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Oficio DG/--/2016León, Guanajuato, a – de enero del 2016

M.A. Carlos Francisco Rangel TrujilloTitular del Órgano Interno de ControlCentro de Investigaciones en Óptica, A.C.

En cumplimiento al numeral 31 del Manual Administrativo de aplicación general en materia de Control Interno, le envío el informe al 4to. Trimestre del 2015 del seguimiento al Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI 2015), así como del seguimiento al Programa de Trabajo de Administración de Riesgos (PTAR 2015) del Centro para los fines de verificación señalados en el numeral 33 del mencionado Manual.

Aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente

Dr. Elder de la Rosa Cruz

Director General

C.c.p. Lic. Silvia E. Mendoza Camarena, Directora de Administración

Centro de Investigaciones en Óptica, A.C.2Sistema de Control Interno Institucional

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En el Centro de Investigaciones en Óptica, A.C. se han emprendido diversas acciones para dar cumplimiento al Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la Administración Pública Federal, a saber, Primera Norma (N1) Establecer y mantener un ambiente de control; Segunda Norma (N2) Identificar, evaluar y administrar los riesgos; Tercera Norma (N3) Implementar y/o actualizar actividades de control; Cuarta Norma (N4) Informar y Comunicar; y Quinta Norma (N5) Supervisar y mejorar continuamente el control institucional.

En cumplimiento al numeral 31 y 42 del Manual Administrativo de aplicación general en materia de Control Interno, se presenta el informe de avance y el resumen de las acciones de mejora comprometidas al 3er. Trimestre del 2015.

Control Interno

A fin de establecer el ámbito de información y comunicación del Sistema de Control Interno Institucional (SCII), mediante oficio DA/003/2015 se establece el calendario de actividades 2015, la obligación de los mandos medios con respecto a la actualización del control interno en sus respectivos ámbitos de autoridad, así como la responsabilidad que tienen de establecer y llevar a cabo programas de trabajo de control interno.

En la semana del 16 al 20 de febrero se llevaron a cabo las sesiones de capacitación / actualización en materia de control interno y administración de riesgos para cada una de las unidades administrativas.

En atención al proceso de aplicación del Modelo Estándar de Control Interno, se identificaron a los servidores públicos que participarán en la encuesta de autoevaluación 2015; Mediante oficio DA/040/2015 se envían a la Unidad de Control de la Gestión Pública, de la Secretaría de la Función Pública los 7 formatos LSP solicitando la carga de los datos de los servidores públicos en la plataforma informática establecida para el ejercicio de autoevaluación.

En el periodo del 13 al 30 de abril los servidores públicos seleccionados recibieron las ligas personalizadas para el ejercicio de autoevaluación por nivel de control interno y por proceso. Con los resultados de este ejercicio de autoevaluación se elaboró el Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI 2015) consolidado general.

Con fecha 25 de junio del 2015, mediante oficio DG/111/2015, se envía a la Secretaría de la Función Pública el Informe Anual del estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional, señalando que los resultados consolidados de las encuestas aplicadas por nivel de control, así como el PTCI 2015 ya habían sido cargados en la aplicación “Sistema de Administración del Comité de Control y Desempeño Institucional” (SICOCODI).

Avances del Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI 2015)

(C1P4) Establecer un procedimiento para evaluar el apego a los códigos de ética y conducta.


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El Comité de Ética acordó evaluar, por procedimiento, el apego y cumplimiento del personal del Centro a los Códigos de Ética y Conducta a través de los resultados de las encuestas de autoevaluación relativos a los elementos de control 1.1.c Existe, se actualiza y difunde un Código de Conducta, en apego al Código de Ética de la APF, y 1.1.d Se diseñan, establecen y operan los controles para evaluar el cumplimiento del Código de Ética y Conducta; a través de los resultados de la Encuesta de Clima y Cultura Organizacional (ECCO) reactivo 27. Mi institución cuenta con Códigos de Ética y Conducta actualizados, y finalmente a través del porcentaje del personal que ha formalizado una declaración de cumplimiento de los Códigos de Ética y Conducta. (Avance: 100% - cumplido)

(C1P11/12) Establecer un programa de capacitación en materia de auditoría de estados financieros, auditoría interno, control interno, administración de riesgos y su evaluación, prevención de fraude, ética e integridad, prevención, disuasión, detección y corrección de posibles actos de corrupción.

