servicio de agenda para grupos - technical university of …botón de purgar, lo que se puede...

Área de Sistemas de Información y Comunicaciones UPV Página 1 de 16

SSeerrvviicciioo ddee AAggeennddaa ppaarraa ggrruuppooss ddee UUPPVVNNEETT

1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................1 2 PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN......................................................................................2

2.1 CÓMO OBTENER UNA CUENTA EN EL SERVIDOR EXCHANGE.......................................................2 2.2 CÓMO INSTALAR OUTLOOK 2003 ..............................................................................................2 2.3 CÓMO CONFIGURAR EL SERVICIO DE AGENDA...........................................................................3

2.3.1 Configuración Automática....................................................................................................3 2.3.2 Configuración Manual .........................................................................................................4

3 COMENZAR A TRABAJAR ..........................................................................................................5 3.1 CÓMO INTEGRAR EL CORREO ELECTRÓNICO IMAP EN OUTLOOK ..............................................5 3.2 CÓMO LEER TODO EL CORREO DESDE LA BANDEJA DE ENTRADA DE EXCHANGE........................6 3.3 CÓMO ACCEDER A MI AGENDA DESDE LA WEB ...........................................................................7 3.4 CÓMO CREAR UN ACCESO DIRECTO EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS........................................7 3.5 CÓMO DEJAR DE UTILIZAR WORD COMO EDITOR DE CORREO ELECTRÓNICO ..............................8 3.6 CÓMO CREAR UNA FIRMA PARA MENSAJES.................................................................................8 3.7 CÓMO ACTIVAR EL FILTRO DE CORREO NO DESEADO..................................................................8 3.8 CÓMO UTILIZAR EL DIRECTORIO LDAP UPV PARA VERIFICAR LOS DESTINATARIOS Y EFECTUAR BÚSQUEDAS (SÓLO CONFIGURACIÓN MANUAL).......................................................................8 3.9 CÓMO UTILIZAR LAS DIRECCIONES DE LA CARPETA CONTACTOS PARA ENVIAR CORREO. ..........8 3.10 CÓMO ESTABLECER EL ORDEN EN LOS DISTINTOS DIRECTORIOS A LA HORA DE COMPROBAR DIRECCIONES DE CORREO. ........................................................................................................................9 3.11 CÓMO CIFRAR LA INFORMACIÓN QUE PASA POR LA RED (SÓLO CONFIGURACIÓN MANUAL).......9 3.12 CÓMO RESTAURAR LA CONFIGURACIÓN DE ORIGEN DE OUTLOOK .............................................9

4 FUNCIONES DE TRABAJO COOPERATIVO .........................................................................10 4.1 CÓMO CONVOCAR UNA REUNIÓN .............................................................................................10 4.2 CÓMO PERMITIR QUE OTROS USUARIOS VEAN O GESTIONEN NUESTRAS CITAS .........................11 4.3 CÓMO ACCEDER A LAS CITAS DE OTROS USUARIOS ..................................................................13 4.4 USO DE CARPETAS PÚBLICAS...................................................................................................15 4.5 CÓMO GESTIONAR RECURSOS TIPO “SALA DE REUNIONES” UTILIZANDO CARPETAS PÚBLICAS.16

11 IInnttrroodduucccciióónn El servicio de Agenda para grupos de UPVNET permite a los usuarios mantener una agenda electrónica en la cual guardar sus citas, convocar reuniones, y todas las funcionalidades disponibles en este tipo de servicios. Este servicio está basado en una arquitectura cliente-servidor, donde todos los datos se guardan en el servidor, de modo que se puede llegar a ellos independientemente desde donde se acceda. Podemos distinguir los siguientes elementos:

• Servidor de Agenda (Exchange): Es un programa que funciona en los servidores del ASIC de la UPV y que se encarga de almacenar/gestionar los datos sobre la agenda/correo de los usuarios del servicio de agenda de la UPV.


• Cliente de Agenda (Outlook 2003 para Windows/Mac, Evolution1 o Korganizer2 para Linux): Es un programa cliente que integra los servicios de Agenda, Contactos, Calendario y Correo. Usado en combinación de un servidor de Exchange es capaz de gestionar agendas y calendarios de grupos de trabajos.

