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MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN 1

SSNSERVICIOS DE SALUD

DE NAYARIT

SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA DERECURSOS MATERIALES

Unidad AdministrativaResponsable de su Elaboración

Fecha de Elaboración

Coordinación Municipal Acaponeta 04 Mayo 2015



DE NAYARIT

CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVO DEL MANUAL

III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DELALMACEN E INVENTARIOS.

1. Operación de Bienes de Consumo y Bienes Mueblesa) Objetivo del procedimiento.b) Normas de operación.c) Descripción del procedimiento.d) Diagrama de Flujo

IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS

AUTORIZACIÓN

3

4

5

678

1114

19

21



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I. INTRODUCCIÓN

El presente manual proporcionara al personal del Área de Recursos Materiales dela Coordinación Municipal de Acaponeta, información clara y sencilla, de losprocedimientos a desarrollar para cumplir de manera eficaz con las funcionesencomendadas a cada una de las áreas que integran la estructura orgánica.

El Manual está dirigido fundamentalmente al personal que labora en elDepartamento de Recursos Materiales. Es conveniente señalar que el presentemanual requiere de ser actualizado por lo que está sujeto a permanente cambiosque coadyuven a mejorar el sistema de salud.

El manual se presenta con una introducción y dividido en diez apartados: el primero,es el objetivo del manual; el segundo, corresponde a los antecedentes, donde sedescribe en forma breve la historia de este Hospital y sus principales modificacionesa la estructura; el tercero, se refiere al marco jurídico, en el cual se citan losordenamientos jurídico – administrativos que fundamentan su existencia; el cuarto,describe las atribuciones y funciones del organismo; el quinto, corresponde a lamisión y visión del Departamento de Recursos Materiales; el sexto, presenta laestructura orgánica, que identifica los niveles jerárquicos de la administración; elséptimo, se presenta el organigrama, que refleja la imagen de los diferentes órganosde la estructura, niveles jerárquicos, líneas de mando y tramos de control; en eloctavo, se describen los objetivos y funciones de cada uno de los órganos de laestructura; en el noveno, se presenta el glosario de términos, que permite de algunamanera comprender el significado de algunas siglas o palabras técnicas incluidasen el manual, el décimo la autorización del mismo.

Su consulta permite evitar la duplicidad de funciones; promover la adecuadaselección del personal y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia enel desarrollo de sus actividades.

Por ser un documento de consulta frecuente, el manual deberá permaneceractualizado, lo que hace necesario que cada una de las áreas que integran elServicio, aporten la información necesaria para este propósito, manteniendoactualizados los cambios en las funciones y organización que se generen, y lasmodificaciones que tenga la normatividad aplicable en materia de salud, siendo laDirección de Planeación el área responsable de llevarla a cabo.



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II. OBJETIVO DEL MANUAL

Orientar al personal, sobre los procedimientos de cada uno de los nivelesjerárquicos que integran el Departamento de Recursos Materiales facilitando eldesarrollo de los procesos y evitando duplicidad en las acciones.



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XI. PRESENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS



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1 Desarrollo del Procedimiento:Operación de Bienes de Consumo y Bienes Muebles



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UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Área de Almacén e InventariosPROCEDIMIENTO: Operación de Bienes de Consumo y Bienes Muebles

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Dar a conocer al personal encargado los pasos a seguir mediante fluxograma parala operación bienes de consumo y los bienes muebles.



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NORMAS DE OPERACIÓN

En la ley general de bienes nacionales publicada en el diario oficial de la federacióndel 20 de mayo de 2004, se establece que corresponderá a las dependencias loslineamientos, manuales, instructivos y formatos necesarios para la adecuadaadministración de los almacenes y el manejo de los bienes muebles, así mismo lasecretaria de la función publica con fecha 11 de noviembre de 2004 emitió loslineamientos generales para la administración de las dependencias y entidades dela administración publica federal, en los cuales señala la obligación de emitir elmanual para la administración de almacenes y manejo de bienes muebles, a fin quelos recursos patrimoniales sean administrados y aprovechados con criterio deeficiencia y eficacia.

IV- NORMATIVIDAD Y LINEAMIENTOS GENERALES

La administración a través sus áreas de almacén y control de inventarios de bienesmuebles deberá registrar y controlar los correspondientes recursos, identificándolosde la siguiente manera:

Bienes de consumo.- aquellos que se utilizan para el desarrollo de lasactividades diarias de la entidad (material de papelerías curación y limpieza,etc.) controlados a través de un registro global dada su naturaleza y finalidaden el servicio.