Se incluyó en el Programa de Capacitación del 2015, cursos en materia de Control Interno y administración de Riesgos en coordinación con todos los titulares de las unidades administrativas; para los jefes de departamento y personal de mando se llevó a cabo un Programa de Capacitación en línea en temas tales como: “Introducción a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información”, “Clasificación y Desclasificación de la Información”, “Organización y Conservación de los Archivos de las Entidades de la APF”, “Metodología para la Organización de Sistemas Institucionales de Archivos y Ética Pública”; al departamento de Contabilidad y al de Adquisiciones, se les programó Seminarios en los temas de: “Marco Jurídico de la APF” y “Contabilidad Gubernamental en la APF”. (Avance: 100% - cumplido)

(C2P6) Actualizar la matriz de riesgos institucional de conformidad con la metodología y los procesos establecidos en el Manual Administrativo de aplicación general en materia de Control Interno

El análisis de riesgos (identificación y valoración) se realiza con base en los objetivos y funciones de las actividades sustantivas (Investigación básica y aplicada, Formación Académica, e Innovación y desarrollo de tecnología) así como con base en los procesos de los Manuales administrativos de aplicación general en materia de Transparencia y Archivos, Obra Pública, Adquisiciones, Recursos Materiales, Recursos Financieros, Recursos Humanos y Comunicación, Tecnologías de la información y comunicaciones y seguridad de la información, así como Control interno. En el caso de las actividades sustantivas la forma de estructurar las matrices de riesgo permite una perspectiva transversal de los titulares de las unidades administrativas a través de todos los procesos, independientemente de la Dirección de Área responsable de su coordinación. En ambas actividades, sustantivas y administrativas, se relacionaron los procesos, procedimientos y funciones principales, se describieron y valoraron los riesgos en función del grado de impacto y la probabilidad de ocurrencia, a continuación se


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identificaron los mecanismos de control de cada una de las funciones para finalmente re-valorar los riesgos a la luz de estos mecanismos de control. (Avance: 100% - cumplido)

(C2P12) Establecer una política para la obligación de los responsables de áreas o procesos para que identifiquen, evalúen y lleven a cabo programas de administración de riesgos.

Por política se elabora el calendario de actividades del Sistema de Control Interno Institucional que se comunica formalmente mediante oficio a los responsables de las áreas o procesos, durante el periodo del 17 al 27 de febrero cada una de las unidades administrativas actualizaron sus matrices de riesgo, después de las sesiones de capacitación / actualización en materia de control interno y administración de riesgos. La Matriz de Riesgos Institucional integrada se compone de 47 actividades sustantivas y 41 administrativas. (Avance: 100% - cumplido)

(C2P13) Identificar 5 procesos susceptibles a posibles actos de corrupción.

El Comité de Ética atendiendo las observaciones del estudio 1198 “Continuidad a los Estudios de Control Interno y a la Difusión del Estudio de Integridad en el Sector Público” de la Auditoría Superior de la Federación (ASF) y con base en la Matriz de Riesgos 2015 identifica los siguientes procesos susceptibles a posibles actos de corrupción: i) Licitación y contratación de obra pública, ii) Contratación de bienes y servicios, iii) Disposición final y baja de bienes muebles, iv) Rendición de cuentas, en particular la asignación y reporte de pasajes y viáticos de los Mandos Medios y Superior, v) Gestionar trámites de becas, en particular las becas institucionales otorgadas a los estudiantes de los programas de posgrado. Acuerda instruir a la Lic. Silvia E. Mendoza Camarena, Jefa de Servicios Generales, la C.P. Ruth Abigail Moreno Bustos, Jefa de Contabilidad y Finanzas y al Dr. Luis Armando Díaz Torres, Director de Formación Académica, responsables de estas funciones para que revisen, y en su caso, fortalezcan sus controles internos. (Avance: 100% - cumplido)

(C2P7 al 10) Establecer y formalizar el Plan Anual de Trabajo para la Administración de Riesgos, asignando responsabilidades.

