simplificación de procesos de negocio
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Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
Conforme los procesos, la toma de decisiones y la tecnología seincrementan, estos crean una sobrecarga de complejidad, y
debido a esto, el enfoque estratégico de la simplificación en lasorganizaciones es cada vez mayor.
SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
Simplificación deProcesos de Negocio
Examina la eficiencia y efectividad de los procesos más críticos de unaorganización. Es clave para ofrecer la más alta calidad de producto/servicio, con el mejor tiempo de entrega y el mejor costo competitivo.
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
Simplificación de Procesos de Negocio permite eliminar desperdicios, tiempos de espera innecesarios, reportes, traspasos y autorizaciones, disminuye la burocracia al mismo tiempo que se asegura la integridad del proceso.
• Relevante
• Fácil de encontrar
• Fácil de entender
• Fácil de implementar
• Eficiente
Un proceso simple tiene que ser:
Ícono: highlighter by Sma-rtez / search bar by Lucid Formation / implementation by Takao Umehara / efficient by Marie Van den Broeck from the Noun Project
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
Los impulsores para simplificarlos procesos de negocio se
pueden clasificar en:
1. Impulsores tecnológicos(nuevos sistemas, innovación, etc.)
2. Impulsores de negocio(costo, calidad, recursos, innovación,estrategia global)
3. Impulsores de clientes(percepciones, quejas, brechas deconocimiento)
Impulsores de la Simplificación de Procesos
circuit board by Cosmin Petrisor / Business Connection by Francisca Arévalo / shopper by Fiona OM from the Noun Project
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
1. Limpia la maleza
Si puedes recortar algunas tareas simples, crearás espacio paraconcentrarte en oportunidades de simplificación más sustanciales.
ícono by Luis Prado
• Reglas sin sentido
• Actividades de poco valor
• Cosas que quitan tiempo
Desazte de:
¿Cuántas personas son necesarias para revisar y autorizar gastos?
¿Cuantas veces hay que revisar una presentación antes de que sea aprobada?
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
2. Toma una perspectiva de afuera hacia adentro
¡Agrega valor a tus clientes!
ícono by Felisberto Piazza
La simplificación debe de ser impulsada por la necesidad de agregar valor a tus clientes,
ya sean internos o externos. Un paso clave en el proceso es clarificar proactivamente qué
es lo que nuestros clientes (internos y externos) realmente quieren y qué puedes hacer
para entregárselos de la mejor manera.
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
3. Prioriza, Prioriza, Prioriza
Una de las claves para la simplificación es averiguar qué es
realmente importante (y qué no lo es), y continuamente
reevaluar la lista de prioridades conforme se agreguen
cosas nuevas.
ícono by www.yugudesign.com
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
4. Toma la ruta más corta
ícono by Takao Umehara
Una vez que está claro que estás trabajando sobre las cosas correctas, elimina los pasos extras en los procesos centrales
¿Dónde hay loops extraños, redundancia y oportunidades?
Haz tus procesos tan esbeltos (lean) como sea posible.
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
Utiliza la retroalimentación y resolución de conflictos de manera constructiva para mantener a tus colegas (y a ti mismo) honestos acerca de sus comportamientos personales que puedan
causar complejidad.
5. Deja de ser tan amable
ícono by Lizzy Gregory
Uno de los patrones que causa o empeora la complejidad es la tendencia de nodecir nada acerca de las malas prácticas.
EVITA: • Juntas excesivas • Tareas que no son claras • Correos innecesarios • Exceso de análisis u otras malas prácticas.
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
6. Reduce niveles e incrementa tramos de control
Otra fuente de complejidad es la tendencia estructural de agregar capas de administración, lo cual frecuentemente conlleva a que haya gerentes a cargo de una o dos personas.
Revisa de manera periódica la estructura organizacional y encuentra manerasde reducir los niveles y la administración e incrementar los tramos de control.
Mantente alejado del micromanaging.
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
7. No dejes que la maleza vuelva a crecer
ícono by Ángel Santos Freyta
Cuando creas que ya lo tienes solucionado, repite los pasos del 1 al 6 nuevamente.
La complejidad es como la hierba en un jardín, siempre regresa.
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
¿Cómo lo hacemos?
• Priorizando procesos
• Soluciones innovadoras comienzan encontrando los problemas correctos a solucionar.
Equipo Principal:
Equipo de simplificación de Procesos #1 Enfocado en soluciones
Equipo de simplificación de Procesos #2 Enfocado en soluciones
Equipo de simplificación de Procesos #3 Enfocado en soluciones
Equipo de simplificación de Procesos #4 Enfocado en soluciones
se enfoca en seleccionar ypriorizar los enunciados de
los problemas.
Incluso con una metodologíaefectiva, es casi imposible lograr
el mejor resultado sin laspersonas y los equipos
adecuados analizando elproblema.
Conformación de Equipos
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
Salvo que tengamos métricas base muy bien establecidas, todo se reducirá a percepciones acerca de cuál es el problema y en dónde está. Una opción puede ser:
• Preferencia de los líderes (impulsores estratégicos)• Encuestas masivas• Percepciones e instinto del Equipo Principal
Proceso bien definido + Simplificación basada en Lean = Proceso Simplificado
Bases delEquipo de
SP
Facilitador
¿Existe ya unproceso?
siMapear la situación
actual
Simplificar el estado actual del proceso
Analizar la diferencia
Implementación
no
Mapear lasituación ideal
¿Cómo priorizar los procesos?
Mejorando Negocios, Transformando Vidas.
• Ahorro de costos directos de 20% a 30%.
• Reducción de los ciclos de tiempo.
• Incremento de la calidad.
• Aumento de la productividad en más de un 60%.
• EVA (Valor Económico Agregado) por empleadoaumenta más de un 80%.
Una Simplificacion en los Procesos de Negocio genera:
