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Sistema de Gastos y Caja Mega 6 S.A.

SISTEMA DE GASTOS Y CAJA

1 Introducción

1.1 Objetivos

En este manual se presenta la documentación relativa al uso y funcionamiento delSistema de Gastos y Caja, como herramienta para la gestión en la oficina de unDespachante de Aduana.

El sistema permite registrar los gastos efectuados por el Despachante a nombre delCliente, que luego serán facturados a éste en Facturación, sin tener que registrar 2veces la información, ya que los datos son mostrados en Facturación para serimputados en el propio cabezal de la factura.

Permite también ingresar todos los demás gastos de la oficina, con un detalle porAcreedor de lo adeudado, llevar el stock de cheques diferidos, cheques próximos avencer y otras características que iremos describiendo en este manual.

Además, cuenta con la posibilidad de hacer la exportación de los datos al SistemaContable de Mega 6, o al Sistema Memory Conty de la empresa Memory Computación,con la cual hemos firmado un Acuerdo de Participación para la interacción entreambos sistemas.

1.2 Estructura del documento

La estructura del documento es la siguiente:

Introducción: Breve reseña de la aplicación y descripción del manual.

Manual de Funcionamiento: Descripción del sistema punto por punto, explicando su funcionamiento.

Imputación de Gastos en Facturación: Muestra la relación entre el Sistema de Gastos yCaja y el Sistema de Facturación.

Soporte Técnico: Como solucionar los problemas más comunes, y a dónde recurrir encaso de no poder solucionarlos.

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2 Manual de Funcionamiento

2.1 CAJA

2.1.1 Mantenimiento de Movimientos

Este punto permite ingresar, modificar y consulta los distintos tipos de movimientosque maneja el sistema:

Asientos de Diario Gastos y Proveedores Pago Acreedores Devolución Contado Nota de Crédito Depósito Cobranza

Nota: En el menú principal del Sistema, existe la posibilidad de hacer un ingreso rápidomediante botones de estos tipos de movimientos, así como a algunos puntosmás comunes (notas de carpeta, exportar a contabilidad, cheques emitidos,facturas por acreedor)

En el menú de Mantenimiento se pueden ver o buscar movimiento, de acuerdo a losiguiente:

Ultimos ingresos: selecciona los últimos ingresos (ordenados por fecha).

Fecha de ingreso: selecciona un rango de fechas de ingreso.

Número de Comprobante: en el caso de usar Número de Comprobante, sepodrá hacer una búsqueda por este dato.

Carpeta: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato ycoincidan con el mismo.

Cliente: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato ycoincidan con el mismo.

Factura (Proveedor): buscará los movimientos que en la factura del proveedortengan ese dato ingresado y coincidan con el mismo.

En esta búsqueda se puede filtrar (Mostrar) por Tipo de Movimiento ingresado parahacer más fácil el acceso.

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A su vez tenemos 3 botones que nos permiten hacer lo siguiente:

Nuevo: permite ingresar un nuevo movimiento, desplegándose una lista de lostipos posibles

Modificar: permite modificar o consultar el movimiento que esté seleccionadoen la lista de movimientos.

Ver Asiento: permite listar (en formato diario y con vista previa) el movimientoque esté seleccionado en la lista de movimientos.

Dentro de cada movimiento, si se va a modificar o eliminar el mismo, y el movimientono está Exportado a Contabilidad, se mostrará una pantalla, que para poder acceder amodificar oeliminar elmovimiento, setendrá que presionar el botón Editar.

Si el movimiento fue Exportado a Contabilidad, sólo se podrán modificar algunoscampos que no afecten a la contabilización (se mostrarán con fondo azul), y seaccederá por elbotónmodificacióndel movimiento.A su vez, severá el cartel “Movimiento Exportado”.

Botones Comunes a todos los Movimientos:

Nuevo: permite cargar un nuevo movimiento

Guardar: una vez ingresada la información permite guardarla, previaconfirmación de que el movimiento cierre (DEBE/HABER)

Guardar Imprimir: similar a Guardar, pero permite sacar una impresión tipo“Diario” del movimiento.

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Eliminar: se elimina el movimiento entero (sólo Modificaciones)

Eliminar ítem: permite eliminar la línea seleccionada en el movimiento.

Calculadora: llama a la calculadora de Windows

Ctrl. Ingreso: Muestra los usuarios que ingresaron y modificaron el movimiento

Salir: permite abandonar el ingreso del movimiento. En caso de no haberseterminado pide confirmación de que los datos ingresados se perderán.

A continuación, pasaremos a describir cada uno de los tipos de movimientos quepueden ser ingresados en el sistema

2.1.1.1 Asientos de Diario:Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Asientos de Diario, que sonbásicamente movimientos que permiten mover una o más cuentas al Debe y su o suscontrapartidas al Haber.

En el ejemplo adjunto, tenemos un depósito de efectivo.

Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes:

Fecha: fecha del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento T. C.: tipo de cambio del movimiento

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Los datos a pedir por línea son los siguientes:

Cuenta Contable: se puede digitar el Número de Cuenta o parte del nombrepara hacer la búsqueda

Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza.

Importe: campo de importe

Moneda: la moneda va a estar determinada por la moneda de la cuenta en lalínea.

Observaciones: se puede ingresar algún comentario.

2.1.1.2 Gastos y Proveedores:

Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Movimientos de Gastos yProveedores, con los gastos que hace la empresa, tanto a nombre del cliente, como lossuyo propios.

Esto incluye tanto movimientos al contado, como a crédito (Acreedores).


