sistema de cursos instituto de estudios judiciales actividades … · 2019-05-10 · una de las...
TRANSCRIPT
Sistema de Cursos
Instituto de Estudios Judiciales – Actividades desde año 2010
Introducción
Este sistema fue desarrollado en el año 2010, por el Departamento de Desarrollo Informático
dependiente de la Subsecretaría de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de
Buenos Aires, para la asistencia integral en la Gestión de las Inscripciones a Cursos, Seminarios
Congresos y/o Jornadas organizadas por el Instituto de Estudios Judiciales.
Es un Sistema de Gestión Integral en el cual se registran datos de los Cursos que se ofrecen
(publicados en el sitio oficial de la Suprema Corte de la provincia de Buenos Aires), permitiendo
Inscribirse de manera sencilla y ofreciendo al Instituto de Estudios Judiciales un ‘Menú de
Opciones de Gestión Interna de los Inscriptos a los Cursos’.
Dicho menú permite envío de correos electrónicos a los Inscriptos, emisión de Planillas de
Asistencia, Generación de Certificados y Consultas de Inscriptos detalladas y totalizadas por
diferentes filtros.
Al Sistema se ingresa con un nombre de usuario y una contraseña, datos que quedan
registrados en una tabla de Usuarios;
Se recomienda definir un usuario/clave para cada uno de los usuarios que utilicen el Sistema.
Las Departamentales pueden también hacer uso de este Sistema.
Existe ya definido un usuario genérico para las Departamentales (usuario=consulta /
clave=consulta). Pueden solicitar al Instituto un nombre y contraseña para acceder.
OBSERVACIONES IMPORTANTES
El Sistema mantiene la Lista de Cursos y las Inscripciones desde la fecha de su ‘puesta en
marcha’, año 2010.
Una de las razones por la cual debe mantenerse esta información es la emisión de Certificados.
Por este motivo, en todas las opciones y como primera medida, el Sistema exige ingresar un
período de fechas, para poder ‘filtrar’ los Cursos que se dictaron en ese rango y descartar los
anteriores a ese lapso.
Todas las opciones del Sistema presentan en principio una pantalla de este estilo.
Por defecto, el Sistema propone como período, el comprendido desde “octubre del año anterior
al corriente” hasta el día de la fecha.
Sólo en la opción *Consulta de Email’s Enviados*, se solicita ingresar un año y no un rango de
fechas (Ver *12.-Consulta Emails Enviados*).
Las Departamentales, como dijimos al principio, también hacen uso de este Sistema.
Por defecto, tienen acceso a consultar los Inscriptos y las Inscripciones a los Cursos que se
dictan en todas las Departamentales.
Opcionalmente, pueden consultar los Inscriptos a cursos que se dictan en La Plata.
Esto podrán hacerlo *tildando* a la izquierda del texto ‘Ver Cursos en La Plata’, que aparece
debajo del período de fechas (datos que deben ingresar siempre, cada vez que ingresan a una
opción).
De esa manera podrán controlar si tienen inscriptos de su departamento a cursos que se dictan
en La Plata.
Nuevamente se aclara que las Departamentales sólo consultan la información de los Inscriptos,
no actualizan ningún dato ni envían emails de publicidad. Si, se les permite ‘cargar las asistencias a los cursos’ y la ‘emisión de los certificados’.
Puede ocurrir que las consultas arrojen un mensaje de este tipo:
*** La consulta excede los 4000 registros, por eso no la visualizamos. - Total
registros = 11308 ***
Esto se da muy esporádicamente, sólo cuando la información no se puede mostrar
por pantalla.
Los casos más comunes en los que se puede presentar este problema son:
.- en la Consulta de Emails Enviados - Ver Detalle (cuando los correos electrónicos
enviados son más de 4000)
.- o, cuando la Consulta de Inscriptos ‘no es acotada’, por ejemplo, no se especifica el
Curso o, la Localidad, el Departamento, la Repartición o, se consulta por una única letra
en Apellido /Nombre (ej. En el apellido tenga una letra -a-).
