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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

LICITACION PUBLICA No. DG 0014 DE 2012

El Director Administrativo y Financiero atendiendo la recomendación del Comité de Licitaciones del Nivel Central, se permite dar respuesta a las observaciones presentadas a los informes de evaluación dentro en la Licitación Pública No. 0014 de 2012, así:

I. OBSERVACINES PRESENTADAS POR DIGITAL WARE S.A., MEDIANTE DOCUMENTO RADICADO CON NUMERO 1-2012-026266 EL DIA 17 DE DICIEMBRE DE 2012 A LAS 11:55 AM., CON

OBSERVACION: “

”. RESPUESTA DEL SENA El pliego de condiciones indica en su numeral “5.3.2. Personal mínimo requerido …

Para la acreditación del Recurso Humano el oferente mediante la suscripción de carta de

compromiso certificara el cumplimiento de los requisitos de hoja de vida de los

profesionales asignados al proyecto…”. El cumplimiento de este requisito se encuentra

en el folio 207 de la propuesta presentada por la Unión Temporal Gestión de Integración

de Procesos y Tecnología SENA 2012. Por lo anterior, su observación no es aceptada.

OBSERVACION:

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RESPUESTA DEL SENA:

No se acepta la observación, teniendo en cuenta que la UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN

DE INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y TECNOLOGIA SENA 2012 presenta a folios 9 -

CARTA INTEGRA DE ACEPTACIÓN DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA, 36A

numeral 2 – “Parametrización sobre Aplicación…” y 157 a 180 PROPUESTA TÉCNICA,

entre otros aceptando los requisitos y condiciones establecidas por el SENA en los

pliegos de condiciones, razón por la cual se entiende por cumplido el requisito técnico.

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OBSERVACION:

RESPUESTA DEL SENA:

No se acepta la observación, teniendo en cuenta que la UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN

DE INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y TECNOLOGIA SENA 2012 presenta a folios 9 -

CARTA INTEGRA DE ACEPTACIÓN DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA, 36A

numeral 2 – “Parametrización sobre Aplicación…” y 157 a 180 PROPUESTA TÉCNICA,

entre otros aceptando los requisitos y condiciones establecidas por el SENA en los

pliegos de condiciones, razón por la cual se entiende por cumplido el requisito técnico.

OBSERVACION:

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RESPUESTA DEL SENA:

No se acepta la observación, se aclara que el análisis es parte integral de la etapa I. Se

tiene en cuenta y prevalece que la UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN DE INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y TECNOLOGIA SENA 2012 presenta a folios 9 - CARTA INTEGRA DE

ACEPTACIÓN DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA, 36A numeral 2 –

“Parametrización sobre Aplicación…” y 157 a 180 PROPUESTA TÉCNICA, entre otros

aceptando los requisitos y condiciones establecidas por el SENA en los pliegos de

condiciones, razón por la cual se entiende por cumplido el requisito técnico y ratificado

con la presentación de la propuesta.

OBSERVACION:

RESPUESTA DEL SENA:

No se acepta la observación. La Entidad dentro de la etapa de observaciones a la

evaluación solicito la aclaración de la certificación citada, dado que no era claro el alcance

del objeto y para lo cual el oferente allego copia del contrato de “prestación de servicios

para el proceso integral de la herramienta de soporte para gestión de procesos de

negocio – work flow y alquiler”, siendo este acorde a lo requerido por la entidad.

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OBSERVACION:

RESPUESTA DEL SENA:

No se acepta la observación. La certificación presentada por la UNIÓN TEMPORAL

GESTIÓN DE INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y TECNOLOGIA SENA 2012 a folio 185

está relacionada con lo indicado en el numeral “5.3.1. EXPERIENCIA ACREDITADA DEL

PROPONENTE (Formato No. 4) … experiencia específica en desarrollo, instalación,

implementación y puesta en marcha de sistemas de información…”

OBSERVACION:

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RESPUESTA DEL SENA:

No se acepta la observación, toda vez que la certificación citada cumple con lo indicado

en el CAPITULO 4 del pliego de condiciones.

OBSERVACIÓN

RESPUESTA DEL SENA:

No se acepta la observación. La Entidad dentro de la etapa de observaciones a la

evaluación solicito la aclaración de la certificación citada, dado que la fecha de expedición

de la misma presentaba inconsistencia para lo cual el oferente allego copia del acta de

terminación y liquidación de contrato por mutuo acuerdo, siendo esta acorde a lo

requerido por la entidad

II. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA UNION TEMPORAL GESTIÓN DE INTEGRACION DE PROCESOS Y TECNOLOGÍAS SENA 2012, MEDIANTE CORREO ELECTRONICO DEL DIA 17 DE DICIEMBRE DE 2012 A LAS 13:03:26.