Forma de Pago: si es Contado o Crédito Fecha: fecha del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento Moneda: si es pesos o dólares T. C.: tipo de cambio del movimiento

Los datos a pedir para la línea del Debe (Gasto) son los siguientes:

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Factura: número de documento del gasto

Proveedor: si se necesita identificar el mismo para los gastos propios, en casode declaración detallada de IVA (DGI – Anexo 2181). Se puede ingresar el RUT oparte del nombre del mismo (Debe ser ingresado previamente en Proveedores)

Fecha de Factura: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesita identificarel Proveedor para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA(DGI – Anexo 2181)

DUA: En el caso de ser un gasto a imputar a un cliente, o como referencia. Sieste dato existe trae automáticamente la Carpeta, y el nombre del Cliente. Si seomite porque no se tiene, se puede cargar la Carpeta, y esta trae el DUA yCliente.

Carpeta: Si se carga y existe, trae automáticamente el DUA y el Cliente. Si laoperación ya tiene emitida una factura al Cliente, la muestra y la línea queda encolor azul.

Cliente: Nombre del Cliente, si corresponde.

Movimiento a Facturar: Se carga el tipo de movimiento de Facturación, paradespués imputarlo en el Cabezal de Factura. El código 100 – BROUAUTOMATICO, se usa para cargar el gasto, pero en el cabezal de Mega se pasanlos conceptos desglosados (recargo, imaduni, etc). Se puede obtener ayuda conF1 (ver también Relación Cuenta Contable – Movimientos a Facturar)

Iva: Porcentaje de IVA del Gasto.

Importe: campo de importe sin IVA


Los datos a pedir para la línea del Haber (Medio de Pago) son los siguientes:

Tipo de Medio de Pago: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco porej.) o parte del nombre para hacer la búsqueda o utilizar F1 para una ventanade ayuda.

Acreedor: Si se trata de un gasto a crédito, pide el Acreedor, el cual deberáhaber sido ingresado como Acreedor en el Sistema. (Ver Mantenimiento –Acreedores)

Banco: si se paga con cheque de terceros, ingresado por Cobranza (NoOperativo)

Número: En el caso de ser un Banco con el cual se maneja cheques, el Númerode Cheque, el cual será controlado contra el Stock de Cheques, si está sinutilizar y existe. Si se trata de un Acreedor, acá se ingresará el número deFactura. Si se trata de una Transferencia Bancaria o un Giro, se deja en blanco,y al final pedirá confirmación.

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Vencimiento: Si se trata de un cheque de pago diferido, el vencimiento delcheque.

Importe: campo de importe total del pago.

Nota: se pueden cancelar los gastos con más de un tipo de medio de pago, por ej. concheque más efectivo. Incluso, se puede pagar como en el ejemplo, un gasto en pesoscon dólares, y viceversa.

Nota: Pago con Cheque de Terceros:

El asiento se ingresa normalmente, pero al seleccionar los Medios de Pago, se podráusar Cheques de Terceros M/N,como forma de pago, igual que sihubiera sido cheque propio oefectivo.

Una vez seleccionado, se desplegará una lista con los cheques recibidos que aún nohan sido depositados, pudiendo seleccionar más de uno para conformar el pago.

Botones específicos del Movimiento:

Herramientas:

o Calculadora: llama a la calculadora de Windows

o Ver gastos con factura: Muestra los movimientos cuya carpeta estáfacturada.

o Marcar Movimientos que no se facturan: Permite abrir una pantalladonde se puede marcar los gastos para que no se facturen

o

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Ejemplo de Marcar Movimientos que no se facturan

Ejemplo de Ver gastos con factura

2.1.1.3 Pago a Acreedores:

Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Movimientos de Pago aAcreedores, pudiendo hacer tanto Pago de Facturas como Pagos a Cuenta.


Moneda: si es pesos o dólares Fecha: fecha del movimiento T. de Cambio.: tipo de cambio del movimiento Tipo de Pago: si es Pago de Facturas o Pago a Cuenta Descripción: una breve descripción del movimiento

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Los datos a pedir para la línea del Debe (Gasto) son los siguientes:

Acreedor: Se pide el Acreedor, el cual deberá haber sido ingresado comoAcreedor en el Sistema. (Ver Mantenimiento – Acreedores)

Factura: número de factura que se va a pagar (se abre ayuda automática conlas facturas impagas para elegir). Si es un Pago a Cuenta, se saltará y pondrápago a cuenta.


Recibo: número de recibo del Acreedor

Importe: campo de importe del pago a la factura o a cuenta. Si se pagaparcialmente una factura, acá se ingresa el importe a pagar (menor a importedel saldo de la factura)



Tipo de Medio de Pago: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco porej.) o parte del nombre para hacer la búsqueda o utilizar F1 para una ventanade ayuda.


Banco: si se paga con cheque de terceros, ingresado por Cobranza (NoOperativo)

Número: En el caso de ser un Banco con el cual se maneja cheques, el Númerode Cheque, el cual será controlado contra el Stock de Cheques, si está sinutilizar y existe. Si se trata de un Acreedor, acá se ingresará el número deFactura. Si se trata de una Transferencia Bancaria o un Giro, se deja en blanco,y al final pedirá confirmación.

Vencimiento: Si se trata de un cheque de pago diferido, el vencimiento delcheque.

Importe: campo de importe total del pago.

Nota: se pueden cancelar los gastos con más de un tipo de medio de pago, por ej.con cheque más efectivo. Incluso, se puede pagar como en el ejemplo, un gasto enpesos con dólares, y viceversa.

2.1.1.4 Devolución Contado:

Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Devoluciones Contado deaquellos Movimientos de Gastos y Proveedores, que no sean a crédito.

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Moneda: si es pesos o dólares Fecha: fecha del movimiento T. C.: tipo de cambio del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento

Los datos a pedir para la línea del Debe (Medio de Pago) son los siguientes:

Tipo de Medio de Cobro: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco porej.) o parte del nombre para hacer la búsqueda o utilizar F1 para una ventanade ayuda. Se puede ingresar efectivo (Caja M/N o Caja M/E) o cheque.

Banco: Se selecciona Efectivo o el Banco emisor

Número: Se utiliza solo si es Cheque

Vencimiento: Se utilizar solo si es Cheque

Importe: campo de importe total de la Devolución.