22 PPrroocceeddiimmiieennttoo ddee IInnssttaallaacciióónn.. Para comenzar a usar Outlook 2003 como cliente del servicio de agendas de UPV debe de realizar los siguientes pasos:

1. Enviar una solicitud para crear una cuenta en el servidor Exchange. 2. Instalar Outlook 2003 en el Windows/Mac 3. Configurar Outlook 2003 para su funcionamiento. 4. Probar el funcionamiento y asignar los permisos del grupo de trabajo

cooperativo.

2.1 Cómo obtener una cuenta en el servidor Exchange

Para obtener una cuenta en el servidor Exchange, es necesario disponer de una cuenta de usuario en UPVNET en vigor. La cuenta Exchange se debe de solicitar a través del formulario de “Agenda para grupos” que hay en la página web del ASIC. Esto sólo se debe realizar cuando se está en disposición de instalar y usar el Outlook 2003, ya que la cuenta Exchange constituye una nueva cuenta de correo que debería que consultar con frecuencia para recibir mensajes de otros miembros de la universidad que utilizan este servicio. En caso de duda, ponerse en contacto con: [email protected]

2.2 Cómo Instalar Outlook 2003

El programa Outlook 2003 forma parte del paquete Office 2003, así que si ha instalado Office 2003 ya debería de estar instalado dicho programa. En caso contrario puede instalar tanto Outlook como Office 2003 desde el apartado “Aplicaciones Microsoft” del menú de UPVnet.

1 http://www.ximian.com/products/evolution/ 2 http://tux.ict.tbm.tudelft.nl/~janpascal/exchange/


Una vez instalado, el icono de Outlook 2003 aparecerá en el Escritorio y opcionalmente en la barra de acceso rápido junto al botón de inicio. En muy interesante seguir las siguientes recomendaciones:

• A fin de mantener optimizada la instalación de Office, es recomendable visitar la URL http://officeupdate.microsoft.com/ y dentro de la opción “Office Update”, comprobar que tenemos instalados todas las actualizaciones del producto. Esto no se debe confundir con http://windowsupdate.microsoft.com , que es la URL dedicada a parches de seguridad.

2.3 Cómo configurar el Servicio de Agenda

El servicio de agenda se puede configurar de forma automática o manual. En el caso de encontrarnos dentro de la UPV se recomienda la configuración automática. En caso de estar fuera (por ejemplo en casa) puede ser más recomendable la configuración manual. No existe ninguna limitación al número de clientes Outlook que acceden a Exchange, por lo que una situación normal sería tener configurado Outlook tanto en el PC del despacho como en el de casa y en el portátil. Outlook guarda la configuración de usuario de forma autónoma en el PC local. Por ello, si utilizamos Windows 2000 o XP, podemos tener diferentes configuraciones de Outlook para diferentes usuarios del equipo. Por el contrario los datos (citas, mensajes, contactos) residen en el servidor y son compartidos por los clientes con el mismo nombre de usuario.

2.3.1 Configuración Automática

Vamos a Inicio\Ejecutar y escribimos X:\UPVwin95\Outlook\ (también es válido \\izar\centre\UPVwin95\Outlook\) o bien navegamos con el explorador de Windows hasta dicha ruta y ejecutamos el programa “Configurar Outlook para agenda.exe”.

Este programa configura automáticamente las cuentas de Outlook con los parámetros estándar (los que se indican en el punto 2.3.2 “Configuración Manual” para utilizar la agenda en el servidor principal de la UPV y lanza Outlook para empezar a trabajar directamente con dicha agenda.


2.3.2 Configuración Manual

Lanzamos Outlook, y comenzará el Asistente de configuración:

1) Nos preguntará si deseamos utilizar un servidor de Exchange o No.

Los servicios de Agenda/Contactos de Outlook pueden funcionar en modo red, es decir conectados con un servidor, o en modo local, almacenando los datos en el ordenador personal en el que esta instalado y sin capacidad de las funcionalidades de trabajo cooperativo.

En este caso y dado que vamos a trabajar en red, seleccionaremos la opción Sí.