OBSERVACIÓN

1. No es claro, porque se otorgan cero (0) Puntos a la evaluación de las condiciones técnicas adicionales, en razón, a que folio noveno (99 de la propuestas presentada por nuestra Unión Temporal Gestión de Integración de Procesos y Tecnología SENA 2012 se establece claramente que se aceptan integra y totalmente los documentos del contenido del proceso Licitación Pública No. DG 0014 de 2012. En consecuencia, cuando hablamos de aceptar totalmente e integralmente el pliego de condiciones definitivo publicado por el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, es claro que estamos ofertando el máximo tiempo de soporte técnico sin costo para el SENA, el cual corresponde a seis (6) meses o más contados a partir de la terminación del contrato. Ofrecimiento, que de acuerdo al numeral 6.3. Otorgaría cien (100) puntos, además de lo anterior se acepta el cumplimiento al 100% de todos los numerales exigido en pliego de condiciones definitivo, dado que aceptar parcialmente o condicionadamente el pliego será causal de rechazo de la propuesta por nosotros presentada de acuerdo al numeral 3.5. Por lo anterior, muy respetuosamente solicitamos al SENA que aclaré el informe de evaluación técnica teniendo en cuenta los argumentos

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anteriormente expuestos, otorgándole a nuestra unión temporal Gestión de Integración de Procesos y Tecnología SENA 20121os cien (100) puntos correspondientes al mencionado numeral.

RESPUESTA DEL SENA

No se acepta la observación, por cuanto en su oferta no se expresa el tiempo que extendería el soporte técnico.

OBSERVACIÓN

2.1. De conformidad con el numeral 5.2.5. del pliego definitivo de condiciones es obligación por parte de Digital Ware S.A. aportar los documentos que acrediten la autorización para presentar la propuesta y suscribir el contrato. El proponente en mención, aporta el certificado de existencia y representación legal en el cual dentro de las facultades del representante legal se enuncia de manera muy escueta y somera una facultad para celebrar contrato. Jurídicamente es claro, que el documento idóneo que acredita las facultades que tiene un representante legal dentro de una sociedad son los estatutos, documento que no fue aportado con la oferta y que tampoco fue solicitado por la entidad para corroborar que el señor Rodrigo Benitez Infante cuenta con plenas facultades para presentar propuesta y suscribir el contrato resultante.

RESPUESTA DEL SENA

No se acepta la observación, el representante legal del oferente cuenta con las facultades legales para presentar la propuesta y suscribir el contrato, como consta en el Certificado de existencia y representación legal a folio 48 a cara posterior numeral 4. OBSERVACIÓN

2.2. El pliego establece en el numeral 5.3.1. que " El proponente deberá acreditar experiencia relacionada con los procesos definidos en el Capitulo 4. CONDICIONES TÉCNICAS MINIMAS EXIGIDAS y experiencia específica en desarrollo, instalación, implementación y puesta en marcha de sistemas de información y herramientas BPM del presente pliego, mediante la presentación de máximo cinco (5) certificaciones de CONTRATOS EJECUTADOS Y TERMINADOS, dentro de los cuatro (4) últimos años contados a partir de enero de 2008, de las cuales mínimo una debe ser del sector público en Colombia".

Al respecto, la certificación de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía aportada en la propuesta por la empresa Digital Ware S.A., no cumple con el requisito de estar el contrato ejecutado y terminado, en razón a que la certificación es expedida el 30 de junio de 2009, fecha en la cual el contrato se encontraba en ejecución y vigente tal y como expresamente se puede ver en dicha certificación. Así mismo no fue aportado el documento de liquidación de dicho contrato en el cual se pueda comprobar que dicho contrato se encuentra terminado y recibido a satisfacción por parte de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía; documento que no puede ser subsanado en ninguna etapa del proceso ya que si se llegare a dar esta premisa se estaría mejorando la propuesta presentada por Digital Ware S.A. Por otro lado, revisada la certificación de la ETB, encontramos que esta corresponde a objetos similares ejecutados a la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía en un mismo periodo de tiempo; en consecuencia, se podría establecer que las certificaciones de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y de la ETB, corresponden a un mismo contrato.

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RESPUESTA DEL SENA

No se acepta la observación. La Entidad dentro de la etapa de observaciones a la

evaluación solicito aclaración de la certificación citada, por la inconsistencia presentada,

para lo cual el oferente allego copia del documento “Cierre del Proyecto Fase II”, de fecha

31 de julio de 2009, el cual cumple con lo requerido.

