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SIC
Resumen
Son apreciables los cambios que se han experimentado en la economía y la contabilidad dando lugar a las necesidades de la información, realizando un estudio profundo sobre el mejoramiento del sistema contable con el fin de conocer la situación real en que el ente económico se encuentra.
Sin olvidar que todo esta evolucionando y que la tecnología se esta tomando el mundo de los negocios, por lo tanto debe existir un progreso acorde a la evolución, características y rasgos del entorno en que opera.
Palabras clave: Sistemas de información; Intangibles; Capital intelectual; Tecnologías; Usuarios.
1. Introducción
Debido a la globalización la economía está creciendo a pasos agigantados, por tal razón la contabilidad se encuentra en un proceso de cambio ante el surgimiento de las nuevas necesidades de información para ser utilizada por los diferentes usuarios que se interrelacionan en el ambiente empresarial.
La competitividad juega un papel importante en la economía mundial, ya que esta, ha obligado a las empresas a implementar un sistema contable armónico que contribuya al crecimiento tanto de la empresa como del mercado, y así alcanzar un mejor nivel, para satisfacer las necesidades del entorno que exige calidad y confianza.
Las personas ajenas a la empresa comenzaron a encontrar en la información contable, una herramienta fundamental que los ayudaría a tomar sus propias decisiones, por ese motivo se han incrementado los usuarios de la información en un ente económico, pues anteriormente se conocía un solo usuario que era el propietario y hoy en día surgen múltiples usuarios tales como el estado, inversionistas, clientes, entidades decontrol, colaboradores, publico en general, entre otros.
Teniendo en cuenta los diferentes usuarios se han planteado discusiones interesantes en la presentación de la información, ya que surgen dos variables: suministrar información específica o general, dicho de otra manera dar a conocer información que interese a cada usuario exclusivamente o entregar informes que abarquen los intereses de todos los usuarios.
2. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.
La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.
El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.
El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones1.
(1) Sistema contable y nuevas necesidades de información. Alfonso A. Rojo Ramírez. Revista legis del contador #7. Pág. 23. 2001.
Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.
Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.
Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.
Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica" 2.
La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.
Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no" 3.
He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento)
y por ende crear un sistema de información que satisfaga las necesidades de los usuarios.
(2) Citado en: Perspectivas y retos de la educación del contador público. C.P. Zoraida Ramírez Gutiérrez. Pág. 3. 2001.
(3) Kaplan R.S y Norton D.P. Pág. 8.2001.
3. LOS INTANGIBLES
En el IAS 38 se define activo intangible como aquél identificable, no monetario y sin sustancia física, mantenido para el uso en la producción o venta de bienes y servicios, para alquilarlo a terceros o para propósitos administrativos4.
Entre los activos intangibles podemos mencionar algunos como: la creatividad, iniciativa, relaciones con los clientes, conocimiento, innovación, aprendizaje; estos no están valorados en los informes financieros.
Es entonces donde nace la necesidad de implementar un sistema de información más integral, es decir crear un modelo que permita darle reconocimiento a dichos activos.
Es por eso que hoy en día el capital intelectual es un elemento esencial para el éxito de toda organización.
Las empresas competitivas están dando valor a sus recursos intangibles y de esta manera incrementando su riqueza.
Esto es lo que esta marcando la pauta, ya que son pocas las empresas que están reconociendo dichos activos.
Los sistemas de información y contabilidad manejados frecuentemente en los entes económicos conducen a la medición de los beneficios en términos monetarios y por tal razón tienen una limitada capacidad para reflejar el valor y la importancia de los intangibles en la organización.
El capital intelectual se divide en: capital humano, capital estructural y el capital relacional.
El capital humano se refiere al conocimiento que poseen las personas y que son útiles para la empresa.
El capital estructural se refiere al conocimiento organizacional que tienen las personas de la empresa.
El capital relacional se refiere al valor que tiene para una empresa las relaciones que mantiene con el exterior y principalmente con los clientes, pues el sostenimiento de ellos y la generación de nuevos clientes son claves para su éxito.
Poco a poco las organizaciones tomaran conciencia del valor que representa su Capital Intelectual y de cuanto dependen de él en la búsqueda de resultados.
La controversia que surge esta en la medición y valoración de los activos intangibles de los que dispone una empresa (en los informes contables).
(4) Internacional Accounting Standard Comité. IAS 38 Activos Intangibles. 1998.
4. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS
Hoy en día el procesamiento de la información desempeña un papel fundamental. Las nuevas tecnologías están contribuyendo a que la información contable se mueva de una manera más rápida y fácil. Estas pueden cambiar las formas en que se recopila, almacena, procesa, distribuye y analiza la información.
