Sistema de Control Interno

Como poner todas las piezas juntas?

Como poner todas las piezas juntas?

Sistema de Control InternoUn proceso diseñado para proveer una razonable seguridad de que los objetivos se cumplan, en lo concerniente a: efectividad y eficiencia de las operaciones;confiabilidad en los reportes;salvaguarda de los activos;cumplimiento de las leyes y regulaciones y convenios

El control interno es efectuado por las personas. No es meramente políticas, manuales y formatos, sino las personas en todos los niveles de organización haciendo cosas

Tipos de Controles

Control Preventivo:

Controles proactivos que literalmente prevengan o detecten errores/perdidas antes de que ocurran

Políticas y procedimientosEste taller

Tipos de Controles

Control concurrente de aplicación y cumplimiento de políticas y procedimientos al momento que se ejecutan las acciones

Tipos de Controles

Control posterior de aplicación y cumplimiento de políticas y procedimientos:Detección de errores después que han ocurrido.AuditoríasAcciones correctivas

Las Actividades de Control se dan a traves de todos los niveles de la organización y en todas las funciones. Estas son las políticas y procedimientos que nos ayudan a mitigar el riesgo y a que los objetivos sean logrados.

Estas incluyen actividades como:• Aprobaciones/Autorizaciones/Veri-

ficaciones

• Reconciliación

• Revisión del desempeño

• Seguridad de Activos

• Separación de responsabilidades

• Controles del Sistema Informático

Actividades de Control

Aprobaciones / autorizaciones• Conocimiento de la persona que aprueba• Autoridad alineado con responsabilidad• Documentación de soporte

Actividades de Control

• Ejemplo:Cuando aprueba una solcitud de Compra el Gerente debe conocer:•Qué es lo que se quiere comprar•A qué fondo vamos a cargar, es un costo permito por el donante y existe presupuesto?•Contribuye la compra al cumplimiento de objetivos del proyecto? Al POA?

Autorización El proceso de

revisar y aprobar transacciones (incluyendo desembolsos de cheques, distribución de propiedades, aprobación de ingresos, etc.)

Autorización – Qué significa su firma?

Usted ha examinado la exactitud, integridad y corrección de los documentos.

Usted está de acuerdo con la información.

Usted tiene una base para estar de acuerdo (usted -no quien lo preparó- ha verificado la información pertinente).

Usted acepta la responsabilidad total.

Actividades de Control

•Revisión

•Comparación de Presupuesto vs Gastos •Comparación de lo actual vs lo anterior•Investigar deficiencias (% de avance)•Revisar el cumplimiento del plan de desembolsos del Donante•Revisar el estado de los subconvenios

Acciones de Información & Comunicación

Información a la gente adecuada con el nivel adecuado de detalle en el tiempo adecuado.

Comunicación de planes, indicadores de desempeño, y expectativas. Se usan métodos formales para comunicar las políticas y procedimientos. El manejo de las comunicaciones y acciones son consistentes con las

políticas. Los empleados se mantienen informados de los asuntos importantes

(internos y externos) y son capaces de comunicar los problemas hacia arriba. La información es evaluada de acuerdo a su importancia Los empleados son alentados para proveer recomendaciones para mejorar. La gerencia responde a tiempo. La información es compartida libremente con los auditores internos y

externos.

Amenazas al Control Interno

Desautorización de la Gerencia Acceso a los bienes (incluyendo información) Procedimientos que enfatizan la forma y no el

contenido (p.e. aprobación sin revisión de la documentación correspondiente)

Conflictos de Interés (La lealtad del empleado está dividida)

Maneras de Controlar el Riesgo

Apoyar al cumplimiento de políticas y procedimientos de control interno

Asegurar los gastos tienen relación directa con objetivos, metas y actividades del proyecto

Conocer las regulaciones de Donantes y el presupuesto

Verificar contínuamente los avances programáticos y presupuestarios

Hacer acciones preventivas y correctivas a tiempo

Establecer un alto sentido ético, que incluya la intolerencia a las irregularidades y al no cumplimiento de los procedimientos establecidos

Maneras de Controlar el Riesgo

Responsabilidades del Gerente/ Director y Coordinador

Mantener una actitud positiva con respecto al cumplimiento de reglas, regulaciones y políticas

Estar alerta para detectar síntomas de actos errados

Dar el ejemplo

Resumen

Los controles internos son acciones tomadas por los empleados para ayudar a la organización a lograr sus objetivos

El mejor control es la Cultura de Control-Consciente establecida por la Gerencia

Los controles son responsabilidad de cada uno, pero su manejo necesita un monitoreo reforzado y contínuo

Una estructura de control sólida es esencial para una organización empoderada