Los datos a pedir para la línea del Haber (Gasto) son los siguientes:



Factura: número de documento de la Devolución

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Fecha de Factura: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesita identificarel Proveedor para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA(DGI – Anexo 2181)




Iva: Porcentaje de IVA de la Devolución.



2.1.1.5 Nota de Crédito:

Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Notas de Crédito de losAcreedores, de aquellos Movimientos de Gastos y Proveedores, que sean a crédito.

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Los datos a pedir para la línea del Debe son los siguientes:


Factura: Acá se ingresará el número de Factura que afecta.


Nota de Crédito: se ingresa el número de la Nota de Crédito

Importe: campo de importe total de la Nota de Crédito.

Los datos a pedir para la línea del Haber (Gasto) son los siguientes:



Nota de Crédito: número de la Nota de Crédito.


Fecha de Nota de Crédito: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesitaidentificar el Proveedor para los gastos propios, en caso de declaracióndetallada de IVA (DGI – Anexo 2181)



Cliente: Nombre del Cliente, si corresponde.


Iva: Porcentaje de IVA del Gasto.

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2.1.1.6 Depósito:

Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Depósitos Bancarios. TantoEfectivo como cheques recibidos por Cobranza.



Los datos a pedir para la línea del Debe son los siguientes:

Cuenta Contable: se puede digitar el Número de Cuenta o parte del nombrepara hacer la búsqueda, de la cuenta del Banco receptor.

Nro. de Depósito: acá se ingresará el número de depósito que dio el banco.


Importe: campo de importe total del depósito


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Tipo de Valor: de acuerdo a una tabla predeterminada:

o EFECTIVO

o CHEQUE

Banco: Banco emisor del cheque que se está depositando

Número: Número del cheque que se está depositando

Vencimiento: Vencimiento del cheque que se está depositando

Importe: campo de importe del valor que se está depositando

2.1.1.7 Cobranza:

Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Cobranzas de los Clientes. Sepodrán ingresar Anticipos, Cancelaciones de Saldos y Pagos a Cuenta, los cualestambién impactarán en las Cuentas Corrientes de los Clientes.


Moneda: si es pesos o dólares (debe corresponder a la moneda de la CuentaCorriente, en la cual se facturó o se va a facturar)

Fecha: fecha del movimiento T. C.: tipo de cambio del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento Recibo: número de recibo del cobro Tipo: si se trata de un Anticipo, Cancelación de Saldos o Pago a Cuenta (en un

recibo no se pueden mezclar) Cliente: cliente al cual se le va a cobrar

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Los datos a pedir para la línea del Debe (Medio de Cobro) son los siguientes:

Tipo de Valor: de acuerdo a una tabla predeterminada:

o EFECTIVO

o CHEQUE

Banco: Banco emisor del cheque (se puede digitar parte del nombre del bancocomo ayuda)

Número: Número del cheque, si corresponde

Vencimiento: Vencimiento del cheque, si corresponde

Importe: campo de importe del cobro

Moneda: moneda del cobro

Nota: puede ingresarse por ej, parte en efectivo y parte en cheque/s, así comocobrarse en otra moneda.

Los datos a pedir para la línea del Haber son los siguientes:

Carpeta: Si es Anticipo o Cancelación, se puede digitar el Número de Carpeta, sies Pago a Cuenta, pondrá una cuenta “bolsa” y pedirá directamente el importe.

Factura: Sólo para Cancelación, Nro. de Factura emitida al Cliente.

Importe Factura: Sólo para Cancelación, importe total de la Factura

Importe Ya Pagado: Sólo para Cancelación, si la factura ya tiene pagos, elimporte.

Importe recibo: importe afectado en este recibo

Nota: Cuando se trate de una Cancelación, se contará con un botón de Ayuda (?), quenos mostrará para el Cliente y la moneda definida, las carpetas que tienen Saldo (igualal F8 del ingreso de movimientos de Cuentas Corrientes), pudiendo seleccionarmúltiples carpetas, las que al confirmar serán volcadas al recibo.

Nota: Se ha agregado la posibilidad de seleccionar si el pago se trata de:

Saldo total de la factura (opción por defecto)

Solo el Iva de la factura

Saldo de la factura sin contar el Iva

Nota – Cuentas Corrientes: Los movimientos ingresados por Cobranza, no podrán sermodificados ni eliminados desde el Sistema de Cuentas Corrientes de Mega 6.

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2.1.2 Impresión de Diario:

Este punto permite emitir un listado con formato de Diario, de todos los movimientosingresados, de acuerdo al criterio de búsqueda seleccionado, de acuerdo a losiguiente:

Ultimos ingresos: selecciona los últimos ingresos (ordenados por fecha).

Fecha de ingreso: selecciona un rango de fechas de ingreso.

Número de Comprobante: en el caso de usar Número de Comprobante, sepodrá hacer una búsqueda por este dato.

Carpeta: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato ycoincidan con el mismo.

Cliente: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato ycoincidan con el mismo.

Factura (Proveedor): buscará los movimientos que en la factura del proveedortengan ese dato ingresado y coincidan con el mismo.

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2.1.3 Exportar a Contabilidad:Este punto permite exportar la información ingresada en el Sistema de Gastos y Caja,al sistema Contable de Mega 6, o al Sistema Contable Memory Conty.

Una vez ingresada las fechas (desde y hasta, dentro del mismo mes), se presionará elbotón Buscar, y se listarán los movimientos para esas fechas que aún no han sidoexportados.

Si se quiere exportar todos los movimientos listados, abajo hay un botón “MarcarTodos” que los marca, y luego solo queda presionar el botón “Exportar Datos” paraque la información sea generada en la Contabilidad de Mega, o en el archivo deintercambio con Memory Conty.

También puede ser utilizado para “Desmarcar” los movimientos exportados, ya seapara poder efectuar una modificación o para volverlos a exportar. Entonces se hace labúsqueda por “Buscar Exportados” y se marcan aquellos movimientos a desmarcar, yse presiona “Desmarcar Datos”.