En el proceso de revisión y actualización de los riesgos y mecanismos de control (MAR 2015) resultaron 9 acciones de mejora descritas en el Programa de Trabajo de Administración de Riesgos (PTAR 2015), que incluye la descripción de los riesgos, las acciones de mejora, las fechas compromiso, la unidad administrativa responsable, los medios de verificación y los resultados esperados. (Avance: 100% - cumplido)

(C4P3) Documento formal en el que se establezcan políticas, lineamientos y criterios para la elaboración de informes relevantes respecto al logro del Plan Estratégico y sus objetivos y metas, que promuevan la integridad, confiabilidad, oportunidad y protección de la información.


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Por política se elabora el calendario de las fechas compromiso para la elaboración y entrega de informes relevantes, que incluye las guías de los informes para documentar y presentar los resultados y avances de las estrategias, proyectos y programas comprometidos. Se comunica formalmente mediante oficio (DG/008/2015) a los directores de área y titulares de unidades administrativas. Si bien las fechas compromiso establecidas en el oficio DG/008/2015 fueron prorrogadas, los informes de avance por unidad administrativa quedaron integrados en tiempo y forma para la entrega de las carpetas al Órgano de Gobierno en las dos sesiones del año en curso. (Avance: 100% - cumplido)

(C1P3) Establecer una política para comunicar las responsabilidades en el funcionamiento del Sistema de Control Interno Institucional.

Por política se elabora el calendario de actividades del Sistema de Control Interno Institucional que se comunica formalmente mediante oficio a los responsables de las áreas o procesos, durante el periodo del 17 al 27 de febrero cada una de las unidades administrativas actualizaron sus matrices de riesgo, después de las sesiones de capacitación / actualización en materia de control interno y administración de riesgos. (Avance: 100% - cumplido)

(C5P1) Llevar a cabo las autoevaluaciones de los procesos adjetivos y sustantivos de control interno por parte de los responsables de su funcionamiento en los últimos ejercicios.

Con los resultados de las autoevaluaciones del Sistema de Control Interno Institucional, cada uno de los responsables designados llevó a cabo la identificación y registro de las evidencias documentales por elemento de control, así como la documentación de las acciones de mejora 2015 con base en los porcentajes de cumplimiento y los estadísticos de las evidencias documentales. El Programa de Trabajo de Control Interno consolidados (7 papeles de trabajo) se incluyó en la aplicación “Sistema de Administración del Comité de Control y Desempeño Institucional” (SICOCODI). (Avance: 100% - cumplido)

(PA.1) Actualización de la descripción de puestos

Se cuenta con las descripciones completas de todas las direcciones de área. (Avance: 100% - cumplido)

(PS1.1) Realizar mesas de trabajo para revisar con la comunidad acciones implementadas para el logro de objetivos y el establecimiento de planes de trabajo.

Durante el primer trimestre del año se llevó a cabo una reunión de planeación e integración, en la que se convocó a todo el personal y estudiantes del Centro para primero presentar y después discutir y evaluar los avances generales en las líneas de


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acción y las metas establecidas en el Plan Estratégico, con base en los resultados de esta reunión, durante el segundo trimestre se llevaron a cabo 6 mesas de planeación, una por eje estratégico, en las que también se convocó a todo el personal para la identificación y selección de las nuevas líneas de acción que debían implementarse en el 2016, determinando también con base en los avances si alguna línea de las ya reportadas debía ser reforzada o replanteada, como resultado de estas mesas de planeación se documentó en el Plan Anual de Trabajo (PAT 2016). (Avance: 100% - cumplido)

(PS2.1) Reuniones de trabajo de las Academias de Profesores a fin de revisar y actualizar los planes de estudio de los posgrados del CIO.

En el mes de marzo los profesores de los posgrados del CIO conformaron las Academias de Profesores, que se dedican a la revisión y actualización de los planes de estudio y son las siguientes: Academias que se dedican a la revisión de materias de tronco común: Óptica, Electromagnetismo, Optomecatrónica, Laboratorios; Academias que se dedican a la revisión de materias optativas: Fotónica, Fibras ópticas y láseres, Pruebas ópticas no destructivas, Ingeniería óptica e instrumentación. Durante el mes de mayo cada Academia realizó su primera reunión de trabajo. A la fecha se han realizado más de 20 reuniones de trabajo, así como 2 reuniones en conjunto con el titular de la Dirección de Formación Académica para acordar las líneas de trabajo y exponer los avances. (Avance: 100% - cumplido)

(PS1.1) Establecer un procedimiento interno de la Dirección de Investigación para llevar un control de las solicitudes de apoyo (económico) que se reciben en esta área y la respuesta que se brinda en cada una de estas.