Bienes muebles.- aquellos utilizados en el entorno, siendo susceptibles deasignación de un número de inventario y resguardo de manera individual,dada su naturaleza de vida útil.



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NORMATIVIDAD BIENES DE CONSUMO

1. Todo insumo o material ingresado al almacén deberá ser identificado confecha, documento (factura, oficio y/o requisición de almacén estatal),especificaciones del artículo, unidad de medida y cantidad.

2. Todo insumo o material salido del almacén deberá ser con vale de almacéndebidamente requisitado con fecha, descripción de articulo, unidad demedida, cantidad solicita, cantidad surtida, área solicitante y firma derecibido.

3. El espacio físico del almacén deberá estar ordenado limpio y contar con lasmedidas de seguridad requeridas.

4. Todos y cada uno de los diversos insumos y materiales manejados yresguardados en el almacén deberán contar con su espacio físicocorrespondiente evitando se contaminen entre si.

5. Se deberá proyectar y prever el abasto, contando y respetando un calendariode surtimiento evitándose en lo posible adquisiciones emergentes.

6. Realizar inventarios físicos mínimo en forma semestral, y constantesmuestreos selectivos.

NORMATIVIDAD DE BIENES MUEBLES

1. Para la identificación de los bienes muebles se asignara número deinventario, a todos y cada uno de estos, los cuales deberá ser claros, visiblesy legibles.



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2. Se deberá contar con resguardos individuales relacionándose la asignaciónde bienes muebles mediante vales de resguardos que contendrán los datosrelativos al registro individual de los bienes así como los del servidor públicousuario quien deberá firmar el vale de resguardo respectivo.

3. Los controles se deberán llevar en forma documental y electrónica y losnúmeros de inventarios relacionados deberán coincidir con los queaparezcan etiquetados en los bienes muebles.

4. Tener especial cuidados en actualizar registros y vales de resguardo, sea pornuevas asignaciones y/o cualquier cambio de usuario.

5. El espacio físico deberá estar limpio y los muebles ordenados y almacenadossegún especificaciones.

6. En caso de extravío, robo o sustracción del bien mueble, se deberá levantaracta administrativa con la formalidad correspondiente

7. Evitar el acumulamiento de de bienes mueble no útiles o los desechos deestos por lo que se procederá a su desincorporación con apego a lasdisposiciones legales.



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Almacén

Administración

Almacén

Administración

Abastos oAlmacén Estatal

Administración

Almacén

1

2

3

4

5

6

7

8

Establece un stock de material einsumos en base a las necesidadespropias de este la Coordinación.

Valida y autoriza el stock material einsumos.

En función al stock determinar el abastoy las necesidades de insumos, elaborarinforme de faltantes en almacén (F-1)

Recibe informe de faltantes, elaborarrequisición de material (F-2) y remitirlo ajurisdicción y se envía a Abastos Estatal.

Autoriza la requisición, así comosurtirnos, ya sea directamente y/oautorizando la compra.

Atención y seguimiento a requisición.

Recibe insumos y material,ingresándolos al almacén, verificandoque físicamente y documentalmentecorrespondan en descripción, unidad demedida y cantidad –se informa a laAdministración-

El material se acomoda en anaquelcorrespondiente y el documento deentrada se le toma el folio y se le daentrada en Kardex.

Stock deMaterial

Faltante deAlmacén

(F1)

Requisición deMaterial

(F2)



Factura y/oRequisición de

Salida

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

04 05 2015 1 3

UNIDAD RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Almacén e Inventarios

PROCEDIMIENTO: Operación de Bienes de Consumo y Bienes Muebles

RESPONSABLEACT.NÚM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESFORMA O

DOCUMENTO



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Administración

Responsable deBienes Muebles

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Mediante Vale de Almacén (F-3) ydiscrecionalmente se surtirá a lasdiversas áreas de este Cordinación yUnidades Aplicativas los insumosrequeridos.

Por la salida.-el material se entrega asolicitante y al documento (vale) desalida se le da de baja y se archiva.