Descripción del Menú
1.- Menú desplegable – para Usuarios del Instituto de Estudios Judiciales
INSCRIPTOS - Consulta y Actualización
INSCRIPCIONES – Consulta y Actualización
CURSOS, SEMINARIOS Y CONGRESOS –Actualización y Consulta
TEMAS (para clasificar Cursos) – Consulta y Actualización
Cargar Asistencias
Generar Certificados
Ver los Certificados generados de un Inscripto en formato PDF
Alta Mínima de un Inscripto
Inscripción Fuera de Término
Consulta Cantidades de Inscriptos
Envío masivo de Emails / Emails al PADRON COMPLETO
Consulta de EMails Enviados
Envío masivo de Emails al PADRON EN EXCEL (Oficina Personal)
2.- Menú desplegable – para las Departamentales (modo CONSULTA)
INSCRIPTOS - Consulta y Actualización
INSCRIPCIONES – Consulta y Actualización
CURSOS, SEMINARIOS Y CONGRESOS –Actualización y Consulta
TEMAS (para clasificar Cursos) – Consulta y Actualización
Cargar Asistencias
Generar Certificados
Ver los Certificados generados de un Inscripto en formato PDF
Alta Mínima de un Inscripto
Inscripción Fuera de Término
Consulta Cantidades de Inscriptos
Descripción de las Opciones
Las diferentes opciones del Sistema Cursos que se describen a continuación, estarán o no
disponible al usuario de acuerdo al modo y usuario/contraseña con el que se acceda.
1.- INSCRIPTOS – Consulta y Actualización
El Sistema, solicita ingresar un período de fechas, para poder ‘filtrar’ los Cursos.
Luego, a través de otra pantalla el usuario puede ingresar los ítems por los cuales hacer la
consulta;
Ingresando uno o más campos, se realizará la búsqueda que cumplan con los criterios
establecidos con un clic sobre el botón.
En el ejemplo, se pidió consultar la lista de Inscriptos cuyo apellido contenga a letra ‘C’.
Los usuarios del Instituto podrán pulsar sobre el nombre y sobre el email de cada uno de los
inscriptos, y de ese modo podrán acceder a actualizar los datos del mismo o, enviarle un correo
electrónico, directamente.
Las Departamentales sólo tienen acceso a *VISUALIZAR* LA INFORMACION,
De la misma forma se puede solicitar consultar los inscriptos a un determinado Curso, como se
ve en la pantalla que sigue.
Además, de la misma forma, se permite seleccionar el otro informe ‘Planilla de
Asistencia’, pulsando sobre *imprimir Planilla*, se manda a impresión.
Las Departamentales también tienen acceso a generar e imprimir la
*PLANILLA DE ASISTENCIA*
Se procede análogamente a lo explicado.
2.- INSCRIPCIONES – Consulta y Actualización
El Sistema, solicita ingresar un período de fechas, para poder ‘filtrar’ los Cursos.
Luego, a través de otra pantalla el usuario del Instituto puede consultar quienes son los
Inscriptos a un determinado Curso o bien, consultar en qué Cursos está anotada una
determinada persona.
Como puede observarse, pulsando sobre ‘Anular Inscripción’, el usuario del Instituto
podrá eliminarlo de la lista.
NO SE ELIMINA, se desasocia de la lista, se lo ‘marca’.
Puede volver a RESTAURAR la Inscripción, pulsando nuevamente sobre ‘RESTAURAR’.
Las Departamentales sólo tienen acceso a *VISUALIZAR* LA INFORMACION.
3.-CURSOS, SEMINARIOS Y CONGRESOS – Actualización y Consulta
Esta opción despliega la lista completa de Cursos publicados.
A través de este Sistema se permite actualizar únicamente los campos ‘cantidad de jornadas’ y
‘tema’.
La actualización propiamente dicha de cada Curso (alta, baja y modificación) se realiza a través
de otro Sistema.
Los usuarios del Instituto visualizan/actualizan TODOS los Cursos.
Las DEPARTAMENTALES, por defecto, sólo (visualizan) los Cursos que se dictarán en
los Consejos Departamentales.
Opcionalmente, *tildando* en ‘Ver Cursos en LA PLATA’, podrán visualizar los que se
dictan en ese Depto. Judicial.
Como en todas las otras opciones, previamente el Sistema, solicita ingresar un período de
fechas, para poder ‘filtrar’ los Cursos.
4.- TEMAS (para clasificar Cursos) – Consulta y actualización
El Sistema mantiene una tabla de TEMAS que les permite clasificar o agrupar a los Cursos.
El Tema es también uno de los ítems utilizados como ‘filtro’ o ‘condición’ en algunas de las
opciones del Sistema.