Se estableció el procedimiento interno para el control de las solicitudes de apoyo, así como las respuestas a cada una de ellas. (Avance: 100% - cumplido)

(PS2.1) Actualización trimestral de la información publicada en la página WEB relativa a los posgrados del CIO de acuerdo al Marco de Referencia para la Evaluación y Seguimiento de Programas de Posgrado del PNPC-Conacyt.

Al inicio de cada trimestre se ha realizado una actualización de la información relativa a los posgrados del CIO que se encuentra publicada en la página web, en donde se incluye: los perfiles de ingreso y egreso de los posgrados, el plan de estudios, el número de alumnos matriculados, las líneas de generación y/o aplicación del conocimiento, las tesis en desarrollo, el histórico de graduados y las actividades de vinculación con otros sectores de la sociedad. (Avance: 100%- cumplido)

(PS2.1) Elaboración de Guías Rápidas de diversos trámites y servicios de la Dirección de Formación Académica.

Con la finalidad de clarificar los trámites que se realizan en la Dirección de Formación Académica, se han publicado diversas “Guías rápidas” para referencia de los usuarios.


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En el mes de junio se actualizaron las relativas a la obtención de grado para los estudiantes de posgrado. Estas Guías se encuentran disponibles en la página interna del CIO para consulta de los interesados. (Avance: 100% - cumplido)

(TIC.1) Difundir el documento de seguridad de los datos personales

El departamento de comunicación social, envió un comunicado vía correo electrónico, el día 26 de junio para dar a conocer dicho documento. (Avance: 100% cumplido)

(TIC.1) Difundir los controles autorizados para la instalación y uso de software

Dos veces al año se envía un correo para dar aviso del inicio del levantamiento de los inventarios de software y hardware, este año, el primer inventario se anunció el día 5 de junio, en dicho correo se anexa el documento emitido por la Dirección General, donde se indica que no está permitido la instalación de software sin licencia, ilegales o apócrifos. En este inventario se actualizaron las firmas en los documentos donde el usuario se hace responsable del software instalado en las computadoras bajo su resguardo. Se realizó el segundo inventario de hardware y software para entrega al OIC a finales de diciembre. (Avance: 100% cumplido)

(C4P2) Documento por el cual se establezcan planes de recuperación de desastres y respaldo de datos, hardware y software asociados directamente al logro de objetivos y metas.

Se realizó el documento por el cual se establecen planes de recuperación de desastres y respaldo de datos, hardware y software asociados directamente al logro de objetivos y metas. (Avance: 100% - cumplido)

(C3P2) 5 Sistemas de información automatizados relevantes, a los que se les haya aplicado evaluación de control interno.

Se desarrollaron los siguientes sistemas, los cuales se apega a los procedimientos del MAAGTICSI, y se evalúan los controles aplicables: Reclutamiento y selección de aspirantes a los posgrados del Centro, Inscripciones y reinscripciones a los posgrados, Control escolar, Sistema de control de acceso SES, Sistema de puntualidad y asistencia. (Avance: 100% - cumplido)

(TIC.1) Todas las adquisiciones en materia de TIC´s deberán sujetarse al Manual Administrativo de aplicación general en materia de TIC y Seguridad de la Información.

Se realizaron los procesos que marca el MAAGTICSI, y se obtuvo el dictamen de favorable, por parte Unidad de Gobierno Digital, y del TOIC, para el arrendamiento de bienes informáticos. También se hizo la solicitud al Comité de Adquisiciones para la contratación plurianual de dicho contrato de arrendamiento, el cual se adjudicará por licitación pública. Adicionalmente se realizó el mismo procedimiento para la compra de hardware especializado para el laboratorio de radiometría en la Unidad Aguascalientes,


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también se incluyeron dos impresoras multifuncionales para el edificio de laboratorios nacionales, teniendo el dictamen favorable. (Avance: 100% - cumplido)

(TIC.1) Establecer la política para la autorización, la creación, modificación y bajas de cuentas en los sistemas del Centro.

