servei de programació Àrea dhisenda i recursos interns lo que no se puede medir no se puede...

Servei de Programació

Àrea d’Hisenda i Recursos Interns

Lo que no se puede medir no se puede evaluar

y lo que no se puede evaluarno se puede mejorar

diciembre de 2009

Círculos de comparación intermunicipales



¿Qué son los Círculos?

Los Círculos de Comparación Intermunicipales consisten en una reunión anual de diversos expertos municipales de los diferentes servicios públicos analizados, con la finalidad de:

– Medir, comparar y evaluar resultados, mediante unos indicadores comunes consensuados.

– Formar un grupo de trabajo para intercambiar experiencias.

– Impulsar la mejora de los servicios.



Evolución del los Círculos de Comparación

146

200

260

344

78

45

20 25 25

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Servicio 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009Policía Local 15 24 35 43Limpieza viaria y residuos 12 11 17 24 26 22Bibliotecas 13 13 27 37 37 37Teatros Municipales 12 26Guarderías 8 13 25 27Escuelas de Música 7 11 14 27Deportes 8 13 29 37 42 49Servicios Sociales 25 25 32 41 43 42 44 47Mercados 12 25 29Servicios Locales de Ocupación 12Ferias Locales 14Ofic. Munic. Información al Consumidor 11

Total Participantes 20 25 25 45 78 146 200 260 344



Fases de los Círculos de Comparación

FASE DE MEDICIÓN - Recogida de datos- Validación de datos

FASE DE EVALUACIÓN- Informes Intermunicipales

-Identificación de puntos fuertes / oportunidades de mejora

FASE DE MEJORA -Selección de un punto fuerte / oportunidad de mejora

Diagrama Ishikawa- Matriz de clasificación de las causes

-Matriz de análisis de las acciones de mejora(1 taller)

FASE DE IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA

- Plan de mejora *- Implementación *

FASE DE DISEÑO:- Definición de la misión y de los objetivos

estratégicos- Consensuar indicadores

-Consensuar las definiciones de las variables de la encuesta (1 ó 2 talleres)

* Fase a realizar por los municipios

2

34

5

1



1 Fase de Diseño

• Presentación de los objetivos de los talleres

• Definición de la misión del servicio “Policía Local”

• Consenso de indicadores (primer borrador)

• Identificación de las variables del cuestionario

1er Taller presencial

• Exposición de la misión del servicio “Policía Local”

• Consenso de indicadores (versión definitiva)

• Consenso de las definiciones de las variables del cuestionario

2on Taller presencial



II. Dimensión II. Dimensión Usuario / ClienteUsuario / Cliente

Se trata de indicadores relacionados con el uso que hacen los usuarios/clientes del servicio y la satisfacción del mismo.

Si es necesario, se puede distinguir entre usuarios internos y externos del servicio.

I. Dimensión Encargo I. Dimensión Encargo político / estratégicopolítico / estratégico

Se trata de indicadores relacionados con la consecución de los objetivos finales del servicio, así como con la calidad del servicio.

Las 4 dimensiones

IV. Dimensión IV. Dimensión EconómicaEconómica

Se trata de indicadores que expresan los recursos necesarios para ofrecer el servicio, sus costes asociados, así como las fuentes de financiación del servicio. III. Dimensión Valores III. Dimensión Valores

Organizativos / RRHHOrganizativos / RRHH

Se trata de indicadores relacionados con el modelo organizativo y de gestión, así como de los recursos humanos (por ej. Retribuciones, tasa de presencia, formación, satisfacción o cargas de trabajo).



Cuadro Resumen Policía Provincia BCN

Encargo político / estratégico

13 indicadores

Usuario / Cliente

4 indicadores

Valores Organizativos / RRHH

17 indicadores

Economía

7 indicadores



• Se envía el cuestionario con la definición de las variables.

• Validación conceptual y estadística de los datos.