2) La siguiente cuestión es el tipo de servidor al que nos conectamos. En nuestro caso, seleccionaremos el servidor Exchange (Más adelante entraremos en profundidad con el resto de servicios que el Outlook es capaz de gestionar ).

3) La siguiente cuestión será el nombre del servidor al que nos conectaremos y el usuario con el que iniciaremos sesión en dicho servidor.

El nombre del servidor de Agendas del UPV es agenda.upv.es, y el nombre de usuario, es nuestro nombre de inicio de sesión de Windows en el dominio UPVNET y que nuestro responsable de informática nos habrá suministrado en la solicitud de cuenta de Exchange. Cuando pongamos los dos datos, y le pulsemos el botón de comprobar, el asistente sustituirá los nombres de usuario por los datos de usuario que están almacenados en el servidor y el nombre del servidor por su nombre corto AGENDA.


4) Hacemos click en finalizar y ya tendremos configurado nuestro Outlook para usar la agenda, calendario, contactos dentro de la UPV.

A continuación es interesante configurar los servicios de directorio LDAP y el cifrado de información. Para ello hay que consultar los puntos 3.8 “Cómo utilizar el directorio LDAP UPV para verificar los destinatarios y efectuar búsquedas (Sólo configuración manual).” y 3.11 “Cómo cifrar la información que pasa por la red”.

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3.1 Cómo integrar el correo electrónico IMAP en Outlook

Para integrar el correo IMAP con Outlook hay que ir a Herramientas\Cuentas de correo electrónico y seleccionar la opción “Ver o cambiar cuentas de correo electrónico”. A continuación hay que seleccionar la opción Agregar\IMAP e introducir los parámetros de nuestra conexión IMAP (Los mismos que teníamos en Outlook Express). La clave que solicita no es la de UPVNET, sino la del servidor, que se debe de cambiar en la Intranet (Consultas personalizadas). Para acceder al servidor utilizando una conexión segura hay que pulsar en “Más configuraciones” y en la solapa “Avanzadas”marcar la opción “Servidor de entrada IMAP: El servidor require una conexión segura (el puerto cambia a 993)”


A continuación es conveniente crear un acceso directo a la bandeja de entrada IMAP en la barra de herramientas, como se indica en el punto 3.4 “Cómo crear un acceso directo en la barra de herramientas”. También viene bien poner en la barra de herramientas el botón de purgar, lo que se puede conseguir con Herramientas\Personalizar\Comandos y seleccionar en la ventana de categorías “Edición”. En la ventana derecha aparecerá una opción “Purgar” que podremos arrastrar a la barra. Luego pulsamos el botón derecho sobre dicha opción y seleccionamos el icono más apropiado (¿la papelera?). Cuando tenemos integrado el correo IMAP tenemos dos bandejas de Entrada:

• La Bandeja de entrada de IMAP, por la que recibimos el correo. • Y la Bandeja de entrada de Exchange por la que recibimos las citas y

convocatorias de reunión, así como el correo de otros usuarios del servicio de agendas.

3.2 Cómo leer todo el correo desde la bandeja de entrada de Exchange

Para leer todo el correo desde la bandeja de entrada de Exchange hay que hacer los siguientes pasos:

1- Redirigir el correo IMAP a Exchange. Para ello hay que ir a través de la web de la UPV a Intranet\Redirección de correo y reenviar el correo a @agendas.upv.es (ojo con la s de agendas), donde es su login en UPVNET.

2- Esperar a que se ejecuten los cambios solicitados. Al redirigir su correo a la cuenta Exchange, su buzón de su correo UPV siempre estará vacío tanto si lo consulta mediante cualquier cliente POP o IMAP o utilizando el


webmail o correo en tránsito. A partir de ese momento las únicas herramientas válidas para consultarlo serán Outlook y Outlook Web Access, que se describe a continuación.

