EJEMPLO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA KANBAN DE GESTIÓN

DEL FLUJO DE TRABAJO EN UNA STARTUP ONLINE

ioPlanto

Simone Brighina2014

CONTEXTO:

ioPlanto es una Startup española: una herramienta online para el cuidado de plantas que incluye desde el seguimiento

del riego hasta una faceta más social definida como “El Linkedin de las plantas”.

Simone Brighina

Con el fin de mejorar la organización del trabajo, la gestión del equipo de forma remota, mantener un flujo

de trabajo constante y maximizado, se requiere la introducción de la metodología Kanban.

Luis: Programador de la Plataforma. Lleva unos meses en el equipo pero ya conoce el proyecto y el código a la perfección.

Clara: Experiencia de Usuario. Lleva igual que Luis en equipo. Clara prepara a Luis las interacciones y los diseños, revisa todo el trabajo de Luis. Trabajan mano a mano.

Carlos: Diseño y Funcionalidad. Carlos hace de enlace entre la parte de negocio y la parte de producción. No trabaja con Clara y Luis al 100% pero si supervisa el trabajo, lo valida y ordena las prioridades.

Mario: Analítica y Redes Sociales. No trabaja con el equipo de desarrollo pero si revisa aquellos elementos que tienen o pueden tener impacto en su campo. Además pide cambios puntuales para la mejora de sus datos al equipo de desarrollo.

EQUIPO DE DESARROLLO:

Simone Brighina

TAREAS En este momento el equipo de desarrollo está centrado en:

Tareas de Mantenimiento Tareas de Renovación de la zona de gestión interna de la plataforma Tareas de realización de Nuevas Funcionalidades para los usuarios de

ioPlanto.

Con la introducción de la metodología Kanban será necesario que una persona se encargue de velar su implantación, en lo especifico habrá que asegurar la aplicación de:

Utilización Tarjetas Kanban completas con toda la información requerida Utilización Tablero Kanban y ventajas visuales asociadas Puesta en marcha de las Reuniones necesarias

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ROLES Kanban no define unos roles específicos, pero su introducción implica

la necesidad de que alguien se encargue de implantar los cambios necesarios para completar la transición hacia la nueva metodología.

Este rol puede ser asumido por:

La persona precedentemente encargada de gestionar el proyecto. Podrá ser creada una nueva figura dedicada. Podrá ser delegada esta tarea a un miembro del equipo

preexistente (no aconsejado por problemas de gestión del tiempo y posible generación de conflictos).

Cada equipo podrá elegir la solución que mejor se adapte en base a la organización preexistente y la disponibilidad de personal.

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DISEÑO DE TARJETAS KANBAN

Nombre Proyecto

Titulo tarea: Código tarea:

Descripción Tarea: Lead Time

Indicador deBloqueo:

Dependencia con otras tareas: Indicador retraso:

Fecha entrada: Fecha Limite: Opcional: depende de la tarea

Avatar:

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Cada tarea se registrará en una tarjeta Kanban que se posicionará en el tablero Kanban con el fin de permitir un seguimiento visual de la diferentes fases de

desarrollo y así alcanzar una mas eficiente gestión de la productividad del equipo.

EJEMPLO DE TARJETA KANBAN

ioPlanto

Titulo tarea: Añadir Tag en las fotos Código tarea: TAG001

Descripción Tarea: Como usuario debo poder asignar TAGs en las fotos, elegirlos de un listado predeterminados, añadir manualmente nuevos TAGs si necesario.Categorías de TAGs básicas: Nombre plantas, Nombre semillas, Tipo de tierra, Tipo de cultivo, Tipo de maceta.

Lead Time: 5 dias

Indicador deBloqueo:

Dependencia con otras tareas: IMG001: Cargar imágenesIMG002: Asignar imágenes a la cuentaIMG003: Visualizar imágenes

Indicador retraso:

Fecha entrada: 08.12.2014 Fecha Limite: 12.12.2014 Avatar:

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Lead Time: tiempo transcurrido desde que una tarea llega a nosotros hasta sea entregada al cliente.

Cycle Time: tiempo que transcurre desde que empezamos a trabajar en una tarea, hasta que sea finalizada (no aparece en la tarjeta pero sirve para poder definir correctamente el Lead Time)

Indicador de Bloqueo: se añadirá un Post-it de color rojo en caso que una tarea quede bloqueada por problemas que el singlo miembro del equipo no consiga resolver. Puede que necesite ayuda para llevar a cabo su trabajo tanto como necesite la intervención de otros interlocutores con conocimientos diferentes. En casos de bloqueos prolongados será necesario discutirlos en una reunión dedicada.También es posible elegir añadir una tabla adicional para el estudio de los bloqueos y duplicar allí la tarjetas con el fin de mejorar la resolución de los problemas que bloquean el trabajo en las fases iniciales de implantación.

Indicador de retraso: se añadirá un Post-it de color naranja en caso que una tarea tenga que retrasarse respecto al plan de acción previsto

WIP = Work In Progress: definido el la siguiente diapositiva

DEFINICIONES Y LIMITES

Simone Brighina

Indica el numero máximo de tarjetas admitidas por cada columna

Es esencial poder establecer el WIP especifico por cada columna y configurado en base al tipo de proyecto y al equipo que utilizará el tablero.

La idea se basa en evitar desperdicios de tiempo y esfuerzo (concentración, cambio de herramientas, trabajo dejado a medias, etc…) debidos al cambio de una tarea a otra.

El WIP ideal para la máxima productividad sería 1, pero hay que tener en cuenta que pueden provocarse bloqueos que necesiten la intervención de ayuda externa: en este caso, para no parar el flujo de trabajo, habrá que poder acceder a otra tarjeta mientras se espera la ayuda necesaria para eliminar el bloqueo.