También es posible imprimir la lista con los movimientos mostrados en pantalla.

Nota sobre Exportación a Memory y Anexo 2181:Antes que nada, se deberán configurar los Códigos de Iva Compras para Tasa Básica yTasa Mínima que usa Memory Conty (Menú Carpetas – Configuración – Impuestos deMemory), para poder utilizarlos en las Exportación de Datos.

Con esto quedará el sistema en condiciones de que los Asientos de Gastos (más Notasde Crédito y Devoluciones Contado), generen la información con los datos del RUC delProveedor y la fecha de emisión del documento, para de esa forma Memory cuentecon los datos para generar el Anexo 2181.

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En el Sistema de Memory, deberán estar ingresados los Clientes y los Proveedores, yaque detectamos que al importar los asientos, dan error si no existen. (Ver Exportar aTxt en Proveedores, y en Cuentas Corrientes (Generación de Clientes para Memory).

En la generación de los asientos, se ha hecho un cambio, para incluir dentro delrenglón del Gasto, el importe del IVA (que antes iba en renglón aparte), el código deImpuesto del IVA correspondiente y el RUT (campo RUC), la fecha de emisión (campoEMISION) del Documento, y el Tipo de Asiento (campo TIPOASIENTO), los cuales sedeberán tomar en cuenta al importar en Memory Conty.

2.1.4 Consulta de Gastos:

Este punto permite el control del estado de los Gastos ingresados en el sistema, paraun rango de fechas, y su estado actual, es decir, si se encuentra facturado o no.

Se puede por un lado seleccionar:

Pagos Oficiales o Todos los pagos: Las cuentas que queremos considerar como Pagos Oficiales, se ingresan en Mantenimiento – Cuentas de Pagos Oficiales.

Gastos Facturados, Sin Facturar o Ambos

Se puede seleccionar el Tipo de Búsqueda:

Carpeta: busca gastos de acuerdo a la carpeta ingresada Correlativo: busca de acuerdo al correlativo ingresado Sin Carpeta: busca los que no tengan carpeta ingresada Movimiento a Facturar: busca de acuerdo al tipode Movimiento de Facturación

ingresado. Cuenta de Gastos: busca de acuerdo a la Cuenta Contable ingresada Consolidar en Pesos o Dólares: muestra los gastos convertidos a la moneda

seleccionada

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Además de poder combinar las búsquedas, se deberá ingresar los siguientes datos:

Cliente: busca para el cliente o todos si no se ingresa Operación: permite seleccionar un tipo de Operación o todos. Moneda: permite seleccionar la moneda del gasto o ambas Rango de Fechas: rango para buscar los gastos (Obligatorio)

El resultado obtenido de la búsqueda puede ser visto por pantalla, ser impreso o exportado a una planilla Excel.

Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre los Gastos, será posible visualizar la pantalla con el detalle del movimiento

2.1.5 Listado de Mayor de Caja y Bancos:

Este punto permite emitir un Listado de Mayor de Caja y Bancos, de aquellas cuentas definidas en los Medios de Pago (salvo los Acreedores que tienen su punto aparte).

Para emitir el listado, se deben definir los siguientes parámetros:

Período: define el períodopara el cual se van a listarlos movimientos,poniendo el saldoanterior a la fecha desde,y el actual, a la fechahasta.

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Cuenta: se selecciona con la ayuda.

Lista cuentas sin movimientos: Si se marca, lista aquellas cuentas que no tengan movimientos en el período.

Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea, será posiblevisualizar la pantalla con el detalle del movimiento.

También es posible imprimir la planilla o exportarla a Excel.

Con este listado, se obtendrá el Saldo de la Cuenta a la fecha “hasta” del períodoseleccionado.

2.1.6 Listado de IVA Compras:

Este punto permite emitir un Listado del IVA Compras de los movimientos, de aquellos que tengan IVA Compras

Para emitir el listado, se deben definir los siguientes parámetros:

Período: define el período para el cual se van a listar los movimientos

Cuenta: se selecciona con la ayuda, con la o las cuentas de IVA Compras definidas en elSistema.

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Con este listado, se obtendrá el total de la Cuenta para el período seleccionado.

2.1.7 Generación de Reporte de Anexo 2181 Compras:

Este nuevo punto del Sistema, permitirá, para aquellos que no usen Memory Conty,generar la información detallada de los Iva Compras y Compras Exentas, para importaren el programa Beta de DGI.

Al dar Buscar, nos generará una vista con el resumen de los Proveedores, por mes defactura e Impuesto, detallando el importe gravado y el IVA correspondiente,declarados en Moneda Pesos.

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Esta información podrá ser Impresa, “Exportada a Excel” o “Exportada a Txt”, esteúltimo con el formato para ser importado por el Sistema Beta de DGI, para laconfección de la declaración.

El nombre del archivo será de la forma DGIxxx-aaaamm.txt (xxx=número dedespachante, aaaa= año y mm=mes), y será alojado en la carpeta Pasaje (ej: DGI504-201307.TXT).

Al momento de generar el archivo, si el mismo ya existe pedirá la siguienteconfirmación:

“Atención, el archivo DGI504-201305.TXT ya existe. Desea eliminar los datosexistentes ?

(SI = borra datos | No = agrega datos a los existentes)”

Esto se preguntará, ya que el Archivo a Importar en el Programa Beta de DGI, debeincluir las compras, y las ventas. Las ventas en el sistema de Mega, serán generadas enun punto dentro del sistema de Facturación, en un archivo similar al generado acá, conel detalle de las ventas por Cliente. De esta forma, al archivo generado con las ventasse le puede agregar la información generada para las compras.

Nota: tener especial cuidado de no generar 2 veces la información en el archivo, ycontrolar los totales en el Sistema Beta de DGI, antes de enviar la declaración.

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2.2 Carpeta

2.2.1 Rentabilidad por Carpeta:

Este punto permite realizar una Consulta de la Rentabilidad de una Operación,permitiendo ver los gastos imputados y los conceptos Facturados por la empresa.