Ver Opciones del Menú: INSCRIPTOS, Envío Masivo de Emails.
La actualización de esta tabla se realiza con esta opción.
OPCION DESHABILITADA PARA LAS DEPARTAMENTALES.
5.- CARGAR ASISTENCIAS
Es la opción que permite cargar las asistencias de cada uno de los Inscriptos al curso al cual
asiste.
La información se toma de la Planilla de Asistencias.
Es fundamental tener al día este registro de asistencias para el momento de la Generación de
Certificados, dado que se emiten en función a un determinado ‘porcentaje’ de concurrencia.
El Sistema permite borrar una asistencia mal cargada (por equivocarse en la fecha, en el
Inscripto o, en el Curso).
El Sistema, solicita ingresar un período de fechas, para poder ‘filtrar’ los Cursos.
Luego, a través de otra pantalla el usuario del Instituto puede seleccionar un Curso, un
Inscripto o, ambos ítems para ingresar la asistencia.
Se tildan las Asistencias, se ingresa la Fecha de la Jornada a registrar y se pulsa el botón
**GRABAR Asistencias**.
Para 'Anular/Borrar' una asistencia, se pulsa sobre el link *Ver Asistencias* (que está a la
derecha del tilde) y se siguen las instrucciones.
OPCION TAMBIEN HABILITADA PARA LAS DEPARTAMENTALES.
6.- GENERAR CERTIFICADOS
Es la opción que permite generar Certificados/Diplomas y Constancia de Asistencia individuales
o, en lote.
Al momento se ha implementado que los Diplomas se emiten con formato a 1 y 2 firmas,
correspondientes a los Titulares de las Departamentales de La Plata y de Quilmes
respectivamente, (firmas digitalizadas correspondientes a las autoridades, a la fecha de
implementación de esta facilidad).
De cambiar alguna de las autoridades firmantes, el Instituto deberá notificar a la Subsecretaría
de Tecnología Informática, para realizar los cambios pertinentes en el Sistema (reemplazo de
firmas)
La departamental La Plata genera los ‘Certificados’ a una firma, y la Departamental Quilmes
utiliza el modelo a dos firmas.
Con el mismo criterio, se generan las ‘Constancias de Asistencia’ al Curso.
El Sistema permite generar los certificados, convertirlos a formato PDF y guardarlos para ser
impresos en el momento que se desee.
A partir del año 2019, se incluyó la facilidad de generación ‘y envío por email’ de los
Certificados/Constancias de Asistencia en formato PDF.
El Sistema solicita el ingreso de algunos datos, dependiendo el tipo de certificado a emitir.
Para esta opción es fundamental tener al día el registro de asistencias, dado que los
Certificados deben emitirse en función de un determinado ‘porcentaje’ de concurrencia.
Tal porcentaje es definido por el usuario del Instituto en el momento de generar los
Certificados.
El Sistema, solicita ingresar un período de fechas, para poder ‘filtrar’ los Cursos.
Luego, a través de otra pantalla el usuario del Instituto puede seleccionar un Curso, un
Inscripto o, ambos ítems.
Por defecto, el Sistema permite porcentaje cero; igualmente para limitar la consulta, en la
misma pantalla, junto con el Curso y el DNI, se debe ingresar un % de asistencia y así limitar la
generación de los Certificados.
Previo a la generación el Sistema presenta la lista previa de los Inscriptos que cumplen con el
porcentaje requerido de concurrencia para recibir el certificado.
Para generar TODOS los Certificados, se ingresan los campos que exija el documento y
directamente pulsando el botón **Generar PDF – Certificados en LOTE**, el Sistema genera
automáticamente cada uno de los certificados/Constancias en un único PDF, para ser guardado,
para su posterior envío o impresión.
El otro botón **ENVÍO por EMAIL – Certificados en LOTE**, es el que permite generar y envíar
automáticamente los PDF a cada Inscripto. Los mismos, se resguardan en una carpeta especial,
para su posterior consulta y/o descarga.
OBSERVACIONES IMPORTANTES:
1.- Pueden ser incorporados más diseños, previa programación, si así lo requiriera el Instituto.
2.- El Certificado/Diploma debe ser guardado como PDF y ‘apaisado’.
Y al momento de ser impreso, también, elegir apaisar las hojas. (=> hoja vertical)
Se adjuntan a continuación, ejemplos de tales certificados.
