side form 20100420_funcionalidades_generales_v1.0

Catálogo cursos formadores

Funcionalidades generales SIDE

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Temario

1. Familiarización portal

2. Estructura interna documentación

3. Organización documentación

4. Inicio / Cierre de sesión

5. Búsqueda de documento

6. Auditoría de documento

7. Manejo de versiones

8. Ejemplos

Haga clic para modificar el estilo de título del patrónFamiliarización Portal

Estructura y disposición de elementos

Barra superior fija que contiene la insignia de PDI y pestañas correspondientes a cada módulo del Sistema (Sumario, Documentos Administrativos, LACRIM, Extranjería). Identifica adicionalmente el nombre del usuario conectado, opción para agregar vínculos al portal y una búsqueda simple y/o avanzada para los documentos contenidos en él.

El centro de la página, donde el usuario encontrará los accesos directos de mayor importancia tales como: Tareas de Usuario contiene el listado de tareas que el usuario debe completar.“Mi Unidad” donde, al hacer clic, se desplegarán las carpetas que albergan los distintos documentos base para cada proceso. Mis Documentos, contiene el listado de documentos modificados por el usuario.Documentos SIDE, contiene documentos relevantes del portal.Estado de Fuerza (Opcional), componente que permite actualizar el estado de fuerza para la unidad y genera el documento respectivo.

Barra lateral izquierda fija que contiene los accesos a los módulos e identifica la página en la que se encuentra situado el usuario durante la navegación.

Haga clic para modificar el estilo de título del patrónFamiliarización PortalContenido superior

Pestañas de navegación a las diferentes opciones del sistema. A través de ellas, se puede acceder directamente a los documentos administrativos, sumario, Lacrim, Unidades y al Sistema de Investigación Policial.

Identificación de usuario conectado

La visualización de las pestañas dependerá del perfil del usuario conectado.

Haga clic para modificar el estilo de título del patrónFamiliarización Portal

Contenido lateral

Barra lateral izquierda fija, la cual contiene los accesos a los módulos e identifica la página en la que se encuentra situado el usuario durante la navegación.

Haga clic para modificar el estilo de título del patrónFamiliarización PortalContenido principal

En la sección “Mis documentos” el usuario podrá encontrar accesos directos a los últimos documentos generados por él.

Acceso directo a los documentos relacionados a “Mi unidad” (a la cual pertenece el usuario en contexto)

Bandeja de entrada de las tareas asignadas al usuario conectado. Se mostrarán sólo aquellas tareas pendientes de realizar, indicando: tipo, tarea, vínculo del elemento y fecha de vencimiento.

Detalle sobre el estado de fuerza de la unidad según fecha. Esta sección se muestra dependiendo del perfil del usuario conectado


Temario








8. Ejemplos


Estructura interna documentación

Repositorio Unidad

Carpeta Tipo Documento

Agrupación

Carpeta

Documento

Documentos Asociados

Accesos directos a documentos

BRICRIM

Tipo 1:

OficioTipo 2:

Minuta

1 - 2000 2000- 3000 1 - 2000

Unidad1:Tipo1

100

Unidad1:Tipo1

2000

Unidad1:Tipo2

1001

U1-T1-100 U1-T1-2000 U1-T2-1001

U1-T1-100U1-T1-2000 U2-T2-2000



Repositorio Unidad


Agrupación

Carpeta

Documento



BRICRIM

Tipo 1:

OficioTipo 2:

Minuta

1 - 2000 2000- 3000 1 - 2000

Unidad1:Tipo1

100

Unidad1:Tipo1

2000

Unidad1:Tipo2

1001

U1-T1-100 U1-T1-2000 U1-T2-1001

U1-T1-100U1-T1-2000 U2-T2-2000

Cada unidad de la institución tendrá un repositorio centralizado, el cual es la raíz de la estructura.