La consulta se puede hacer por número de Carpeta o por Correlativo de DUA,obteniendo los datos que se muestran en el dibujo adjunto.

Como podemos ver, además de identificarnos el Cliente, la Receptoría, el DUA y el Tipode Operación, nos trae los conceptos facturados por la empresa al cliente, en pesos yen dólares, como ingresos, y como egresos, los 2 gastos que en este caso fueronregistrados para esta operación.

Nos muestra los totales de cada columna, y al final, la Rentabilidad de la Carpeta,expresada en pesos y dólares.

Además nos presenta los Anticipos que haya para la Carpeta.


Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre los Gastos, será posiblevisualizar la pantalla con el detalle del movimiento.

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Parándonos sobre un gasto imputado, nos abre una ventana que nos muestra elCorrelativo que tomó ese gasto en el sistema de Facturación, y nos da la posibilidad dedesafectarlo para imputarlo otra vez.

2.2.2 Rentabilidad por Fecha:

Este punto permite realizar una Consulta de la Rentabilidad de las Operaciones,incluidas en el rango de fechas solicitado, para un cliente o todos los clientes.

Se ha incorporado la posibilidad de hacer la selección de Fecha de las Carpetas, ya seaincluyendo las carpetas cuyos Gastos estén en el rango, o bien aquellas que fueronfacturadas en el mismo.

La información por carpeta acá se limita a una línea con los totales de ingresos yegresos más la rentabilidad, tanto en pesos como en dólares.

Esto permite observar la rentabilidad de todas las operaciones, permitiendo con undoble clic del mouse, ver los gastos imputados y los conceptos Facturados por laempresa para la carpeta que se desea observar con más detenimiento.

Se puede imprimir el resultado o exportarlo a Excel.

2.2.3 Movimientos sin Exportar o sin Carpeta:

Este punto permite realizar una Consulta de los Movimientos de Gastos que, para unperíodo de fechas determinado, carezcan de Número de Carpeta o estén sin Exportar aContabilidad, para lo cual se deben definir los siguientes parámetros:

Cuenta Contable: se puede ingresar una cuenta contable o parte de ella (ej: 41 todas las que empiezan por 41). Es opcional.

Fecha desde / hasta : Rango de fechas de ingreso al sistema de cada documento.

Sin número de Carpeta: se marca con un clic si se desea que controle

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Sin Exportar: se marca con un clic si se desea que controle

También es posible imprimir la planilla

2.2.4 Notas en Carpeta:

Este punto permite ingresar notas u observaciones a una carpeta, para que otrapersona, por ejemplo en los Cabezales de Facturación pueda consultarlo.

La posibilidad decargar Notas a unacarpeta, tambiénestá disponibledesde el ingreso degastos.

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2.3 Acreedores

2.3.1 Listado de Mayor de Acreedores:

Este punto permite realizar el Listado de Mayor de Acreedores, para lo cual se deben definir los siguientes parámetros:

Período: define el período para el cual se van a listar los movimientos, poniendo el saldo anterior a la fechadesde, y el actual, a la fechahasta.

Moneda: pesos o dólares

Acreedor: se selecciona con laayuda o ingresando parte delnombre. Si se omite lista todoslos acreedores que coincidancon Período y Moneda.

Lista cuentas sin movimientos: Si se marca, lista aquellas cuentas que no tengan movimientos en el período.



Con este listado, se obtendrá el Saldo del Acreedor a la fecha “hasta” del períodoseleccionado.

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2.3.2 Facturas por Acreedor:Este punto permite hacer una Consulta de Facturas por Acreedor, para lo cual sedeben definir los siguientes parámetros:

Fecha de Ingreso: Rango de fechas del documento a listar Fecha de Vencimiento: Rango de fechas de vencimiento del documento (en

caso de tenerla) Estado: si lista documentos pendientes o cancelados. Acreedor: se selecciona con la ayuda o ingresando parte del nombre. Si se

omite lista todos los acreedores que coincidan con Período y Moneda. Nro. de Factura: busca un documento en particular Moneda: pesos o dólares

Este listado dará al final un Saldo Total del período seleccionado, o sea, no se obtendrácon él el Saldo Acumulado del Acreedor. Si se listan varios acreedores, se obtendrá elsaldo por Acreedor.


También es posible imprimir la planilla.

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2.3.3 Balance de Cuentas:

Este punto permite listar los Saldos Pendientes por Acreedor, para lo cual se debendefinir los siguientes parámetros:

Fecha de Ingreso: Rango de fechas de los documentos a listar. Si se omite, listalos saldos Actuales de los Acreedores.

Acreedor: se selecciona con la ayuda o ingresando parte del nombre. Si seomite lista todos los acreedores que coincidan con Período y Moneda.

Moneda: pesos o dólares

Este listado dará al final un Saldo Total del período seleccionado, o sea, no se obtendrácon él el Saldo Acumulado del Acreedor, salvo que no se haya seleccionado período.

Se listará un Acreedor por línea.

También es posible imprimir la planilla.

2.3.4 Movimientos por Factura:

Este punto permite hacer una Consulta de los movimientos que tuvo cada Factura (Factura, pago, Nota de Crédito), para lo cual se deben definir los siguientes parámetros:

Fecha de Ingreso: Rango de fechas de los documentos a listar Fecha de Vencimiento: Rango de fechas de vencimiento de los documentos (en

caso de tenerla)

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Estado: si lista documentos pendientes o cancelados o ambos. Acreedor: se selecciona con la ayuda o ingresando parte del nombre. Si se

omite lista todos los acreedores que coincidan con Período. Nro. de Factura: busca un documento en particular

Como se ve en el dibujo, las facturas dentro del Acreedor se muestran en un formato tipo árbol, que permite mostrar (clic en signo de +) o esconder (clic en signo de -) la apertura del elemento.