Se analizó cuales sistemas son los que entraran en esta política, resultado ser los siguientes: Netmultix, Sistema de control escolar y correo electrónico. Se realizó el documento con las políticas de cuentas para dichos sistemas del Centro. (Avance: 100% - cumplido)


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Administración de riesgos

Durante las dos últimas semanas de febrero cada una de las unidades administrativas revisó y actualizo su matriz de riesgos, de conformidad con la metodología del Manual Administrativo de aplicación general en materia de Control Interno.

La Matriz Institucional de Riesgos (MIR 2015) fue presentada en la 1er. Sesión de Órgano de Gobierno, y se incluyó en la aplicación “Sistema de Administración del Comité de Control y Desempeño Institucional” (SICOCODI).

El comportamiento de los riesgos, esto es, la variación del total de riesgos por cuadrante se muestra en la siguiente tabla.

Riesgos2014

Riesgos2015

Cuadrante I (Atención Inmediata) 0 (0%) 0 (0%)

Cuadrante II (Atención Periódica) 37 (42%) 36 (41%)

Cuadrante III (Seguimiento) 2 (3%) 5 (6%)

Cuadrante IV (Controlados) 49 (55%) 47 (53%)

En el periodo 2014 – 2015 se disminuyó la probabilidad de ocurrencia de los riesgos de atención periódica, actualmente el 59% de los riesgos identificados son riesgos “de baja probabilidad de ocurrencia” de igual forma el 85% de los riesgos identificados son riesgos de “bajo grado de impacto”.

Se planteó una nueva metodología atendiendo los resultados de los estudios realizados por la Auditoría Superior de la Federación, mediante oficio se comunicó a los titulares de las diferentes unidades administrativas el esquema general de esta nueva metodología así como la calendarización de las principales actividades, que incluyen la capacitación en la instrumentación del proceso; la revisión de documentos base; la identificación, descripción y registro de riesgos y su contexto; la evaluación de controles; la elaboración de la matriz y el mapa de riesgos; y el establecimiento del nivel de tolerancia institucional así como las estrategias de administración de riesgos.

Esta nueva metodología que hemos adoptado incluye un Sistema Automatizado para la Administración de Riesgos (SAAR) a través del cual se garantizan las etapas mínimas del Proceso de Administración de Riesgos del Manual Administrativo de aplicación general en materia de Control, y se incluyen las consideraciones señaladas en las Guías de Autoevaluación de Riesgos y de Autoevaluación a la Integridad en el Sector Público de la Auditoría Superior de la Federación, además de sistematizar la elaboración de reportes por tipo de riesgo, tipo de proceso, unidad administrativa, estrategia, objetivo o meta , entre otros.

En agosto de 2015, se llevó a cabo la reunión de inicio del proceso de administración de riesgos, convocada por el Director General y en la que participaron los Directores de Área, los Responsables de las Unidades Administrativas y el Titular del Órgano Interno de Control. En esta


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reunión se detallaron las actividades de las diferentes etapas de la metodología y se asignaron los usuarios de la aplicación informática SAAR para cada uno de los procesos sustantivos y adjetivos del Centro, tomados de la matriz de riesgos 2015.

Se llevaron a cabo dos sesiones de capacitación del Proceso de Administración de Riesgos y del uso del SAAR, los días 8 y 9 de septiembre.

Avance del Programa de Trabajo de Administración de Riesgos (PTAR 2015)

Revisar los requisitos y mecanismo de ingreso de los posgrados

Durante la “Reunión de Planeación 2015” realizada en marzo, la Dirección de Formación Académica presentó a la comunidad del CIO una propuesta de actualización del Lineamiento Académico de los Posgrados, en donde se incluyen los requisitos y mecanismo de ingreso. Durante los meses de abril y mayo se recibieron comentarios, observaciones y propuestas de la comunidad. En la Reunión Ordinaria de Comité Académico del 26 de mayo se integraron las propuestas pertinentes, y finalmente el 19 de junio el Comité Académico aprobó la propuesta final de actualización. Se espera que durante el segundo semestre del año, el documento sea aprobado por las autoridades externas correspondientes. Con base en dicha revisión se generaron y publicaron las convocatorias de admisión a los posgrados del centro en los periodos de admisión de Verano y Otoño 2015. (Avance: 100%)

Revisar el procedimiento actual para la asignación de cursos.

