Este archivo contiene el saldo de las cuentas bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminadopor entidad financiera y cuentabancaria. 

8. Movimiento Contable SE  Este archivo solo contempla el registro de los datos de contabilidad que corresponde a la ejecución de los recursos que financian el sector educativo. Se debe reportar la información  de  las  cuentas  contables  a  nivel  cuatro  (4)  del  catalogo  general  de cuentas(PCGP) incluyendolos movimientos  de las cuentas cero (0).

30/09/2009 

10 

NOMBRE DEL ARCHIVO  OBJETIVO 

9. Movimiento Contable ED  Se  debe  reportar  la  información  de  las  cuentas contables a nivel  cuatro  (4)  del  catalogo general de  cuentas  (PCGP)  incluyendo  los  movimientos de  las  cuentas  cero  (0),  de  los establecimientos educativos. 

10. Viáticos  Este archivo contiene la información detallada de las  resoluciones  de  viáticos  expedidas  en  la Secretaria de Educación. 

11. Saldos Cuentas X Pagar  Este  archivo  contiene  los  saldos  de  las  cuentas por  pagar,  efectuados  entre  el  1  al  30  de  cada mes  que  se  esta  reportando.  Incluye  los beneficiarios  de cada cuenta por pagar. 

12. Datos complementarios para el SGCF /Metas 

Este  archivo  contiene  un  conjunto  de  datos (valores para metas e indicadores administrativos de  la gestión  financiera)  que  son  requeridos  por el sistema SCGF  de la vigencia que se reporte. 

13. Detalle soporte CDP,RP y OP  Este archivo contiene la información detallada de las  CDP,  RP  y  OPS  por  estado  que  tramitó  y registró la Secretaría. 

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia