sistema cero papeles para la revisiÓn de correspondencia del banco cofiec s.a. proyecto de tesis...
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SISTEMA CERO PAPELES PARA LA REVISIÓN DE CORRESPONDENCIA DEL
BANCO COFIEC S.A.
Proyecto de Tesis previa a la obtención del título de:
Ingeniero en Sistemas e Informática
Autor: RAUL FERNANDO GARCÉS GARCÍA
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SISTEMA CERO PAPELES PARA LA REVISIÓN DE CORRESPONDENCIA DEL BANCO COFIEC S.A.
AGENDA DE TRABAJO: Introducción Problemas Solución Objetivos del Proyecto
Objetivo General Objetivos Específicos
Marco Teórico Diseño del Sistema Presentación del Sistema Pruebas Resultados Finales Conclusiones y Recomendaciones
Proyecto de Tesis Raúl Garcés García
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INTRODUCCIÓN
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Servicio Interno
Servicio Externo
Servicio Externo
Servicio Externo
Servicio Interno
Servicio Interno
Servicio de Revisión de
Correspondencia Interna
Recepción Envío
proceso
proceso
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
PROBLEMAS:
Pérdida de documentos en papel durante las revisiones
Tiempos excesivos debido a la revisión serial
Incumplimiento con el tiempo de revisión establecido
No existía control y seguimiento de un documento
Uso desmesurado del papel
No existía respaldo digital de documentos
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PROPUESTA
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
SOLUCIÓN:
SISTEMA CERO PAPELES QUE PERMITA DIGITALIZAR LA
CORRESPONDENCIA INTERNA DE BANCO COFIEC.
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OBJETIVOS
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar un sistema cero papeles, para brindar una solución tecnológica a Banco COFIEC S.A. que evite la dependencia y manipulación de documentos en papel durante los procesos de recepción y envío de documentos, reduciendo tiempos en el servicio de revisión de correspondencia interna.
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OBJETIVOS
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Investigar y analizar procesos de digitalización de documentos y filosofía cero papeles para aplicar en la implementación de un sistema cero papeles.
Crear una aplicación web cero papeles que permita la revisión de correspondencia mediante documentos digitales.
Generar un archivador digital central que permita almacenar documentos de correspondencia interna de Banco COFIEC S.A. de manera digital.
Desarrollar el sistema cero papeles para la revisión de correspondencia en un plazo de diez meses.
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MARCO TEORICO
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Proceso de Recepción de Documentos de Correspondencia
mensajero
externo
Toda la correspondencia
Administrador
Sello de orden de revisión
Sello ID del documento
BD
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MARCO TEORICO
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Proceso de Recepción de Documentos de Correspondencia
Administrador
Original
Copia 1
Copia 2
Dpto. Legal
Pres. Ejecutiva
Vicepres. Sistemas
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MARCO TEORICO
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Proceso de Envío de Documentos de Correspondencia
Dpto. Legal Administrador
Sello ID del documento
BD
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MARCO TEORICO
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Proceso de Envío de Documentos de Correspondencia
Dpto. Legal Administrador
Original
Copia 1
Copia 2
mensajerorecibido
Copia 2 con recibido
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MARCO TEORICO
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Principios de Calidad Total
Cinco Ceros (Cero despilfarros)
Cero PapelesFilosofía Oficina
Cero Papeles
Proceso de Digitalización
de Documentos
actividad
actividad
Conversión de Documentos Análogos a
Digitales
Gestión del Documento Digitalizado
CALIDAD TOTAL - OFICINA CERO PAPELES – ARCHIVOS DIGITALES
CalidadCalidad Total
Mejora Continua
Conjunto de características, propiedades y cualidades que tiene un servicio; cuyo fin es la satisfacción del usuario.
Sistemática que permite la empresa dar satisfacción al usuario utilizando todos los recursos disponibles para crear servicios de calidad
Lograr la satisfacción del clienteImplicación y apoyo de la EmpresaParticipación y cooperación del personalMejora continua e innovaciónCapacitación permanenteSe pretende lograr el
objetivo de los cinco cerosCero defectos
Cero averíasCero stocksCero retrasos
Eliminación del bolígrafo y papel, respetando un modelo donde exista en la oficina una mesa, una silla y un ordenador
La transferencia de archivos en papel a formato digital
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MARCO TEORICO
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Esquema de Almacenamiento de Documentos Digitales
escáner Computadora del administrador
001011010
Doc de
papel
Convierte el
documento de
papel en
documento pdf
Aplicación Web Cero Papeles
digital.pdf
Directorio Maestro
Servidor de Aplicaciones
001011
010110
101101
101010digital.pdf
La aplicación web
cero papeles toma
el documento
digital.pdf del
directorio maestro
Almacena la información
convertida en un campo binario de
una tabla de la base de datos
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MARCO TEORICO
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Esquema de Visualización de Documentos Digitales
Computadora del usuario
Aplicación Web Cero Papeles
Servidor de Aplicaciones
001011
010110
101101
101010doc.pdf
Descarga la información binaria de
un determinado documento que se
encuentra en el campo binario de
una tabla de la base de datos
Visualiza el documento
almacenado en la base
de datos
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MARCO TEORICO
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OOHDM: Object Oriented Hypermedia Desing Metod
Metodología orientada a objetos hipermedia que diseña de una manera fácil, simple y eficaz aplicaciones web usando lenguaje UML siguiendo un proceso conformado por cinco etapas
Obtención de Requerimientos
Modelo Conceptual
Diseño Navegacional
Interfaz abstracta
Implementación
Planteamiento de requerimientos (IEEE 830)Identificación de actores, roles y tareasEspecificación de escenariosEspecificación de casos de usoEspecificación de UIDs
Diagrama de ClasesDiagramas de secuencias de cada caso de uso
Aplicación del Diseño Navegacional: Diagrama de Contexto Navegacional de cada caso de uso y uno general.Esquema de Clases Navegacionales: Combinación del modelo conceptual y diagrama de contexto navegacional
ADVs (Abstract Data View) DesarrolloPruebas
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MARCO TEORICO: OOHDM INTERACCIÓN ENTRE ETAPAS
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DISEÑO DEL SISTEMA
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System
Usuario Administrador
Ingresar Documentos
Modificar Documentos
Iniciar Sesion
Cambiar Clave
Enviar Mail
Ingresar Responsables
Revisar Reportes
Revisar Correspondencia
Buscar Documentos
<<extend>>
<<include>>
<<include>>
Eliminar Documentos
<<include>>
CASOS DE USO
Ver Diagrama de Clases
Ver Diag de Secuencia
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DISEÑO DEL SISTEMA
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MODELO DE BBDD
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DISEÑO DEL SISTEMA
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Ver Diag. Contexto General
Ver Esquema de Clases Navegacionales
DIAGRAMA DE DESPLIEGUE NAVEGACIONAL
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DISEÑO DEL SISTEMA
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ADVs
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IMPLEMENTACION
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PRESENTACION DEL
SISTEMA
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IMPLEMENTACION
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• PRUEBAS DE RESISTENCIA
• PRUEBAS DE RENDIMIENTO
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ANEXO D: Resultados de la Encuesta
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Usuario Tiempo Uso % Aceptación Nuevo Sistema Grado de Satisfacción
1 (admin) De uno a tres meses 100% 9
2 Menos de un mes 75% 9
3 Menos de un mes 75% 9
4 Menos de un mes 75% 8
5 Menos de un mes 75% 9
Promedios 80% 8,8
RESULTADOS SOBRE CALIDAD
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ANEXO D: Resultados de la Encuesta
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
RESULTADOS SOBRE EFICIENCIA
sin el sistema con el sistema05
10152025303540455055606570
No.
de
Doc
unen
tos
Número de Documentos Iniciados para su Respectiva Revi-sión en una semana
sin el sistema con el sistema0
2
4
6
8
10
12
14
No.