Repositorio Unidad


Agrupación

Carpeta

Documento



BRICRIM

Tipo 1:

OficioTipo 2:

Minuta

1 - 2000 2000- 3000 1 - 2000

Unidad1:Tipo1

100

Unidad1:Tipo1

2000

Unidad1:Tipo2

1001

U1-T1-100 U1-T1-2000 U1-T2-1001

U1-T1-100U1-T1-2000 U2-T2-2000

El segundo nivel de la estructura corresponde a las carpetas nombradas según cada tipo de documento.



Repositorio Unidad


Agrupación

Carpeta

Documento



BRICRIM

Tipo 1:

OficioTipo 2:

Minuta

1 - 2000 2000- 3000 1 - 2000

Unidad1:Tipo1

100

Unidad1:Tipo1

2000

Unidad1:Tipo2

1001

U1-T1-100 U1-T1-2000 U1-T2-1001

U1-T1-100U1-T1-2000 U2-T2-2000

El tercer nivel de la estructura corresponde a la agrupación de carpetas.



Repositorio Unidad


Agrupación

Carpeta

Documento



BRICRIM

Tipo 1:

OficioTipo 2:

Minuta

1 - 2000 2000- 3000 1 - 2000

Unidad1:Tipo1

100

Unidad1:Tipo1

2000

Unidad1:Tipo2

1001

U1-T1-100 U1-T1-2000 U1-T2-1001

U1-T1-100U1-T1-2000 U2-T2-2000

El cuarto nivel de la estructura corresponde a la carpeta donde se almacenará el documento creado. El nombre de esta carpeta está dado por la combinación de: año-clase documento-correlativo. Ejemplo:2010-123-100



Repositorio Unidad


Agrupación

Carpeta

Documento



BRICRIM

Tipo 1:

OficioTipo 2:

Minuta

1 - 2000 2000- 3000 1 - 2000

Unidad1:Tipo1

100

Unidad1:Tipo1

2000

Unidad1:Tipo2

1001

U1-T1-100 U1-T1-2000 U1-T2-1001

U1-T1-100U1-T1-2000 U2-T2-2000

Es el documento creado por el usuario



Repositorio Unidad


Agrupación

Carpeta

Documento



BRICRIM

Tipo 1:

OficioTipo 2:

Minuta

1 - 2000 2000- 3000 1 - 2000

Unidad1:Tipo1

100

Unidad1:Tipo1

2000

Unidad1:Tipo2

1001

U1-T1-100 U1-T1-2000 U1-T2-1001

U1-T1-100U1-T1-2000 U2-T2-2000

Corresponde a accesos directos a documentos de otras unidades (o tipos) que han utilizado como base otro documento


Estructura interna documentaciónCaracterísticas

• Según el tipo, se podrán almacenar hasta 4.000.000 documentos por unidad.

• Cada documento podrá estar relacionado con hasta 2000 documentos.

• Navegación Bi-Direccional. Se podrá acceder tanto del padre a sus hijos, como de los hijos a su padre y hermanos.

• El documento no se moverá de su origen (Unidad de origen del documento), solo se accederá vía accesos directos al documento.


Temario








8. Ejemplos


Organización documentación

Ingresar a la unidad a la cual el usuario que está conectado pertenece.

1

El sistema despliega un listado con todas las carpetas de la unidad según el tipo de documento

2

Seleccionamos la carpeta donde se encuentra el documento base. En este caso “ActaCircunstanciada”

3

Seleccionamos la carpeta de un documento creado para ver su contenido asociado.

4


Temario








8. Ejemplos


Inicio de sesión

Para cambiar de usuario, haga clic en el nombre en contexto, seleccione “Iniciar sesión como usuario diferente”

Cuadro de autenticación para ingreso al portal

Ingrese la dirección web en la barra de dirección de su navegador Internet Explorer 7 (o superior).


Cierre de sesión

Seleccione “Cerrar sesión”. Confirme la acción en la ventana emergente que se despliega a continuación.


Temario








8. Ejemplos


Búsqueda de documentosBúsqueda avanzada

El usuario puede buscar archivos dentro del sitio accediendo a la página de búsqueda avanzada mediante la pestaña “Buscar”. La búsqueda permite al usuario seleccionar distintos criterios con los cuales realizar una búsqueda más rápida y acotada de la información disponible en el portal.