Captura de los documentos por lasentradas y salida de material e insumosse realiza en forma global,indistintamente del tipo de material,respetando solo el orden progresivo defecha y No. de folio, mismos que pormedio del sistema son ordenados portipo de material y articulo

La captura de entradas y salidas delmaterial e insumos ordenados por mediodel sistema en tipo de articulo simplificael registro de tarjetas kárdex (F-4)mismo que se realiza manualmente

Solicita en almacén estatal en el área deactivos fijos el inventario de bienesmuebles de esta Coordinación.

Coteja el listado de activos fijos con losmuebles existentes.

Vale deAlmacén

Concentrado deEntradas ySalidas delAlmacén

TarjetaKARDEX

C.D. conInventario de

Bienes Muebles

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

04 05 2015 2 3


PROCEDIMIENTO: Operación Bienes de Consumo y Bienes Muebles



DOCUMENTO



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Administración

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16

17

18

Establece diferencias y solventa.

Realiza resguardo individual.

Entrega a usuarios para su validación yfirmas.

Recupera resguardos debidamenterevisitados y crea expediente.

TERMINA PROCEDIMIENTO.

Resguardode BienesMuebles

Expediente deResguardos

Bienes Muebles

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

04 05 2015 3 3


PROCEDIMIENTO: Operación Bienes de Consumo y Bienes Muebles



DOCUMENTO



DE NAYARIT

ALMACÉN ADMINISTRACIÓN JURSIDICCIÓNRESPONSABLE DEBIENES MUEBLES

FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE

04 05 2015 1 5

PROCEDIMIENTO: Operación de Bienes de consumo y bienes muebles

AREA: Administración

DEPARTAMENTO: Área de Almacén e Inventarios

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO

1

Establecer un stockde material einsumos en base alas necesidadespropias de laCoordinación.

2

Valida y auto-rizada el stockmaterial einsumos.

Stock deMaterial

3

En función al stockdeterminar elabasto y lasnecesidades deinsumos, elaborarinforme defaltantes enalmacén (F-1)

Faltante deAlmacén

4

Recibe informede faltantes,elaborar requi-sición de material(F-2) y remitirlo ajurisdicción.

Faltante deAlmacén

5

Esta coordi-nación de saluddepende dejurisdicciónNo.III Tuxpan, ycorresponde aesta instanciaautorizarrequisición, asícomo surtirnos,ya seadirectamentey/o autorizandola compra.

Requisición

6

Atención y segui-miento a requisición.

Requisición

A

INICIO



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ALMACÉN ADMINISTRACIÓN JURSIDICCIÓNRESPONSABLE

DE BIENESMUEBLES


04 05 2015 2 5





7

Recibe insumos ymaterial, ingresán-dolos al almacén,verificando quefísicamente ydocumentalmentecorrespondan endescripción, unidadde medida y cantidadse informa a laAdministración-


Salida Jurisdiccional

A

8

Por la recepción.- elmaterial de acomodael anaquelcorrespondiente y eldocumento deentrada se le toma elfolio y se capturaen Kardex.


Salida Jurisdiccional

B



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DE BIENESMUEBLES


04 05 2015 3 5

PROCEDIMIENTO: Operación de bienes de consumo y bienes inmuebles




9

Mediante Vale deAlmacén (F-3) ydiscrecionalmente sesurtirá a las diversasáreas de estacoordinación desalud los insumosrequeridos.

Vale de Almacén

B

Por la salida.-elmaterial se entrega asolicitante y aldocumento de salidase da de baja y se learchiva.

C

Vale de Almacén

Captura de los documentospor las entradas y salida dematerial e insumos se realizaen forma global,indistintamente del tipomaterial, respetando solo elorden progresivo de fecha yNo. de folio, mismos que pormedio del sistema sonordenados por tipo dematerial y articulo

Concentrado deEntradas y Salidas

del Almacén

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DE BIENESMUEBLES


04 05 2015 4 5





La captura deentradas y salidasdel material einsumos ordenadospor medio delsistema en tipo deartículo simplifica elregistro de tarjetaskárdex (F-4) mismoque se realizamanualmente

Tarjeta KARDEX

C

12

Solicita enalmacén estatal enel área de activosfijos el inventariode bienes mueblesde este centro desalud HospitalAcaponeta

D

C.D. conInventario de

Bienes Muebles

13

Solicita enalmacén estatalen el área deactivos fijos elinventario debienes mueblesde este HospitalIntegral deAcaponeta.

Coteja el listadode activos fijoscon los muebles

14

Establece dife-rencias y sol-ventar.

15

Realiza res-guardo indivi-dual.