La economía esta basada en la tecnología y la información, ahora las empresas se ven en la necesidad de transmitir información de alta calidad y así mismo agilizar el proceso para una buena toma de decisiones y poder tener a disposición toda la información para el momento en que sea requerida por el usuario.
Las nuevas tecnologías, y en especial Internet, brindan hoy día a la empresa capacidad para elaborar y ofrecer a los usuarios información útil y relevante para la toma de dediciones, tanto en cantidad como en calidad. Tanto en términos históricos como futuros. Tanto en términos tangibles como intangibles5.
Uno de los problemas es que la información no alcanza a ser pertinente y útil para ser suministrada como es debido a los interesados. La implementación de la tecnología puede facilitar la elaboración de diferentes informes haciendo más rápido el ciclo contable y de esta forma tomar la decisión acertada.
(5) Sistema contable y nuevas necesidades de información. Alfonso A. Rojo Ramírez. Revista legis del contador #7. Pág. 32. 2001.
5. CONCLUSIONES
Un aspecto esencial de la información generada por el sistema contable es que esté dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la información.
Un reto para la profesión contable es generar un mecanismo donde podamos medir y valorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles, de la misma forma revelar información que ayude a tomar una buena decisión.
Es prescindible recurrir a la tecnología para cumplir a cabalidad con los fines de la contabilidad que es el de generar informes útiles y oportunos a los usuarios tanto internas como externos.
BIBLIOGRAFIA
Rojo Ramírez, Alfonso A. "Sistema contable y nuevas necesidades de información" En: Revista legis del contador #7. 2001. Pág. 11-50.
Ramírez Gutiérrez, Zoraida. "Perspectivas y retos de la educación del contador público". Octubre de 2001. Pág. 1-9.
Flores Mujica, Guillermo. "Capital intelectual en el ámbito de la contabilidad financiera" En: Revista legis del contador
Junio del 2000.
Leermás: http://www.monografias.com/trabajos22/necesidad-de-informacion/necesidad-de-informacion.shtml#ixzz2MUi3Kyue
La contabilidad y el sistema contable
1. Introducción
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones
financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable.
Desde la actividad económica mas pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la
ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por
profesionales de la contaduría publica altamente capacitados.
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De
tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
De modo que, el presente trabajo contiene una visión introductoria en torno a la reseña histórica de la
contabilidad, su definición, objetivos, importancia, procedimientos contables, entre otros aspectos relacionados
con el tópico tratado.
2. Concepto De Contabilidad
La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las
operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad
aunque todas estas definiciones tienen algo en común.
A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores
y cuerpos colegiados de la profesión contable:
“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las
operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus
resultados” (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados)
“La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en
informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones” (Horngren & Harrison. 1991)
“La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica” (Meigs, Robert., 1992)
“La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados
obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición
financiera y/o en el flujo de efectivo” (Catacora, Fernando,1998)
“La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en
fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un
ente público o privado” (Redondo, A., 2001)
La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un
negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el
curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de
la compañía y la capacidad financiera de la empresa.
3. Evolución de la contabilidad y sus principales aportes.
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y
controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha
demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas
contables que se derivan del intercambio comercial.
La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; loslibros de contabilidad mas
antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel
entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios
de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas
contables en oriente.
El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: ” La
Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá” en donde se considera el concepto de la
partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el
conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta
nuestro días. Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases de toda la teoría contable. Entre uno
de los varios méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos
que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida
doble o teoría del cargo y del abono.
El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros días, en
el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a través de la
teoría de la partida doble.
La Revolución Industrial provoco la necesidad de adoptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente
mecanización de los procesos, las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y
servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de
accionistas anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aun mayor importancia.
La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizándose a partir de la segunda
mitad del siglo XX, por lo que, cada vez mas, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de
estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad
utilizándose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de teneduría ha decaído en
desuso.
La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles
disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las
empresas.
La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables :
• Tecnología.
• Complejidad y globalización de los negocios.
• Formación y educación.
La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las
transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y
globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y
presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación
requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.
Concepto De Sistema De Información Contable
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones.
La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la
contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la
información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como
son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque
esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta
contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y
sobre la rentabilidad de la empresa.
La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de
eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre
precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que
la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación
económico – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar
información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar
sus funciones.
Propósito y naturaleza de la información contable
El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes
toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una
buena planeación y control de las actividades de la organización.
El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos
objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.
4. Estructura de un sistema contable
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben
ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar,
clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y
la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad
comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se
pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción
se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben
agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta
debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como
Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de
comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén
necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars
necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan
para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de
información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema
contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés
en las actividades financieras de la empresa.
Utilización De La Información Contable
La contabilidad va mas allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad
es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender
el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los
resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un
nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la
información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que
ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los
informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que
carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable
se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.
