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Diplomado en Dirección de Proyectos

Taller de Microsoft Project 2010

Sesión 1 – Planificación del Proyecto (I)

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Conocer las principales funcionalidades del MS Project Explicar la creación del proyecto mediante WBS Chart Pro. Explicar la creación del proyecto mediante MS Project. Explicar el esquema de planificación con MS Project.

Objetivos de la Sesión

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Contenido de la Sesión

1. Introducción al MS Project 2010

1. Generalidades

2. Cinta de Herramientas

3. Explorando Vistas

4. Explorando Tablas

5. Conociendo los Informes

2. Planificación del Proyecto (I).

1. Creación del proyecto mediante el WBS Chart Pro

2. Creación del proyecto mediante MS Project 2010

3. Creación de Calendarios

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1. INTRODUCCIÓN AMS PROJECT 2010

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1.1. Generalidades

Explorar el nuevo entorno de MS Project usando:

✓ La Cinta de Herramientas.

✓ El Diagrama de Gantt.

✓ La Escala de Tiempo.

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La Cinta

Vista de Escala de Tiempo

Área de Barras del Diagrama de Gantt

Área de Texto del Diagrama de Gantt

Atajos a vistas y Deslizador de Zoom

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Mediante la pestaña Archivo, podrá acceder a la vista Backtage , donde podrá abrir, guardar, imprimir y establecer opciones de configuración.

Administrar Cuentas: Utilizable si usa Project Server.

Organizador: Útil para intercambio de elementos entre proyectos.

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Los comandos están colocados en agrupaciones lógicas mediante pestañas en la cinta de herramientas.

1.2 Cinta de Herramientas

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Pestañas principales que organizan los comandos

Botones de comandos

Los grupos que organizan a los comandos lógicamente

1.3 Explorando Vistas

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Botón Diagrama de Gantt

Más vistas

Opciones adicionales Atajos

a vistas

1.3 Explorando Vistas

Vistas de TareasVistas de Recursos

Vistas de PanelesVistas de Datos

autor.

1.4 Explorando Tablas

Tabla de Entrada Tabla de Costos Tabla de Programación Tabla de Resumen Tabla de Seguimiento Tabla de Trabajo

Tablas Personalizadas

1.5 Conociendo los Informes

Informes Generales Informes de Actividades Actuales Informes de Costos Informes de Asignaciones Informes de Carga de trabajo Informes Personalizados

Cuadro de diálogo con categorías de informes

Opción “Informes”

Informes

Informes Personalizados

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2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO (I)

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2.1 Creación del Proyecto mediante WBS Chart PRO)

El WBS Chart Pro es una herramienta de la empresa Critical Tools, que permite la creación del WBS. El WBS Chart Pro ofrece una interfaz directa con MS Project.

WBS Chart Pro

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Creación del WBS

En el WBS Chart Pro sólo se ingresa los entregables

Con el comando GO TO PROJECTse pasa la información al MS Project

Exportar del WBS Chart Pro a MS Project

Exportar del WBS al MS Project

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2.2 Creación del Proyecto mediante MS

Project 2010

1. CREACIÓN DEL PROYECTO

2. REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO

3. CONFIGURACIÓN DELÍNEA DE BASE

Esquema de la Planificación

Planificación

Ejecución

Seguimiento y ControlCierre

Iniciación

1. CREACIÓN DEL PROYECTO

2. REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO

3. CONFIGURACIÓN

DE LÍNEA DEBASE

Pasos para crear el proyecto

1. Crear el proyecto.2. Ingresar entregables.3. Ingresar tareas.4. Ingresar tareas repetitivas.5. Ingresar hitos.6. Crear calendarios.7. Definir recursos y costos.8. Ingresar duraciones a las tareas.9. Asignar recursos a las tareas.10. Secuenciar entregables y actividades.11. Asignar propiedades a las actividades.

1. CREACIÓN DEL PROYECTO

2. REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO

3. CONFIGURACIÓN

DE LÍNEA DEBASE

Pasos para crear el proyecto

1. Identificación de la Ruta Crítica.

2. Ajuste del tiempo del proyecto.

3. Ajuste del costo del proyecto.

4. Nivelación de recursos.

1. CREACIÓN DEL PROYECTO

2. REVISIÓN Y AJUSTE DEL PROYECTO

3. CONFIGURACIÓN

DE LÍNEA DEBASE

Pasos para crear un proyecto

1. Creación de la línea base2. Emitir la Curva de Valor Planeado3. Auditar la línea base

Información de Input de Gestión de Proyectos

Información necesaria para empezar:

Fecha de inicio del proyecto. WBS. Lista de actividades. Lista de hitos.

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Crear el Proyecto

Crear el Proyecto

Para crear un proyecto debe ingresar a MS Project 2010

Crear el Proyecto -> Ingresando la Fecha de Inicio

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Ingresar Entregables

1era Opción: Utilizando la herramienta WBS Chart Pro

2da Opción: Utilizando MS Project 2010

3era Opción: Utilizando Microsoft Office Excel

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Ingresar Actividades

Actividadesa MS Project 2010.