de
Doc
umen
tos
Número de Documentos Revisados y Finalizados el Proceso de revisión en una semana
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ANEXO D: Resultados de la Encuesta
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
RESULTADOS SOBRE EFICIENCIA
usuario 1 usuario 2 usuario 3 usuario 4 Promedios
Sin el sistema 3 3 3 3 3
Con el sistema 8 8 13 13 10.5
0.5
1.5
2.5
3.5
4.5
5.5
6.5
7.5
8.5
9.5
10.5
11.5
12.5
13.5
Documentos Revisados por Usuario en una semana
No.
de
Doc
umen
tos
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ANEXO D: Resultados de la Encuesta
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
RESULTADOS SOBRE EFICIENCIA
Docs Iniciados Docs Finalizados Docs Rev x usr
% Eficiencia sin el sistema
75 23.0769230769229 28.5714285714286
% Eficiencia con el sistema
100 100 100
5
15
25
35
45
55
65
75
85
95
Gráfico comparativo de la Eficiencia en el Servicio de Revisión de Correspondencia interna
% E
ficie
ncia
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CONCLUSIONES
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Implementación del proceso de digitalización y de la aplicación web; una solución tecnológica adecuada para el servicio de revisión. Anexo D.
El sistema permitió aumentar la cantidad de documentos revisados, incrementando la eficiencia del servicio de revisión; evitando la dependencia del papel, mejorando la calidad del servicio. Anexo D.
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CONCLUSIONES
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Es un sistema de respuesta rápida, que permite la revisión de documentos sin alteraciones durante la ejecución de procesos simultáneos.
El sistema cero papeles ayudan a las Empresas a preservar documentos por varios años.
El desarrollo duró diez meses; cumpliéndose con el tiempo establecido. Los tiempos adicionales se utilizaron para pruebas e implementación.
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CONCLUSIONES
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Generar archivador digital central que almacena documentos digitales en la base de datos, permitiendo al administrador tener respaldos, eliminando completamente la pérdida de documentos.
El sistema y el archivo central digital, durante los procesos de revisión y envío, permiten al administrador el control y la seguridad total de la correspondencia.
El sistema cero papeles permite las revisiones en paralelo de correspondencia entre usuarios.
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CONCLUSIONES
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OOHDM se utilizó para el diseño y desarrollo eficaz de la aplicación web, obteniendo los requerimientos y su representación de manera fácil y rápida.
JDeveloper 11g facilitó el desarrollo y la creación de la aplicación web ya que es una herramienta fácil y amigable para quien programa en J2EE, JSP, JSF, ADF, HTML, JAVASCRIPT.
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RECOMENDACIONES
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
El uso de sistemas cero papeles son recomendables para mejorar la calidad en los procesos de cualquier servicio, aminorando el uso excesivo de papel así como burocracia innecesaria.
Se recomienda el uso del sistema cero papeles para organizar digitalmente documentos de correspondencia desordenados y en mal estado por el uso de archivadores gigantescos y obsoletos.
Es recomendable la creación de un archivador digital central para mantener respaldos de documentos; que por su importancia, se encuentran expuestos a pérdidas y deterioro.
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RECOMENDACIONES
Sistema Cero Papeles para la Revisión de Correspondencia del Banco COFIEC S.A. Raúl Garcés García
Se recomienda a las empresas grandes, medianas y pequeñas implementar los sistemas innovadores cero papeles, para preservar el eco sistema, y evitar la tala indiscriminada de bosques
La Escuela Politécnica del Ejército debería incluir en el aprendizaje de la programación orientada a objetos la herramienta Oracle JDeveloper 11g, debido a su importancia y fácil entendimiento en la enseñanza de lenguajes J2EE, JSP, JSF, ADF; al igual que la herramienta Oracle Data Base 10g, para la enseñanza de la administración de base de datos Oracle, por su importancia e incidencia actual en la administración de datos utilizada a nivel mundial.