Características de un sistema de información contable efectivo.
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable
de costo / beneficio.
Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la
empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las
operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas
con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
5. Objetivos de la información contable.
La información contable debe servir fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir
recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el
periodo.
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad economica representa para la
comunidad.
Cualidades De La Información Contable
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en
ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los
hechos económicos.
Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de
sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.
La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa,
inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de
todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo
de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe
explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar
información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una
tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante
sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y
los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros.
La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una
comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de
contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.
Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable.
Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos
de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos
mas que en mediciones precisas y exactas.
6. Conclusión
Con base a la revisión bibliográfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, La Contabilidad, se
puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de
todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por
consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizo en procesos muy
simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el
transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables
han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se
desarrolla de una manera mas simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se
siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.
La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los
hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto, un
margen de discrecionalidad legitimo, justo y honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que
proporciona.
Resumen
La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un
negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el
curso que siguen sus negocios ; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera
de la empresa. La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a
llevar registros y controles de sus propiedades. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra
del monje veneciano Luca Pacioli titulada: ” La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et
Proportionalitá”; uno de los méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los
procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría
de la partida doble o teoría del cargo y del abono. La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto
de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la
calidad de la información financiera en las empresas. La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por
tres variables Tecnología, Complejidad y globalización de los negocios, Formación y educación. Un sistema
de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para
llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. Un
sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de
costo / beneficio. La importancia de la contabilidad es reconocida y aceptada por cualquier entre privado o
gubernamental los cuales están plenamente convencidos que para obtener una mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio, así como para cualquier información de carácter legal son imprescindibles
los servicios prestados por la contabilidad. La administración de un patrimonio, para ser eficiente, precisará de
la ayuda de la contabilidad, la cual proporciona todos los datos requeridos para la toma de decisiones de una
empresa basadas en informaciones técnicas y razonadas. La contabilidad es igualmente esencial para la
operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los
ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos
que les impone la sociedad.
UNIDAD COMPLETA
UNIDAD 3 SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE
OBJETIVOS PARTICULARESExaminar en caso práctico los elementos que integran el sistema de información contable como el instrumento indispensable generador de información financiera oportuna, útil y veraz.
3.1 Concepto3.2 Objetivos3.3 Importancia3.4 Elementos que lo integran3.4.1 Definición de documento fuente3.4.2 Concepto documento contabilizador3.4.3 Tipo de pólizas3.4.4 Catalogo de cuentas3.4.5 Guía contabilizadora3.4.6 Libros principales y/o electrónicos: diario y mayor
3.1CONCEPTO DE SITEMATIZACION
Es la fase del proceso contable que establece el sistema de información financiera en una entidad económica.En efecto sistematización implica reducir al sistema los elementos de un conjunto. El establecimiento de un sistema implica organización. De acuerdo con lo anterior, resulta sencillo descubrir en la contabilidad a un conjunto de elementos que se combinan para alcanzar su objetivo que es la obtención de información financiera.
SISTEMATIZAR A LA CONTABILIDADImplica organizar a sus elementos de tal forma que se garantiza la obtención del objeto.La sistematización de la contabilidad en las empresas es el establecimiento de un sistema de información financiera que implica.a) Seleccionarlob) Diseñarloc) Instalarlo
a) SELECCIÓN DEL SITEMA DE INFORMACION FINANCIERA.No siempre es fácil seleccionar el sistema es decir para seleccionar con acierto es necesario tomar en consideración los siguientes factores.
1-Conocimiento de la entidad económica: Implica percatarse de su naturaleza como de características particulares para lo cual se debe investigar su marco legal, ejercicio contable, políticas etc.2-Eleccion de procedimiento de datos: Es necesario elegir el procedimiento en función de las circunstancias de la entidad. Los procedimientos de procesamiento son: manual, mecánico, y electrónico.
b) DISEÑO DEL SITEMA DE INFORMACION FINANCIERA.Diseño del sistema de información financiera. Una vez seleccionado el sistema de información financiera en función de la naturaleza y características de la entidad económica se está en posibilidad de elegir el sistema.Para ella deben tomarse en cuenta el cátalo de cuentas, documentos fuente, diagramas de flujo, guía de procesamiento y los informes k se presentan a los niveles decisores.
c) INTALACION DEL SITEMA DE INFORMACION:Una vez establecido el sistema se procede su inflación.La instalación abarca:1) Aprobación del sistema diseñado2) Adquisición de los recursos humanos y materiales necesarios3) Entrenamiento del personal
CONCEPTO DE LA INFORMACION CONTABLE
Es un conjunto de elementos interrelacionados que reconocen datos, los procesan y convierten en la información que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.
3.2 OBJETIVO GENERAL DEL SITEMA DE INFORMACION
Consiste en analizar la importancia de información contable para la toma de decisiones en las empresas comerciales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS1) Destacar la importancia de los estados financieros en el proceso de toma de decisiones.2) Analizar la fase del proceso de toma de decisiones.3) Establecer la importancia de un sistema de información eficiente para el desarrollo de las actividades gerenciales.4) Reconocer las técnicas contables como una herramienta en las empresas comerciales.
3.3 IMPORTANCIA DEL SIC (SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE)
La magnitud del valor de la información es incalculable ya que aquellas empresas que cuentan con la mayor cantidad y calidad de datos podrían tomar las mejores decisiones.Lo que les permite tomar decisiones sobre puntos tan determinantes como:1) Los procesos a los cuales se debe vender2) Los precios a los cuales se debe comprar3) La capacidad de pago con la que se cuenta
3.4 ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN (SIC)
A) Capacidad Económica.b) Numero de Operaciones mensuales que se realizan.c) Tipo de Empresad) El control que se quiere ejercer e) La información financiera que espera obtener.
3.4.1 DEFINICION DE DOCUMENTO FUENTE
Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla, transacciones efectuadas para la empresa.
3.4.2 CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABILIZADORTambién se le conoce como documento fuente y el que aporta los datos necesarios para el procesamiento en la contabilidad.Su diseño implica establecer un objetivo, justificar su implementación, determinar su costo y estudiar su operación.3.4.3 TIPOS DE POLIZASSon documentos de carácter interno en los que se registran las operaciones y se anexan a los comprobantes.Métodos que son antecedentes al método de pólizas. a) Mecánico b) Electromecánico c) Electrónico
REGISTRO DE POLIZAS Y SU RAYADOSe registran individualmente y se mantiene el rayado de diario continental.
DATOS PARA REGISTRAR UNA OPERACIÓNLos datos se toman para registrar una operación de la documentación comprobatoria.
DATOS DE CONTROL INTERNO DE POLIZASPara controlar internamente a las pólizas se debe anotar el nombre o las iniciales, la firma de quien la elabora, revisa, autoriza, registra y desde luego fecha y numero de póliza.
CLASIFICACION DE LAS OPERACIONES DE POLIZAS a) Entradas de efectivob) Salidas de efectivo
c) Ni entradas, ni salidas de efectivo1. Poliza de ingresosEste tipo de póliza maneja la entrada de efectivo o a bancos ya sea por cobro de clientes, deudores, etc.2. Póliza de egresosSon las que manejan la salida de efectivo por lo general cuando efectuamos la cuenta de caja.También se puede efectuar la cuenta de Bancos, cuando no expedimos cheques como en el caso de las comisiones.3. Póliza de chequeSe usan cuando, se hacen pagos en cheques pero se diferencian del resto de las pólizas porque en la parte superior tiene el formato de cheque.4. Póliza de DiarioEn esta póliza se registra todo aquello que no tiene nada que ver con las entradas ni salidas de dinero.
CARACTRERISTICAS DE LAS POLIZASLos datos que debe contener una póliza son:a) Nombre de la empresa b) Referencia de la póliza.c) Tipo de la póliza d) Numero de la póliza.e) Fecha.f) Número de cuenta.g) Subcuenta.h) Concepto, cargos, abono, etc.
VENTAJAS DE USAR POLIZAS
a) Permite la división del trabajo.b) Fortalece el control interno.c) El registro se efectúa con mayor rapidez.
DESVENTAJAS DE LAS POLIZAS
Puede ser falta de cuidado en el registro de las operaciones lo que ocasionaría una serie de errores.Para corregir errores primero se investiga y se puede hacer el asiento al revés, es decir, lo que se carga se abona y lo que se abona se carga.La consecuencia que se sigue después de determinadas las pólizas consiste en hacer los pases de diario al mayor, se elabora la hoja de trabajo y por último los estados financieros.
EJEMPLO DE UN CATALOGO DE CUENTAS NUMERICO
1000 Cuentas de activo.1100 Activo circulante1101 Caja1102 Bancos1103 Clientes 1104 Almacén1105 Deudores1106 IVA acreditable1107 IVA pendiente por acreditar1108 Documentos por cobrar1200 Activo fijo1201 Terrenos1202 Edificios1203 Muebles y enceres 1204 Equipo de transporte 1205 Grupo de cómputo1300 Activo diferido1301 Gastos de instalación1302 Gastos de organización2000 Cuentas de pasivo2100 Pasivo circulante2101 Proveedores 2102 Acreedores
2103 Documentos por pagar2104 IVA por pagar 2105 IVA pendiente por pagar2200 Pasivo fijo2201 Hipotecas por pagar2300 Pasivo diferido2301 Rentas cobradas por anticipado
3.4.4 CATALOGO DE CUENTAS
Es una relación debidamente ordenada de los rubros que tiene la empresa, clasificados en grupos homogéneos, en los que subdividen por operaciones similares en la empresa en cuanto a sus aspectos legales y administrativos.
El catalogo de cuentas se clasifica por grupos iguales es decir homogéneos conforme a la división clásica de valores y agrupándolos en las operaciones similares.
OBJETIVO DEL CATALOGO DE CUENTASa) Registrar y clasificar las operaciones contables de la empresa.b) Establecer una forma de carácter uniforme que evita errores contables.c) Facilitar la preparación de los estados financieros.e) Fija una guía de registro contable.
GRUPOS EN LOS QUE SE DIVIDE EL CATALOGO DE CUENTASa) Activo b) Pasivo c) Capital d) Cuentas complementarias de activo e) Cuentas de resultados f) Cuentas transitorias de producción g) Cuentas de orden
IDENTIFICACION DEL CATALOGO DE CUENTASLos conceptos que maneja una empresa de acuerdo con las transiciones realizadas y que a su vez expresa en los estados financieros principales.
VENTAJAS DEL CATALOGO
a) Ayuda a ejercer control interno en las actividades de los diversos departamentos.b) Se establecen criterios estables.c) Cumplen con las disposiciones fiscales.
DESVENTAJAS DEL CATALOGO
Muchos autores consideran que no hay, lo único es que año con año es necesario revisarlo para no incorporar cuentas que ya no se están ocupando.
TIPOS DE CATALOGOS DE CUENTAS
1. NUMERICA:Consiste en asignar un número progresivo a cada cuenta.
2. DECIMAL: Es aquel que agrupa las cuentas utilizando números, dígitos por cada cuenta, habiendo formular antes grupos conforme a los estados financieros y cada grupo se subdivide.
3. ALFABETICO:Consiste en formar grupos de cuentas de acuerdo a los estados financieros y luego se les asignan letras del alfabeto.
4. NEMONICO:
Se utilizan letras de las cuentas en caso de que existan dos grupos o conceptos con la misma inicial se aplicara otro que sirva de distinción.
5. COMBINADO:Es cuando se utiliza dos o más métodos de los citados.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL CATALOGO DE CUENTAS
A) NUMERICO. Está formado por números y en algunos casos por letras.B) DESCRIP´TIVA. Formado por el rubro o titulo de cuenta.
3.4.5 GUIA CONTABILIZADORA
CONCEPTO.Es el documento que sirve para metodizar los asientos a correr por las operaciones de la empresa que habitualmente realiza siendo la síntesis de todos los elementos de la organización contable.
La guía contabilizadora forma parte de los elementos básicos de la organización contable.
CONTENIDO Y ORGANIZACIÓN DE LA GUIA CONTABILIZADORA
A) Numero de orden progresivo de la operación.B) Numero de orden de grupo, capítulo de cuenta de balance o de pérdidas y ganancias.C) Relación de la operación.D) Porosidad de la transacción.E) Documento auxiliar etc.APOYO DE LA GUIA CONTABILIZADORA
1. Número consecutivo de la operación.2. Clase o concepto.3. Tantas columnas como periodos de contabilización haya en los cuales se anotara la fecha del asiento o una simple marca.
3.4.6 LIBROS PRINCIPALES Y/O ELECTRONICOS: DIARIO MAYOR
LEYES, CODIGOS Y REGLAMENTOS QUE OBLIGAN A LLEVAR SISTEMAS DE CONTABILIDADLo establece el CFF (código fiscal de la federación) y su reglamento, la ley del ISR, ley del IVA y el código de comercio.
CODIGO FISCAL DE LA FEDERACIONDe acuerdo con el artículo 28, señala que las personas llevaran el sistema y registros contables que señala el reglamento de este código.
LEY DEL ISRLos contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en el título de personas morales deberán de llevar contabilidad de acuerdo con el código fiscal y efectuar los registros en la misma.
LEY DEL IVASeñala que los contribuyentes tienen la obligación de llevar contabilidad y efectuar la separación de los actos y actividades de las operaciones para las que deba pagarse el impuesto de las distintas tasas de aquellos por las cuales esta ley libera de pago.
CODIGO DE COMERCIOEstablece que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio.
LIBROS PRINCIPALES Y/O ELECTRONICOS
A) Diario
B) Mayor
A) LIBRO DIARIOSe conoce también como el libro de primera anotación es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fecha cada una de las operaciones que se van efectuando.
DATOS DEL LIBRO DIARIOa) Nombre de las dos cuentas de cargo y abonob) Fecha de la operaciónc) Numero de orden de la operaciónd) Nombre de las personas que intervienen en la operación
B) LIBRO MAYOREs aquel en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo y capital. Se le conoce también como libro de segunda anotación pues los datos que aparecen en el, provienen del libro diario del cual se copian las cuentas, valores y fechas.