La Dirección de Formación Académica actualizó el procedimiento para la asignación de cursos. Anteriormente los cursos optativos eran propuestos únicamente por los profesores. A partir de este año, primeramente la DFA recaba las necesidades de la comunidad estudiantil para, a partir de ello, realizar la convocatoria de impartición de cursos a los profesores. Dado lo anterior, se dividieron las convocatorias de cursos, por un lado regulares y por otro, optativos. Adicionalmente estas convocatorias se realizan con por lo menos 2 meses de antelación al inicio del siguiente periodo escolar, con el objetivo de contar con tiempo suficiente para la asignación de profesores y horarios. (Avance: 100% - cumplido)

Realizar diagnóstico de necesidades de TI para el año 2016 y generar el PETIC

Se generó el PETIC, se presentó a la Dirección General para su autorización y se capturó en la herramienta de Gestión de TIC, en el mes de octubre. (Avance: 100% -cumplido)

Realizar diagnóstico de los elementos de seguridad ya implementados, para su actualización.

Se realizó el diagnóstico de los elementos de seguridad, no se hicieron actualizaciones.(Avance: 100% cumplido)


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Calendario de convocatorias (de apoyos a desarrollos tecnológicos) a desarrollarse en el año y su análisis para participación.

Con el fin de fortalecer el sector científico y tecnológico y promover el desarrollo de la investigación aplicada para atender necesidades y como apoyo al sector productivo, se promueve la participación en las convocatorias de los diferentes fondos que otorgan apoyo y financiamientos para actividades directamente vinculadas para la realización de proyectos específicos de innovación y desarrollos tecnológicos. Se realizó el calendario de las convocatorias abiertas en cada trimestre, se revisó y analizó en cuales es posible participar, considerando las estrategias del Centro y los requerimientos de las empresas. (Avance: 100% - cumplido)

Mantener actualizados los medios de difusión de los servicios ofrecidos por la Dirección de Tecnología e Innovación.

Con el objetivo de mejorar el posicionamiento del Centro en la industria, gobierno y sociedad se reestructuro el contenido e imagen de la página web de la Dirección de Tecnología e Innovación, así como también, se ha estado actualizando constantemente el contenido ampliando y renovando las ofertas de cursos y servicios, modificando textos e imágenes. Logrando de esta manera una mayor difusión de las actividades del Centro, que nos permita ser considerados como la opción para la solución de problemas que requieran investigación, desarrollo e innovación tecnológica así como mejorar la vinculación entre el sector productivo y sector científico del Centro. (Avance: 100% - cumplido)

Realizar sesiones de capacitación / actualización para la administración de archivos, en los archivos de trámite incluyendo los archivos electrónicos.

Durante el primer semestre del 2015, se llevaron a cabo 3 reuniones de capacitación / actualización en materia de archivos, adicionalmente se acordó que los responsables de los archivos de trámite tomarían los cursos en línea proporcionados por el Centro Virtual de Formación del INAI. (Avance: 100% - cumplido)

Actualizar las descripciones de puestos.

Se cuenta con las descripciones completas de todas las direcciones de área. (Avance: 100% - cumplido)

Implantar un nuevo sistema de control de la jornada

En los primeros meses del año, se realizaron pruebas del funcionamiento del nuevo sistema de seguridad y control de asistencia implantado, las cuales no fueron satisfactorias, por lo que se cambiaron los lectores biométricos y en agosto fue necesario registrar las huellas de todo el personal; a partir del 1º de octubre ya se estuvo


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registrando la asistencia en el nuevo sistema pero en paralelo se siguió usando el anterior y fue hasta el 1º de noviembre que comenzamos a operar exclusivamente con el nuevo sistema con éxito. (Avance: 100% - cumplido)

Ing. Luis Kevin Hernández FoyEnlace Control Interno

Lic. Bernardo Ruíz OlveraEnlace Administración de Riesgos

Lic. Silvia E. Mendoza CamarenaDirectora de Administración

Coordinadora Control Interno

Dr. Elder de la Rosa CruzDirector General

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