En cuanto a los contratos obrantes a folios 91 a 100 y 108 no existe identidad de partes, objeto, valor, plazo, entre otros por lo tanto no se puede afirmar que se trate de un mismo contrato. OBSERVACIÓN

2.3. Teniendo en cuenta que las certificaciones de experiencia deberían cumplir entre otros con el literal h del numeral 5.3.1. del pliego de condiciones, es claro que la certificación de la Universidad del Quindío, no cumple con este numeral en razón a que la certificación no es expedida por un jefe o coordinador del área de sistemas de dicha Entidad, sino sencillamente un funcionario respecto del cual el SENA, no tiene la certeza que dentro de sus funciones se encuentre la de poder expedir certificaciones de experiencia de contratistas.

Adicionalmente, realizada la consulta por parte de nuestra unión temporal Gestión de Integración de Procesos y Tecnología SENA 2012 a la Universidad del Quindio se nos informa que la expedición de las certificaciones de prestación de servicios y/o adquisición de bienes única y exclusivamente podrán ser emitidas por el Director de la oficina de Compras y Suministros de la Universidad. En consecuencia, revisadas las facultades de la señora Sonia María Salgado Parra - profesional especializado G13 en la página oficial de la Universidad del Quindio (http://portal.uniquindio.edu.co/dep/csnVindex.php?option=com content&view=article&id=170&ltemid=37;#sonia), se corrobora que dentro de sus funciones no tiene la de certificar contratos de proveedores. Aunado a lo anterior, se debe tener en cuenta que la Universidad del Quindio dentro de su Sistema de Gestión de Calidad cuenta con formatos establecidos y aprobados para este tipo de certificaciones, los cuales no se ajustan al documento aportado por Digital Ware S.A. http:ijportal.uniquindio.edu.co/dep/plande/index.php?option=com contcnt&view=a rtic le&id=216& ltem id =61;#gfi na n ciera Por lo anterior, no sería válida la certificación presentada por Digital Ware S.A. en razón a que la persona que certifica la ejecución del contrato no se encuentra debidamente investida de las facultades necesarias para emitir dicha certificación.

RESPUESTA DEL SENA

No se acepta la observación. La Entidad dentro de la etapa de observaciones a la

evaluación solicito la aclaración de la certificación citada, para lo cual el oferente allego

copia del contrato No. 029 de 2011, cuyo objeto fue: “(…) la adquisición de licencia de uso

e implementación del sistema de información SEVEN – ERP entre la Universidad del

Quindio y Digital Ware”, ajustándose éste a lo requerido por la entidad; por ende, la

información consignada en la certificación aportada por el proponente DIGITAL WARE

S.A. es válida.

Así mismo se solicitó a la Universidad del Quindo por correo electrónico del martes

18/12/2012 05:54 p.m “…dar claridad a certificación de experiencia presentada por uno

de los proponentes, amablemente solicitamos aclararnos si un profesional G-13 del

Centro de Sistemas y Nuevas Tecnologías puede certificar la experiencia de un

proponente con relación a “Adquisición, Desarrollo, Implementación, Capacitación,

puesta en producción y soporte del sistema de información SEVEN-ERP y KACTUS-

HR. Incluyendo los módulos de Cartera, facturación y Créditos”, solicitud que a la

fecha y hora no le han dado respuesta.

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OBSERVACIÓN 2.4. De conformidad con el informe de evaluación técnica la empresa Digital Ware S.A.

obtuvo 300 puntos, respecto al recurso humano especializado. Al respecto, teniendo en cuenta el numeral 6.2. del pliego de condiciones definitivo es requisito obligatorio que para el primer perfil se cuente con certificación en la plataforma de BPM a implementar. En consecuencia, revisada la propuesta de la empresa Digital Ware S.A. respecto del recurso humano especializado se concluye que: El Señor Manuel Humberto Espinosa identificado con cédula de ciudadanía 3.195.357 y la señora Aura Elena Espinoza identificada con cédula de ciudadanía 52.097.127 no cumplen con el perfil establecido en el numeral referenciado, en razón a que no aportaron la certificación en la plataforma de BPM a implementar. Se puede observar a folios 179 y 188 auto certificaciones expedidas por el proponente Digital Ware S.A. en la cual manifiesta que se estas personas se encuentran certificadas en plataforma BPM. Desde ningún punto de vista, es jurídicamente valido que la experiencia de estudio sea avalada con auto certificaciones; el único documento que es idóneamente valido para certificar este tipo de estudios es el diploma o certificado expedido para este caso por la entidad certificadora la cual cuenta con los derechos de dicho aplicativo. Así mismo, es claro que la empresa Digital Ware S.A. no cuenta con la autorización y derechos para certificar a personas en dicha BPM. Por lo anterior, la empresa Digital Ware S.A. en el informe de evaluación técnica deberá aparecer con cero (0) puntos, en razón a que no cumplió con los requisitos establecidos para el numeral 6.2.

