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1 Federico Galvis Tarquino Magister en Administracin de Empresas con Especialidad en Gestin Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.

ORGANIZACIN DE EVENTOS

DEPORTIVOS

SESIN

TIPOS DE EVENTOS, CONCEPTOS


EVENTO: Eventual, de vez en cuando, espordico.

La Organizacin de un evento deportivo o recreativo, permite materializar los

proyectos (SUEOS) de nuestra organizacin.

Pensar un evento hace necesario unificar los conocimientos de muchas personas,

para lograr el objetivo propuesto y las necesidades de un publico objetivo.

Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duracin, publico

objetivo, recursos, tiempo en el que se realiza, lugares, costos, expectativas.

Todo evento tiene caractersticas diferentes, nunca un evento se repite dos veces, as,

lo hagamos varias veces.


DEFINICIN DE EVENTO DEPORTIVO

Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera espordica y

que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turstica,

de Infraestructuras, Econmicas, Sociales, Deportivas, Polticas, etc.

QU ES UN EVENTO DEPORTIVO?

Actividad que por su:

Trascendencia social

Pblico asistente

Nmero de participantes

Complejidad de medios e infraestructuras

Dificultad organizativa


Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:

Estructura de Recursos humanos

Tramites administrativos

Apoyo econmico

Planes alojamiento y transporte

Infraestructuras especiales

Actos de protocolo

Plan de difusin y Promocin

Sistemas de acreditaciones

Control accesos, seguridad, etc.


ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

Ante todo deberamos hacernos las siguientes preguntas:

Qu es lo que quiero organizar?

Para qu lo quiero organizar, con qu intencin?

Cmo es?

Cundo es?

Cunto nos va a costar?

Una vez que hemos adoptado la decisin de llevarlo a cabo, debemos confeccionar

una memoria descriptiva que contenga:

1. Una breve introduccin que refleje las caractersticas generales del evento.

2. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones

pblicas, asociaciones, federaciones y otras).


ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

3. Determinar si existe algn tipo de condicionante que pueda afectar a la

organizacin del evento (normativa, reglamentacin).

4. Caractersticas tcnicas del evento.

5. Necesidades en cuanto a infraestructuras.

6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.

7. Necesidades en cuanto a personal.


ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA DETERMINAR

LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO O

RECREATIVO.

1.Definir el objetivo. Qu es lo que se quiere con el evento.

2.Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, acadmico, militar y dems)

3.Saber con que recursos contamos.(fsicos-Financieros-Humanos).

4.Saber a donde lo haremos.

5.Definir hora y lugar.

6.Conocer caractersticas de asistentes o participantes.


BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

ECONMICO

SOCIAL

IMAGEN EXTERIOR.

TURSTICO

DEPORTIVO

INFRAESTRUCTURA

OTROS.


EVENTO DEPORTIVO

Es todo espectculo deportivo o toda prctica de

un deporte reconocido por el Estado Colombiano

competitivo o no, que se realice en un escenario

deportivo y que cuente con la presencia de pblico

sin importar si se realiza con nimo de lucro o no,

sea de carcter nacional o internacional.


CLASIFICACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Segn la capacidad organizativa se pueden organizar:

Grandes, medianos o pequeos eventos.

Grandes Eventos: Convocan un nmero importante de participantes o asistentes,

muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de

muchos recursos econmicos, fsicos y humanos, adems de un alto numero de

personal de apoyo.

Ej. Juegos Olmpicos, mundiales de futbol.


CLASIFICACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Medianos eventos: Eventos de caracterstica local, convocan un nmero de

participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados.

Festivales escolares. Juegos de Integracin Ciudadana.

Pequeos eventos: Evento de carcter barrial o comunitario, convocan un nmero

determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, y poco apoyo y

recursos.

Ej.: Torneo barrial, ciclo va barrial, aerbicos comunitarios.


GRANDES EVENTOS

Antes de aceptar un evento o comprometerse con el mismo se

deben considerar los siguientes aspectos:

Objetivos.

Infraestructura (fsica y tcnica).

Confirmacin y solicitud de sede.

Diagnostico.

Organizacin (nombramiento de comits y comisiones)


MEDIANOS Y PEQUEOS EVENTOS

Se hace necesario considerar los siguientes aspectos

Objetivos:

Deportivos Mejorar representacin

Tcnicos: Mejorar infraestructura.