El Saldo Total mostrado, corresponde al saldo de los documentos en el período seleccionado y no al Saldo Actual del Acreedor.

2.3.5 Acreedores:Mantenimiento del Matricero de Acreedores, que se explica en el puntoMANTENIMIENTO.

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2.4 Cheques

2.4.1 Consulta de Cheques Recibidos:

Este punto permite realizar la consulta de los Cheques Recibidos en la Cobranza o enDevolución Contado, pudiendo realizar la misma seleccionando distintos parámetros,individualmente o juntos:

Rango de Fecha de Recibido

Rango de Fecha de Vencimiento

Número de Cheque

Moneda: Dólares, Pesos o Ambas

Estado del Cheque: Sin Depositar, Depositados, Rechazados o Usados parapagar Gastos

Se podrá también listar sin Totales (sólo Total Final), o Totalizar por Año, o por Mes opor Día.

La información será presentada en la pantalla, y la misma podrá ser también impresa.

Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea del cheque, seráposible visualizar la pantalla con el detalle de la cobranza.

Dentro de los Estados posibles, se puede consultar los cheques recibidos y usados parapagar gastos (Cheques de Terceros)

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2.4.2 Consulta de Cheques Emitidos:

Este punto permite realizar la consulta de los Cheques Emitidos para pagar Gastos,pudiendo realizar la misma seleccionando distintos parámetros, individualmente ojuntos:

Rango de Fecha de Emitido

Rango de Fecha de Vencimiento

Número de Cuenta Contable del Gasto

Moneda: Dólares, Pesos o Ambas

Se podrá también listar sin Totales (sólo Total Final), o Totalizar por Año, o por Mes o por Día.

La información será presentada en la pantalla, y la misma podrá ser también impresa.

Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea del cheque, seráposible visualizar la pantalla con el detalle del gasto.

2.4.3 Emitidos próximos a vencer:

Este punto permite consultar los próximos vencimientos de los cheques, y en el caso de haber sido depositados, realizar la imputación del movimiento en la cuenta contable del Banco, y descontarlo de la cuenta de Cheques Diferidos.

Es posible marcar uno o todos los cheques mostrados en la pantalla, lo cual habilitará el botón Procesar que permite realizar las imputaciones en las cuentas, como se describe en el párrafo anterior.

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Una pantalla similar a esta, se presentará al entrar al sistema, si para ese día o díasanteriores, hay cheques de pago diferidos emitidos sin imputar, pudiendo realizar lamisma operación. Una vez realizada, ese cheque no vuelve a aparecer.

2.4.4 Stock de Cheques propios (chequeras):

Este punto permite hacer el ingreso de las libretas de Cheques que se obtienen delBanco, como forma de llevar el stock de cheques libres de la empresa.

En los Gastos, cuando se pague con cheque, el mismo deberá estar en una de laslibretas ingresadas, y además no deberá estar utilizado.

Las libretas se ingresarán desde el punto “Nueva Libreta”, el que pedirá los siguientesdatos:

Banco Emisor Numeración de comienzo de la

Libreta (Serie y Número) Cantidad de Cheques o

Numeración del último cheque

En la Consulta y Mantenimiento, podemos consultar por distintos parámetros, pero será obligatorio ingresar por lo menos el Banco Emisor.

Se puede hacer búsqueda por rango de cheques, si están usados, disponibles o todos, y se da la posibilidad de no mostrar los anulados.

Así mismo desde acá, sepuede marcar uncheque como Anulado,volver a habilitarlo oborrarlo, si ese chequeno está usado.

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2.5 Mantenimiento

2.5.1 Medios de Pago:

Se deberán definir todas las formas de pago que utiliza la empresa para el pago a susproveedores.

Por ejemplo, Caja M/N, Bancos, Certificados de Crédito, etc.

También se deberán definir 2medios especiales, que sonAcreedores M/N y M/E. Estopermitirá después ingresargastos que se imputan a lascuentas individuales de losAcreedores.

Para cada medio se deberá,por un lado ingresar elnúmero de Cuenta en elSistema Contable, para poderhacer luego el pasaje. Elmedio de pago Acreedores nolo necesita (se ingresará para cada Acreedor).Se necesita entonces definir los siguientes parámetros que se pedirán en cadamovimiento:

Cuenta Contable: número de Cuenta en el sistema contable Número de Documento: número de cheque, de Certificado de Crédito, etc. Fecha de Vencimiento: por ejemplo Vto. de un cheque diferido Banco: si se va a pagar con cheque de terceros Importe: importe del gasto Acreedores: si se trata del medio Acreedores Cheque: si se trata de un cheque Cheque de Terceros: si se trata de una Forma de Pago con Cheques de Terceros

(si se usa esta no debe usarse como Banco o Caja) Cuenta Contable: del Plan de Cuentas Cuenta de Cheque Diferido: Si es un Banco, y va a manejar Cheques de Pago

Diferido, se debe ingresar el Nro. De Cuenta de Cheques de Pago Diferido, del Plan de Cuentas.

Moneda: se debe especificar si se trata de Pesos o Dólares

Nota sobre uso de Cheques de Terceros como forma de pago:

En este punto dentro de Mantenimiento, se deberá crear un nuevo Medio de Pago, enel cual se deberán ingresar solamente los siguientes datos:

Nombre del Pago: descripción del medio de pago

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Cuenta Contable: deberá ser la cuenta donde se encuentra ingresado el cheque(ej: Caja M/N o Caja M/E)

Cheque de Terceros: marcando esta opción, cuando se ingrese el pago del gastomostrará la lista de cheques recibidos sin depositar. Con esta opción se deshabili-tan las restantes.

Si se hubiera creado una cuenta aparte para los Cheques Diferidos recibidos, se deberá hacerun Medio de Pago aparte para estos cheques, poniendo en la Cuenta Contable, la cuenta deCheques Diferidos a Cobrar. Lo mismo para cada moneda (Pesos o Dólares).