DATOS DEL LIBRO MAYORa) Fechab) Cuenta relativac) Numero del asiento del diariod) Número de folio de la cuenta relativa o contra cuentae) Cargof) Abono
METODO ELECTRONICOConsiste en registrar y procesar operaciones por medio de la computadora, con lo cual se logra mayor velocidad.
DISPOSICIONES LEGALES DEL REGISTRO ELECTRONICOLas hojas que se destinen a formar los libros podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
EXPOSSistema De Información Contable!!
Actividad Previa¿Qué es y que hace el sistema de información contable?
El sistema de información contable (SIC), tiene los métodos y recursos necesarios que ayuda a la empresa a llevar el control de las actividades financiera, y trata de organizar el flujo de información de todo lo relacionado con la razón social del ente económico, y así poder tomar decisiones, que mediante procesos mecanizados, obtiene los resultados de bancos, facturación, cartera, inventarios, nómina y análisis financiero. Implicando la recepción de documentos, grabación y almacenamiento.
Actividad De Evaluación1. Investigue los tipos de comprobantes de contabilidad e identifique cuando se deben utilizar cada uno de ellos.Los tipos de comprobantes de contabilidad son:Comprobantes de Orden Interno: Sirven para registrar operaciones que no afecte a terceros directamente, como lo son, el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.
Comprobantes de Orden Externo: Son todas aquellas operaciones realizadas con terceros como lo son, como las Facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de egreso, los comprobantes de devoluciones, y deben contener la fecha de expedición, número de serie, detalle, valor, y forma de pago cuando fuere pertinente.http://www.geocities.com/paconta/conta/combcu.htmRecibo de caja o comprobantes de ingreso: es un soporte en la cual figura los ingresos recaudados por el ente económico en efectivo.Factura de compra - venta: es un soporte en la cual figura la cantidad del valor correspondiente al inventario vendido en el del vendedor, o al inventario de compra en el caso del comprador.
Recibo de consignación bancaria: es un soporte en la cual figura las consignaciones que el ente económico ha hecho en el banco.
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: es un soporte en la cual figura todas las diligencias hechas al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
Comprobantes de egresos o de pago: es un soporte el cual respalda el pago de una cantidad de dinero mediante un cheque.
Letra de cambio: se utiliza como garantía de pago en compras y ventas a crédito.
Nota debito: se utiliza en la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Pagare: se utiliza como garantía para que una persona se comprometa a pagar una cantidad de dinero en una tiempo determinado.
Nota crédito: se utiliza Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.
Nota de contabilidad: Se utiliza a la hora de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.recibo de caja menor: se utiliza para pagar gastos mínimos en efectivo del ente económico.
Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/14/soportes.htm2. Indague cuales son los requisitos que debe contener una factura, cuales son los documentos equivalentes de la factura, quienes están obligados a facturar y quiénes no.La factura es el comprobante donde se registra las ventas hechas por el ente económico, y en algunos casos también sirve como propio contrato de venta. Se debe señalar claramente las partes, compradora o vendedora.
Sus requisitos son:Código de comercio, Art. 774.“La factura cambiaria de compraventa deberá contener, además de los requisitos que establece el artículo 621, los siguientes:1) La mención de ser “factura cambiaria de compraventa”;2) El número de orden del título;3) El nombre y domicilio del comprador;4) La denominación y características que identifiquen las mercaderías vendidas y la constancia de su entrega real y material;5) El precio unitario y el valor total de las mismas, y6) La expresión en letras y sitio visibles de que se asimila en sus efectos a la letra de cambio.La omisión de cualquiera de estos requisitos no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura cambiaria, pero ésta perderá su calidad de título-valor”.Código de comercio, Art. 621.“Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:1o.) La mención del derecho que en el título se incorpora, y2o.) La firma de quien lo crea.La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el título sea representativo de mercaderías, también podrá ejercerse la acción derivada del mismo en el lugar en que éstas deban ser entregadas.Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales la fecha y el lugar de su entrega”.Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los siguientes requisitos:Estatuto tributario, Art. 617. “Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.e. Fecha de su expedición.f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.g. Valor total de la operación.h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.Parágrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.Parágrafo. Exigencias sobre numeración consecutiva para el caso de facturación mediante máquinas registradoras.- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares”.Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como mínimos los siguientes requisitos”Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.
Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.
Documentos equivalentes a la factura1. Los tiquetes de máquina registradora.2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.3. Los tiquetes de transporte.4. Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.7. Derogado por el art. 19, Decreto Nacional 1001 de 1997.8. Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).
http://www.gerencie.com/documento-equivalente-a-la-factura.html
Están obligados a facturar todas aquellas empresas que pertenecen al régimen común y régimen común gran contribuyente, también están obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no.