• Recogida de los datos. – Datos internos del propio departamento Establecer el

procedimiento interno de recogida de datos.– Datos internos procedentes de otros departamentos (RRHH,

Intervención) Solicitarlos.– Datos internos facilitados por la FEGAMP / Xunta Se incluyen

automáticamente por la FEGAMP / Xunta en el cuestionario.– Datos externos (por ej.: Población) Se incluyen

automáticamente en el cuestionario.

2 Fase de Medición



Cuadro Resumen de Indicadores de cada municipio

Aproximación a un “Cuadro de Mando Integral”, con los indicadores clasificados en 4 dimensiones de meta (y agrupados según los objectivos genéricos del servicio):

– Dimensión Encargo político / estratégico.

– Dimensión Usuario / Cliente.

– Dimensión Valores Organizativos / RRHH.

– Dimensión Económica.

Los valores de cada municipio que son significativamente diferentes a los de la media, se muestran con colores.

3 Fase de Evaluación de Resultados

50% por encima 50% por debajo

la media la media



• Informe Intermunicipal.

• Cada municipio selecciona una Oportunidad de Mejora para analizarla a fondo.

• Identificación de Puntos Fuertes / Oportunidades de Mejora a partir de los datos.

3 Fase de Evaluación de Resultados

OPORTUNITATS DE MILLORA

MUNICIPI

PUNTS FORTS

AaaBbbCcc

A analitzar:Aaa

XxxYyyZzz

A analitzar:Zzz

ALTRES COMENTARISMmmNnn

II. Dimensió Usuari / Client Grau de satisfacció dels usuaris (G) 8,00 % d'alumnes que han rebut ajuts (E) / (D) 46,50 0,00 20,83 3,67 30,83 33,25Mitjana d'hores d'obertura diària per centre (L) / (H) 8,00 7,00 5,00 6,00 8,60 11,00Mitjana d'hores d'obertura anual per centre (J) / (H) 173,00 170,00 142,00 166,00 175,00 210,00% d'hores no lectives sobre total de treballades (docents) (P) / (Q) 30,57 30,05 46,70 48,57 43,65 13,95% d'alumnes amb necessitats educatives específiques (F) / (D) 0,41 0,00 0,00 1,53 0,00 1,27

Nombre d'associats a l'AMPA - AAAA per cada 100 alumnes (I) / (D) 96,71 0,00 0,00 21,41 39,58 27,92



4.1 4.34.2

Se identifican las diferentes causas de una oportunidad de mejora.

Herramienta: Diagrama Ishikawa.

Fase de Mejora

Ajuntament de

ESTRUCTURAORGANITZACIÓ ENTORN

PERSONAL CLIENTS

PUNT FEBLE

MATRIU DE CLASSIFICACIÓ DE CAUSES

PROBLEMA:

PARTICIPANTS***

Tipus * Causes ** 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TOTAL **** % % Acumulat

TOTAL

* Espines principals del peix: Organització / Entorn / Estructura / Personal / Clients *** Puntuació: 1 Poc Important, 2 Important, 3 Molt important** Espines secundàries del peix **** Multiplicació de la puntuació dels diversos participants

Se identifica el peso de cada causa, y se ordenan las causas de mayor a menor importancia.

Herramienta : Matriz de Clasificación de Causas.

Se identifican posibles acciones de mejora y se ponderan.

Herramienta : Matriz de Análisis de Acciones de Mejora.

4

MATRIU D'ANÀLISI DE LES ACCIONS DE MILLORA

CAUSA(a partir del diagrama causa-

efecte)

ACCIÓ DE MILLORA PROPOSADA EFECTIVITATDISPONIBILITAT DE

RECURSOSFACTIBILITAT ACCEPTACIÓ

TOTAL(**)

* Escala de 1-5: 1cap; 2 alguna; 3 moderada; 4 alta; 5 molt alta** Efectivitat x Disponibilitat de Recursos x Factibilitat x Acceptació

DESCRIPCIÓ PONDERACIÓ (*)



4.1 4.34.2

Fase de Mejora: Cuadro resumen4

CUADRO FINAL

OPORTUNIDAD DE MEJORATipo

CAUSASPonderación

ACCIONES DE MEJORAPonderacióN

ABC 1 Causa 1 48%Acción de mejora 1 para

Causa 1240

2 Causa 2 32%Acción de mejora 2 para

Causa 148


Causa 1240


Causa 254

0 Causa 5 2%

0 Causa 6 1%

0 Causa 7 0%

0 Causa 8 0%

0 Causa 9 0%

0 Causa 10 0%



• Jornada de Clausura, con concejales y técnicos.

