Sistemas de Gestión de Archivos y Museos

Belarmina Benítez de VendrellPosadas, Misiones (AR), 2005

Contenidos

1. Archivos y Museos.

3. Los archivos documentales.

5. Sistemas de gestión de archivos

1. Archivos y Museos

ArchivoArchivo

“Lugar donde se reciben, conservan, describen, administran y utilizan la archivalía y eventualmente documentos históricos.

Archivalía es el conjunto de documentos producidos o recibidos por una institución o individuos a partir de sus actividades y conservados orgánicamente.” (Manual de selección documental. Manuel Vázquez. Córdoba. CIDA, 1980)

1. Archivos y Museos

MuseosMuseos“Los museos están destinados a la

preservación, investigación y la comunicación de las evidencias materiales del hombre y su medio ambiente, esto es, su patrimonio cultural y natural”. (Vázquez, Manuel . Manual de selección documental. Córdoba. CIDA, 1980)

Semejanzas y diferencias entre archivos y museos

En: Lena Vania Ribeiro Pinheiro. Estructuras de información en Museos y Archivos [Curso]. Montevideo: CRNTI, 1999

ARCHIVO MUSEO

Tipo de documento Ejemplar único Ejemplar único

Tipo de conjunto Fondos (origen) Colección (función y contenido)

Productor Entidad Administrativa o individuo Actividad humana, individual

y/o colectiva

Tipos de producción Administrativa. Legal, jurídica,

funcional

Cultural, artística, funcional

Objetivo Probar, testimoniar Instruir, informar, entretener

Formas de ingreso al

fondo o colección

Pasaje natural, desde la fuente

creadora / productora

Compra, donación, canje,

fuentes múltiples

Público Entidad productora; público en general Público en general

2. Los archivos documentales 2.1. Concepto

Conjunto de documentos reunidos por las personas jurídicas, publicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, con una determinada finalidad: gestión administrativa, información, cultura, investigación.

Espacio físico donde se localizan los documentos.

Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondos.

2. Los archivos documentales2.1. Concepto

Son conjuntos orgánicos de documentos que reflejan el orden interno de la institución que lo origina.

Los documentos se producen como resultado del ejercicio de actividades concretas.

Tienen por finalidad testimoniar o probar un hecho determinado.

2. Los archivos documentales2.2. Clasificación

s/documentación o edad documental

Administrativo o de gestiónActivos

Central

Intermedio Pasivos

Histórico

2. Los archivos documentales 2.2. Clasificación

PúblicosSegún órgano productor

Privados

LocalesSegún ámbito geopolítico Provinciales

Regionales Generales

2. Los archivos documentales 2.3. Organización general

2. Los archivos documentales 2.4. Organización documental

PRINCIPIOS

BASICOS

• Conservación • Veracidad • Custodia en la Información • Reserva • Integridad • Respeto • Gestión • Honestidad• Calidad del Servicio

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento: Clasificación

Instrumento de Clasificación:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE FONDOS

OrgánicaFuncional

Tipos de clasificación: MixtaSistemática

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento: Clasificación

Dentro de cada serie, los documentos y expedientes que la componen deberán ser individualizados y agrupados según el orden en que se han producido y respetando la serie y subserie documental definida en el Cuadro de Clasificación Documental.

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento: Clasificación

Un sistema de clasificación elaborado a partir de las funciones y procedimientos de la UNISALLE y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo

Onomástica Geográfica De materias o temática

mixta

numérica cronológica alfabética

ORDENACIÓN

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento: Ordenación

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento

Signaturación y sellado

Datación

Numeración y foliación

Agregación

3. Sistemas de gestión de archivos3.1. Objetivos

Descripción y recuperación de documentos.

Control de la circulación de documentos.

Gestión del calendario de conservación/eliminación

Control del espacio disponible en el depósito.

3. Sistemas de gestión de archivos 3.1. Sistema de clasificación

Cuadro de Clasificación y calendario de conservación

Nombre de las secciones, series y subseriesCódigo de clasificaciónNivel jerárquico Normativa a la que está sujeta cada agrupación documental (ordenación interna, plazos de conservación, valor legal e histórico)

• Sistemas de gestión de archivos3.2. Gestión de los documentos

Módulo de descripción (define los tipos de registros)

Módulo de consulta

Módulo de visualización e impresión de documentos

3. Sistemas de gestión de archivos3.3. Gestión archivística

Transferencias

Cambios de soporte

Conservación / Eliminación

3. Sistemas de gestión de archivos3.3. Gestión del espacio

Codificación de depósitos

Estanterías disponibles

Unidades de instalación (cajas, legajos, etc.)

Volumen de altas y bajas

3. Sistemas de gestión de archivos3.4. Gestión de usuarios y préstamo

Consulta y préstamo interno

Investigadores externos

Temas investigados

3. Sistemas de gestión de archivos3.5. Estadísticas

Operaciones de préstamo y consulta

Estado documental

Estado de espacio físico