3.3 Cómo acceder a mi agenda desde la web

Exchange incluye un componente, denominado OWA (Outlook Web Access), que permite conectarse a la agenda desde la web. Para ello basta con utilizar un navegador (Recomendado Internet Explorer) y teclear la URL https://agenda.upv.es o simplemente https://agenda si estamos dentro de la red de la UPV y utilizamos Windows. En el caso que hayamos iniciado sesión en el dominio UPVNET con nuestro usuario, se autentifica automáticamente (utilizando Kerberos v5) y no pide password. En caso contrario, sale una ventana que pide usuario (el propio), password (evidente) y dominio (UPVNET). En las versiones más recientes de Internet Explorer solamente nos pide usuario y password. En ese caso el usuario hay que escribirlo incluyendo el nombre de dominio, con el formato upvnet\. Para que funcione la autenticación automática puede ser necesario agregar la dirección web https://agenda.upv.es a los sitios de confianza del navegador (según versiones de Windows).

En caso que se quiera acceder a la agenda identificándose con un usuario distinto al que ha iniciado la sesión en Windows, hay que utilizar la dirección: https://agenda.upv.es/Exchange/ (sustuir por el login correspondiente)

3.4 Cómo crear un acceso directo en la barra de herramientas

Para crear un acceso directo en la barra de herramientas de la izquierda basta con desplegar la lista de carpetas utilizando Ver\Lista de carpetas o utilizando el icono correspondiente. A continuación pinchamos la carpeta deseada y arrastramos sobre la barra. Luego, pulsando con botón derecho sobre el icono le cambiaremos el nombre. Una opción muy interesante es crear accesos directos de páginas Web en la barra de Outlook, por ejemplo el directorio de teléfonos. Para ello, abrimos un navegador y buscamos la página, y luego, dejando la ventana del navegador y la de Outlook en un tamaño medio, arrastramos la dirección de web del navegador sobre la barra. Automáticamente se nos crea un acceso directo a dicha página web.


3.5 Cómo dejar de utilizar Word como editor de correo electrónico

Usar Word como editor de correo electrónico puede resultar a veces incómodo ya que, aparte de la sobrecarga que supone para el equipo abrirlo cada vez que se envía o recibe un mensaje, puede dar a los mensajes características de formato que algunos destinatarios podrían no ser capaces de leer. Para desactivarlo como editor hay que ir a Herramientas/Opciones/Formato de Correo y quitar las marcas en los checkboxes de “Usar Microsoft Word para …”

3.6 Cómo crear una firma para mensajes

Hay que ir a Herramientas/Opciones/Formato de Correo, pinchar en Firmas y crear una nueva firma.

3.7 Cómo activar el filtro de correo no deseado.

Outlook 2003 incluye un mecanismo para detectar correo no deseado (SPAM) y eliminarlo automáticamente. Para ello incorpora unos filtros que se pueden actualizar periódicamente desde el sitio http://www.officeupdate.com . Para configurar esta característica hay que ir al menú Herramientas\Opciones y en el apartado “Preferencias” pulsar en el botón “Correo electrónico no deseado”. Es posible establecer varios niveles de filtrado (se recomienda utilizar el nivel Alto) o incluso reducir las comunicaciones a listas de remitentes o destinatarios personalizadas.

3.8 Cómo utilizar el directorio LDAP UPV para verificar los destinatarios y efectuar búsquedas (Sólo configuración manual).

En el caso que se haya realizado la configuración manual, no tenemos disponible el Directorio LDAP de la UPV. Para añadirlo hay que ir a Herramientas\Cuentas de correo electrónico y Agregar un servicio de directorio LDAP. Los parámetros a aplicar son: la máquina de ldap es ldap.upv.es. Luego en “más configuraciones” hay que poner o=UPV, c=ES Ahora hay que ir a Herramientas\Libreta de direcciones, en la ventana que aparece Herramientas\Opciones y agregar en la lista de comprobación de direcciones el servicio de directorio LDAP, con el nombre que le hayamos dado anteriormente (típicamente ldap.upv.es).

3.9 Cómo utilizar las direcciones de la carpeta Contactos para enviar correo.

Para poder utilizar la carpeta Contactos como libreta de direcciones de correo, es necesario añadir el componente “Libreta de direcciones de Outlook”. Para ello hay que ir a Herramientas\Cuentas de correo electrónico y seleccionar la opción “Ver o cambiar libretas de direcciones existentes”, pulsar “Agregar”, seleccionar la opción “Libretas de direcciones adicionales” y por último “Libreta de direcciones de Outlook”. Después de esto es necesario reiniciar Outlook para que los cambios tengan efecto.