• Elaboración del Plan de Mejora*.• Implementación del Plan de Mejora*.

* Tareas realizadas exclusivamente por los municipios.

5 Fase de Comunicación e implementación



¿Cuáles son los resultados que se obtienen?

1. El aprendizaje de una metodología específica de trabajo.

2. Un Cuadro Resumen de indicadores del servicio para cada municipio, similar a un Cuadro de Mando Integral.

3. Un informe comparativo de todos los municipios, en los que constan los resultados de todos los indicadores tratados.

4. Un análisis estratégico de la situación actual del servicio municipal analizado (informe puntos fuertes – oportunidades de mejora).

5. La definición de un proceso de mejora a través de unas herramientas metodológicas específicas.

6. Un informe final que incorpora todos los datos y procesos de mejora de todos los municipios participantes.




A. El 71% de los encuestados manifiesta haber iniciado actuaciones concretas de mejora que se han identificado en los Círculos.

B. El 76 % de los municipios encuestados valoran los Círculos con una nota igual o superior a 8, sobre 10. La valoración media de los Círculos es de 8.

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,65

5,23

49,02

22,22

5,23

17,65

0

10

20

30

40

50

60

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

%

70,59%

28,10%

1,31%

Sí No No sabe




C. El 90% de los encuestados considera que los indicadores consensuados son muy o bastante adecuados.

D. Un 67 % de los encuestados considera que uno de los principales atractivos de los Círculos es la posibilidad de relacionarse con profesionales que realizan el mismo trabajo.

28,10

61,44

9,15

1,31 0,000

20

40

60

80

Mucho Bastante Normal / Regular Poco Nada

%

67,32

30,72

1,96

0 20 40 60 80

Es uno de losprincipales atractivos de

los Círculos

Es un atractivo más delos Círculos

No es una cuestión queme interese

especialmente

%



Algunos indicadores de los Círculos

61.284 hab. Renta: 13.794 € / hab. Paro: 12,9 %

Limpieza Viaria 1 papelera x 53 hab. 63% de barrido manualGasto corriente por metro

lineal: 23,3 €Gasto corriente por

habitante: 40,0 €

Residuos1,3 kg. Residuos por

habitante y díaSe recicla: 34% vidrio, 31%

papel-cartón

Gasto corriente per tonelada de residuos gestionados: 79

€

Gasto corriente por habitante: 55,8 €

Bibliotecas1 biblioteca cada 45.416

hab.36% población con carnet de

bibliotecaGasto corriente por visita:

4,3 €Gasto corriente por

habitante: 13,5 €

GuarderíasPlazas municipales: 38% del

total en el municipio1,7 solicitudes por plaza

Gasto corriente por alumno: 5.732 €


Deportes357 horas de actividad

continuada x 1.000 hab.

65 m2 pabellones, 27 m2

salas deportivas, 15 m2

piscina cub. (x 1.000 hab.)

Gasto corriente por hora de actividad: 22 €


Servicios Sociales92 usuarios EBASP

x 1.000 hab.6 usuarios Ayuda

Domiciliaria x 1.000 hab.Gasto corriente por usuario

EBASP: 170 €Gasto corriente por

habitante: 24,0 €



Más informacióm de los Círculos

http://www.diba.cat/menugovernlocal/cci.asp

http://www.diba.cat/menugovernlocal/es/cci_es.asp

http://www.diba.cat/menugovernlocal/en/cci_en.asp



Premio a las Buenas Prácticas de Gestión Interna

Los Círculos de Comparación Intermunicipal han sido galardonados por el Ministerio de Presidencia con el primer Premio de Buenas Prácticas de Gestión Interna, en la convocatoria 2008 de los Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública.

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