Por temas de rendimiento, los documentos creados actualmente, no aparecen inmediatamente en los resultados de la búsqueda avanzada. Para mitigar esto, se puede ir a la opción “Mis documentos recientes” en la página inicial del portal.


Temario








8. Ejemplos


Auditoría del documento

Cuando un documento es creado (modificado) y luego almacenado en la biblioteca correspondiente a la unidad, SIDE muestra el detalle de los usuarios que han interactuado sobre él. Con esto, se tiene un control

sobre las acciones realizadas en el documento.

El documento con nombre “SumarioBreve26” ha sido guardado en la biblioteca de la unidad JENAEX, dentro de la subcarpeta según el tipo de documento, en este caso, SumarioBreve y en la cual se encuentra la carpeta que contiene el documento.

1

El sistema registra el nombre de usuario que ha creado el documento. En este caso, “usuarioPDI2”

En caso que el documento sufra cambios, el sistema indica la fecha de modificación y el usuario que la hizo. En este caso “usuarioPDI4”

2

Cuando en la opción “Desprotegido para” aparece un usuario, significa que es ese usuario quien tiene el control sobre el documento. En caso contrario, el documento no está siendo modificado.

3


Temario








8. Ejemplos

Haga clic para modificar el estilo de título del patrónManejo de versiones

El manejo de versiones permite tener un control respecto a los cambios realizados sobre un documento. SIDE facilita la gestión y administración

a través de su opción “Historial de versiones”

Para ver el historial de cambios del documento, se selecciona el menú desplegable desde el nombre del documento almacenado

Luego se selecciona la opción “Historial de versiones”

Haga clic para modificar el estilo de título del patrónManejo de versiones

Listado con las diferentes versiones almacenadas para el

documento SumarioBreve26.

Se muestran desde la versión actual hasta la versión original

Indica la fecha en que se realizó la

modificación

Indica el nombre de usuario que realizó

la modificación

Indica el tamaño actual del documento

Observaciones asociadas

Dentro de las opciones de gestión de versión, sobre un documento se puede:• Eliminar• Ver • Restaurar


Temario








8. Ejemplos


EjemplosCómo ingresar al portal

Iniciar el navegador Internet Explorer 7 (o superior) e ingresar en la barra de direcciones, el enlace al sistema: http://songohan:136

1

Ingresar nombre de usuario y contraseña para entrar al sitio.

2

El portal despliega la pantalla inicial con las opciones según el perfil del usuario conectado.

3


EjemplosCómo realizar una búsqueda de documento

Ingresar al portal y seleccionar la opción “Buscar” en el menú superior.

Se despliega en el contenido central la pantalla el formulario de búsqueda avanzada. El cual dispone de una serie de filtros para personalizar y acotar la búsqueda según los parámetros ingresados.


EjemplosCómo realizar una búsqueda de documento

En este ejemplo se buscará todos los documentos que contengan el nombre “orden”

Para iniciar la búsqueda presione el botón “Buscar”

Se ingresan los filtros necesarios para realizar la búsqueda. Se debe ingresar al menos uno.

Y además se acotará para que busque todos aquellos que sean del tipo “Ordinario”


EjemplosCómo ver el contenido de una carpeta

Haga clic sobre el enlace “Mi unidad” para ver la estructura de carpeta de la unidad del usuario en contexto. Para el ejemplo: JENAEX

1

SIDE muestra un listado de carpetas según los tipos de documentos para la unidad JENAEX701020. Haga clic en la carpeta “ActaCircunstanciada” para ver su contenido.

2


EjemplosCómo ver el contenido de una carpeta

Al ingresar a la carpeta “Acta Circunstanciada” se encontrarán las carpetas de los documentos creados. Ingresamos a la carpeta [2009-63-4] para ver su contenido.

3

Al ingresar a la carpeta seleccionada en el paso anterior, se podrá encontrar el documento que ha sido creado con antelación.

4

En esta vista se puede auditar sobre quien ha actuado sobre el documento. Tanto en la creación como modificación.

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