SISTEMA DE CODIFICACIÓN

NM040201

Más adelante veremos el PR4202 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN y los procedimientos incluidos en él, que tratan sobre la elaboración, gestión y control de la documentación y de los registros. Mientras tanto, podemos funcionar con algunas pautas generales sobre codificación que pasaremos a comentar a continuación. Hay que codificar la documentación que estamos elaborando de acuerdo a los criterios de la NM420201.

Hemos de buscar unos CRITERIOS DE CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

NM420201

DIAGRAMA DE FLUJO

Esto no significa que debamos entrar en una fiebre codificadora. Hay que hacerlo dentro de los márgenes que nos marca la norma NM420201. Se codifican los documentos más importantes del sistema: procedimientos, métodos, normas, listados: PR, ME, NM, LI, PC, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Manual de Calidad MCProcedimientos PREspecificaciones SPPlan de control PCAcciones inmediatas AINormas NMModelos / Formularios MDMétodos MEListados LIDocumentos DC

MC: MANUAL DE CALIDAD

Describe el sistema de gestión de la calidad de una organización.Se concreta en actuaciones básicas mediante el Manual de Procedimientos.Y se vuelve operativo a través de: Especificaciones, Planes de control, Métodos, Normas, etc.

PR: PROCEDIMIENTO

Describe los procedimientos que conforman el sistema de gestión de la calidad. Intenta describir todo aquello que alguien desconocedor del mismo debería saber para poder realizarlo.

SP: ESPECIFICACIONES

Establecen los requisitos que deben cumplir los servicios, describiendo sus características, así como los procesos de prestación.

PC: PLAN DE CONTROL

Establecen las características de calidad a medir en los servicios y procesos, los indicadores, objetivos, la frecuencia, medio y método de medición y sus responsables.

AI: ACCIONES INMEDIATAS

Es una previsión de desviaciones que pueden surgir durante el proceso.Se indican las posibles causas de la desviación y qué acciones se deben tomar en cada caso.

ME: MÉTODOS

Son procedimientos sencillos o que afectan a una actividad/persona que establecen cómo hacer determinada actividad.

LI: LISTADOS

Documentos utilizados para registrar, en forma de listado, los distintos tipos de documentos, materiales, etc.

NM: NORMA

Pueden ser directrices, orientaciones, criterios o modelos que deben tenerse en cuenta para realizar una actividad. También, pueden indicar cómo deben elaborarse determinadas carpetas o documentaciones, qué papeles u hojas deben contener, etc.Aportan siempre PAUTAS de cualquier tipo para ejecución de una actividad, en muchas ocasiones van acompañadas de algún formulario y se codifican según: NMXXYYZZEjemplos: Criterios a seguir en las reuniones de evaluación, guía para elaborar programaciones...

DC: DOCUMENTOS

Son informes, guías, textos o documentos singulares del centro (Misión, Plan Anual...), es decir, se pueden identificar porque son únicos.Un documento puede ser interno o externo.Los documentos se identifican de dos maneras: por su título y versión vigente o por una codificación que se le asigne (DCXXYYZZ).Ejemplos: PEC, PCC, Misión, Plan Anual, Programación...

MD: MODELO / FORMULARIO

El formulario se codifica MDXXYYZZ y es un documento para ser cumplimentado, un documento “vacío” (plantilla), con huecos para rellenar, sobre el que se escribe generando diferentes registros.La norma establece las pautas a seguir y el formulario permite cumplimentar algún tipo de documento siguiendo dichas pautas.Ejemplos: cuaderno del profesor, documento base para la programación, encuestas, etc.

MD: REGISTROS

Hay una serie de documentos, de formularios, que sirven para recoger información, datos o resultados de las actividades.

Demuestran que una actividad se ha llevado a cabo, en qué condiciones, bajo qué responsabilidad, con qué resultados, etc.

Cuando un MD está cumplimentado se convierte en “Registro” que es archivado por el responsable durante un período determinado.

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DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO SEGÚN ISO 9.000

REGISTROS DE LA CALIDAD

MANUAL DE LA CALIDAD

INSTRUCCIONES OPERATIVAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA

LA NORMA ISO9001 ESPECIFICA LOS REQUISITOS PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA DAR CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS

DEL CLIENTE.

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos generales

4.2 Requisitos de la documentación

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la dirección

5.2 Enfoque al cliente

5.3 Política de la calidad

5.4 Planificación

5.5 Responsabilidades, autoridad y comunicación

5.6 Revisión por la dirección

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de recursos

6.2 Recursos humanos

6.3 Infraestructura

6.4 Ambiente de trabajo

7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.1 Planificación de la realización del producto

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.3 Diseño y desarrollo

7.4 Compras

7.5 Producción y prestación del servicio

7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición

8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento y medición

8.3 Control del producto no conforme

8.4 Análisis de datos

8.5 Mejora

REQUISITOS DE LAS NORMAS ISO 9.001

REQUISITOS DE CALIDAD

REQUISITOS DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

(MC)

MANUAL DE CALIDAD

(MC)

MCMC

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

(PR)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

(PR)

PR 7401PR 7401

ESPECIFICACIONES(SP)

ESPECIFICACIONES(SP) SP 740101

SP 740101

PLANES CONTROL(PC)

PLANES CONTROL(PC) PC 740101

PC 740101

A. INMEDIATAS(AI)

A. INMEDIATAS(AI) AI 740101

AI 740101

NORMAS(NM)

NORMAS(NM) NM 740101

NM 740101

MODELOS(MD)

MODELOS(MD) MD 740101

MD 740101

MÉTODOS(ME)

MÉTODOS(ME) ME 740101

ME 740101EJEMPLO

NM 74 01 01NM 74 01 01

Tipo documento

(NORMAS)

Nº del Requisito

Nº del PR Nº del documento

Se reflejan en:

Se concreta en actuaciones básicas mediante:

SISTEMA DE CALIDAD ESQUEMA OPERATIVO

SISTEMA DE CALIDAD ESQUEMA OPERATIVO

LISTADOS(LI)

LISTADOS(LI) LI 740101

LI 740101

DOCUMENTOS(DC)

DOCUMENTOS(DC) DC 740101

DC 740101

Se vuelve operativo a través de:

PR7401 ComprasNM740101 Fechas para ComprasNM740102 Condiciones para la Solicitud de OfertasME740101 Fases y Método de ComprasMD740101 Propuesta de PedidoMD740102 Hoja de PedidoMD740103 Solicitud de OfertaMD740104 Informe de Valoración de OfertasLI740101 Listado de Materiales del Centro  PR7402 Verificación de ComprasMD740201 Registro de verificación de compras

AlbaranesFacturas 

PR7403 Selección y evaluación de proveedoresLI740301 Listado de Proveedores MD740301 Informe de Evaluación de ProveedoresMD740302 Informe de ControlMD740303 Comunicación de Proveedor AceptadoMD740304 Comunicación de Derogación Proveedor Aceptado

EJEMPLO: 7.4 COMPRAS