Ahora hay que seleccionar la carpeta de contactos que se desee habilitar como libreta de direcciones con el botón derecho, pulsar en “Propiedades” y en el apartado “Libreta de direcciones de Outlook” marcar la casilla “Mostrar la carpeta como libreta de…”. Sólo es posible tener una única carpeta de contactos como libreta.

3.10 Cómo establecer el orden en los distintos directorios a la hora de comprobar direcciones de correo.

En Outlook es posible utilizar múltiples cuentas de directorio como listas de direcciones de correo. Por defecto existe un directorio llamado “Lista Global de direcciones” que incluye a todos los usuarios del servicio. Además hemos visto cómo es posible añadir directorios LDAP o carpetas de contactos. Para establecer el orden en que se consultan y comprueban las direcciones hay que abrir la libreta de direcciones (menú Herramientas\Libreta de direcciones) y pulsar en Herramientas\Opciones dentro del menú de la propia libreta.

3.11 Cómo cifrar la información que pasa por la red (Sólo configuración manual).

En el caso que se haya realizado la configuración manual, no tenemos activo el cifrado en red. Un requisito básico para aumentar la seguridad en nuestras comunicaciones es habilitar el cifrado de información al utilizar la red. Para ello hay que ir a Herramientas\Cuentas de correo electrónico\Ver o cambiar cuentas de correo electrónico y seleccionar la cuenta que hay creada de Exchange. A continuación pinchamos en Modificar y en la solapa Avanzadas en Cifrar información.

3.12 Cómo restaurar la configuración de origen de Outlook

Para restaurar la configuración de origen de Outlook hay que ir al menú de ayuda ?\Detectar y reparar y seleccionar la opción “Descartar la configuración personalizada y restaurar la predeterminada”.


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4.1 Cómo convocar una reunión

Para crear una nueva cita, nos situaremos dentro del calendario y seleccionaremos el intervalo de tiempo de la reunión. Después pulsamos el botón derecho y “nueva convocatoria de reunión”. A continuación hay que invitar a los participantes. Esto lo podemos hacer escribiendo los nombres en la dirección para (como si fuera un correo). Para verificar las direcciones, igual que en los mensajes se pulsa al botón de la cabecita. Rellenaremos los campos que nos interesen y una vez este completo enviaremos la convocatoria.

Cada uno de los asistentes recibirá un mensaje con la convocatoria y se le solicitará una confirmación de asistencia y dependiendo de nuestra disponibilidad aceptaremos. Si aceptamos la cita se trasladara a nuestro calendario personal. Y el que propuso la cita, recibirá nuestra confirmación de asistencia.


Hay dos opciones más de interés:

• Se puede crear una cita periódica (con periodicidad definible) para reuniones de grupo.

• Cuando se convoca una reunión, en la solapita programación podemos ver los “huecos” de la agenda de los asistentes, y así convocar la reunión a una hora que todos puedan.

4.2 Cómo permitir que otros usuarios vean o gestionen nuestras citas

Una función de trabajo cooperativo es permitir que otros usuarios vean o modifiquen nuestra agenda, con distintos niveles de prioridad. Para permitir esto, hay que realizar lo siguiente:

1- Dar permiso de acceso a nuestro buzón a otros usuarios 2- Dar permiso de acceso a carpetas

Es necesario realizar ambos pasos. Si no es así, el usuario podrá conectarse sin ver carpetas o no podrá conectarse. Para dar permisos en nuestro buzón vamos a Ver\Lista de Carpetas. A continuación pinchamos con el botón derecho en Outlook para HOY – [ Buzón: Nombre de usuario] y seleccionamos propiedades.


Luego pinchamos en permisos y agregamos los permisos para que nuestros compañeros puedan tener acceso a nuestro buzón. El estado normal de acceso es Ninguno, lo que quiere decir que no se pueden conectar usuarios.