2.5.2 Acreedores:

El sistema permite llevar los Acreedores desglosados por Factura, llevando el control del Saldo de cada una.

Para ello, es necesarioingresar cada uno de losAcreedores en estepunto, indicando cual esel Nro de Cuenta en elPlan de Cuentas (esnecesario que existeuna cuenta para cadaacreedor – relación 1 a1).

Un mismo Acreedor, podrá a su vez manejar una o ambas monedas, por lo tantotendrá una o ambas cuentas.

2.5.3 Medios de Cobro:

Se deberán definir todas las formas de cobro que se reciben de sus Clientes.

Por ejemplo, Efectivo, Cheque Común, Cheque Diferido, Certificados de Crédito, etc.

Para cada medio se deberá, por un lado ingresar los números de Cuenta Contable, simaneja ambas monedas, la cuenta en cada una. Se puede repetir la cuenta en distintosmedios, ej Efectivo y Cheques.

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Se necesita entonces definir los siguientes parámetros que se pedirán en cadamovimiento:

Descripción del Medio de Cobro: no operativo Banco: nombre del banco emisor Número de Documento: número de cheque, de Certificado de Crédito, etc. Fecha de Vencimiento: por ejemplo Vto. de un cheque diferido Moneda: no operativo Importe: importe del cobro Cheque: si se trata de un cheque Cuenta Contable $: número de Cuenta en el sistema contable Cuenta Contable U$S: número de Cuenta en el sistema contable

2.5.4 Mantenimiento de Proveedores:

Se ha creado un punto en Mantenimiento, para el ingreso de los Proveedores con suRUT, lo cual debe ser previo al ingreso en las líneas de los asientos.

Los datos a pedir son: RUT

Razón Social

Dirección (opcional)

Localidad (opcional)

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Ingresando en el botón Buscar, nos muestra todos los Proveedores ya ingresados,pudiendo sacar un listado del mismo, o efectuar una exportación en formato TXT, paraque los mismos puedan ser ingresados en Memory Conty.

2.5.5 Relación Cuenta Contable – Movimiento a Facturar:

En este punto, se podrán definir relaciones entre Cuentas Contables de los Gastos, y enque movimiento o grupo de movimientos se van a facturar.

Esto simplifica al momento de ir ingresando los gastos, ya que el sistema en lugar deproponer todos los tipos de movimiento (al dar F1- Ayuda), va a mostrar una listaacotada a lo que se defina acá.

Se podrán cargar tantas relaciones como sea necesario. Se puede ingresar todo el nro. del Movimiento o parte del mismo.

En el ejemplo, la cuenta contable 408, cuando en un gasto se ingrese esta cuenta, va a proponer todos los movimientos que empiezan con 20.

2.5.6 Cuentas de Pagos Oficiales:

En este punto, se podrán definir cuales cuentas contables, son cuentas de Pagos Oficiales.

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Esto servirá después para hacer una selección de los gastos en el punto “Consulta deGastos” del menú Caja. En ese punto, se pueden buscar Gastos Facturados y SinFacturar, por Cliente, por Operación, por Moneda y entre fechas.

En la columna de la izquierda se muestran todas las cuentas, y en la de la derecha, lasque han sidoconsideradasPagos Oficiales.

Para poner o sacaruna cuenta dePagos Oficiales, semarca la cuenta(clic en la casilla) yse presiona laflecha verde quecorresponda.

2.5.7 Mantenimiento de Cuentas Contables:

Se podrán modificar desde este punto, las Cuentas del Plan de Cuentas del SistemaContable, que interactua con el Sistema de Gastos y Caja.

Si usa Contabilidad de Memory, tenga en cuenta que si modifica por este punto, ydespués vuelve a importar el Plan de Cuentas, las modificaciones se perderán.

Para ver el listado completo de las cuentas, se accede por el botón Buscar, y desde esalista se podrá ingresar a modificar o eliminar una cuenta.

Se recomienda tener especial atención al momento de Eliminar una Cuenta, ya que dehaber sido usada, puede generar problemas al exportar a contabilidad o listar losasientos.

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Acá vemos la pantalla después de presionar Buscar.

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2.6 Herramientas

2.6.1 Sistema de Usuarios:

La aplicación cuenta con un Sistema de Usuarios para garantizar la seguridad de lainformación allí ingresada.

A los efectos de salvaguardar lainformación, el sistema dispone de 3niveles de usuario:

a) Supervisor: tiene todos losderechos, pudiendo ingresar,modificar o consultar datos.

b) Sólo ingreso: tiene la posibilidad deingresar y modificar datos ¿?

c) Sólo consulta: puede solamente acceder a consultar datos, recomendado parausuarios que deban efectuar consultas gerenciales, pero que no conocen el uso delsistema.

El mantenimientode los usuariosdebe hacerlo unusuario de tipo“Supervisor”, elcual deberádigitar su clave alentrar.

Los otros tipos de usuario, en el sistema de usuarios, sólo podrán cambiar su contraseña.

También es posible generar un usuario que caduque en determinada fecha, a partir de la cual no podrá entrar más al sistema.

2.6.2 Respaldar:

Este punto permite acceder al sistema de respaldos de Mega 6, pudiendo respaldartoda la carpeta donde está instalado el sistema (Sistema de Mega + Sistema deGastos), o todos los sistemas de Mega 6 que estén instalados en el disco.

2.6.3 Importar Cuentas desde Excel:

Este punto permite, cuando se trabaja con el Memory Conty, importar desde un Excelel Plan de Cuentas que va a ser usado en el sistema. Se deberá habilitar este punto enla Configuración del Sistema.

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2.6.4 Saldo inicial de Caja y Bancos:

Este punto permite cargar Saldos iniciales por única vez, que serán usados para la conformación de los Saldos del Listado de Mayor de Caja y Bancos.

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2.6.5 Regenerar Saldos por Acreedor:

Este punto permite recalcular los Saldos de cada Acreedor, en caso de haberseproducido algún problema.