RESPUESTA DEL SENA Se acepta la observación, toda vez que revisados nuevamente los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones en el numeral 6.2. Recurso Humano Especializado, se identificó que ninguno de los ingenieros propuestos cumple con lo solicitado, por lo anterior se modifica la evaluación inicial y no se otorga puntaje en este numeral. Como parte de la verificación de lo requerido en el Numeral 6.2., se observa que el certificado presentado por la UNIÓN TEMPORAL GESTION DE INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y TECNOLOGIA SENA 2012 del ingeniero con certificación BPM, no cumple parcialmente, por cuanto no se encuentra legalizado ni apostillado, de acuerdo con lo exigido en el numeral 3.4 de los pliegos de condiciones. En consecuencia, se modifica la evaluación inicial, aplicando igualdad de criterio de evaluación OBSERVACION: 2.5 Es importante aclarar que además de lo indicado en el numeral anterior, en el cual se demuestra que la empresa Digital Ware S.A. no obtiene ningún puntaje por el recurso humano especializado; es necesario aclarar al SENA que la evaluación realizada a dicha empresa no se ajusto a lo establecido en el cuadro de perfiles del numeral 6.2..

Al respecto, es importante tener en cuenta que de conformidad con dicho cuadro Digital Ware S.A. no aporto la hoja de vida para el perfil del experto en manejo de procesos fiscales en entidades estatales, perfil con el cual se obtendrían 300 puntos.

En consecuencia, si el proponente Digital Ware S.A., hubiera cumplido en su propuesta con el perfil del ingeniero de sistemas, el cual para este caso sería un solo profesional; solo podría haber obtenido 200 puntos y no 300 como quedo evidenciado en el informe de evaluación consolidado. Es claro que el perfil del experto en manejo de procesos

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fiscales en entidades estatales es de vital importancia para la ejecución del contrato lo cual se puede evidenciar en la aclaración realizada por ustedes a la empresa UBICUANDO mediante publicación en la página WEB por el Director Administrativo y Financiero atendiendo la recomendación del comité de licitaciones del nivel central, la cual establece que se mantiene el requerimiento del pliego ya que para ustedes es importante evidenciar la experiencia del personal que va a desarrollar las actividades a contratar.

Además de lo anterior, podrá el SENA verificar el audio y grabación realizado en la audiencia de aclaración de pliegos y distribución de riesgos, en la cual más de un proponente manifestó la posibilidad de modificar dicho numeral obteniendo respuesta negativa por parte del SENA justificándose en la importancia de mantener este componente como parte del perfil especializado exigido en los pliegos. RESPUESTA DEL SENA: Se acepta parcialmente la observación, teniendo en cuenta lo expuesto en la respuesta anterior y de acuerdo con lo exigido en el numeral 6.2. Recurso Humano Especializado, por lo tanto se modifica la evaluación inicial. Se aclara que los dos ingenieros presentados por DIGITAL WARE S.A, no reúnen los requisitos exigidos en el numeral 6.2 del pliego de condiciones, además que no anexo la hoja de vida del profesional especializado en Finanzas con experiencia de diez años en procesos fiscales en entidades públicas, por lo tanto no se le asignan puntos para este ítem. OBSERVACION 2.6 Revisada la hoja de vida de la señora Aura Elena Espinoza identificada con cédula de ciudadanía 52.097.127, se evidencia que la información incluida en el formato No. 6 no concuerda con la registrada en la hoja de vida. Es decir, en el formato No. 6 el cargo es gerente de proyectos y en la hoja de vida se registra el cargo de líder implantación consultora SEVEN ERP. RESPUESTA DEL SENA No se acepta la observación, toda vez que las funciones consignadas en el formato No. 6 se ajustan a lo requerido y están debidamente soportadas por la certificación a folio 188. OBSERVACION

2.7 Revisada la propuesta técnica aportada por la empresa Digital Ware S.A., se

evidenció que la totalidad de ésta no se encuentra aceptada. En consecuencia se ve

como solo son aceptados los numerales 4.1., 4.2., 4.3.1.2., 4.4.1.2., 4.5.1.2., 4.6.1.4.7.,

4.7.1.3., 4.8.36, 4.9.38, 4.10.32, 4.1.16. literal o, 4.12.1.3.8., Nota del 4.13., 4.7.1.3 literal

d y el párrafo posterior (pág. 27)

Al respecto, la no aceptación total de la propuesta técnica resultaría en una causal de

rechazo de la propuesta por condicionar dicho documento, de acuerdo al numeral 5.5.

RESPUESTA DEL SENA

No se acepta la observación, como quiera que revisada la propuesta de la empresa

Digital Ware S.A., se evidencia que a folio 1 se encuentra la carta de presentación de la

misma, en donde en su inciso 7º manifiestan que aceptan las condiciones y demás

exigencias para la ejecución del contrato de manera clara y expresa.