Financieros invertir fondos. (Conseguir fondos).

Diagnostico:

Infraestructura.

Participantes.

Financiacin.

Recursos (Humanos-administrativos tcnicos-materiales).

Tiempos: Horas y das.

Sistemas de juego.

Comits y Comisiones (Segn necesidades).


EVENTO

Es una actividad social determinada,

un festival, una fiesta, una ceremonia,

una competicin, una convencin.

Aquella actividad que se desarrolla en

un momento puntual en el tiempo,

con un principio y un final

previamente conocido,

independientemente de que pueda

poseer una periodicidad establecida.


ORGANIZACIN

Stephen Robbins (1996) Como una

unidad social conscientemente

coordinada, compuesta por dos o ms

personas, que funcionan relativamente

en forma continua para alcanzar una

meta o conjunto de metas comunes.

March y Simon (1958) afirman que las

organizaciones son un ensamble de seres

humanos que interactan y ellas son los

mayores ensambles de nuestra sociedad

que tienen algn sistema de coordinacin

central.


CONCEPTO ORGANIZACIN

La palabra organizacin tiene tres

acepciones; la primera,

etimolgicamente, proviene del

griego rganon que significa

instrumento.

otra como una entidad o grupo

social.

y otra ms que se refiere a la

organizacin como un proceso.


ORGANIZAR

Acto de acopiar e integrar dinmica y

racionalmente los recursos de una

organizacin o plan, para alcanzar

resultados previstos mediante la

operacin.

Coordinar de forma planificada las

actividades de un grupo de personas, para

procurar el logro de un propsito comn, a

travs de la divisin de trabajo y funciones,

y a travs de una jerarqua de autoridades

y responsabilidades. (Martn, 2002)


ORGANIZACIONES DEPORTIVAS: Es toda persona jurdica

reconocida por el Estado Colombiano a travs de los rganos

competentes respectivos

DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que tenga

bajo su responsabilidad deportiva o administrativa,

cualquiera entidad u organizacin deportiva debidamente

reconocida por el Estado Colombiano por medio de la

autoridad competente respectiva.


DEPORTISTA: Se reconoce como tal a toda persona, hombre

y/o mujer que se encuentre inscrito debidamente bajo los

parmetros establecidos para tal efecto, ante un Club

Deportivo o Federacin Deportiva y que tomen parte de

una disciplina deportiva.

PBLICO: Es la presencia de dos o ms espectadores dentro

y en los alrededores de cualquier escenario pblico

deportivo con motivo de un espectculo deportivo.


ORGANIZADOR: Se entiende por tal a los dirigentes, empresarios,

empleados o dependientes de las entidades que tengan bajo su cargo la

organizacin, promocin y control de cualquier tipo de espectculo

deportivo.

PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas, tcnicos, rbitros

y todos aquellos cuya participacin es necesaria para la realizacin del

espectculo deportivo de que se trate.


BARRAS ACTIVAS: Aquellos grupos masivos ubicados en forma

estratgica dentro de los escenarios deportivos que de alguna manera

adquieren un comportamiento a travs de gestos, canciones, pancartas

y acciones personales o de grupo. Son grupos de hinchas que no

pertenecen a alguna agremiacin, denominadas tambin barras

independientes.

BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores que se

encuentran organizados a travs de asociaciones debidamente

reconocidas.


CONCEPTO DE ORGANIZACIN DE EVENTOS

Es la asociacin de personas reguladas por un

conjunto de normas en funcin de un fin comn


Los eventos se caracterizan por la unicidad significa

que no son actividades rutinarias y que cada evento es

diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo

tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos

mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de

organizacin, una edicin difiere de la otra por el lugar

de celebracin, el nmero de participantes, las fechas de

celebracin, etc.


Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos

tangibles.

Los primeros corresponden al producto principal del evento, por

ejemplo la emocin de una competicin. Los elementos tangibles

son productos complementarios de los primeros, como por

ejemplo, los productos de merchandising.

Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos

que generan opinin pblica y que contribuyen a la creacin de la

memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003).


TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS EMPRESARIALES:

Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios: - Ferias - Congresos. - Convenciones. - Exposiciones. - Seminarios. - Visita de Ejecutivos. Lanzamientos de productos. - Conferencias de Prensa. - Talleres - Salones de exposiciones - Extranjeros a la Empresa. - Inauguraciones. - Aniversarios de Empresa. - Family Day. - Desayunos de trabajo. - Almuerzos de Trabajo. - Cena de Trabajo. - Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad) - Encuentras de negocios. - Fiesta de Logros de Objetivos. - Incentivos para Fuerzas de Ventas. - Eventos de integracin. - Al aire libre. - Concientizacin de Nuevos Objetivos. - Lanzamiento de Planes. - Eventos Recreativos. - Jornadas de Capacitacin. - Cambio de Autoridades y dems.


TIPOS DE EVENTOS

2. Cultural (exposicin, danza,

teatro)

3. Acadmico (seminario, conferencia,

simposio, cientfico)

4. Recreativo (festival,

convivencias, campamentos, jornadas recreativas, excursiones espectculo)

5. Deportivo (prueba, campeonato, juegos, copas, torneos relmpagos.)


TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS ESCOLARES-ACADMICOS:

- Inicio del ciclo lectivo. - Cierre del ciclo lectivo. - Fiestas Patrias. - Torneos y Encuentros Deportivos. - Festivales. - Ferias. - Certmenes. - Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. - Reunin de ex-alumnos. - Aniversario de la Institucin - Fiesta de Graduacin Seminarios, Simposios. Charlas. - Grados

EVENTOS CULTURALES:

- Festivales. - Actos Culturales. - Conmemoraciones. - Espectculos artsticos. - Muestras de arte. - Inauguraciones de Centros Culturales. - Fiestas de Colectividades. - Presentacin de un libro. - Presentacin de una Obra. - Espectculos callejeros. - Exposiciones. - Congresos. - Ferias. - Concursos. Mesas de debate.


TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS POLITICOS: - Lanzamiento de Campaa. - Nombramiento de Funcionarios. - Debates. - Congresos. - Cierre de campaa. - Reuniones de trabajo. - Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. - Eventos a beneficio. - Inauguraciones. - Firmas de Acuerdo. - Actos Conmemorativos. - Viajes polticos. - Recepciones diplomticas. - Distinciones. - Entrega de premios, diplomas. - Homenajes y Reconocimientos. - Cenas de Gala. - Conferencias de prensa

EVENTOS RELIGIOSOS Caractersticos de cada religin: - Bautismo. - Comunin. - Navidad. - Pascuas. - Jubileo - Santoral. - Retiros Religiosos. - Convivencias. - Estadas de descanso. - Cursillos religiosos. - Seminarios religiosos. - Campamentos religiosos. - Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, Confirmaciones, aniversarios)


TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS EN EL CAMPO:

Sociales: casamiento, cumpleaos, das de campo para grupos, reuniones familiares, aniversarios. Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de ao, presentacin de productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitacin, cierre de congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa.- Recepciones diplomticas. - Da de campo para colegios.

EVENTO SOCIAL

Visitas; participacin en ferias y otras

actividades. Son medios para la integracin

social. Se organizan fiestas, excursiones,

eventos deportivos, caminatas y ms.

Tambin actividades de promocin social,

eventos para la divulgacin de informacin

sobre adicciones, alcoholismo y sus riesgos.


CARACTERSTICAS

ES TENSIONANTE.

PRODUCE STRESS.

ES DETERMINADO.

EL XITO ES LIMITADO. NORMATIVIDAD

FLEXIBLE. OBLIGATORIO.

EXIGE PREPARACIN DE LOS PARTICIPANTES.

DIGNIFICANTE - COMPENSATORIO.

FRUSTRANTE.

ES DE GRANDES RESPONSABILIDADES

EVENTO DEPORTIVO


CARACTERSTICAS

ES LDICO.

INFORMAL.

CONSTRUCTIVO.

PERMITE FCIL INTEGRACIN. ES RELAJANTE.

SU NORMATIVIDAD ES FLEXIBLE.

PUEDE SER MIXTO (RECREO-COMPETITIVO).

OFRECE MUCHAS POSIBILIDADES DE XITO.

VOLUNTARIO.

ES MOTIVANTE Y ESTIMULANTE.

EVENTO RECREATIVO

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