16

Resguardode BienesMuebles



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DE BIENESMUEBLES


04 05 2015 5 5

PROCEDIMIENTO: Operación de bienes de consumo y bienes muebles




D

Entrega ausuarios parasu validación yfirmas.

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Recupera res-guardos de-bidamente

18

Expediente deResguardosBienes Mueblesexistentes. INICIO



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XIII. GLOSARIO

Control.- Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones paraevaluar la ejecución de programas y acciones y aplicar las medidas correctivasnecesarias.

Institución.- Órgano público legalmente constituido para la consecución de unobjetivo o la prestación de bienes y servicios.

Jerarquía.- Orden de precedencia establecido legalmente entre autoridades yfuncionarios de una organización administrativa, jurídica o judicial.

Lineamiento.- Directriz que establece los límites dentro de los cuales han derealizarse ciertas actividades, así como las actividades, así como las característicasgenerales que estas deberán tener.

Mantenimiento.- Actividades que se desarrollan con el fin de conservar en uso yen buen estado físico los edificios, instalaciones, mobiliario, vehículos, maquinariay equipo, ya sean propios o arrendados, para que estén en condiciones adecuadasde funcionamiento.

Manual.- Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, enforma ordenada y sistemática información de diversa índole para la operación deuna organización.

Método.- Fin que se pretende alcanzar.Organización.-Función de administración que tiene por objeto la agrupación deactividades y establecimiento de relaciones de autoridad.

Organigrama.- Representación gráfica de la estructura orgánica de una institucióno parte de ella y de las relaciones que guardan entre si los organos que la integran.

Organismo Público.- Institución para servicio público.

Política.-Guía básica para la acción que describe los lineamientos generales dentrode los cuales han de realizarse actividades.

Plantilla Tipo.- determina clave presupuestal y código funcional del puesto.

Programas Prioritarios.- Son aquellos que por su magnitud y trascendenciarequieren de una atención preferencial.

Stock.- Conjunto de mercancías en depósito o en reserava.



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Programas Sustantivos.- Son aquellos que sus acciones van directamente aincidir sobre la salud de la población.

Responsabilidad.- Obligación de atender todos los deberes y de ejercer laautoridad con base en las normas de actuación establecidas y en las facultadesotorgadas.

Salubridad Exclusiva.- Son aquellas acciones de regulación que lecorresponden administrativamente a la federación, en donde el estado apoyacomo ventanilla de trámite.

Salubridad Local.- Son aquellas acciones de regulación sanitaria, queadministrativamente corresponden a los municipios.

Seguros Populares.- Es un seguro para la atención de la salud de la poblaciónque no cuentan con seguridad social.

Toma de Decisión.- Selección entre una o varias opciones de acción querealiza un funcionario o empleado que esta capacitado para determinar oresolver sobre el curso que deberá darse a la actividad institucional o de un áreaespecífica de la organización.

Unidades de Primer Nivel.- Son unidades de atención ambulatoria de medicinageneral y algunas urgencias menores.

Unidades de Segundo Nivel.- Son unidades de atención médica enhospitalización, con las 4 especialidades básicas (medicina interna, cirugía,pediatría y gineco – obstetricia), algunas sub-especialidades y urgencias médico- quirúrgicas.



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En cumplimiento al Art. 24 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit; se elaboróel presente Manual Específico de Procedimientos del Área de Recursos Materiales para su debidaobservancia y se aprobó el día 04 de Mayo de 2015.

ELABORÓ: FIRMA

C. ANITA FLORES FONSECAJEFE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES DE LA

COORDINACIÓN ACAPONETA

REVISÓ:

C.D. MARISOL RUBIO VALDIVIAADMINISTRADORA DE LA COORDINACIÓN ACAPONETA

C.D. CARLOS RENATO GALLARDO LIZOLAJEFE DE LA COORDINACIÓN MUNICIPAL

ACAPONETA

COLABORADORES

LIC. BALBINA LARA CALDERAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL E INFRAESTRUCTURA

L.C. MARIA DEL ROSARIO RAMÍREZ AGUAYOC COORDINACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN,

PRPROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

VALIDO:

DR. MARCO ANTONIO DOMINGUEZ HERNÁNDEZDIRECTOR DE PLANEACIÓN ____________________________________

AUTORIZADO POR:

DR. JESUS PAVEL PLATA JARERODIRECTOR GENERAL

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