.- Certificado / Diploma – generado por IEJ La Plata (a una firma)
.- Certificado / Diploma – generado por IEJ Quilmes (a dos firmas)
.- Constancia de Asistencia – generado por IEJ La Plata (a una firma)
.- Constancia de Asistencia – generado por IEJ Quilmes (a dos firmas) No se adjunta;
Porque es análogo
7.- VER LOS CERTIFICADOS GENERADOS DE UN INSCRIPTO, EN FORMATO
Es la opción que permite, ingresando el DNI de un Inscripto, visualizar cada uno de los
certificados generados.
Ésta misma opción se incluye en el Sistema del Instituto abierto al público, desde el link
‘Inscripción’.
8.-ALTA MINIMA de un INSCRIPTO
Es la opción que permite, a los usuarios del Instituto, a dar de alta un Inscripto, por
retaguardia, con sus datos mínimos.
Es una opción solicitada por el Instituto, NO ES la forma oficial de inscribirse.
OPCION TAMBIEN HABILITADA PARA LAS DEPARTAMENTALES.
9.-INSCRIPCION FUERA DE TÉRMINO
Es la opción que permite a los usuarios del Instituto a dar de Alta una Inscripción “fuera de
término”, lo que es lo mismo, una vez cerrada la inscripción.
Se utilizará en los casos en que los asistentes al curso se presenten directamente el día en el
evento, sin inscripción previa.
Simplemente ingresando el DNI y el Curso, la persona quedará anotada.
Es una opción solicitada por el Instituto, NO ES la forma oficial de inscribirse.
OPCION HABILITADA TAMBIÉN EN LAS DEPARTAMENTALES.
10.- Consulta Cantidades de Inscriptos
Esta facilidad es simplemente un detalle de cantidades de personas Inscriptas por
Departamento Judicial, por Curso o por ambos.
Puede incluirse en la selección la Repartición y/o el Cargo asociado a la Repartición.
Esta opción está habilitada también, para las Departamentales.
Ayuda para definir los espacios donde se dictarán las charlas.
11.- Envío Masivo de Email’s / Emails al PADRON COMPLETO
OPCION DESHABILITADA PARA LAS DEPARTAMENTALES.
Esta opción es de uso interno para el Instituto.
Permite enviar un correo electrónico a una persona determinada, al Padrón Completo de
Inscriptos o, mandarlo en forma *masiva* a un grupo determinado de Inscriptos.
Como en todas las otras opciones, previamente el Sistema, solicita ingresar un período de
fechas, para poder ‘filtrar’ los Cursos.
Luego, el Sistema presenta una pantalla con varios campos/condiciones a completar.
Entre esos datos está el mensaje propiamente dicho del correo, determinar a quién o quienes
enviarlo; y si se manda con confirmación de recepción del mismo.
En pantalla pueden verse dos botones, el botón **Enviar** y el botón **ENVIO EMAIL AL
PADRON COMPLETO DE INSCRIPTOS**.
El segundo botón se utiliza para enviar PUBLICIDAD a TODO el Padrón de Inscriptos; en este
caso, sólo ingrese el Asunto y Texto del correo electrónico que se desea enviar.
El envío de email al padrón completo de inscriptos NO DEJA REGISTRO de envío de correo
electrónico.
OBSERVACION IMPORTANTE:
De la misma forma, desde la primera opción del Menú, ‘INSCRIPTOS - Consulta y Actualización’,
pulsando en la dirección de email de un Inscripto, podemos abrir una pantalla y escribir un
correo para enviarlo puntualmente a esa persona.
En este caso NO se incluye la ‘confirmación de recepción’, y tampoco se deja registro del correo
enviado.
12.- Consulta de Email’s Enviados
OPCION DESHABILITADA PARA LAS DEPARTAMENTALES.
Esta opción es de uso interno para el Instituto.
El Sistema deja un registro de los correos electrónicos enviados en forma masiva, y ese registro
se puede consultar con esta opción.
El envío de correo masivo al Padrón Completo de Inscriptos NO deja registro.
Al pulsar en esta opción, el Sistema, solicita ingresar un AÑO, para poder ‘filtrar’ los Cursos.
Luego, permite seleccionar el período de fechas de envío del email y opcionalmente puede o
no, elegir un Curso.
Automáticamente, se despliega en forma de lista la fecha y hora de envío, qué Usuario lo
mandó, el texto y el Número de envío.