Y no están obligadas a facturar las que pertenecen al régimen simplificado, sin embargo están obligados a facturar los tipógrafos y litógrafos aun cuando pertenezcan al régimen simplificado.
http://www.gerencie.com/obligaciones-tributarias-formales.html
3. En cada una de las operaciones que se describen a continuación identifique los soportes externos, internos (si hay) y el debido comprobante de contabilidad que debe utilizarse para registrar la operación:
La empresa XXX recibe un fax de la copia de la consignación que realizó el señor Mario Marín por $400.000 como pago de la factura 2315.* Es un soporte de orden externo, y su respectivo comprobante es la nota de contabilidad.El departamento de producción envía un requerimiento de insumos al departamento de compras, quien tras realizar la compra entrega a contabilidad y tesorería la factura, donde se elabora el cheque para hacer el pago de la compra.* Tiene un soporte tanto de orden interno como de orden externo, y su respectivo comprobante son los comprobantes de egresos o de pago.Al finalizar el mes ha llegado el extracto bancario, el auxiliar de contabilidad lo recibe y elabora un informe del banco para compararlo con el extracto. Al finalizar identifica que no se han registrado los gastos bancarios del mes y decide hacer el registro.* Tiene un soporte de orden externo, y su respectivo comprobante es la nota decontabilidad.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SI CONTABLES Y GERENCIALESTal vez los sistemas de información más parecidos a lo que queremos lograr o por lo menos en la concepción de sus objetivos y estructura, los cuales son los sistemas contables y los sistemas gerenciales.
Los sistemas de información contable: deben ejecutar tres pasos básicos que constituyen su estructura, los cuales son:
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías, para tener un mayor control sobre el flujo de información.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla, por tal motivo sistema de contar con herramientas que faciliten estas tareas tan arduas y engorrosas.Los objetivos primordiales un sistema de información contable son:
Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica
representa para la comunidad.Además de lo anterior un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.Los sistemas de información gerencial: es conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones. Estos sistemas cuenta con una estructura piramidal que consiste en:
La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración.Estos sistemas están elaborados con el fin de optimizar y apoyar las cuatro funciones gerenciales básicas Planificación, Organización, Dirección y Control, especialmente las de Planeación y control, lo que permite concluir que debe cumplir los objetivos planteados en cada una de estas fases.
¿Qué es un Sistema de Información Contable?Un sistema es un marco que existe para el beneficio de uno o más objetivos definidos. Sistemas habitualmente utilizan los recursos y con sujeción a las limitaciones de arco. Operan dentro de un entorno que requiere la especificación de los límites entre el sistema y el medio ambiente. La mayoría de los sistemas tienen entradas y salidas. A excepción de los casos más rudimentarios sistemas se componen de subsistemas que llevan a cabo tareas que contribuyen a la operación y los objetivos del sistema mayor.Un automóvil puede ser pensado como un sistema. El objetivo es transmitir personas y mercancías de un lugar a otro. Automóviles consumir gasolina, lubricantes, oxígeno, y requieren las órdenes del conductor. Automóviles se ven limitados tanto física como legalmente. Funcionan en la tierra (no el agua o en el aire), debe ser operado en los caminos legales, y están sujetos a las normas de tráfico y costumbres. Un automóvil se compone de varios subsistemas, tales como el sistema de encendido, el sistema de dirección, y el sistema de frenado.Un sistema de información de contabilidad es un sistema de administración para la información contable. Sus objetivos son los siguientes:· Para cumplir con los requisitos legales de una organización de información.· Para proporcionar la información contable pertinente y precisa a aquellos que lo necesitan y cuando lo necesitan.· Para llevar a cabo o al menos permitir que la mayoría de los procesos de negocio que van desde el registro de órdenes de venta s con la conciliación de cuentas bancarias después del cese han sido pagados.· Para proteger a la organización de los posibles riesgos derivados del uso indebido de los datos contables o del propio sistema.La contabilidad del sistema de captura, almacena, procesa y comunica información de acuerdo con profesional aplicable, industria., Y las normas de gobierno y también cumple con las exigencias propias de la organización. Un sistema de contabilidad bien diseñado permite a una organización para gestionar uno de sus más valiosos recursos de información.Los sistemas de contabilidad se refieren principalmente a hechos económicos que afectan a una ecuación contable organizaciones, eso es. ACTIVO PASIVO + PATRIMONIO ^ propiedad. Los acontecimientos económicos Modelos que esta definición se llaman las operaciones contables. Eventos de Sonic contables han madurado en las transacciones contables, mientras que otros no han hecho veterinario. Aquellos que son transacciones de contabilidad requieren una entrada de diario convencional con al menos una cuenta de débito y el crédito al menos una cuenta. Otros eventos, tales como la ordenación de las manzanas mencionadas anteriormente, son eventos que no han madurado en las transacciones contables, pero sin embargo representan eventos que deben ser capturados y reportados por el sistema contable. Estos eventos proporcionan información útil a los gerentes de seguimiento de la actividad de sus agentes de orden de compra de manzana. Esta información podría ser utilizada para determinar la rapidez pedidos están llenos, y cómo son los agentes activos.El orden de manzana, por ejemplo, requiere una entrada en el sistema de órdenes de compra. Por lo tanto, además de los eventos que califican como transacciones contables, otros eventos se mide cuantitativamente