2.6.6 Regenerar Saldos de Caja y Bancos:

Este punto permite regenerar los Saldos de Caja y Bancos, en caso de haberse producido algún problema.

2.6.7 Consulta de Movimientos Eliminados:

Así como en cada movimiento es posible consultar quien ingresó y/o modificó unasiento, de acuerdo a su usuario, ahora se creó la posibilidad de mostrar quien eliminóun movimiento, accediendo a un menú similar al de Consulta de Movimientos, con lasmismas búsquedas que tiene éste.

Esta consulta está disponible solamente para los usuarios de tipo Supervisor.

2.6.8 Opciones de Configuración:

Este punto permite acceder establecer configuraciones al Sistema para:

Exportación a Excel: Permite que las exportaciones a Microsoft Excel de estesistema, en lugar de grabar la planilla, la abran en pantalla, para que el usuariola pueda manipular y grabar una vez realizados los cambios que creaconveniente.

Importa Cuentas al Sistema: Permite la importación del Matricero de Cuentasdesde una planilla Excel. (Compatibilidad con Memory Conty).

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Pide Proveedores: Permite marcar si se pide o no el Proveedor y la Fecha deEmisión de la Factura, en los Gastos, ya que hay empresas que por nopertenecer al grupo CEDE, no necesitarán ingresar estos datos (Anexo 2181).

Códigos de Iva Compras - Memory: En este punto se ingresan los códigos delos impuestos como están definidos en Memory Conty

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3 Imputación de Gastos en Facturación

Al ingresar a un Cabezal de Facturación que tenga gastos ingresados para la operación, estos serán mostrados para imputar en una nueva pantalla.

En esta pantalla, se podrá imputar todos los movimientos que se muestran (excepto los BROU AUTOMATICO – 100), marcarlos para no imputarlos o en el caso de que se muestren varios para el mismo concepto, unificarlos y generar un solo movimiento porel total en el cabezal de Facturación.

Para ello tenemos 3 botones:

Imputar $: solo imputa aquellos movimientos que son en Pesos

Imputar U$S: solo imputa aquellos movimientos que son en Dólares

Imputar Ambas: imputa los movimientos de ambas monedas.

Los Gastos marcados como “No Facturar” no se mostrarán en la pantalla de imputación.

En el Cabezal de la Factura, es posible consultar las notas de la Carpeta que se puedan haber ingresado desde elSistema de Gastos y Caja.

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4 Soporte Técnico

4.1 Problemas en el Funcionamiento

Si se detectan problemas en el funcionamiento, tome nota detallada del error ycomuníquese con nuestra empresa (ver contacto).

4.2 Contacto

Las consultas podrán hacerse al siguiente teléfono y fax :

2915 11 53

o a la dirección de correo:

[email protected]

4.3 Versión del Manual

Agosto de 2014

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mailto:[email protected]


5 Indice SISTEMA DE GASTOS Y CAJA...................................................................................11 Introducción....................................................................................................................1

1.1 Objetivos..................................................................................................................11.2 Estructura del documento........................................................................................1

2 Manual de Funcionamiento............................................................................................22.1 CAJA.......................................................................................................................2

2.1.1 Mantenimiento de Movimientos.......................................................................22.1.2 Impresión de Diario:.......................................................................................162.1.3 Exportar a Contabilidad:.................................................................................172.1.4 Consulta de Gastos:........................................................................................182.1.5 Listado de Mayor de Caja y Bancos:..............................................................192.1.6 Listado de IVA Compras:...............................................................................202.1.7 Generación de Reporte de Anexo 2181 Compras:.........................................21

2.2 Carpeta..................................................................................................................232.2.1 Rentabilidad por Carpeta:...............................................................................232.2.2 Rentabilidad por Fecha:..................................................................................242.2.3 Movimientos sin Exportar o sin Carpeta:.......................................................242.2.4 Notas en Carpeta:............................................................................................25

2.3 Acreedores.............................................................................................................262.3.1 Listado de Mayor de Acreedores:...................................................................262.3.2 Facturas por Acreedor:...................................................................................272.3.3 Balance de Cuentas:........................................................................................282.3.4 Movimientos por Factura:..............................................................................282.3.5 Acreedores:.....................................................................................................29

2.4 Cheques.................................................................................................................302.4.1 Consulta de Cheques Recibidos:....................................................................302.4.2 Consulta de Cheques Emitidos:......................................................................312.4.3 Emitidos próximos a vencer:..........................................................................312.4.4 Stock de Cheques propios (chequeras):..........................................................32

2.5 Mantenimiento.......................................................................................................332.5.1 Medios de Pago:.............................................................................................332.5.2 Acreedores:.....................................................................................................342.5.3 Medios de Cobro:...........................................................................................342.5.4 Mantenimiento de Proveedores:.....................................................................352.5.5 Relación Cuenta Contable – Movimiento a Facturar:....................................362.5.6 Cuentas de Pagos Oficiales:...........................................................................362.5.7 Mantenimiento de Cuentas Contables:...........................................................37

2.6 Herramientas..........................................................................................................392.6.1 Sistema de Usuarios:......................................................................................392.6.2 Respaldar:.......................................................................................................392.6.3 Importar Cuentas desde Excel:.......................................................................392.6.4 Saldo inicial de Caja y Bancos:......................................................................402.6.5 Regenerar Saldos por Acreedor:.....................................................................412.6.6 Regenerar Saldos de Caja y Bancos:..............................................................412.6.7 Consulta de Movimientos Eliminados:...........................................................412.6.8 Opciones de Configuración:...........................................................................41

3 Imputación de Gastos en Facturación...........................................................................434 Soporte Técnico............................................................................................................44

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4.1 Problemas en el Funcionamiento...........................................................................444.2 Contacto.................................................................................................................444.3 Versión del Manual...............................................................................................44

5 Indice............................................................................................................................45

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sistema de gastos y caja - mega 6 - software … de gastos y caja mega 6 s.a. cuenta contable: se...

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