Pulsando en *Ver Detalle*, se muestra la lista de Inscriptos a quién se los mandó.
A modo de identificación, aparece el apellido y nombre, DNI, dirección de correo electrónico,
Departamental y Localidad a la que pertenece el Inscripto.
13.- ENVIO MASIVO DE EMAIL’S AL PADRON EN EXCEL (Oficina Personal)
Es la opción que permite el envío masivo de correos electrónicos a todo un Padrón que la
Oficina de Personal mantiene y que hasta la fecha enviaba periódicamente en formato de
planilla Excel, al Instituto de Estudios Judiciales.
Ahora, el Sistema de Cursos ‘toma’ los datos del Padrón directamente de una base de datos de
Personal.
Sólo se solicita escribir el Asunto y el texto del correo electrónico, y pulsar sobre el botón
**Enviar email PADRON de PERSONAL**.
El envío de este correo sólo deja registro del texto y fecha que se envió. No deja el detalle de a
quienes.
MODULO “ENVIO DE PUBLICIDAD AL PADRON COMPLETO” marzo 2017
Este módulo NO está accesible desde el Menú para cualquier usuario; al mismo se
accede con un Usuario y Contraseña especial, el cual fue definido conjuntamente con
el Instituto de Estudios Judiciales Departamental La Plata.
INSTRUCTIVO:
ENTRAR AL SISTEMA CURSOS CON UN USUARIO ESPECIAL:
Usuario / Clave XXXX
(Si bien ya está definida, es factible de ser modificada tanto el nombre del usuario como la
contraseña)
A continuación se explica cómo se utiliza este Módulo.
SE INCORPORARON TRES OPCIONES NUEVAS (ver flechas)
PUBLICIDAD por Email’s
Se da de alta la publicidad completa (asunto, texto, las imagenes y los títulos de cada
imagen/afiche).
El título de cada imagen es obligatorio. Debe ser claro, se utiliza para ser verbalizado en el caso
de los usuarios disminuidos visuales.
Automáticamente se envían los emails a todo el padrón de Inscriptos, exceptuando todos lo que
se hallan suscripto a no recibir más publicidad del instituto.
Se lleva un registro de la fecha y el usuario que lo envió.
Las imagenes NO se ven directamente en el email, el usuario deberá pulsar en el link con texto
‘Mostrar Imagenes’.
El total de imágenes (10) no debe superar los 2Mb
También aparece otro link mediante el cual puede suscribirse a NO recibir más este tipo de
publicidad enviada por el Instituto.
Suscriptos a NO recibir Publicidad – Actualización y Consulta
Con esta opción, se puede consultar la lista de Suscriptos a no recibir más publicidad. Esta misma opción permite, ‘volver’ a suscribirlo; ésto, en caso que la persona reclame que no
recibe más publicidad y desee volver a recibirla. Consulta de emails de Publicidad Enviados
Por esta opción, se puede ver la fecha en que se envió por primera vez y se permite volver a reenviarlo.
No se deja registro del reenvío de Publicidad.
PUBLICIDAD por Email’s
SE INGRESARÁN POR PANTALLA TODOS LOS CAMPOS de la publicidad A MANDAR POR
CORREO ELECTRÓNICO.
Asunto del email, texto (que no debe superar los 3000 caracteres, dado que se le adiciona más texto al correo y el total No debe superar los 4000 caracteres)
Se permiten adicionar 10 imagenes, pero cuidado ¡! el total del tamaño de todas, NO DEBE superar los 2Mb.
Se permiten sólo imagenes con extensión JPG y PNG.
Los afiches los selecciona desde cualquier carpeta, o sea, desde donde Ud. lo haya trabajado.
Cada Imagen lleva un Título o texto para verbalizar.
En el correo que recibe el Inscripto, hay un link que le permite Suscribirse a No recibir más publicidad.
Hay una consulta que permite ver la lista de los que se Suscribieron a No recibir más publicidad, y se permite deshacer o, anular la suscripción (y volver a inscribir a la persona)
El Sistema deja un registro de los correos de Publicidad que se mandaron…. asunto, texto e
imágenes publicitarias
OBSERVACION RESPECTO DEL NOMBRE DE LOS AFICHES
Se sugiere darle nombres ‘llanos’’, simples, sin caracteres especiales, ni ‘ñ’, ni acéntos y sin
espacios en blanco.