La definición de actividad se proporciona de la declaración del alcance y la estructura de descomposición de trabajo (EDT).

Los entregables están divididos en actividades (tareas más pequeñas) de forma que se puedan gestionar y controlar mejor dentro de un proyecto.

Escenario Inicial del Proyecto

Entregables del proyecto

Ingresamos las actividades

Actividades

Aplicando sangría a las actividades

Aplicar sangría para crear tarea resumen (entregables)

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Ingresar actividades repetitivas

Actividad Repetitivaa MS Project 2010.

Una actividad repetitiva sucede con cierta frecuencia en el tiempo.

Una actividad repetitiva tiene la misma asignación de recursos, duración y cantidad de trabajo.

Ejemplos:

• Reuniones de coordinación semanal del proyecto.• Reuniones de monitoreo de riesgo.• Elaboración del informe de Desempeño del proyecto.• Elaboración del informe de Desempeño del trabajo.

Ingresar actividades repetitivas

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Ingresar hitos

Hito (Milestone)MS Project 2010.

Un hito (Milestone) es un punto referencial que marca un

evento importante en el proyecto.Se utiliza para verificar el progreso del proyecto comparándolo contra un evento programado o requerido.Un hito tiene duración cero.

Ejemplos:

Fecha de inauguración programada. Fecha de inicio de un proyecto relacionado. Fecha contractual requerida de entrega de obra.

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Hito

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2.3 CREACIÓN DE CALENDARIOS

Información de Input de Gestión de ProyectosProject 2010.

Información necesaria para empezar:

Calendario del proyecto Calendario de recursos Calendario de tareas Lista de recursos del proyecto Costos de los recursos

Tipos de Calendarios

Calendario Base

Es un calendario que viene predefinido en MS Project. Es usado como plantilla en la definición del calendario del

proyecto, los calendarios de recursos o los calendarios de tareas. Project proporciona tres tipos de calendario base:

1. Estándar ( 8:00 a.m. a 5:00 p.m., entre semana, con una hora de descanso para el almuerzo)

2. 24 horas

3. Turno de noche.

Tipos de Calendarios

Calendario Estándar

Calendario 24 horas

Calendario Turno Noche

Se usan como plantilla para definir

Calendario del Proyecto

Calendario del Recursos

Calendario de Tareas

Calendarios Base

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Creación del Calendario del Proyecto

Tipos de Calendarios

Calendario del Proyecto

Calendario utilizado para definir la programación de trabajo predeterminado (valor por default u omisión) para todas las tareas de un proyecto.

Por ejemplo, para un determinado proyecto se trabaja en horario normal de 8:00a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m., siempre y cuando no se especifique algo diferente para algún recurso o actividad específica.

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Crear nuevo calendario del proyecto

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Creación del calendario del proyecto

Parahacer cambios al calendario creado, haga clic en la ficha Excepciones o Semanas laborales, que se encuentra en la mitad inferior del cuadro de diálogo.

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Creación de Calendario de Recursos

Tipos de Calendarios

Calendario de Recurso

Calendario utilizado para definir la programación de trabajo específica para un recurso determinado.

Ejemplo:

Se ha contratado un consultor cuya obligación contractual es trabajar lunes, miércoles, y viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

Crear Calendario de Recursos: Primera Forma

Calendario de Recurso Primero se crea el calendario de recursos. Luego en la Hoja de Recursos, se asigna al recurso el calendario

respectivo, con esto todas las actividades que se le asigne serán programadas de acuerdo a la configuración del calendario de recurso creado.

Crear Calendario de Recursos: Segunda Forma

Calendario de Recurso Primero se crea el calendario de recursos. Seleccione pestaña Recurso, Grupo Propiedades , haga clic en

“Información del recurso”. De la pestaña General, haga clic en “Cambiar calendario laboral”. En el cuadro de diálogo “Cambiar calendario laboral”, escoja el

calendario del recurso, luego haga clic en el botón Aceptar.

Crear Calendario de Recursos: Segunda Forma

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Creación del Calendario de Tareas

Tipos de Calendario

Calendario de Tarea Calendario que se crea cuando deseamos que una tarea se ejecute

fuera del tiempo de trabajo del calendario del proyecto y/o del calendario del recurso.

Ejemplos: Estamos usando un calendario base estándar para todo el proyecto

pero necesitamos que una tarea específica se haga en la noche. Una tarea específica debe realizarse en un día determinado de la

semana. Una tarea específica solo puede realizarse en fin de semana.

Crear Calendario de Tareas

• Se crea el calendario de tarea.• Se inserta la columna ‘calendario de tareas’.• Se asigna el calendario de tarea a una actividad específica.

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Caso Práctico Nro. 1