¿Quién necesita información contable?.La información contable que cumpla con las necesidades legítimas de los usuarios externos, se comunica entre las partes en transacciones comerciales entre sí, y proporciona una base para la toma de decisiones informada gestión. Los estados financieros externos-en la actualidad consisten en el balance, la cuenta de resultados, el estado de cambios en el patrimonio neto propiedad ", y el flujo de efectivo se preparan para los inversionistas, acreedores, sindicatos, proveedores, clientes y otras partes externas. Los estados financieros son rutinariamente leídos y analizados por corredores de bolsa y analistas financieros. En Estados Unidos, las empresas con valores cotizados en mercados nacionales están obligados a presentar informes 10K anualmente con la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). Además, las organizaciones en ciertas industrias, tales como seguros, están obligados a presentar informes de rutina con los organismos reguladores del gobierno. Las declaraciones de impuestos deben ser presentadas con las regulaciones federales, estatales y, en algunos casos, las autoridades locales de ingresos.La información contable de una naturaleza diferente proporciona una base para las operaciones de una organización con sus proveedores, clientes y empleados. Una organización de compras de bienes y servicios de proveedores (proveedores) y los servicios de compras de los empleados. Posteriormente, la organización puede vender bienes y / o servicios a los clientes. La información contable que se comunica la necesidad de estos bienes y servicios, pago de solicitudes, y facilita la transferencia de dinero en efectivo. Los controles sirven un doble propósito proporcionar información contable, así como el desembolso de dinero en efectivo. Además de sus cheques de pago, los empleados reciben rutinariamente declaraciones de retenciones de impuestos y también pueden recibir informes sobre las bajas por enfermedad, seguros, pensiones y los intereses devengados.Con la implantación del comercio electrónico, muchas empresas han reducido drásticamente el número de proveedores y / o clientes. Por otro lado, se han desarrollado una relación más estrecha entre las empresas y las partes externas. Por lo tanto, muchas empresas otorgan a sus proveedores y clientes acceso significativo a sus sistemas contables computarizados. Por ejemplo, los vendedores pueden interrogar a los registros de los, si dicho inventor cierto) "a sus clientes productos son bajos, y luego enviar mercancías, notificando al cliente de la fecha prevista de llegada. Estas relaciones, están claramente definidos en los contratos escritos, con los clientes y IERS supl-a menudo se refiere a los socios comerciales como Vignette (1,1).Contemporáneo sistemas de información de contabilidad incluyen datos que no pudieron ser económicamente recopilados antes del actual nivel de informatización. Por ejemplo, un sistema hospitalario puede lecturas de entrada de polen con el fin de programar las horas de los médicos de alergia en la consulta externa, dicha programación se introduce en el presupuesto de caja diario / semanal (ingresos y gastos). Cuando se produce una demora significativa entre la recepción y cumplimiento de pedidos, el gerente de la fuerza de ventas de un fabricante se encuentra un informe semanal de pedidos de ventas por vendedor para ser más útiles que los informes de ventas. El informe de órdenes de venta indicará lo que cada vendedor a cabo la semana pasada, mientras que un informe de las ventas enviadas pueden indicar lo que hizo-hace tres meses. Informes de ventas son más precisos, pero las órdenes de venta son más relevantes. Los sistemas de contabilidad deben apoyar las cuentas estadísticas de forma que los datos físicos, tales como barriles o toneladas pueden ser acumulados y reportados-Para servir adecuadamente la gestión, los diseñadores del sistema de contabilidad debe quitar las anteojeras que limitan nuestra visión sólo en dólares los datos que representan sólo las transacciones consumadas. Por el contrario, los sistemas de contabilidad deben ser diseñados para recoger, procesar y reportar los datos físicos o denominados en dólares que son útiles para la gestión empresarial.
Debido a la influencia dominante de un sistema de contabilidad, la calidad de la información contable y elrendimiento del sistema de contabilidad son de gran preocupación para la gestión. El sistema de contabilidad es la organización del "sistema nervioso", y la mayoría de las organizaciones de prontomoriría si dejara de funcionar. Mientras que un buen sistema de contabilidad no puede garantizar el éxitode una organización, uno malo puede destruir una organización. Untrustworthy información contable,informático fiable.