Para el resto de usuarios daremos los permisos oportunos. Es recomendable utilizar una combinación de permisos predefinida, que se puede seleccionar en el desplegable central , como Revisor o Editor. Unos permisos adecuados pueden ser Editor para nuestro coordinador y Colaborador para compañeros. En cualquier caso es imprescindible marcar el de Carpeta Visible.

Ahora habrá que dar permisos en las carpetas. Para ello seleccionaremos cada una de las carpetas a compartir con el botón derecho y pulsamos en “Propiedades”. Luego vamos al apartado “Permisos”, y agregamos los permisos de cada uno de los usuarios que nos


interesa que tengan acceso a dicha carpeta, que serán normalmente Editor para nuestro coordinador y Colaborador para compañeros, como hemos mencionado antes.

4.3 Cómo acceder a las citas de otros usuarios

Para acceder a carpetas de otros usuarios es imprescindible que antes nos permitan el acceso, como se indica en el apartado 4.2 “Cómo permitir que otros usuarios vean o gestionen nuestras citas“. Ahora, desde el menú principal, Seleccionamos Herramientas\Cuentas de correo electrónico, vamos a “Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes” y Seleccionamos nuestra cuenta del Servidor de Microsoft Exchange y pulsamos en “Cambiar”.

Ahora seleccionamos en “Más configuraciones”, apartado “Avanzadas” y comenzamos a agregar buzones adicionales.


Introducimos el nombre del usuario del cual deseamos consultar sus carpetas compartidas

Así, en la lista de buzones adicionales tendremos los nombres de los usuarios que hemos introducido.

Finalmente aplicaremos y aceptaremos, y finalizaremos la modificación de la cuenta Exchange


Cuando terminamos y volvemos a nuestro menú, nos aparecerán los nuevos buzones y la lista de carpetas a las que tenemos algún tipo de permiso.

Para trabajar más cómodamente podemos colocar un acceso directo en la barra como se indica en el punto 3.4 “Cómo crear un acceso directo en la barra de herramientas”

4.4 Uso de Carpetas Públicas

Adicionalmente a las carpetas compartidas por otros usuarios podremos tener acceso a las carpetas que el administrador de sistema haya habilitado para su uso en un grupo de trabajo. Esto realiza una función equivalente a la de un disco de red compartido, pero para elementos de Exchange.

Si se desea crear una carpeta pública para un grupo de trabajo hay que realizar las siguientes tareas:

1. El responsable del grupo debe de solicitar la creación de una Carpeta pública a [email protected].

2. Una vez concedida, desde la raíz de la jerarquía asignada, el usuario responsable podrá crear distintos tipos de carpetas y administrar los permisos de ellas de manera análoga a la descrita en los puntos 4.2 “Cómo permitir que otros


usuarios vean o gestionen nuestras citas” y 4.3 “Cómo acceder a las citas de otros usuarios”.

3. Las funciones más habituales para un grupo de carpetas públicas son:

• Creación de un calendario de grupo que mantiene un calendario colectivo. • Creación de listas de tareas, para asignar tareas a los miembros de un grupo. • Creación de unos contactos comunes, para utilizar por todo un grupo.

4.5 Cómo gestionar recursos tipo “Sala de Reuniones” utilizando carpetas públicas.

Las Carpetas públicas permiten gestionar calendarios asociados a elementos distintos de los usuarios. Un usuario con nivel de permisos de “Editor de Publicación” puede crear un calendario asociado a uno de estos elementos:

A continuación se trata de dar permisos a los usuarios de esta sala para ello el Editor pulsará con el botón derecho sobre el calendario y seleccionará Propiedades. Ahora en la solapa Permisos puede asignar permisos a los usuarios. Típicamente serán:

• Editor: Para ver, crear y borrar asignaciones • Revisor: Para crear y ver asignaciones • Colaborador: Para ver asignaciones únicamente

Ahora para reservar el recurso basta con convocar una reunión sobre este calendario, como se ha descrito en el punto 4.1 “Cómo convocar una reunión”. También será conveniente que los usuarios se creen un acceso directo al elemento como se ha indicado en el punto 3.4 “Cómo crear un acceso directo en la barra de herramientas”.

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