Se aconseja empezar con un WIP = 2 y con el tiempo llegar al WIP adaptado específicamente por cada columna, siempre teniendo presente que un WIP mas bajo aumenta la productividad.

En caso de problemas estructurales y bloqueos recurrentes, en lugar de utilizar un WIP elevado se aconseja añadir la columna Buffer: esto permite insertar tarjetas con un prioridad secundaria a la de la columna principal que se utilizarán en casos extremos cuando el limite del WIP sea alcanzado.

IMPORTANTE: en caso de utilización excesiva de la columna Buffer será necesario abrir un proceso de análisis exhaustivo de la organización para revisar los roles, los WIP y los DOD definidos.

WIP = WORK IN PROGRESS

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Tablero Kanban ioPlantoTareas Análisis Diseño Buffer Desarrollo Verificación Finalizado

En proceso

Terminado En proceso

Terminado En proceso

Terminado En proceso

Terminado

WIP: WIP: WIP: WIP: WIP: WIP: WIP: WIP: WIP: WIP: WIP:

DOD: DOD: DOD: DOD:

DISEÑO DEL TABLERO KANBAN

NOTA: para favorecer el acceso al tablero en el caso de que un miembro del equipo pueda no estar presente físicamente se aconseja replicar el tablero de forma virtual utilizando una herramienta online que permita su acceso desde diferentes sitios. Un ejemplo gratuito y completamente configurable puede ser http://leankit.com/.

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Las tarjetas siguen el Flujo de izquierda a derecha, nunca vuelven hacia atrás

ESTUDIO PROFUNDIZADO DE BLOQUEOS

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La tarjetas Kanban permiten una rápida visualización de los bloqueos gracias a los indicadores de bloqueos (en rojo) que se añaden a cada tarjeta en caso de que no se pueda seguir adelante con el trabajo.

Sobre todo en una primera fase de implantación, cuando la metodología necesita todavía arrancar y encontrar su encaje en la organización preexistente, podría surgir un elevado número de bloqueos y la consecuente necesidad de un estudio profundizado de su importancia e interrelación.

Para una mejor visualización, y también una posible priorización de los bloqueos a resolver, he dejado abierta la posibilidad de añadir un tablero adicional dedicado a la gestión de los bloqueos en una reunión especifica.

Esto permitiría poder replicar/duplicar las tarjetas bloqueadas (nuca hay que interrumpir el flujo de izquierda a derecha en el tablero), poniéndolas en orden de prioridad basada en el peso de los bloqueos y en la interrelación entre ellos.

De este modo se obtendrá un mejor efecto visual de todos los bloqueos agrupados con el fin de estudiar la priorización necesaria para maximizar la eficiencia durante el proceso de resolución de los bloqueos.

Una vez actualizados los elementos organizativos que puedan generar un numero elevado de bloqueos se podría eliminar esta tabla adicional y seguir utilizando solamente los indicadores de cada tarjeta dentro del tablero Kanban estándar.

DISEÑO DE TABLERO KANBAN CON TABLERO ADICIONAL PARA RESOLUCIÓN DE BLOQUEOS

Simone Brighina

REUNIONESAunque la metodología Kanban no requiere obligatoriamente la implantación de reuniones especificas, aconsejamos como mínimo la utilización de estas tres reuniones con el fin de mejorar el alcance del proyecto y la aplicación de la metodología:

Reunión Diaria: El objetivo será revisar el flujo de trabajo con el fin de eliminar bloqueos estructurales y/o comparar conocimientos para resolver bloqueos puntuales. Si necesario se pueden establecer pequeñas reuniones técnicas puntuales finalizadas a la resolución de bloqueos o dudas técnicas que necesiten un análisis conjunto.

Replenishment (o rellenado): debido a que el flujo de trabajo y, consecuentemente de tarjetas en el tablero, tiene que ser continuo y basado en un sistema Pull, será necesario alimentar el tablero con nuevas tarjetas que se pondrán en la cola de espera de la columna “Tareas”. En esta reunión se analizarán los nuevos requerimientos, se convertirán en tarjetas y se decidirá su priorización de modo de poder rellenar la cola en base al WIP de la columna “Tareas”.

Simone Brighina

Retrospectiva: estas reuniones son un elemento necesario para permitir el proceso de mejora continua durante la implantación y sucesiva evolución de la metodología Kanban utilizada. El objetivo es parar la maquinaria de trabajo y hacer que todos puedan aportar sus pensamientos y sus ideas de mejora. Para conseguir este objetivo se utilizan 3 preguntas guiadas:

• ¿Qué estamos haciendo bien? • ¿Qué estamos haciendo mal? • ¿Cómo podemos mejorar?

Las respuestas a estas preguntas permitirán clarificar soluciones de mejoras y traducirlas en planes de acción para que puedan ponerse en practica desde el día siguiente a la misma reunión.

El equipo decidirá la cadencia de la Retrospectiva, pero se aconseja como mínimo una reunión cada mes (en primeras fase de implantación también cada 2 semanas)

REUNIONES

Simone Brighina

THE END

Simone Brighinaes.linkedin.com/in/simonebrighina/

Esta presentación es fruto de una interpretación personal de la metodología Kanban que se encuentra todavía en fase de evolución constante. Cada uno es libre de decidir aplicar la metodología utilizando herramientas, roles, artefactos diferentes con el fin de adaptarla a cada situación, equipo o caso concreto. Igualmente espero pueda resultar útil para la difusión practica de la metodología o simplemente para su conocimiento a nivel teórico.

Para profundizar el tema es posible acceder al articulo relacionado: Quiero ser Ágil: ¿mejor Scrum o Kanban?